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Excel

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EXPERTO EN OFIMÁTICA
EXCEL 2000
Contenidos Teóricos
1. Introducción a Excel 2000
Excel es una hoja de cálculo electrónica, un programa para realizar multitud
cálculos diferentes. Excel es una inmensa tabla con varias hojas, cada una de ellas
con miles de filas y cientos de columnas.
2. Elementos de la ventana y Ayuda
Elementos de la ventana
Para iniciar Excel hacer clic en botón Inicio, Programas, Microsoft Excel, se abre la
ventana de la aplicación que tendrá el siguiente aspecto:
Comprobar que aparecen elementos ya conocidos en la aplicación de Word, como
son: barra de título, barra de menú, barra de herramientas Estándar, barra de
herramientas Formato, barra de Dibujo, Barra de Estado. Ciertas opciones
disponibles en estas barras son distintas a las de la aplicación Word, en posteriores
apartados se irán comentando.
Elementos o características propias de Excel son los siguientes:
Barra de Fórmulas: Barra que indica en el cuadro de nombres la celda en la que
está situado el cursor y además muestra la información o fórmulas de dicha celda.
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No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna
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escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización.
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EXCEL 2000
Cabecera de columnas: Letras de la A hasta la IV, para nombrar cada una de las
columnas de la hoja de cálculo.
Cabecera de filas: Números del 1 al 65.535, para numerar cada una de las filas de la
hoja de cálculo.
Pestañas de hojas y botones de desplazamiento: Hay una pestaña para cada una
de las hojas que contiene un libro de Excel. Se pueden agregar más hojas al libro, de
forma que puedan quedar ocultas algunas de ellas, para mostrarlas se utilizan los
botones de desplazamiento.
Ayuda
Word dispone de un menú “?” con distintas opciones desde el que se obtiene ayuda
respecto a cualquier duda que se tenga en torno a Excel.
Desde el menú de ayuda se obtiene el siguiente tipo de ayuda:
Ayuda de Microsoft Excel: Muestra un cuadro de diálogo desde el que obtener ayuda
mediante una relación temática, un índice o realizar preguntas.
Mostrar el Ayudante de Office: Muestra un icono dinámico (ayudante) con un cuadro
diálogo en el que se pueden realizar preguntas sobre Excel.
¿Qué es esto?: Ayuda interactiva, al seleccionar esta opción el icono cambia de
aspecto y se obtiene información sobre un elemento de la ventana haciendo clic sobre
él.
Office en el Web: Abre la página Web de Microsoft donde obtener información en
línea.
Acerca de Microsoft Excel: Muestra información sobre el producto, versión,
derechos,...
3. El trabajo con los datos
En este apartado se verá cómo introducir, editar, modificar, eliminar y recuperar
información.
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Tipos de datos
Una celda es la intersección de una fila y una columna, se nombra con la letra de la
columna y el número de la fila, por ejemplo A5. Los tipos de datos que puede alojar
una celda son:
Valores numéricos: Los valores de las celdas se pueden utilizar en fórmulas, éstos
también pueden ser fechas u horas.
Texto: Se utiliza para clarificar lo que significan los valores de una hoja de trabajo.
Fórmulas: Expresiones matemáticas simples o con funciones potentes que pueden
utilizar valores de las celdas (o incluso texto) para calcular un resultado.
Introducción de texto y valores
La introducción de información en una hoja es fácil. Se sitúa el puntero en la celda
para convertirla en activa, se introduce el valor y se pulsa Intro. El valor mostrado en la
celda también aparece en la barra de fórmulas. Si se introduce un texto más largo de
la anchura de la celda y las celdas de la derecha están en blanco Excel muestra el
texto completo, en caso de que las celdas de la derecha no estén en blanco muestra
solamente lo que el ancho de la columna permita.
Si se desea mostrar una cadena de texto más ancha que el ancho de la columna y
tiene celdas a la derecha con información se puede optar por: Aumentar el ancho de
columna, utilizar una fuente más pequeña, hacer que ocupe el texto más de una
línea,...
Excel trata las fechas y horas como tipos especiales de valores numéricos. Para
introducir una fecha escribir uno o dos dígitos para día y mes y dos o cuatro dígitos
para el año, separando día, mes y año por barras oblicuas “/”. Para introducir una hora
escribir la hora, minutos y segundos separados por dos puntos “:”.
Excel dispone de la opción Autocompletar para introducir texto de forma rápida, ya
que al introducir las primeras letras en una celda Autocompletar intenta terminar la
entrada de texto, buscando en las demás entradas de la columna actual.
En este ejemplo se ve como al introducir la primera letra del curso, Autocompletar
muestra el resto del contenido según el texto encontrado en esa misma columna. Si la
entrada que se desea es la propuesta, se pulsa Intro para aceptar, en caso contrario
se ignora la sugerencia y se sigue escribiendo.
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Modificación y edición de la información
Para cambiar el contenido de una celda por otro, situarse sobre ella y escribir
directamente, se puede también borrar el contenido pulsando la tecla suprimir una vez
situado en la celda y posteriormente escribir la información.
Se puede editar el contenido de una celda de varias formas: haciendo doble clic en la
celda, pulsando F2, activando la celda y haciendo clic en la barra de fórmulas. Una vez
en modo edición el punto de inserción aparece como una barra vertical. Es posible
moverse por el contenido de la celda y realizar modificaciones.
Deshacer y rehacer
Se puede deshacer y rehacer un número de acciones a través de los botones de la
barra de herramientas Estándar (
). En caso de cometer un error se
deshace un número de acciones hasta llegar al punto de partida.
4. Rangos
En este apartado se explicará cómo trabajar con rangos: selección, borrar,
copiar, mover y nombrar rangos.
Selección
Un rango es un conjunto de celdas. Para seleccionar un rango hacer clic en la primera
celda del rango (cuando el puntero del ratón sea una cruz blanca ancha) y arrastrar
hasta la última celda del rango.
Se puede hacer referencia a un rango en una fórmula, para ello se escribe la primera
celda del rango y la última celda del rango unidas por dos puntos, por ejemplo: A2:B5.
Borrar
Para eliminar un rango de información, se selecciona y pulsa la tecla suprimir.
Copiar y mover
Para copiar un rango una vez seleccionado, Excel dispone de las siguientes opciones
para indicar copiar (menú edición, copiar o clic con derecho y en menú contextual
seleccionar copiar o botón copiar de la barra de herramientas Estándar), situarse
después en el destino e indicar pegar (menú edición, pegar o clic con derecho y en
menú contextual seleccionar pegar o botón pegar de la barra de herramientas
Estándar).
Para mover un rango una vez seleccionado, se debe indicar cortar de cualquiera de
las siguientes formas (menú edición, cortar o clic con derecho y en menú contextual
seleccionar cortar o botón cortar de la barra de herramientas Estándar), situarse
después en el destino e indicar pegar de cualquiera de las formas antes mencionadas.
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Excel dispone también de otra forma paras copiar y mover un rango desplazándolo
con arrastre del ratón. Una vez seleccionado el rango, situarse con el ratón sobre uno
de los bordes del rango, el puntero del ratón cambia a una flecha blanca. Para mover,
arrastrar hasta la posición deseada y para copiar mantener pulsada la tecla ctrl.
(aparece junto a la flecha blanca el signo de la suma) a la vez que se arrastra con el
ratón a la posición deseada.
Nombrar rango
Se puede nombrar un rango y utilizar el nombre de rango en una fórmula. Una forma
de nombrar un rango es una vez seleccionado hacer clic en el cuadro nombre que se
encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas, escribir un nombre descriptivo y
pulsar Intro.
5. Series de relleno, listas personalizadas
En este apartado se verá cómo rellenar con la información de una celda las que
están adyacentes a ella, continuar series, continuar listas predeterminadas o
personalizadas.
Series de relleno
Excel posee una herramienta que se denomina Autorellenar (la cajita en la parte
inferior izquierda de la celda activa). Al situarse sobre el cuadro Autorellenar con el
puntero del ratón (el puntero cambia de aspecto, mostrando una cruz negra delgada) y
arrastrando, el contenido de la celda se copia en las celdas seleccionadas al arrastrar.
Para continuar una serie arrastrando mediante Autorellenar es necesario tener como
mínimo los dos primeros valores de la serie, de esta forma la diferencia que hay entre
dichos valores se irán manteniendo entre los demás elementos de la serie.
Una vez introducido los dos primeros valores de la serie, se seleccionan las celdas
que los contienen y después se arrastra el cuadro de Autorellenar hasta el valor que
se desea.
Listas personalizadas
Una lista personalizada es una relación de valores que siguen un orden, por defecto
Excel tiene por defecto unas listas predeterminadas como son los días de la semana y
los meses del año.
A partir de cualquier elemento de una lista personalizada que se encuentre en una
celda se puede continuar la lista arrastrando desde el cuadro Autorellenar.
Para agregar una lista personalizada a las ya existentes: desde menú Herramientas,
Opciones, aparece un cuadro de diálogo, ir a la ficha Listas personalizadas y en el
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cuadro entradas de lista ir introduciendo cada uno de los valores de la lista y pulsar
Intro o botón Agregar, una vez introducido todos los elementos de la lista se acepta.
6. Libros de trabajo. Hojas. Trabajo con archivos
En este apartado se verá cómo guardar, abrir y cerrar archivos, además de
trabajar con las hojas de los libros de trabajo.
Libros de trabajo
Los archivos creados con Excel se denominan Libros de trabajo. Un libro de trabajo
consta por defecto de tres hojas, aunque se pueden agregar o eliminar hojas de
trabajo.
Hojas
Cada hoja está compuesta por el mismo número de filas y columnas. Se pueden
realizar las siguientes operaciones con las hojas:
Selección: haciendo clic sobre la pestaña de la hoja pasa a ser la hoja activa. Para
seleccionar todas las hojas, clic con derecho sobre la pestaña de cualquier hoja y
elegir la opción seleccionar todas las hojas.
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Insertar: para insertar una hoja antes de otra, hacer clic con derecho sobre la pestaña
de la hoja y elegir Insertar, aparece un cuadro de diálogo en el que se selecciona hoja
de cálculo y se acepta.
Eliminar: Clic con derecho sobre la pestaña de la hoja y elegir eliminar.
Cambiar nombre: Clic con derecho sobre la pestaña de la hoja, seleccionar cambiar
nombre y escribir el nuevo nombre.
Mover o copiar: Clic con derecho sobre la pestaña de la hoja, seleccionar mover o
copiar, indicar el destino en un cuadro de diálogo (en caso de ser una copia marcar la
casilla correspondiente) y aceptar.
Trabajo con archivos
En este apartado se explicará cómo guardar, abrir y cerrar libros de trabajo o lo
que significa lo mismo, archivos.
Guardar:
Para guardar un documento por primera vez: desde el menú Archivo, seleccionar
Guardar (o botón
) o Guardar como, se abre un cuadro de diálogo donde se debe
indicar la carpeta en la que almacenar el documento y el nombre del documento. Una
vez introducido ambos datos hacer clic sobre botón guardar.
Si el documento que se desea guardar ha sido guardado con anterioridad,
posee ya un nombre, las opciones de Guardar y Guardar como actúan de diferente
forma. Utilizar Guardar para ir grabando las modificaciones que se hagan sobre el
documento en el mismo lugar que se encuentra y con el mismo nombre, y utilizar la
opción de Guardar como si se desea guardar el documento con otro nombre y/o en
otro lugar.
Abrir:
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Para abrir un documento que ya esté guardado en disco: desde menú Archivo, Abrir
(o botón
), aparece el cuadro de diálogo en el que se deberá buscar el fichero en la
carpeta que se encuentre, seleccionarlo y hacer clic en botón Abrir.
Cerrar:
Para cerrar un documento se puede hacer desde menú Archivo, Salir o desde el
botón Cerrar de la ventana de la aplicación. Al cerrar un documento, aparece un
cuadro de diálogo preguntando si se desean guardar los cambios realizados (en caso
de que se hayan realizado modificaciones en el documento desde la última vez que se
guardó).
7. Gestión de filas y columnas
En este apartado se verá cómo cambiar ancho de columnas y alto de filas,
insertar y eliminar filas y columnas, ocultar y mostrar filas y columnas,...
Selección de filas o columnas
Para seleccionar una fila hacer clic en el número de la fila. Si se quiere seleccionar
varias, hacer clic en el número de la primera fila y arrastrar hasta la última fila.
Para seleccionar una columna hacer clic en la letra de la columna. Si se quiere
seleccionar varias, hacer clic en la letra de la primera columna y arrastrar hasta la
última columna.
Insertar filas y columnas
Para insertar una fila o columna o varias filas o columnas, seleccionarlas y menú
Insertar, Filas o Columnas, según el caso. Excel insertará tantas filas o columnas
como se hayan seleccionado y desplazará el texto hacia abajo tantas filas como se
hayan insertado o hacia la derecha tantas columnas como se hayan insertado.
Borrar y Eliminar filas y columnas
Se pueden borrar el contenido de filas y columnas, seleccionándolas y pulsando la
tecla suprimir o menú Edición, Borrar.
Para eliminar filas y columnas: seleccionarlas y menú Edición, Eliminar. Excel elimina
físicamente las filas o columnas seleccionadas, desplazando el texto hacia arriba
tantas filas como se hayan eliminado o hacia la izquierda tantas columnas como se
hayan eliminado.
Ancho de columna y alto de fila
Se pueden modificar el ancho de una columna o el alto de una fila manualmente para
ajustarlo a nuestras necesidades.
Para cambiar el ancho de una o varias columnas una vez seleccionadas se pueden
utilizar varios métodos:
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- Arrastrar el borde derecho de la columna (en la cabecera de columna) con el
ratón hasta la anchura deseada.
- Menú Formato, Columna, Ancho, aparece un cuadro de diálogo en el que se
indica numéricamente el ancho deseado.
- Menú Formato, Columna, Autoajustar a la selección, ajusta el ancho para
que la entrada más ancha de la columna quepa. Se obtiene también el
mismo efecto con doble clic en el borde derecho de la columna (en la
cabecera de la columna).
Para cambiar el alto de una o varias filas una vez seleccionadas se pueden utilizar
varios métodos:
- Arrastrar el borde inferior de la fila (en la cabecera de fila) con el ratón hasta
la anchura deseada.
- Menú Formato, Columna, Alto, aparece un cuadro de diálogo en el que se
indica numéricamente el alto deseado.
- Menú Formato, Fila, Autoajustar, ajusta el ancho para que la entrada más
alta de la fila quepa. Se obtiene también el mismo efecto con doble clic en el
borde inferior de la fila (en la cabecera de la fila).
Ocultar y mostrar filas y columnas
Para ocultar filas o columnas, una vez seleccionadas, menú Formato, Fila o
Columna, Ocultar. Puede ser útil si se quiere ocultar cierta información o se necesita
imprimir parte de la información de una hoja.
Para mostrar de nuevo las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o columnas
adyacentes a las que están ocultas y después menú Formato, Fila o Columna,
Mostrar.
8. Formato de celdas
En este apartado se verá cómo dar formato a los datos introducidos en
nuestras celdas.
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Formato de fuente
Se puede modificar el aspecto de los datos de nuestra hoja, para ello se seleccionan
las celdas y desde la barra de herramientas Formato.
Tipo de letra
Negrita
Tamaño
Subrayado
Cursiva
Color de relleno
Color de la letra
Otra forma de dar formato es una vez seleccionadas las celdas: desde menú Formato,
Celdas, aparece un cuadro de diálogo con varias fichas. Para realizar modificaciones
en fuente (tipo, tamaño, estilo, color...) se hace clic en la ficha Fuente, desde esta
opción hay apartados en los que indicar los distintos atributos de la fuente.
Formato de número
Excel dispone de múltiples formas de representar los datos numéricos. Para ello se
puede, una vez seleccionado los datos hacer clic en el botón correspondiente de la
barra de herramientas Formato, o desde menú Formato, Celdas, se selecciona la
ficha Número y elegir el tipo de datos numérico.
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Moneda
Euro
Porcentual
Millares
Aumentar decimales
Disminuir decimales
Al introducir datos numéricos Excel les asigna por defecto el formato General, que
consiste en mostrar los números tal y como se introducen, en caso de ser un resultado
procedente de una fórmula mostrará los datos sin el punto de los miles y con tantos
decimales como sea necesario.
Formato Número: Indicar si se quiere mostrar el punto de separación de miles, un
número de decimales fijo y cómo mostrar los números negativos.
Formato Moneda: Muestra el punto de separación de miles, se selecciona el símbolo
monetario, el número de posiciones decimales y cómo mostrar los negativos.
Formato Contabilidad: Muestra el punto de separación de miles, se selecciona el
símbolo monetario y el número de posiciones decimales.
Formatos Fecha y Hora: Permite representar fechas y horas datos numéricos. Para
ello existen distintos formatos para representarlos.
Formato Porcentual: Multiplica por 100 el valor de la celda y añaden el símbolo
porcentaje. Permite indicar el número de decimales.
Formato Fracción: Se pueden elegir varios formatos para las fracciones.
Formato Científica: Utiliza los códigos exponenciales “e+” o “e-“ para representar las
cantidades numéricas.
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Formato Texto: Se presenta exactamente como se introduce y si tiene números se
trata como si fuera texto.
Formato Especial: Muestra formatos especiales como código postal, teléfonos,...
Formato Personalizados: Permite crear nuestros propios formatos para los datos
numéricos, partiendo de uno de los modelos ya existentes.
Alineación
Para cambiar la alineación de la información en las celdas tanto horizontal como
vertical, la orientación del texto,...: una vez seleccionadas las celdas, desde menú
Formato, Celdas, hacer clic en la ficha Alineación. En esta ventana se encuentran
los apartados de alineación de texto, orientación y control de texto.
Con control de texto se puede ajustar el texto (distribuye el texto en varias líneas),
reducir hasta ajustar (reduce el tamaño del texto de las celdas seleccionadas y lo
ajusta al ancho de columna) y combinar celdas (combina el conjunto de celdas
seleccionadas en una sola).
Se puede asimismo modificar la alineación horizontal, y combinar celdas desde la
barra de herramientas Formato.
Alineación izquierda
Alineación centrada
Alineación derecha
Combinar y centrar
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Bordes y tramas
Excel permite colocar bordes y fondos a las celdas. Para ello una vez seleccionadas,
desde menú Formato, Celdas, seleccionar la ficha Bordes para colocar bordes a las
celdas y seleccionar la ficha Tramas para colocar color de fondo a las celdas.
Desde la ficha Bordes aparecen los apartados preestablecidos y bordes para
seleccionar los bordes que se desean colocar, así como los apartados estilo y color
para indicar el tipo y color de línea.
Desde la ficha Tramas se coloca color de fondo a las celdas y tramas.
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9. Listas y Filtros
En este apartado se explicará cómo trabajar con listas de datos, ordenarlas,
realizar filtros,...
Listas
Una lista es una colección organizada de información que consiste en una fila de
encabezados, seguido de filas adicionales de datos. Se pueden introducir datos en la
lista, ordenar, filtrar la información y calcular subtotales.
Crear una lista:
Al crear una lista se debe introducir los nombres descriptivos, uno por columna, en la
primera fila de la lista y posteriormente en las demás filas se irán introduciendo los
datos correspondientes a cada una de las columnas.
El siguiente ejemplo presenta una lista con los datos de alumnos matriculados en
distintos cursos.
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Ordenar una lista:
Para ordenar la información de una lista es necesario situarse en una celda de la
columna por la que se quiera ordenar la lista y posteriormente hacer clic en el botón
correspondiente de la barra de herramientas Estándar
(orden descendente).
(orden ascendente) o
Para ordenar una lista por varios criterios al mismo tiempo, se debe estar situado en
cualquier celda de la lista, desde menú Datos, Ordenar, aparece un cuadro de diálogo
en el que se indicarán los campos por los que ordenar la lista y el tipo de orden
(ascendente o descendente).
Calcular Subtotales en una lista:
En una lista se pueden calcular subtotales. Para ello la lista debe estar ordenada por el
campo por el cual se quiera agrupar. En la lista del ejemplo se puede calcular el
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importe total por cada tipo de curso, una vez ordenada la lista por curso y situado en
cualquier celda de la lista, menú Datos, Subtotales, aparece el cuadro de diálogo con
los apartados:
Para cada cambio en: Indicar el campo por el que agrupar para el cálculo de los
subtotales.
Usar función: Elegir la operación a realizar (suma, media, cuenta,..)
Agregar subtotal a: Seleccionar los campos con los que debe calcular la operación.
Una vez indicado los valores apropiados en cada uno de los apartados del cuadro de
diálogo se acepta y se mostrarán los subtotales según se muestra en la figura.
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Se muestran los subtotales para cada curso y aparece una zona a la izquierda con
cuadrados con signos “+” o signos” – “y los números 1, 2 y 3; al hacer clic sobre ellos
se oculta o muestra la información según el caso.
Filtros
Un filtro es ocultar todas las filas de una lista excepto aquellas que cumplan la
condición especificada. Para aplicar un filtro es necesario estar situado en cualquier
celda de la lista, menú Datos, Filtro, Autofiltro, de esta forma Excel mostrará unas
pequeñas flechas de lista desplegable a la derecha de los nombres de los campos en
la fila de encabezados como se muestra a continuación.
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Para aplicar un filtro: hacer clic sobre una de las flechas y aparece una lista con los
valores de la columna. Si se elige uno de los valores, Excel ocultará todas las filas
excepto las que tengan el valor en el campo correspondiente.
Además Excel muestra en la lista desplegable las siguientes opciones:
Todas: Muestra todos los elementos de la columna, se utiliza para eliminar el filtro de
una columna.
Las 10 más: Filtra un número determinado de valores superiores o inferiores.
Personalizar: Permite establecer condiciones, al seleccionar esta opción aparece un
cuadro de diálogo en el que se pueden establecer las condiciones que deben cumplir
los datos de la lista.
10. La impresión
Este apartado tratará todo lo relacionado con la impresión.
Imprimir
Para imprimir desde menú Archivo, Imprimir, aparece un cuadro de diálogo con
varios apartados en los que se indicará lo que se desea imprimir.
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En el apartado impresora seleccionar la impresora por la que se va a imprimir. Por
defecto aparece la impresora predeterminada en el sistema operativo Windows. La
casilla imprimir en archivo envía la impresión a un archivo en lugar de a la impresora.
El botón propiedades muestra un cuadro de diálogo con las propiedades de la
impresora.
En el apartado intervalo de páginas se pueden seleccionar todas las páginas, o un
intervalo de páginas. En el apartado Copias se especifican el número de copias a
imprimir, pudiendo intercalar las páginas o no.
En el apartado imprimir se indica si se imprime la selección hecha previamente, las
páginas especificadas de las hojas activas o todo el libro. Mediante el botón vista
previa se pasa a ver la información de la hoja en modo vista preliminar.
Vista preliminar
El modo vista preliminar permite ver el documento tal y como quedará al imprimirse, lo
que permite ahorrar papel. Este tipo de vista posee varios botones:
Siguiente: Muestra la información de la siguiente página.
Anterior: Muestra la información de la página anterior.
Zoom: Aumenta o disminuye visualmente el tamaño de la información.
Imprimir: Abre el cuadro de diálogo Imprimir.
Configuración: Abre el cuadro de diálogo configurar página desde el que se puede
ajustar ciertos parámetros.
Márgenes: Muestra columnas y márgenes ajustables mediante arrastre del ratón.
Saltos de página: Cambia a esta vista, en la que puede ajustar los saltos de página de
la hoja de cálculo activa.
Cerrar: Cierra el modo vista preliminar y muestra la hoja de trabajo en vista normal.
Ayuda: Muestra información referente al modo de vista preliminar.
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Configurar página
Para configurar los parámetros de página: desde menú Archivo, Configurar página,
aparece el cuadro de diálogo con varias fichas:
Ficha Página: Permite especificar la orientación del papel (vertical u horizontal). En el
apartado escala se aumenta o disminuye el tamaño de la información o ajusta la
información a un número de páginas a lo alto y a lo ancho. En el apartado tamaño del
papel se puede especificar distintos tamaños de papel.
Ficha Márgenes: Se pueden especificar los márgenes izquierdo, derecho, superior,
inferior, del encabezado y pie de página, así como indicar que la información aparezca
centrada vertical y horizontalmente en la página.
Ficha Encabezado y pie de página: Permite establecer los encabezados y pies de
página. Este apartado se desarrollará más adelante.
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Ficha Hoja: se puede indicar en el área de impresión un rango de celdas a imprimir, en
caso de dejarlo en blanco se imprimirá la hoja de trabajo completa. En el apartado de
imprimir títulos se puede especificar filas y/o columnas a repetir (en el caso de una
hoja con títulos en la primera fila y nombres descriptivos en la primera columna puede
ser difícil comprender los datos en páginas donde no se encuentren los títulos).
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En el apartado imprimir se puede seleccionar que se impriman las líneas de división
entre celdas que contengan información, imprimir en modo borrador o blanco y negro
(para ahorrar tinta), imprimir letras de columnas y números de filas y comentarios de
celdas.
En el apartado de orden de las páginas se puede especificar imprimir las páginas de
arriba abajo o de lado a lado.
Encabezados y pie de página
Excel permite colocar encabezados y pies de página: desde menú, Archivo,
Configurar Página, aparece un cuadro de diálogo, hacer clic en la ficha Encabezado
y pie de página. Se puede hacer clic en las listas desplegables y seleccionar
encabezados o pies de página predefinidos. En caso de no encontrar un encabezado
o pie de página adecuado están los botones personalizar encabezado y personalizar
pie desde los que se abren unos cuadros de diálogo en los que crear nuestro
encabezado y pie de página.
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El cuadro de diálogo consta de tres secciones donde escribir texto o códigos que
permiten mostrar la fecha, hora, número de página, nombre archivo,... Dichos datos se
insertan mediante botones.
Fuente
Números de página
Número de página actual
Hora
Nombre Hoja
Fecha Nombre Archivo
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Una vez creado nuestro encabezado y pie de página personalizado se visualiza el
resultado y si es lo que se desea, se acepta.
11. Fórmulas y Funciones.
En este apartado se verá cómo introducir fórmulas y funciones en la hoja y
trabajar con distintas referencias a celdas.
Fórmulas
Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones con los datos de una hoja de
cálculo. Las fórmulas pueden realizar operaciones matemáticas, como suma y
multiplicación, pueden comparar los valores de una hoja de cálculo o combinar texto.
Las fórmulas hacen referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en
otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.
Para introducir una fórmula en una celda escribir el signo igual (=), si se hace clic en el
botón igual ( ) de la barra de fórmulas o clic en el botón pegar función (
)de la
barra Estándar se introduce directamente el signo igual en la celda y posteriormente
se escribe la fórmula.
Una fórmula puede estar formada por referencias a celdas, operadores matemáticos,
funciones, rangos,...Por ejemplo:
Referencia de celda Constante numérica Rango
=(A2+10)/PROMEDIO(E2:E10)
Operador de suma
Operador división
Función de hoja de cálculo
Operadores de cálculo de las fórmulas:
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos
de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de
cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como
suma, resta, multiplicación,...:
+ (Suma) 5+5, - (resta) 5-2, * (Multiplicación) 5*4, / (División) 6/2, % (Porcentaje) 30%,
^ (Exponente) 2^3 (igual que 2*2*2).
Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores, el resultado es
verdadero o falso y los operadores son:
= (Igual a) A2=B2, > (Mayor que) A2>B2, < (Menor que) A2<B2, >= (Mayor o igual
que) A2>=B2, <= (Menor o igual que) A2<=B2, <> (Distinto de) A2<>B2.
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Operador de concatenación de texto El símbolo & sirve para unir o concatenar una
o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Por ejemplo
“Hola” & “Mundo” genera “Hola Mundo”.
Operadores de referencia
siguientes operadores.
Combinan rangos de celdas para los cálculos con los
“:” (operador de rango) C4:E8, “,” (Operador de unión que combina varias referencias
en una) SUMA(A2,A5,B2:B6) (suma las celdas A2, A5 y el rango de celdas B2:B6).
Orden de ejecución de las fórmulas:
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las
operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si
una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una
fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los
operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escribir
entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Descripción
Operador
: (dos puntos)
(un espacio)
, (coma)
Operadores de referencia
-
Negación (como en -1)
%
Porcentaje
^
Exponente
*y/
Multiplicación y división
+y-
Suma y resta
&
Concatenación
= < > <= >= <>
Comparación
Por ejemplo si nuestra hoja tiene introducidos los siguientes datos:
Si se introduce en una celda la fórmula =A1+ A2 * 2 el resultado que se muestra en la
celda será 40, ya que primero realiza la multiplicación y después la suma.
Ejemplos de fórmulas:
A partir de un ejemplo de hoja de cálculo en el que se tiene información referente a las
unidades compradas de una serie de artículos se utilizan distintos tipos de fórmulas.
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Para calcular el total al que ascienden los cinco ratones comprados se debe introducir
en la celda D2 la fórmula = B2 * C2 y mostrará el resultado.
Para calcular los totales de los demás artículos se introducen las fórmulas
correspondientes, escribiéndolas directamente o arrastrando desde el cuadro
autorellenar de la celda D2 (donde se encuentra la fórmula) hacia el resto de celdas o
se copia la fórmula y se pega en las celdas correspondientes de las formas ya
estudiadas.
Para calcular en la columna “E” el importe neto de las compras si se aplica un 10% de
descuento sobre el total, se introduce en E2 la fórmula = D2 – (D2*10%). Si se quiere
calcular el neto para los demás artículos se emplean los métodos indicados en el
párrafo anterior.
Si se quiere calcular la media de unidades de artículos vendidas, en la celda B8 se
introducirá la fórmula = (B2 + B3 + B4 + B5 + B6)/5.
Se pueden llegar a obtener los mismos resultados con otras fórmulas más adecuadas
mediante el uso de funciones.
El aspecto de la hoja de cálculo una vez introducidas las fórmulas será el siguiente:
Referencias:
Referencias relativas: Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de
celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la
fórmula. En el anterior ejemplo, la celda D2 contiene una fórmula con referencias
relativas que multiplica la celda situada dos posiciones a su izquierda por la que está
situada una posición a su izquierda. Al copiar la fórmula de la celda D2 en las celdas
inferiores Excel ajusta automáticamente las referencias en las fórmulas pegadas para
hacer referencia a otras celdas relativas a la posición de la fórmula. Este tipo de
referencias relativas es el que utiliza Excel por defecto, pero no siempre es el que se
necesita.
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Referencias absolutas: Si no se desea que Excel ajuste las referencias cuando se
copie una fórmula en una celda diferente, se utilizan referencias absolutas. En el
ejemplo anterior se puede calcular el neto haciendo referencia a una celda que
contenga el porcentaje a aplicar, de la siguiente forma:
La fórmula a introducir en la celda E4 para calcular el neto es = D4-(D4*B1), el
resultado que muestra es correcto, pero si se copia la fórmula en las celdas inferiores
el resultado es erróneo, ya que las referencias relativas no son adecuadas para esta
operación.
Para crear una referencia absoluta se debe colocar un signo de dólar($) delante de la
parte de la referencia (ya sea letra de columna o número de fila) que no cambia. La
fórmula correcta que se debe introducir en la celda E4 es = D4-(D4*B$1), de esta
forma se puede copiar la fórmula a las celdas inferiores siendo el resultado correcto.
Funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Los
argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos (Verdadero o Falso), rangos,
referencias de celda, constantes, fórmulas u otras funciones.
La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un
paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por el símbolo punto y
coma (;) y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, se escribe un signo
igual (=) delante del nombre de la función.
Las funciones se escriben directamente o se puede utilizar un asistente que ayuda en
la introducción de la función. Para calcular medias, sumas, valores máximos y
mínimos según el siguiente ejemplo se utilizan funciones.
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En la celda B10, en lugar de la fórmula que se introdujo anteriormente se escribe la
fórmula = PROMEDIO(B4:B8). La función promedio calcula la media aritmética de sus
argumentos, de esta forma no se tiene que sumar y después dividir por el número de
celdas, la función se encarga de hacerlo.
En la celda B11, en lugar de escribir una fórmula en la que se vaya individualmente
sumando las celdas (= B4 + B5 + B6 + B7 + B8), se utiliza una fórmula =
SUMA(B4:B8). Esta fórmula es más práctica, ya que como argumento de la función se
indica el rango de celdas que tiene que sumar, en lugar de hacer referencia una a una
a todas las celdas. Se puede introducir la misma fórmula a través del botón Autosuma
( ), al hacer clic sobre este botón inserta la función Suma en la celda activa y como
argumento muestra el rango de celdas adyacentes a ella que contengan valores
numéricos, en caso de no ser el rango correcto se selecciona con el ratón el rango de
celdas adecuado.
En la celda B12, para calcular el precio más alto de todos los artículos se utiliza la
fórmula = MAX(C4:C8), muestra el valor mayor del rango indicado.
En la celda B13, para calcular el precio más bajo de todos los artículos se escribe la
fórmula =MIN(C4:C8), muestra el valor menor del rango indicado en la función.
Para introducir cualquier función mediante el asistente: una vez situado en la celda, se
hace clic en botón pegar función (
) y aparece un cuadro de diálogo con una
relación de todas las funciones de Excel agrupadas por categorías (matemáticas,
estadísticas, financieras,...).
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Para utilizar una función se tiene que localizar en la categoría en la que está agrupada
o en la categoría Todas (ésta tiene una relación de todas las funciones). Una vez
seleccionada la función se acepta y se muestra un cuadro de diálogo en el que se
tienen que indicar los argumentos de la función.
Para indicar los argumentos de la función se escriben manualmente o se seleccionan
de la hoja. Para ir a los datos de la hoja se hace clic en el botón que se encuentra a la
derecha de cada uno de los argumentos ( ). Una vez seleccionadas las celdas, se
acepta con Intro, vuelve a mostrar el cuadro de diálogo y así sucesivamente hasta
escribir todos los argumentos necesarios de la función. Al final se acepta y el resultado
aparece en la celda.
Mediante el siguiente ejemplo se ve como utilizar funciones para mostrar la calificación
de Apto o No apto en función de la nota obtenida por el alumno y además se cuenta el
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número de alumnos aprobados y suspendidos mediante las funciones SI y
CONTAR.SI.
En la celda C3, se introduce la fórmula = SI(B3>=5;”APTO”;”NO APTO”) manualmente
o a través del botón pegar función de la barra Estándar. Aparece un cuadro de diálogo
en el que se tendrán que escribir los argumentos. La función tiene tres argumentos:
Prueba lógica: Condición que se debe evaluar.
Valor_si_verdadero: Valor que devolverá si la prueba lógica es cierta.
Valor_si_falso: Valor que devolverá si la prueba lógica es falsa.
Una vez introducido los argumentos se acepta y aparece el valor correspondiente.
Después se copia la fórmula en las celdas inferiores, Excel mostrará las calificaciones
adecuadas a las notas obtenidas por los alumnos.
En la celda B10, se introduce la fórmula = CONTAR.SI(B3:B8;”>=5”) que cuenta el
número de alumnos que han aprobado o a través del botón pegar función de la barra
Estándar, se llega al cuadro de diálogo en el que se escriben los argumentos. La
función tiene dos argumentos:
Rango: Celdas en las que tiene que contar cuando se cumpla la condición.
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Criterio: Condición que deben cumplir las celdas para ser contadas.
Una vez introducidos los argumentos se acepta y muestra el valor.
Para calcular el número de suspendidos igual que para el número de aprobados, pero
modificando la condición por “<5”.
12. Los Gráficos
En este apartado se aprenderá a mostrar mediante gráficos la información de la
hoja para hacerla más comprensible y a dar formato a los gráficos.
Crear un gráfico
Para crear un gráfico a partir de datos introducidos en nuestra hoja, se seleccionan los
datos. Por ejemplo si se quiere mostrar un gráfico con las unidades vendidas por
artículos se selecciona el rango A3:B8 y se hace clic en el botón Asistente para
gráficos de la barra Estándar, aparece un asistente con cuatro pasos:
Primer paso: Se debe seleccionar el tipo de gráfico, no todos los tipos son compatibles
o adecuados para todos los tipos de datos.
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Segundo paso: Aparece una muestra del gráfico y se puede modificar la forma de
representar la información en el gráfico (Series en filas o columnas).
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Tercer paso: La ventana que aparece tiene varias fichas en las que se pueden indicar
los títulos del gráfico y ejes, mostrar o no las líneas de división, posición de la leyenda,
rótulos de datos,...
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Cuarto paso: Se selecciona si se inserta el gráfico como objeto en la hoja de trabajo
activa o en una nueva hoja. Al finalizar, aparece el gráfico.
Formato del gráfico
Una vez creado el gráfico se tiene que dar formato, adaptando el tamaño, cambiándolo
de posición y modificando cada uno de los elementos que se deseen.
Cambiar tamaño: Cuando el gráfico está seleccionado Excel muestra unos cuadros
desde los que se arrastran con el ratón para modificar el tamaño del gráfico.
Cambiar posición: Cuando el gráfico está seleccionado, si se hace clic sobre una zona
vacía del gráfico el puntero del ratón muestra una cruz con cuatro flechas, se arrastra
y desplaza.
Modificar ejes: Para modificar los ejes se sitúa el puntero del ratón sobre la zona del
eje a modificar y aparecerá una etiqueta con el nombre del eje. Si se hace clic con
botón derecho del ratón aparece un menú contextual, se selecciona Formato de los
ejes y muestra un cuadro de diálogo con opciones referentes a los ejes.
Modificar series: Para dar formato a la serie de datos, clic con botón derecho del ratón
sobre un elemento de la serie de datos, se selecciona Formato de la serie de datos y
aparece un cuadro de diálogo con opciones referentes a la serie de datos.
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Para modificar cualquier objeto u apartado del gráfico se hace clic con botón derecho
sobre él, se selecciona la opción adecuada y aparece un cuadro de diálogo con
opciones para realizar modificaciones de formato sobre el objeto. Una forma de
realizar modificaciones sobre un gráfico es a través del menú Gráfico, para que esté
activo dicho menú, el gráfico debe estar seleccionado.
13. Imágenes y dibujos
En este apartado se verá cómo utilizar herramientas de dibujo, insertar
imágenes y escribir textos con diferentes estilos y formatos.
Dibujos, WordArt
Word dispone de una barra de herramientas con botones para poder insertar dibujos
(cuadrado, círculos, líneas,...) imágenes prediseñadas, textos artísticos,...
La forma de insertar un dibujo es haciendo clic en el botón correspondiente de la barra
de herramientas, el cursor cambiará de aspecto. Situarse en la zona donde se desea
crear el dibujo, hacer clic y arrastrar para darle el tamaño deseado.
(Color de fondo, línea y fuente)
Menú de opciones Grupos de autoformas Cuadro de texto
Estilo de línea y flecha 3D
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Selección de objetos
WordArt Imagen
Grosor de línea Sombra
(Línea, Flecha, Rectángulo y Círculo)
Botón autoformas: Permite insertar distintos tipos de objetos agrupados en categorías.
Botón cuadro de texto: Permite insertar texto en cualquier punto del documento.
Botón WordArt: Al hacer clic se abre un cuadro de diálogo con una galería de estilos
de textos, seleccionar uno de ellos y escribir el texto para que aparezca con el estilo
elegido.
Una vez seleccionado el texto de WordArt insertado se puede modificar desde la barra
de herramientas WordArt: escribir otro texto, modificar el texto, seleccionar otro
formato, modificar color de texto y líneas, girar el texto, cambiar espaciado,
alineación,…
Imagen prediseñada
Al hacer clic sobre botón Imágenes prediseñadas o menú Insertar, Imagen, Imagen
prediseñada, se abre un cuadro de diálogo con una serie de categorías temáticas con
imágenes. Al hacer clic sobre cualquiera de las categorías aparecen las imágenes, si
se hace clic con derecho sobre una de las imágenes y se elige insertar, insertará la
imagen en la posición donde se encuentre el cursor.
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Una vez insertado un objeto se puede modificar. Para ello, se debe seleccionar
haciendo clic sobre él (aparecen cuadrados bordeando el objeto), y posteriormente
mediante los botones de color, grosor, estilos, sombra y 3D se pueden modificar
dichos aspectos.
El formato de una imagen prediseñada puede modificarse. Una vez insertada y
seleccionada, menú Formato, Imagen, aparece un cuadro de diálogo con diferentes
fichas en las que se podrán modificar aspectos como: Color y líneas, Tamaño, Ajuste
de la imagen y el texto, Brillo y contraste,....
Imágenes externas
Excel permite insertar imágenes que estén almacenadas en disco. Para ello una vez
situado el cursor en el lugar adecuado, menú Insertar, Imagen, Desde archivo,
aparece un cuadro de diálogo mediante el cual hay que buscar la carpeta donde se
encuentra la imagen, seleccionarla y hacer clic en botón Insertar.
La forma de dar formato a una imagen una vez insertada es igual que para el caso de
imágenes prediseñadas.
14. Las macros
En este apartado se verá qué es una macro y cómo grabar una macro.
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Si una tarea en Microsoft Excel se realiza frecuentemente, se puede automatizar
mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que
se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea. Para crear una macro de forma sencilla se graban las
acciones para llevar a cabo una tarea, asignándole un nombre.
Grabar una macro:
Excel permite grabar un conjunto de acciones en una macro con un nombre. Para ello,
menú Herramientas, Macros, Grabar nueva macro, aparece un cuadro de diálogo
donde se deberá indicar el nombre de la macro que se va a grabar. Una vez indicado
el nombre, todas las acciones que se vayan ejecutando se guardarán en la macro.
Para finalizar de grabar la macro, se detiene la grabación en la barra de herramientas
flotante de grabación de macro.
Para ejecutar una macro desde menú Herramientas, Macro, Macros, aparece un
cuadro de diálogo con una lista de las macros guardadas, se selecciona la macro y se
acepta, realizándose todas las acciones guardadas en la macro.
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