María, Yoana y Carla (1/17) María Alderete Yoana Diaz Carla Espinosa María, Yoana y Carla DESCRIPCIÓN DE LA IDEA (EVENTO) ........................................................................... 3 HISTORIA DE EXPOCALAMOCHA .........................................................................................................3 UBICACIÓN ...............................................................................................................................................3 PÚBLICO OBJETIVO ....................................................................................................... 5 PERFIL DEL EXPOSITOR Y PRODUCTOS A EXHIBIR .........................................................................5 CLIENTES, PROVEEDORES Y COMPETIDORES ..................................................................................5 LOS OBJETIVOS .............................................................................................................. 6 PLAN DE ACCIÓN: ........................................................................................................... 6 PROGRAMA ORIENTATIVO DE LA INAUGURACIÓN (PAM) ............................................................. 7 PROMOCIÓN ........................................................................................................................................ 9 Consejos a tener en cuenta para la inauguración:........................................................................... 10 PRESUPUESTO .............................................................................................................. 12 RECAUDACIÓN .................................................................................................................................. 12 GASTOS ................................................................................................................................................ 13 PLAN B .......................................................................................................................... 13 PUNTOS CRÍTICOS ................................................................................................................................. 13 MEDIDAS A TOMAR ............................................................................................................................... 14 POSEVENTO .................................................................................................................. 14 ANEXOS: ....................................................................................................................... 14 INVITACIÓN PARA LAS AUTORIDADES: ......................................................................................................... 15 INVITACION PARTICIPANTES Y ASISTENTES EN GENERAL ......................................................... 16 CARTA DE AGRADECIMIENTO ASISTENTES, PROVEEDORES, PATROCINADORES Y PRENSA. .................................................................................................................................................................. 17 (2/17) María, Yoana y Carla EXPOCALAMOCHA La feria tendrá lugar del 1 al 3 de Noviembre, la periodicidad de este certamen es anual. Se celebró por primera vez en 1982. Esta será su XXVIII Edición. Está incluido en el Calendario Oficial de Ferias de Aragón. Cuidad la presentación. No puede haber distintos tamaños de letra y tipos de letra. DESCRIPCIÓN DE LA IDEA (EVENTO) HISTORIA DE EXPOCALAMOCHA Copiado de http://feriadecalamocha.com/about.php y poco que ver con lo que se pide Tras su desaparición en la década de los sesenta de una feria ganadera de reconocido prestigio a nivel nacional y que databa del año 1866, en 1982 la Asociación Cultural y Recreativa Paña La Unión de Calamocha, tomó la iniciativa para conseguir su recuperación. Transcurrido un periodo de transición a lo largo del cual se trató de adaptar esta tradición a los nuevos tiempos, y habiendo conseguido su consolidación, el Ayuntamiento de la villa asumió su organización consiguiendo poco a poco que del ámbito comarcal en que renació esta feria, se pasase a atraer el interés de expositores y visitantes de toda la geografía nacional. A partir de estos momentos, el Ayuntamiento de Calamocha pasó a hacerse cargo de la organización de una feria general y convocó otras especializadas en sectores concretos. Una gran dificultad a superar fue el hecho de que no se contase con unas instalaciones que reuniesen unas condiciones acordes con los eventos que se venían celebrando. Con el fin de subsanar esta carencia, el 23 de septiembre de 1992 se comenzaron las obras de construcción del recinto ferial, teniendo lugar su inauguración oficial el 31 de octubre de 1996. Con ánimo de crear una entidad que contribuyese al desarrollo económico y social de la comarca, y también con el de ofrecer una ampliación y una mejora considerable en calidad de la oferta de los certámenes convocados, el 15 de abril de 1997 se firmó el acta de constitución de la Institución Ferial. En ese momento el Gobierno de Aragón, junto con el Ayuntamiento de Calamocha, pasaron a ser los propietarios de esta Institución. UBICACIÓN Copiado de la Wikipedia y poco que ver con lo que se pide Calamocha es una villa y un municipio de España, capital administrativa de la comarca del Jiloca, en el noroeste de la provincia de Teruel, en la comunidad (3/17) María, Yoana y Carla autónoma de Aragón, a 70 km de Teruel. El municipio tiene un área de 316,63 km², con una población de 4.628 habitantes (INE 2011) y una densidad de 14,61 hab/km². Su código postal es 44200. Calamocha se encuentra a orillas del río Jiloca, en el fondo del amplio valle que forma este río de la cuenca del Ebro, rodeada por las sierras del Sistema Ibérico en el que se encuentra. Está situada en el Corredor Cantábrico-Mediterráneo, uno de los principales ejes de transporte de España que comunica Valencia, Zaragoza y Bilbao, a medio camino entre las ciudades de Teruel y Zaragoza. Calamocha es la localidad más importante del tercio noroccidental provincial. Es cabeza del partido judicial de Calamocha, uno de los tres de la provincia. Su economía se basa principalmente en el sector servicios. Es el principal centro comercial y de servicios de la zona noroccidental de la provincia. Sin embargo, tiene asimismo un notable sector industrial, donde destaca la industria agroalimentaria y la industria de los materiales de construcción. Calamocha es uno de los principales polos productores del "Jamón de Teruel". (4/17) María, Yoana y Carla PÚBLICO OBJETIVO PERFIL DEL EXPOSITOR Y PRODUCTOS A EXHIBIR Alguno de los productos que podemos encontrar son: No entiendo qué tiene que ver la mayoría de esta relación con una feria agrícola y no se explica nada. Serían participantes en el evento que exponen sus productos (participantes activos) - Maquinaria de obras - Maquinaria agrícola y ganadera - Automóvil nuevo y de ocasión - Todo tipo de alimentación - Bisutería y complementos - Mobiliario y decoración - Informática - Electrodomésticos - Materiales de construcción - Todo tipo de productos relacionados con el comercio en general CLIENTES, PROVEEDORES Y COMPETIDORES En cuanto a competidores debemos analizar en profundidad a nuestra competencia para diferenciarnos y configurar nuestra propuesta de valor. ¿Hay alguien más organizando una feria en nuestro sector? ¿Qué tamaño tiene? ¿Cómo está posicionada? ¿En qué ciudad tiene lugar? ¿Cuándo se realiza? No entiendo a qué viene esto Hemos comparado nuestros datos con los de Mosqueruela. Tiene un tamaño de 558 habitantes. Pertenece a la comarca de Gúdar-Javalambre. La feria tiene lugar del 30 de agosto al 2 de septiembre, y suele tener una media de unos 687 invitados. En cuanto a nuestros clientes: ¿Clientes? Serían participantes en el evento que van a interactuar con los expositores (participantes de la feria) No entiendo la razón de que unos se citen aquí y otros arriba o debajo de este punto ● Pequeños agricultores y productores ● Conjunto de productores en Cooperativas ● Intermediarios distribuidores ● Transformers ● Mayoristas y Minoristas ● Supermercados y Grandes superficies El precio y la calidad o características del producto agroalimentario serán elementos importantes sobre el que se articulará la estrategia de marketing. Copiado, con lo anterior de AGROMARKETING Por lo que a los proveedores respecta: (5/17) María, Yoana y Carla - Maquinaria de obras - Maquinaria agrícola y ganadera - Automóvil nuevo y de ocasión - Todo tipo de alimentación - Bisutería y complementos - Mobiliario y decoración - Informática - Electrodomésticos - Materiales de construcción - Todo tipo de productos relacionados con el comercio en general ¿Antes expositores y ahora proveedores? No entiendo qué tienen que ver con una feria agrícola muchos de ellos y tampoco por que se da la lista dos veces. LOS OBJETIVOS Para la corporación local: Bien ● Dar a conocer el municipio ● Prestigiar el pueblo ● Incrementar el turismo para obtener beneficio en otros sectores como puede ser el hostelero. ● Mayor retorno de la inversión(ROI) Para los expositores de maquinaria agrícola: ● Afianzar las relaciones con sus clientes para mantener su continuidad. ● Encontrar nuevos clientes. ● Presentar novedades. ● Generar nuevos contactos. ● Herramienta de marketing especializada diseñada para acelerar la creación de relaciones y ventas al vincular vendedores y otras partes interesadas de industrias del mismo rubro. Para los potenciales compradores: ● Tener acceso a las novedades del mercado agrícola y a la maquinaria más utilizada en el sector. ● Aportar un valor añadido. PLAN DE ACCIÓN: Para realizar un acto de inauguración de negocio es necesaria una preparación que nos permita organizar un evento en el que salga todo bien. Cambias de tipo de letra Habrá que tener en cuenta: (6/17) María, Yoana y Carla Fecha y hora: lo primero que hay que tener en cuenta es el lugar, la fecha y la hora en la que se producirá el acto de inauguración. Es conveniente que el momento en que se realice la inauguración no coincida con otros actos importantes que puedan eclipsar nuestro evento, y que nuestros invitados puedan asistir sin problemas. No tieneis que dar apuntes si no aplicarlos. En nuestro caso el evento tendrá lugar en el recinto ferial ubicado en la C/Avda. de América, s/n; C.P: 44200 Calamocha (Teruel), del 1 al 3 de noviembre. ● Invitados: tendremos en cuenta también que si vamos a realizar un acto privado y exclusivo, será necesario realizar una lista de invitados. En caso de que queramos darnos a conocer al máximo número de personas, haremos un evento de lista abierta al que puede acceder todo el mundo. Aun así, es conveniente calcular el número de personas que pueden llegar a acudir para no sufrir imprevistos en la organización. Lo mismo Nosotros vamos a invitar a Manuel Rando, alcalde de Calamocha, a nuestros proveedores y nuestros clientes habituales y al público en general. ● ● Programación: aunque dependiendo del evento no es necesario que exista gran protocolo, sí que es necesario establecer una guía de cómo empezará el evento, los diferentes actos que se producirán, si habrán intervenciones de los dueños o invitados, para que parezca que exista una organización previa y no se improvisan las cosas. Si vamos a hacer algún discurso podemos consultar las mejores frases para la inauguración de un negocio y triunfar en nuestra intervención. PROGRAMA ORIENTATIVO DE LA INAUGURACIÓN (PAM) ● Duración estimada de la inauguración: 90 minutos. ● Inicio del acto de inauguración: A las 11:30 horas. ● A las 11:30 horas nosotros, como organizadores del evento, haremos una breve intervención. ● A las 12:00 horas se servirá un refrigerio y algunos canapés. ● A las 12:30 horas el alcalde de Calamocha, Manuel Rando, un discurso hablando de la XXVIII Edición de la feria. ● A las 12:40 horas se dará inicio a la venta de papeletas para una rifa solidaria que tendrá como premio un jamón, finalizará en el acto de clausura el día 3 de noviembre. ● Sobre las 12:55 horas se despedirá a los invitados, entregándoles unos cupones con el 15% de descuento y unos cheques con el importe de 30€ para gastar en nuestra feria. Otro cambio de tipo de letra. Un cambio de redacción nada estético para la visualización del documento. ● Decoración: Es posible que queramos ambientar la inauguración con un aspecto festivo. Podemos realizar una decoración que resalte las características de nuestro negocio, las ofertas y productos que posee, o incluso de forma temática si lo creemos conveniente. (7/17) María, Yoana y Carla En nuestro caso hemos decidido contratar a una empresa especializada en decoración para ocuparse de esta tarea. La empresa es http://www.mapss.es/carpas-stands/ Ofertas: las inauguraciones de los negocios siempre suelen incluir grandes descuentos y ofertas durante ese día y los próximos para conseguir los primeros clientes y dar a conocer nuestros productos y servicios. Si ofrecemos un precio barato conseguiremos ventas, y si lo hacemos bien repetirán. En nuestro caso, a todos los asistentes se les repartirá cupones con el 15% de descuento durante el día de la inauguración y cheques con 30€ de regalo para que lo puedan gastar en nuestra tienda con una validez de los cheques de tres meses. No entiendo. Habrá expositores que quieran vender sus productos a sus clientes y ellos fijara el precio. ● Fotógrafo: es imprescindible dejar constancia con algunas imágenes lo que ha sido la fiesta de tu inauguración del negocio. Podemos contratar un fotógrafo profesional si es un evento de alto standing. Pero si no es el caso, podemos realizar nosotros mismos fotografías o ayuda de alguien cercano para que registrar los mejores momentos que vivieron los invitados y poder subirlas a las redes sociales. ¿Cuánto cuesta la contratación del fotógrafo? Nosotros hemos decidido hacer un photocall con un fotógrafo para que nuestros invitados se hagan fotos en él. Después el fotógrafo hará fotos durante el acto. ● ¿Quiénes son las empresas que figuran en el photocall? No lo habéis citado PHOTOCALL Deduzco que la feria se llama EXPOCALAMOCHA ● Demostraciones activas: Se harán diferentes demostraciones en los stands en función del sector al que se dedique la empresa, por ejemplo la empresa John Deere hará una demostración de tractores exponiendo en el centro de la feria uno de sus ejemplares. Debemos saber ya quiénes son los que hacen esa demostración activa y habilitar d (8/17) María, Yoana y Carla ● Acto de clausura: Para informar a los asistentes del fin de la feria tendrá lugar un discurso protagonizado por la empresa organizadora del evento (nosotras). Además se procederá a la entrega del jamón de la rifa solidaria para colaborar con la asociación de emprendedores en este sector. PROMOCIÓN Como promoción del evento hemos creado los siguientes carteles que se distribuirán por el pueblo y diferentes zonas tanto de la provincia como del resto del territorio nacional. Además hemos creado un perfil en las redes sociales, para dar a conocer el evento y las diferentes actividades que tendrán lugar del 1 al 3 de noviembre (ya ha finalizado y el cartel es el mismo de la feria ya celebrada. Recordad que se os pedía que fueseis vosotras las que aportaseis la creatividad a la feria). Una vez finalizada la feria expondremos las fotos tomadas. ● Presupuesto de la inauguración: es fundamental definir un presupuesto destinado a la organización del evento. Hay que pensar que hacemos una inversión en promoción con el objetivo de que nos reporte beneficios posteriormente. No debemos realizar grandes gastos que no vayan a aportar nada a nuestro negocio. Según el briefing, la inversión la hace el ayuntamiento y vosotras prestáis un servicio. Además, debéis presupuestar todos los actos. Otra cosa es que el acto de la inauguración sea algo más delicado. (9/17) María, Yoana y Carla Consejos a tener en cuenta para la inauguración: ● ● ● ● Muy bien seguir esos consejos pero esos son las acciones que tendríais que haber planificar Invitar a clientes potenciales. También puede ser interesante invitar a proveedores o vecinos para establecer buenas relaciones con ellos. Intentar hablar con los invitados: Intentar agradecer a todos los invitados su asistencia, en la medida de lo posible. Hacerles saber que para ti es importante su asistencia, ya sean clientes, familia o posibles prescriptores que puedan hablar bien de tu negocio. Invitar a medios de comunicación: invitar a los medios de comunicación puede ser una muy buena idea. Aunque tu negocio no se encuentre en una gran ciudad, es posibles que existen pequeños medios de comunicación locales que pueden llegar a echarte a una mano si aceptan ir y hablan de la apertura de tu nueva empresa. No dejar nada a la improvisación: Los actos de inauguración pueden ser un éxito si sale todo bien. Sin embargo, si empiezan a ocurrir imprevistos que no podemos solucionar, podemos ser contraproducentes y crear sentimiento contrarios en los invitados. . Cuidad la presentación HOJA DE INSCRIPCIÓN (10/17) María, Yoana y Carla (11/17) María, Yoana y Carla ACCESOS La elección del espacio es una de las primeras tareas que vamos a realizar, ya que condiciona el resto de los medios que vamos emplear. Hemos elegido un espacio abierto ya que otros años lo hemos hecho en el mismo lugar y ha dado buenos resultados. A continuación vamos a explicar su ubicación: El recinto ferial de Calamocha se encuentra situado al lado del Palacio de Vicente de Espejo, en la localidad de Calamocha, Teruel. Uno de los motivos por los que hemos decidido celebrar la feria allí es reducir todo lo posible los desplazamientos de los participantes puesto que la mayoría son empresas de Aragón. Accesibilidad: hemos facilitado transporte gratuito tanto para los asistentes que vengan desde los hoteles “Lázaro” y “Fidalgo” como para los que procedan del pueblo. Además tiene fácil acceso para aquellas personas que deseen acceder con vehículo propio. Aparcamiento: Cerca (200 m) hay un terreno que hemos habilitado como parking (gratuito) para los asistentes esos días. Requisitos técnicos: Contamos con infraestructuras adaptadas para la accesibilidad de carritos de bebé y de personas con movilidad reducida, de acuerdo con la normativa vigente. PRESUPUESTO Tras realizar la hoja de inscripción a los expositores, hemos obtenido la siguiente información: RECAUDACIÓN Hemos recaudado 6000€ de los patrocinadores. En total hemos conseguido el patrocinio de 6 empresas. Ecodiva nos ha proporcionado 500€, Visión Creativa 1000€, Agroganor 2000€, Discrete idea 300, Zoomfinity 700 y Bipolar1500€. Bien pero lo que os pedía era (12/17) María, Yoana y Carla que hicieseis una carta solicitando el patrocinio, otra de agradecimiento y luego enviar los resultados del postevento. De las subvenciones de la Diputación Provincial y de la Junta de Aragón se esperan 12.000 €. Muy bien pero hubiese estado mejor que hubieseis hecho un documento de solicitud de la subvención. https://www.aragon.es/-/ayudas-para-el-fomento-de-la-actividad-ferial.-planestrategico-de-subvenciones-2016-2019-1#anchor2 Cada expositor pagará una suma de dinero por su stand. Contamos con 30 stands con diferentes tamaños. Tenemos 20 stands pequeños y 10 grandes. En total hemos recaudado una suma de 64.000€. 20 stands grandes (800 m2) 2.234,4 * 20= 44.688 € TOTAL STANDS: 64.000€ 10 stands pequeños (500m2) 1.931,2 * 10= 19.312 € TOTAL INGRESOS: 64.000 + 6.000 + 12.000= 82.000 Bien GASTOS Empresa de limpieza “Limpiezas Querol”: 15 euros/hora/persona 15€ *4 empleados * 8h * 3 días = 1440€ Empresa seguridad ”Fagonsa Seguridad”: 34 empleados (1 por stand y 4 para los accesos) = 53.000€ “El Milagro Catering”: 3.000€/día * 3días= 9.000€ Empresa transporte “Arceredillo”: 62,5€/autobús/hora/día 62,5€ * 2 autobuses * 4h * 3días=1500€ Algún documento de solicitud de presupuesto TOTAL GASTOS : 64.940€ REMANENTE: 82.000-64.940=17.060€ PLAN B PUNTOS CRÍTICOS 1.-Las condiciones climatológicas no sean las esperadas (lluvia, tormenta, nieve, frío) 2.- La Co-Directora no pueda acudir. 3.- Si la Co-Directora llega tarde. 4.- Se pierden las papeletas de la rifa. 5.- Problemas técnicos con pantallas, proyectores, micrófonos, etc. (13/17) María, Yoana y Carla MEDIDAS A TOMAR 1.- Colocar un calefactor en cada stand. Repartir paraguas e impermeables con el logo de la empresa (merchandising). 2.- Si la Co-Directora no puede acudir por algún imprevisto, será el Director de la empresa el que realizará el breve discurso. 3.-.Si la Co-Directora llega tarde, se servirá a los invitados un refrigerio para hacer tiempo en lo que esta llega. 4.- Se comprobará con antelación que todas las papeletas están en buen estado, de no ser así, tendremos preparado un PDF con una copia. 5.- Tener un equipo de repuesto y algún especialista en la materia. Bien POSEVENTO Analizar y comunicar los resultados y logros obtenidos permite facilitar una información de gran importancia para la organización de futuros eventos. La finalización del evento es el momento de evaluar todas las actividades realizadas. Debemos analizar qué ha funcionado correctamente y cuáles han sido los puntos débiles, de modo que se puedan proponer mejoras para el futuro. Podemos realizar encuestas y otras herramientas que ayuden a una mejor organización de futuros eventos. Una vez obtenida toda la información sobre el desarrollo y los resultados, debemos realizar un análisis y documentar las conclusiones en un resumen final. Los posibles destinatarios del envío del informe final, junto con una carta de agradecimiento son: Asistentes al evento Patrocinadores Proveedores Prensa Hemos decidido que una vez finalizada la feria el 3 de noviembre realizaremos una encuesta a los asistentes, patrocinadores, proveedores, azafatas, prensa, etc. Para evaluar el resultado y el grado de satisfacción, la repercusión mediática y la rentabilidad obtenida. Una vez analizados los resultados realizaremos un informe final con una memoria para tenerlo en cuenta en futuros eventos y que nos sirva como guía y de ayuda. Junto con este informe redactaremos una carta de agradecimiento que después remitiremos a todo el público y organizadores 15 días después, el día lunes 18 de noviembre. Mezcláis apuntes con lo que se os pide y lo que debéis mezclar son documentos elaborador por vosotras para conseguir esa información. ANEXOS: (14/17) María, Yoana y Carla Invitación para las autoridades: «Fecha» María Alderete Co-Directora General «Nombre» «Apellidos» Yoacarmar «Dirección» 44200 Teruel «Código Postal» «Ciudad» Teruel «Provincia» CARTA DE INVITACIÓN Estimad«oa» señor«oa»: Es para Yoacarmar, (sobra la coma) muy grato extender a ustedes el día de hoy esta invitación para visitar nuestra feria y productos los próximos días de 1 al 3 de noviembre del año 2019 a las 10:30 horas en el Recinto Ferial de Calamocha, Teruel. Le extendemos esta invitación para así enseñarle nuestros productos y nuestra forma de trabajar, ya que usted está interesado en la distribución de maquinaria agrícola. La visita la haría personalmente la Co-Directora General de la compañía, María Alderete, junto con algún directivo más (Yoana Díaz y Carla Espinosa). Esperamos poder contar con su presencia, sería para nosotros un gran placer que visitara nuestra exposición. Les rogamos confirmen su asistencia. Muy atentamente, Fdo.: María Alderete Co-Directora General (15/17) María, Yoana y Carla INVITACION PARTICIPANTES Y ASISTENTES EN GENERAL Bien (16/17) María, Yoana y Carla CARTA DE AGRADECIMIENTO ASISTENTES, PROVEEDORES, PATROCINADORES Y PRENSA. «Nombre» «Apellidos» «Código Portal» «Ciudad» «Provincia» «Fecha» CARTA DE AGRADECIMIENTO Estimad«oa» señor«oa»: El principal objetivo de la presente carta es agradecerle su participación en la XXVIII Edición de nuestra feria que tuvieron lugar los días 1, 2 y 3 de Noviembre en Calamocha, de la cual no podríamos estar más satisfechos, puesto que fue todo un éxito. Ha sido una experiencia muy enriquecedora en la que expocalamocha se ha internacionalizado mucho más de lo previsto. Estas jornadas han superado todas nuestras expectativas, que no eran pocas, por lo que estaríamos encantados de que contara con nuestra compañía para futuras jornadas. Reciba un cordial saludo Fdo.: María Alderete Co-directora General Bien (17/17)
