IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN MECI-SGC-SISTEDA PROCESO MEJORA CONTINUA Acciones correctivas, preventiva y mejora. Versión 1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL Santiago de Cali, Junio de 2012. ACUERDOS Y COMPROMISOS • Todas las intervenciones son válidas e importantes. • Todas las constructivas. intervenciones serán • Daremos buen manejo al uso de la palabra. • Respetaremos las opiniones de nuestros compañeros, así no las compartamos. • Nuestra actitud será siempre propositiva y proactiva. • Los celulares están en silencio. CONTENIDO 1. Conceptos de mejora continua. 2. Video. 3. Proceso mejora continua. 4. Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora CÓDIGO MCCO01.04.14.12.P02. 5. Taller. 1. CONCEPTOS DE MEJORA CONTINUA MEJORA CONTINUA. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. 1. CONCEPTOS DE MEJORA CONTINUA OBSERVACIÓN. Situación específica que no implica desviación ni incumplimiento de requisitos, pero que constituye una oportunidad de mejora. NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito. PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME. Producto/Servicio que no cumple con uno o varios de los requisitos. HALLAZGO. Toda situación irregular encontrada durante el proceso de una evaluación. 1. CONCEPTOS DE MEJORA CONTINUA CAUSA POTENCIAL. El fundamento u origen de algo que es posible que ocurra, pero todavía no real. El fundamento u origen de algo que puede suceder o existir, en contraposición de lo que existe. CORRECCIONES O ACCIONES REMEDIALES. Acción inmediata para eliminar una no conformidad detectada. 1. CONCEPTOS DE MEJORA CONTINUA ACCIONES CORRECTIVAS. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. ACCIONES PREVENTIVAS. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. ACCIONES DE MEJORA. Acción implementada para incrementar los resultados del producto/servicio, proceso o sistema en términos de eficacia y/o eficiencia. 2. Video. 3. PROCESO MEJORA CONTINUA MACROPROCESO Control CODIGO: MCCO01 PROCESO Mejora Continua CODIGO: MCCO1.04 OBJETIVO Detectar y desarrollar permanentemente acciones de mejoramiento de tipo correctivo y preventivo que conlleven a la Administración Central Municipal a optimizar el desempeño de su gestión. PROCEDIMIENTO MANEJO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME CODIGO: MCCO1.04.P01 PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA CODIGO: MCCO1.04.P02 PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE PROYECTO DE MEJORA CODIGO: MCCO1.04. P03 PROCEDIMIENTO PLAN MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CODIGO: MCCO1.04. P04 4. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA CÓDIGO MCCO01.04.14.12.P02 RECIBIR Y ANALIZAR LA INFORMACIÓN IDENTIFICAR NO CONFORMIDADES REALES O POTENCIALES DETERMINAR LAS CAUSAS DE LAS NO CONFORMIDADES REALES Y/O POTENCIALES DISEÑAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA REGISTRAR LAS ACCIONES EN EL FORMATO APROBAR EJECUTAR, CONTROLAR Y AJUSTAR LAS ACCIONES . EVALUAR EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES EJECUTADAS 4.1. FUENTES DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA CLIENTE AUTO EVALUACION PRODUCTO NO CONFORME PROCESO REVISION POR LA ALTA DIRECCION AUDITORIA INTERNA CONTROL FISCAL Demostrar y Evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. 4.2. IDENTIFICAR LAS NO CONFORMIDADES CLIENTE RECOMENDACIONES AUTOEVALUACIÓN PROCESOS NO CONFORMIDADES REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCION AUDITORÍA INTERNA CONTROL FISCAL HALLAZGOS 4.3. DETERMINAR LAS CAUSAS ¿Quién debe hacerlo? Los responsables de la acción en el proceso ¿Cómo? Utilizando alguna de las herramientas: lluvia de ideas, espina de pescado, árbol de problemas, modelo de proceso y diagrama de Pareto ARBOL DE PROBLEMAS Es una Técnica que ayuda analizar las causas y efectos de primer y segundo orden de un problema central. Se caracteriza porque, además de considerar las causas del problema se consideran los efectos del mismo. ANALISIS CAUSA – EFECTO (ESPINA DE PESCADO) Los Diagramas Causa – Efecto ayudan a pensar sobre todas las causas reales y potenciales de un suceso o problema, y no solamente en las más obvias o simples. LLUVIA DE IDEAS • Es necesario la participación de todos los miembros del equipo. • Permite que todos hablen y escuchen. • Cada idea, no importa lo poco práctica que sea, se registra. • Cuando la lista está completa, el equipo puede comenzar a evaluar cada idea e intentar llegar a una decisión por consenso. 4.4. DISEÑAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA Descripción en positivo de la causa de mayor incidencia por lo cual se presenta la no conformidad. Validar que las acciones definidas realmente eliminen el problema. Deficiente estado de mantenimiento Para cada causa analizada debe existir una acción correctiva, en algunos casos una acción apunta a varias causas. Redactar en Verbo en infinitivo. 4.5. REGISTRAR LAS ACCIONES EN EL FORMATO FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO FORMATO FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO FUENTES DE DETECCION Consigne el número que corresponda a la fuente que detectó la no conformidad, observación, recomendación, mejora o cualquier otra situación objeto de análisis; de acuerdo con las siguientes convenciones: 1. Informe de Autoevaluación de Control. 2. Informe de Autoevaluación de Gestión. 3. Autoevaluación del DAFP. 4. Informe de Auditoría Interna. 5. Informe de Auditoría Interna de Calidad. 6. Informe de Auditoría de Entes Certificadores. 7. Informes Anuales de Evaluación al Sistema de Control Interno. 8. Servicio/Producto No Conforme. 9. Quejas, Reclamos y Derechos de Petición. 10. Revisión por la Dirección. 11. Resultados de Encuestas de Percepción. 12. Resultados de Indicadores. 13. Circulo de Cultura, Calidad y Control. 14. Análisis de Riesgos. 15. Retroalimentación. 16. Auditoria Contraloría Municipal. 17. Auditoria Contraloría General de la República. 18. Solicitudes de entes de control político. 19. Auditoria Procuraduría. 20. Otros, especifique. DESCRIPCIO N DE LA DESCRIPCION CAUSA DE DE LA ACCION LA DE SITUACION/H MEJORAMIENT ALLAZGO O TIPO DE SITUACIÓN/HALLAZGO Consigne el tipo de situación/hallazgo de acuerdo a la información dada por la fuente de detección, utilizando las siguientes convenciones: NC: No Conformidad NCA: No Conformidad Administrativa NCD: No Conformidad Disciplinaria NCF: No Conformidad Fiscal NCP: No Conformidad Penal OBS: Observación M: Mejora 3. FIRMA DEL RESPONSABLE: TIPO DE ACCION DESCRIPCION DE LA SITUACION / HALLAZGO TIPO DE SITUACIÓN/HALLAZ GO NOMBRE DEL PROCESO Macroproceso/Pr oceso/Subproce so y/o procedimiento FUENTES DE DETECCION 1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: 2. NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO: 4. FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 5. NOMBRE DE LA AUDITORIA: PLAZO DE RESPONSABLE DE RESPONSABLE DEL OBJETIVO DE DESCRIPCIO EJECUCION LA ACCION DE SEGUIMIENTO : LA ACCION N DE LA DE LA META MEJORAMIENTO DE META (en (DD/MM/AA) MEJORAMIEN unidad de INICIO FINAL Nombre Nombre TO medida) Cargo (DD/MM/ (DD/MM/AA Cargo Completo Completo AA) ) TIPO DE ACCION Registre el tipo de acción de mejoramiento de acuerdo a su definición, utilizando las siguientes convenciones: C: Corrección AC: Acción Correctiva AP: Acción Preventiva AM: Acción de Mejora Se observa que el objetivo del proceso Servicio de Salud publica "Contribuir al mejoramiento de la Salud de los habitantes del Muncipio de Santiago de Cali, mediante el desarrollo de acciones de promocion de la salud, prevencion de la enfermedad, 3.Infor vigilancia en salud publica y me Desarrollo Social / aseguramiento" cuenta con los Audito Servicio de Salud siguientes elementos ria Publica metodologicos: que, para que y Intern a quien, pero no tiene en a cuenta el cuando y el cuanto, incumpliendo con el numeral 6.1 Etapa del Planear de la Guia para la Administracion de Riesgos, incurriendo en el riesgo de no implementar de manera estandarizada el Componente de Administracion de Riesgos. NC DESCRIPCI ON DE LA CAUSA DE DESCRIPCION DE LA LA ACCION DE SITUACION/ MEJORAMIENTO HALLAZGO 3. Autoevaluación del DAFP. 4. Informe de Auditoría Interna. NCF: No Conformidad Fiscal 5. Informe de Auditoría Interna de Calidad. 6. Informe de Auditoría de Entes Certificadores. 7. Informes Anuales de Evaluación al Sistema de Control Interno. 8. Servicio/Producto No Conforme. 9. Quejas, Reclamos y Derechos de Petición. 10. Revisión por la Dirección. 11. Resultados de Encuestas de Percepción. 12. Resultados de Indicadores. 13. Circulo de Cultura, Calidad y Control. 14. Análisis de Riesgos. 15. Retroalimentación. 16. Auditoria Contraloría Municipal. 17. Auditoria Contraloría General de la República. 18. Solicitudes de entes de control político. 19. Auditoria Procuraduría. 20. Otros, especifique. NCP: No Conformidad Penal OBS: Observación Consigne el número que corresponda a la fuente que detectó la no conformidad, observación, recomendación, mejora o cualquier otra situación objeto de análisis; de acuerdo con las siguientes convenciones: 1. Informe de Autoevaluación de Control. 2. Informe de Autoevaluación de Gestión. OBJETIVO DE DESCRIPCIO LA ACCION DE N DE LA META MEJORAMIENT (en unidad de O medida) Garantizar que No se el objetivo del actualizo la proceso cumpla revision del con los criterios objetivo del establecidos por Objetivo del proceso de la Guía para la proceso Revisar, ajustar y salud Administración formulado de validar el objetivo AC publica, de Riesgos, con acuerdo con del proceso. conforme a el fin garantizar los criterios de la guia para la correcta la Guía la elaboración del administracio contexto n de riesgos estratégico del proceso TIPO DE SITUACIÓN/HALLAZGO Consigne el tipo de situación/hallazgo de acuerdo a la información dada por la fuente de detección, utilizando las siguientes convenciones: NC: No Conformidad NCA: No Conformidad Administrativa NCD: No Conformidad Disciplinaria FUENTES DE DETECCION 3. FIRMA DEL RESPONSABLE: TIPO DE ACCION DESCRIPCION DE LA SITUACION / HALLAZGO TIPO DE SITUACIÓN/HALLAZ GO NOMBRE DEL PROCESO Macroproceso/Proc eso/Subproceso y/o procedimiento FUENTES DE DETECCION 1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: 2. NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO: 4. FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 5. NOMBRE DE LA AUDITORIA: Auditoria Interna a los Mapas de Riesgo M: Mejora TIPO DE ACCION Registre el tipo de acción de mejoramiento de acuerdo a su definición, utilizando las siguientes convenciones: C: Corrección AC: Acción Correctiva AP: Acción Preventiva AM: Acción de Mejora RESPONSABLE DE LA ACCION DE MEJORAMIENTO Nombre Completo Diego Germán Calero Llanes Cargo PLAZO DE EJECUCION DE LA META (DD/MM/AA) INICIO FINAL (DD/MM/A (DD/MM/AA) A) Secretario de Salud 26-Jul-12 Pública Municipal 30-Aug-12 RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO : Nombre Completo Emilce Arévalo García Cargo Profesional Especializ ado 4.8. PREGUNTÉMONOS ¿Son eficaces las acciones propuestas, es decir, no se volvió a repetir el problema real o no se presentó el problema potencial? TALLER OBJETIVO: Desarrollar habilidades en la redacción de Acciones correctivas, preventivas y de mejora. DESARROLLO: 1. Conformar grupo. 2. Repartir dentro de los grupos el documento “Formato de Formulación de Plan de Mejoramiento. 3. Socialización.