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MICROSOFT PROJECT
Seguimiento del proyecto en MS Project
Capacidad:
Crea líneas de base para realizar el seguimiento de avances de
proyecto.
Contenidos:
1.
2.
3.
4.
Crear línea base.
Introducción de un porcentaje de tarea completa.
Introducción de fecha real de inicio y final para una tarea.
Introducción de duraciones reales y restantes para una tarea.
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO EN MS PROJECT 2013
Para pasar de una fase a otra es necesario crear una línea de base por eso
antes de guardar la línea base debemos haber hecho una buena planificación con
los criterios apropiados a fin de evitar sobreestimaciones.
Un proyecto está compuesto de dos fases principales:
Fase de planificación
Fase de seguimiento
13.1. DEFINIR UNA LÍNEA BASE DEL PROYECTO
La línea de base guarda la información más valiosa de la planificación del proyecto en
5 campos principales que nos deben interesar: comienzo de la línea base, fin de la
línea base, duración, trabajo y costo; esta misma información se encuentra en la
información estadística del proyecto.
Ilustración N° 1: Cuadro de dialogo de información estadística del proyecto
Estas variables se van a guardar en las diferentes tablas del proyecto y en
cualquier momento podemos comprobar si estamos ejecutando lo que se planificó.
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Pasos para Crear una línea de Base:
Primero debemos comprobar que este proyecto no tiene ya definida una línea base
anteriormente; de lo contrario procederemos a establecer la línea base para el proyecto;
para esto nos dirigimos a la ficha Proyecto en el grupo Programación allí hay un botón
Establecer línea base.
Ilustración N° 2: Diagrama de Gantt
Dentro de la ventana desplegable que aparece seleccionamos Establecer línea base y
aparece una ventana emergente que nos permite configurar la línea base del proyecto.
Ilustración N° 3: Cuadro de dialogo para crear una línea de base
Elegir en que vista desea trabajar esto debemos ir a la vista Gantt de
seguimiento; como se muestra en la figura de manera preferente esta es la vista
mas usada en el proceso de seguimiento y control de proyectos
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Ilustración N° 4: Vista del diagrama de Gantt de seguimiento
Si aparecieran una barritas grises por debajo de la las líneas rojas y
azules quiere decir que ya existen guardada la línea base para este proyecto;
Elegir si desea el diagrama de Gantt por defecto no aparece de manera grafica
la línea de base como se muestra haciendo que se muestren la línea de base.
Ilustración N° 5: Vista del diagrama de Gantt visualizando la línea de base.
“Una vez asignada la línea base al proyecto, cualquier modificación que
hagamos al proyecto se verá reflejada de manera gráfica en el diagrama o de
manera numérica en las tablas ya sea para el trabajo, costo, duración”
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Borrar línea base
Si por algún motivo se desea borrar la línea base porque existen cambios inesperados
de último momento pero que no fueron considerados previamente a la creación de esta;
debemos realizar los siguientes pasos.
Nos vamos a la vista Proyecto en la ficha Programación y damos clic en Establecer
línea base, aparece automáticamente una ventana llamada Borrar línea base; en esta
ventana primero seleccionamos la línea base a borrar y teniendo como base la
configuración inicial de la línea a borrar; para borrar la línea damos clic en aceptar.
Ilustración N° 6: Ventana de dialogo para borrar una línea de base
13.2. INTRODUCCIÓN DE UN PORCENTAJE DE TAREA COMPLETADA.
Si queremos dar avance al proyecto, que es cuando ya empieza su ejecución y debemos
actualizar la información del proyecto debemos ubicarnos en la ficha Tarea en la ficha
programación encontramos todas las características para actualizar las tareas del
proyecto.
Ilustración N° 7: Diagrama de Gantt
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El área que se encuentra remarcado de color rojo nos permite darle diferentes tipos de
avances a las tareas:
0%
: Tarea que aún no ha empezado.
25% : Tarea en la cual se ha desarrollado la cuarta parte.
50% : Tarea que se encuentra por la mitad de su desarrollo.
75% : Tarea en la que se encuentra desarrollada en su ¾ partes
100% : Tarea que se encuentra finalizada o terminada.
Ilustración N° 8: Diagrama de Gantt de seguimiento mostrando la variación de la
línea de base.
Realizar esta actualización se visualizar en cualquier tabla sugerida del
diagrama de Gantt o del diagrama de Gantt de seguimiento
Lo que acabamos de realizar es para tareas que son fáciles de calcular y se pueden
ubicar dentro de esos 5 ítems de avance de proyecto: 0%, 25%, %50%, etc.; pero que
sucede con las tareas cuya duración es más complicada y no se puede ubicar dentro de
estos rangos; para esto procedemos a realizar lo siguiente:
13.3. INTRODUCCIÓN DE FECHA REAL DE INICIO Y FINAL PARA UNA TAREA
Nos ubicamos en la ficha Tarea, en el panel Programación y seleccionamos Actualizar
según Programación allí aparecen dos ítems de los cuales seleccionamos Actualizar
tarea; como se muestra a continuación:
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Ilustración N° 9: Diagrama de Gantt de seguimiento con la tabla de valor acumulado.
Luego aparece una ventana en la cual podemos configurar de manera
determinada los porcentajes de avance;
Ilustración N° 10: Cuadro de dialogo para actualizar tareas
Además de las fechas reales de comienzo y término de ser el caso cuando el
proyecto es programado por su fecha de comienzo o término, así como la
duración real y restante de la tarea seleccionada.
Ilustración N° 11: Cuadro de dialogo para actualizar tareas en función al %
completado.
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Si queremos ser más específicos y modificar el avance de las tareas por
horas debemos ir a la ficha Vista dentro del grupo Vista en dos paneles y activamos la
casilla Detalles; nuestra pantalla quedaría de la siguiente manera:
Ilustración N° 12: Diagrama de Gantt de seguimiento
Luego en la ventana inferior damos clic derecho y seleccionamos Trabajo
Ilustración N° 13: Diagrama de Gantt de seguimiento
Allí podemos observar las horas asignadas a cada recurso y poder modificarlas
preguntándole al recurso cuantas horas ya está trabajando.
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ACTUALIZANDO TAREAS AUTOMÁTICAMENTE
Ahora si nos hemos olvidado un buen tiempo de actualizar las tareas y si queremos
actualizarlas de forma automática; sabiendo o teniendo en cuenta que las tareas fueron
realizadas con normalidad y no tienen ningún retraso (solo para este caso se puede
utilizar este aspecto); debemos realizar los siguientes pasos:
Nos vamos a la ficha Tarea, en el grupo Programación en Actualizar según lo
programado damos clic en Actualizar según lo programado; de esa manera el proyecto
se actualiza de forma automáticamente hasta la fecha actual del proyecto, asumiendo
que se ha cumplido el 100% de cada una de las tareas.
Ilustración N° 14: diagrama de Gantt de seguimiento
13.4. INTRODUCCIÓN DE DURACIONES REALES Y RESTANTES PARA UNA
TAREA
La mayoría de jefes del proyecto utilizan la vista de seguimiento para poder llevar a
cabo el seguimiento del proyecto. Para poder acceder a esta vista damos clic derecho
en la esquina izquierda de la vista que muestra Microsoft Project y seleccionamos
Seguimiento.
Ilustración N° 15: Diagrama de Gantt de seguimiento.
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Automáticamente observamos cómo cambia la vista y observamos las comunas que
nos muestran los siguientes detalles para cada una de las tareas del proyecto:
Comienzo real, fin real, % completado, % físico completado (lo realizado por los
recursos), duración real del proyecto y duración restante (duración pendiente del
proyecto).
De manera general la duración real y restante se visualiza en el cuadro de dialogo de
información estadística del proyecto.
Ilustración N° 16: Cuadro de dialogo de Información estadísticas del proyecto.
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Referencias Bibliográficas:
Aguirre, A. (2013). Microsoft Project 2013. Lima : Macro.
Sistemas, C. d. (2013). Módulo de Computación I. Chiclayo.
Timothy, J., & Chatfield, C. (2010). Microsoft Project paso a paso. Ediciones Anaya Multimedia
(Grupo Anaya, S.A.).
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