SGA-APVZN-P-14 - Administración Portuaria Integral de

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL DE LA AMPLIACIÓN
DEL PUERTO DE VERACRUZ ZONA NORTE
CONTROL DE REGISTROS
SGA-APVZN-P-14
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PROCEDIMIENTO:CONTROL DE REGISTROS
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1.
PROPÓSITO
Establecer la metodología para identificar, almacenar, proteger, recuperar, disponer y el
tiempo de retención de los registros del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de la
Ampliación del Puerto de Veracruz en la Zona Norte (APVZN) y los documentos
relacionados.
2.
ALCANCE
A todos los registros derivados de los procedimientos del SGA y a aquellos que se
relacionan con el SGA que proporcionen la evidencia de que el SGA está operando
correctamente.
3.
DEFINICIONES
APVZN. Ampliación del Puerto de Veracruz Zona Norte.
Coordinación de Protección Ambiental (CPA). Grupo de personal de la Organización
que verifica el cumplimiento de todos los procedimientos del Sistema de Gestión
Ambiental de la Ampliación del Puerto de Veracruz en la Zona Norte.
Documento interno. Documentos emitidos por la Organización tanto del SGA (manual,
procedimientos) o los relacionados al SGA (planes, informes, etc.) que sirvan de apoyo
para el cumplimiento la política ambiental, metas y objetivos del SGA.
Documentación específica. Documentos internos que se relacionan directamente con
los aspectos ambientales significativos, es decir, son los procedimientos y registros que
contienen los controles operativos, por ejemplo: el manejo de residuos peligrosos,
conservación de suelos, etc. Se les llama procedimientos o registros específicos.
Organización. Empresa contratada por la Administración Portuaria Integral de Veracruz
(APIVER) para el control ambiental relacionado con las actividades y operaciones,
durante la etapa de preparación del sitio y construcción de la APVZN, en otras palabras
es la Supervisión Externa. Dentro del SGA es considerada como otra contratista, que
también debe dar cumplimiento a los requerimientos del SGA.
MIA-R. Manifestación de Impacto Ambiental modalidad Regional.
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos, o que proporciona evidencia de
actividades desempeñadas sean derivados directamente del SGA o bien de manera
externa(registro externo). Por ejemplo: evidencia de cumplimiento de los
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objetivos/metas; Lista actualizada de aspectos medioambientales, No conformidades y
acciones correctivas, Informes de auditoría medioambiental (del SGA y de PROFEPA),
permisos, licencias u otras formas de autorización legal, análisis de laboratorios, entre
otros.
SGA. Sistema de Gestión Ambiental.
4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4.1 Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2004/ISO 14001:2004.Sistemas de Gestión Ambiental
– Requisitos con orientación para su uso.
4.2 API-SM-SGCA-P-02. Control de registros.
4.3 SGA-APVZN-P-09. Documentación y su control.
5.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD Y RESPONSABILIDADES
5.1 Los miembros de la CPA elaboran e identifican los registros del SGA, de acuerdo al
diseño especificado en el procedimiento de “Documentación y su control” con clave SGAAPVZN-P-09.
5.2 El Representante de la CPA con base al punto anterior, y considerando también a
los registros externos, llena el registro API-SM-SGCA-F-06 (del procedimiento API-SMSGCA-P-02), y lo entrega a la Dirección de la APIVER, de manera anual.
5.3 El llenado de los registros se especifica en cada uno de los procedimientos
generales y específicos del SGA y es realizado por la CPA.
5.4 La CPA solicita a los contratistas muestren sus registros externos y proporcionen
copias de éstos. Si la Dirección de la APIVER requiere de algún registro de los
contratistas original, la CPA se lo hace saber para que los contratistas lo faciliten.
5.5
La CPA recopila todos los registros y escanea todos los registros externos.
5.6 La CPA mantiene una copia de todos los registros, tanto impresos como en formato
electrónico, de manera clasificada por rubro o por elemento de la NMX-SAA-14001-IMNC2004/ISO 14001:2004, y entrega los originales a la Dirección de la APIVER, cuando sea
posible.
5.7 La Dirección de la APIVER determina la ubicación, así como el tiempo de retención
o conservación, y por lo tanto, la disposición de los registros, por parte de la CPA.
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5.8 La distribución, la solicitud, así como el control de cambios de los registros, se
llevará a cabo de acuerdo al procedimiento SGA-APVZN-P-09.
6. REGISTROS
6.1API-SM-SGCA-F-06. Lista Maestra de Registros.
7. ANEXOS
Ninguno
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