Medellín, Abril 2 de 2013. Señor: Mater López Hotel Almar

Medellín, Abril 2 de 2013.
Señor:
Mater López
Hotel Almar Capurganá
Medellín – Colombia.
Asunto: Cotización Central PBX y Call Center IP
Cordial Saludo
IP PBX Central telefónica SIC
Con nuestro sistema PBX IP SIC convierte sus teléfonos, computadoras, a la red pública
telefónica (PSTN), su red privada de datos e Internet, en una plataforma completamente
integrada logrando converger sus datos, las comunicaciones de voz y las conferencias en
una misma red, lo que puede significar considerables ahorros para su empresa sobre los
sistemas PBX's tradicionales permitiéndole implementar comunicaciones al menor costo y
con mejor tecnología.
Disfrute de la comodidad de una recepcionista sin tener que contratar una. El grabar
saludos, y extensiones y números de marcación rápida a su ruta hacen del servicio una
forma rápida y sencilla de comunicarse. Las extensiones, personas y departamentos
pueden estar situadas en cualquier lugar del mundo.
Con esta valiosa herramienta en su Empresa podrá obtener un sin número de beneficios e
inmediatamente se reflejará en sus facturas mensuales una disminución de los costos en
telecomunicaciones. “Este es el tipo de servicios que necesitas”.
¿Qué es SIC?
Es un software, que corre bajo servidor Linux. Con este sistema integrado de comunicación
te ofrecemos la posibilidad de interconectar la red de telefonía sobre IP con la telefonía
clásica, así no tendrá que hacer grandes inversiones en infraestructura para contar con la
última tecnología en comunicaciones que le permita además reducir significativamente sus
costos.
¿Qué teléfonos necesito?
Puede conectar varios tipos de teléfonos: Análogos convencionales, IP o virtuales.
1. Teléfonos análogos: son los más económicos que hay, pero requieren de un adaptador
de voz (equipo Voip) para conectarse a la central.
2. Teléfonos IP: Son teléfonos digitales que se conectan directamente a un punto de red.
3. Teléfonos virtuales: Es un software en un PC y solo requiere de una tarjeta de sonido y
de una diadema para hablar.
VENTAJAS
SIC ofrece todos los beneficios de una solución de comunicaciones de clase mundial:
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No se requiere de un conmutador PBX físico en la oficina.
Ahorro de energía y espacio en cuánto a no tener un conmutador IP físico.
No se requiere de personal o soporte especializado para administración del
conmutador.
Supera en ventajas de aplicaciones con respecto a un conmutador analógico
Puede usarse un softphone para conectarse al servidor.
Comunicaciones VoIP reduciendo ampliamente los costos en comunicaciones
internas y externas.
Adaptable a cualquier nivel de empresa.
Mejor control a través de un mejor informe.
Costo cero para llamadas entre sedes.
Movilidad y comunicación en cualquier parte (transferencia de llamada a celulares,
extensiones móviles en portátiles o extensiones fijas).
OBJETIVO
El objetivo es instalar, configurar y dar soporte a un servidor virtual que cumpla con las
necesidades de su empresa y cumpla las funciones de PBX IP O CALLCENTER IP
VIRTUAL.
ALCANCE:
Describimos a continuación el alcance de nuestra solución. Esto para garantizar el
excelente trabajo de cada una de las funciones que desempeñará el IP PBX.
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Entrega del control manager para la administración de todas las extensiones,
saldos, estadísticas de llamadas, IVR, sala de conferencia, transferencia de
llamadas.
Instalación, configuración y puesta del PBX virtual.
Identificador de Llamada
Extensiones requeridas como: ventas, soporte, facturación, etc.
Identificación de extensión con el nombre y apellido
Mensaje de Saludo (IVR) Contestador automático con menú numérico.
Creación de submenús (IVR)
Transferencia de Llamada
Correo de Voz (Voicemail) enviados a su correo electrónico.
Conferencias Sala de Conferencias: Esta funcionalidad le permite hacer sus
reuniones empresariales con excelente calidad de audio.
Registro de Llamadas, Tener a la mano estadísticas de llamadas numero
marcado, fecha y hora, duración de la llamada y destino.
Configuración máxima duración de la llamada por extensión.
Estas extensiones tienen la particularidad de que pueden ser Internas/Externas,
según su necesidad.
Configuración de los terminales IP (ya sea Softphone, ó Teléfonos IP).
Llamadas salientes económicas para Colombia y todo el mundo.
Uso de una troncal para telefonía nacional e internacional.
Llamadas salientes con tarifas muy económicas para Colombia y todo el mundo.
Este servicio le permite tener las bondades de un PBX sin tener que adquirirlo. Para
empresarios que requieren un sistema de comunicaciones eficiente, que proyecte una
imagen institucional y competitiva a sus clientes y proveedores. Con esta solución
brindamos grandes ahorros para empresas, ofreciéndoles integrar todas las oficinas,
independientemente de donde se encuentren geográficamente, a una única Central
Telefónica virtual (PBX IP).
CAPACITACIÓN Y SOPORTE
Finalizada esta primera fase, recomendamos dar un tiempo mínimo de pruebas (15 días)
para verificar el correcto funcionamiento de la solución y para familiarizar a los nuevos
usuarios con el sistema SIC.
Al momento de de tener operativa la implementación se dará una capacitación a el
personal técnico con el fin de que cumplan funciones administrativas sobre el SIC y puedan
dar soluciones rápidas a los inconvenientes que se puedan presentan en este tipo de
centrales.
GARANTÍA
SIC garantiza el normal y correcto funcionamiento de todos los sistemas que produce. La
garantía de software tiene vigencia ilimitada y se complementa con nuestro servicio de
Soporte Técnico. La garantía de hardware está dada por cada uno de sus fabricantes.
TELÉFONOS VIRTUALES SOFTPHONE
Es un programa de software que corre en un PC que permite hacer y recibir llamadas por
Internet con VoIP
TELEFONOS IP
Un teléfono IP suele ser un dispositivo similar al un teléfono normal. Un terminal IP puede
también ser una aplicación disponible desde un PC (Softphone) que interactúa junto con
micrófonos y auriculares/altavoz. Conectar un teléfono analógico a un adaptador de
teléfonos analógicos es una alternativa a un teléfono IP. Un Teléfono IP sin embargo
permite al usuario tomar ventaja de la tecnología VoIP tal como la transmisión de la voz en
alta calidad.
PLATAFORMA CALL CENTER
Le garantiza un servicio óptimo de atención telefónica integral, capaz de estructurar,
planificar, gestionar y distribuir llamadas según la necesidad del cliente, logrando así:
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Optimizar el tiempo de trabajo de los agentes telefónicos.
Reducir las transferencias de llamadas innecesarias.
Favorecer el control efectivo de todos los servicios asociados
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Mejorar la experiencia del cliente durante su atención.
Brindar funciones de control y administración para agentes, supervisores y
administradores.
Permitir a sus clientes un fácil y rápido acceso a su Centro de Atención, es el primer paso
para aumentar sus posibilidades de ventas.
Call Center le dará la información que usted necesita en el momento preciso, conocerá
cuanto debe esperar su cliente en línea y cuantos abandonan las comunicaciones sin lograr
un contacto. Esto le permitirá actuar a tiempo y modificar la estructura de sus
comunicaciones a fin de favorecer la premisa de más contactos positivos son más
oportunidades de ventas.
Integrando su Centro de Atención con los sistemas corporativos con la información que
ellos disponen, le será sumamente sencillo aumentar sus posibilidades de ventas.
Dele a su cliente las mejores posibilidades de contactarlo.
Un cliente satisfecho y rápidamente atendido lo predispone a la compra de sus productos.
Con Call center usted puede:
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Acortar el tiempo de espera en línea, brindarle mensajes con información
importante,
Facilitarle la posibilidad de dejar mensajes con sus datos para que luego el
agente lo llame.
Ampliar las opciones de comunicación a todas las vías de acceso.
No será necesario repetir información ya disponible en la empresa o recién
ingresada vía IVR.
Generar las comunicaciones es un buen negocio (campañas).
Tomar la iniciativa genera ventas. Call center le permite ampliar el círculo de acción de su
empresa. Con sistema de discado automático y predictivo, sus agentes actuarán
promocionando y vendiendo sus productos y servicios, en forma activa, a través de
campañas de telemarketing y televentas.
MAYOR PRODUCTIVIDAD POR AGENTE
Nunca tendrá agentes de brazos cruzados,
esperas.
ni clientes molestos por soportar largas
Los agentes podrán indistintamente atender comunicaciones entrantes o salientes pues
cuentan con los medios tecnológicos a su disposición para operar en tal sentido.
El sistema Call center cuenta con herramientas que optimizan el rendimiento del Call
Center, tales como:
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Funciones de supervisión y facilidad de asignar agentes u otros recursos en
tiempo real.
Sistemas de marcación automática y predictiva.
Captura y puesta a disposición de información relevante de la llamada.
Funcionalidad de atención a distancia. (Teletrabajo)
Sin grandes erogaciones de implementación y de mantenimiento.
FUNCIONALIDADES CALL CENTER
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Asignación de agentes de call center, estos funcionan con el sofphone.
Creación de colas
Asignación de agentes a las colas con diferentes prioridades.
Asignación de mensaje de bienvenida a la cola.
Creación de códigos de actividad o códigos de codificación de la llamada.
Reportes en tiempo real de agente y de cola, con información consolidada del día
y de los últimos 20 minutos.
Grabación de todas las llamadas en formato gsm o wav.
Reportes Históricos vía web de agente, cola y códigos de actividad.
Reportes Históricos usando el Configuration manager.
Marcador predictivo con posibilidad de manejar múltiples campañas por cliente
ADQUISICIÓN DE CLIENTES
• Campañas de Televenta
• Suscripciones
• Agendamiento de citas para fuerzas de ventas.
• Procesamiento de pedidos.
ATENCIÓN Y GESTIÓN DE CLIENTES
• Información general.
• Asesoramiento de productos.
• Atención de reclamos.
• Control de calidad y posventa.
• Elaboración base de datos.
• Actualización de datos.
• Reporte y solución de problemas.
• Pagos.
• Asignación de citas.
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Información de oficinas y sitios de atención.
SERVICIO Y RETENCIÓN DE CLIENTES
• Campañas de bienvenida a los clientes.
• Activación de servicios.
• Autorizaciones.
• Respuesta a solicitudes, consultas e información.
• Quejas y reclamos.
• Buzón de sugerencias.
• Asistencia de operadora telefónica nacional e internacional.
• Transacciones.
• Campañas de telemercadeo para retención y fidelización de clientes.
• Actualización de bases de datos.
COBRANZAS
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SOFTPHONE
Recordación de pagos.
Localización de clientes.
Campañas específicas de cobranza.
Pagos.
COSTOS IMPLEMENTACION PBX IP O CALLCENTER VIRTUAL SIC
PAGO UNICO IMPLEMENTACIÓN E INSTALACIÓN
DETALLE
CAN
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
IVA 16%
VALOR
NETO
Configuración del SIC
PBX IP(Sistema
Integrado de
Comunicación)+Licencia
Software +Instalacion de
equipos o Softphone
1
$4.500.000
$4.500.000
$720.000
$5.220.000
TOTAL IMPUESTOS INCLUIDOS
$5.220.000
VALOR EQUIPOS (SOLO SI ES NECESARIO)
1
1
VALOR
UNITARIO
$187.500
$100.000
VALOR
TOTAL
$187.500
$100.000
1
$237.500
1
GRATIS
DETALLE
CAN
TELEFONO GXP 1405
LINKSYS 2 LINEAS
DIADEMA
PLANTRONIX
SOFTPHONE
$30.000
$16.000
VALOR
NETO
$217.500
$116.000
$237.500
$38.000
$275.500
GRATIS
GRATIS
GRATIS
IVA 16%
CARGO FIJO MENSUAL
DETALLE
CANT
6 canales de entrada (Puede
recibir 6 llamadas
simultaneas) y salidas
Ilimitadas hasta el total de
las Ext.
20 Ext
Con Call Center activado
VALOR
TOTAL
IVA 16%
VALOR NETO
380.000
60.800
440.800
450.000
72.000
522.000
VALORES POR CONSUMO
DETALLE
CANT
Celulares y LDN en
Colombia
1 MIN
Larga distancia Nacional
1 MIN
Llamadas al Mundo
VALOR
TOTAL
$120
IVA 16%
VALOR NETO
$16
$116
Valor de Lista
Valor de Lista
LINEAS EN OTRAS CIUDADES Y PAISES - CARGO FIJO MENSUAL
DETALLE
Líneas en principales
ciudades del país
Líneas en principales
ciudades del mundo ej:
(Panamá, chile, Perú,
argentina, EEUU, España,
México, Francia, etc)
CANT
VALOR
TOTAL
IVA 16%
VALOR NETO
1
50000
8000
58000
1
80000
12800
92800
OBSERVACIÓN:




Recuerde que nuestra plataforma de PBX IP (Sistema Integrado de Comunicación),
es completamente virtual.
Se instalara una troncal prepago con canales de salida y simultaneidad ilimitada
para llamadas Nacionales, locales e Internacionales.
Esta troncal es prepago y el saldo cargado no tiene fecha límite de consumo, el cual
será de acuerdo a su demanda y podrá ser utilizado por los agentes que ustedes
dispongan.
Recuerden que pueden hablar ilimitadamente entre usuarios y/o extensiones
independientemente de su ubicación geográfica.
CONCLUSIONES DEL ANALISIS
La mayor ventaja de esta solución es poseer de manera integrada sobre una misma
plataforma el procesamiento de llamadas, buzones y mensajería de voz, las operadoras
automáticas, y un sistema de reportes. Permitiendo ahorro de costos de comunicaciones,
pues las llamadas entre las distintas delegaciones de la Empresa saldrían GRATIS.
Otro gran beneficio es que evitarían sobrecostos en las Empresas, que muchas veces se
ven limitadas o deciden evitar dichos elementos, lo que genera atraso tecnológico y falta de
competitividad, causando así una perdida considerable de ganancias al no ser eficientes a
la hora de tratar con sus clientes. Además se puede expandir con facilidad sin tener que
hacer una inversión importante de dinero a futuro.
Cuando se quiere adquirir nueva tecnología, ya sea porque se desea renovar equipos o se
anhela tener una tecnología determinada, se debe primero preguntar sobre los beneficios
económicos o de funcionamiento, estos primeros saltan a la vista ya que podemos ver
notablemente abaratadas las llamadas que se hagan a otras partes del mundo o del mismo
país. Si además se piensa en tener una sucursal con los mismos servicios, estas llamadas
estarían entre la misma red telefónica implementada y no acarrearan ningún tipo de
gasto.
Los beneficios de funcionamiento tienen que ver con todas la utilidades que estas
tecnologías de PBX IP Virtual traen consigo al tener fusionada la red de datos y la red
telefónica, pudiendo sacar un máximo provecho de ello (por ejemplo mensajes de voz y de
texto directamente al correo de los registrados en cada una de las extensiones).
Si su negocio esta en crecimiento (en cuanto a trabajadores y oficinas) es muy probable
que el sistema telefónico tradicional fácilmente no pueda suplir todas sus necesidades y
tenga que adquirir nuevos equipos, estos nuevos equipos con una mayor capacidad
tendrán un costo muy elevado comparado con una solución de VoIP que este integrada a la
red de datos y además al tener separadas las dos redes tendrá que contar también con
expertos para cada una de las redes para poder solucionar los problemas que se presenten
en caso de fallos (así no sean trabajadores propios de la empresa).
Con todo esto lo que se quiere mostrar es que al converger las redes a una sola se va
viendo una serie de beneficios que se van sumando y muestran como una empresa de
cualquier tamaño grande o pequeña si puede contar con los servicios de telefonía y redes
a costos mas factibles para cualquier empresa o proyecto de empresa que quiera tener una
solución funcional, robusta (puede adaptarse a condiciones cambiantes), y con
características iguales o superiores a las ofrecidas por una pbx tradicional.