POLÍTICAS DE FONDO DE CAJA CHICA Con el propósito de atender una serie de pagos menores por medio de los fondos asignados y con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Ley del Impuesto Sobre la Renta y Código Fiscal de la Federación vigentes a partir del presente ejercicio se emite el presente Manual para regular los procedimientos a seguir en el manejo de los mismos, con el objeto de fortalecer la estructura de control interno y como herramienta de apoyo. La caja chica constituye un fondo asignado para atender pagos en efectivo en gastos menores, exclusivamente para fines de la Entidad. Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los límites establecidos en el presente Manual. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente manual por parte del Encargado(a) de caja chica y/o quién hace uso de los fondos, dará lugar a las sanciones disciplinarias que el Consejo de Administración establezcan, así como otras sanciones legales aplicables. NORMAS GENERALES. 1. El Fondo de Caja Chica, estará constituido por el monto previamente autorizado por el Consejo de Administración en lo sucesivo referido como “EL CONSEJO”, el cual no podrá exceder de $ 5,000.00 (CINCO MIL PESOS 00/100 M.N.) cada fondo. 2. Se aperturarán dos fondos: uno para OPERACIONES y otro para CONDOMINOS. 3. Los aumentos o disminuciones del FONDO FIJO de caja chica, serán autorizados por EL CONSEJO. 4. La Gerencia de Operaciones es responsable de ordenar los fondos necesarios para la apertura o reposición de fondos de Caja Chica. 5. Los Fondos de Caja Chica solo podrán utilizarse para cubrir gastos menores de carácter urgente, siempre y cuando estén presupuestados por una cantidad que no debe superar por factura el monto de $ 2,000.00 (DOS MIL PESOS 00/100 M.N.) IVA incluido del fondo asignado; en caso de exceder este monto la factura deberá ser pagada mediante cheque nominativo o transferencia electrónica de fondos y se deberá considerar en el formato de pago a proveedores. 6. Todo gasto de Caja Chica debe estar soportado por el original de la factura y comprobante de pago correspondiente y entregar los archivos *.xml y *.pdf al Departamento de Contabilidad. 7. La solicitud de reposición se deberá elaborar con comprobantes propios del mes en cuestión, evitando acumular comprobantes de meses anteriores. 8. Los empleados que soliciten dinero de caja chica, están obligados a liquidar el vale y entregar según sea el caso los archivos *.xml y *.pdf dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de efectivo. NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL CONTROL DE CAJA CHICA 1. Se realizarán arqueos periódicos y sin previo aviso para cerciorarse del correcto uso de los fondos de caja chica. En caso que se detecte que el recurso se está utilizando para cubrir gastos personales y otros gastos diferentes a los establecidos en el presente documento se solicitará la devolución del recurso de forma inmediata. 2. Cualquier integrante del Consejo de Administración, El Tesorero, el Departamento de Contabilidad o Auditoría, quedan facultados para practicar en cualquier día u hora la inspección o arqueos que consideren pertinentes. 3. Se tendrá una tolerancia de $10.00 (Diez pesos 00/100 M.N.) de diferencias en importe al momento del arqueo, tanto en sobrantes como en faltantes para evitar el descuento o devolución. Sin embargo las diferencias mayores a este importe será gestionada su recuperación en su totalidad mediante lo establecido en las presentes políticas. 4. El responsable del fondo en cualquier momento deberá amparar y comprobar la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, comprobantes de gastos y/o vales provisionales de caja, en caso de registrarse pérdidas de comprobantes que avalen total ó parcialmente el gasto ejercido, será responsabilidad del resguardatario y deberá de reintegrar al momento del arqueo el importe faltante, en caso de no reintegrarlo se procederá a gestionar el descuento vía nómina en una solo exhibición. 5. Los sobrantes al momento del arqueo, serán entregados en caja a favor de la institución bajo el concepto de otros aprovechamientos, en un plazo no mayor a un día hábil posterior a la fecha del arqueo, presentando ante el Departamento de Tesorería el comprobante dentro del plazo mencionado, de lo contrario se procederá a gestionar el descuento vía nómina en una sola exhibición, y se procederá a solicitar la devolución de la caja chica. 6. La Caja Chica sólo puede usarse para gastos contemplados en presupuesto menores a $ 2,000.00 (DOS MIL PESOS 00/100 M.N.) 7. No se podrá utilizar el fondo de Caja Chica, para los siguientes desembolsos: a. Cambios de Cheques. b. Préstamos Personales. c. Aceptar vales del personal a cuenta de sueldos. d. Compras de regalos u obsequios personales. e. Disponer de los recursos para finalidades distintas a las previstas. f. Viáticos del Personal. g. Compras de activo fijo. h. Servicios personales (sueldos, honorarios, horas extras, préstamos, entre otros). 8. Las reposiciones de caja chica deberán realizarse a nombre del resguardatario del fondo de caja chica por el medio de pago que el Departamento de Tesorería determine, esto es, a través del formato de Reposición de gastos de caja chica, el cual deberá incluirse dentro del formato de Solicitud de pago a proveedores indicando en el concepto que corresponde a un reembolso de caja chica, el cual deberá firmarse por el Gerente de Operaciones al que esté asignado. 9. Para considerar cualquier gasto dentro de una Solicitud de reposición de caja chica deberá incluirse el comprobante correspondiente cumpliendo con los requisitos que marcan los artículos 29 y 29 A del Código Fiscal de la Federación. 10. Cuando se presenten como parte de la solicitud de reembolso de gastos por caja chica, facturas de gasto expedidas en la misma fecha, fraccionadas y pagadas a un mismo proveedor, sólo se aceptan en el proceso de reposición los comprobantes que en su conjunto no superen el monto máximo para compras por medio de caja chica. 11. Las facturas que ampare una reposición de caja chica deberán de reembolsarse dentro del mes correspondiente a la fecha de la factura y se tendrá un margen de 5 días hábiles del mes inmediato posterior para realizar la reposición del Fondo de Caja Chica, de lo contrario no se recibirán para su pago. 12. En caso de que en las reposiciones de caja chica principal exista alguna factura no válida según las políticas establecidas, el Departamento de Contabilidad notificará su rechazo al usuario del fondo registrado, otorgando 3 días hábiles posteriores a la fecha de notificación para su reposición, de lo contrario se procederá a gestionar su recuperación mediante descuento vía nómina en una sola exhibición. 13. El responsable de caja chica deberá mantener el importe en efectivo y/o los comprobantes debidamente resguardados en la caja o lugar asignado en la Empresa evitando por seguridad lIevarlos consigo, los comprobantes del fondo deberán permanecer por separado de cualquier otro documento y/o efectivo que corresponda a otros conceptos. 14. Los vales provisionales de caja deberán apegarse al formato establecido por Tesorería, mismos que podrán ser adquiridos por medio de requisición de Almacén. 15. La antigüedad del vale provisional no deberá de exceder 3 días hábiles, donde se aplicará la política de gastos por comprobar el cual será descontado por nómina al resguardatario en una sola exhibición. 16. Las causas que son motivo de retiro de caja chica son las siguientes: • Comprobantes con antigüedad mayor a 30 días naturales. • Vales provisionales mayores de 3 días hábiles y/o mayores del importe autorizado. • Utilización de vales en formato distinto al autorizado. • Diferencias entre el monto autorizado, de efectivo, vales y la suma de comprobantes. • No otorgar el acceso total al fondo en el lugar asignado para la caja chica a las personas responsables de realizar el arqueo. • Utilizar los recursos en otros gastos diferentes a los establecidos en las presentes políticas. 17. Por Seguridad, durante los periodos vacacionales, los resguardatarios deberán realizar la devolución del fondo fijo de caja. 18. En caso de cancelación del fondo y se tenga un monto en efectivo este deberá ser entregado al Tesorero de la Asociacion y en caso de contar con facturas se deberá realizar la solicitud de reembolso de gastos de caja chica con el concepto "Cancelación del fondo de caja chica" y realizar el proceso correspondiente. NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA 1. El responsable del Fondo solicitara la reposición del Fondo Fijo de Caja Chica considerando que el monto mínimo es del 40% del fondo; la reposición será a través de cheque nominativo. Por otra parte se deberá cumplir con las disposiciones mínimos que a continuación se enlistan: * Requisitos fiscales de nuestra Empresa: Verificar que el Nombre, Domicilio y R.F.C. de la Empresa sean correctos. * Requisitos fiscales del Proveedor (Persona Física o Moral) en comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI): a) La clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida. b) El régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta. c) Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales. d) El número de folio UUID y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. e) Sello digital del contribuyente que lo expide. f) El lugar, fecha y hora de expedición. g) La clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. h) La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen. i) El valor unitario consignado en número. j) Importe total señalado en número o letra. k) Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición (PUE)o en parcialidades (PPD). l) Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. m) Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedero electrónico, según sea el caso.) n) Fecha y hora de certificación. o) Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado. p) Si algún comprobante se emite con método de pago PUE pago en una sola exhibición forzosamente debe ir acompañado de la nomenclatura 01 Efectivo , 02 Cheque, 03 Transferencia Bancaria, 04 Tarjeta Crédito. NUNCA DEBE EMITIRSE CON 99 Por definir. SI EL COMPROBANTE TIENE PUE, 99. DEBE SOLICITARSE SU REEXPEDICIÓN A LA FORMA EN QUE SE PAGÓ, EFECTIVO,CHEQUE, TARJETA DEBIDO, TARJETA CRÉDITO SEGÚN SE TRATE. NINGUN COMPROBANTE QUE SE PAGUE CON TRANSFERENCIA BANCARIA PUEDE REPONERSE POR GASTOS DE CAJA CHICA. q) Si algún comprobante se emite con método de pago PPD pago en parcialidades forzosamente debe ir acompañado de la nomenclatura 99 Por definir. NUNCA DEBE IR ACOMPAÑADO DE 01, 02, 03, 04,YA QUE DE SER ASI DEBERÁ SOLICITARSE EL CANJE DE LA FACTURA. r) Si algún comprobante se emite con método de pago PPD pago en parcialidades forzosamente debe ir acompañado de un REP recibo electrónico de pago que consiste en un documento en el cual se indica la forma en la que se pagó el CFDi de la compra. * Contar con los archivos .XML y .PDF de manera digital.
