PROTOCOLO DE LLENADO DEL EXCEL “MONITOREO DE METAS POI 2020” El presente documento buscar ser una guía que ayude a cada responsable de la DEA IEES a completar el Excel “Metas 2020”. En él, se muestran cada una de las tareas definidas para el presente año, organizadas por colores de acuerdo a la actividad operativa a la que respondan. Además, están numeradas de acuerdo a tres elementos: el número de actividad operativa, el número de la cadena presupuestal (cc) al que responde dicha actividad y al número de tarea según el POI. Por ejemplo, la hoja 2.24.4 se desagregaría de la siguiente forma: Actividad operativa 2 Fortalecimiento de capacidades en IEES CC 24 Gestión del fortalecimiento de capacidades en IEES Tarea 4 Capacitación Se espera que el Excel sea completado antes del fin de cada mes. De ser posible, se debería llenar el mismo día que se entregan las evidencias, ya sean informes, fichas de registros o demás documentos. Esto, para adquirirlo como costumbre y evitar mayores atrasos. Es importante mencionar que la misma persona responsable de una tarea es la que debe llenar el Excel correspondiente. Así, el encargado de hacer el informe de la visita de sensibilización, por ejemplo, debería ser el mismo que completa los datos en el Excel de esa visita. Algunas hojas de las tareas serán llenadas por los especialistas de un área, los cuales se centrarán en los espacios que están dentro del campo “A llenar por responsable de la evidencia”. Luego de que un especialista entregue un documento de evidencia, la coordinadora de esa área deberá verificar el documento ingresado para validar su contenido. Esta acción debe estar evidenciada en el Excel en los espacios que están dentro del campo “A llenar por la coordinación”. Por último, un especialista del área de GTI se encargará de validar que la evidencia se haya archivado de manera correcta y que el Excel de monitoreo esté adecuadamente llenado. Para el adecuado llenado de este instrumento, es necesario que se tenga claro los instrumentos que proveen la información requerida. Respecto a ello, los encargados pueden guiarse de la celda “Fuente de verificación”, la cual especifica el tipo de documento en el que se basa la evidencia del logro de una meta. A continuación, se explicará el llenado de los campos comunes en todas las hojas de trabajo. 1. Espacios comunes Fecha de ejecución: Fecha en la que se realizó la terea. Por ejemplo, la fecha en la que se llevó a cabo una capacitación, asistencia técnica o visita de seguimiento pos acreditación. Si el evento se llevó a cabo en más de un día, especificar todas las fechas. Fecha de reporte de la evidencia: Fecha en que el responsable elaboró el documento que evidencia la realización de la tarea. Por ejemplo, fecha en que se realizó el informe de capacitación de una IES. Responsable: Nombre del responsable de generar la evidencia. Esta debe ser la misma persona que llena el Excel. Cargo: Cargo que ocupa el responsable dentro de la DEA IEES, tomando en cuenta los cambios realizados a inicios del año 2020. Tipo de evidencia: Se especifica el tipo de documento reportado: Informe, ficha de registro, etc. N° de evidencia: Es el código que reporta el SGD cuando se envía un documento Ubicación o ruta en la carpeta compartida: Detalla la ubicación donde se puede encontrar el documento reportado. En el caso esté en la carpeta compartida, colocar la ruta exacta y no poner “carpeta compartida” solamente. Cumple meta: El responsable del reporte de la evidencia especifica si la misma ayuda a cumplir la meta planteada en el POI. Se debe colocar “si” o “no”, de acuerdo a lo que considere. N° meta: Debido a que muchas de las metas del POI están planteadas por Programa de estudios, es posible que un informe incluya a varios de ellos. De ser este el caso, no se pide que se haga un informe por cada Programa de estudios al que se llegué mediante una misma intervención, sino que se pide un solo informe por intervención pero en este punto se debe especificar a cuántos Programas de estudios se llegó, por lo que la meta sumaría más de 1. 2. Espacios específicos de cada tarea Tarea 1.18.1: Elaboración de documentos técnicos en IEES El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del tipo de documento técnico que se reporte. Así, se podría evidenciar un documento técnico del Modelo de Acreditación o uno de los dos documentos técnicos de soporte a generar. Tarea 2.24.2: Sensibilización El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de estudios al que se le hizo la visita de sensibilización, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región donde se realizó la visita. La coordinadora del área de Autoevaluación es la encargada de revisar los informes de sensibilización y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los recuadros en verde. Tarea 2.24.3: Registro CUI El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de estudios inscrito en el registro CUI, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Asimismo, se debe colocar la región donde se realizó la visita. Por último, es crucial colocar tanto el número de CUI asignado como el número de su expediente. Esto, con la finalidad de poder seguir un registro ordenado. Tarea 2.24.4: Capacitación El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de estudios al que se capacitó, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región donde se realizó la intervención. Por último, se colocará el número total de participantes alcanzado y el tipo de participantes; por ejemplo, comités de calidad o evaluadores externos. Cabe recordar que pueden evidenciarse más de un programa de estudios por informe. La coordinadora del área de Autoevaluación es la encargada de revisar los informes de capacitación y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los recuadros en verde. Tarea 2.24.5: Asistencia técnica El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de estudios al que se le ofreció asistencia técnica, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región donde se realizó la intervención. Asimismo, se colocará el número total de participantes alcanzado y el tipo de participantes; por ejemplo, equipo directivo, jefes de calidad, etc. Por último, debido a que se han programado dos (02) asistencias técnicas por cada programa de estudios, se colocará el número de intervención a la que responde. La coordinadora del área de Autoevaluación es la encargada de revisar las fichas de asistencia técnica y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los recuadros en verde. Tarea 2.24.6: Formación de evaluadores externos El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del número total de participantes alcanzado y el tipo de participantes; por ejemplo, evaluadores externos con experiencia o invitados. La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de formación de evaluadores externos y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los recuadros en verde. Tarea 3.27.2: Visita de verificación de evaluación externa El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de estudios visitado, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región y el local donde se realizó la intervención. Asimismo, se colocará el nombre de los miembros de la Comisión de Evaluación Externa y la entidad evaluadora a cargo del proceso. La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de visita de verificación y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los recuadros en verde. Tarea 3.27.4: Gestión de la Acreditación El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de estudios evaluado, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región y el local donde se realizó la intervención. Asimismo, se colocará el nombre de los miembros de la Comisión de Consistencia y la entidad evaluadora a cargo del proceso. Por último, es importante mencionar que en la casilla “N° de evidencia”, se colocará el número de la resolución con la que se acredita o no al programa. La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de la gestión de la acreditación y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los recuadros en verde. Tarea 3.27.5: Supervisión de entidades evaluadoras externas El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación nombre del a entidad evaluadora, la región donde ejerce sus labores y el número procesos de acreditación en los que ha participado con el Sineace (N° supervisión). La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de supervisión de EEE y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los recuadros en verde. Tarea 3.27.6: Seguimiento pos acreditación El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de estudios al que se hizo seguimiento, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región donde se realizó la intervención. Asimismo, se identificará el tipo de acreditación que obtuvo (acreditación por el Sineace o reconocimiento), además de la fecha de la acreditación, el tiempo de vigencia y el número de la resolución, de ser el caso. En la casilla “¿Envió informe anual?”, se colocará “Sí” si envió el informe anual para el año 2020 y “no” si no lo hizo. Por último, en la siguiente casilla se colocará una fecha aproximada para la visita de seguimiento del año 2021. De no requerir otra visita por vencimiento de la acreditación, se colocará “se requiere renovar la acreditación”. La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de sensibilización y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los recuadros en verde.
