SGA-APVZN-P-08 - Administración Portuaria Integral de

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL DE LA AMPLIACIÓN DEL
PUERTO DE VERACRUZ ZONA NORTE
COMUNICACIÓN
SGA-APVZN-P-08
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1.
PROPÓSITO
Establecer los mecanismos de comunicación interna y externa entre los miembros de la
CPA, la Dirección de la APIVER y los contratistas, para asegurar una implementación
eficaz.
2.
ALCANCE
Al personal de la CPA, Dirección de la APIVER y contratistas que puedan ocasionar algún
impacto ambiental.
3.
DEFINICIONES
Actividades y Operaciones (AO). Todas aquellas desempeñadas durante las etapas de
preparación y construcción de la APVZN.
Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable.
APVZN. Ampliación del Puerto de Veracruz Zona Norte.
Canal de comunicación. Es el medio utilizado para transmitir la información: folletos,
reuniones, emails, intranet, llamadas telefónicas, registro SGA-APVZN-R-08-01, etc.
Coordinación de Protección Ambiental (CPA). Grupo de personal de la Organización
que verifica el cumplimiento de todos los procedimientos del Sistema de Gestión
Ambiental de la Ampliación del Puerto de Veracruz en la Zona Norte.
Inquietudes. Preocupación del personal de la Organización por la mejora del desempeño
ambiental, que incluye comentarios o quejas por ejemplo, el observar alguna
inconformidad; sugerencias como la prevención o reducción de un impacto.
MIA-R. Manifestación de Impacto Ambiental modalidad Regional.
Organización. Empresa contratada por la Administración Portuaria Integral de Veracruz
(APIVER) para el control ambiental relacionado con las actividades y operaciones,
durante la etapa de preparación del sitio y construcción de la APVZN, en otras palabras
es la Supervisión Externa. Dentro del SGA es considerada como otra contratista, que
también debe dar cumplimiento a los requerimientos del SGA.
Parte interesada externa. Individuo o grupo externo a la Organización (vecinos,
organizaciones no Gubernamentales, clientes, contratistas, proveedores, arrendatarios,
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inversionistas, Dependencias de Gobierno, Acreditado Ambiental, etc.),
afectado por el desempeño ambiental de una Organización.
involucrado o
Retroalimentación. El proceso de compartir observaciones, preocupaciones y
sugerencias, con la intención de recabar información, a nivel individual o colectivo, para
intentar mejorar el funcionamiento de la Organización o la operación del SGA de la
APVZN.
SGA. Sistema de Gestión Ambiental.
4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4.1 Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2004/ISO 14001:2004.Sistemas de Gestión
Ambiental – Requisitos con orientación para su uso.
4.2 SGA-APVZN-P-13. No conformidad, acciones correctivas y preventivas.
4.3 SGA-APVZN-P-16. Revisión por la Dirección
5.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD Y RESPONSABILIDADES
5.1 Comunicación interna.
5.1.1 La CPA determina los canales de comunicación que usará entre su personal para
tratar asuntos relacionados con el SGA de la APVZN (desde el dar a conocer los
elementos del SGA, hasta el realizar mejoras). Emplea el registro SGA-APVZN-R-08-01.
5.1.2 En caso de que el personal de la CPA tenga quejas, sugerencias o comentarios
respecto a cuestiones relacionadas con el SGA de la APVZN, emplea el registro SGAAPVZN-R-08-02 y son canalizadas semanalmente al Representante de la CPA.
5.1.3 El Representante de la CPA analiza la información del punto anterior, junto con los
miembros del CPA, para determinar si se tiene autoridad suficiente para decidir sobre la
misma o requiere de la aprobación de la Dirección de la APIVER. En caso de requerir
aprobación, y si es de alta prioridad la CPA la envía de inmediato a la Dirección de la
APIVER.
5.1.4 Si se requiere de una acción correctiva se procede según el procedimiento SGAAPVZN-P-13.
5.1.5 El Representante de la CPA presenta las inquietudes de la CPA a la Dirección de la
APIVER en la Revisión por la Dirección, de acuerdo al procedimiento SGA-APVZN-P-16.
5.1.6 La CPA y la Dirección de la APIVER determinan los canales de comunicación en
condiciones normales, y su frecuencia con los que se usarán; y en extraordinarias (en
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caso de incidente o cualquier tipo de problema relacionado con el SGA), para tratar
asuntos relacionados con el SGA de la APVZN. Se usa el SGA-APVZN-R-08-01.
5.1.7 Estos asuntos pueden ser: la entrega de los registros de los procedimientos del
SGA de la APVZN, entrega de reportes de cumplimiento derivado del Resolutivo de la
MIA-R para su autorización, tratar alguna no conformidad, revisión, logros, Realizar las
gestiones necesarias con las autoridades correspondientes, entre otros.
5.2 Comunicación externa para contratistas
5.2.1 La CPA da a conocer los canales de comunicación en condiciones normales
(formación, reuniones, entrega de evidencias, conocimiento de documentación del SGA,
etc.) y en extraordinarias (en caso de incidente o cualquier tipo de problema relacionado
con el SGA) a los contactos ambientales de los contratistas, para tratar asuntos
relacionados con el SGA de la APVZN lo registra en el SGA-APVZN-R-08-01.
5.2.2 Asimismo, les da a conocer el registro SGA-APVZN-R-08-02, sobre la
retroalimentación, en caso de que los contratistas tengan quejas, sugerencias o
comentarios respecto a cuestiones relacionadas con el SGA de la APVZN.
5.2.3 Las inquietudes se canalizan directamente hacia el Representante de la CPA, quien
determina si tiene autoridad suficiente para decidir sobre la misma o requiere de la
aprobación de la Dirección de la APIVER. En caso de requerir aprobación, y si es de alta
prioridad la CPA la envía de inmediato a la Dirección de la APIVER.
5.2.4 Si la inquietud requiere de una acción correctiva se procede según el procedimiento
SGA-AICM-P-13.
5.2.5 El control de los canales de comunicación lo lleva a cabo la CPA a través del
registro SGA-APVZN-R-08-01.
5.2.6 El Representante de la CPA presenta las inquietudes en la Revisión por la
Dirección, de acuerdo al procedimiento SGA-APVZN-P-16 para ser consideradas.
5.2.7 La Dirección de la APIVER determina el tipo de información relacionada al SGA que
se dará a conocer a los contratistas (especialmente los logros y la documentación que los
involucra), a través de la CPA, como difusión.
5.3
Comunicación externa de partes interesadas externas
5.3.1 La Dirección de la APIVER determina el tipo de información relacionada al SGA que
se dará a conocer a las partes interesadas externas durante el desarrollo de la APVZN.
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5.3.2 La Dirección de la APIVER determina si es necesario el apoyo de la CPA para dar
una respuesta a la información proveniente de las partes interesadas externas dirigida
hacia la APIVER.
5.3.3 Para todo aquello en el que se tenga que llevar a cabo convenios, reuniones,
programas, entrega de informe, trámites etc. (relacionado, especialmente, con el
cumplimiento de las medidas de la MIA-R) entre APIVER y autoridades, instituciones
educativas, etc., la CPA realiza las gestiones pertinentes, empleando los canales de
comunicación necesarios, previa autorización de la Dirección de la APIVER.
5.3.4 La CPA comunica a la Dirección de la APIVER, según el punto 5.1.6, los resultado
de dichas gestiones, como la fecha de reunión, oficios con sellos de recepción en alguna
Dependencia, etc.
5.3.5 La CPA registra la información de esta sección en SGA-APVZN-R-08-01.
6. REGISTROS.
6.1 SGA-APVZN-R-08-01. Control de comunicación.
6.2 SGA-APVZN-R-08-02. Retroalimentación.
7. ANEXOS.
Ninguno.
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