5. Derecho de acceso

GRUPO DASSAULT SYSTÈMES
POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE RECURSOS HUMANOS
En el desarrollo de su negocio, Dassault Systèmes y sus filiales (en su conjunto
denominadas “3DS”) recopilan Datos Personales (según la definición que se incluye a
continuación) de los empleados y contratistas independientes1.
3DS tiene la firme voluntad de proteger la privacidad de la información recopilada y en
esta Política de privacidad (la “Política”) se establecen los principios y directrices que
rigen la protección de los Datos Personales procesados.
El objetivo de esta Política es permitir a los empleados y contratistas independientes
conocer cómo 3DS recopila y utiliza sus Datos Personales y cómo pueden controlar su
uso.
Entra en la política de 3DS respetar la legislación y normativas aplicables, incluidos,
aunque sin limitarse a ella, la Directiva europea 95/46/CE sobre Datos Personales y
protección de la privacidad, así como las disposiciones nacionales adoptadas en virtud de
esta directiva.
1. ALCANCE DE ESTA POLÍTICA
Esta Política hace referencia a los Datos Personales que faciliten a 3DS los empleados en
el desempeño del trabajo para 3DS, así como los contratistas independientes en el marco
de su provisión de servicios.
Los Datos Personales ("Datos Personales") se refieren a cualquier información
relacionada con una persona identificada o identificable. Una persona identificable es
cualquier persona que se pueda identificar, directa o indirectamente, en particular en
relación con un número de identificación o con uno o más factores específicos de esa
persona.
1
A efectos de la presente política, “contratistas independientes” significa aquellos contratistas que tengan una dirección de correo
electrónico @3ds.com.
2. DATOS RECOGIDOS Y FINES
a) Empleados
Durante la relación laboral del empleado, 3DS procesa sus Datos Personales. Los Datos
Personales que procesa son:




Información relativa a los empleados, su trabajo, habilidades, desempeño, así
como la información necesaria o requerida para proporcionar beneficios o
compensaciones (por ej., nombre, dirección y número de identificación fiscal,
número de la seguridad social, residencia e información sobre permiso laboral,
experiencia y habilidades profesionales, salarios y beneficios al margen de los
datos de su relación contractual, datos bancarios, registros de las horas de trabajo,
información sobre la evaluación de desempeño y gestión de talentos, datos
relacionados con la salud, el acceso y uso de los sistemas y herramientas de TI por
parte de los empleados, control de acceso a los datos, imágenes capturadas
mediante cámaras de vídeo y otras fotografías que proporcionen los empleados,
detalles sobre las participaciones ordinarias o cargos administrativos, etc.)
Información relacionada con los empleados o proporcionada por los empleados
sobre el uso y acceso a los medios de comunicación o sistemas de TI de la
empresa
Información sobre terceros que faciliten los empleados (familiares dependientes)
y los contactos designados en caso de emergencia o como beneficiarios de los
beneficios como un seguro, etc.
Cualesquiera otros Datos Personales que puedan ser pertinentes para los fines que
se indican a continuación, entendiéndose que los empleados pueden decidir de
forma voluntaria facilitar a 3DS otros Datos Personales
Fines.
Los Datos Personales de los empleados se procesan para la implementación, conformidad
y control de la relación entre 3DS y sus empleados, incluidos (aunque sin limitarse a
ellos):

Dirección de personal: la gestión de los empleados en general, incluida la
organización y gestión de lo siguiente:
o El pago y revisión de los salarios y otros beneficios de los empleados
(tales como planes de pensiones, opciones sobre acciones y seguros)
o Mediciones de desempeño
o Mantenimiento de registros de bajas por enfermedad y absentismo
o Organización de viajes de negocios, gestión de gastos y reembolso a
profesionales



o Planificación y supervisión de las necesidades y actividades de formación
y habilidades relacionadas con el desarrollo profesional
o Gestión del directorio de 3DS
o Gestión de asuntos disciplinarios, quejas y finalizaciones de contrato
o Supervisión de comportamiento y desempeño
o Otros programas de recursos humanos
Comunicación y emergencias:
o Facilitar y gestionar la comunicación con y entre los empleados, en
particular las herramientas de colaboración web, buzones de correo y
solución de mensajería instantánea de 3DS y, en general, toda forma de
soportes y servicios digitales y electrónicos que utilicen los empleados en
el desempeño de sus misiones
o Velar por la continuidad del negocio
o Proteger la salud y la seguridad de los empleados
o Gestionar y proteger la infraestructura de la tecnología de la información
o Gestionar los suministros de materiales de oficina y otros artículos
o Contactar con las personas que se hayan designado en caso de emergencia
Operaciones comerciales:
o Gestionar y proteger los activos de 3DS (incluido cualquier potencial
derecho de propiedad intelectual)
o Realizar la planificación estratégica y gestión de proyectos
o Gestionar las relaciones entre 3DS y sus socios comerciales y accionistas
(por ej., proveedores, distribuidores, clientes, clientes potenciales), lo que
incluye, sin limitarse a ello, la supervisión y gestión de (a) las actividades
de marketing (por ej., contactos, listas de clientes, derechos de acceso al
sistema, etc. ), (b) ventas (oportunidades de ventas, ofertas comerciales,
pedidos, contratos, facturas, etc.), (c) compras (ofertas, pedidos, contratos,
facturas, etc.), (d) servicios de atención al cliente y (de) actividades de
Investigación + Desarrollo (por ej., solicitudes de desarrollo de software,
incidentes, control de calidad, pruebas, fabricación, etc.)
o Recopilar pruebas en auditorías y otras herramientas de elaboración de
informes
o Mantener registros relacionados con actividades del negocio
o Finanzas: elaboración de presupuestos, emisión de informes financieros y
gestión
o Gestionar las comunicaciones
o Gestionar las reorganizaciones corporativas, fusiones y adquisiciones
Conformidad con:
o Políticas internas de 3DS
o Obligaciones o requisitos legales, contractuales o administrativos (por
ejemplo, elaboración de informes obligatorios)
b) Contratistas independientes
En el desempeño de la relación de negocios, 3DS procesa Datos Personales relativos a
contratistas independientes para gestionar la relación comercial entre 3DS y el contratista
independiente, incluido pero sin limitarse a lo siguiente:
-
Adjetivos que describan a la persona (sexo, nombre, fecha y lugar de nacimiento,
dirección, correo electrónico, dirección física, etc.)
Antecedentes laborales (nombre de la empresa, ámbitos de especialización,
referencias, etc.)
Información académica (antecedentes académicos, títulos, etc.)
Número de identificación
Número de cuenta bancaria
Otro tipo de Datos Personales pertinentes para la gestión de la relación de
negocios entre 3DS y el contratista independiente
Los contratistas independientes pueden optar por proporcionar a 3DS Datos Personales
adicionales de forma voluntaria.
Fines.
Los Datos Personales del contratista se procesan para la implementación, conformidad y
control de la relación entre 3DS y sus contratistas independientes, incluidos algunos de
los fines especificados anteriormente (en la medida en que sea posible), así como los
siguientes:
-
-
Supervisión de comportamiento y desempeño
Gestionar las relaciones entre 3DS y sus socios comerciales y accionistas (por ej.,
proveedores, distribuidores, clientes, clientes potenciales), lo que incluye, sin
limitarse a ello, la supervisión y gestión de (a) las actividades de marketing (por
ej., contactos, listas de clientes, derechos de acceso al sistema, etc. ), (b) ventas
(oportunidades de ventas, ofertas comerciales, pedidos, contratos, facturas, etc.),
(c) compras (ofertas, pedidos, contratos, facturas, etc.), (d) servicios de atención
al cliente y (de) actividades de Investigación + Desarrollo (por ej., solicitudes de
desarrollo, incidentes, control de calidad, pruebas, fabricación, etc.)
Facilitar y gestionar la comunicación con y entre los contratistas independientes,
en particular las herramientas de colaboración web, buzones de correo y solución
de mensajería instantánea de 3DS y, en general, toda forma de soportes y
servicios digitales y electrónicos que utilicen los empleados en el desempeño de
sus misiones
3. PLAZO DE ALMACENAMIENTO Y PROCESAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de los Datos Personales incluye la utilización, archivado, grabado,
transferencia, adaptación, resumen, modificación, el compartirlos y destruirlos, como
fuere necesario, según las circunstancias, o como lo defina la legislación. 3DS puede
solicitar documentos originales que contengan Datos Personales que permitan verificar la
elegibilidad al empleo y la identificación; dicha información puede ser procesada de la
misma manera.
3DS no tratará los Datos Personales de una manera que sea incompatible con los
objetivos por los que estos han sido recabados. En la medida necesaria, y para dichos
procesos, 3DS adoptará las medidas razonables para asegurarse de que los Datos
Personales sean pertinentes para su uso previsto, sean exactos, completos y actuales.
Todos los Datos Personales recabados serán archivados durante un tiempo limitado
pertinente a su objeto y tanto tiempo como la legislación aplicable lo requiera.
4. Revelación o Divulgación y Transferencia de Datos Personales
Como empresa mundial, 3DS puede aprovechar su tecnología para gestionar eficazmente
los Datos Personales de los empleados y obtener candidaturas a puestos de trabajo en
línea a través de sus operaciones mundiales. 3DS puede brindar acceso a los Datos
Personales al personal de 3DS en otros países para los fines anteriormente mencionados.
Esto incluirá la transferencia de Datos Personales dentro y fuera del país de los
empleados y contratistas independientes. También puede ser necesario divulgar Datos
Personales a los proveedores, contratistas o agentes de servicio que prestan servicios a
3DS en vínculo con los usos anteriormente mencionados. Por ejemplo, y dependiendo de
algunos requisitos jurídicos, 3DS puede utilizar prestatarios de servicio externos para
recoger, procesar y validar Datos Personales. 3DS podría también divulgar Datos
Personales para satisfacer las peticiones legítimas de un tercero que considere adquirir
algunas de las operaciones del negocio de 3DS.
Antes de compartir Datos Personales sobre un residente de la Unión Europea con un
tercero, 3DS verificará que este tercero: (a) proteja los Datos Personales de conformidad
con esta Política; (b) esté sometido a la Directiva sobre la Confidencialidad de la Unión
Europea; (c) tenga una certificación de conformidad con la Unión Europea y / o con los
Principios de Recinto Seguro de los EE. UU; o (d) esté sujeto a otra decisión de
adecuación de la Comisión Europea.
Con respecto a los Datos Personales transferidos desde la Unión Europea hacia los
Estados Unidos u otros países no europeos, cabe señalar que las filiales de 3DS que
hayan recibido Datos Personales relativos a los empleados o contratistas independientes
de la Comunidad Europea o bien han (a) verificado que estaban sometidos a otra decisión
de adecuación de la Comisión Europea; (b) procedido a una autocertificación de que sus
prácticas de privacidad aplicables a la gestión de los recursos humanos están conformes
con los Principios de Recinto Protegido de los Estados Unidos (United States Safe
Harbor Principles)2; o bien han (c) firmado un contrato con 3DS que contiene
disposiciones contractuales modelo emitidas por la Comisión Europea.
2
Para obtener información sobre el Programa de Recinto Protegido del Departamento de Comercio de los
Estados Unidos, visite http://www.export.gov/safeharbor/.
Cuando 3DS tenga conocimiento de que un empleado o contratista interno esté utilizando
o divulgando Datos Personales en contra de esta Política o de la legislación aplicable,
3DS tomará las medidas necesarias para impedir o detener dicho uso o divulgación.
3DS también divulgará Datos Personales a terceros si 3DS determina, a su discreción,
que dicha divulgación es necesaria para proteger los intereses jurídicos de 3DS como en
las circunstancias siguientes: (a) en caso de requerimiento legal (por ejem., transmisión a
las autoridades de seguridad social o de hacienda); (b) para proteger los derechos de 3DS
(por ejem., para defender o entablar un proceso o contencioso administrativo) (c) en el
caso urgente de que la salud o la seguridad de un empleado o un contratista independiente
esté en peligro. Dichas transmisiones se pueden realizar por internet, por correo
electrónico, fax o cualquier método que 3DS considere apropiado y de conformidad con
la legislación aplicable.
5. DERECHO DE ACCESO
3DS adoptará las medidas razonables para asegurar que los Datos Personales recopilados
se usen para los fines indicados en este Política de Privacidad y que dichos Datos
Personales sean correctos y actuales.
De conformidad y en virtud de la Directiva Europea 95/46/CE sobre Datos Personales y
protección de la privacidad, así como las disposiciones nacionales adoptadas de
conformidad con dicha Directiva y otra legislación local aplicable, los empleados y
contratistas independientes pueden (a) acceder a los Datos Personales, de conformidad
con el principio de proporcionalidad o de medida razonable o (c) pedir que se corrijan o
actualicen sus Datos Personales, notificándolo al departamento local de Recursos
Humanos o enviando un correo electrónico a [email protected]. 3DS
desplegará esfuerzos razonables para corregir cualquier inexactitud factual que haya sido
comunicada sobre los Datos Personales. Dependiendo del ámbito de la petición, 3DS se
reserva el derecho de aplicar una tarifa razonable para cubrir cualquier coste de gastos
varios (como la reproducción de documentos) incurrido en relación con tal acceso y
corrección.
Empleados y contratistas independientes deben notificar a su Departamento de Recursos
Humanos sobre los cambios en los Datos Personales, como cambio legal de nombre,
dirección, dependientes, cambio de beneficiarios en los planes de subsidios y cualquier
otro cambio de estatuto.
3DS puede negar el acceso a los Datos Personales en situaciones específicas, como se
indica en la normativa y la legislación aplicables.
6. Seguridad de los Datos Personales
3DS dispone de unas salvaguardias razonables con relación a la protección y la seguridad
de Datos Personales.
Todos los Datos Personales son considerados confidenciales. Por este motivo, 3DS limita
el acceso a estos Datos Personales exclusivamente a los empleados de 3DS, contratistas
independientes o agentes que necesiten conocer dichos datos para la realización de sus
respectivas misiones, en línea con los fines para los que se recabaron tales Datos
Personales o para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones en 3DS. Se
prohíben todos los accesos y la divulgación no relacionados con el negocio. Todas las
personas que tienen acceso a los Datos Personales están sujetas a una obligación de
confidencialidad.
Cada empleado debe contribuir a la confidencialidad de los Datos Personales respetando
el acceso técnico así como los procesos y procedimientos de autorización. 3DS mantiene
unas protecciones físicas, electrónicas y de procedimientos razonables para proteger los
Datos Personales frente a la pérdida, mala utilización y acceso no autorizado,
divulgación, alteración y destrucción. Entre estas protecciones, 3DS utiliza tecnología
diseñada para proteger los Datos Personales durante su transmisión y evitar los errores de
transmisión y actos no autorizados por parte de terceros.
Aunque 3DS ha establecido garantías razonables para proteger los Datos Personales,
reconocemos que no hay ningún método de transmisión o de archivado de Datos
Personales que sea totalmente inexpugnable. Si un empleado o contratista independiente
tuviera alguna razón de pensar que la seguridad de sus Datos Personales está
comprometida o ha sido mal utilizada, debe ponerse en contacto con el Departamento de
Recursos Humanos local de 3DS o, en el caso de los empleados, con su superior
inmediato.
7. Resolución de litigios
3DS investigará e intentará resolver las quejas sobre el uso y la divulgación de Datos
Personales en conformidad con los principios contenidos en esta Política.
Si el asunto no es resuelto mediante procedimientos internos de 3DS, por ejemplo,
contactando con el Departamento de Recursos Humanos local de 3DS, entonces los
empleados o contratistas europeos residentes de la Unión Europea pueden informar
directamente el asunto a su Autoridad de Protección de Datos (por ejem. la CNIL en
Francia). Los residentes fuera de la Unión Europea deben seguir los procedimientos
locales para la resolución de litigios.
El acceso no autorizado a los Datos Personales o su mala utilización pueden ser
considerados infracciones graves como lo estipula la legislación local y la práctica.
8. CONTACTO
Cualquier pregunta o comentario sobre esta Política puede enviarse al departamento local
de Recursos Humanos de 3DS o por correo electrónico a [email protected].
9. Fecha de entrada en vigor de la Política y revisiones
Se comunica esta Política a los empleados y contratistas independientes de 3DS.
Ocasionalmente, 3DS puede actualizar esta Política para reflejar con exactitud cualquier
cambio en sus prácticas de confidencialidad o en la medida necesaria para cumplir con
los requisitos legales. Se publicará la política más actual con su fecha de entrada en vigor.
La fecha en la que esta Política entrará en vigor es el 30 de diciembre de 2014.