NAVEGACIÓN SAP INTRODUCCIÓN AL SISTEMA R/3 SAP Enero 2,018 AGENDA Reglas Metodología Objetivos de la Capacitación ¿Qué es un ERP? ¿Qué es SAP? Estructura Módulos Ingresos al Sistema Navegación Conceptos Ampliados Preguntas REGLAS Para Facilitar la comprensión del Sistema solicitamos: Apagar el Celular Evitar salir durante el curso Respetar el horario del curso Respetar los Intervalos Tener actitud participativa Pregustar toda duda por más obvia que sea Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del Funcional METODOLOGÍA OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN Al final de la capacitación se espera que el usuario final sea capa de: Identificar los elementos necesarios para la interacción con SAP R/3 Identificar los elementos de una ventana típica del sistema. Personalizas las opciones del sistema para interactuar de mejor manera con el mismo. Entrar, navegar y obtener ayudar en SAP R/3 Definir el propósito y definición de los elementos organizacionales, datos maestros y transacciones SAP ¿QUÉ ES UN ERP? El termino ERP significa: Planeación Empresarial de Recursos, expresando que afecta a toda la empresa y que controla los recursos necesarios para la gestión integral de la misma. Planeación del Recurso de la Empresa (ERP) es un sistema de software modular e integrado con una flexible arquitectura que soporta la operación de los negocios apoyando la planeación, producción, ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, distribución, contabilidad y recursos humanos, entre otros. ¿qué significa SAP? Compañía alemana, las iniciales SAP significan: Sistemas, Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos (Systems, Applications and Products in Data Processing.) Es un sistema integrado que logra incorporar las mejores prácticas de negocio a los diferentes procesos de industria, optimizando el manejo de la información mediante una solución modular, donde cada modulo maneja una función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros). A pesar que cada uno maneja funciones específicas, está totalmente integrado. ¿PORQUE R/3? Sistema que proporciona funcionalidades integradas para apoyar los procesos organizacionales. Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en tiempo real en tres niveles: Presentación (GUI Aplicación Base de datos Graphics User Interface) ¿Porqué SAP? Sistema Parametrizable ESTRUCTURA CONTABILIDAD FINANCIERA El modulo de aplicación FI esta diseñado para la administración automatizada y reporteo externo de la contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catálogo de cuentas definible por el usuario. Principal Objetivo: Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los diferentes módulos de integración Cuentas por pagar Administra el maestro de proveedores-acreedores El módulo de proveedores FI-AP registra y administra los datos contables de todos los proveedores Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de Materiales – Compras), dónde las entradas de mercancías / servicios con facturas son registradas para cada proveedor. El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL automáticamente en respuesta a estos movimientos. Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas abiertas, existen previsiones de vencimientos e informes de control que pueden ser ejecutados. CUENTAS POR COBRAR Administra el maestro de clientes – deudores el módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los datos contable de los clientes (deudores). Al igual que el módulo de Cuentas por pagar contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de cuentas, cuadros de vencimientos. Tesorería (deudas e inversiones) Administra los datos maestros de bancos Propios. Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al vencimiento de las obligaciones. Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de Tesorería). Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de inversiones y deuda. Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros de cajas. Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y manuales. ACTIVOS FIJOS El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos. En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos. COSTOS - CO Controlling le proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP. • Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling. El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes. En Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso Gestión de compras Administración de materiales (mm) Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro, mantenimiento y planificación de necesidades. Está totalmente integrado con los demás módulos, soportando todas las fases de Administración de materiales/servicios: Planeación y Control de materiales, compras, recepción de mercancías, Administracion de Stock y verificación de facturas. Requisiciones de Compra Orden de Compra Recepciones de Mercancía Verificación de Factura ESTRUCTURA: Integración de Módulos Cuentas por Pagar Presupuesto Cuentas por cobrar Compras Tesorería Costos Compras Plan de Cuentas Activos Fijos Navegación en el sistema Aparecerá la pantalla de ingreso SAP BUSCAR ICONO SAP Logon Estructura Funcional Producción Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3 AMBIENTES DE SAP ILU Calidad (Pruebas) El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. Desarrollo DES QAS PRD NAVEGACIÓN EN EL SISTEMA Y PRIMER INGRESO NAVEGACIÓN MENÚ WINDOWS MENÚ SAP NAVEGACIÓN BARRA DE MENÚS La barra de menús se encuentra en la parte superior del programa. Cada transacción va a tener una barra de menús diferente. A pesar de ello, en cualquier transacción se van a repetir siempre dos menús: ❖ Sistema: contiene aquellas funciones que afectan a todo el sistema SAP. Permite, por ejemplo, abrir un modo nuevo, ver nuestras órdenes de impresión, etc. ❖ Ayuda: nos permite navegar a información de ayuda estándar de SAP. También son muy comunes otros menús, aunque dependiendo de la transacción su contenido puede variar. ❖ Tratar: nos lleva a funciones de tratamiento de la transacción como editar, copiar, etc. ❖ Pasar a: contiene funciones de navegación como ir hacia atrás, salir de la transacción... BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR Se encuentra por debajo de la barra de menús. Contiene lo que comúnmente se conoce como botones estándar, una serie de funciones que también podemos encontrar en la barra de menús. Sin embargo, al estar ubicadas en esta posición son de acceso rápido. Las más habituales se señalan en la imagen con un recuadro de color verde, de izquierda a derecha sus funciones son las siguientes. ❖ Intro: permite aceptar los datos que se hayan introducido en cualquier punto de la transacción. ❖ Campo de comandos: generalmente sirven para navegar a una transacción en concreto si se conoce el código de la transacción, evitando el árbol de menús. ❖ Grabar: sirve para grabar los datos que aparecen en pantalla. ❖ Back: para ir a la pantalla inmediatamente anterior. ❖ Exit: para salir de una transacción. ❖ Cancel: para cancelar el proceso actual. ❖ Crear modo: para abrir una nueva pantalla de SAP sin cerrar la actual. El sistema acepta hasta cinco pantallas o modos diferentes. ❖ Menú de SAPGUI: sirve para configurar las opciones de SAPGUI o interfaz de usuario. BARRA DE HERRAMIENTAS DE APLICACIÓN Bajo la barra de herramientas estándar. Es completamente diferente dependiendo de la transacción en la que se encuentre, su funcionalidad suele agruparse dentro de la barra de menús. Las más habituales se señalan en la imagen con un recuadro de color verde, de izquierda a derecha sus funciones son las siguientes. ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ Menú de usuario: nos muestra el menú de transacciones asignadas a nuestro usuario en SAP. Menú SAP: muestra el árbol de menú completo de transacciones existentes en SAP. SAP Business Workplace: accede a la transacción de mensajería interna. Añadir favoritos: nos permite añadir una transacción a nuestro menú de favoritos. Borrar favoritos: borra una transacción de nuestro menú de favoritos. BARRA DE ESTADO Se encuentra en la parte inferior de la pantalla Muestra los mensajes de estado del sistema (parte inferior izquierda). Por ejemplo, los típicos textos de error o warning aparecen en este lugar. También contiene información complementaria sobre nuestro usuario y sistema (parte inferior derecha): ✓ o Servidor sobre el que se está trabajando. ✓ o Mandante. ✓ o Usuario de acceso a SAP. ✓ o Programa y transacción sobre la que se está trabajando. NAVEGACIÓN: ICONOS BÁSICOS ARBOL DE TRANSACCIONES SAP facilita la navegación a las transacciones por dos medios a través del árbol de transacciones, donde no necesita conocer el código de transacción y es muy intuitivo. CONCEPTOS AMPLIADOS: TRANSACCIONES Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan procesos de negocio en el Sistema SAP. Cuántas veces sea posible, los datos maestros son copiados y los elementos organizacionales aplicables deben ser ingresados. Formas de Ingresar a SAP 1. Via CAMPO COMANDOS 2. Vía MENU ACCEDER A TRANSACCIONES MODOS O SESIONES CREAR UN MODO NAVEGACIÓN FAVORITOS PERSONALIZABLE NAVEGACIÓN: MATCH CODE Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una entrada, presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su selección o lo llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que se relacionen con el campo. Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda. CONCEPTUALIZACIÓN: ELEMENTOS ORGANIZATIVOS Sociedad FI Es el organismo o entidad cuyo objeto esencial es producir bienes y/o prestar servicios que satisfagan necesidades de una comunidad ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS DEFINICIONES Están compuestas de elementos que representan la parte legal y las vistas organizacionales de una empresa, en función de los procesos empresariales, las áreas de responsabilidad y los requerimientos de informes. Cada módulo tiene las propias Sociedad CO: La sociedad CO es una unidad organizativa que estructura la empresa desde el punto de vista de la contabilidad de costos o Controlling. Sociedad FI: Unidad Organizacional para la cual se define un Plan de Cuentas, con el propósito de reportar tanto interna como externamente los resultados de la Empresa y que clasifica la empresa conforme a los requerimientos de la legislación. ESTRUCTURA SOCIEDAD CO SOCIEDAD FI PLAN DE CUENTAS DEFINICIÓN Es una lista ó catálogo de las cuentas de mayor usadas por una ó varias empresas. Es necesario asignar un plan de cuentas a cada sociedad. Este plan de cuentas es el plan de cuentas operativo y se usa para las contabilizaciones diarias en esta sociedad ELEMENTOS ORGANIZATIVOS MM DATOS MAESTROS Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma información. DATOS MAESTROS MATERIALES REGISTROS INFO ALMACENES PROVEEDORES NAVEGACIÓN: SALIR DEL SISTEMA PREGUNTAS PRACTICA EN EL SISTEMA SOLICITUDES DE PEDIDO OFERTAS ASIGNACIÓN DE MEJOR OFERTA PEDIDO DE COMPRA REGISTROS INFO IMPRESIÓN Y ENVÍO DE PEDIDOS
