DOCUMENTO DE APOYO CONCEPTO Y FASES DE UN PROYECTO

Contenido
¿Cómo Surge un Proyecto?............................................................................................................ 3
¿Qué es un Proyecto? ...................................................................................................................... 3
¿Para qué un Proyecto? .................................................................................................................. 4
¿Qué Clases de Proyectos Existen? ............................................................................................ 4
Fases de un Proyecto - Ciclo de Mejora del Proyecto ............................................................. 5
Definición del Proyecto .................................................................................................................... 6
Análisis Matriz DAFO (Debilidades–Amenazas–Fortalezas– Oportunidades) .................. 8
Ciclo de Mejora de un Proyecto ................................................................................................... 10
Creación de Equipos o Grupos de Trabajo............................................................................... 11
Sesiones de Trabajo por Equipos - Anteproyecto .................................................................. 12
Presentación del Diseño del Proyecto ....................................................................................... 13
Objetivos “La palabra proyecto, se asocia con una serie de procesos que se
relacionan entre sí para llevar a cabo el desarrollo apropiado del mismo, con
la única finalidad de obtener resultados exitosos y que encierran un trasfondo
de calidad y mejora continua.”
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¿Cómo Surge un Proyecto?
Todos los seres humanos, vivimos dentro un contexto que a diario nos programa
para realizar una actividad específica y a lo largo de ésta, alimentamos nuestras
mentes de sueños e ideales, que anhelamos convertir en realidades futuras que
están enfocadas la mayoría de las veces a satisfacer necesidades o expectativas.
Vivimos postergando todo esto, porque se considera que “soñar” es absurdo e
incluso infantil, cuando simplemente son estas, las bases primordiales que dan inicio
a un proyecto. Un sueño que se concreta, es una idea materializada, llamada
proyecto, por medio de herramientas que vinculan todo un proceso específico en el
cual se han involucrado diferentes interesados según la necesidad.
¿Qué es un Proyecto?
Según el marco en el que se esté trabajando, podría hablarse de diferentes
definiciones puntuales sobre los proyectos, aplicables directamente al contexto de
trabajo.
Un proyecto se puede definir como:

La correlación apropiada de elementos e instancias, que surgen durante el
desarrollo de una idea, que generalmente nace de un individuo, con la finalidad
de crear y satisfacer una necesidad propia o en beneficio de una comunidad o
grupo de trabajo.

Elaboración específica de una idea para llegar al proceso de materialización
durante el cual intervienen diferentes actores, cuyo trabajo se facilita y recrea
mejor a través de la creación de equipos de trabajo. Conjunto de acciones
necesarias para llevar a cabo una determinada idea.
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
Secuencia elaborada a través de la cual se pretende la realización de un objetivo
o meta.

Según A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ®
Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013 1 . Del Project
Management Institute (PMI) ®2 , un proyecto se define como “un esfuerzo
temporal llevado a cabo para obtener un productor, servicio o resultado único” 3
¿Para qué un Proyecto?
Toda idea, sea cual sea, surge siempre para satisfacer una necesidad específica y
que va de acuerdo con el contexto en el que se pretende aplicar.
¿Qué Clases de Proyectos Existen?
Existen diferentes tipos de proyectos, que podríamos clasificar en:
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Productivos: Pueden ser públicos o privados. Generalmente buscan obtener
beneficios económicos y de rentabilidad dentro de una empresa u organización.
Públicos o Sociales: Que buscan dentro de sus objetivos generar un impacto a nivel
social, bien sea a nivel estatal, o de las distintas organizaciones que pretenden el
bienestar de la comunidad ONG, no necesariamente obteniendo retribuciones
económicas por su desarrollo.
Su clasificación es extensa, y está determinada de acuerdo con el medio en el cual
se pretendan desarrollar y según su grado de complejidad, aquí se presentan
algunos:
Fases de un Proyecto - Ciclo de Mejora del Proyecto
Las fases de un proyecto corresponden a aquellas etapas que deben completarse
para llevar a cabo el proyecto. El conjunto de fases necesarias se denomina ciclo
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de vida del proyecto. Según el tipo de proyecto a realizar, se darán unas fases u
otras, que en general son las mismas para todos los tipos de proyectos.
A continuación se enumeran las que básicamente conforman el proceso:
Definición del Proyecto
Como primera instancia del proceso de elaboración y estructuración de un proyecto
están:

Definición de objetivos: La principal característica en el momento de identificar y
definir los objetivos, radica en que éstos deben ser claros, reales, medibles y
alcanzables, de manera que puedan cumplirse y medir su consecución.

Formulación de políticas: Una vez que se han establecidos con claridad los
objetivos, deben definirse los recursos, medios y programas que deberán
contemplarse para completar con éxito el proyecto. Estas políticas se deben ir
encaminadas siempre hacia la consecución de las metas previamente
establecidas en los objetivos definidos con anterioridad.

Diagnóstico a partir de lecciones aprendidas: Es importante analizar y
profundizar en experiencias previas, o lecciones aprendidas de proyectos
anteriores de índole similar, ya que eso permitirá dar un enfoque más realista y
al mismo tiempo ayudará en la detección de eventuales amenazas que puedan
aparecer, así mismo, permite prever las situaciones.

Viabilidad del proyecto: Se conoce como viabilidad de un proyecto, al estudio
preliminar que evalúa si es posible llevar a cabo la ejecución del mismo, con el
fin de evitar al cliente o patrocinador, posibles inversiones que no se transformen
en beneficios para el proyecto, prediciendo al mismo tiempo un eventual éxito o
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fracaso del mismo. Se toman como punto de partida, los datos existentes y que
se puedan recopilar (encuestas, estudios de proyectos similares, estadísticas,
etc.), que permitan visualizar toda esta estructura de manera clara y más precisa.
Los estudios de viabilidad, son utilizados en proyectos gubernamentales y
privados, resultando una herramienta eficiente para determinar procesos y
garantizar resultados , minimizando riesgos y errores, independientemente de
las circunstancias que puedan existir durante la puesta en marcha de éste
propiamente. Este estudio vincula condiciones técnicas, legales, normativas,
ambientales y económicas que deben pretender optimizar todos los recursos,
siempre en virtud de minimizar los impactos que se puedan generar para
garantizar la el éxito del proyecto si éste se ejecuta.
o Viabilidad Técnica: Determina si existen o se pueden proveer los servicios
de infraestructura y recursos (materiales, mano de obra, tecnología, entre
otras) que son necesarios de acuerdo con la magnitud del proyecto a
ejecutar.
o Viabilidad Legal: Realiza un análisis de verificación a fondo de todos los
elementos legales que forman parte del proyecto (certificados,
lineamientos, títulos de propiedad, derechos, etc.)
o Viabilidad Normativa: Establece a ciencia cierta las determinaciones
normativas que se influirán en la estructura del proyecto y que tienen
incidencia directa con el mismo. (normativas del sector, en caso de ser
proyecto arquitectónico, índices, licencias, etc.)
o Viabilidad Ambiental: Se investiga sobre de los aspectos ambientales que
afectarán al proyecto, analizando la necesidad de realización de un plan
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de evaluación ambiental, con el propósito de minimizar impactos que se
puedan generar en la realización del proyecto, (ubicación geográfica,
afectaciones sociales, legislación ambiental, emisiones atmosféricas,
climatología, paisajismo, demanda de recursos naturales, entre otros).
o Viabilidad Económica: Realiza una serie de análisis en los cuales se
evidencian claramente los aspectos económicos que determinarán el
funcionamiento del proyecto (valorización, Impuestos, proyección según
el tipo de propósito a crear, financiación). Así mismo se estudia
detenidamente la rentabilidad del proyecto que sería definida como la
relación del monto de las ganancias generadas con el capital que se debe
invertir para ejecutar un proyecto, R=UTILIDAD/INVERSIÓN, y la Tasa
Interna de Retorno (TIR) que corresponde a la rentabilidad y el tiempo de
recuperación de la inversión traducido en rendimientos para el cliente. o Factibilidad de un proyecto: Teniendo en cuenta todo el análisis previo de
viabilidad, se define claramente que éste va a ser puesto en marcha y
tomando los resultados emitidos por la viabilidad se crea un perfil, acorde
con el tipo de proyecto, que resulta en una pre-factibilidad, la cual llevada
a
la
práctica,
sucede
en
distintos
niveles,
económica,
legal,
administrativa, según el caso, y de acuerdo con esto se definirá si
finalmente convendría ejecutar o no dicho proyecto.
Análisis Matriz DAFO (Debilidades–Amenazas–Fortalezas– Oportunidades)
El análisis DAFO es una herramienta sencilla y generalizada en la toma de
decisiones estratégicas. Se trata de un tipo de análisis que pretende establecer las
Debilidades que debemos superar, las Amenazas de las cuales nos tenemos que
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defender, las Fortalezas en que nos tenemos que apoyar y las Oportunidades que
tenemos que aprovechar. Se compone de un doble análisis puesto que las
Debilidades y Fortalezas se circunscriben al ámbito interno del proyecto o idea
objeto de análisis mientras que las Amenazas y Oportunidades pertenecen al
entorno, al ámbito externo.
Este análisis es conveniente hacerlo siempre, ya que permite ampliar las
perspectivas y así mismo organizar y evidenciar los fallos que podrían producirse
de no tenerse en cuenta todos los factores que intervienen en el proceso de
estructuración de un proyecto. Normalmente se utiliza para poner en claro aquellas
situaciones en las cuales es necesario definir o decidir entre muchos puntos de
vista.
Se lleva a cabo para todo el ciclo de vida del proyecto y permite realizar la
conformación integrada de un proyecto, ya que al quedar claros los posibles errores
que surgirían, posibilita tener los medios indicados para dar alcance al proyecto. Se
hablaría entonces del conocido ciclo PHVA (Planear – Hacer - Verificar – Actuar), y
este elemento de Matriz, constituye un aspecto determinante del mismo.

Debilidades: Son aquellos factores internos que podrían convertirse en
inconvenientes al llevar a cabo el proyecto. Pueden convertirse en
fortalezas si son redirigidas.

Oportunidades: Son aquellos factores externos que constituyen o aportan
un valor agregado al proyecto.

Fortalezas: Son aquellos factores internos determinantes y claves que
dan carácter al proyecto.
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
Amenazas: Constituyen aquellos factores externos que, de no ser
abordados de forma apropiada, se transforman en riesgos para el
proyecto. Pueden llegar a convertirse en fortalezas, si desde el comienzo
se trabajan y se direccionan en un sentido provechoso para el proyecto.
Ciclo de Mejora de un Proyecto
Está determinado por una serie de actividades que permiten realizar ajustes y
mejoras al proyecto, que lo transforman generando mejores resultados.

PLANIFICAR: Definir los objetivos claros del proyecto, generar una misión y una
visión del mismo, para construir así una imagen más nítida durante el proceso.

EJECUTAR: Traducción de objetivos primarios en términos concretos y reales
según el tipo de proyecto.

VERIFICAR: Crear los mecanismos de evaluación que permitirán enriquecer y
dinamizar el proyecto.

ACTUAR: Puesta en marcha del proyecto piloto, el cual se puede ajustar
nuevamente de acuerdo a los resultados que se vayan obteniendo.
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Creación de Equipos o Grupos de Trabajo
Para dar alcance a la ejecución de las actividades planificadas, se reparten las
mismas a través de equipos de trabajo, los cuales actúan bajo la supervisión de un
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líder o director de proyecto, que es quien ayuda y contribuye en la obtención de los
resultados, es imprescindible que todos los interesados que intervienen en dichos
equipos, hablen entre sí el mismo lenguaje, es decir que todos desde su punto de
vista, brinden y enriquezcan el proceso, evitando en lo posible conflictos que
generen diferencias en los grupos de trabajo, todos orientados hacia el mismo
objetivo, estimulados hacia la concreción y totalmente vinculados al proceso. A su
vez el líder o director de proyecto, es quien elabora y determina medios de control
para los diferentes equipos de trabajo, permitiendo así una regulación del equipo
general.
Está claro, que dentro de cada equipo de trabajo, debería existir también una
persona que actúe como líder al interior de éste, para facilitar y optimizar los canales
de comunicación entre todos los interesados en el proyecto.
Sesiones de Trabajo por Equipos - Anteproyecto
Durante estas sesiones, se estudiará el proyecto en conjunto, con los resultados
obtenidos por cada equipo, para así elaborar un anteproyecto que enmarque el
proyecto final. Es aquí en donde se realizan los ajustes y correcciones necesarios
orientados a proyectos que contengan elementos de calidad que garanticen todo el
proyecto. Una vez reunido, orientado y estructurado el ideal se da paso a elaborar
el proyecto final, el cual reunirá y complementará los aspectos que se han puesto
en evidencia para corrección durante la estructuración del anteproyecto y se harán
los ajustes necesarios para llegar a la elaboración del proyecto final. Se debe tener
en cuenta en este momento del proceso, que se debe realizar un concienzudo
análisis de la FACTIBILIDAD DEL PROYECTO que es la que define finalmente si
se ejecuta o no el mismo, es el análisis amplio de los resultados financieros,
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económicos y sociales de una inversión (dada una opción tecnológica -estudio de
pre-factibilidad). En la etapa de pre-inversión la eventual etapa siguiente es el
diseño final del proyecto (preparación del documento de proyecto), tomando en
cuenta los insumos de un proceso productivo, que tradicionalmente son: tierra,
trabajo y capital (que generan ingreso: renta, salario y ganancia). En estas sesiones,
también se trabajan sobre LOS ALCANCES que se le darán al proyecto, hasta
donde se puede llegar si se realizan las actividades programadas. Involucra también
todos aquellos riesgos, que deberán mitigarse o evitarse con el fin de obtener los
mejores resultados.
Presentación del Diseño del Proyecto
Generalmente en esta etapa se ha madurado un proyecto que ha involucrado
tiempo, dinero, sesiones intensas de trabajo, cumplimiento de cronogramas y
demás, siendo quizás el momento más desafiante para todos los que han
intervenido en su elaboración y preparación, se presenta directamente ante los
respectivos entes de la organización que lo han requerido, quienes darán el visto
bueno para pasar a la ejecución del mismo.
Se evidencia entonces, que la elaboración de un proyecto, es todo un conjunto de
actividades, en las cuales el trabajo en equipo es la base, sin lo cual sería difícil la
concreción y materialización de éste en el “mundo de la forma”, aplicándose aquello
que reza “la unión hace la fuerza.”
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