Procedimiento para Duplicado de Certificado de

Código :
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Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
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Procedimiento para Duplicado
de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y
Secundaria.
TIEMPO PROMEDIO DEL
PROCEDIMIENTO
15 días hábiles
FECHA DE
ELABORACIÓN
FECHA DE REVISIÓN
Mayo 2016
10 de Julio 2012
ELABORÓ
C. Armando Cañedo Solares
Director General de Desarrollo
Educativo
REVISÓ
C. Mónica Vega Hernández
Directora de Desarrollo Administrativo y
Capacitación
VALIDÒ
C. Armando Cañedo Solares
Director General de Desarrollo
Educativo
AUTORIZÓ
C. Patricia Gabriela Vázquez del
Mercado Herrera
Secretaria Educación Pública
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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I. ÍNDICE
CONTENIDO
I.
ÍNDICE.............................................................................................................. 2
II.
ALCANCE Y OBJETIVO .................................................................................. 3
III.
NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN ...................................................... 4
IV.
ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO .............................................................. 8
V.
DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................. 11
VI.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO........................................................ 16
VII. LISTA DE FORMATOS .................................................................................. 24
VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN ........................................................................ 25
IX.
SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA ................. 27
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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II.ALCANCE Y OBJETIVO
ALCANCE
Este procedimiento aplica al personal de las Coordinaciones Regionales de Desarrollo
Educativo y de la Dirección de Control Escolar encargadas de atender las solicitudes que
realizan los usuarios de Instituciones de Educación Básica para el Duplicado de Certificado
de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria.
OBJETIVO
Brindar las bases metodológicas que permitan a los encargados del servicio realizar el
procedimiento de Duplicados de Certificados de Educación Preescolar, Primaria y
Secundaria, para que los interesados puedan contar con el documento que acredite el nivel
educativo según lo establezca la regulación respectiva.
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN
NORMAS
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Vigente.
Constitución Política para el Estado Libre y Soberano de Puebla. Vigente.
Ley de Ingresos del Estado de Puebla. Vigente.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla. Vigente.
Ley General de Educación. Vigente.
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, del Gobierno del estado de
Puebla. Vigente.
 Instructivo de llenado del Duplicado del Certificado de Estudios de Educación Primaria.
Vigente.
Instructivo de llenado del Duplicado del Certificado de Estudios de Educación
Secundaria. Vigente.
Normas de Control Escolar Relativos a la Inscripción, Reinscripción, Acreditación,
Promoción, Regularización y Certificación en la Educación Básica. Vigente.
Manual de Normas para el Análisis y Seguimiento de los Documentos de Certificación y
Resolución de Equivalencias de Estudios. Vigente.
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Todo trámite deberá ser realizado por personas que cuenten con la mayoría de edad, la
harán por escrito utilizando el formato codificado, el cual debe ser llenado por el(la)
usuario(a) con letra de molde y con tinta de cualquier color y una vez requisitado, no
podrá ser modificado y/o alterado.
 Se deberán adjuntar los requisitos completos para la revisión de cada trámite.
 Si la documentación se encuentra incompleta o incorrecta, no se realizará el trámite
requerido.
Cuando no el(la) usuario(a) no entregue copia de su certificado para el cotejo de la
información, se le solicitará proporcione información adicional para requisitar el apartado
“INFORMACIÓN ADICIONAL EN CASO DE NO PRESENTAR COPIA DEL
CERTIFICADO ESCOLAR DEL ALUMNO(A)” del formato de solicitud de duplicado.
Se deberá considerar como antecedente escolar copia simple de: la Boleta de
calificaciones, la Cartilla de Evaluación, del Kardex, del Diploma y/o del formato oficial de
registro denominado “REL”.
Las fotos deberán ser recientes en tamaño infantil, de frente y con el rostro descubierto,
en blanco y negro o color, en papel mate, con ropa clara y fondo claro, no escaneadas
ni instantáneas.
En caso de que el usuario(a) en los requisitos adjunte documentos que carezcan de
validez oficial, para el cotejo de su duplicado de certificado, este trámite no se llevará a
cabo y se retendrá el expediente completo para cualquier aclaración futura.
La elaboración de la orden de cobro, para realizar el pago por la expedición de Duplicado
de Certificado de Preescolar, Primaria y Secundaria, deberá hacerse a nombre del
egresado.
En caso de encontrar inconsistencias al momento de realizar el cotejo en el SICEP,
deberán basarse en el formato oficial de registro denominado “REL”
La expedición de Duplicados de Certificado de Preescolar, Primaria y Secundaria solo
deberá suspenderse de acuerdo a las fechas indicadas en el calendario escolar vigente.
Se deberán respetar las fechas de la vigencia de expedición establecida por la federación
con respecto al uso de la papelería oficial del certificado de acuerdo a los cambios por
ciclo escolar.
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Periodo máximo de entrega del duplicado de certificado deberá ser de 10 días hábiles
para egresados de 1998 a la fecha.
Periodo máximo de entrega del duplicado de certificado deberá ser de 15 días hábiles
para egresados anteriores a 1998.
Periodo máximo de entrega de duplicado de certificado deberá ser de 30 días hábiles
para los casos de solicitudes a través de relaciones exteriores, apoyo a migrantes y otros
Estados de la República, así como para usuarios(as) que no presenten copia del
certificado como antecedente escolar.
En caso de que el responsable del procedimiento en CORDE extravíe el formato de
duplicado de certificado de preescolar, primaria y secundaria, deberá levantar un acta
administrativa ante el área jurídica correspondiente basándose en el anexo 8 del manual
de “Normas para el Análisis y Seguimiento de los Documentos de Certificación y
Resolución de Equivalencias de Estudio”.
Para la entrega del duplicado de certificado será necesario entregar una copia simple del
comprobante de pago de la institución financiera, debidamente sellado por el área de
Recursos Financieros de la CORDE, así como la presentación del “Comprobante para
Recoger Duplicado de Certificado” y/o de la identificación oficial vigente (IFE/INE) del(la)
usuario(a) que realizo el trámite.
El (la) usuario(a) tiene un plazo máximo de cuatro meses para acudir a recibir su
duplicado de certificado de preescolar, primaria y secundaria, si no lo hace, se procederá
a la cancelación del mismo.
La Identificación del servicio se realizará a través del número consecutivo de referencia.
Los expedientes se archivarán en orden ascendente de acuerdo al número de referencia.
Los respaldos de los registros electrónicos se realizará de forma trimestral en medios
magnéticos.
Los servicios no conformes se identificarán con un “post-it” y se depositarán en la charola
de escritorio correspondiente.
La medición del proceso se hace a través de los Niveles de Calidad en Tiempos de
Entrega por Servicio SEP-5-DGDE/PO/01-005.
La Solicitud de duplicado podrá tener un nombre diferente al que se manifieste en los
documentos probatorios de escolaridad, en caso de que el(la) usuario(a) lo requiera para
solicitar ante el área jurídica de la CORDE correspondiente el trámite denominado
“expedición de certificados de estudios por rectificación o corrección del nombre del
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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educando” para que posteriormente se elabore su duplicado de certificado con la
corrección correspondiente.
Para las solicitudes de duplicado de certificado de educación primaria y secundaria
emitidos en el ciclo escolar 2014-2015, solo podrán tramitarse cuando el usuario(a)
requiera que sea modificado el nombre o la CURP, en caso contrario solo se
proporcionara
una
reimpresión
obteniéndolo
de
la
página:
http://sisep.puebla.gob.mx/sicepconsulta/.
La reimpresión de certificados digitales de Educación Primaria y Secundaria emitidos a
partir del ciclo escolar 2014-2015, se realizará en papel bond sin costo alaguno para el
usuario(a).
La expedición de duplicados de certificados de Educción Preescolar emitidos ante los
ciclos escolares 2004-2005 al 2011-2012, se imprimirán papel bond y sin costo alguno
para el usuario(a).
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO
Recursos
humanos
Materiales
Maquinaria
Información
*Requisitos para inicio del
trámite:
1.Acta de nacimiento original
(solo para cotejo) y una
copia simple legible.
2.Una copia simple de la
CURP ampliada a tamaño
carta.
3. Solicitud de duplicado y
cotejo de información de
certificado
SEP5/DGDE/PO/01-001
debidamente requisitada.
Responsable de
duplicados
de
Certificados en la
Dirección
de
Control Escolar.
Artículos de
oficina y
papelería.
Formato de
Certificado
Equipo de Cómputo
Equipo de Impresión
4.Oficio de solicitud de
trámite para duplicado de
certificados
de
otros
estados,
relaciones
exteriores y migrantes,
cuando sea aplicable.
5.Una copia simple del
certificado o antecedente
escolar (en caso de contar
con ello).
6. 2 fotografías recientes
t/infantil de frente y con el
rostro
descubierto,
en
blanco y negro o color,
papel mate, ropa clara y
fondo
claro,
no
escaneadas
ni
instantáneas.
(excepto
preescolar)
*Requisitos para entrega de
duplicado:
1. Una copia simple del
comprobante de pago,
sellado por el área de
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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Recursos Financieros de
CORDE o de la Secretaría
de Finanzas.
2.Presentar
el
“comprobante
para
recoger duplicado de
certificado” y/o de la
identificación
oficial
vigente
(IFE/INE)
del(a) usuario(a).
*Requisitos para inicio del
trámite:
1.Acta de nacimiento original
(solo para cotejo) y una
copia simple legible.
2.Una copia simple de la
CURP ampliada a tamaño
carta.
3. Solicitud de duplicado y
cotejo de información de
certificado
SEP5/DGDE/PO/01-001
debidamente requisitada.
Responsable de Artículos de
duplicados
de oficina y
certificados
en papelería.
CORDE.
Formato de
Certificado
Equipo de Cómputo
Equipo de Impresión
4.Una copia simple del
certificado o antecedente
escolar (en caso de contar
con ello).
5. 2 fotografías recientes
t/infantil de frente y con el
rostro
descubierto,
en
blanco y negro o color,
papel mate, ropa clara y
fondo
claro,
no
escaneadas
ni
instantáneas
(excepto
preescolar).
*Requisitos para entrega de
duplicado:
1.Una copia simple del
comprobante de pago,
sellado por el área de
Recursos Financieros de
CORDE o de la Secretaría
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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de Finanzas.
2.Presentar el “comprobante
para recoger duplicado de
certificado” y/o de la
identificación oficial vigente
(IFE/INE) del(a) usuario(a).
1.Relación de expedientes a
cotejar.
Responsable de
Archivo de la
Dirección de
Control Escolar.
Artículos de
oficina
Equipo de Cómputo.
2.Solicitud de duplicado y
cotejo de información de
certificado
SEP5/DGDE/PO/01-001
debidamente requisitada u
Oficio de solicitud de
trámite para certificados de
otros
estados
e
inmigrantes.
3.Una copia simple del
certificado o antecedente
escolar cuando se cuente
con esa documentación.
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V. DIAGRAMA DE
FLUJO
RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO DE CORDE.
RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA
DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR.
USUARIO(A)
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL
ESCOLAR
Inicio
NO
11
La petición del(a)
usuario(a) ¿Es de una
CORDE foránea y/o de la
CORDE en la que se
presenta
Solicita requisitos vía
internet, telefónica o
presencial para duplicado de
preescolar, primaria o
secundaria.
1
SI
22
Entrega al(a) usuario(a) el
formato de Solicitud de
Duplicado y Cotejo de
Información de Certificado
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5DGDE/PO/01-001
44
33
2
Presenta la Solicitud de
duplicado y cotejo
información de certificado
requisitada con la
documentación necesaria.
1
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5-
Entrega al(a) usuario(a) la
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de información de
Certificado y se le orienta a
que CORDE del Municipio
debe asistir para que le
brinden el servicio.
2
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5-
DGDE/PO/01-001
DGDE/PO/01-001
NO
¿En la
documentación
se adjunto copia
del certificado
escolar?
B
SI
55
F
Verifica la fecha máxima de
disponibilidad y se la coloca a
la Solicitud de Duplicado y
cotejo de información de
certificado
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5DGDE/PO/01-001
A
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO DE CORDE.
RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA
DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR.
USUARIO(A)
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL
ESCOLAR
A
66
Sella de recibido la Solicitud
de Duplicado y Cotejo de
Información de Certificado y
entrega el comprobante para
recoger el duplicado de
certificado debidamente
requisitado.
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5DGDE/PO/01-001
77
Verifica en la
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado el ciclo escolar de
certificación.
99
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5-
Sella y firma de recibido la
Relación de Expedientes
a Cotejar.
Relación de expedientes
a cotejar. SEP-5-DGDE/
DGDE/PO/01-001
PO/01-008
10
10
NO
¿La solicitud es de un
ciclo escolar antes del
año 1998 ?
C
Coteja los expedientes
recibidos en el archivo
semiactivo de la Dirección
de Control Escolar.
SI
88
K
Entrega
Entregalos
losexpedientes
expedientesal
al
área
áreadel
delarchivo
archivode
dela
la
Dirección
Direcciónde
deControl
ControlEscolar
Escolar
aamás
mástardar
tardar33días
díashábiles
hábiles
posteriores
posterioresaala
lafecha
fechade
de
recepción
recepcióndel
deltrámite
trámite
mediante
medianteel
elformato
formato
“Relación
“Relaciónde
deExpedientes
Expedientesaa
Cotejar”
Cotejar” Relación de expedientes
a cotejar. SEP-5-DGDE/
PO/01-008
15
15
B
Informa a el(la) usuario(a)
que también debe requisitar
el apartado correspondiente
a información adicional de la
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado .
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5-
16
16
Requisita la información
correspondiente en la
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado y la entrega al
responsable del proceso.
DGDE/PO/01-001
NO
¿Fueron localizados
los datos del(la)
usuario(a)?
D
SI
11
11
Requisita el apartado de
cotejo de información de
la Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado.
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5DGDE/PO/01-001
12
12
Registra el cotejo en el libro
de Validaciones de
duplicados de certificado
de preescolar, primaria y
secundaria.
Libro de control de
validaciones de
duplicados
de Preescolar, Primaria
y Secundaria.
SEP-5-DGDE/PO/01002
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5-
F
DGDE/PO/01-001
E
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Preescolar, Primaria y Secundaria.
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RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO DE CORDE.
RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA
DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR.
USUARIO(A)
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL
ESCOLAR
C
E
17
17
Solicita el cotejo vía correo
electrónico al responsable del
proceso de la CORDE foránea
y/o coteja la información en el
archivo semiactivo de la
CORDE o en el SICEP.
13
13
Entrega los expedientes
cotejados a los
responsables de
duplicados de certificado
en CORDE y/o al(a)
responsable de
duplicados en la Dirección de
Control Escolar, en un
máximo de 8 días
posteriores a la fecha de
recepción.
18
18
Si el cotejo fue de una CORDE
foránea, responde vía correo
electrónico la información
correspondiente.
NO
2
¿Fueron localizados
los datos del(la)
usuario(a)?
H
SI
19
19
L
Requisita el apartado de
“Cotejo de información” de
la “Solicitud de Duplicado
y Cotejo de Información
de Certificado” con la
información de la CORDE
foránea, con la del archivo de
CORDE y/o de la escuela.
14
14
D
Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
Certificado. SEP-5-
Elabora respuesta y se le
entrega a la CORDE
correspondiente.
G
DGDE/PO/01-001
20
20
2
Asigna referencia y Captura la
información en la
app_duplicados e imprime el
Duplicado de certificado.
APP_DUPLICADOS
SEP-5-DGDE/PO/01007
NO
¿El duplicado de
certificado se imprimió
con errores?
I
SI
J
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA
DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR.
USUARIO(A)
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL
ESCOLAR
J
21
21
Se cancela el formato de
duplicado de certificado con
dos diagonales de
color rojo, se cancela en el
Libro de Control de Folio de
Certificaciones de
Estudio correspondiente
así como en la
app_duplicados se le
coloca el estatus de
cancelado.
22
22
Asigna una nueva
referencia al trámite y se
vuelven a capturar los datos
correctamente en la
app_duplicados y se
imprime el duplicado de
certificado.
APP_DUPLICADOS
SEP-5-DGDE/PO/01007
23
23
H
Solicita a la Escuela de donde
egreso el(la) alumno(a) el
cotejo de la
información.
NO
¿La escuela le
proporciono la
información?
K
SI
24
24
Recibe el cotejo por parte de
la escuela.
L
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO DE CORDE.
RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA
DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR.
USUARIO(A)
3
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL
ESCOLAR
I
28
28
Verifica que los datos son
correctos.
NO
¿Los datos son
correctos?
25
25
Se pega la fotografía, se
coloca el sello oficial, se
rubrica por el responsable de
duplicados y se pasa a firma
del(la) jefe(a)
inmediato(a) superior.
26
26
SI
29
29
Acude al área de
Recursos Financieros de
CORDE a que le
impriman la orden de
cobro.
30
30
Realiza el pago
correspondiente en las
instituciones financieras.
Se registra en el Libro de
Control de Folio de
Certificaciones de
Estudio.
27
27
Se le muestra el duplicado de
certificado al(a)
usuario(a) para que
verifique sus datos.
3
31
31
Regresa al área de
Recursos Financieros a que le
sellen el original y la copia del
comprobante de pago.
32
32
Entrega la copia del
comprobante de pago
debidamente sellado al
responsable del área de
Duplicados de certificado.
33
33
Verifica el sello en la
copia del comprobante de
pago, lo adjunta al
expediente del(la)
usuario(a) y entrega el
duplicado al(la)
usuario(a).
34
34
Recibe el Duplicado de
Certificado y firma de
recibido en el Libro de
Control de Folio de
Certificaciones de Estudio
correspondiente.
Fin
G
35
35
Proporciona copia de la
respuesta por parte del área
del Archivo de la Dirección de
Control Escolar y se la
entrega al(a) usuario(a).
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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VI.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de
etapas
1 Solicitud de
información
2 Entrega de
formato de
Solicitud de
duplicado y
validación de
certificado
Actividad
Responsable
1.1 Solicita requisitos vía
internet, telefónica o presencial
para duplicado de certificado
de preescolar, primaria o
secundaria.
La petición del(a) usuario(a)
¿Es de una CORDE foránea
y/o de la CORDE en la que se
presenta?
Si. Pasar a la actividad 2.
No. Pasar a la actividad 4.
Usuario
2.1 Entrega al(a) usuario(a) el
formato de Solicitud de
Duplicado y Cotejo de
información de Certificado
Formato
N/A
Responsable
de
duplicados
de
certificados
en
CORDE.
Responsable
de
duplicados
de
Certificados en la
Dirección de Control
Escolar
3.1 Presenta la Solicitud de
Usuario
3 Presentar
duplicado
y
cotejo
de
solicitud y
información
de
Certificado
documentación. requisitada
con
la
documentación necesaria.
Solicitud de
duplicado y cotejo
de información de
Certificado SEP5-DGDE/PO/01001
Solicitud
de
duplicado y cotejo
de información de
Certificado SEP5-DGDE/PO/01001
¿En la documentación se
adjuntó copia del certificado
escolar?
4 Entrega de
formato y se
Si. Pasar a la actividad 5.
No. Pasar a la actividad 15.
4.1 Entrega al(a) usuario(a) la Responsable
Solicitud de Duplicado y Cotejo duplicados
de Información de Certificado y certificados
de Solicitud
de
de duplicado y cotejo
en de información de
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
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Preescolar, Primaria y Secundaria.
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orienta al
usuario
se le orienta a que CORDE del
Municipio debe asistir para que
le brinden el servicio.
5.1 Verifica la fecha máxima de
disponibilidad y se la coloca a
la Solicitud de Duplicado y
Cotejo de Información de
certificado.
5 verificar la
fecha de
disponibilidad
6
Sella
recibido
Solicitud
Duplicado
Validación
Certificado.
de
la
de
y
de
6.1 Sella de recibido la
Solicitud de Duplicado y Cotejo
de Información de Certificado y
entrega el comprobante para
recoger
el
duplicado
de
certificado
debidamente
requisitado.
7 Verifica el año 7.1 Verifica en la Solicitud de
de certificación. Duplicado
y
Cotejo
de
Información de Certificado el
ciclo escolar de certificación.
CORDE.
Certificado SEP5-DGDE/PO/01001
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
de
de
Solicitud
de
en
duplicado y cotejo
de información de
de
Certificado SEPde
5-DGDE/PO/01en la
001
Control
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
de Relación de
de Expedientes a
en Cotejar SEP-5DGDE/PO/01-008
Responsable
de Relación de
de
de
Solicitud
de
en
duplicado y cotejo
de información de
de
Certificado SEPde
5-DGDE/PO/01en la
001
Control
de
de
Solicitud
de
en
duplicado y cotejo
de información de
de
Certificado SEPde
5-DGDE/PO/01en la
001
Control
¿La solicitud es de un ciclo
escolar antes del año 1998?
8 Entrega los
Expedientes al
área del archivo
de la Dirección
de
Control
Escolar
9 Sella y firma
Si. Pasar a la actividad 8.
No. Pasar a la actividad 18.
8.1 Entrega los expedientes al
área del archivo de la Dirección
de Control Escolar a más tardar
3 días hábiles posteriores a la
fecha de recepción del trámite
mediante el formato “Relación
de Expedientes a Cotejar”
9.1 Sella y firma de recibido la
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 18 de 27
la Relación de Relación
Expedientes a Cotejar.
Cotejar.
de
Expedientes
a Archivo
de
la Expedientes a
Dirección de Control Cotejar SEP-5Escolar.
DGDE/PO/01-008
10 Coteja los 10.1 Coteja los expedientes
expedientes.
recibidos
en
el
archivo
semiactivo de la Dirección de
Control Escolar.
¿Fueron localizados los datos
del usuario?
11 Requisita
apartado
cotejo
información
la Solicitud
Duplicado
Validación
Certificado.
12 Registro
el Libro.
el
de
de
de
de
y
de
Si. Pasar a la actividad 11.
No. Pasar a la actividad 14.
11.1 Requisita el apartado de
cotejo de información de la
Solicitud de Duplicado y Cotejo
de Información de Certificado.
Responsable
de
Archivo
de
la
Dirección de Control
Escolar.
N/A
Responsable
de
Archivo
de
la Solicitud
de
Dirección de Control duplicado y cotejo
Escolar.
de información de
Certificado SEP5-DGDE/PO/01001
en 12.1 Registra el cotejo en el
libro de Validaciones de
duplicados de certificado de
preescolar,
primaria
y
secundaria.
Responsable
de
Archivo
de
la
Dirección de Control
Escolar.
13
Entrega 13.1 Entrega los expedientes
expedientes
cotejados a los responsables
cotejados.
de duplicados de certificado en
CORDE y/o al(a) responsable
de duplicados en la Dirección
de Control Escolar, en un
máximo de 8 días posteriores a
la fecha de recepción.
14
Elabora 14.1 Elabora respuesta y se le
respuesta para entrega
a
la
CORDE
la CORDE.
correspondiente.
Responsable
de
Archivo
de
la
Dirección de Control
Escolar.
Libro de Control
de Validaciones
de duplicados de
Preescolar,
Primaria y
Secundaria SEP5-DGDE/PO/01002.
N/A
Responsable
de
Archivo
de
la
N/A
Dirección de Control
Escolar.
15
Entrega 15.1 Informa a el(la) usuario(a) Responsable
de Solicitud
de
formulario
que también debe requisitar el duplicados
de duplicado y cotejo
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 19 de 27
adicional a la apartado correspondiente a
Solicitud
de información adicional de la
Duplicado
y Solicitud de Duplicado y Cotejo
Validación
de de Información de Certificado.
Certificado.
certificados
en
CORDE.
Responsable
de
duplicados
de
Certificados en la
Dirección de Control
Escolar
16.1 Requisita la información
Usuario(a)
correspondiente en la Solicitud
de Duplicado y Cotejo de
Información de Certificado y la
entrega al responsable del
proceso.
16
Requisita
formulario
adicional a la
Solicitud
de
Duplicado
y
Validación
de
Certificado.
17
Solicita 17.1 Solicita el cotejo vía correo
cotejo y/o coteja electrónico al responsable del
información
proceso de la CORDE foránea
y/o coteja la información en el
archivo semiactivo de la
CORDE o en el SICEP.
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
18 Responde el 18.1 Si el cotejo fue de una Responsable
cotejo
vía CORDE foránea, responde vía duplicados
correo
correo
electrónico
la certificados
electrónico.
información correspondiente.
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
¿Fueron localizados los datos
del(a) usuario(a)?
19 Requisita
apartado
Cotejo
Información”
la “Solicitud
Duplicado
el
de
de
de
de
y
Si. Pasar a la actividad 19.
No. Pasar a la actividad 23.
19.1 Requisita el apartado de
“Cotejo de Información” de la
“Solicitud de Duplicado y Cotejo
de Información de Certificado”
con la información de la
CORDE foránea, con la del
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
de información de
Certificado SEP5-DGDE/PO/01001
Solicitud
de
duplicado y cotejo
de información de
Certificado SEP5-DGDE/PO/01001
de
de
en
de
de
en la
Control
N/A
de
de
en
de
de
en la
Control
N/A
de Solicitud
de
de duplicado y cotejo
en de información de
Certificado SEPde 5-DGDE/PO/01de 001
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 20 de 27
Cotejo
de
Información de
Certificado”
20 Captura
información en
app_duplicados
archivo de CORDE y/o de la
escuela.
20.1 Asigna referencia y
Captura la información en la
app_duplicados e imprime el
Duplicado de certificado
Certificados
Dirección de
Escolar
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
en la
Control
de APP_DUPLICAD
de OS SEP-5en DGDE/PO/01-007
de
de
en la
Control
¿El duplicado de certificado se
imprimió con errores?
Si. Pasar a la actividad 21.
No. Pasar a la actividad 25.
21
Cancela 21.1 Se cancela el formato de
formato
de duplicado de certificado con
Certificado.
dos diagonales de color rojo, se
cancela en el Libro de Control
de Folio de Certificaciones de
Estudio correspondiente así
como en la app_duplicados se
le coloca el estatus de
cancelado.
22
Asigna
nueva
referencia y se
vuelven
a
capturar
los
datos.
Responsable
de Certificado
duplicados
de
certificados
en
CORDE.
Responsable
de
duplicados
de
Certificados en la
Dirección de Control
Escolar
22.1
Asigna
una
nueva
referencia al trámite y se
vuelven a capturar los datos
correctamente
en
la
app_duplicados y se imprime el
duplicado de certificado.
Responsable
de APP_DUPLICAD
duplicados
de OS SEP-5certificados
en DGDE/PO/01-007
CORDE.
Responsable
de
duplicados
de
Certificados en la
Dirección de Control
Escolar
23
Solicita 23.1 Solicita a la Escuela de Responsable
de
información del donde egreso el(la) alumno(a) duplicados
de
alumno
a el cotejo de la información.
certificados
en
escuela.
CORDE.
N/A
Responsable
de
duplicados
de
Certificados en la
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 21 de 27
Dirección de Control
Escolar
¿La escuela proporcionó la
información?
24 Recibe el
cotejo por parte
de la escuela
25 Pega la
fotografía en el
certificado.
Si. Pasar a la actividad 24.
No. Pasar a la actividad 23.
24.1 Recibe el cotejo por parte
de la escuela.
25.1 Se pega la fotografía, se
coloca el sello oficial, se rubrica
por
el
responsable
de
duplicados y se pasa a firma
del(a)
jefe(a)
inmediato(a)
superior.
26 Registra en 26.1 Se registra en el Libro de
el
libro
de Control
de
Folio
de
control de folio Certificaciones de Estudio.
de
certificaciones
de estudio
27 Muestra el 27.1 Se le muestra el duplicado
duplicado
al de certificado al(a) usuario(a)
usuario.
para que verifique sus datos.
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
Responsable
duplicados
certificados
CORDE.
Responsable
duplicados
Certificados
Dirección de
Escolar
de
de
en
de
de
en la
Control
N/A
de
de
en
de
de
en la
Control
N/A
de
de
en
de
de
en la
Control
N/A
de
de
en
de
de
en la
Control
Certificado
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 22 de 27
28 Verifica que 28.1 Verifica que los datos son Usuario(a)
los datos estén correctos.
correctos
¿Los datos son correctos?
Si. Pasar a la actividad 29.
No. Pasar a la actividad 21
29 Acude al 29.1 Acude al área de
área
de Recursos
Financieros
de
Recursos
CORDE a que le impriman la
Financieros
a orden de cobro.
que le impriman
la orden de
cobro.
30 Realiza el 30.1
Realiza
el
pago
pago.
correspondiente
en
las
instituciones financieras.
31 Regresa a 31.1 Regresa al área de
que le sellen la Recursos Financieros a que le
orden de cobro. sellen el original y la copia del
comprobante de pago.
32
Entrega 32.1 Entrega la copia del
copia sellada de comprobante
de
pago
la orden de debidamente
sellado
al
cobro.
responsable del área de
Duplicados de certificado.
33 Verifica el 33.1 Verifica el sello en la copia
sello
del comprobante de pago, lo
adjunta al expediente del(a)
usuario(a)
y
entrega
el
duplicado al(a) usuario(a).
34
Recibe
duplicado
de
certificado
35 Proporciona
copia
de
la
N/A
Usuario(a)
N/A
Usuario(a)
N/A
Usuario(a)
N/A
Usuario(a)
Responsable
de
duplicados
de
certificados
en
CORDE.
Responsable
de
duplicados
de
Certificados en la
Dirección de Control
Escolar
34.1 Recibe el Duplicado de
Usuario(a)
Certificado y firma de recibido
en el Libro de Control de Folio
de Certificaciones de Estudio
correspondiente.
35.1 Proporciona copia de la
Responsable
de
respuesta por parte del área
duplicados
de
N/A
N/A
Certificado
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
N/A
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 23 de 27
respuesta.
del Archivo de la Dirección de
Control Escolar y se la entrega
al(a) usuario(a).
certificados
en
CORDE.
Responsable
de
duplicados
de
Certificados en la
Dirección de Control
Escolar
FIN
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 24 de 27
VII. LISTA DE FORMATOS
Tiempo de
retención
Formato
Solicitud de duplicado y cotejo de información
de certificado
Libro de control de validaciones de duplicados
de preescolar, primaria y secundaria.
Niveles de Calidad en Tiempos de Entrega por
Servicio
Código de
registro
4 meses
Responsable de duplicados
de
certificados
en
CORDES.
SEP-5-DGDE/PO/01Responsable de duplicados 001.
de Certificados en la
Dirección
de
Control
Escolar.
Vigente
Responsable de Archivo de SEP-5-DGDE/PO/01la Dirección de Control 002
Escolar.
1 año
Vigente
APP_DUPLICADOS
Ciclo Escolar
Relación de expedientes a cotejar
Responsable de
conservarlo
Dirección
General
Desarrollo Educativo
de
Responsable de duplicados
de
certificados
en
CORDES.
Responsable de duplicados
de Certificados en la
Dirección
de
Control
Escolar.
Responsable de duplicados
de
certificados
en
CORDES.
SEP-5-DGDE/PO/01005.
SEP-5-DGDE/PO/01007.
SEP-5-DGDE/PO/01008.
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 25 de 27
VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN
Número de
revisión
Fecha de
Actualización
1
Octubre 2012
2
Enero 2013
3
Abril 2013
4
Julio 2013
5
Agosto 2013
6
Septiembre 2013
7
Enero 2014
8
Marzo 2014
9
Septiembre 2014
10
Febrero 2015
11
Abril 2015
Descripción del cambio
Modificación en Normas.
Modificación en dos requisitos del Formato SEP8/DGDE/PO/01-001.
Modificación en el Diagrama de Flujo Actividad 14 y 16.
Modificación en el Indicador de Medida.
Agregar en Políticas de Operación: En caso de que el
usuario(a) en los requisitos adjunte documentos
apócrifos o alterados para la validación de su duplicado
de certificado, este trámite no se llevará a cabo y se
retendrá el expediente completo para cualquier
aclaración futura.
Modificar los requisitos en el procedimiento.
Modificación en los apartados: Normas y Políticas de
Operación, Entradas del procedimiento, Diagrama de
Flujo, Descripción en el Procedimiento.
Se dan de baja tres registros con códigos: SEP8/DGDE/PO/01-003, SEP-8/DGDE/PO/01-004, SEP8/DGDE/PO/01-006.
Se
da
de
alta
un
registro
denominado:
“APP_DUPLICADOS”.
Cambio de nombre al registro SEP-8/DGDE/PO/01-001.
Cambio de nombre al registro SEP-8/DGDE/PO/01-001.
Se hicieron modificaciones en las Políticas de
Operación.
Se dieron de alta dos registros Relación de expedientes
a cotejar y Formulario Adicional para la Solicitud de
Duplicado y Cotejo de Información de Certificado.
Modificaciones en el Diagrama de Flujo y descripción
actividades 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16,
17, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32,
33, 34 y 35.
Se modifica por nueva estructura.
Se agrega una Política de Operación.
Cambios en el formato
SEP-6-DGDE-/PO/01-001
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 26 de 27
Baja del formato
SEP-6-DGDE-/PO/01-009
Alta del Formato
SEP-6-DGDE-/PO/01-010
Se cambia nomenclatura
12
Septiembre 2015
13
Abril 2016
Se elimina el formato SEP-5-DGDE-/PO/01-010,
modificación en el apartado de Normas y Políticas de
Operación y Entradas del Procedimiento.
14
Mayo 2016
Se hacen modificaciones al Diagrama de flujo y
Descripción del procedimiento.
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.
Código :
Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01
Duplicado de Certificado de Educación
Preescolar, Primaria y Secundaria.
Versión : 14
Página 27 de 27
IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA
Salida del procedimiento: Duplicado de Certificado de preescolar, primaria y secundaria.
Indicadores de medida:
% DUPLICADOS REALIZADOS
EN TIEMPO
Total de duplicados disponibles a
Tiempo.
Total de duplicados solicitados.
X 100
% DUPLICADOS REALIZADOS
EN TIEMPO
Total de duplicados entregados a
Tiempo.
Total de duplicados solicitados.
X 100
“Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.