EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Contenidos Teóricos 1. Introducción a Excel 2000 Excel es una hoja de cálculo electrónica, un programa para realizar multitud cálculos diferentes. Excel es una inmensa tabla con varias hojas, cada una de ellas con miles de filas y cientos de columnas. 2. Elementos de la ventana y Ayuda Elementos de la ventana Para iniciar Excel hacer clic en botón Inicio, Programas, Microsoft Excel, se abre la ventana de la aplicación que tendrá el siguiente aspecto: Comprobar que aparecen elementos ya conocidos en la aplicación de Word, como son: barra de título, barra de menú, barra de herramientas Estándar, barra de herramientas Formato, barra de Dibujo, Barra de Estado. Ciertas opciones disponibles en estas barras son distintas a las de la aplicación Word, en posteriores apartados se irán comentando. Elementos o características propias de Excel son los siguientes: Barra de Fórmulas: Barra que indica en el cuadro de nombres la celda en la que está situado el cursor y además muestra la información o fórmulas de dicha celda. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Cabecera de columnas: Letras de la A hasta la IV, para nombrar cada una de las columnas de la hoja de cálculo. Cabecera de filas: Números del 1 al 65.535, para numerar cada una de las filas de la hoja de cálculo. Pestañas de hojas y botones de desplazamiento: Hay una pestaña para cada una de las hojas que contiene un libro de Excel. Se pueden agregar más hojas al libro, de forma que puedan quedar ocultas algunas de ellas, para mostrarlas se utilizan los botones de desplazamiento. Ayuda Word dispone de un menú “?” con distintas opciones desde el que se obtiene ayuda respecto a cualquier duda que se tenga en torno a Excel. Desde el menú de ayuda se obtiene el siguiente tipo de ayuda: Ayuda de Microsoft Excel: Muestra un cuadro de diálogo desde el que obtener ayuda mediante una relación temática, un índice o realizar preguntas. Mostrar el Ayudante de Office: Muestra un icono dinámico (ayudante) con un cuadro diálogo en el que se pueden realizar preguntas sobre Excel. ¿Qué es esto?: Ayuda interactiva, al seleccionar esta opción el icono cambia de aspecto y se obtiene información sobre un elemento de la ventana haciendo clic sobre él. Office en el Web: Abre la página Web de Microsoft donde obtener información en línea. Acerca de Microsoft Excel: Muestra información sobre el producto, versión, derechos,... 3. El trabajo con los datos En este apartado se verá cómo introducir, editar, modificar, eliminar y recuperar información. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Tipos de datos Una celda es la intersección de una fila y una columna, se nombra con la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo A5. Los tipos de datos que puede alojar una celda son: Valores numéricos: Los valores de las celdas se pueden utilizar en fórmulas, éstos también pueden ser fechas u horas. Texto: Se utiliza para clarificar lo que significan los valores de una hoja de trabajo. Fórmulas: Expresiones matemáticas simples o con funciones potentes que pueden utilizar valores de las celdas (o incluso texto) para calcular un resultado. Introducción de texto y valores La introducción de información en una hoja es fácil. Se sitúa el puntero en la celda para convertirla en activa, se introduce el valor y se pulsa Intro. El valor mostrado en la celda también aparece en la barra de fórmulas. Si se introduce un texto más largo de la anchura de la celda y las celdas de la derecha están en blanco Excel muestra el texto completo, en caso de que las celdas de la derecha no estén en blanco muestra solamente lo que el ancho de la columna permita. Si se desea mostrar una cadena de texto más ancha que el ancho de la columna y tiene celdas a la derecha con información se puede optar por: Aumentar el ancho de columna, utilizar una fuente más pequeña, hacer que ocupe el texto más de una línea,... Excel trata las fechas y horas como tipos especiales de valores numéricos. Para introducir una fecha escribir uno o dos dígitos para día y mes y dos o cuatro dígitos para el año, separando día, mes y año por barras oblicuas “/”. Para introducir una hora escribir la hora, minutos y segundos separados por dos puntos “:”. Excel dispone de la opción Autocompletar para introducir texto de forma rápida, ya que al introducir las primeras letras en una celda Autocompletar intenta terminar la entrada de texto, buscando en las demás entradas de la columna actual. En este ejemplo se ve como al introducir la primera letra del curso, Autocompletar muestra el resto del contenido según el texto encontrado en esa misma columna. Si la entrada que se desea es la propuesta, se pulsa Intro para aceptar, en caso contrario se ignora la sugerencia y se sigue escribiendo. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Modificación y edición de la información Para cambiar el contenido de una celda por otro, situarse sobre ella y escribir directamente, se puede también borrar el contenido pulsando la tecla suprimir una vez situado en la celda y posteriormente escribir la información. Se puede editar el contenido de una celda de varias formas: haciendo doble clic en la celda, pulsando F2, activando la celda y haciendo clic en la barra de fórmulas. Una vez en modo edición el punto de inserción aparece como una barra vertical. Es posible moverse por el contenido de la celda y realizar modificaciones. Deshacer y rehacer Se puede deshacer y rehacer un número de acciones a través de los botones de la barra de herramientas Estándar ( ). En caso de cometer un error se deshace un número de acciones hasta llegar al punto de partida. 4. Rangos En este apartado se explicará cómo trabajar con rangos: selección, borrar, copiar, mover y nombrar rangos. Selección Un rango es un conjunto de celdas. Para seleccionar un rango hacer clic en la primera celda del rango (cuando el puntero del ratón sea una cruz blanca ancha) y arrastrar hasta la última celda del rango. Se puede hacer referencia a un rango en una fórmula, para ello se escribe la primera celda del rango y la última celda del rango unidas por dos puntos, por ejemplo: A2:B5. Borrar Para eliminar un rango de información, se selecciona y pulsa la tecla suprimir. Copiar y mover Para copiar un rango una vez seleccionado, Excel dispone de las siguientes opciones para indicar copiar (menú edición, copiar o clic con derecho y en menú contextual seleccionar copiar o botón copiar de la barra de herramientas Estándar), situarse después en el destino e indicar pegar (menú edición, pegar o clic con derecho y en menú contextual seleccionar pegar o botón pegar de la barra de herramientas Estándar). Para mover un rango una vez seleccionado, se debe indicar cortar de cualquiera de las siguientes formas (menú edición, cortar o clic con derecho y en menú contextual seleccionar cortar o botón cortar de la barra de herramientas Estándar), situarse después en el destino e indicar pegar de cualquiera de las formas antes mencionadas. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Excel dispone también de otra forma paras copiar y mover un rango desplazándolo con arrastre del ratón. Una vez seleccionado el rango, situarse con el ratón sobre uno de los bordes del rango, el puntero del ratón cambia a una flecha blanca. Para mover, arrastrar hasta la posición deseada y para copiar mantener pulsada la tecla ctrl. (aparece junto a la flecha blanca el signo de la suma) a la vez que se arrastra con el ratón a la posición deseada. Nombrar rango Se puede nombrar un rango y utilizar el nombre de rango en una fórmula. Una forma de nombrar un rango es una vez seleccionado hacer clic en el cuadro nombre que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas, escribir un nombre descriptivo y pulsar Intro. 5. Series de relleno, listas personalizadas En este apartado se verá cómo rellenar con la información de una celda las que están adyacentes a ella, continuar series, continuar listas predeterminadas o personalizadas. Series de relleno Excel posee una herramienta que se denomina Autorellenar (la cajita en la parte inferior izquierda de la celda activa). Al situarse sobre el cuadro Autorellenar con el puntero del ratón (el puntero cambia de aspecto, mostrando una cruz negra delgada) y arrastrando, el contenido de la celda se copia en las celdas seleccionadas al arrastrar. Para continuar una serie arrastrando mediante Autorellenar es necesario tener como mínimo los dos primeros valores de la serie, de esta forma la diferencia que hay entre dichos valores se irán manteniendo entre los demás elementos de la serie. Una vez introducido los dos primeros valores de la serie, se seleccionan las celdas que los contienen y después se arrastra el cuadro de Autorellenar hasta el valor que se desea. Listas personalizadas Una lista personalizada es una relación de valores que siguen un orden, por defecto Excel tiene por defecto unas listas predeterminadas como son los días de la semana y los meses del año. A partir de cualquier elemento de una lista personalizada que se encuentre en una celda se puede continuar la lista arrastrando desde el cuadro Autorellenar. Para agregar una lista personalizada a las ya existentes: desde menú Herramientas, Opciones, aparece un cuadro de diálogo, ir a la ficha Listas personalizadas y en el Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 cuadro entradas de lista ir introduciendo cada uno de los valores de la lista y pulsar Intro o botón Agregar, una vez introducido todos los elementos de la lista se acepta. 6. Libros de trabajo. Hojas. Trabajo con archivos En este apartado se verá cómo guardar, abrir y cerrar archivos, además de trabajar con las hojas de los libros de trabajo. Libros de trabajo Los archivos creados con Excel se denominan Libros de trabajo. Un libro de trabajo consta por defecto de tres hojas, aunque se pueden agregar o eliminar hojas de trabajo. Hojas Cada hoja está compuesta por el mismo número de filas y columnas. Se pueden realizar las siguientes operaciones con las hojas: Selección: haciendo clic sobre la pestaña de la hoja pasa a ser la hoja activa. Para seleccionar todas las hojas, clic con derecho sobre la pestaña de cualquier hoja y elegir la opción seleccionar todas las hojas. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Insertar: para insertar una hoja antes de otra, hacer clic con derecho sobre la pestaña de la hoja y elegir Insertar, aparece un cuadro de diálogo en el que se selecciona hoja de cálculo y se acepta. Eliminar: Clic con derecho sobre la pestaña de la hoja y elegir eliminar. Cambiar nombre: Clic con derecho sobre la pestaña de la hoja, seleccionar cambiar nombre y escribir el nuevo nombre. Mover o copiar: Clic con derecho sobre la pestaña de la hoja, seleccionar mover o copiar, indicar el destino en un cuadro de diálogo (en caso de ser una copia marcar la casilla correspondiente) y aceptar. Trabajo con archivos En este apartado se explicará cómo guardar, abrir y cerrar libros de trabajo o lo que significa lo mismo, archivos. Guardar: Para guardar un documento por primera vez: desde el menú Archivo, seleccionar Guardar (o botón ) o Guardar como, se abre un cuadro de diálogo donde se debe indicar la carpeta en la que almacenar el documento y el nombre del documento. Una vez introducido ambos datos hacer clic sobre botón guardar. Si el documento que se desea guardar ha sido guardado con anterioridad, posee ya un nombre, las opciones de Guardar y Guardar como actúan de diferente forma. Utilizar Guardar para ir grabando las modificaciones que se hagan sobre el documento en el mismo lugar que se encuentra y con el mismo nombre, y utilizar la opción de Guardar como si se desea guardar el documento con otro nombre y/o en otro lugar. Abrir: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Para abrir un documento que ya esté guardado en disco: desde menú Archivo, Abrir (o botón ), aparece el cuadro de diálogo en el que se deberá buscar el fichero en la carpeta que se encuentre, seleccionarlo y hacer clic en botón Abrir. Cerrar: Para cerrar un documento se puede hacer desde menú Archivo, Salir o desde el botón Cerrar de la ventana de la aplicación. Al cerrar un documento, aparece un cuadro de diálogo preguntando si se desean guardar los cambios realizados (en caso de que se hayan realizado modificaciones en el documento desde la última vez que se guardó). 7. Gestión de filas y columnas En este apartado se verá cómo cambiar ancho de columnas y alto de filas, insertar y eliminar filas y columnas, ocultar y mostrar filas y columnas,... Selección de filas o columnas Para seleccionar una fila hacer clic en el número de la fila. Si se quiere seleccionar varias, hacer clic en el número de la primera fila y arrastrar hasta la última fila. Para seleccionar una columna hacer clic en la letra de la columna. Si se quiere seleccionar varias, hacer clic en la letra de la primera columna y arrastrar hasta la última columna. Insertar filas y columnas Para insertar una fila o columna o varias filas o columnas, seleccionarlas y menú Insertar, Filas o Columnas, según el caso. Excel insertará tantas filas o columnas como se hayan seleccionado y desplazará el texto hacia abajo tantas filas como se hayan insertado o hacia la derecha tantas columnas como se hayan insertado. Borrar y Eliminar filas y columnas Se pueden borrar el contenido de filas y columnas, seleccionándolas y pulsando la tecla suprimir o menú Edición, Borrar. Para eliminar filas y columnas: seleccionarlas y menú Edición, Eliminar. Excel elimina físicamente las filas o columnas seleccionadas, desplazando el texto hacia arriba tantas filas como se hayan eliminado o hacia la izquierda tantas columnas como se hayan eliminado. Ancho de columna y alto de fila Se pueden modificar el ancho de una columna o el alto de una fila manualmente para ajustarlo a nuestras necesidades. Para cambiar el ancho de una o varias columnas una vez seleccionadas se pueden utilizar varios métodos: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 - Arrastrar el borde derecho de la columna (en la cabecera de columna) con el ratón hasta la anchura deseada. - Menú Formato, Columna, Ancho, aparece un cuadro de diálogo en el que se indica numéricamente el ancho deseado. - Menú Formato, Columna, Autoajustar a la selección, ajusta el ancho para que la entrada más ancha de la columna quepa. Se obtiene también el mismo efecto con doble clic en el borde derecho de la columna (en la cabecera de la columna). Para cambiar el alto de una o varias filas una vez seleccionadas se pueden utilizar varios métodos: - Arrastrar el borde inferior de la fila (en la cabecera de fila) con el ratón hasta la anchura deseada. - Menú Formato, Columna, Alto, aparece un cuadro de diálogo en el que se indica numéricamente el alto deseado. - Menú Formato, Fila, Autoajustar, ajusta el ancho para que la entrada más alta de la fila quepa. Se obtiene también el mismo efecto con doble clic en el borde inferior de la fila (en la cabecera de la fila). Ocultar y mostrar filas y columnas Para ocultar filas o columnas, una vez seleccionadas, menú Formato, Fila o Columna, Ocultar. Puede ser útil si se quiere ocultar cierta información o se necesita imprimir parte de la información de una hoja. Para mostrar de nuevo las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o columnas adyacentes a las que están ocultas y después menú Formato, Fila o Columna, Mostrar. 8. Formato de celdas En este apartado se verá cómo dar formato a los datos introducidos en nuestras celdas. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Formato de fuente Se puede modificar el aspecto de los datos de nuestra hoja, para ello se seleccionan las celdas y desde la barra de herramientas Formato. Tipo de letra Negrita Tamaño Subrayado Cursiva Color de relleno Color de la letra Otra forma de dar formato es una vez seleccionadas las celdas: desde menú Formato, Celdas, aparece un cuadro de diálogo con varias fichas. Para realizar modificaciones en fuente (tipo, tamaño, estilo, color...) se hace clic en la ficha Fuente, desde esta opción hay apartados en los que indicar los distintos atributos de la fuente. Formato de número Excel dispone de múltiples formas de representar los datos numéricos. Para ello se puede, una vez seleccionado los datos hacer clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas Formato, o desde menú Formato, Celdas, se selecciona la ficha Número y elegir el tipo de datos numérico. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Moneda Euro Porcentual Millares Aumentar decimales Disminuir decimales Al introducir datos numéricos Excel les asigna por defecto el formato General, que consiste en mostrar los números tal y como se introducen, en caso de ser un resultado procedente de una fórmula mostrará los datos sin el punto de los miles y con tantos decimales como sea necesario. Formato Número: Indicar si se quiere mostrar el punto de separación de miles, un número de decimales fijo y cómo mostrar los números negativos. Formato Moneda: Muestra el punto de separación de miles, se selecciona el símbolo monetario, el número de posiciones decimales y cómo mostrar los negativos. Formato Contabilidad: Muestra el punto de separación de miles, se selecciona el símbolo monetario y el número de posiciones decimales. Formatos Fecha y Hora: Permite representar fechas y horas datos numéricos. Para ello existen distintos formatos para representarlos. Formato Porcentual: Multiplica por 100 el valor de la celda y añaden el símbolo porcentaje. Permite indicar el número de decimales. Formato Fracción: Se pueden elegir varios formatos para las fracciones. Formato Científica: Utiliza los códigos exponenciales “e+” o “e-“ para representar las cantidades numéricas. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Formato Texto: Se presenta exactamente como se introduce y si tiene números se trata como si fuera texto. Formato Especial: Muestra formatos especiales como código postal, teléfonos,... Formato Personalizados: Permite crear nuestros propios formatos para los datos numéricos, partiendo de uno de los modelos ya existentes. Alineación Para cambiar la alineación de la información en las celdas tanto horizontal como vertical, la orientación del texto,...: una vez seleccionadas las celdas, desde menú Formato, Celdas, hacer clic en la ficha Alineación. En esta ventana se encuentran los apartados de alineación de texto, orientación y control de texto. Con control de texto se puede ajustar el texto (distribuye el texto en varias líneas), reducir hasta ajustar (reduce el tamaño del texto de las celdas seleccionadas y lo ajusta al ancho de columna) y combinar celdas (combina el conjunto de celdas seleccionadas en una sola). Se puede asimismo modificar la alineación horizontal, y combinar celdas desde la barra de herramientas Formato. Alineación izquierda Alineación centrada Alineación derecha Combinar y centrar Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Bordes y tramas Excel permite colocar bordes y fondos a las celdas. Para ello una vez seleccionadas, desde menú Formato, Celdas, seleccionar la ficha Bordes para colocar bordes a las celdas y seleccionar la ficha Tramas para colocar color de fondo a las celdas. Desde la ficha Bordes aparecen los apartados preestablecidos y bordes para seleccionar los bordes que se desean colocar, así como los apartados estilo y color para indicar el tipo y color de línea. Desde la ficha Tramas se coloca color de fondo a las celdas y tramas. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 9. Listas y Filtros En este apartado se explicará cómo trabajar con listas de datos, ordenarlas, realizar filtros,... Listas Una lista es una colección organizada de información que consiste en una fila de encabezados, seguido de filas adicionales de datos. Se pueden introducir datos en la lista, ordenar, filtrar la información y calcular subtotales. Crear una lista: Al crear una lista se debe introducir los nombres descriptivos, uno por columna, en la primera fila de la lista y posteriormente en las demás filas se irán introduciendo los datos correspondientes a cada una de las columnas. El siguiente ejemplo presenta una lista con los datos de alumnos matriculados en distintos cursos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Ordenar una lista: Para ordenar la información de una lista es necesario situarse en una celda de la columna por la que se quiera ordenar la lista y posteriormente hacer clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas Estándar (orden descendente). (orden ascendente) o Para ordenar una lista por varios criterios al mismo tiempo, se debe estar situado en cualquier celda de la lista, desde menú Datos, Ordenar, aparece un cuadro de diálogo en el que se indicarán los campos por los que ordenar la lista y el tipo de orden (ascendente o descendente). Calcular Subtotales en una lista: En una lista se pueden calcular subtotales. Para ello la lista debe estar ordenada por el campo por el cual se quiera agrupar. En la lista del ejemplo se puede calcular el Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 importe total por cada tipo de curso, una vez ordenada la lista por curso y situado en cualquier celda de la lista, menú Datos, Subtotales, aparece el cuadro de diálogo con los apartados: Para cada cambio en: Indicar el campo por el que agrupar para el cálculo de los subtotales. Usar función: Elegir la operación a realizar (suma, media, cuenta,..) Agregar subtotal a: Seleccionar los campos con los que debe calcular la operación. Una vez indicado los valores apropiados en cada uno de los apartados del cuadro de diálogo se acepta y se mostrarán los subtotales según se muestra en la figura. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Se muestran los subtotales para cada curso y aparece una zona a la izquierda con cuadrados con signos “+” o signos” – “y los números 1, 2 y 3; al hacer clic sobre ellos se oculta o muestra la información según el caso. Filtros Un filtro es ocultar todas las filas de una lista excepto aquellas que cumplan la condición especificada. Para aplicar un filtro es necesario estar situado en cualquier celda de la lista, menú Datos, Filtro, Autofiltro, de esta forma Excel mostrará unas pequeñas flechas de lista desplegable a la derecha de los nombres de los campos en la fila de encabezados como se muestra a continuación. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Para aplicar un filtro: hacer clic sobre una de las flechas y aparece una lista con los valores de la columna. Si se elige uno de los valores, Excel ocultará todas las filas excepto las que tengan el valor en el campo correspondiente. Además Excel muestra en la lista desplegable las siguientes opciones: Todas: Muestra todos los elementos de la columna, se utiliza para eliminar el filtro de una columna. Las 10 más: Filtra un número determinado de valores superiores o inferiores. Personalizar: Permite establecer condiciones, al seleccionar esta opción aparece un cuadro de diálogo en el que se pueden establecer las condiciones que deben cumplir los datos de la lista. 10. La impresión Este apartado tratará todo lo relacionado con la impresión. Imprimir Para imprimir desde menú Archivo, Imprimir, aparece un cuadro de diálogo con varios apartados en los que se indicará lo que se desea imprimir. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 En el apartado impresora seleccionar la impresora por la que se va a imprimir. Por defecto aparece la impresora predeterminada en el sistema operativo Windows. La casilla imprimir en archivo envía la impresión a un archivo en lugar de a la impresora. El botón propiedades muestra un cuadro de diálogo con las propiedades de la impresora. En el apartado intervalo de páginas se pueden seleccionar todas las páginas, o un intervalo de páginas. En el apartado Copias se especifican el número de copias a imprimir, pudiendo intercalar las páginas o no. En el apartado imprimir se indica si se imprime la selección hecha previamente, las páginas especificadas de las hojas activas o todo el libro. Mediante el botón vista previa se pasa a ver la información de la hoja en modo vista preliminar. Vista preliminar El modo vista preliminar permite ver el documento tal y como quedará al imprimirse, lo que permite ahorrar papel. Este tipo de vista posee varios botones: Siguiente: Muestra la información de la siguiente página. Anterior: Muestra la información de la página anterior. Zoom: Aumenta o disminuye visualmente el tamaño de la información. Imprimir: Abre el cuadro de diálogo Imprimir. Configuración: Abre el cuadro de diálogo configurar página desde el que se puede ajustar ciertos parámetros. Márgenes: Muestra columnas y márgenes ajustables mediante arrastre del ratón. Saltos de página: Cambia a esta vista, en la que puede ajustar los saltos de página de la hoja de cálculo activa. Cerrar: Cierra el modo vista preliminar y muestra la hoja de trabajo en vista normal. Ayuda: Muestra información referente al modo de vista preliminar. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Configurar página Para configurar los parámetros de página: desde menú Archivo, Configurar página, aparece el cuadro de diálogo con varias fichas: Ficha Página: Permite especificar la orientación del papel (vertical u horizontal). En el apartado escala se aumenta o disminuye el tamaño de la información o ajusta la información a un número de páginas a lo alto y a lo ancho. En el apartado tamaño del papel se puede especificar distintos tamaños de papel. Ficha Márgenes: Se pueden especificar los márgenes izquierdo, derecho, superior, inferior, del encabezado y pie de página, así como indicar que la información aparezca centrada vertical y horizontalmente en la página. Ficha Encabezado y pie de página: Permite establecer los encabezados y pies de página. Este apartado se desarrollará más adelante. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Ficha Hoja: se puede indicar en el área de impresión un rango de celdas a imprimir, en caso de dejarlo en blanco se imprimirá la hoja de trabajo completa. En el apartado de imprimir títulos se puede especificar filas y/o columnas a repetir (en el caso de una hoja con títulos en la primera fila y nombres descriptivos en la primera columna puede ser difícil comprender los datos en páginas donde no se encuentren los títulos). Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 En el apartado imprimir se puede seleccionar que se impriman las líneas de división entre celdas que contengan información, imprimir en modo borrador o blanco y negro (para ahorrar tinta), imprimir letras de columnas y números de filas y comentarios de celdas. En el apartado de orden de las páginas se puede especificar imprimir las páginas de arriba abajo o de lado a lado. Encabezados y pie de página Excel permite colocar encabezados y pies de página: desde menú, Archivo, Configurar Página, aparece un cuadro de diálogo, hacer clic en la ficha Encabezado y pie de página. Se puede hacer clic en las listas desplegables y seleccionar encabezados o pies de página predefinidos. En caso de no encontrar un encabezado o pie de página adecuado están los botones personalizar encabezado y personalizar pie desde los que se abren unos cuadros de diálogo en los que crear nuestro encabezado y pie de página. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 El cuadro de diálogo consta de tres secciones donde escribir texto o códigos que permiten mostrar la fecha, hora, número de página, nombre archivo,... Dichos datos se insertan mediante botones. Fuente Números de página Número de página actual Hora Nombre Hoja Fecha Nombre Archivo Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Una vez creado nuestro encabezado y pie de página personalizado se visualiza el resultado y si es lo que se desea, se acepta. 11. Fórmulas y Funciones. En este apartado se verá cómo introducir fórmulas y funciones en la hoja y trabajar con distintas referencias a celdas. Fórmulas Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones con los datos de una hoja de cálculo. Las fórmulas pueden realizar operaciones matemáticas, como suma y multiplicación, pueden comparar los valores de una hoja de cálculo o combinar texto. Las fórmulas hacen referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. Para introducir una fórmula en una celda escribir el signo igual (=), si se hace clic en el botón igual ( ) de la barra de fórmulas o clic en el botón pegar función ( )de la barra Estándar se introduce directamente el signo igual en la celda y posteriormente se escribe la fórmula. Una fórmula puede estar formada por referencias a celdas, operadores matemáticos, funciones, rangos,...Por ejemplo: Referencia de celda Constante numérica Rango =(A2+10)/PROMEDIO(E2:E10) Operador de suma Operador división Función de hoja de cálculo Operadores de cálculo de las fórmulas: Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación,...: + (Suma) 5+5, - (resta) 5-2, * (Multiplicación) 5*4, / (División) 6/2, % (Porcentaje) 30%, ^ (Exponente) 2^3 (igual que 2*2*2). Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores, el resultado es verdadero o falso y los operadores son: = (Igual a) A2=B2, > (Mayor que) A2>B2, < (Menor que) A2<B2, >= (Mayor o igual que) A2>=B2, <= (Menor o igual que) A2<=B2, <> (Distinto de) A2<>B2. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Operador de concatenación de texto El símbolo & sirve para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Por ejemplo “Hola” & “Mundo” genera “Hola Mundo”. Operadores de referencia siguientes operadores. Combinan rangos de celdas para los cálculos con los “:” (operador de rango) C4:E8, “,” (Operador de unión que combina varias referencias en una) SUMA(A2,A5,B2:B6) (suma las celdas A2, A5 y el rango de celdas B2:B6). Orden de ejecución de las fórmulas: Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escribir entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Descripción Operador : (dos puntos) (un espacio) , (coma) Operadores de referencia - Negación (como en -1) % Porcentaje ^ Exponente *y/ Multiplicación y división +y- Suma y resta & Concatenación = < > <= >= <> Comparación Por ejemplo si nuestra hoja tiene introducidos los siguientes datos: Si se introduce en una celda la fórmula =A1+ A2 * 2 el resultado que se muestra en la celda será 40, ya que primero realiza la multiplicación y después la suma. Ejemplos de fórmulas: A partir de un ejemplo de hoja de cálculo en el que se tiene información referente a las unidades compradas de una serie de artículos se utilizan distintos tipos de fórmulas. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Para calcular el total al que ascienden los cinco ratones comprados se debe introducir en la celda D2 la fórmula = B2 * C2 y mostrará el resultado. Para calcular los totales de los demás artículos se introducen las fórmulas correspondientes, escribiéndolas directamente o arrastrando desde el cuadro autorellenar de la celda D2 (donde se encuentra la fórmula) hacia el resto de celdas o se copia la fórmula y se pega en las celdas correspondientes de las formas ya estudiadas. Para calcular en la columna “E” el importe neto de las compras si se aplica un 10% de descuento sobre el total, se introduce en E2 la fórmula = D2 – (D2*10%). Si se quiere calcular el neto para los demás artículos se emplean los métodos indicados en el párrafo anterior. Si se quiere calcular la media de unidades de artículos vendidas, en la celda B8 se introducirá la fórmula = (B2 + B3 + B4 + B5 + B6)/5. Se pueden llegar a obtener los mismos resultados con otras fórmulas más adecuadas mediante el uso de funciones. El aspecto de la hoja de cálculo una vez introducidas las fórmulas será el siguiente: Referencias: Referencias relativas: Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el anterior ejemplo, la celda D2 contiene una fórmula con referencias relativas que multiplica la celda situada dos posiciones a su izquierda por la que está situada una posición a su izquierda. Al copiar la fórmula de la celda D2 en las celdas inferiores Excel ajusta automáticamente las referencias en las fórmulas pegadas para hacer referencia a otras celdas relativas a la posición de la fórmula. Este tipo de referencias relativas es el que utiliza Excel por defecto, pero no siempre es el que se necesita. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Referencias absolutas: Si no se desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, se utilizan referencias absolutas. En el ejemplo anterior se puede calcular el neto haciendo referencia a una celda que contenga el porcentaje a aplicar, de la siguiente forma: La fórmula a introducir en la celda E4 para calcular el neto es = D4-(D4*B1), el resultado que muestra es correcto, pero si se copia la fórmula en las celdas inferiores el resultado es erróneo, ya que las referencias relativas no son adecuadas para esta operación. Para crear una referencia absoluta se debe colocar un signo de dólar($) delante de la parte de la referencia (ya sea letra de columna o número de fila) que no cambia. La fórmula correcta que se debe introducir en la celda E4 es = D4-(D4*B$1), de esta forma se puede copiar la fórmula a las celdas inferiores siendo el resultado correcto. Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos (Verdadero o Falso), rangos, referencias de celda, constantes, fórmulas u otras funciones. La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por el símbolo punto y coma (;) y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, se escribe un signo igual (=) delante del nombre de la función. Las funciones se escriben directamente o se puede utilizar un asistente que ayuda en la introducción de la función. Para calcular medias, sumas, valores máximos y mínimos según el siguiente ejemplo se utilizan funciones. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 En la celda B10, en lugar de la fórmula que se introdujo anteriormente se escribe la fórmula = PROMEDIO(B4:B8). La función promedio calcula la media aritmética de sus argumentos, de esta forma no se tiene que sumar y después dividir por el número de celdas, la función se encarga de hacerlo. En la celda B11, en lugar de escribir una fórmula en la que se vaya individualmente sumando las celdas (= B4 + B5 + B6 + B7 + B8), se utiliza una fórmula = SUMA(B4:B8). Esta fórmula es más práctica, ya que como argumento de la función se indica el rango de celdas que tiene que sumar, en lugar de hacer referencia una a una a todas las celdas. Se puede introducir la misma fórmula a través del botón Autosuma ( ), al hacer clic sobre este botón inserta la función Suma en la celda activa y como argumento muestra el rango de celdas adyacentes a ella que contengan valores numéricos, en caso de no ser el rango correcto se selecciona con el ratón el rango de celdas adecuado. En la celda B12, para calcular el precio más alto de todos los artículos se utiliza la fórmula = MAX(C4:C8), muestra el valor mayor del rango indicado. En la celda B13, para calcular el precio más bajo de todos los artículos se escribe la fórmula =MIN(C4:C8), muestra el valor menor del rango indicado en la función. Para introducir cualquier función mediante el asistente: una vez situado en la celda, se hace clic en botón pegar función ( ) y aparece un cuadro de diálogo con una relación de todas las funciones de Excel agrupadas por categorías (matemáticas, estadísticas, financieras,...). Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Para utilizar una función se tiene que localizar en la categoría en la que está agrupada o en la categoría Todas (ésta tiene una relación de todas las funciones). Una vez seleccionada la función se acepta y se muestra un cuadro de diálogo en el que se tienen que indicar los argumentos de la función. Para indicar los argumentos de la función se escriben manualmente o se seleccionan de la hoja. Para ir a los datos de la hoja se hace clic en el botón que se encuentra a la derecha de cada uno de los argumentos ( ). Una vez seleccionadas las celdas, se acepta con Intro, vuelve a mostrar el cuadro de diálogo y así sucesivamente hasta escribir todos los argumentos necesarios de la función. Al final se acepta y el resultado aparece en la celda. Mediante el siguiente ejemplo se ve como utilizar funciones para mostrar la calificación de Apto o No apto en función de la nota obtenida por el alumno y además se cuenta el Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 número de alumnos aprobados y suspendidos mediante las funciones SI y CONTAR.SI. En la celda C3, se introduce la fórmula = SI(B3>=5;”APTO”;”NO APTO”) manualmente o a través del botón pegar función de la barra Estándar. Aparece un cuadro de diálogo en el que se tendrán que escribir los argumentos. La función tiene tres argumentos: Prueba lógica: Condición que se debe evaluar. Valor_si_verdadero: Valor que devolverá si la prueba lógica es cierta. Valor_si_falso: Valor que devolverá si la prueba lógica es falsa. Una vez introducido los argumentos se acepta y aparece el valor correspondiente. Después se copia la fórmula en las celdas inferiores, Excel mostrará las calificaciones adecuadas a las notas obtenidas por los alumnos. En la celda B10, se introduce la fórmula = CONTAR.SI(B3:B8;”>=5”) que cuenta el número de alumnos que han aprobado o a través del botón pegar función de la barra Estándar, se llega al cuadro de diálogo en el que se escriben los argumentos. La función tiene dos argumentos: Rango: Celdas en las que tiene que contar cuando se cumpla la condición. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Criterio: Condición que deben cumplir las celdas para ser contadas. Una vez introducidos los argumentos se acepta y muestra el valor. Para calcular el número de suspendidos igual que para el número de aprobados, pero modificando la condición por “<5”. 12. Los Gráficos En este apartado se aprenderá a mostrar mediante gráficos la información de la hoja para hacerla más comprensible y a dar formato a los gráficos. Crear un gráfico Para crear un gráfico a partir de datos introducidos en nuestra hoja, se seleccionan los datos. Por ejemplo si se quiere mostrar un gráfico con las unidades vendidas por artículos se selecciona el rango A3:B8 y se hace clic en el botón Asistente para gráficos de la barra Estándar, aparece un asistente con cuatro pasos: Primer paso: Se debe seleccionar el tipo de gráfico, no todos los tipos son compatibles o adecuados para todos los tipos de datos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Segundo paso: Aparece una muestra del gráfico y se puede modificar la forma de representar la información en el gráfico (Series en filas o columnas). Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Tercer paso: La ventana que aparece tiene varias fichas en las que se pueden indicar los títulos del gráfico y ejes, mostrar o no las líneas de división, posición de la leyenda, rótulos de datos,... Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Cuarto paso: Se selecciona si se inserta el gráfico como objeto en la hoja de trabajo activa o en una nueva hoja. Al finalizar, aparece el gráfico. Formato del gráfico Una vez creado el gráfico se tiene que dar formato, adaptando el tamaño, cambiándolo de posición y modificando cada uno de los elementos que se deseen. Cambiar tamaño: Cuando el gráfico está seleccionado Excel muestra unos cuadros desde los que se arrastran con el ratón para modificar el tamaño del gráfico. Cambiar posición: Cuando el gráfico está seleccionado, si se hace clic sobre una zona vacía del gráfico el puntero del ratón muestra una cruz con cuatro flechas, se arrastra y desplaza. Modificar ejes: Para modificar los ejes se sitúa el puntero del ratón sobre la zona del eje a modificar y aparecerá una etiqueta con el nombre del eje. Si se hace clic con botón derecho del ratón aparece un menú contextual, se selecciona Formato de los ejes y muestra un cuadro de diálogo con opciones referentes a los ejes. Modificar series: Para dar formato a la serie de datos, clic con botón derecho del ratón sobre un elemento de la serie de datos, se selecciona Formato de la serie de datos y aparece un cuadro de diálogo con opciones referentes a la serie de datos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Para modificar cualquier objeto u apartado del gráfico se hace clic con botón derecho sobre él, se selecciona la opción adecuada y aparece un cuadro de diálogo con opciones para realizar modificaciones de formato sobre el objeto. Una forma de realizar modificaciones sobre un gráfico es a través del menú Gráfico, para que esté activo dicho menú, el gráfico debe estar seleccionado. 13. Imágenes y dibujos En este apartado se verá cómo utilizar herramientas de dibujo, insertar imágenes y escribir textos con diferentes estilos y formatos. Dibujos, WordArt Word dispone de una barra de herramientas con botones para poder insertar dibujos (cuadrado, círculos, líneas,...) imágenes prediseñadas, textos artísticos,... La forma de insertar un dibujo es haciendo clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas, el cursor cambiará de aspecto. Situarse en la zona donde se desea crear el dibujo, hacer clic y arrastrar para darle el tamaño deseado. (Color de fondo, línea y fuente) Menú de opciones Grupos de autoformas Cuadro de texto Estilo de línea y flecha 3D Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. 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Una vez seleccionado el texto de WordArt insertado se puede modificar desde la barra de herramientas WordArt: escribir otro texto, modificar el texto, seleccionar otro formato, modificar color de texto y líneas, girar el texto, cambiar espaciado, alineación,… Imagen prediseñada Al hacer clic sobre botón Imágenes prediseñadas o menú Insertar, Imagen, Imagen prediseñada, se abre un cuadro de diálogo con una serie de categorías temáticas con imágenes. Al hacer clic sobre cualquiera de las categorías aparecen las imágenes, si se hace clic con derecho sobre una de las imágenes y se elige insertar, insertará la imagen en la posición donde se encuentre el cursor. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. 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Imágenes externas Excel permite insertar imágenes que estén almacenadas en disco. Para ello una vez situado el cursor en el lugar adecuado, menú Insertar, Imagen, Desde archivo, aparece un cuadro de diálogo mediante el cual hay que buscar la carpeta donde se encuentra la imagen, seleccionarla y hacer clic en botón Insertar. La forma de dar formato a una imagen una vez insertada es igual que para el caso de imágenes prediseñadas. 14. Las macros En este apartado se verá qué es una macro y cómo grabar una macro. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA EXCEL 2000 Si una tarea en Microsoft Excel se realiza frecuentemente, se puede automatizar mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Para crear una macro de forma sencilla se graban las acciones para llevar a cabo una tarea, asignándole un nombre. Grabar una macro: Excel permite grabar un conjunto de acciones en una macro con un nombre. Para ello, menú Herramientas, Macros, Grabar nueva macro, aparece un cuadro de diálogo donde se deberá indicar el nombre de la macro que se va a grabar. Una vez indicado el nombre, todas las acciones que se vayan ejecutando se guardarán en la macro. Para finalizar de grabar la macro, se detiene la grabación en la barra de herramientas flotante de grabación de macro. Para ejecutar una macro desde menú Herramientas, Macro, Macros, aparece un cuadro de diálogo con una lista de las macros guardadas, se selecciona la macro y se acepta, realizándose todas las acciones guardadas en la macro. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización.
