(Utilice papel membrete) Medellín, ___ de __________ de 2014 Señores:

ANEXO No. 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
(Utilice papel membrete)
Medellín, ___ de __________ de 2014
Señores:
EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA URBANO - LA ESU
Calle 16 No. 41-210 Oficina 106 Medellín
Medellín
Objeto: “SERVICIO DE MIGRACION DE CORREO ELECTRONICO GOOGLE APPS PARA LA
EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU”.
El suscrito _________________________________________________, en calidad de
representante legal de _________________ de acuerdo con los términos y condiciones de la
Solicitud Privada de Oferta cuyo objeto es la “SERVICIO DE MIGRACION DE CORREO ELECTRONICO
GOOGLE APPS PARA LA EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU”, presento la siguiente
oferta. En caso de resultar favorecido y ser aceptada nuestra oferta, me comprometo a firmar el
contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Tengo facultad legal para firmar y presentar la oferta.
2. Esta oferta y el contrato que llegase a celebrarse sólo a mí me compromete, o a la
sociedad que legalmente represento (en caso de persona jurídica).
3. Conozco y comprendo las obligaciones que se derivan del Acuerdo 35 de 2011 Reglamento
de Contratación de la ESU.
4. Conozco la información general y específica y demás documentos de la contratación y
acepto los requisitos en ellos contenidos.
5. Realizaré los trámites necesarios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato en el
plazo señalado en las condiciones de la Invitación.
6. Yo, o la sociedad que legalmente represento (en caso de persona jurídica) no se encuentra
incursa en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señalada por la
constitución política, por la ley 80 de 1993 y demás normas que rigen.
7. Los precios de la propuesta se mantendrán sin variación durante la vigencia de la Selección
y el contrato.
8. Autorizo expresamente a la ESU para verificar toda la información incluida en la
propuesta.
9. Ofrezco entregar las cantidades que figuran en el cuadro de precios y valor total de la
oferta, así como el cumplimiento de los requerimientos técnicos.
10. Me comprometo a ejecutar el objeto del contrato iniciando en la fecha establecida por la
Empresa para la Seguridad Urbana - ESU.
La dirección comercial donde se pueden remitir o enviar por correo notificaciones relacionadas
con esta contratación es ______________________________. Me comprometo a informar a la
EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU todo cambio de residencia o domicilio que ocurra
durante el desarrollo del contrato que se suscriba como consecuencia de esta contratación y hasta
su liquidación final.
Atentamente,
Nombre del Representante Legal____________________________
C. C. No. _____________________ de _______________
Dirección de correo _______________________________________
Dirección electrónica _______________________________________
Telefax _______________________________________
Ciudad _______________________________________
___________________________________________________
(Firma del Representante Legal)
ANEXO No. 2 - CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
(Utilizar papel membrete)
CONCEPTO
CONTRATO 1 CONTRATO 2
CONTRATO 3
Empresa contratante
Nombre del contratista
Número de contrato
Fecha de inicio
Fecha de terminación
Objeto
Producto o servicio
Valor del contrato
Capacidad de migración Gb
Capacidad
migracióndeenmigración
número de
 de
Capacidad
en cuentas
números
cuentas
Comentarios
Cumplimiento a satisfacción
NOTA: Recuerde que, deberá presentar los certificados -expedidos por las firmas contratantesque den cuenta de la ejecución de dichos contratos, con la información indicada en los términos y
condiciones de contratación.
La información incompleta o inconsistente no será tenida en cuenta para la evaluación de la oferta.
Proponente____________________________
Nombre del Representante Legal____________________________
C. C. No. _____________________ de _______________
___________________________________________________
(Firma del Proponente o de su Representante Legal)
ANEXO No. 3 – OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA
Medellín,
de
del 2014.
Señores
EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA-ESU
Calle 16 N 41-210
Medellín
El suscrito
, en calidad
de representante legal de
de acuerdo con las condiciones generales
de los términos y condiciones de contratación cuyo objeto es “SERVICIO DE MIGRACION DE
CORREO ELECTRONICO GOOGLE APPS PARA LA EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU,”
presento la siguiente propuesta económica:
ÍTEM
1
2
2
DESCRIPCIÓN
Licencias Google APPS for Business Mensual
Licencias Google APPS for Business Anual
Servicios
CANTIDAD
20
80
1
SUBTOTAL
IVA__%
TOTAL
Proponente____________________________
Nombre del Representante Legal____________________________
C. C. No. _____________________ de _______________
___________________________________________________
(Firma del Proponente o de su Representante Legal)
VALOR DEL
SERVICIO
ANEXO No. 4 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Funcionalidades Generales:
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La solución permitirá distribuir el total de las cuentas en diferentes dominios.
La solución permitirá administración independiente para cada dominio, con múltiples
niveles de configuración de acceso a los administradores de cada dominio.
La solución permitirá un directorio consolidado para la Entidad.
La solución permitirá entrega dividida de manera temporal o permanente por dominio,
con capacidad de entregar mensajes bien sea a la plataforma ofrecida, o a otra plataforma
de correo en función del destinatario, sin requerir infraestructura o costos adicionales.
Tamaño de cada buzón de correo de 30 GB de almacenamiento.
La totalidad de las interfaces y ayudas web proporcionadas por la solución serán en idioma
español. Funcionalidad de exportación de toda la información de los buzones a un formato
estándar.
Todas las herramientas incluidas dentro de la solución serán de uso 100% web sin instalar
componentes locales en los ordenadores, es decir que la gestión se realice sólo a través de
un navegador web y desde cualquier computador, desde cualquier lugar y sobre sistemas
operativos Windows, Linux y Mac.
Panel de control para la gestión del servicio.
La solución de correo y todas las herramientas de colaboración requeridas deberán estar
unificadas bajo una única plataforma y el uso de todas las herramientas debe ser 100%
web.
Monitor de estado del servicio (sistema de gestión del servicio), estadísticas de uso, fallos,
etc. Se requiere suministrar a la ESU un acceso vía web (7*24) a un sitio donde sea posible
obtener información sobre desempeño y disponibilidad actual e histórica de cada uno de
los servicios prestados por la solución.
El fabricante de la solución prestará soporte telefónico y por e-mail 7x24 para los
administradores de dominio e incluido en el costo del servicio.
La solución incluirá servicio de filtrado de correo.
La solución incluirá Antispam.
La solución estará basada en arquitectura 100% en la nube, bajo un esquema totalmente
redundante con garantía de tiempo de actividad del 99,9% para todos los servicios y sin
periodos de inactividad y/o mantenimientos programados.
Se ofrecerá un acuerdo de disponibilidad de servicio del 99,9%, con cláusula de
compensación que permita descontar el valor del servicio no prestado.
La disponibilidad histórica del servicio ofrecido durante los últimos dos años de servicio,
será igual o superior a la ofrecida para prestación del servicio.
Funcionalidad de acceso sin conexión a la bandeja de entrada, documentos y calendario
Manejo y configuración de registros SPF.
Servicio de SMTP para envío de correo desde aplicaciones e interfaces externas.
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Actualizaciones transparentes para el usuario, sin costo adicional ni ventana de
mantenimientos.
Procesos automatizados de importación y exportación de mensajes.
Manejo de listas de distribución.
Manejo de alias de usuario para los buzones.
Aplicaciones de correo, contactos y calendario para dispositivos móviles para Android, iOS,
Windows Mobile.
Acceso a los buzones desde cualquier tipo de dispositivo móvil usando navegadores web,
aplicaciones móviles desarrolladas para una plataforma específica o sincronización
mediante protocolo ActiveSync.
Herramientas de productividad 100% web para creación y edición de: documentos de
texto, hojas de cálculo y presentaciones y en un modelo de uso compartido y en tiempo
real para hasta 10 usuarios.
Funcionalidades de Administración:
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Manejo de múltiples dominios.
Manejo de alias de dominio.
Acceso y gestión de dominios con cuentas de usuario separadas.
Facturación separada por dominio o grupo de dominios.
Usuarios Ilimitados por dominio.
Configuración de Disclaimer.
URL de acceso personalizada por dominio.
Logo personalizado por dominio.
Funcionalidad para sincronización de directorio con sistemas LDAP por dominio o grupo de
dominios.
Funcionalidad de sustitución cambio de propiedad del buzón.
APIs y herramientas de migración para correo electrónico.
APIs y herramientas de backup para correo electrónico.
Panel de control de información del tiempo de operatividad de los servicios ofrecidos.
Funcionalidades de Seguridad:
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La solución proporcionará un esquema de hardware/software tal que se asegure que la
infraestructura que soporta el servicio prestado esté protegida de acceso no autorizados,
hackers, etc., Así mismo, proveerá una solución o mecanismo anti spam, que permita
controlar la llegada de correo electrónico no deseado a cada buzón, sin costo adicional
para la ESU, así como controles antivirus y antispyware. También se requiere establecer
reglas de tráfico para habilitar restricciones a discreción de la ESU (Ejemplo: permitir salida
de correos solo hacia ciertos dominios).
Manejo de Protocolo HTTPS en las sesiones de navegador.
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Personalización de configuración de longitud y seguridad de contraseñas desde la consola
de administración o panel de control.
Encriptación de correo electrónico a través de protocolos TLS.
Configuración de las cuentas de correo para realizar inicio de sesión con autenticación de
doble factor, verificación en dos pasos, o multifactor. Al activarse la opción, la plataforma
solicitará a los usuarios un código de verificación adicional al de su nombre de usuario y la
contraseña para acceder a su cuenta. Este código será administrado y suministrado por la
misma plataforma.
Encriptación de sesiones del navegador con SSL.
Cierre remoto de sesiones abiertas activas en otros dispositivos y ubicaciones, es decir que
desde cualquier ordenador o dispositivo, permitirá cerrar las sesiones activas que el
usuario dejó abierta en cualquier otro dispositivo u ordenador.
Centros de datos con certificación ISO 27001.
Certificación ISAE 3402 tipo II SOC 2.
Infraestructura de distribución geográfica redundante.
Múltiples centros de datos.
Conmutación por error automática de los servicios.
Funcionalidad para aplicar políticas a dispositivos móviles (MDM). La funcionalidad de
gestión de dispositivos móviles debe estar incluida dentro de la implementación del
proyecto y dentro de la funcionalidad de la plataforma. Se requiere que la solución
permita gestión para cualquier tableta o teléfono inteligente de plataforma iOS, Android y
Windows Phone, de tal manera que se puedan aplicar políticas de activación de
dispositivos para sincronizarse con la plataforma de correo y colaboración, visualización de
la totalidad de los dispositivos que se están sincronizando con el dominio, imponer
políticas de seguridad y conformidad y eliminación de datos o bloqueo de dispositivos
remotamente.
Funcionalidades de Colaboración, Movilidad e Integración:
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Mensajería instantánea grupal hasta para 10 usuarios simultáneos y 100% web.
Videoconferencia hasta para 10 usuarios simultáneos y 100% web.
Calendario Compartido y delegado.
Manejo de tareas con posibilidad de integración al calendario.
Unidad de almacenamiento remoto incluido por cada buzón de 5 GB con capacidad de
ampliar dicho almacenamiento de acuerdo a las necesidades del usuario.
Manejo de listas de correo centralizadas.
Libreta de direcciones Global.
Programación de recursos en el calendario. Ej. sala de reuniones, proyectores
Llamadas de VoIP entre los buzones a través de Internet
Conversión de documentos a formatos OpenDocument y estándares TXT, CSV, RTF, PDF,
HTM al momento de descargar
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documentos desde la unidad de almacenamiento.
Conversión de subida desde OpenDocument al formato de la plataforma de documentos.
Permitirá subir archivos a la unidad de almacenamiento en formato OpenDocument y
visualizarlos directamente en el navegador.
Requerimientos Técnicos y Funcionales de la Solución por cada herramienta.
Categoría Email:
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Funcionalidad básica de correo electrónico que incluye pero no se limita a: enviar, recibir,
dar formato, responder, responder a todos, “CC:”, “CCO:”, adjuntar documentos y acuse
de recibo.
Capacidad de almacenamiento será de 30 GB por cuenta de correo electrónico para todos
los usuarios.
Guardado instantáneo y automático de mensajes de correo electrónico como borrador.
Creación de filtros de correo para organizar la información, filtros de correo electrónico
para ejecutar acciones basadas en reglas definidas por el usuario.
Capacidad del usuario de agregar firmas personales.
Capacidad del administrador de definir pies de página para los correos electrónicos por
políticas de cumplimiento.
Delegación de buzones de correo electrónico; permitir que los usuarios deleguen el
control de sus buzones a otros usuarios designados (Ei: Jefe - Secretaria).
Delegación de contactos - Capacidad de compartir al delegado también los contactos
adicionalmente al correo electrónico.
Capacidad de enviar y recibir archivos adjuntos de hasta 25 MB por correo electrónico.
Permitirá la organización de los correos entrantes en el buzón de entrada por prioridad.
El usuario puede modificar la configuración del mecanismo de priorización de los correos
en la bandeja de entrada
Funcionalidad para auto detectar y advertir al usuario cuando sea probable que éste haya
olvidado adjuntar algún archivo según el contenido del mensaje.
La interfaz de correo permitirá la organización de correos usando el concepto de
conversación (agrupación de correos de un mismo tema).
Los usuarios pueden tener múltiples alias de correo electrónico.
Funcionalidad que permita impedir que se envíen y reciban archivos ejecutables (aún si
están comprimidos) como parte de la protección anti-virus.
La búsqueda ofrecerá la funcionalidad de autocompletar el campo de texto y utilizar
diversos criterios para acceder a la información del correo electrónico (incluyendo
búsqueda por remitente, fecha, título o contenido del mensaje).
Capacidad de definir mensajes de respuesta tipo "Fuera de la Oficina" o de vacaciones y
permitir configurar quienes reciben esos mensajes (todos los correos entrantes, sólo los
remitentes que sean contactos del usuario o sólo los remitentes que hagan parte del
dominio de ESU).
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Soporte para los siguientes protocolos: IMAP, POP, MAPI y ActiveSync
Aplicación nativa de correo electrónico para dispositivos móviles basados en iOS,
BlackBerry, Windows Mobile y Android.
Soporte a navegadores móviles para leer y crear correos electrónicos usando dispositivos
Android, BlackBerry, iOS y Windows Mobile.
Posibilidad de responder un correo electrónico a través del chat manteniendo la
trazabilidad de las conversaciones o a través del correo electrónico manteniendo la
trazabilidad de las conversaciones.
Las cuentas de correo electrónico permitirán la sincronización con Microsoft Outlook a
nivel de mensajes, contactos y calendario.
Es posible la migración de contenidos de correo electrónico a la solución propuesta a
partir de archivos de formato PST.
Capacidad de identificar destinatarios incorrectos con base en las relaciones sociales y el
historial de envío de correos.
Posibilidad de mostrar información contextual del remitente al recibir un correo
electrónico incluyendo historial de mensajes, citas en el calendario, historial de chat y
documentos compartidos.
Posibilidad de organizar visualmente los correos electrónicos en carpetas o etiquetas,
pudiendo organizar un único correo en varias categorías.
El usuario debe poder visualizar documentos en archivos nativos desde el navegador sin
descargarlos y sin requerir software especializado. Dichos archivos incluirán por lo menos
CAD, ZIP, PPT, PPTX, XLS, XLSX, PSD, DXF, XPS, PDF, DOC y DOCX
Capacidad de realizar búsquedas en Internet directamente desde la interfaz de correo
electrónico.
El usuario debe poder leer y redactar nuevos mensajes directamente desde el navegador
aun cuando no cuente con una conexión a Internet (modo desconectado).
Capacidad de generar respuestas automatizadas con base en reglas de filtrado.
Experiencia unificada de usuario y 100% web que contenga las capacidades de correo
electrónico, mensajería instantánea, videollamada, llamadas a PC, calendario, tareas y
contactos.
Los usuarios contarán con la capacidad de personalizar el número de correos a desplegar
en las vistas de correo.
Se permitirá marcar los correos con indicadores visuales para determinar su importancia.
Categoría Chat:
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Chat integrado 100% web sin instalar ningún software adicional.
Capacidades de almacenar chats y hacer búsquedas sobre los mismos directamente desde
la interfaz web.
Mientras se encuentren en una sesión de chat, los usuarios deben poder elegir iniciar una
llamada de video entre 2 equipos.
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No debe ser necesario requerir ningún cliente adicional para utilizar mensajería
instantánea, llamadas de audio o video. Lo Explorer, Firefox, Safari o Chrome.
Se requieren capacidades de administración para el servicio de mensajería instantánea.
Algunas opciones que se deben poder controlar incluyen: permitir o no chats externos,
almacenar o no todos los mensajes de chat y aceptar automáticamente o no invitaciones
de chat.
Categoría Calendario:
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La solución contemplará el uso de agendas (calendarios) personales.
Los usuarios podrán crear eventos dentro de sus calendarios.
El usuario final podrá tener varios calendarios según sus necesidades ya sean personales o
grupales.
Los usuarios podrán crear, personalizar y compartir calendarios personales o grupales.
Los organizadores de los eventos podrán ver si los invitados están disponibles u ocupados
en el momento de enviar las invitaciones
Los usuarios deben poder buscar eventos dentro de los calendarios por fecha, grupo,
usuario y palabra clave.
Se requiere poder definir recursos en los calendarios como equipos y salas de conferencia
de manera que éstos se puedan reservar para las reuniones, sin que esto requiera
suscripciones o licencias adicionales.
Debe existir un control por evento para definir si se permite que los invitados puedan:
modificar el evento, invitar a otros, o ver la lista de invitados. Deben existir controles de
acceso por calendario que incluyan niveles de visibilidad: sin acceso, solo
ocupado/disponible, detalles completos y editable por otros.
Se requiere visualizar múltiples calendarios y de diferentes usuarios pudiéndolos
superponer e identificar mediante algún identificador en la interfaz web.
Debe ser posible filtrar la lista de recursos de manera que sólo se muestran los recursos
disponibles para la hora planeada del evento. Es decir que no muestre los recursos ya
comprometidos.
El acceso al calendario estará disponible desde dispositivos móviles.
Permitirá la visualización del calendario por días, semanas, meses, agenda.
Al incluir los usuarios en una convocatoria a un evento se contará con la capacidad de
autocompletar los contactos.
Capacidad de consultar las agendas de los invitados de forma automatizada y en tiempo
real para fijar el mejor tiempo para realizar la convocatoria (encontrar espacio libre para
todos los invitados).
Capacidad de programar videollamadas desde el calendario.
Categoría Colaboración:
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La solución permitirá crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y
diagramas gráficos a través de un navegador web. Dichos documentos se deben poder
compartir (para editar y/o ver) en línea con otros usuarios que tengan autorización sin
necesidad de enviar archivos adjuntos por correo.
La solución permitirá visualizar archivos digitales en línea independiente que el usuario
tenga instalado en su PC el software de visualización. Los tipos de archivos que se deben
visualizar incluyen: vídeos de alta definición, archivos de Adobe Illustrator y Photoshop.
Búsqueda avanzada: La solución permitirá encontrar la información rápidamente. Buscar
contenido por palabras clave y filtrar por tipo de archivo, por propietario y otros criterios.
Contará con la capacidad de cargar, guardar y organizar cualquier tipo de archivo
actuando como repositorio de archivos en la nube.
La solución incluirá algún mecanismo para sincronizar documentos automáticamente
hacia la nube y de regreso, con sólo agregarlos a un directorio local.
Cada usuario contará con 5 GB de almacenamiento de archivos digitales. Si se requiere
más, se podrá habilitar más espacio sin que esto genere pérdida de archivos o no
disponibilidad de la aplicación.
Un mismo documento debe poderse asociar a más de una carpeta, sin que implique mayor
consumo de almacenamiento.
La solución permitirá compartir archivos o carpetas con las personas que se requiera y
decidir si pueden ver, modificar o comentar el contenido. Es importante recalcar que se
debe poder compartir con usuarios dentro y fuera de la Entidad sin que esto implique un
costo de licenciamiento adicional.
El usuario podrá modificar la identificación visual de las carpetas en el repositorio de
documentos (ejemplo asignar marcadores, colores o símbolos).
Permitirá la conversión de archivos a partir de documentos de Microsoft Office u
OpenOffice para tener colaboración en tiempo real para dichos archivos.
Permitirá la creación de plantillas (templates) a partir de los cuales se pueden crear los
documentos.
La solución soportará edición simultánea y visualización de los cambios en tiempo real de
documentos, hojas de cálculo, presentaciones e imágenes a través de un navegador web.
En el esquema de colaboración, dentro de los documentos se proveerá un espacio para
hacer discusiones sobre el tema del documento en tiempo real.
En el esquema de colaboración debe ser es posible insertar comentarios y seguir un flujo
de discusión sobre el comentario.
La solución de documentos contará con control de versiones en línea permitiendo que los
usuarios restauren una versión anterior del archivo desde el origen del documento.
En el esquema de colaboración, se debe poder identificar visualmente que están haciendo
los otros colaboradores en tiempo real.
Se debe permitir hacer seguimiento de cuáles son los cambios que realizan los usuarios
que colaboran sobre el documento, indicando visualmente qué se modificó, creó o eliminó
y así mismo las horas de los cambios.

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Los documentos que se crean de forma colaborativa en línea deben ser guardados
automáticamente sin que el usuario tenga que realizar acción alguna.
Se requiere un acuerdo de nivel de servicio de al menos 99,9%, para acceder a los
archivos.
Los administradores pueden restringir los derechos de los usuarios para compartir
archivos/documentos por fuera de la organización.
Categoría Comunicación:
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Posibilidad de realizar video llamadas con hasta 10 personas simultáneamente y 100%
web.
Acceso a chat y videollamadas desde el navegador web y desde dispositivos móviles.
Categoría Movilidad:
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Soporte a ActiveSync para sincronización con dispositivos móviles.
Funcionalidad y soporte a BES para sincronización con dispositivos BlackBerry.
La solución contará con un componente de Gestión de Dispositivos Móviles que permite a
los administradores de ESU aplicar políticas de seguridad en los dispositivos móviles
mediante una consola central, sin requerir infraestructura adicional y/o licenciamiento.
La solución debe proveer una consola web que le permita la administración y
configuración de los usuarios y servicios.
Debe ser posible la creación de grupos de usuarios y fijar permisos sobre las aplicaciones
(segmentación de usuarios a través de organizaciones o grupos).
Debe ser posible la carga masiva de usuarios.
Debe incluir funcionalidad y/o APls de desarrollo para incorporar o extraer datos de la
plataforma, que puedan ser usadas por la ESU para extender las funcionalidades nativas
de la plataforma.
Debe incluir Funcionalidad y/o APls para configuración de Correo Electrónico, que puedan
ser usadas por la ESU para extender las funcionalidades nativas de la plataforma.
Debe incluir Funcionalidad y/o APls para aprovisionamiento de usuarios, que puedan ser
usadas por la ESU para extender las funcionalidades nativas de la plataforma
Debe incluir Funcionalidad y/o APls para Calendarios, que puedan ser usadas por la ESU
para extender las funcionalidades nativas de la plataforma.
Debe incluir Funcionalidad y/o APls para la integración de aplicaciones, que puedan ser
usadas por la ESU para extender las funcionalidades nativas de la plataforma.
Debe incluir Funcionalidad y/o APls para la auditoría de correo, que puedan ser usadas por
la ESU para extender las funcionalidades nativas de la plataforma.
Debe incluir Funcionalidad y/o APls para los documentos, que puedan ser usadas por la
ESU para extender las funcionalidades nativas de la plataforma.
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Debe incluir Funcionalidad y/o APls para la generación de reportes específicos sobre la
plataforma de correo, que puedan ser usadas por la ESU para extender las funcionalidades
nativas de la plataforma.
Debe incluir herramientas nativas para la migración de correo electrónico.
Permitirá la integración con directorios tipo LDAP (Directorio Activo de Ms) para la
sincronización de cuentas de usuario.
Categoría Administración:
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Administración (creación, borrado, suspensión y deshabilitación) de las cuentas de correo
a través de un panel de control tipo web.
Posibilidad de tener acceso a las cuentas de correo haciendo uso del protocolo IMAP.
Posibilidad de tener acceso a las cuentas de correo haciendo uso del protocolo POP.
Posibilidad de asignar diferente direcciones de acceso por usuario.
Capacidad de tener más de una cuenta de administrador general de las cuentas de correo.
Adicionar capacidad de delegar funciones de administrador a otros usuarios limitando sus
capacidades para que sólo puedan modificar lo autorizado.
Capacidad de crear roles de usuarios con un subconjunto de funciones de administrador
para atender funciones de soporte (rol de operador de soporte).
Capacidad de limitar el tamaño global de mensajes de correo electrónico entre 1 y 25
megas.
Personalizar la interfaz del correo electrónico con el logo de la Entidad.
Posibilidad de crear alias de usuario para correo electrónico.
Posibilidad de definir lista de direcciones IP a las que se autoriza para enviar correo
electrónico al dominio.
Capacidad de restringir que los usuarios puedan o no entablar mensajería instantánea con
usuarios por fuera del dominio.
Debe permitir el cambio de contraseña realizada por el usuario en cualquier momento.
Capacidad del administrador para forzar el uso de HTTPS en las conexiones de acceso.
Capacidad de gestionar contactos, crear, editar y eliminar.
Crear, modificar, administrar y eliminar grupos creados dentro del dominio, al igual que
eliminar miembros del grupo y asignar un nuevo dueño.
Posibilidad de asignar una firma estándar para la Entidad y forzar políticas que eviten la
modificación de las mismas.
Por ningún motivo la solución de correo electrónico se debe ver inmersa en listas negras
de ningún nivel o bloqueos de DNS.
Categoría Seguridad:

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La solución contará con protección antivirus y antispam.
Ofrecerá filtrado de correo entrante.
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Proveerá protección extendida contra intentos de suplantación de identidad.
Debe ser posible definir filtros de correo saliente para evitar envío de contenido
prohibido.
Tendrá capacidad de monitoreo de la actividad del correo (trazabilidad de correos).
Debe ser posible definir filtros para tomar acciones a partir de los archivos adjuntos de los
mensajes de correo electrónico.
Se definirán filtros de contenido (reglas de contenido) mediante la especificación de
palabras, frases y patrones de texto (expresiones regulares) para los correos electrónicos
salientes.
Los filtros de contenido que usen expresiones regulares permitirá el uso de patrones de
texto, listas de palabras, palabras completas y textos con caracteres variables.
Soporte Técnico:
 Si el oferente no es directamente el prestador del servicio sino que lo representa para
efectos comerciales o es su distribuidor en Colombia, el oferente mediante certificación
emitida por el fabricante, garantizará que la solución propuesta brindará soporte del
fabricante 7x24 a través de línea telefónica para administradores y para problemas graves
que impidan el acceso a los servicios de mensajería y colaboración.
 Se debe contar con otros canales como correo electrónico o un panel de atención de
problemas.
 Existirá una garantía de disponibilidad de los servicios cubiertos por el acuerdo de nivel de
servicios con un cumplimiento del 99.9% de todos los servicios prestados.
 Se debe garantizar que la ESU no se verá inmersa o enlistada en ningún tipo de lista negra
y que no se generarán bloqueos de DNS.
 No deben existir ventanas de mantenimiento para actualizaciones que afecten la
disponibilidad de cualquiera de los servicios.
 El proveedor deberá también brindar soporte directamente. Este soporte posventa, es el
servicio por el cual se brinda: Soporte, Mantenimiento y Capacitación y consultoría a
partir de la salida en vivo de la implementación.
Configuración y Migración:
 El proveedor seleccionado será el responsable de la realización del proceso de registro del
dominio de la ESU para Google Apps en los servidores de Google Apps hasta tener acceso
al Panel de Control de Google Apps para Empresas.
 El proveedor seleccionado será el responsable de la creación de organizaciones,
aprovisionamiento de cuentas, direcciones alias y grupos.
 El proveedor seleccionado será el responsable de la creación de recursos (salas,
proyectores, cámaras entre otros) en los calendarios de Google Apps.
 El proveedor seleccionado será el responsable de la configuración de los parámetros por
cada aplicación de mensajería y colaboración en Google Apps.
 El proveedor seleccionado será el responsable del afinamiento de las políticas Anti spam y
Antivirus
 El proveedor seleccionado será el responsable de realizar el cambio de enrutamiento de
correo electrónico.
 El proveedor seleccionado será el responsable de realizar la configuración de las reglas de
seguridad y el registro SPF para el dominio.
 El proveedor seleccionado será el responsable de la personalización del logo para los
servicios en Google Apps en la interfaz web de usuario final. (Los logos serán entregados
en formato digital).
 El proveedor seleccionado deberá Implementar un sitio web sobre Google Sites, con
material de apoyo para la capacitación en el uso de la solución.
 La implementación requerida con todos los servicios agregados tendrá como plazo
máximo 40 días calendarios para ser implementada.
 Para la implementación de la solución se deberán realizar reuniones virtuales y/o
presenciales para la revisión y programación de actividades de planeación para validación
del alcance del proyecto, cronograma y programación de recursos involucrados en las
tareas de configuración, implementación y capacitación.
 El proveedor deberá presentar un plan para realizar la migración de servidor a servidor de
250 Gb de correo electrónico desde la infraestructura de la ESU. La ESU aprovisionará los
equipos necesarios para dicha migración bajo las características y requisitos de la
herramienta de migración recomendada por el proveedor. La información migrada es la
alojada en el servidor de la ESU, que normalmente corresponde a información reciente de
buzones de correo.
 El proveedor deberá presentar un plan para realizar la migración de archivos PST por un
tamaño total máximo de 250 Gb, los cuales la ESU entregará en un arreglo de
carpetas/archivos, que identifiquen claramente el usuario propietario del o los archivos a
migrar.
 Para la migración tener en cuenta que la ESU cuenta con un canal dedicado de internet en
fibra óptica de 20 Mb.
 El proveedor deberá presentar oferta para la adquisición de:
 80 licencias anuales.
 20 licencias mensuales.
Implementación:
 Reunión virtual o telefónica para la revisión y programación de actividades de planeación
para validación del alcance del proyecto, cronograma y programación de recursos
involucrados en las tareas de configuración, implementación y capacitación.
 Desarrollo de pruebas remotas y en conjunto con los administradores de la plataforma de
ESU, para garantizar el correcto funcionamiento de la solución, siguiendo los lineamientos
y mejores prácticas de implementación de Google Apps para Empresas.
 Set de pruebas de enrutamiento de correo electrónico (entrada y salida)
Capacitación:
 Capacitación presencial de administración Google Apps para Empresas. El objetivo de esta
capacitación es proporcionar el conocimiento necesario para que la empresa pueda
realizar de una forma autónoma la gestión del servicio de correo y colaboración, mediante
el panel de control que incluye Google Apps para Empresas.
 Capacitación presencial de usuario final Google Apps para Empresas de 8 horas por grupos
de 20 personas al total de los usuarios finales de la ESU. El objetivo de esta capacitación es
suministrar a los usuarios finales el conocimiento para utilizar la solución Google Apps
para empresas.
 Entrega de sitio web creado con Google Sites con documentación, material de ayuda,
material de capacitación y consulta sobre el uso de las herramientas de mensajería y
colaboración que componen Google Apps para Empresas. (Acceso al correo electrónico,
búsqueda de correo, uso de etiquetas, calendario y video conferencias y drive)
Soporte Post-Implementación:
 El proveedor deberá presentar oferta por una bolsa de 12 horas para los requerimientos
de servicio, incidentes y consultas que tenga la ESU y que sean atendidos directamente
por el proveedor a través de una mesa de servicios, la cual deberá contar con
profesionales con conocimiento y experiencia en Google Apps Deployment que atiendan
los casos registrados por los usuarios administradores vía telefónica o vía correo
electrónico. Este servicio se debe prestar en horario 5x8, de 8:00am 12pm y de 2:00pm a
6:00pm hora Colombia, desde las instalaciones del proveedor.
 Los tiempos de respuesta a las PQRs de acuerdo a los niveles de servicio son:
 Urgente (2 horas), Alta (4 horas), Media (8 horas) y Baja (16 horas).
 La vigencia de la bolsa de horas y de las licencias mensuales será hasta 31 de diciembre de
2014 una vez aprobadas las pólizas por parte de la secretaría general.
 El proveedor deberá especificar el valor de la hora de soporte adicional para la atención
8x5 y para la atención 7x24
Integridad y privacidad de la información:

El proveedor deberá garantizar la integridad, inmutabilidad y autenticidad de toda la
información (correos electrónicos, citas, contactos, documentos, videos, imágenes y todo
lo que contenga información) una vez inicie la relación contractual, por lo que la misma
deberá almacenarse en espacios seguros y óptimos.


La información que el proveedor reciba (correos electrónicos, citas, contactos,
documentos, videos, imágenes y todo lo que contenga información) tendrá el carácter de
reservado, por lo que no podrá ser publicada a terceros sin el consentimiento previo y
expreso de la ESU. En caso de ser requerida publicación total o parcial de dicha
información por parte de autoridad competente, el proveedor deberá informar de tal
situación a la ESU en la mayor brevedad, y en todo momento deberá garantizar la
integridad y protección de la misma.
El proveedor seleccionado deberá entregar a la ESU, de ser necesario bajo el esquema de
NDA, las certificaciones de seguridad (alcance) del proveedor directo o fabricante de la
solución, las cuales serán parte integral del contrato.