docxTamaño: 101.9 kB - Empresa de Servicios Públicos ESP

República de Colombia
Departamento del Cesar
MUNICIPIO DE AGUACHICA
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE AGUACHICA E.S.P
INFORME EJECUTIVO NOVIEMBRE 12 de 2013 DE LA EMPRESA
DE SERVICIOS PUBLICOS DE AGUACHICA (E.S.P.A)

Subsistema de control estratégico
AVANCES
La oficina de control interno en asocio con el comité de control interno
continuadamente inspeccionan los procesos para el mejoramiento continuo del
sistema de control interno mecí, donde a los servidores responsables de los
procesos se les hace enfaci en el cumplimiento de las metas.
En el área comercial, durante el segundo trimestre del año 2013 se continuaron
implementado nuevas estrategias que han contribuido con una mejor organización
administrativa para fortalecer de una mejor forma la presentación de los datos los
datos estadísticos de los procesos que se ejecutan en el área comercial en lo que
tiene ver con la atención al usuario.
En el segundo semestre se viene desarrollando cambios sustanciales para
mejorar en el proceso de atención a los usuarios en sus peticiones quejas y
reclamos (P.Q.R) y con esto lograr una atención personalizada de los usuarios en
todos sus requerimientos de ley a que tienen derecho como usuarios de un
servicio público.
En el segundo semestre el área comercial aumento un funcionario para prestarle
una mejor atención al usuario y resolverle de una forma rápida sus inconvenientes
de facturación y además implemento la estrategia de tener una pareja de
operarios permanentes para la instalación de medidores y seguir así amentando
el proceso de la micromedición.
En el área comercial se desarrollo durante el segundo semestre la campaña
sensibilización a los usuarios para que estos visualicen sus respectivas
acometidas para lograr formalizarle la instalación de su medidor e ingresar a estos
usuarios en el proceso de micromedición.
Alfredo Vega Quintero Alcalde 2012-2015
E.S.P.A Carrera 14 No. 10 – 97 Teléfonos 565 0590 Telefax 565 1984 Aguachica-Cesar
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Se ampliaron las campañas de recuperación de cartera en el segundo trimestre
del año 2013 debido a la poca cooperación que muestran los usuarios con sus
deudas y el poco interés que tienen para solucionar el tema del pago de sus
compromisos con la entidad.
El área de recursos humanos continúo en el segundo trimestre de 2013 aplicando
el programa de bienestar social en capacitación, inducción y re inducción para
mejorar en la vinculación de nuevos funcionarios a la planta de personal.
El área de recursos humanos sigue desarrollando en segundo trimestre de 2013
los diferentes programas establecidos como son: programa de medicina
preventiva, higiene industrial, seguridad industrial, de protección personal,
señalización de las distintas áreas de la empresa, diseño de las rutas de
evacuación, seguimiento a los accidentes de trabajo y sus recomendaciones,
primeros auxilios, pausas activas, acciones de bienestar, salud promoción de
estilos de vida saludable. Actividad de control y vigilancia al control de actividades.
Se diseño y trabajo en la elaboración de las matrices de riesgos de cada una las
áreas de la empresa.
Se diseño formato de permiso laboral en la empresa para mejorar esta solicitud de
los empleados.
Se trabajo en la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las cuales dan
cumplimiento a las actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo estipuladas
en la resolución 1016 de 1989, y cabe anotar que la implementación de estas se
enfoca en la protección de los trabajadores de la empresa y el buen
funcionamiento de los equipos y maquinas que se utilizan para ejecutar labores,
como también el mejoramiento de la planta física de la E.S.P.A.
En el segundo semestre de 2013 se realizaron capacitaciones a los trabajadores
en varios temas como: derecho sexuales y reproductivos por medio de DASA,
sistema general de riesgo laborales de acuerdo a lo contenido en la ley 1562 del
2012 y el decreto ley 1295 del 1994 y demás disposiciones legales por medio de la
ARL Colpatria, se realizo capacitación sobre la toma de hipertensión arterial e
inmovilización a los de la brigada de emergencia y trabajadores hipertensos de la
ESPA.
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Se realizaron charlas y capacitaciones al personal las cuales se encuentran
enmarcadas en el programa anual de capacitación del área de recursos humanos.
La gerencia ha seguido impulsando los procesos de mejora en la empresa como
reorganización de las diferentes áreas que componen la empresa en lo que tiene
que con su espacio para desarrollar de una mejor forma sus funciones.
La profesional del área de trabajo social viene apoyando a la gerencia en las
distintas reuniones y campañas diseñadas para hacer presencia en las
comunidades y barrios de la ciudad en la parte de capacitaciones en aspectos
ambientales y comunitarios en las políticas de servicios de acueducto y
alcantarillado de la empresa de servicios publicos de aguachica E.S.P.
La administración ha continuo en el segundo semestre de 2013 vinculando el
personal requerido para optimizar y darle mayor celeridad en los procesos y
brindarles prontas soluciones a las necesidades de los usuarios en lo que tiene
que ver con la prestación del servicio en todo el municipio, logrando mantener
una buena imagen institucional y a si mismo cumplir con los objetivos misionales
e institucionales planteados por la gerencia.
En este segundo trimestre de 2013 la administración continúo con la ampliación
de cobertura en acueducto y alcantarillado en los sectores con esta necesidad y
también continúo con el cambio de las redes de alcantarillado y acueducto
obsoletas o en mal estado.
Se continúo en el segundo semestre de 2013 con la actualización de datos de los
usuarios y los archivos de la entidad para darle cumplimiento a la ley 594 que
habla sobre la organización documental en los archivos de las empresas
estatales.
En segundo semestre de 2013 se garantizo la compra de los insumos necesarios
para el proceso de potabilizacion del agua y que esta sea acta para que sea
comercializada para que sea consumida por los usuarios de la E.S.P.A.
En el segundo semestre de 2013 la oficina de trabajo social sigue desarrollando
las distintas políticas y estrategias diseñadas por la gerencia, para seguir
desplegando las actividades tendientes garantizar la participación ciudadana en
todos los procesos como son: campañas de ahorro y uso eficiente del agua y
además la preservación del medio ambiente en todas las áreas de
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influencia de nuestro municipio y también en las sensibilización de todos los
proyectos y planes desarrollados por la administración,
DIFICULTADES
Sigue haciendo falta en el segundo semestre de 2013 los recursos financieros que
sea convertido en el principal obstáculo, que la administración tiene para hacer las
inversiones que se requieren para encaminar y mejorar la prestación del servicio a
todos los usuarios de acueducto y alcantarillado de la Empresa de Servicios
Publicos de Aguachica.
Lograr que la planta de tratamiento tenga otras nuevas fuentes hídricas para que
puedan ser captadas en l la bocatoma y a si garantizar un mejor servicio.
Iniciar un plan de mejoramiento individual que brinde unas mejores condiciones
para evaluar el desempeño y el cumplimiento de las acciones de los funcionarios.
La adquisición de nuevos vehículos para suministrar el agua en los diferentes
sectores en
períodos de dificultad o escasez para la prestación del servicio
debido a que con los que cuenta la empresa son viejos y no brindan el rendimiento
adecuado para desarrollar esta labor.
Persiste el poco compromiso de los responsables de los procesos en desarrollar
estrategias para una mejora continua de las actividades que se llevan acabo en
las diferentes áreas.
Elaborar un plan estratégico donde se evidencie los indicadores a evaluar en cada
área para así mismo tomar los correctivos necesarios y facilitar la toma de
decisiones.
 Subsistema de Control de Gestión
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AVANCES
En el segundo trimestre de 2013 se siguen utilizando los recursos provenientes de
los subsidios en desarrollar los proyectos de inversión proyectados por la
administración como son ampliación y reposición de redes de alcantarillado y
acueducto.
En el segundo trimestre de 2013 se esta implementando el nuevo software
contable y financiero que se adquirió para ofrecer una información presupuestal
adecuada para facilitar la entrega de informes a los entes de control a tiempo y sin
errores facilitando la toma de decisiones.
La administración continúa en el segundo trimestre de 2013 solucionando las
necesidades de los usuarios en el área de facturación y cartera con las nuevas
pautas y esquemas determinados por la superintendencia de servicios públicos.
Se mejoro el proceso de reparcheo y rompimiento de pavimentos con la
adquisición de la cortadora, la compactadora y en esta vigencia se adquirió un
martillo para la ruptura del asfalto o pavimento y una planta eléctrica para el
funcionamiento de estas herramientas y desarrollar una mejor labor con mayor
eficacia.
Se logro en el segundo semestre mejorar el funcionamiento mecánico de los
vehículos debidos al contrato de mantenimiento y reparación de los mismos de
una manera rápida y garantizada, que permite cumplir con los compromisos de
distribución de agua y demás labores relacionadas con la actividad.
Se hizo la gestión con la empresa privada para el préstamo dos carrotanques de
20 mil litros cada uno para suministrar agua a las partes o barrios con algún
problema en el suministro de agua.
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Se llevaron acabo reuniones en el segundo trimestre de 2013 con la comunidad
para llegar a unos acuerdos negociados para la cancelación de su cartera vencida.
Se realizo en el segundo trimestre de 2013 con la parte operativa y comercial una
nueva estrategia para lograr la instalación de nuevos micro medidores para
conseguir aumentar el número de
micromedidores instalados en el primer
semestre de 2013 todo esto a través de campañas de instalación de medidores
en las viviendas.
En el área de archivo ha seguido trabajando en el segundo trimestre de 2013 en la
optimización y digitalización de la información de archivo para dar cumplimiento a
la reglamentación.
Se viene avanzando en el cumplimiento de las técnicas y programas para
implementar los procesos de control de documentos y registros en la entidad.
En el proceso de atención a las peticiones quejas y reclamos de los usuarios se
viene trabajando para garantizar la correcta administración de las peticiones,
quejas y reclamos con su atención oportuna.
La oficina de control interno está garantizando que la atención y solución total a
estos requerimientos de los usuarios sean de acuerdo a los términos de ley.
La oficina de control interno en segundo trimestre 2013 verifico que halla
garantías de los derechos que tienen los usuarios de los servicios públicos.
En el segundo trimestre de 2013 la gerencia con los planes de ampliación de la
cobertura de acueducto y alcantarillado, las cuales fueron solicitudes hechas por
los usuarios y también por una programación de la gerencia.
Se ha brindado apoyo a la comunidad a través de acuerdos con ellos mismos en
donde la comunidad aporta la mano de obra y la empresa aporta los materiales
para solucionar necesidades básicas de acueducto y alcantarillado.
Se continúa trabajando en la parte operativa en el segundo semestre de 2013 en
los arreglos de fugas y desperdicio de agua con una mayor rapidez debido a la
adquisición de nuevas herramientas y más recurso humano disponible para esta
labor las cuales fueron recibidas de la comunidad en este periodo de tiempo.
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Las áreas de comercial y operativa en asocio siguen desarrollando en el segundo
semestre de 2013 el proceso de instalación de micromedidores para cumplir las
metas propuestas por la administración.
Se ha mejoro el desempeño y la labor de el área operativa con la contratación de
nuevo personal que permite atender a la comunidad de una forma eficaz.
Con la participación de los practicantes del Sena y de las demás instituciones que
hacen presencia en la empresa se ha logrado en estas áreas un mejor
desempeño.
Se ha mejorado en los procesos exigidos por la súper intendencia de servicios
públicos con la creación de la página web.
Con el aporte de los correos institucionales se ha disminuido la utilización de papel
y en la empresa se continúo con la utilización de papel de reciclaje para las
comunicaciones o notificaciones internas, con esto ha logrado mejorar la
comunicación de los funcionarios con sus jefes de área y ha optimizado los
sistemas de información internos y externos.
DIFICULTADES
La falta de recurso humano y financiero suficiente y adecuado para desarrollar una
mejor gestión.
Articular políticas de acción frente a las dificultades, monitoreo continuo a las
actividades en las áreas de la organización.
Para implementar mecanismos y procedimientos efectivos para la recuperación de
cartera vía cobro coactivo.
Adquirir carrotanques para cubrir mejor el suministro agua en tiempos de crisis
.
 SUBSISTEMA DE EVALUACION
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AVANCES
En sus funciones de seguimiento y control la Oficina de Control Interno hace
seguimiento y control a los procesos institucionales y al Sistema de Control
Interno.
La entidad viene trabajando en el mejoramiento institucional en todas sus las
áreas donde se desarrollan acciones de mejora pertinentes para lograr una mejor
calidad y eficacia en la prestación de los servicios y encontrar la satisfacción de
los usuarios los cuales se encuentran enmarcados en la MISION Y VISION de la
empresa servicios públicos de Aguachica.
Se continúo en el segundo semestre de 2013 con el seguimiento a los
trabajadores en su sitio de trabajo para evaluar su desempeño y la eficacia en las
labores asignadas.
Se desarrollo el mapa de riesgos de la entidad en sus respectivas áreas para
tomar acciones continuas en la minimización del riesgo.
Se ha avanzado parcialmente en la medición del desempeño de los procesos a
través de indicadores establecidos por servidores responsables de algunos de
ellos.
Con el sistema de control interno se está logrando desarrollar seguimiento y
control a los distintos procesos llevados a cabo en las dependencias de la
empresa de servicios Públicos.
La oficina control interno continúa diseñando nuevas estrategias para mejorar de
los procesos y al mismo tiempo fomentar en la entidad la cultura del auto control
en todas sus dependencias en el año 2013.
LUÍS ALFONSO VARGAS CASTRO
Jefe de Control Interno. E.S.P.A.
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