PORTADA Registro No. 001008-U-MHC-CNCyC Material didáctico Elaborado por: Sistema Centros de Capacitación y Calidad Edición: Centro Nacional de Capacitación y Calidad del Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social y del Instituto Mexicano del Seguro Social Índice Presentación .................................................................................................................................... 5 Justificación .................................................................................................................................... 7 Objetivo........................................................................................................................................... 9 Estructuras y tipos de reuniones de trabajo................................................................................... 10 Objetivo..................................................................................................................................... 10 Introducción .............................................................................................................................. 10 Definición de Reunión .............................................................................................................. 11 Propósitos.................................................................................................................................. 11 Utilidad ..................................................................................................................................... 11 Aspectos a tomar en cuenta en una reunión efectiva ................................................................ 12 Tipología ................................................................................................................................... 12 Estructura .................................................................................................................................. 14 Resumen.................................................................................................................................... 15 Evaluación................................................................................................................................. 16 Seis estrategias para las reuniones efectivas ................................................................................. 19 Objetivo..................................................................................................................................... 19 Introducción .............................................................................................................................. 19 Estrategia I: La preparación de reuniones efectivas ................................................................. 19 Estrategia II: Conducción de una reunión efectiva ................................................................... 23 Estrategia III: Problemas y situaciones comunes con el grupo................................................. 27 Estrategia IV: Conclusiones de las reuniones efectivas ............................................................ 30 Estrategia V: Después de las reuniones efectivas ..................................................................... 32 Estrategia VI: Beneficios y desventajas de del uso de las TIC´s .............................................. 32 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 3 Resumen.................................................................................................................................... 34 Evaluación................................................................................................................................. 35 Bibliografía ................................................................................................................................... 37 4 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Presentación La conducción y organización de reuniones, es un método de trabajo que deben de dominar los trabajadores-alumnos del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y del Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social (SNTSS), que requieran de planear, controlar y gestionar reuniones periódicas con el personal a su cargo, con la finalidad de construir climas de trabajo favorables, así como alcanzar las metas del área de trabajo e institucionales. La conducción y organización de reuniones, que lleven a cabo los trabajadores-alumnos con el personal que dirige, les permitirá instalar espacios de reflexión, análisis y resolución de problemas, con la finalidad de enfrentar y resolver los problemas cotidianos de las área de trabajo, así como mejorar la calidad de los servicios que le proporcionan a los derechohabientes, usuarios y compañeros de trabajo. Para que los trabajadores-alumnos, puedan tener las habilidades de la organización y conducción de las reuniones de trabajo, requieren que desarrollen, capacidades de análisis y de conocimiento, para reaccionar ante el equipo de trabajo, los contenidos de la reunión y pueda plantearlos adecuadamente, logrando así, resolver de forma asertiva los asuntos difíciles y delicados que se presentan en la cotidianeidad laboral, conscientes de esta necesidad, el SNTSS a través del Centro Nacional de Capacitación y Calidad, presenta la unidad educativa “Conducción y organización de reuniones” el cual, va dirigido a los trabajadores-alumnos que desempeñen puestos estratégicos y tácticos en las unidades de trabajo. Esta Unidad Educativa consta de dos módulos: Tipos de reuniones de trabajo Seis estrategias para reuniones efectivas Cada módulo le brinda al trabajador-alumno, los recursos necesarios para la planeación, organización y programación de las reuniones de trabajo. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 5 Justificación La Unidad Educativa “Conducción y organización de reuniones”, le proporciona al trabajadoralumno del IMSS y del SNTSS, los recursos para que pueda diseñar, planear y organizar reuniones de trabajo productivas, con la finalidad de favorecer un intercambio abierto con el grupo de trabajo y con ello se pueda tomar decisiones para la solución de problemas y mejora en las actividades laborales, mediante una actitud flexible y con una comunicación asertiva, estimulando así a que todos los trabajadores a su cargo participen en la solución de problemas y mejora en sus funciones, así mismo construir equipos de trabajo comprometidos y responsables. La finalidad de esta Unidad Educativa, es ofrecer al trabajador-alumno, los medios que le permitan el desarrollo de habilidades y destrezas para el manejo adecuado de las reuniones de trabajo, a través de las herramientas de gestión, que le permite organizar las sesiones por medio de estrategias, metodología, técnicas, y controles, así como planificar y dirigir los temas en cada reunión, con el propósito de mejorar los servicios en cada área de trabajo en que se desempeñe el personal a su cargo, así como solucionar los problemas y corregir comportamientos en el trato y servicio que otorgan al derechohabiente, usuario o compañeros de trabajo. La operatividad de la unidad educativa, se llevará a cabo en salas multifuncionales, equipadas con un sistema inalámbrico de WI-FI, que permite el desarrollo de los módulos, mediante formas teóricas, metodológicas e interactivas, para que el trabajador-alumno, pueda desarrollar técnicas, recursos y medios para la adecuada organización de reuniones de trabajo. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 7 Objetivo El trabajador-alumno distinguirá los elementos que intervienen en la organización y conducción de reuniones con base a su conducción efectiva en el contexto laboral. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 9 Conducción y Organización de Reuniones Tipos de reuniones de trabajo Tipos de reuniones de trabajo Objetivo El trabajador-alumno diferenciará los tipos de reuniones a partir de su propósito, utilidad, tipología y estructura. Introducción Las reuniones son de gran importancia para todas las instituciones. Una gran parte de la eficacia y productividad del equipo de trabajo se obtiene a partir de la efectividad con que se desarrollan estas reuniones. Las reuniones representan un mecanismo de comunicación entre los miembros del equipo. Sin embargo, ocasionalmente las reuniones tienden a ser desenfocadas, pueden tomar mucho tiempo y algunas veces pueden considerarse innecesarias. No obstante, todas estas dificultades, no implican que no posean un valor inherente y de gran valía para la institución. Una buena conducción y organización de reuniones requiere de entender muy bien lo que ellas significan, no son un fin en sí mismo, pero representan una valiosa herramienta para ayudar a lograr una meta y para determinar un curso de acción. Pueden representar el medio más eficiente y efectivo de comunicación y planeación, siempre y cuando quienes las organizan y dirigen las planean cuidadosamente, considerando todos los detalles antes, durante y después del evento. La solución a las juntas no efectivas no es reducir su número sino hacerlas más productivas. Las reuniones reflejan las particularidades de quienes las conducen y a las instituciones a las que pertenecen. Durante una reunión, hay que considerar que se dejará una impresión duradera en la audiencia por lo que es preciso seguir las reglas del uso correcto del lenguaje. Es relevante conocer a los asistentes, esto con la finalidad de lograr que su intervención y lenguaje sean adecuados al grupo convocado. Además, la comunicación no verbal, voz, postura y entusiasmo, debe ser segura, abierta e interesada. Este módulo propone una serie de actividades sistematizadas que pretenden mejorar el desarrollo de las reuniones; este prototipo fortalece la habilidad de planear, dirigir y controlar una reunión para obtener los mejores resultados de ella. 10 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Tipos de reuniones de trabajo Definición de Reunión Para Franco, una reunión es un conjunto de actividades de gran importancia llevadas a cabo por grupos y equipos en la solución de situaciones adversas para propiciar la toma de decisiones y de esta manera alcanzar de manera efectiva las metas de la organización. En el manual de las técnicas grupales de Ana Cano Ramírez, se define a la reunión de trabajo como una actividad que se genera en una situación de grupo, en un momento y espacio determinados y que tiene un objetivo específico. En cambio, una reunión efectiva es un espacio laboral en que se logra la interacción y compromiso de personas hacia un objetivo determinado. Esto es posible si se dan las condiciones para enfrentar y solucionar problemas y coordinar planes y proyectos, logrando la integración de grupos y de personas, constituyendo equipos de trabajo que hacen un buen uso de sus capacidades y recursos. Propósitos Una reunión de trabajo es práctica en los siguientes escenarios: informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo, también, se examinan las oportunidades, problemas y normas que comprenden las reuniones internas. De esta manera, es necesario sustentar los procederes eficaces de reuniones que nos orienten firmemente a lograr los objetivos que pretendan alcanzar. Utilidad Cuando una reunión es efectiva nos permite recopilar conocimientos, sugerencias y experiencias de varias personas, para resolver un problema. Permite la participación y cohesión para el logro de las metas. Establece un acercamiento entre los miembros y el buen manejo de las diferencias. Requieren respeto y tolerancia por las opiniones individuales y las decisiones grupales. Representan pues, un espacio muy versátil al interior de la organización. Asimismo, las reuniones que dirigimos o a las que asistimos pueden tener una valiosa utilidad práctica en el desempeño de nuestra diaria labor y en las prioridades establecidas, sin perder de vista que una reunión exitosa, en cualquier organización, depende de las actitudes y de las acciones de los participantes. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 11 Conducción y Organización de Reuniones Tipos de reuniones de trabajo Aspectos a tomar en cuenta en una reunión efectiva Algunos de los factores que se deben de considerar al organizar reuniones son los siguientes: Previo a la reunión: - Logística: hacer los preparativos apropiados, selección de invitados, apoyos audiovisuales, convocatoria, ubicación del evento, etc. - Determinar si la reunión será controlada totalmente con agenda o mixta (control y participación). - Conocer físicamente el local. - Estructurar la reunión y establecer los objetivos que se van a lograr y las normas que la van a regir. - En caso de encabezar la reunión tener presente, los siguientes puntos: Preparar la reunión (recursos humanos y materiales de apoyo). Planificar el proceso (cómo se va a desarrollar la reunión, el orden). Iniciar y cerrar la reunión. Ser el moderador. Controlar al grupo y ordenar las intervenciones. Fomentar la participación. Resumir, concluir y llevar nota de los acuerdos, recabados por un secretario que se elegirá previamente, al inicio de la reunión. Llegar varios minutos antes de la hora señalada para el inicio. Tipología A. Por el número de personas: 1. Reuniones grandes (más de 30 personas) 2. Reuniones medianas (12 a 30 personas) 3. Reuniones pequeñas (6 a 11 personas) B. Según los objetivos del grupo: 1. Reuniones amistosas. Son las que se realizan con los amigos; el objetivo es encontrarse con otros, conversar, estar juntos, cultivar amistad. No es necesario utilizar 12 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Tipos de reuniones de trabajo procedimientos o técnicas para este tipo de reuniones. Lo que agrupa y convoca a la gente es la amistad y el modo de actuar es fundamentalmente espontaneo. 2. Reuniones formativas. Su finalidad es transmitir conocimientos y ayudar a los miembros del grupo a aprender, mediante la utilización de formas de reunión que dan lugar a la participación. Pueden ser seminarios, cursos, conferencias u otras modalidades. 3. Reuniones informativas. Tienen por objeto transmitir y/o recibir información, se pueden subdividir en dos tipos 1) Para informar y 2) para recoger información. 4. Reuniones para llegar a un acuerdo. Son reuniones en la que las partes presentes están en desacuerdo; el objetivo de este tipo de reuniones es alcanzar un acuerdo o consenso para superar una situación conflictiva. También se conocen como reuniones de estrategia o de negociación. 5. Reuniones centradas sobre el grupo. Su propósito es analizar el funcionamiento del grupo o de su vida interna, busca sensibilizar a los miembros del grupo sobre los fenómenos que ocurren en su interior o sobre algunos problemas o conflictos, en ellas no interesa el contenido de lo que se trata, sino que el énfasis está en las relaciones interpersonales. 6. Reuniones de trabajo. Persiguen posibilitar al equipo en la toma de decisiones y/o resolución de problemas que se identifican al interior de la organización. 7. Reuniones para intercambiar experiencias. Permiten el intercambio de experiencias, opiniones o puntos de vista en torno a un tema o problema. Tienen cierta similitud con las reuniones para recoger información y en algunos aspectos a las reuniones de trabajo. Su objetivo es que los participantes expresen su opinión, sus conocimientos y experiencias en torno a un tema o problema, de forma provechosa para el resto del equipo. 8. Reuniones creativas o para generar. Su intención principal es proponer ideas. Para este tipo de reuniones se suele recurrir a técnicas como lluvia de ideas para incentivar la creatividad. 9. Reuniones de significación. La gente se reúne básicamente para plantear problemas existenciales, tales como el sentido de vida, del dolor o de la muerte. Son reuniones de reflexión en la que hay intercambio de experiencias, suelen ser formativas. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 13 Conducción y Organización de Reuniones Tipos de reuniones de trabajo Estructura El éxito de la reunión depende de la estructura, ya que ésta proporciona herramientas clave para establecer objetivos de acuerdo al tipo de reunión y a tener elementos para ponderar e identificar participantes, horarios y lugares idóneos a cada junta. A continuación, se propone un prototipo para realizar reuniones efectivas. 1 2 3 4 5 6 7 8 • Introducción • Clarificación de expectativas • Normas o reglas a seguir • Mécanica y metodología a utilizar • Iniciar el desarrollo de los puntos de la agenda • Mantenimiento y Chequeo de los procedimientos • Cierre formal y estrategias a seguir • Evaluación de la reunión 1. Introducción El objeto de esta fase es informar a los asistentes acerca de los antecedentes y ubicarlos en el contexto. Ésta debe realizarla el director o líder formal de la instancia u organización. 2. Clarificación de expectativas. Busca determinar el propósito u objetivo de la reunión, para evitar que los asistentes estén esperando resultados diferentes al propuesto inicialmente y que dio lugar a la reunión. En esta fase se dará respuesta a las siguientes cuestiones. ¿Qué se espera lograr en esta reunión? ¿Qué se puede lograr realmente en la reunión? ¿Cuál es el objetivo? 3. Normas o reglas a seguir. Es vital definir la duración aproximada y acordar la regulación de interacción entre los participantes para el mejor aprovechamiento del tiempo y del trabajo del equipo. 14 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Tipos de reuniones de trabajo 4. Metodología. Precisar los medios para abordar las actividades anunciadas en la reunión y la forma en que se realizará el control de las mismas. Los participantes deben tener claro su rol y conocer la forma como se irán anexando sus ideas. Informar si habrá sesión de preguntas y respuestas al final o si se pueden ir formulando conforme se desarrolla la reunión. Aquí se dará respuesta a posibles preguntas de los asistentes: Quién va hacer o decir qué. Métodos a utilizar. Medios para analizar problemas y toma de decisiones. Mecanismos de retroalimentación, vigilancia o control. 5. Desarrollo. Aquí dará inicio el desarrollo de los puntos de la agenda, se entra en materia y se comienza a trabajar de acuerdo a lo programado. 6. Sostenimiento y verificación. Quien preside la reunión, debe estar atento percibiendo si el proceso se sostiene, verificando los procedimientos para que la tarea no se desvíe del objetivo, y si esto ocurre, ponderar si se debe a problemas con los mecanismos o métodos de discusión, de ser así, tiene que rectificar o modificarlos para el logro previsto inicialmente en la reunión, según la agenda. 7. Cierre y estrategias. La reunión se concluye con una breve exposición con el resumen de los acuerdos y la enunciación de los pasos a seguir, planteado en términos de actividades, responsables y tiempos de ejecución. Se debe proponer una fecha tentativa de la próxima reunión. 8. Evaluación. Esta herramienta permite medir la productividad de las reuniones, verifica si lo previsto se cumplió para los organizadores y los participantes, requiere de mucha objetividad y madurez. Resumen Las reuniones son actividades que todo grupo o equipo requiere para resolver problemas y tomar decisiones, para alcanzar en forma efectiva las metas de la organización. A pesar de su importancia, las reuniones generalmente, se efectúan sin ninguna planeación, y esta actividad precisa seguir un proceso sistemático para obtener lo mejor de ellas. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 15 Conducción y Organización de Reuniones Tipos de reuniones de trabajo Cuando no se planean se perciben como una pérdida de tiempo, la agente asiste con tedio, generan frustración y por consiguiente resultan muy costosas para la organización. Evaluación Instrucciones. Con el fin de proporcionar mejores resultados en su aprendizaje del módulo “Tipos de reuniones de trabajo”, lleve a cabo lo que se le pide en cada una de las dos secciones que la conforman. Sección I. Instrucciones. Coloque en el paréntesis de la derecha el número que le corresponda de las palabras listadas a la izquierda. 1. Topología de la reunión según el número de personas. ( ) Informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo, también, de examinar las oportunidades, problemas y normas. 2. Propósito de la reunión ( ) También se conocen como reuniones de estrategia o de negociación. 3. Reuniones centradas sobre el grupo ( ) Se transmiten conocimientos, además ayuda a que los miembros del grupo aprendan, mediante la utilización de formas de reunión que dan lugar a la participación. 4. Reuniones para llegar a un acuerdo ( ) Se reúnen básicamente para plantear problemas existenciales. 5. Aspectos a tomar en cuenta en una reunión efectiva ( ) Conjunto de actividades de gran importancia llevadas a cabo por grupos y equipos en la solución de situaciones adversas para propiciar la toma de decisiones y de esta manera alcanzar de manera efectiva las metas de la organización. 6. Reunión formativa ( ) El énfasis está en las relaciones interpersonales. 7. Reuniones de trabajo ( ) Grande, mediana y pequeña. 8. Reuniones de significación ( ) Persiguen posibilitar al equipo en la toma de decisiones y/o resolución de problemas que se identifican al interior de la organización. 9. Reunión ( ) Aquí no es necesario utilizar técnicas. 10. Reuniones amistosas ( ) Logística, conocer el local, planear, etc. Un punto por respuesta correcta Valor 10 puntos 16 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Tipos de reuniones de trabajo Sección II. Instrucciones. Platique y discierne con sus compañeros sus respuestas del cuestionamiento siguiente: Reactivo Puntaje 8 1. Liste los ocho puntos del prototipo para realizar reuniones efectivas. 2. Explique los ocho puntos del prototipo para realizar reuniones efectivas Un punto por elemento listado 8 Un punto por elemento explicado Valor 16 puntos Valor total 26 puntos Indicador de avance: Si obtuvo 21 puntos o más de los reactivos, ha reconocido los tipos de reuniones así como la estructura para llevarlas a cabo. Si obtuvo menos, repase los temas y vuelva a aplicar la evaluación Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 17 Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas Seis estrategias para las reuniones efectivas Objetivo El trabajador-alumno reconocerá las actividades para preparar, convocar, y llevar a cabo reuniones con base en seis estrategias efectivas. Introducción Dado que la buena planeación de las reuniones es esencial para el éxito de un proyecto, en este módulo nos enfocaremos a analizar los pasos a seguir para facilitar la conducción y realización de reuniones de trabajo logrando que éstas sean más efectivas. Las estrategias propuestas pretenden servir como un auxiliar para optimizar el tiempo, los recursos humanos y materiales de que se disponen. La planeación es el punto focal y punto de partida para lograr los resultados deseados de una reunión. Asimismo, se revisarán los materiales de apoyo para la conducción y analizaremos algunos de los problemas o dificultades a que posiblemente nos enfrentamos antes y/o durante las reuniones y la forma de enfrentarlos. Lo anterior considerando que las reuniones son fundamentales tanto para mantener la comunicación entre los miembros de la Institución y el logro de las metas planteadas. Estrategia I: La preparación de reuniones efectivas Consideraciones generales Previo a la reunión, el primer paso es cuestionarse si en realidad se debe realizar, o en su defecto basta con enviar un ‘e-mail’ o entablar conversaciones para lograr el mismo resultado de forma más sencilla. Si se opta por una reunión, entonces debe planearse cuidadosamente, éste es quizá el paso más importante que debe tomar el líder. La planeación implica crear una agenda que conduzca hacia una meta específica, ello requiere que uno sepa claramente lo que desea lograr de la reunión y la forma en que lo hará. La agenda citada debe enlistar los tópicos que han de cubrirse, determinando los tiempos asignados a cada uno, además debe señalar la hora de inicio y fin, la ubicación, la lista de Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 19 Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas participantes y lo que se espera de ellos, debe entregarse la agenda a los participantes con suficiente anticipación para que tengan tiempo de prepararse. También se deben distribuir, si loa hay, los anexos que respaldan cada tópico. Y así el líder se asegura de que los participantes poseen toda la información preliminar. Es preciso asegurarse de que se ha establecido suficiente tiempo para tratar temas controvertidos, complejos o desconocidos para el grupo. Es necesario no presionar a la gente más allá de lo que su disponibilidad y sus períodos de atención les permiten; una reunión efectiva, dilata generalmente una hora. Si se prolonga hasta una hora y media se tienen que programar recesos, ya que en este periodo se está llegando al punto de rendimiento decreciente, y así, la reunión se puede extender hasta máximo dos horas. Planeación La planeación de una reunión efectiva también significa la planeación de los procesos de seguimiento a desarrollar después de efectuarla, por ejemplo: Diseñar un método de registro (acta o minuta) de acciones, que se concentre en el contenido de la reunión, en lugar de los procedimientos de la misma. Es importante que el acta refleje lo que la reunión produjo en vez de lo que se trató en ella. Asigne tareas para individuos específicos en áreas específicas e inclúyalas en su registro. Establezca un sistema de retroalimentación en el que los involucrados informen sus progresos en las responsabilidades asignadas en la reunión. Defina mecanismos que mantengan informados a los implicados de los desarrollos, gestión de las decisiones y otras acciones que se deriven de la reunión. Considere los aspectos físicos tales como: butacas, temperatura, ventilación, acústica, iluminación, sonido, micrófonos, etc., aun la reunión mejor planeada, puede fracasar si los participantes no intervienen con entusiasmo, si no pueden oír o ver claramente o bien si no se sienten cómodos. Objetivos bien delimitados Ocasionalmente las reuniones fracasan por programas excesivamente ambiciosos. Mantenga los tópicos de la agenda dentro de la misma área del tema, tanto como sea posible. Con esto 20 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas mejorará el flujo y disminuirá el número de personas que deben asistir. Si hay que incluir temas no relacionados, considere reducir su número. ¿Quién deben asistir? Invite solamente a aquellos que en realidad son necesarios y trate de mantener el número lo más pequeño posible. No pierda de vista que cuando persona asiste a una reunión eso se traduce en retrasos para la organización. Recuerde que los participantes sin interés en estar ahí dificultan el desarrollo de la reunión y que asistir a reuniones innecesarias es frustrante y se percibe como una pérdida de tiempo, por lo anterior al elaborar su lista de asistentes reflexione sobre los siguientes particulares: ¿Hasta qué punto la persona estará implicada en las acciones resultantes de la reunión? ¿Tiene tiempo para participar completamente en la reunión? ¿Tiene la experiencia o el conocimiento suficientes para contribuir con sus ideas? ¿Tiene necesidad actual de un conocimiento especializado en la materia? ¿Tiene la autoridad y el conocimiento para tomar las decisiones que se esperan en el grupo? ¿Tiene la responsabilidad administrativa o legal para revisar o decidir? ¿Podría proporcionar puntos de vista objetivos o actuando como crítico responsable? ¿Su rango es el adecuado para este grupo? Si no es así, el colaborador puede estar sometido a condiciones psicológicas desventajosas que afectarán la calidad de su participación. ¿Su presencia no interfiere con la efectividad total de la reunión? ¿Sus talentos y responsabilidades exceden a los de otros? Reglas Los siguientes puntos, pueden contribuir al éxito de una reunión. 1. Presente a los visitantes, recién llegados e invitados especiales mencionando su procedencia, así como las entidades y cargos de sus posiciones. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 21 Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas 2. Ordene alfabéticamente la lista de los participantes, quien preside la junta debe aparecer de último. Si la posición de uno de los participantes es de mayor jerarquía que la de otros participantes, encabezará la lista. 3. Asegúrese de que las condiciones son completamente claras cuando se traigan invitados o conferencistas. 4. Cuando sea el caso informe sobre cancelaciones, cambios o postergaciones lo más pronto posible, y explique las razones para el cambio en la programación. 5. Coordínese con otros jefes de departamento cuando deban asistir personas de rango subordinado en reuniones especiales. 6. Agradezca con llamadas telefónicas o correos electrónicos a todos aquellos, cuya participación estuvo por encima de sus responsabilidades y contribuyeron al éxito de la reunión. A continuación, se mencionan algunas herramientas a las que se puede recurrir y que pueden contribuir al buen éxito de su reunión. Reglas del juego: Para que el grupo pueda operar sin problemas, es necesario establecer unas reglas básicas y sujetarse a ellas, que comprendan cosas como participación, recesos, salida y entrada de personas del salón, uso de teléfonos celulares, llamadas a terceros. Estas reglas se pueden anunciar en un rotafolio o medio electrónico, distribuir o discutir con el grupo; si elige ésta última opción establezca el tiempo que va a destinar para este fin y no lo rebase. Destine lugares: Antes de la reunión comunique a todos los asistentes, por medio de anuncios o correo electrónico el sitio de estacionamiento. También señale los puestos con el personificador respectivo. En la reunión exponga que cualquier pregunta que surja, que no tenga que ver con el aspecto de la reunión, puede escribirse en un rotafolio para ser resuelta al final si el tiempo lo permite. Evaluación: Al final de la reunión es conveniente evaluar lo que funcionó bien y lo que no se logró, con el fin de poder mejorar. Es necesario utilizar un formato que indique lo positivo y lo negativo y fijarse en lo negativo para tomar las acciones a seguir para mejorar posteriormente. 22 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas Estrategia II: Conducción de una reunión efectiva Consideraciones generales Cada reunión tiene un objetivo y la labor del líder es alcanzar el objetivo. Algunas veces es una tarea difícil que requiere que el líder tenga que utilizar roles diferentes. Él debe estimular y dirigir la discusión y podría servir de moderador en disputas, interpretar lo que la gente dice y planear cursos de acción. Cuando la reunión finaliza, todos los participantes deben tener la percepción de que los objetivos se han logrado. Inicio de la reunión Es prioritario establecer una atmósfera de cooperación amigable, salude a los participantes cuando llegan, sostenga una conversación informal con cada uno y presente entre sí a los que no se conocen. Arranque a tiempo la reunión, en atención a las personas que acudieron puntualmente y comuníqueles cuándo finalizará la reunión. Dé inicio a la reunión con una cita dramática, novelesca o humorística que rompa el hielo y capte la atención de los participantes para enfocarlos en el problema que generó la reunión. Guarde la bienvenida hasta que tenga la atención completa del grupo, ya que muchos de ellos la están esperando, sea impredecible. Después de darle la bienvenida al grupo, exponga brevemente el tema y revise el problema a tratar inclusive mencione por qué se formó y por qué es importante. Los informes que se posean deben mostrarse aquí y quizá un breve resumen. Lo ideal es enviarlos previamente como anexos a la agenda de participantes para que los revisen antes de la reunión. Finalmente, enfatice el propósito de la reunión y asegúrese que quedó claramente establecido. Liderando Una de las responsabilidades del organizador de la reunión, es lograr las metas establecidas lo más pronto posible, por ello la tarea más básica es conseguir que la reunión se mantenga en el tema y dinámica por medio de la consecución de información y de cifras. Para poder obtener es necesario: - Proponer ideas, mostrar problemas y enumerar actividades. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 23 Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas - Identificar y reconocer las necesidades de la concurrencia; destinar un tiempo para decir y escuchar acontecimientos y situaciones en torno al tema de la reunión. - Centrar las participaciones en el tema y recordar el propósito de la reunión y de sus roles, reconociendo la creatividad y el aporte de ideas. - Asegurarse de que todos los participantes entienden lo que se dice y se hace en la reunión. - Proporcionar la información requerida para alentar la toma de decisiones. - Impulsar la participación. - Respetar los sentimientos del grupo; aceptar las aportaciones constructivas. - Favorecer el trabajar por consenso. - Desalentar y reorientar las conversaciones que no contribuyan con el logro del objetivo. - Recapitular sobre las aportaciones y resumir periódicamente sobre las discusiones. - Hacer predicciones, plantear preguntas y explorar implicaciones de sugerencias y propuestas tales como: 1) ¿Quién debe responder por la implantación del plan? 2) ¿Contamos o podemos conseguir los recursos para que la idea funcione? 3) ¿Qué implicaciones entraña este plan? 4) ¿Se han presentado propuestas similares en el pasado? 5) ¿Qué problemas hubo? 6) ¿Cómo se midieron los avances? 7) ¿Por qué se descartó ese plan? La reunión tendrá éxito solo en el caso de explotar bien los recursos del grupo. A continuación, se plantean algunas sugerencias: - Externe sus necesidades. Ejemplo: "Este es un problema potencial serio. Si nuestra reputación sufre daño…". - Apóyese en la experiencia y en las habilidades de los expertos. Ejemplo: "Esa área enfrenta frecuentemente un problema similar, de acuerdo con su experiencia, ¿qué podríamos hacer en esta otra área?” - Aplauda los logros. Ejemplo: "Licenciado…, estás desarrollando un excelente trabajo combatir las mermas, te felicito. ¿Qué has estado haciendo?" 24 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas - Solicite ayuda. Ejemplo: "En este momento no se me ocurre nada más. Requerimos ideas, ¿qué proponen?". - Requiera información previa. Ejemplo: "Licenciada…, ayer te solicité que recabaras estos datos. ¿Qué averiguaste?" Por último: A. Informe al grupo sobre dónde se encuentran en el proceso; resuma puntos claves y averigüe si hay consenso: 1. "¿Están de acuerdo en que esta es la estrategia siguiente?" 2. "¿Qué sabemos hasta aquí?" 3. "¿Estamos preparados para avanzar?" B. Aportando pasos diferentes, claros y específicos a lo largo de la reunión. C. Asegúrese de destinar un tiempo para una sesión de preguntas específicas además de cubrir completamente el material. Apoyos visuales y auditivos Estas ayudas sirven como refuerzos del tema y en sí mismas no pueden definir el éxito de la reunión, sin embargo, mal utilizados si representan un peligro potencial que conducirá al fracaso de la reunión. Po ello se debe ser muy cuidados en su uso. - Rotafolio. Su ventaja es que son portátiles y fáciles de transportar, adecuados para grupos pequeños, pues el registro de datos es simple y su manejo es sencillo. Ubíquelo a la vista de todos, asegurándose que se puede ver sin problemas, las hojas se retiran fácilmente y pueden conservarse para revisión posterior y para incluir información en las actas. - Dispositivos de proyección. Céntrese en enfatizar puntos focales para obtener la atención del grupo en un punto específico o en un grupo de ideas. Se recomiendan particularmente con grupos grandes. Su uso excesivo e indiscriminado afecta la discusión de ideas. El dominio de los dispositivos es fundamental para su buen uso, previamente verifique que existen las instalaciones adecuadas para conectarse y que todo funciona a la perfección. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 25 Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas En sus presentaciones coloque la información en los dos tercios superiores de la hoja y revise detenidamente la ortografía y el contenido. Ajuste bien el ángulo del proyector y enciéndalo hasta que comience. Nunca apague todas las luces, pues perdería la atención y el control del grupo. Evite a toda costa pararse frente a la luz del proyector. - Material impreso. Incluya puntos a discutir, resúmenes y estadísticas. Deben ser cortos, y entregarse en el momento oportuno para utilizarse cuando se requiere hablar de casos específicas. Su entrega puede ser previa o posterior a la reunión, nunca durante ella, avisando a los presentes en qué momento se hace referencia al material durante la reunión y si ellos se están discutiendo informe a los participantes con la finalidad de que omitan tomar notas. Previo a la reunión asegúrese de que cuenta con material suficiente para todos los asistentes para evitar distracciones innecesarias. El contenido tiene que ser muy sencillo y no requerir un análisis complejo y una lectura exhaustiva. Numere las páginas y ponga títulos, revise que no contengan errores tanto en su contenido como en la ortografía. - Demostraciones. Antes que nada, es preciso determinar si basta una demostración o si el caso en particular requiere de algunas horas de adiestramiento. Son útiles para aleccionar a los participantes en algún tema específico, en donde se explica una operación o una función particular y cuando la mejor opción es demostrarlo. Este proceso comprende objetos, modelos, maniquíes, plantillas, moldes, etc. Considere lo siguiente: a) Mantenga la demostración fuera de la vista de los participantes hasta el momento de su uso. Que la totalidad del grupo tenga una buena visión de la demostración. b) Que el tamaño de su modelo esté acorde a las instalaciones de que dispone. c) Prepare con antelación las probables respuestas a las preguntas que puedan surgir. d) Si el tamaño del modelo es muy pequeño, después de ser utilizado pida que lo guarden para evitar distracciones. - Videos. Debido a que estamos en la generación de las llamadas Smart TV, ésta puede ser una herramienta de gran valor. Úsela cuando: a) Los participantes necesiten ver algo complejo. b) Se requiere un testimonio de un experto que no está presente. c) Se necesita modelar o enseñar una habilidad o un comportamiento. 26 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas d) Si utiliza cualquier tipo de videos, dígales a los participantes cuánto dura éste y cuál es su relación con el propósito de la reunión. Ajuste el volumen antes y trate de no apagar las luces para que los participantes tomen notas y no se duerman. Permanezca en el salón durante la presentación ya que el aparato puede fallar. - Sonido. Las grabadoras de sonido y videograbadoras son de mucha utilidad. La grabación en cintas permite mantener los registros de la reunión para futura revisión, pero se requieren buena calidad y fidelidad. Estrategia III: Problemas y situaciones comunes con el grupo Consideraciones generales Durante el desarrollo de las reuniones se pueden presentar problemas y situaciones comunes entre el grupo, así como situaciones individuales por lo que para facilitar el desarrollo de la reunión, a través de una fluida comunicación que potencie la dinámica del grupo, ayudando a participar a los más silenciosos a reducir la cantidad de intervenciones de quienes tienden a monopolizar la palabra y a inducir a la participación a partir de preguntas o cuestionamientos, el líder o guía deberá ofrecer técnicas de trabajo eficientes, así como resaltar sus cualidades de dirección. La colaboración con el grupo en lo que toca al planteamiento y organización para analizar los problemas, su reformulación y categorización es muy importante durante la junta, así como la comunicación asertiva. De ser necesario se tendrán que definir términos comunes en base a los conocimientos técnicos de los asistentes. Finalmente mostrar el avance al grupo resulta un estímulo altamente motivador para los asistentes de la reunión. Situaciones con el grupo Existe la posibilidad que una junta fracase si no se pone atención a dos factores: a) Las constantes interrupciones por aquellos que llegan tarde son un distractor importante. b) Si el grupo no está de acuerdo con las ideas que se presentan o si no entienden el tema que se está exponiendo. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 27 Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas Situaciones comunes con los individuos Es importante considerar estos comportamientos entre los convocados a la reunión: - Demasiados argumentos. Esto se presenta cuando alguien tiene una personalidad muy combativa o está disgustado por problemas personales o de trabajo. Una posible solución es no alterarse y no permitir que el grupo lo haga. Identifique un argumento válido expuestos por esa persona. Como último recurso dialogue en privado para determinar qué le molesta y solicite su cooperación. - Hablan demasiado. Existen personas muy argumentativas que están bien informados y tienen deseos de mostrárselo al grupo o simplemente son muy entusiastas. Solución: No trate de ser sarcástico, esa persona se puede necesitar después. Se puede disuadir a estas personas solicitándoles que lleven la minuta de la reunión, o bien pidiéndole al grupo su opinión sobre alguna aportación interesante y pertinente vertido por esa persona. En general, deje que el grupo se encargue de la persona, en lo posible. - Muy colaboradores. Una paradoja que puede presentarse son aquellas personas que se esfuerzan tanto en apoyar a quien convocó a la junta que pueden ocasionar que la reunión fracase, y que impiden que otros participen en la discusión. Solución: Formule preguntas a otras personas agradeciendo a la persona su entusiasmo, pero es necesario que otros participen. Solicítele que haga el resumen de la reunión. - Choque de personalidad. Quizá entre los convocados haya personalidades que chocan y que no se relacionan bien de antemano: Solución: Enfatice aquellos puntos de acuerdo y minimice los de desacuerdo. Conduzca al grupo para concentrarse en los objetivos de la reunión y haga preguntas directas a otros miembros relativas al tópico de la reunión. Requiérales para que debatan sus disputas personales en otro foro. - Miembros obstinados. Hay quienes no suelen reconocer otros puntos de vista con una actitud obstinada o quizá se dejan llevar por prejuicios. Hay inclusive quienes se resisten a cambiar la forma de hacer algo, simplemente por el hecho de que siempre lo han hecho así. Solución: Mencione que el tiempo es corto y que tendrá mucho gusto en discutir el tema posteriormente, pero pídale a la persona que acepte por ahora el punto de vista del grupo. 28 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas - Monopolizador. Existen quienes obstaculizan que otros participen y tienen la actitud de ser el centro de atención. Solución: Haga preguntas a otros, o agradezca a la persona, pero exprese que desea que otros participen. Pídale a la persona que sintetice. - Totalmente equivocado. Otro posible escenario es que algún participante enuncie una idea totalmente contraria o plenamente equivocada del tema a tratar. Solución: Asuma la responsabilidad mencionando que algún comentario que usted ha dicho ha causado una confusión y clarifique sobre el particular. - Quejoso crónico. Hay quienes muestran una conducta quejumbrosa. Solución: hágale saber que aun cuando la queja sea legítima, la reunión no es el escenario para presentarla. Recuérdele que el grupo debe operar. Enuncie que después de la reunión van a conversar sobre ella. - Murmullos. Una situación que es común que ocurra son los comentarios susurrados de un sujeto a otro. Solución: Llámelos por su nombre y hágales una pregunta sencilla que los atraiga al tema. Repita la última idea que se aportó y solicite la opinión de la persona. - No articulan bien. Hay quienes a pesar de entender bien los conceptos no tienen facilidad de palabra. Proporcione ayuda con tacto. Solución: Diga, "Permíteme reiterar esto" y reformule la idea sin modificarla. - No hablan. Esporádicamente hay poca intervención de los convocados. Quizá puedan estar aburridos, indiferentes, tímidos, inseguros o pueden tener la creencia de que sus conocimientos rebasan a las de otros. Solución: En realidad no se requiere establecer la causa, independientemente de ella, es preciso atraer el interés de la persona pidiéndole su opinión. Demuestre un interés especial por esas personas. Posteriormente, si lo considera necesario indague sus razones en forma privada. Participación en la reunión Aun cuando cabe la posibilidad de que usted no sea quien organiza la reunión, el líder es responsable de que se cumpla la finalidad. Con toda antelación quien dirija la reunión debe conocer su propósito, así como, su papel, en la consecución del mismo, debe preparar la información necesaria y conocer la agenda. Resuelva todas sus dudas sobre el tema con el organizador. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 29 Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas Sea puntual. Evite agendar otros compromisos en las horas cercanas previas y posteriores a la reunión. Prepárese para ser el primero y permanecer hasta el que el último asistente se retire de la sala. No acapare la palabra. Haga preguntas que dinamicen la reunión. No aleccione ni aconseje. Permita que el grupo construya sus propuestas. Estrategia IV: Conclusiones de las reuniones efectivas Consideraciones Generales Procure finalizar la reunión en el tiempo previsto. Una vez que se alcanzaron los propósitos de la reunión dela por finalizada, aun cuando esto suceda antes del tiempo establecido. El conductor de la reunión señalará los resultados alcanzados con relación a lo previsto y verificará el consenso grupal, que se irá registrando en un rotafolio a la vista de todos; analizará el comportamiento del grupo en la realización de la tarea y, si es pertinente, establecerá una nueva reunión fijando la fecha más adecuada para el equipo. Posterior a la reunión puede solicitar a los asistentes los puntos más “fuertes” de la reunión y los más “débiles” a fin de irlos superando. Consulte cuáles son los aprendizajes de la reunión, qué situaciones son favorecedoras y qué puede ser considerado para sus funciones respectivas, redacte la síntesis para ser entregada a los participantes Proceso de cierre Generalmente, el proceso de cierre inicia unos cinco minutos antes de la conclusión final, usando la secuencia de siete pasos: 1. Haga referencias que insinúen que la reunión está próxima a finalizar ("estamos a punto de concluir"). 2. Mencione nuevamente propósito de la reunión y repase brevemente el problema que enfrentaron inicialmente. 3. Repase lo más relevante. Si es el caso señale cada punto de la lista en el rotafolio,. 4. Destaque los acuerdos e identifique aquello que no fue resuelto. 30 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas 5. Explore errores que se hayan cometido, o bien ya sea áreas o asuntos que requieran mejora. Utilice algún formato de evaluación como los sugeridos en los anexos. 6. Establezca responsabilidades de seguimiento de actividades y precise fechas límite para cada actividad. 7. Termine con una idea estimulante y positiva. Agradezca al grupo y reconozca el esfuerzo realizado. Evaluación (retroalimentación) Lo que no está sujeto a evaluación no puede mejorar, para tal efecto se proponen las siguientes evaluaciones: 1. Acerca de la tarea realizada. ¿Los propósitos de la reunión fueron explícitos, se describieron con precisión? ¿Se respetó el orden del día? ¿Cómo pienso que se cumplieron los propósitos antes descritos? ¿La tarea establecida fue razonablemente realizada? ¿Cómo puede mejorar el desempeño del grupo? 2. Acerca de la producción del grupo. ¿Cómo fue la intervención de los asistentes? ¿Los asistentes vinieron suficientemente preparados? ¿El grupo se concentró en su tarea y en el alcance de los resultados? ¿Si los hubo, mencione los principales obstáculos, qué se hizo para sortearlos y qué cambios sugiere para mejorar individual y grupalmente? ¿En lo que a comunicación se refiere, se llevó a cabo retroalimentación? ¿Los asistentes se conocen bastante para interactuar suficientemente? ¿Cómo fue percibido el clima de la reunión? ¿Volvería a trabajar con este grupo? ¿Por qué? ¿Por qué no? Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 31 Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas ¿Cómo percibe la función del conductor? ¿Qué ajustes considera necesarios para un mejor el desempeño de la función, centrado en los propósitos de la misma? ¿Qué aprendizajes obtuvo para aplicar si eventualmente usted conduce una reunión? Estrategia V: Después de las reuniones efectivas Consideraciones generales Ya que la meta de una reunión laboral es determinar un curso de acción, es preciso medir los resultados que deben obtenerse después de una reunión exitosa, más allá de qué tan efectiva ha sido, sólo tendrá éxito si produce resultados. Esto implica monitorear el progreso en las responsabilidades que les asignaron a los participantes, mantenerlos informados de los desarrollos relacionados con la reunión usando las actas y sus comentarios y elaborando y distribuyendo una minuta describa claramente la sesión. Seguimiento Recodemos que el trabajo comienza al finalizar la reunión: - Reúna las observaciones aportadas por el grupo: recopile información en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, modificado, etc., tenga la garantía de que las personas conocen claramente sus asignaciones, así como la fecha de la próxima reunión. - Seguimiento: haga llamadas, envíe correos electrónicos y/o tomar acciones de seguimiento. Estas actividades le dan cohesión al equipo. - Resumir la Reunión: Haga una lista de las decisiones tomadas y su seguimiento. Basado en las transcripciones –minuta- formales de la reunión son valiosas para muchas organizaciones –estas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no se consideren como decisiones Estrategia VI: Beneficios y desventajas de del uso de las TIC Consideraciones generales En el mundo globalizado de hoy, organizar una reunión es un desafío. La tecnología puede ayudar a satisfacer ese reto acercando a las personas que físicamente están separadas. 32 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas Las teleconferencias, permiten a tres o más personas hablar simultáneamente en un teléfono o en un plasma, así las reuniones se puedan organizar con mayor facilidad, pues de otra forma las personas no podrían asistir. La desventaja es que el teléfono es un reemplazo imperfecto de las reuniones cara a cara: hay elementos externos con efectos distractores, no se observan los gestos y las voces son difíciles de identificar. Los contactos por la web son un paso mejorado de las teleconferencias: los participantes hablan y se ven, hacen presentaciones y exponen materiales sin requerir un software especializado. Tienen las mismas desventajas que la teleconferencia, pero son muy versátiles y se pueden hacer presentaciones y mostrar figuras y anexos. La videoconferencia es un medio altamente efectivo para realizar reuniones que disminuye las distancias, reduce tiempos y costos, favorece y aumenta la productividad de los equipos de trabajo, maximiza el tiempo fortalece la participación y relación entre las personas mejora los sistemas de información y comunicación de la institución acelera el proceso de toma de decisiones y resolución de problemas. Ventajas Las TIC son un recurso creativo e innovador para la conducción y organización de reuniones, por lo que, para poder beneficiarnos de todo su potencial, es necesario reflexionar acerca de cómo aprovecharlo de la mejor manera. Es erróneo pensar que por el simple hecho de tener una computadora se tiene el control de todo; lo que es un hecho es que brinda la oportunidad de tener acceso a mucha información. - Interacción y actividad continua: Los usuarios de las TIC, se mantienen constantemente activos intelectualmente y están comunicados con gran cantidad de personas, lo que permite intercambiar experiencias y conocimientos sobre un tema de forma sólida y significativa. - Gran diversidad de información: El uso de las TIC posibilita el acceso a gran cantidad de información, lo que favorece que la comunicación fluya eficazmente. - Programación de reuniones: Se pueden programar los tiempos que cada participante le dedique a las reuniones y los horarios en que lo hará. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 33 Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas - Desarrollo de la iniciativa: La constante toma de decisiones, propicia el desarrollo de la iniciativa. - Aprendizaje a partir de los errores: La retroalimentación inmediata permite a la persona conocer los errores en el momento en que se producen, lo cual ayuda para su corrección. - Aprendizaje cooperativo: Las TIC pueden apoyar el trabajo en grupo y el cultivo de actitudes sociales, el intercambio de ideas, la cooperación, etc. - Desarrollo de habilidades para el uso de la tecnología: Se obtienen capacidades y competencias para el manejo de los dispositivos lo que aporta un valor agregado a los participantes. Desventajas Falta de privacidad. Aislamiento de las personas. Crean dependencia. Disminución de los roles sociales con el contacto natural. Desarrollo de estrategias de mínimo esfuerzo. Necesidad de actualizar equipos y programas. Problemas de mantenimiento. Exigen mayor dedicación. Supeditación a los sistemas informáticos. Cansancio visual y otros problemas físicos. Resumen Cuando se planean y verifican correctamente, las reuniones son una poderosa herramienta para ayudarle a la institución a lograr los objetivos que se propone, los miembros de un grupo aglutinan las habilidades y su nivel de juicio les permite decidir el mejor curso de acción o la mejor solución de un problema. Si se realizan incorrectamente, representan un desperdicio de tiempo y dinero para la organización. 34 Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC Conducción y Organización de Reuniones Seis estrategias para las reuniones efectivas El aspecto de mayor relevancia es la planeación cuidadosa de la reunión. Desarrolle una agenda y seleccione las ayudas audiovisuales con anticipación. Mantenga la reunión controlada, involucre a todos los participantes y conserve el orden. Evaluación Instrucciones. Con el fin de proporcionar mejores resultados en su aprendizaje del módulo “Sesis estrategias para las reuniones efectivas”, platique y discierne con sus compañeros sus respuestas de los cuestionamientos siguientes: Reactivo Puntaje 4 1. Describa cuatro actividades de la estrategia “La preparación de reuniones efectivas”. 2. Liste cuatro responsabilidades del organizador de la reunión, según la estrategia “Conducción de una reunión efectiva”. 3. Explique cinco comportamientos comunes de los individuos, según la estrategia “Problemas y situaciones comunes con el grupo”. 4. Aclare las consideraciones generales, el procesó de cierre y la retroalimentación, de acuerdo a la estrategia “Conclusiones de las reuniones efectivas”. 5. ¿Por qué en la estrategia “Después de las reuniones efectivas”, debemos llevar a cabo un seguimiento? 6. Exponga cuatro ventajas de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación, de acuerdo a la estrategia “Beneficios y desventajas de del uso de las TIC. Un punto por descripción 4 Un punto por responsabilidad 4 Un punto por comportamiento 3 Un punto por descripción 1 Un punto 4 Un punto por ventaja Valor total 20 puntos Indicador de avance: Si obtuvo 18 puntos o más de los reactivos, ha ha reconocido actividades concernientes a las reuniones con base a seis estrategias. Si obtuvo menos, repase los temas y vuelva a aplicar la evaluación. Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 35 Conducción y Organización de Reuniones Bibliografía Bibliografía CANTAVELLA EVA. Reuniones eficaces: 25 claves para pasar de reunirse a REUNIRSE. Barcelona 2009 Editorial Profit Franco, C. A. (2004). Conducción De Reuniones Para La Operación Eficaz De Los Equipos De Trabajo. Las veedurías y su sistema estructural: Propuesta para el desarrollo del control social en Colombia 13. HARVARD BUSINESS SCHOOL PUBLISHING CORPORATION. Dirigir reuniones efectivas. Chile 2009, Impact Media Comercial S.A. http://www.degerencia.com/articulo/buenas_practicas_para_realizar_reuniones_efectivas http://www.acedis.com/Organizacion-y-Direccion-de-Reuniones-1_1_93.html http://noticias.universia.cl/en-portada/noticia/2013/02/02/1002270/8-tips-conducir-reunionefectiva.html http://www.icesi.edu.co/revistas/index.php/estudios_gerenciales/article/view/130/html Buendía, Juan Manuel. (1991). Organización de reuniones: convenciones, congresos, seminarios. México: Trillas, 238 p. (Serie Trillas Turismo). Modelo Holístico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCyC 37
