MANUAL PARA EL MANEJO DE EVIDENCIAS DE AUTOEVALUACIÓN EN ALFRESCO AUTOEVALUACION PERIÓDICA DE PROGRAMAS AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL DIRECCIÓN DE ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL VICERRECTORÍA GENERAL ACADÉMICA – VGAC UNIMINUTO 2017 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 3 2. GENERALIDADES ......................................................................................................................... 3 3. DESARROLLO ............................................................................................................................... 4 3.1 RESPONSABLES ......................................................................................................................... 4 3.2 EVIDENCIAS ............................................................................................................................... 5 3.2.1 Estructura de las carpetas de evidencias en ALFRESCO ................................................... 5 3.2.2 Codificación de las evidencias ........................................................................................... 5 3.2.3 Almacenamiento de fotografías ....................................................................................... 6 3.2.4 Evidencias que se encuentran en la web .......................................................................... 7 3.2.5 Índice de evidencias .......................................................................................................... 9 MANUAL PARA EL MANEJO DE EVIDENCIAS DE AUTOEVALUACIÓN EN ALFRESCO 1. OBJETIVO Establecer los parámetros para nombrar y almacenar las evidencias recolectadas durante el proceso de la autoevaluación institucional y de programas. 2. GENERALIDADES Con el fin de facilitar el almacenamiento de las evidencias que soportan la autoevaluación periódica de programas que se realiza anualmente y la autoevaluación institucional que se lleva a cabo cada 2 años, la Dirección de Acreditación Institucional y la Gerencia de Servicios Tecnológicos, tomaron la decisión de utilizar la plataforma ALFRESCO como repositorio institucional de la autoevaluación del año 2017. Es indispensable contar con el compromiso y gestión de los directamente responsables del manejo de estas evidencias, en la adecuada codificación y cumplimiento de los requerimientos que se enuncian en el presente documento, ya que esto asegurará no solo la integridad de la información y un almacenamiento adecuado, sino que facilitará la consulta de dichas evidencias en el momento en que se requiera. Nota: Este manejo será solamente para las evidencias de la autoevaluación del año 2017, la consulta de evidencias de la autoevaluación de 2016 se hará directamente en el sitio de ALFRESCO que cada rectoría, vicerrectoría, unidad académica, centro regional y programa tiene asignado. La persona que desee consultar la autoevaluación de 2016 debe contar con el permiso para el acceso. 3. DESARROLLO 3.1 RESPONSABLES Para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que se especifican en este documento, se establecen los siguientes responsables y sus funciones: Equipo técnico de autoevaluación Debe garantizar la calidad de las evidencias, teniendo en cuenta que: - - - - No se almacenen en el repositorio de ALFRESCO documentos institucionales que se encuentren en otros repositorios de la institución o en la web (ISOLUCION o página web institucional), con el fin de evitar duplicidad de la información. Se asegure que la evidencia responde al soporte (documental, estadístico, indicador o apreciación) que se está evaluando. Seguir las indicaciones descritas en el numeral 3.2.4 en el manejo de páginas web y videos. Se nombren los archivos siguiendo la codificación establecida para tal fin (ver numeral 3.2.2). Se guarden los documentos de Word en PDF antes de subirlos al repositorio, con el fin que su peso disminuya, excepto los archivos que contienen los links a páginas web, debido a que al pasarlos a PDF se corre el riesgo que el link no funcione. Se coloquen las fotografías que sirvan de evidencia en un documento word colocando un párrafo explicativo en cada foto y guardándolo en PDF (ver numeral 3.2.3) Se garantice el cargue de las evidencias en la gestión diaria del programa. Coordinador de Calidad - Hacer acompañamiento al equipo técnico de autoevaluación, verificando el cumplimiento de los parámetros establecidos para el cargue de evidencias. Mantener comunicación con la Dirección de Acreditación Institucional en cuando se presenten dudas o inconvenientes en el manejo de las evidencias. 3.2 EVIDENCIAS Una evidencia* se considera pertinente y suficiente cuando cumple las siguientes características: 1- Relevante: Cuando ayuda a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos del entregable, o soporte de autoevaluación. 2- Auténtica: Cuando es verdadera en todas sus características. 3- Verificable: Cuando se llega a la misma conclusión a pesar de haberlas revisado por separado. 4- Neutral: Es decir, que esté libre de prejuicios, que no haya sido diseñada para apoyar intereses especiales. * Recuperado de: http://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/772-la-evidenciade-auditoria 3.2.1 Estructura de las carpetas de evidencias en ALFRESCO Para la autoevaluación 2017, encontrará que, a diferencia de la autoevaluación de 2016, la carpeta de evidencias está por fuera del aplicativo, así: En la carpeta denominada “Evid” se encuentra el archivo Excel denominado “0000 INDICE DE EVIDENCIAS” cuyo diligenciamiento se explicará en el apartado 3.2.5. La codificación 0000 se presenta con el fin que este archivo quede siempre en primer lugar y enseguida se ubiquen en su orden los archivos de evidencias a medida que se vayan guardando con su respectiva codificación. 3.2.2 Codificación de las evidencias Con el fin de organizar y facilitar el cargue y posterior consulta de las evidencias y teniendo en cuenta que son de diversa índole, se presenta la siguiente codificación de acuerdo a su tipología (ver Tabla 1): Tabla 1. Codificación de acuerdo a la tipología de la evidencia No. 1 2 3 4 Tipo de evidencia Actas (de reunión / creación / homologación / inicio de proyectos / liquidación) Registros (de asistencia / actividades de bienestar / atención a graduados / entrevista / eventos significativos / invitados externos) Estudio Código tipo ACT REG EST 6 Informes / Análisis / Reportes Lineamientos (Mecanismos / estrategias / directrices) Proyectos 7 Planes 8 Estructuras ESTR 9 Procedimientos / Programas / Programación PRO 10 Recursos REC 11 Estímulos / Reconocimientos EST 12 Listado LIST 13 Convenio Link ( videos /página web / sistema de información) 5 14 INF LIN PROY PLA CONV LINK La codificación quedará así: Consecutivo – Código Tipo 3.2.3 Almacenamiento de fotografías 1- Las fotografías deberán ser seleccionadas previamente con el fin de almacenar las más relevantes y que permitan evidenciar realmente lo que el soporte de autoevaluación solicita. 2- Una vez se tengan las más relevantes y máximo 10 fotos, se colocarán en orden en un documento Word a manera de informe, siguiendo el siguiente procedimiento con el fin de garantizar que las fotos pesen mucho menos de su peso inicial: a. Copiar y pegar la imagen en el documento Word. b. Señalar la imagen y remitirse al ítem “Formato” en la barra de herramientas. c. Dar clic en “Comprimir imágenes” en el lado superior izquierdo de la pantalla. d. Dar clic en “Aplicar solo a las imágenes seleccionadas” y luego en “Opciones” X e. Seleccionar “Correo electrónico: minimiza el tamaño de los documentos” y luego dar clic en “Aceptar”. f. Colocar el título al documento y una descripción por cada foto. g. Guardar el documento de acuerdo a la codificación (ver Tabla 1). h. Pasar el documento a PDF y cargarlo en la carpeta de evidencias “Evid”. Nota: No se guardarán fotos individuales en el repositorio. 3.2.4 Evidencias que se encuentran en la web Para todo tipo de evidencias que se encuentren en páginas web, el procedimiento será el siguiente: a. Los videos hacen parte de este tipo de evidencias y deben estar subidos en la web, ya que no se podrán subir videos al repositorio de ALFRESCO. En el caso que no se encuentren en la web, se procederá de la siguiente forma: - Asegúrese que el video dé respuesta a lo solicitado en la autoevaluación (p.ej. actividades de bienestar y pastoral, actividades de proyección social, trabajos o prácticas de los estudiantes, prácticas pedagógicas de los profesores, entrevistas, eventos importantes, entre otros). - Edite el video y trate en lo posible que sea corto, con una duración máxima de 5 minutos. - Póngase en contacto con el área de comunicaciones en su sede con el fin de realizar el proceso de cargue del video en el canal institucional de youtube de acuerdo a los procedimientos establecidos. b- Identifique la página o el video en la web que quiera mencionar como evidencia. c- Remítase a la página web y copie el link en un documento Word. d- Colóquele un título, pegue el link y coloque la fuente (p. ej. Canal institucional en www.youtube.com o página web de UNIMINUTO www.uniminuto.edu), así: CONVENIO CON LA UNAB http://www.uniminuto.edu/web/fchs//se-formaliza-convenio-con-launiversidad-autonoma-de-bucaramanga Página web de UNIMINUTO. e- Guarde el archivo codificándolo según lo indicado en el apartado 3.2.2. Nota: En este caso no guarde el archivo en PDF ya que se corre el riesgo que el vínculo no funcione. * No se guardarán videos en el repositorio. 3.2.5 Índice de evidencias Es un documento en Excel codificado como “0000 INDICE DE EVIDENCIAS” que se encuentra en la carpeta de evidencias, en el cual se relacionan y describen los archivos almacenados. Es de fácil diligenciamiento, los archivos se guardan más organizados facilitando su búsqueda dentro del aplicativo, así mismo, es fácil de manejar cuando se quiera hacer mención de alguna evidencia a lo largo del informe de autoevaluación. Para el diligenciamiento de este índice, se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones: 1- Columna 1 “CONSECUTIVO”, no se diligencia, este consecutivo es único y ya está predeterminado en la plantilla. 2- Columna 2 “TIPO DE EVIDENCIA”, seleccione el tipo de evidencia de la lista desplegable. 3- Columna 3 “NOMBRE DEL ARCHIVO”, no se diligencia, ya está predeterminado en la plantilla (éste es el código con el cual se guardará el archivo). 4- Columna 4 “DESCRIPCIÓN”, escriba una descripción breve del contenido del archivo. 5- Columna 5 “SOPORTE AL QUE DA RESPUESTA” coloque el código (s) del soporte al cual corresponde la evidencia. Tenga en cuenta que una evidencia puede dar respuesta a varios soportes de la autoevaluación. Se recomienda diligenciar el índice de evidencias al tiempo que se guarda el archivo con el código que le corresponda según el consecutivo. El índice de evidencias diligenciado quedaría de la siguiente forma: CONSECUTIVO TIPO EVIDENCIA NOMBRE DEL ARCHIVO DESCRIPCIÓN SOPORTE AL QUE DA RESPUESTA 001 ACT 001-ACT Acta del Comité Curricular del 21 de marzo de 2017, en el cual se establecieron los cambios al currículo en el tema de graduados” 1.1.b.1 4.16.h.1 002 EST 002-EST “Estudio del impacto del programa en el medio año 2015” 4.23.c.1 003 LINK 003-LINK Reconocimiento otorgado a la sede por su labor social año 2016 4.23.f.1 004 En la carpeta de evidencias los archivos se verían de la siguiente forma:
