PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS INICIO DEL PROYECTO 1. GYM.SGP.PG.03 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 1 de 2 OBJETIVO Iniciar de manera efectiva y oportuna los Proyectos adjudicados a GyM, luego del proceso de Gestión Presupuestal y el otorgamiento de la Buena Pro del Proyecto. Figura 01 – El Inicio del Proyecto marca el inicio de la vida del Proyecto. 2. DESARROLLO La organización es notificada de la obtención de la Buena Pro y la adjudicación del Proyecto a GyM por el Gerente Técnico y/o Gerente de Presupuestos, a través de un correo electrónico con la siguiente información: Figura 02 – Notificación de Otorgamiento del Proyecto. Estará dirigido a la lista de distribución de correo electrónico “Otorgamiento de Proyecto”, la cual incluye a las principales gerencias de la organización, las que incluyen a: 9 Gerente General. 9 Gerente de División. 9 Gerente Comercial. 9 Gerentes de Áreas de Soporte. El Gerente de la División a quien se le ha asignado el nuevo Proyecto será el responsable de que se cumplan todos los requisitos para el inicio del mismo, entre los que tenemos: 9 Designación de los integrantes del equipo básico de ejecución del Proyecto. Este equipo esta conformado por profesionales que cubren las áreas críticas indispensables para el inicio exitoso del Proyecto, como son: PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS INICIO DEL PROYECTO ▪ ▪ ▪ ▪ GYM.SGP.PG.03 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 2 de 2 Gerente / Residente de Proyecto. Jefe de Producción. Jefe de Oficina Técnica / Responsable de Planeamiento y Control. Administrador del Proyecto. 9 Emisión de la Carta de Inicio del Proyecto, para comunicar formalmente a la organización de GyM del inicio del nuevo Proyecto y sus responsables. Dicha carta será enviada por correo electrónico a la lista de distribución “GyM: Carta de Inicio”. El formato de la Carta de Inicio se adjunta al presente documento. 9 De manera general, la negociación del Contrato será asumida por el Gerente de Proyecto. En caso lo considere necesario, el Gerente de División podrá solicitar un equipo para la negociación del contrato, el cual puede estar integrado por: ▪ Gerente de División. ▪ Gerente Técnico. ▪ Gerente Comercial. ▪ Gerente del Proyecto. ▪ Asesor Legal. ▪ Algún otro especialista o profesional externo o de la organización de GyM. 9 Soporte al Gerente Técnico para el inicio del proceso de Transferencia. 9 Inicio de los procesos de Arranque y Coordinación con la Oficina Principal. 9 Tramitación de los requerimientos necesarios para el inicio del Proyecto, como son: ▪ Trámites de poderes de GyM para el Gerente del Proyecto y Administrador del Proyecto. ▪ Inicio de los trámites de fianzas y seguros. ▪ Definición y entrega de políticas. ▪ Incorporación del personal asignado al Proyecto. ▪ Etc. 2.1. Matriz de Responsabilidades GT 1. Notificar la adjudicación del Proyecto √ 2. Definir equipo del Proyecto √ 3. Lanzar Carta de Inicio √ 4. Definir necesidad de equipo de negociación del Contrato √ 5. Dar inicio a procedimientos de Transferencia y Arranque 6. Tramitar los requerimientos para dar el Inicio del Proyecto GT: Gerente Técnico GD: Gerente de División 3. GD REFERENCIAS Y ANEXOS 3.1. Documentos relacionados 9 GYM.SGP.PG.04 – Transferencia 9 GYM.SGP.PG.05 – Arranque y Coordinación con la Oficina Principal 3.2. Anexos 9 GYM.SGP.PG.03-F01 – Carta de Inicio √ √ √
