“Transformar experiencias comunes en extraordinarias" MANUAL DE PROVEEDORES 1 INDICE Política de Uso 3 Requisitos de Sistema – Configuración de PC. 3 Proveedores Nuevos - Cambio de Contraseña. 6 Conociendo la Web 7 Ingreso de Facturas. 9 Verificación, Modificación y Eliminación de Facturas Grabadas en Web 11 Presentación de Facturas Físicas. 12 Seguimiento de Pagos e Impresión de retenciones 13 Cualquier Consulta, verificación o reclamo, no dude en comunicarse. Estamos para servirle. 2 Servicio al Proveedor Alicorp 0-800-12542 ó 595-0444 Opción : 2 Estimados Proveedores: Alicorp, les da la más cordial bienvenida.... POLÍTICA DE USO Por seguridad sólo brindamos información al contacto de su empresa. Coordinar entre las áreas de su compañía la utilización del USUARIO y CONTRASEÑA. Los seguimientos y consultas son por la Página Web de Proveedores tanto para Sociedad Alicorp como Molinera Inca. Antes de comenzar favor lea atentamente las indicaciones del contenido de este material. REQUISITOS DEL SISTEMA – CONFIGURACION DE PC Nuestro Sistema Web de Proveedores está optimizado para los siguientes exploradores o navegadores: 1. 2. 3. 4. 5. Internet Explorer: versiones 6, 7, 8 y 9. Mozila FireFox 4.0 y posteriores. Opera Apple Safari La visualización en los siguientes Sistemas Operativos: 1. Windows 2000 – XP - VISTA y Windows 7 Para que cargue la página actual abra una página de Internet y en la BARRA DE DIRECCIONES: www.alicorp.com.pe/espanol/b2b.html# 1. HABILITAR COOKIES ¿Que son las Cookies? La principal utilidad de las Cookies es la de solventar el problema de la falta de estado en la navegación a través de las paginas Web. Con las cookies, pequeñas porciones de información se quedan registradas en el navegador permitiendo identificar a este a través de diferentes páginas de un mismo sitio e incluso durante visitas entre distintos días. ¿Cómo activar las Cookies en mi navegador Web Internet Explorer? ** Después de este procedimiento cierre las paginas de Internet que tenga abiertas, y nuevamente vuelva a ingresar para que la opción este habilitada. 3 2. RUTA DE ACCESO VALIDA 1- Usuario debe verificar si al conectarse a la Web les aparece esta ruta , si es diferente que nos envíen la pantalla con la ruta 2- Luego al ingresar a registro de documentos verificar el link y si no coincide también enviar 3- Para verificar su configuración, ingrese a Herramientas, opciones de Internet, opciones avanzadas y corroborar que la información sea igual al cuadro adjunto: 4 3. HABILITAR CONEXIÓN A RED Adicionalmente Verifique estos datos en su PC __________________________ PROVEEDORES NUEVOS Y CAMBIO CONTRASEÑA __________________________ • Sólo se resetean las contraseñas a las personas autorizadas y/o personas de contacto que manejamos en nuestro sistema; en caso de requerir un tercer desbloqueo mandar requerimiento a nuestro correo [email protected] (plazo de requerimiento no normado). • Recuerde que si su clave es: ALICORP1 debe ser cambiada por una de 8 caracteres alfanumérica (como mínimo) para evitar que esta se bloquee, Ejemplo: Si va ingresar una Orden de Mantenimiento, Petición de Oferta por la Ruta: www.alicorp.com.pe/espanol/b2b.html# 5 • Imprescindible descargar archivo adjunto para obtener la guía. Si tuviese alguna duda, sírvase comunicar con su analista de transporte. CONOZCA NUESTRA PAGINA WEB 6 7 __________________ INGRESO DE FACTURAS EN LA WEB DE ALICORP __________________________ Verificar en Datos Generales la información que manejamos de su Compañía, cualquier cambio remitirlo a nuestro correo [email protected] consignando datos básicos como: Razón social, RUC, persona de contacto y número telefónico. Seguimientos del pago de Facturas, se verificaran por el mismo proveedor en la Web: Doc. por Pagar o Doc. pagados. Retenciones se cargan en la Web 15 días después del vencimiento y pago de la factura para Alicorp. (Web / comprobante de retención) ** Pronto Pago, Compass Confirming deben esperar que la factura esté vencida en plazo inicial normado por Alicorp. Documentos Preliminares / Agregar (Se habilitara en la parte superior de los botones rojos, el espacio para que coloque todos los datos de la Factura) 8 Click en la Lupa 1 . Ingrese su N° de O/C ú O/S ó Contrato ** En caso que NO aparezcan los círculos de Aceptar y X Configurar pagina 2. Adicionalmente, Usted pueda agregar también las Guías que corresponden a la Factura que esta grabando: Después de ingresar el N° de O/C u O/S 2.1. Click en Buscar notas de entrega 2.2. Se habilitara Nota de Entrega la cual puede desplazar haciendo click que seleccione las guías que corresponden a la factura para 2.3. Acepte Regresara a la pantalla de la Factura con todos los datos, Check en Aceptar (Lado derecho de la lupa) "X" para que cargue la información. 9 • Por Ultimo, aparecerá la factura en la parte inferior de los botones rojos, hacer un Click en GRABAR y esperar que cargue. Saldrá un mensaje de 001 DOCUMENTO GRABADO CON ÉXITO; este mensaje es la confirmación de que el documento ha sido grabado satisfactoriamente. ____________________________ VERIFICACIONES DE FACTURAS GRABADAS _____________________________ Verificación: • Web Proveedores : Documentos preliminares / Importar / Documentos ya enviados / Check en Aceptar • - Si sale una o mas facturas debajo de los botones rojos, quiere decir que grabo como se indica, si No hay documentos... quiere decir que no grabo ninguna factura. Modificación: Después de la verificación, seleccione la factura en el cuadro al lado izquierdo y haga click en modificar. Cuando el dato aparezca en la parte superior de los botones modifique lo deseado y grábelo como se indica. Eliminar: Después de la verificación, seleccione la factura en el cuadro al lado izquierdo y haga click en Eliminar y después grabar le saldrá un mensaje confirmando "Se elimino un registro exitosamente" _______________________ PRESENTACIÓN DE FACTURAS FÍSICA ________________________ Priox (Centro de Servicios Compartidos S.A.) empresa del Grupo Romero, inicio ya los servicios de Tesorería y Contabilidad para ALICORP y Molinera Inca; por lo que la RECEPCIÓN DE FACTURAS se realizará en la siguiente dirección: Lugar de entrega de facturas: Av. Jorge Chávez 154, Piso 9, Miraflores. (Cruce Avs.Cmdte.Espinar y José Pardo) 10 Fechas de recepción de facturas: • Lunes - Sótano del Edificio: - de 9:00 am. a 1:00 pm. - de 2:00 pm. a 5:30 pm. • Miércoles – Piso 9: - de 9:00 am. a 1:00 pm. - de 2:00 pm. a 5:30 pm. Horarios Proveedores de Provincia: Considerar que si fuese afecto a los impuestos de Retención (indicarlo en la factura) o Detracción (colocar sello). • Comprobante de Retención • Comprobante de Detracción (Sellado) II. • • Compra de Materiales y Similares se deberán hacer referencia: Orden de Compra o de Contrato Guía de Remisión (Destinatario), sellada y firmada por operario de almacén. • • • Servicios, se deberán hacer referencia: Orden de Servicio (45..........) Hoja de Entrada (100........) Documento de Aceptación (500........) III. ____________________________ SEGUIMIENTO DE PAGOS ____________________________ El pago se realizara Vía Transferencia Interbancaria del Bco. Citibank a la Cta. del Proveedor, verificar lo siguiente: • Cta.Cte. y Cod. CCI correctas en la Web en: Datos Generales. 11 • Fecha de Vencimiento en la Web Proveedor : Documentos Por Pagar Las Facturas se cancelan solo Martes y Jueves (Alicorp y Molinera Inca), Verificar la Fecha de la transferencia en WEB Documentos Pagados __________________________________ COMPROBANTE DE RETENCIÓN __________________________________ • • Comprobantes de Retención: disponible en la Web a los 15 días de haber sido cancelada la factura. No incluyen las retenciones por Pronto Pago, Confirming y Compass, esto quiere decir que igual deberán vencer para Alicorp en fecha normada. 12
