La gestión informatizada de los almacenes

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La gestión informatizada de los almacenes
Existen una gran variedad de programas informáticos que nos ayudan a llevar a cabo la gestión de la
logística. La sofisticación de los mismos puede ir desde los sistemas computarizados por radiofrecuencia
en las grandes empresas, a la utilización de un programa informático que gestione las existencias en las
pequeñas y medianas.
Nosotros, en este texto, nos vamos a centrar en la gestión de las existencias de una PYME, a través del
programa informático Facturaplus.
Por espacio temporal de la programación del módulo no podemos ser muy exhaustivos en mostrarte
todas las posibilidades del programa, sino las que consideramos básicas; no obstante, en el material
complementario del texto se puede ver un ejemplo editado por la empresa Sage, dueña de los derechos
de Facturaplus.
Para una mejor explicación, nos vamos a servir de un ejercicio.
LA CANDELARIA, S.A. empresa que se dedica a la actividad comercial de ferretería, ha observado una
dificultad alarmante en la gestión del almacén, por lo que decide realizar la informatización del mismo.
Encarga a la Srta. Feliz, titulada en el Ciclo de Grado Superior de Administración y Finanzas, que se
ponga a ello. Lo cual va a desarrollar a través de las siguientes fases:
PRIMERA: Crea la empresa con la que vamos a trabajar en el programa informático. Te
adelantamos que se trata de una empresa dedicada a la actividad de ferretería:
LA CANDELARIA. S.A.
C/ La llave, 33
28003 Madrid
NIF: A3388974
Una vez instalado el programa, accedemos al mismo, y vemos la siguiente pantalla:
En la “Clave de usuario” introducimos “Supervisor”. Si es
la primera vez que utilizamos el programa, puede ser que
nos pregunte qué clave deseamos colocar, en este caso
podemos cambiar la clave o dejar la misma. Luego pulsa
“Aceptar”.
En el menú principal elegimos “Global” y posteriormente “Opción empresas”.
Gestión logística y comercial, GS
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Se nos presentará la pantalla para crear la empresa. Hacemos “click” con el ratón en el botón “
introducimos los datos en la pantalla que se nos abre.
” e
Una vez pulsado el botón “Aceptar”, se creará la nueva
empresa, LA CANDELARIA S.L.
y sobre ella, deberemos hacer doble “clic” para activarla.
SEGUNDA: Configuración del entorno de trabajo
Accedamos en el menú principal a la opción “”Util” --à “4. Entorno del sistema” --à “Personalización” y
en la pantalla que emerge elegimos “M.Trabajo”
Pulsa sobre las cuatro casillas tal como aparece en la
imagen. Una vez punteadas las opciones hagamos “click”
sobre “Aceptar”
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TERCERA: Creación de las familias y artículos
a. Familias
Factura Plus considera familia de productos a aquellos artículos con características comunes
fácilmente identificables que merecen una clasificación diferenciada. Nuestra empresa va a gestionar
cinco familias, donde se van a agrupar todos los artículos que comercializa:
•
•
•
•
•
Jardinería (JARD)
Cerrajería (CERR)
Tornillería (TORN)
Herramientas (HERR)
Material eléctrico (MATE)
Para dar de alta a las familias acudimos al menú principal a la opción de “Sistema” --à “1. Tablas
generales” --à “6. Familias”
Y nos aparecerá la siguiente pantalla
Pulsamos el botón
Y en la pantalla que nos aparece introducimos las cinco
familias sucesivamente.
Los “Datos definibles” son para especificar características
de los productos.
Procedamos a dar de alta las otras cuatro familias
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b. Artículos
De nuevo accedamos en el menú general a la opción
“Sistema” --à “7. Artículos” y pulsemos en la tecla
con lo
que surgirá la siguiente pantalla para dar de alta los artículos.
En la pestaña de “Datos generales” introducimos el primer
artículo de la tabla que referenciaremos más adelante
.
A continuación hacemos “clic” sobre la pestaña “Prec.
Compra” e introducimos el precio del artículo.
Seguimos con las pestañas “Prec. Venta” y “Stocks” con los
datos de la tabla de artículos:
Tablas de artículos:
Familia: JARDINERÍA
CÓDIGO
ARTÍCULO
EAN13
PROVEEDOR
PRECIO
COMPRA
PRECIO
VENTA
STOCK
MÍNIMO
STOCK
MÁXIMO
30000001
Manguera
m
25
8.475.451.213.676
JARDIARTE
12,00
28,00
80
150
30000002
Manguera
m
10
8.476.312.432.561
JARDIARTE
5,00
12,00
70
130
30000003
Aspersor
8.476.567.987.123
RIEGOS
LOZANO
2,00
6,00
500
2.000
30000004
Azada
8.474.897.675.231
ARACNIDO,
S.A.
25,00
45,00
25
80
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Familia: CERRAJERIA
CÓDIGO
ARTÍCULO
EAN13
PROVEEDOR
PRECIO
COMPRA
PRECIO
VENTA
STOCK
MÍNIMO
STOCK
MÁXIMO
30010001
Llave
8.431.768.987.453
La llave
oro
de
3,00
7,00
200
500
30010002
Candado
8.434.759.875.345
El rápido, S.L.
2,50
6,50
90
150
30010003
Cerrojo
8.472.896.765.342
La llave
oro
de
1,50
5,00
60
200
30010004
Manivela
8.471,654,897.123
El rápido, S.L.
3,30
7,00
200
500
EAN13
PROVEEDOR
Familia: TORNILLERIA
CÓDIGO
ARTÍCULO
PRECIO
COMPRA
PRECIO
VENTA
STOCK
MÍNIMO
STOCK
MÁXIMO
30020001
Clavo
8.478.657.987.123
El Clavo, S.A
2,30
5,00
100
600
30020002
Tornillo
8.475.654.768.671
El Clavo, S.A
1,50
4,50
100
600
30020003
Chincheta
8.457.432.789.654
El Clavo, S.A
0,50
0,80
50
300
30020004
Alcayata
8.467.897.876.531
El Clavo, S.A.
0,45
0,75
70
200
Familia: Herramientas
PRECIO
COMPRA
PRECIO
VENTA
STOCK
MÍNIMO
STOCK
MÁXIMO
CÓDIGO
ARTÍCULO
EAN13
PROVEEDOR
30030001
Llave inglesa
8.476.875.987.987
La puerta del
cielo, S.A
4,00
7,50
50
120
30030002
Martillo
8.461.765.987.765
Thor, S.L
5,00
9,00
20
50
30030003
Alicate
8.467.897.541.123
Thor, S.L
6,00
10,00
20
50
30030004
Destornillador
8.456.781,781,987
Thor, S.L.
3,00
5,00
30
60
Familia: Material eléctrico
CÓDIGO
ARTÍCULO
EAN13
PROVEEDOR
PRECIO
COMPRA
PRECIO
VENTA
STOCK
MÍNIMO
STOCK
MÁXIMO
30040001
Sierra
eléctrica
8.441.752.987.123
Viernes
S.A
13,
140,00
200,00
12
30
30040002
Taladradora
eléctrica
8.451.987.321.543
Viernes
S.A.
13,
90,00
150,00
5
20
30040003
Martillo
compresor
8.452.985.873.432
Viernes
S.A.
13,
230,00
340,00
4
10
30040004
Cortacésped
eléctrico
8.431.786.854.908
Viernes
S.A.
13,
150,00
200,00
6
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CUARTA: Alta de proveedores y clientes
Gestión logística y comercial, GS
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Documentos
En el menú “Sistema” procedemos a dar de alta a los proveedores --à “4. Proveedores”
Código
proveedor
Nombre
Dirección
Población
Provincia
400001
JARDIARTE
C/ Las flores, 18
Segovia
Segovia
400002
RIEGOS
LOZANO
Polígono la estrella, nave 23
Manzanares
Ciudad Real
400003
ARACNIDO,
S.A.
Insectos, 234
Barcelona
Barcelona
400004
La llave de oro
Plaza del Carmen, 12
Zaragoza
Zaragoza
400005
El rápido, S.L.
Héroes de la independencia,
26
Madrid
Madrid
400006
La puerta
cielo, S.A
Santo Ángel, 38
Zamora
Zamora
400007
Thor, S.L
Los dioses, 23
Bilbao
Bilbao
400008
Viernes 13, S.A
Semana Sangrienta, 29
Alcalá de Henares
Madrid
del
QUINTA: Alta de almacenes y transportistas
a. Almacenes
La empresa cuenta con dos almacenes; uno de ellos situado en la sede central de la empresa (ALM1) y
otro en la calle Príncipe de Vergara, 248. 28006 Madrid (ALM2)
En el menú principal elegimos “Sistema” -à “6. Almacenes”. (Eliminamos al almacén que la empresa
presenta por defecto, con la tecla
almacenes.
, y a continuación pulsamos
y procedemos a crear los dos
b. Transportistas
Sólo deseamos trabajar con un transportista. En el menú general ir de nuevo a “Sistema” --à
“Transportistas” e introducir los datos que aparecen en pantalla.
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SEXTA FASE: Gestión de compras
La gestión de los procesos de compras se realiza a través de la opción “Almacén”.
Como ya se ha tratado, las fases de una compra son:
a) Realizar el pedido (Pedido)
b) Recibir la mercancía con el albarán (Albaranes)
c) Recibir la factura (Facturas)
Veamos estas fases con un ejemplo.
Realizamos un pedido de 25 mangueras de 25 m. A nuestro proveedor JARDIARTE. Las condiciones
son: pago al contado con un descuento por pronto pago del 5%.
Realizar el pedido:
Para introducir los productos, pulsa el botón “Añadir”
y, luego puedes pulsar la lupa para buscar las
referencias. Al finalizar pulsa en el botón “Actualizar”.
Llega el pedido con el albarán:
Accedemos de nuevo a Pedidos, seleccionamos el pedido en cuestión y hacemos “clic” sobre albaranes
(
) y en la pantalla que surge “Aceptar”.
Gestión logística y comercial, GS
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Llega la factura:
El procedimiento es similar al del pedido. Hay que situarse en el menú “Almacén” --à “3. Facturas”, y el
“Menú de proveedores” hacer “click” en “Añadir”.
En esta pantalla vamos rellenado los distintos
campos, tal como aparece en la imagen,
utilizando la lupa en para obtener los distintos
códigos.
SEPTIMA FASE: facturación a clientes
El menú Facturación se utiliza para registrar las ventas a los clientes. Su funcionamiento es idéntico que
el de “Almacén”, solo incluye una opción más “presupuesto".
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