PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2019 GUÍA GENERAL Versión 150120 Elaborada por: CARLOS EDUARDO CASTRO HOYOS MD, MSP La misión: Declaración que describe el propósito o razón de ser de una organización, el valor que proporciona a través de sus productos o servicios a sus interesados. Puede describir por qué existe una organización o una parte de la misma. Cuál es nuestro Negocio MISIÓN En Siempreverde existimos para vivir mejor La visión: Declaración en la que se describe cómo desea ser la organización en el futuro, expresada en términos cualitativos y comprensibles por todos los integrantes de la misma. En qué queremos convertirnos VISIÓN Nos proyectamos a ser reconocidos como el mejor Conjunto Residencial del sector, caracterizados por la sana convivencia, el buen gobierno y la satisfacción de toda la comunidad Siempreverde. CULTURA SIEMPREVERDE Vivir Mejor… Definir cómo entendemos la cultura Siempreverde Consolidar Estrategia “El Buen Vecino” Consolidar a Siempreverde como una PH enfocada en la sostenibilidad ambiental (ISO 14001) Fortalecer cultura del reciclaje COMUNIDAD “Creación de valor para vivir mejor” …Servicio, Comunicación y Alianzas Administración y Protocolos de Atención a Residentes Propiciar una comunicación efectiva con los diferentes interlocutores de la Copropiedad Fortalecer vínculos estratégicos con proveedores y en general con socios comerciales Gestionar los niveles de satisfacción de los grupos de interés PROCESOS “Define los procesos que transformarán los recursos para la creación de valor” Conocimiento Aprendizaje Desarrollo Infraestructura …Calidad, Personas y Recursos… Mapa de Procesos Generar una cultura de calidad centrada en el residente Fortalecer documentación ISO 9001 Tener personal competente para lograr un servicio cálido y oportuno Sistema de Información Siempreverde SIVE Evaluación de Desempeño Administrar los recursos físicos que permitan consolidar la estructura patrimonial FINANCIERA Y GESTIÓN “Definir la cadena lógica para la gestión de los recursos” Buen Gobierno Gestionar Cartera: Política Felicitaciones Estrategias Cobro Lograr Cumplimiento Presupuestal Implementar Sistema de Información Gerencial para Siempreverde SIVE Los valores de la organización o pautas de comportamiento. Son los conceptos y expectativas que describen el comportamiento de las personas de la organización y determinan todas sus relaciones con sus grupos de interés (por ejemplo confianza, apoyo, etc.) Seguridad, Empatía, Protección Ambiental, Salud Ocupacional, Responsabilidad, Trabajo en Equipo, Motivación, Servicio Al Cliente, Liderazgo, Integridad, Confianza, Respeto, Competitividad, Efectividad, Honestidad, Puntualidad, Disciplina. Evaluación: Interna y Externa El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades. Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc. Análisis del entorno • Los grupos de interés (stakeholders), todos aquellos interesados que se ven afectados por las actividades y los logros de la organización. Entre ellos los clientes, socios o aliados, empleados, sociedad, legisladores, etc. • La evaluación de los factores externos (aliados, entorno social, normativa, factores políticos y sociales, medio ambiente y tendencias tecnológicas, etc.) e internos (estructura organizativa, percepciones y expectativas del personal, etc.) que influirán en los factores claves de éxito. Estrategias: Análisis, Selección, Implantación (Mercadeo, Financiera, I+D, SIG), Evaluación, Seguimiento (Control) Definición de la Estrategia: Plan Estratégico Teniendo en cuenta la misión, visión y valores definidos anteriormente y el análisis del entorno se definen los Principios Estratégicos o pautas que se deben seguir para la consecución de la misión de la organización. Representa el camino a seguir desde el posicionamiento actual de la organización hasta dónde se quiere llegar con la estrategia definida. Identificación de los Factores Clave de Éxito Se definen los factores claves de éxito como las condiciones que deben darse para que la organización alcance sus objetivos estratégicos y que permiten determinar las variables fundamentales que diferencian a la organización en su entorno competitivo. Los factores claves de éxito deben cumplir la condición de ser necesarios y suficientes, asegurando que cada uno de ellos es necesario para la misión de la organización y que la suma de todos es suficiente para alcanzarla. Despliegue de la Estrategia Para facilitar el despliegue de la estrategia, se definen las perspectivas de creación de valor de todos los grupos de interés de la organización. Estas perspectivas pueden ser las clásicas que se muestran en un cuadro de mando integral o Balance Scorecard: financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento. O bien pueden ser otras dependiendo de los grupos de interés identificados. El despliegue de la estrategia debe llegar a todos los niveles de la organización y se realiza en dos dimensiones: • Profundidad: desarrollando en cada nivel de gestión un despliegue de objetivos, indicadores y acciones. • Amplitud: involucrando a todas las áreas o departamentos de la organización. Establecimiento de los objetivos generales Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo. Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas. Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno. Los objetivos de cada perspectiva tienen relaciones causa-efecto entre sí, que explican la creación de valor y cómo y para quien se genera: las personas y los recursos disponibles hacen que funcionen los procesos, estos a su vez generan productos o servicios que poseen un valor intrínseco por el que el cliente está dispuesto a pagar y por tanto generar valor para la organización. A continuación se agrupan los objetivos estratégicos de cada principio estratégico definido y se distribuyen en las perspectivas. Después teniendo en cuenta los factores clave de éxito y los objetivos enmarcados en las perspectivas, se definen los procesos clave que reflejan la misión y estrategia de la organización y los indicadores del Balance Scorecard que facilitan el seguimiento estratégico basado en hechos. Una vez que se tienen los objetivos agrupados y alineados con las perspectivas y definidos los procesos clave e indicadores, el siguiente paso consiste en determinar qué acciones permitirán alcanzar las metas propuestas y que finalmente contribuirán a la creación de valor para los grupos de interés. Estas acciones se materializan en Planes de Acción y proyectos de mejora que permiten corregir las desviaciones detectadas en la consecución de los objetivos definidos. El mapa de procesos, el cuadro de mando integral (BSC) y su relación a través de los objetivos estratégicos agrupados en las distintas perspectivas, ayudan y facilitan dicho despliegue, permitiendo planificar, comunicar, ejecutar y controlar la estrategia, y enfocando y alineando los equipos directivos, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización. Complementos Gestión de la Calidad Observatorio (Situaciones y Tendencias) SVBook (Red de relacionados según intereses) Mapa Estratégico Programa Especial de Cuidado Interno (Cuidadores Google / Vita est maxima amet) Estrategias de Convivencia Adecuación de Reglamentos Diseño de planes estratégicos Una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas. En el plan estratégico se debe señalar: Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales. Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos. Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir. Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las estrategias. Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los resultados. Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategias. Herramientas y conocimiento de debes tener para mejorar tu propiedad horizontal. La planeación estratégica debe ser la herramienta de primera mano, pues, esta debe ser la hoja de ruta para alcanzar de manera precisa los objetivos estratégicos y específicos de la propiedad. Aprovechar las herramientas tecnológicas y disponer de instrumentos tales como una página web, una aplicación móvil, un canal digital, un sistema de facturación y pagos electrónicos, entre otros. Disponer de instructivos y programación de talleres periódicos en materia de formación y capacitación en temas relacionados con las diferentes temáticas de la propiedad horizontal para el administrador, los miembros del consejo y los residentes. Utilizar la señalética como una herramienta de pedagogía y formación en temas de convivencia, felicidad, cultura ciudadana, deportes, recreación, ecología y medio ambiente. Conocer los conceptos básicos de psicología organizacional y psicología social para mejorar su desempeño y construir convivencia, calidad de vida, bienestar y felicidad. Conocer y dominar el manejo del software de oficina como excel, word, powerpoint y saber cómo navegar en internet para publicar información. Conocer y aplicar los conceptos de desarrollo de contenido para aplicar mantener a la comunidad de la propiedad horizontal en sintonía con el trabajo de la administración. Llevar una base de datos de los residentes para enviar información, noticias y actualizaciones permanentes sobre los diferentes temas relacionados con la propiedad horizontal. Desarrollar un cronograma de actividades para lograr mayor visibilidad, compromiso, dedicación y mejores resultados en su gestión, ejecución de tareas, actividades y proyectos. Aplicar el concepto de relaciones públicas e institucionales para tener acercamientos, contacto y participación con las autoridades del territorio y del entorno inmediato. PROCESOS Mantenimiento PROCEDIMIENTOS Arreglo de tuberías de agua OBJETIVOS Reducción de agua METAS 20 m3 mensual INDICADORES Nro. de m3 mensuales ESTRATEGIAS POLITICAS VALORES · Sensibilización · Cerrar llaves · Puntualidad · Campañas · Lavar vehículos con baldes · Responsabilidad · Educación · Competitividad · Colocar empaques nuevos · Efectividad · Trabajo en equipo Vigilancia Ingreso de personas Brindar seguridad Requisar a todos los visitantes sin expcepcion Nro. de visitantes requisads · Filmar visitas · Registrar documento de identificacion · Honestidad · Aptitud de servicio · No dejar de registrar ningun visita · Amabilidad · Respeto · Trabajo en equipo Atención Al Cliente Recepción de quejas y reclamos Ofrecer un buen servicio Solucionar todas las quejas y reclamos · Implantar el uso del buzón de sugerencias · Buen léxico · Aptitud de servicio · Clasificar los tipos de clientes · Imagen corporativa · Empatía · Buen trato · Honestidad Tiempo mínimo en velocidad de respuesta · Respeto · Saber escuchar · Confidencialidad · Trabajo en equipo Contratación Selección de personal administrativo Reclutar personas competentes Todos los reclutados debes ser altamente competentes Nro. de personas competentes · Convocatorias · No familiares · Aptitud de servicio · Entrevistas · Ni Conyugues · Aptitud de liderazgo · Trabajo en equipo · Pruebas sicotécnicas · Efectividad Medio Ambiente Mercadeo, Promoción y Ventas Mantenimiento de zonas verdes Planeación, organización y ejecución de eventos Conservación de los recursos naturales y sus respectivos ecosistemas Integración social de toda la comunidad dentro de la PH Erradicar todas las enfermedades por contaminación ambiental · Clasificar basuras Nro. de canecas para la basura · Reciclar basuras · No quemar basuras · Sentido de pertenencia · Usar canecas de colores · Amor ecológico · Protección ambiental · Nro. de eventos socioculturales y deportivos · Nro. de clientes nuevos Amplio reconocimiento de la PH obtenidos dentro de su entorno geográfico y · Ferias · Campeonatos deportivos · Regalar publicidad promocional del PH · No consumo de alcohol para los menores edad · Respeto · Festejar el Cumpleaños de la PH · Tolerancia · Disciplina · Constancia · Aptitud de Servicio · Honestidad · Puntualidad Contabilidad y Finanzas Realizar el registro de ingresos, gastos, egresos, etc. Cumplir con las normativas legales contables colombianas para la PH Balance Contable General Mensual del Resultado de Perdidas y Ganancias Nro. de auditorias contables · Auditorías contables · No dejar de registrar ninguna · Coherencia cuenta · Confidencialidad · Efectividad · Trabajo en equipo
