5. Lista de Tareas de la JSL del Proceso de Pre

Lista de Comprobación Pre-planificación de la JSL – Diciembre 2012
Lista de Tareas de la JSL Pre-Asamblea de Planificación
La Asamblea Anual de Planificación es un gran evento comunitario que tomará una buena
cantidad de planificación por parte de la Junta de Servicio Local.
Antes del evento se necesita:
Asegurar el espacio. Un salón con espacio para que los miembros se sienten alrededor de
las mesas por lo general es mejor – no es necesario que sean mesas redondas. Gran parte
del día pasará con gente moviéndose por la habitación.
Publicitar [promocionar] el evento – se supone que es un evento para toda la comunidad.
Se debe asegurar que todos los miembros interesados sepan de la asamblea de
planificación y animarlos a asistir
Distribuir una encuesta a los grupos, servidores de confianza y miembros interesados
para reunir información sobre la exploración del entorno de servicio.
Haga un borrador de agenda para la reunión de planificación. Una muestra de encuesta
de exploración del entorno y de agenda del día se incluyen en las herramientas para USL
publicadas en www.na.org/servicesystem. Pueden utilizarse estas o modificarlas para uso
local.
Dependiendo de la familiaridad de la comunidad con el Proyecto de Sistema de Servicio,
posiblemente sea necesario programar una sesión para despejar cualquier pregunta
general justo antes de iniciar la asamblea. Por ejemplo, puesto que la asamblea de
planificación será la primera reunión de USL, es posible realizar esta sesión previa para
explicar que es una USL y cómo funciona.
Planee los refrigerios si se decide que haya (la mayoría de adictos dicen que las reuniones
de servicio son mucho más atractivas cuando hay comida).
Llegue temprano al lugar de reunión el día de la asamblea para que el salón esté
arreglado y listo. Asegúrese de probar cualquier proyector o sistema de perifoneo antes
del inicio de la asamblea.
Para efectos de esta prueba de campo, todas estas cosas tendrán que hacerse con relativa rapidez.
Sin embargo, en años posteriores y si continúan realizándose asambleas de planificación, estas
tareas bien pueden llevarse a cabo con suficiente antelación a la reunión de planificación.
Tareas de la reunión de JSL antes de la reunión de planificación
Hay algunas cosas que se deben cubrir con seguridad en la reunión de JSL justo antes de la
reunión de planificación, para ayudar a que la propia asamblea funcione mejor
Recoger la encuesta y tabular los datos para su presentación en la asamblea
Revisar y comentar la agenda de la reunión de planificación y asegurarse de que todos los
miembros de la JSL comprendan sus roles.
Hacer una lista de todos los servicios que el CSA ya proporciona. Parte del proceso de
inventario en la Asamblea de Planificación implicará la revisión de estos servicios y
1
Lista de Comprobación Pre-planificación de la JSL – Diciembre 2012
preguntar "¿Hay forma que mejorar estos servicios?" (En la segunda reunión de la USL,
estos servicios se ratificarán – o no – para el próximo año, cuando se presente el
presupuesto a la USL).
Como JSL se debe discutir y evaluar la prestación actual de servicios. Idealmente, se
puede llegar a acuerdos comunes sobre los servicios que podrían manejarse mejor por
medio de proyectos antes de la asamblea.
Servicios en curso versus proyectos
Una de las partes potencialmente más confusa de la transición de un CSA a una USL es encontrar
la manera de manejar los servicios que el CSA ya ha estado proporcionando. Las Propuestas del
Sistema de Servicio no prescriben un método; pero sí motivan a cada CSA/USL para evaluar la
prestación de servicios y tomar una decisión informada acerca de cómo proporcionar cada tipo de
servicio. Algunas tareas son mejor manejados por un comité, otras por un grupo de trabajo y aun
otras por un coordinador. Depende de cada organismo de servicio decidir lo que tiene más
sentido. Esta es una conversación que la JSL debería tener antes de la asamblea de planificación y
luego ganar la concurrencia de la asamblea sobre el enfoque.
Algunas cosas, como organizar reuniones de HeI, atender las líneas telefónicas y el
mantenimiento del sitio web son actividades consistentes que no cambian mucho de mes
a mes. Este tipo de cosas caen bajo la categoría "servicios en curso".
o Puede que algunos servicios en curso necesiten solo una o dos personas para
realizarlos o coordinarlos. Por ejemplo, una sola persona puede ser capaz de
mantener el sitio web actualizado o coordinar voluntarios para la línea telefónica.
o Otros servicios en curso puede necesitar un grupo de personas (por ejemplo,
organizar reuniones de HeI en una serie de instalaciones o responder a solicitudes
de relaciones públicas que puedan surgir).
o La mayoría de estos servicios en curso están comprendidas en el amplio concepto
de "relaciones públicas" y el coordinador de relaciones públicas puede ser la
persona más adecuada para ser el enlace de comunicación con la JSL.
Otras cosas, tales como la celebración de una reunión maratónica un día feriado o la
coordinación de un puesto de información en la feria del condado o municipio, son
actividades con un principio, intermedio y final. Se trata de actividades que, incluso si
suceden anualmente, se planean y se completan. Estas actividades pueden manejarse
mejor como proyectos. De esa manera pueden ser priorizados junto con los otros
proyectos que la USL esté considerando, y pueden ser evaluadas en función de sus
propios objetivos claros y sus "entregables." Los proyectos también permiten a los adictos
que tienen un interés o capacidad particular para involucrarse con esa actividad centrada
sin tener que participar en un subcomité permanente.
2
Lista de Comprobación Pre-planificación de la JSL – Diciembre 2012
Las personas que coordinan y/o prestan los servicios deben comunicarse y coordinar sus
esfuerzos en la forma que tenga más sentido para ellos (con la supervisión de la JSL). Se ha
convertido en la norma en muchos lugares que cada área de servicio sea suministrada por
un subcomité, cada uno de los cuales se reúne mensualmente. Las Propuestas del Sistema
de Servicio y el proceso de planificación necesitan reexaminar ese supuesto. Algunas de las
preguntas a hacer incluyen
O ¿Qué necesitan las personas que proporcionan estos servicios (por ejemplo,
formación, literatura, intercambio de información)?
o ¿Necesitan reuniones presenciales? Si es así, ¿con qué frecuencia?
o ¿Pueden algunas de sus necesidades ser atendidos a través de discusiones en
línea o de otra manera?
De nuevo, es importante recordar que no existe un único enfoque correcto para encontrar la
manera de prestar los servicios del CSA cuando se transforma en una USL. Lo importante es tener
la mente abierta y flexible. Este es un proceso evolutivo. Lo que se ve como la prestación de
servicios de una USL completamente nueva puede ser muy diferente a lo que se vea en seis meses
o un año. Las Propuestas del Sistema de Servicio anima a cada comunidad a pensar sobre lo que
funciona mejor para ellos y a organizar su estructura interna en consecuencia. Eso es lo que
queremos decir con la frase “haciendo camino al andar”. Puede ser desalentador e intimidante,
pero con el tiempo debería dar lugar a una "forma" que verdaderamente sigue la "función".
Este borrador fue producido para la prueba de campo de la Propuesta del Sistema de Servicio.
Es un trabajo en progreso. Por favor envíe cualquier aporte sobre el borrador a:
[email protected].
3