DIRECCIÓN TÉCNICA FINANCIERA ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS ANTECEDENTES El conjunto de propiedades, bienes materiales que son de pertenencia de la Bolsa de Valores de Quito deberán ser administrados, custodiados y controlados celosamente con la finalidad de optimizar los recursos y preservar los bienes. Por esta razón es necesario contar con un manual que dicte las políticas y procedimientos a seguir para la administración de los activos fijos. El área encargada de la administración, control y mantenimiento de los activos fijos es el departamento de contabilidad. La estructura de este procedimiento se encuentra dado por parámetros generales, novedades y transacciones, elementos que permiten registrar los activos, generar la depreciación y los ajustes por depreciación, por bajas o mejoras. DISPOSICIONES GENERALES 1. Codificar a los activos fijos pertenecientes a la BVQ, con la finalidad de obtener información sistemática de los mismos. Abrir una ficha en la conste las características de cada uno de los activos, realizando la debida clasificación. La información de cada uno de los activos deberá ser tanto física como computarizada para cuyo caso se registrará en el sistema de Insof, en el modulo de Activos Fijos. 2. El departamento de contabilidad deberá realizar un control por muestreo, al menos, una vez por mes, y deberá levantar un acta (formato A). 3. Los activos pertenecientes a cada funcionario deberán estar registrados en un acta (formato B). 4. En caso de que un activo cambie su ubicación deberá estar registrado en un acta (formato C) con todas las indicaciones de su cambio. 5. Se realizará un levantamiento o inventario físico de todos los activos por lo menos dos veces al año. 6. Una vez realizada el inventario de los activos fijos se procederá a marcarlos con un código de identificación, con la finalidad de localizarlos oportunamente. 1 DIRECCIÓN TÉCNICA FINANCIERA ADMINISTRATIVA 7. Control Interno realizará auditorias al proceso de control de los activos en forma esporádica, es decir sin previo aviso, con la finalidad de verificar las condiciones y características de los activos, demostrando la información real, cualquier discrepancia se investigará y se realizará las acciones correctivas correspondientes. PARÁMETROS A CONSIDERAR 1. 2. 3. 4. 5. 6. Catálogo de Activos Fijos Responsable del activo a) Área b) Piso c) responsable Traslado o movimiento del activo Impresión de etiquetas de código del activo Levantamiento de inventarios por departamento Envío de información al usuario PROCEDIMIENTOS Una vez realizada la compra del activo fijo, el departamento de contabilidad, encargado de la administración de activos fijos realizará el siguiente procedimiento: Clasificación según la clase del activo: 1. Bienes Inmuebles Terrenos Edificio 1.1.01 1.1.02 2. Bienes muebles Bienes Muebles Quito Equipos de Computación Equipos de Oficina Muebles de Oficina Enseres de Oficina Obras de Arte Vehículos 2.1.3.01 2.1.4.01 2.1.5.01 2.1.6.01 2.1.8.01 2.1.9.01 Bienes Muebles Guayaquil Equipos de Computación Equipos de Oficina Muebles de Oficina Enseres de Oficina Obras de Arte Vehículos 2.2.3.01 2.2.4.01 2.2.5.01 2.2.6.01 2.2.8.01 2.2.9.01 Bienes Muebles Casas de Valores Equipos de Computación Equipos de Oficina Muebles de Oficina Enseres de Oficina Obras de Arte Vehículos 2.3.3.01 2.3.4.01 2.3.5.01 2.3.6.01 2.3.8.01 2.3.9.01 2 DIRECCIÓN TÉCNICA FINANCIERA ADMINISTRATIVA 1. La codificación para la identificación de los activos fijos se regirá a la siguiente norma: a) Primer número.- Corresponde a la ubicación del activo de acuerdo al piso del edificio. b) El segundo número.- Corresponde al número de la extensión telefónica interna del responsable del activo. c) El tercer número.- Corresponde a los dígitos contable de acuerdo al tipo de activo. d) El cuarto número.- Corresponde a la ubicación del activo sea dentro o fuera de las oficinas de Quito. e) El quinto número.- Corresponde al número serial que le corresponda al activo en orden de la cantidad existente. 2. Notificación al departamento de contabilidad sobre cambios de ubicación del activo, el mismo que deberá ser notificado mediante una acta, en la que constará: firma del usuario, del jefe de área y del Director administrativo financiero. El mismo procedimiento se realizará cuando algún activo sea trasladado a Casas de Valores o a la oficina de Guayaquil. En el caso de que un activo tenga que moverse por mantenimiento o reparación, se lo hará con una acta, en la que conste la firma del usuario y del Director administrativo financiero. 3. El inventario de los activos fijos se lo realizará dos veces al año en forma general. En caso de realizar inventarios por separación del responsable del activo de la empresa, se lo realizará en el momento que amerite. 4. Todas estos procesos tendrán individuales de los activos. que estar identificados en la fichas DE LA AUDITORIA DEL PROCESO 1. Control Interno realizará auditorias al proceso de control de los activos en forma esporádica, es decir sin previo aviso, por lo menos dos veces al semestre. 2. La auditoria del control de activos comprenderá los siguiente: Revisión del proceso en el sistema, verificación al muestreo de activos, verificación de reportes utilizados para este proceso, etc. 3. Realizar una acta de la auditoria, la misma que se lo hará por triplicado y deberá contener la firma del responsable del proceso de control de activos y de Control Interno. Se entregará una copia para el Contador General, la segunda para Control Interno y la tercera para la Dirección Financiera Administrativa. 3
