acta participacion y consulta

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4.4.3 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
CONSULTA
CODIGO: PROC.6-4.4.3-001
VERSION: 01
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1. Objetivo
Establecer una forma efectiva de realizar la comunicación entre los distintos niveles de la
organización, con los contratistas y visitantes y con las partes interesadas en temas de
SST.
2. Alcance
El presente procedimiento se aplica en todos los niveles de la organización e incluye a los
contratistas, visitantes y partes interesadas en temas de SST.
3. Responsabilidades
La Alta Dirección es responsable de:
 Asegurar que se proporcione un correo electrónico corporativo adecuado.
 Capacitar en el uso del correo electrónico a los distintos niveles de la organización.
 Las comunicaciones a las partes interesadas.
El Coordinador del SGSST es responsable de:
 Las comunicaciones pertinentes a los distintos niveles de la organización, contratistas y
visitantes en temas de SST.
4. Desarrollo del Procedimiento
Entre los principales puestos del área de SST:
Descripción
En cualquier tema que involucre a SGSST, la comunicación entre estos
puestos se puede realizar en forma presencial, y/o a través del correo
electrónico.
Definir el grado de importancia de la comunicación considerando las
implicancias en la SST, y haciendo la siguiente categorización que figurará
en el asunto del correo electrónico:
 Urgente, debe ser atendida de inmediato.
 Moderada, debe ser atendida en el plazo máximo de tres (3) días.
 No relevante, debe ser atendida en el plazo máximo de una (1)
semana.
Entre los distintos niveles de la organización:
Descripción
Las comunicaciones en temas de SST se pueden realizar a través de
paneles informativos estratégicamente colocados en las instalaciones de la
organización, mediante las charlas de 5 minutos y ratificadas vía correo
electrónico.
Los integrantes de la organización pueden utilizar el formato de
comunicación.
El correo electrónico deberá ser revisado al menos una vez al día por parte
de todos los integrantes de la organización, incluyendo contratistas; ésta
labor debe ser desarrollada de forma obligatoria por los jefes de las distintas
áreas.
Responsable
Ingeniero
de
Seguridad
Ingeniero
de
Seguridad
Responsable
Todos los
integrantes de
la
organización
Todos los
integrantes de
la
organización
Comunicación con los operarios, brigadas de emergencia, contratistas y visitantes:
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:
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CONSULTA
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Descripción
Responsable
1. Para los trabajadores las charlas de cinco minutos serán el principal
vehículo para informar a ellos sobre alguna decisión tomada en
temas de SST. Dichas comunicaciones serán ratificadas mediante
Supervisores
paneles informativos estratégicamente ubicados en el local de la
de Planta e
empresa y trípticos informativos.
Ingenieros de
2. Todos los trabajadores reportarán de inmediato los incidentes de
Seguridad
SST a su jefe inmediato, que se presente en su área de trabajo.
3. Para las brigadas se establecerá mecanismo de comunicación en el
plan de contingencias.
4. Con los contratistas y visitantes se aplicará el siguiente
procedimiento:
a) Las inducciones serán, el principal medio para comunicar Ingeniero de
aspectos relacionados con SST. Los vigilantes de ingreso
Seguridad
registrarán de forma correcta el formato de acceso de visitantes Coordinador
y contratistas así mismo indicaran los peligros de exposición, su
del SGSST
SCTR, y autorización.
de los
b) Si los contratistas cuentan con un Coordinador del SGSST
contratistas
propio, la comunicación se coordinará con él antes de emitir
(si aplica)
alguna comunicación.
c) Las coordinaciones deben ser ratificadas por correo electrónico.
5. Para asuntos que demanden mayor importancia o sean relevantes
Ingeniero de
para SST, el Ingeniero de Seguridad puede convocar a reunión
Seguridad
después del trabajo o al inicio de la jornada.
Con los demás partes interesadas:
Descripción
Responsable
1. El buzón de sugerencias de la empresa está abierto al público en
general, así como un libro de observaciones y una cuenta digital
donde pueden enviar sus comunicaciones todas las partes
Alta Dirección
interesadas.
2. Otros medios de comunicación son la comunicación directa verbal
o escrita.
3. La Alta Dirección puede solicitar la asesoría del Ingeniero de
Seguridad para responder a las comunicaciones pertinentes de Alta Dirección
las partes interesadas, principalmente externas.
Las comunicaciones que tienen categoría de Urgentes en cualquier caso son:
 Cambios en la política.
 Definición de nuevos objetivos.
 Nuevos requisitos legales o compromisos suscritos por la organización.
 Resultados de la investigación de incidentes.
 Cambios de personal y asignación de nuevas autoridades o responsabilidades.
5. Distribución

Este procedimiento debe ser distribuido a todos los estamentos de la organización y a
los contratistas que trabajen para la misma.
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:
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6. Correspondencia
Norma OHSAS 18001:2007. Apartado 4.4.3. “Comunicación, participación y
consulta
7. Registros
 ANEXO 1: FORMATO DE COMUNICACIÓN DEL SGSST
 ANEXO 2: FORMATO DE REPORTE DE INCIDENTES
 ANEXO 3: FORMATO DE INCIDENTES PELIGROSOS E INCIDENTES
 ANEXO 4: FORMATO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
 ANEXO 5: CONSULTA A LOS CONTRATISTAS Y VISITANTES.
8. Anexos
ANEXO 1: FORMATO DE COMUNICACIÓN DEL SGSST
COMUNICACIÓN:
NUMERO Y GRADO DE
IMPORTANCIA DE LA
COMUNICACION:
NOMBRE DEL COMUNICANTE:
ASUNTO:
LUGAR:
FECHA DE LA
COMUNICACION:
NOMBRE DEL MANDO DIRECTO:
FECHA Y ACCION
TOMADA:
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:
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ANEXO 2: FORMATO DE REPORTE DE INCIDENTES
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:
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REPORTE DE INCIDENTES
UNIDAD:
N° DE INCIDENTE:
LUGAR:
FECHA:
HORA:
REPORTADO POR:
DNI:
TIPO DE INCIDENTE:
1)
Desprendimiento de roca
2)
Carga y descargue
3)
Acarreo y transporte
4)
Manipulación de materiales
5)
Caída de personas
6)
Operación de maquinas
7)
Perforación
8)
Explosivos
9)
Herramientas
10)
Transito
11)
Energía eléctrica
12)
Temperatura extrema
13)
Personal no autorizado
14)
Falta de comunicación
15)
Falta de procedimientos
16)
Falta de EPP
17)
Falta de ventilación
18)
Otros…………………………..
RIESGO:
DESCRIPCIÓN:
ACCIÓN CORRECTIVA, RESPONSABLE Y FECHA:
ANEXO 2: FORMATO DE INCIDENTES PELIGROSOS E INCIDENTES
ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:
REGISTRO N°
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CODIGO:
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REGISTRO DE INCIDENTES PELIGROSOS
E INCIDENTES
4.4.3 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN
Y
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DATOS DELCONSULTA
EMPLEADOR:
DOMICILIO (Dirección,
RAZÓN SOCIAL O
DENOMINACIÓN SOCIAL
ANEXO 4:
FORMATO DE
RUC
distrito,
departamento, provincia)
GP: Gerente de producción
GG: Gerente General
Revisado:
Versión:
GP
00
Aprobado:
Fecha:
GG
…………
TIPO DE ACTIVIDAD
ECONÓMICA
Nº TRABAJADORES
EN EL CENTRO LABORAL
Nº DNI
EDAD
DATOS DEL TRABAJADOR:
APELLIDOS Y NOMBRES DEL TRABAJADOR ACCIDENTADO:
ANTIGÜEDA
D
EN EL
EMPLEO
PUESTO DE
TRABAJO
ÁREA
SEXO
F/M
TURNO
D/T/N
TIPO DE
CONTRATO
TIEMPO DE
EXPERIENCIA EN EL
PUESTO DE TRABAJO
N° HORAS TRABAJADAS EN LA
JORNADA LABORAL
(Antes del accidente)
INVESTIGACIÓN DEL INCIDENTE PELIGROSO O INCIDENTE
MARCAR CON (X) SI ES INCIDENTE PELIGROSO O INCIDENTE
INCIDENTE PELIGROSO
Nº TRABAJADORES
POTENCIALMENTE
AFECTADOS
DETALLAR TIPO DE ATENCIÓN
EN PRIMEROS AUXILIOS
(DE SER EL CASO)
FECHA Y HORA EN QUE OCURRIÓ
EL INCIDENTE PELIGROSO O INCIDENTE
DÍA
MES
AÑO
HORA
FECHA DE INICIO DE
LA INVESTIGACIÓN
DÍA
MES
MARCAR CON (X) GRAVEDAD DEL ACCIDENTE DE
TRABAJO
ACCIDENTE
LEVE
INCIDENTE
ACCIDENTE
INCAPACITANTE
MORTAL
LUGAR EXACTO DONDE OCURRIO EL HECHO
AÑO
MARCAR CON (X) GRADO DEL ACCIDENTE INCAPACITANTE (DE
SER EL CASO)
TOTAL
TEMPORAL
PARCIAL
TEMPORAL
PARCIAL
PERMANENTE
Nº DÍAS DE
DESCANSO
MÉDICO
Nº DE
TRABAJADO
RES
AFECTADOS
TOTAL
PERMANENTE
DESCRIBIR PARTE DEL CUERPO LESIONADO (De ser el caso):
DESCRIPCIÓN DEL INCIDENTE PELIGROSO O INCIDENTE
DESCRIPCIÓN DE LAS CAUSAS QUE ORIGINARON EL INCIDENTE PELIGROSO O INCIDENTE
MEDIDAS CORRECTIVAS
REVISADO:
ELABORADO:DESCRIPCIÓN DE LA MEDIDA CORRECTIVA A IMPLEMENTARSE PARA
ELIMINAR LA CAUSA Y PREVENIR LA RECURRENCIA
APROBADO:
RESPONSABLE
FECHA DE EJECUCIÓN
DÍA
MES
AÑO
Completar en la fecha de ejecución
propuesta, el ESTADO de la
implementación
de la medida correctiva (realizada,
pendiente, en ejecución)
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COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
FECHA
MEDIO DE
COMUNICACIÓN Y
RESPONSABLE
FIRMA:
TIPO:
FECHA:
SOLICITUD:
DESCRIPCIÓN DE LA
COMUNICACIÓN
INTER.
ELABORADO:
EXTER.
REVISADO:
CONTR.VIS
LA COMUNICACIÓN
FUE EFICAZ Y/O ADECUADO
INICIO
FIN
SI
APROBADO:
NO
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ANEXO 5: FORMATO DE CONSULTA A CONTRATISTA Y VISITANTES
ITEM
HORA Y
FECHA
NOMBRE DE
VISITANTE
CONTRATISTA
PRACTICANTES/
OTROS
ELABORADO:
PASÓ POR:
INDUCCION
CAPACITACION
CHARLA A
CARGO DE:
N° DE SCTR
CONTRATO
AUTORIZADO POR
REVISADO:
COORDINA CON:
AREA
JEFE INMEDIATO
APROBADO:
TIEMPO DE PERMANENCIA
ENTREGA DE EPP/ INSTRUCTIVOS
PETS/ATS/PT
FIRMA