ABSYSNET. Red IDEA - Junta de Andalucía
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ABSYSNET. Red IDEA MÓDULO DE CATALOGACIÓN Nivel básico y avanzado Carmen Cárdenas Rodríguez Biblioteca Pública Provincial Infanta Elena de Sevilla ÍNDICE Cuestiones generales. 1. a. b. c. d. AbsysNet. Ventajas de trabajar en red Normalización. Manuales de procedimiento. Foro. Acceso a AbsysNet. Escritorio y Menú jerárquico El módulo de catalogación. Metodología de catalogación. 2. 3. Catalogación asistida. Precatalogación. Catalogación experta. 4. a. b. c. Entorno de trabajo Formato MARC Plantillas básicas de catalogación 4.1 Catálogo de Autoridades: Control de autoridades. Definición y objetivos Documentos normativos Tipología de autoridades Capturar, añadir una nueva y ampliar una autoridad existente Otras acciones del módulo de catalogación 5. Copiar un documento del catálogo Modificar un documento Enlazar documentos Transferir registros Borrar registros Estadísticas del módulo de catalogación Asignar ejemplares a los registros bibliográficos. Ejemplares. 6. Búsquedas de registros bibliográficos. Nociones básicas Añadir ejemplares a. b. Modificar ejemplares Borrar ejemplares Asignar y transferir Expurgar ejemplares Impresos: c. d. e. f. g. h. 5. Campos Añadir ejemplares idénticos Listados Tejuelos Códigos de barras Inventario Estadísticas de ejemplares Prácticas: añadir registros (práctica catalogación asistida), capturar de bases de datos externas (práctica catalogación marc), enlazar documentos, transferir títulos, añadir ejemplares, modificar ejemplares de forma masiva, asignar un ejemplar 1. Cuestiones generales. La Red de Centros de Documentación y Bibliotecas Especializadas de Andalucía es el conjunto organizado de centros de documentación y bibliotecas especializadas dependientes de la Administración de la Junta de Andalucía, y de otras instituciones públicas, así como de las instituciones o entidades privadas que se integren en la Red mediante convenio y de acuerdo con los requisitos y el procedimiento que se establezca reglamentariamente. Art. 27 Actualmente, 116 Centros de Documentación y Bibliotecas Especializadas de Andalucía y 134 sucursales/bibliotecas, participan en Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas de Andalucía y trabajan en red con Absysnet como herramienta de gestión. AbsysNet Absysnet es un programa integrado para la gestión de redes de bibliotecas que está diseñado específicamente para funcionar en un entorno web, lo que permite su utilización y configuración desde cualquier terminal conectado a Internet sin necesidad de realizar ninguna instalación. Proporciona, desde una interfaz web de última generación, las siguientes funciones integradas o módulos Escritorio Catálogo Lectores Circulación Adquisiciones Series Mantenimiento Administración AbsysNet Opac AbsysNET. Ventajas de trabajar en red Simplificación de los procesos técnicos. Catalogación compartida. Catálogo común. Captura e importación de registros de bases de datos externas. Homologación de los procedimientos (Normalización) Se agiliza el préstamo interbibliotecario Optimización de recursos económicos. Simplificación de las tareas de mantenimiento y administración. AbsysNET. Ventajas de trabajar en red Mejoras para los usuarios: Consulta en tiempo real y desde Internet de todos documentos integrados en el catálogo compartido (OPAC) Consulta desde casa de sus préstamos, realización de renovaciones de préstamos, reservas de ejemplares, desideratas…, etc. Aunque Absysnet lo permite tecnológicamente, para la red IDEA no se cuenta con el soporte reglamentario ni los acuerdos necesarios para establecer el carnet único de lector y las políticas de préstamo comunes. A diferencia de la RLPA, no contaremos con una base de datos común de usuarios, los lectores serán propios de cada centro y por lo tanto un lector puede estar repetido tantas veces como centros utilice. En cada uno de ellos tendrán su propia numeración. Normalización. Manuales de procedimiento. Foro Manual AbsysNET 1.1.6 Actualización a la Versión 1.6 de AbsysNET Manuales de procedimiento (adaptados de la Red de Bibliotecas Publicas de Andalucía) para la catalogación de monografías, publicaciones seriadas, grabaciones sonoras, asientos analíticos, recursos electrónicos, materiales gráficos y películas y videograbaciones y el de ejemplares Foro restringido en la web de la Consejería, donde se pueden encontrar noticias, documentos, etc. relacionados con el trabajo cooperativo de la Red (Manual de gestión del cambio, Informe individual de migración de datos…) Unidad de soporte AbsysNET Idea. En Granada, la Biblioteca de Andalucía. Soporte técnico, que incluye malfuncionamiento, funcionalidades, proceso técnico, ayuda técnica. En Sevilla, en el Servicio del Libro, Bibliotecas y Centros de documentación. Soporte Administrativo, que incluye licencias, formación, sucursales, derechos y obligaciones, AbsysNET. Acceso Absys : http://www.juntadeandalucia.es/cultura/idea/abnetidea/inicio.htm OpacWeb: http://www.juntadeandalucia.es/cultura/idea/opacidea/ AbsysNET. Acceso Una vez que hemos entrado en AbsysNET podemos cambiar la contraseña que se nos ha asignado. Para ello, en la parte superior izquierda del Escritorio debemos posicionarnos en la llave que aparece y hacemos clic sobre ella A continuación nos aparece una ventana emergente en la que se nos pide que indiquemos nuestra contraseña actual y que tecleemos dos veces la nueva contraseña que queremos utilizar Entorno del escritorio. Elementos (RLPA) Menú jerárquico Escritorio Barra de tareas Escritorio. Elementos Concepto novedoso en SIGB Incluye: mensajería / correo interno, sección de notas (especie de agenda electrónica) y acceso a las funciones preferidas o de uso más frecuente Permite a los administradores comunicar con todos los usuarios de la Red Mensajes Enviar mensajes a un usuario concreto, a una biblioteca, a una sucursal, a todos los usuarios de la red Mensajes. Acciones Visualizar mensajes Ocultar mensajes Ver solo los mensajes recibidos o enviados Visualizar el contenido de un mensaje Borrar mensajes Responder mensajes Mensajes. Acciones Desde la última actualización de AbsysNet, siempre que nos llega un mensaje nuevo y estamos trabajando en cualquier módulo del programa, nos avisa mediante el parpadeo del botón mensajes de la barra de tareas, que además, se pone en rojo Notas AbsysNet ofrece la posibilidad de crear notas que sirvan para recordar tareas que tenemos que realizar o para almacenar información que nos sea de utilidad. Accesos Para facilitar el acceso a las tareas que realizamos más frecuentemente, Absys permite crear un menú personalizado con las funciones que utilizamos habitualmente, lo que nos permite agilizar el trabajo. Buscadores externos Desde el escritorio podemos lanzar consultas en buscadores externos y nos abre una nueva ventana. Es una utilidad más que nos facilita el trabajo. Enlaces recomendados En el escritorio de AbsysNet encontramos accesos directos a direcciones de Internet que pueden resultarnos de utilidad. Enlaces recomendados También podemos crear los nuestros propios, por ejemplo a nuestra página web. Para ello debemos abrir el módulo de administración y picar en enlaces recomendados, añadiendo uno. Menú jerárquico Este menú está formado por los diferentes módulos que componen la aplicación. Cada uno de estos módulos tiene una serie de submenús situados por debajo en árbol. Para abrirlos o cerrarlos se hace clic sobre la opción deseada. Menú jerárquico. Módulo de catalogación Haz clic en catálogo del menú jerárquico Una vez iniciamos absysNET con nuestro nombre de usuario y nuestra contraseña, hacemos clic en el elemento catálogo del menú jerárquico para acceder al módulo de catalogación 2. El Módulo de catalogación AbsysNET tiene todas las funcionalidades necesarias para la descripción, clasificación, registro y búsqueda de los fondos de una biblioteca y para la gestión de los mismos dentro de una red, en nuestro caso la Red de Centros de Documentación y Bibliotecas Especializadas de Andalucía . AbsysNET permite la catalogación en formato MARC con lo cual se pueden capturar e integrar en línea la catalogación de otros registros bibliográficos de bases de datos remotas a través del cliente Z39.50 integrado en la aplicación. Cuenta con plantillas de catalogación asistida que facilitan la descripción de los fondos para los usuarios que no estén familiarizados con el formato MARC. AbsysNET incluye un control integrado de puntos de acceso a través de una lista autoridades. En cuanto a las opciones de búsqueda, AbsysNET permite efectuar diferentes tipos de búsquedas: experta, asistida, en autoridades, en los índices, a partir de los enlaces en un registro…, búsquedas en texto completo, búsquedas campos concretos, en los fondos de mi biblioteca y en los de toda la red También permite expurgar ejemplares, elaborar informes y estadísticas Barra de herramientas Área de trabajo Barra de menú. Principales botones ACCEDE AL MENU LOCAL DE LA VENTANA ACTIVA LISTA LOS REGISTROS BUSCAR AUTORIDADES MOSTRAR DOCUMENTO BUSCAR PARA AÑADIR MOSTRAR TÍTULOS AÑADIR ORDENAR DOCUMENTOS IMPRIMIR CATÁLOGOS, FICHAS Y DOCUMENTOS MARCAR DOCUMENTO CONFIRMAR CANCELAR Barra de menú. Principales botones BUSCAR VISUALIZA PRIMER DOCUMENTO O REGISTRO MODIFICAR VISUALIZA ANTERIOR DOCUMENTO O REGISTRO BORRAR VISUALIZA EL SIGIENTE DOCUMENTO O REGISTRO RELACIONA INFORMACION RELACIONADA CON EL REGISTRO VISUALIZA EL ULTIMO DOCUMENTO O REGISTRO CAPTURAR REGISTROS VISUALIZAR OPCIONES DEL CAMPO QUE SE ESTÁ CATALOGANDO BORRAR EL CONTENIDO DE UN CAMPO ENLAZAR DOCUMENTOS Área de búsqueda Resultados de las búsquedas 3. Metodología de catalogación. Antes de comenzar: Antes de introducir un registro nuevo, hacer una búsqueda en Buscar para añadir por si el documento ya estuviese catalogado, así evitamos duplicados. Si está ya catalogado sólo tendríamos que añadir nuestro ejemplar. El registro elegido debe ajustarse exactamente a la edición o reimpresión que tenemos a mano. En ningún caso se modificará para ajustarlo a nuestro ejemplar. Se corregirán las erratas evidentes (acentos, erratas ortográficas…), nunca se borrarán las CDU o materias asignadas por otras bibliotecas aunque podemos completar el registro con los elementos que falten (una serie, unas secundarias…) y añadirle nuevas materias y CDU. Si nos encontramos con registros duplicados, colgaríamos nuestros ejemplares del registro de más calidad. Si no está catalogado, procederemos a añadir un documento teniendo en cuenta las directrices marcadas por los manuales de procedimiento adaptados de los de la Red de Bibliotecas Públicas de Andalucía. Buscamos el documento… Busca simultáneamente en CATA, ADQT y CANC: (ADCC) Buscamos el documento… Buscamos en el catálogo activo (CATA) y en todos los registros de la red Si no encontramos el documento a catalogar en la base de datos ADCC, podremos consultar en las otras bases de datos de otras bibliotecas a través del acceso a servidores Z39.50 (Biblioteca Nacional, Rebeca…) Si no encontramos el documento, lo añadiremos 3.1 Catalogación asistida Catalogación asistida vs. experta Delimitación de las áreas Asistente de subcampos Facilita la compresión del formato MARC Posibilita la adaptación progresiva a la catalogación automatizada Limitación de las posibilidades de descripción Problemas para la realización de catalogaciones complejas Problemas en la codificación del registro en formato MARC Entorno de Trabajo 3.1 Catalogación asistida Hacemos clic en la opción catalogación asistida y en la siguiente pantalla seleccionaremos con doble clic el tipo de material que vamos a catalogar (monografías) Barra de herramientas suplementaria Campos con texto Editor de catalogación ¾ 4. Catalogación Experta. Entorno de trabajo Antes de añadir ningún registro nuevo, nos aseguraremos que no esté ya en el catálogo. Hacemos clic en: Barra de herramientas suplementaria Campos con texto Editor de catalogación Árbol de campos Marc Nombre del campo Descripción del campo 1 $a Ramírez, Andrés indicadores Texto Formato Marc. Aproximación Absysnet trabaja en formato MARC por lo que para cada campo (etiqueta) que nos aparece en el árbol de la izquierda, deberemos tener en cuenta los indicadores y los códigos de subcampo definidos en este formato para cada una de las áreas de catalogación. AbsysNET cuenta con un botón de ayuda en la barra de herramientas para consultar las distintas posibilidades y poder seleccionar el indicador o código de subcampo que más nos interese. El formato Marc consta de: cabecera, directorio y campos. Hay campos de control y de datos. Cada campo de datos consta de: Etiqueta 2 Indicadores Código de subcampo Campos de datos. Elementos Etiquetas: Códigos de tres caracteres numéricos indicativos de los campos de información. Indicadores: Códigos numéricos que proporcionan información acerca de los contenidos del campo y sobre el tratamiento que debe darse a un campo 100, 400, 260, etc. 0, 1, # Códigos de subcampo: Consta de dos caracteres: el primero es siempre el símbolo $. El segundo es un carácter alfabético. Introducen información dentro del campo. Identifican elementos particulares dentro de cada campo ¾ $a, $t, $d, etc. Plantillas básicas de catalogación Tipos de Materiales Monografías Grabaciones Sonoras Recursos electrónicos Videograbaciones Analíticas Plantilla básica de catalogación. Monografías Cabecera Etiqueta 008 Etiqueta 019 Etiqueta 020 Etiqueta 040 Etiqueta 080 Etiqueta 1XX Etiqueta 245 Etiqueta 250 Etiqueta 260 Etiqueta 300 Etiqueta 440 Etiqueta 5XX Etiqueta 6XX Etiqueta 7XX R R R R R R R Códigos de control Deposito Legal ISBN Centro catalogador CDU Encabezamiento principal (autor, entidad o titulo uniforme) Área de Titulo y mención de responsabilidad Área de Edición Área de publicación Área de Descripción física Área de Serie Notas Encabezamientos de materia Encabezamientos secundarios de autor o entidad Ejemplo catalogación monografía Plantilla básica de catalogación. Grabación sonora Cabecera Etiqueta 007 Formato físico Etiqueta 008 Códigos de control Etiqueta 019 R Deposito Legal Etiqueta 024/028 R Número de editor Etiqueta 080 R CDU Etiqueta 040 Centro catalogador Etiqueta 1XX Encabezamiento principal (autor, entidad o titulo uniforme) Etiqueta 245 Área de Titulo y mención de responsabilidad Etiqueta 250 Área de Edición Etiqueta 260 Área de publicación Etiqueta 300 Área de Descripción física Etiqueta 440 R Área de Serie Etiqueta 5XX R Notas T511 Interpretes Etiqueta 65X R Encabezamientos de materia Etiqueta 7XX R Encabezamientos secundarios de autor o entidad Ejemplo catalogación grabación sonora Plantilla básica de catalogación. Película y videograbación Cabecera Etiqueta 007 Etiqueta 008 Etiqueta 019 R Etiqueta 024/028 Etiqueta 080 R Etiqueta 040 Etiqueta 1XX uniforme) Etiqueta 245 Etiqueta 250 Etiqueta 260 Formato físico Códigos de control Deposito Legal Otros números normalizados/Número editor CDU Centro catalogador Encabezamiento principal (autor, entidad o titulo Área de Titulo y mención de responsabilidad Área de Edición Área de publicación Plantilla básica de catalogación. Película y videograbación (2) Etiqueta 300 Área de Descripción física Etiqueta 440 R Área de Serie Etiqueta 5XX R Notas T505 contenido T508 créditos T511 intérpretes T521 nivel de destinatario T546 lengua T586 premios T594, 596 y 597 áreas de título, publicación y descripción física Etiqueta 65X R Etiqueta 7XX R Encabezamientos de materia Encabezamientos secundarios de autor o entidad Ejemplo catalogación videograbación Plantilla básica de catalogación. Recurso electrónico Cabecera Etiqueta 007 Etiqueta 008 Etiqueta 019 R Etiqueta 020 R Etiqueta 024 R Etiqueta 080 R Etiqueta 040 Etiqueta 1XX Etiqueta 245 Etiqueta 256 Etiqueta 260 Etiqueta 300 Etiqueta 440 R Descripción física Códigos de control Deposito Legal ISBN Otros números normalizados CDU Centro catalogador Encabezamiento principal (autor, entidad o titulo uniforme) Área de Titulo y mención de responsabilidad Características del archivo Área de publicación Área de Descripción física Área de Serie Plantilla básica de catalogación. Recurso electrónico (2) Etiqueta 5XX R Notas T505 : Nota de contenido T516 : Nota de archivo de ordenador o de datos T521 : Nota del nivel de destinatario T530 : Nota de formato físico adicional disponible T538 : Nota de datos técnicos (requisitos mínimos) T546 : Nota de lengua T594 : Nota al título y mención de responsabilidad T597 : Nota sobre el área de descripción física Etiqueta 65X R Encabezamientos de materia Etiqueta 7XX R Encabezamientos secundarios de autor o entidad Etiqueta 776 Asiento de soporte físico adicional Etiqueta 856 Localización y acceso electrónicos Ejemplo catalogación recurso electrónico Plantilla básica de catalogación. Analítica Cabecera Etiqueta 008 Etiqueta 019 Etiqueta 020 Etiqueta 080 Etiqueta 040 Etiqueta 1XX uniforme) Etiqueta 245 Etiqueta 300 Etiqueta 440 Etiqueta 5XX Etiqueta 65X Etiqueta 7XX Etiqueta 773 Códigos de control R Deposito Legal R ISBN R CDU Centro catalogador Encabezamiento principal (autor, entidad o titulo R R R R Área de Titulo y mención de responsabilidad Área de Descripción física Área de Serie Notas Encabezamientos de materia Encabezamientos secundarios de autor o entidad Asiento de Documento fuente Ejemplo catalogación analítica Catalogo de autoridades Control de Autoridades. Definición y objetivos Tipología de registros de autoridad Situación actual en la Red IDEA Instrumentos normativos. Metodología Búsqueda y Captura de autoridades Añadir autoridades Campos Marc Autoridades Autoridades de materia y nombres geográficos Control de autoridades. Definición Es la operación mediante la cual se unifican en una forma normalizada los puntos de acceso de los catálogos y se muestran las relaciones entre ellos. El control de autoridades da como resultado una entrada o registro de autoridad, que se constituye cuando se establece la forma autorizada. Así como las referencias desde las formas no autorizadas o relacionadas a la forma autorizada. Control de autoridades. Objetivos Unificar puntos de acceso idénticos, pero que están expresados de forma diferente. Diferenciar puntos de acceso distintos que puedan identificarse de la misma manera (homónimos). Convertir el catálogo bibliográfico en una red de relaciones que permitan al usuario moverse con seguridad desde las formas no aceptadas a las aceptadas y de las aceptadas a otras aceptadas relacionadas, mediante el sistema de referencias. El control de autoridades es una actividad indispensable para dar consistencia e integridad al catálogo bibliográfico y es un medio para facilitar la consulta y la recuperación con mayor precisión. Tipología de puntos de acceso Según el tipo de información que contengan Nombres de persona Nombres de entidad Títulos de obras Materias Nombres geográficos Según su posición en el registro bibliográfico Punto de acceso / Encabezamiento principal (100, 110, 111, 130) Punto de acceso / Encabezamiento secundario Materia (600, 610, 611, 630, 651, 653) Secundarios (700, 710, 711, 730, 740) Los campos T1xx,T6xx y T7xx comportan control de autoridades, esto supone que las autoridades tienen que crearse en la base de datos AUTO y luego enlazarlas desde el registro bibliográfico (base de datos CATA). Autoridades. Situación actual en la Red IDEA Las distintas autoridades (materias, autores, etc.) que se han ido creando en los distintos centros de forma aislada han sido unificadas en una sola base de datos común, que a partir de ahora será la que se utilice en la gestión técnica. Estas autoridades serán ahora comunes a toda la Red, no propias. En AUTO tendremos: Registros de autoridad procedentes de las bibliotecas que participaban en la RLPA (Absysnet). Autoridades supervisadas por la Biblioteca de Andalucía con toda la información descriptiva que tuvieran (1xx, 4xx, 5xx, 6xx, 7xx) Registros procedentes del resto de bibliotecas que sólo contienen el encabezamiento principal (1xx). POOL de autoridades: Período de transición. Se ha volcado todos los registros de autoridad con la información completa de esas autoridades procedentes de las bibliotecas de Absys. No hay control de duplicados. Pool de autoridades Registro de autoridad del Pool de Autoridades con una descripción completa (1xx, 4xx, 6xx) Documentos normativos Reglas de Catalogación Españolas. Cap.14, 15, 16 y 17 y Apéndices Directrices GARR (Guidelines for Authority and Reference Records). Directrices GSARE (Guidelines for Subject Authority and Reference Entries). Formato IBERMARC para autoridades. Recomendaciones de la IFLA. Manual de Procedimiento de la RLPA adaptado a la Red IDEA Lista de Encabezamientos de materia para Bibliotecas Públicas del Ministerio de Cultura; Base de datos de Autoridades de la Biblioteca Nacional. (AUTOBN); Encabezamientos de materia: normativa para su redacción. Ministerio de Cultura Vocabularios controlados, Tesauros especializados, etc. Base de datos de Autoridades de la Biblioteca de Andalucía. Para la captura e incorporación de encabezamientos y subencabezamientos Control de Autoridades. Metodología El control de autoridades en la Red de bibliotecas especializadas y centros de documentación de Andalucía, sigue el modelo semi-centralizado En el modelo semi-centralizado, la gestión del catálogo de autoridades es compartida entre el gestor de autoridades (Biblioteca de Andalucía) y el catalogador (Las Bibliotecas de la Red Idea) El catalogador lleva a cabo operaciones muy limitadas: Buscar y crear registros de autoridad nuevos, que serán provisionales hasta que no sean revisados y validados por la Biblioteca de Andalucía. No podrá modificar ni eliminar autoridades. Cuando precise actualizar o modificar una autoridad lo comunicará a la Biblioteca de Andalucía por vía telefónica o correo electrónico. Control de Autoridades. Metodología Antes de añadir una autoridad, AbsysNet obliga a consultar la base de datos de autoridades (AUTO) para evitar duplicidades Si en AUTO hay dos o más autoridades iguales, seleccionaremos la que esté en minúscula, acentuada correctamente y validada Sólo debe crearse una autoridad nueva cuando ésta no se encuentre bien en la base de autoridades, bien en el pool y podamos capturarla Normalización. Manual de procedimiento adaptado para la Red IDEA para la creación de autoridades Capturar una autoridad Desde la ficha del registro que estamos catalogando, pinchamos en el campo de autoridad que queremos buscar para capturarlo y nos aparece un cuadro de consulta para buscar la autoridad en AUTO: Seleccionamos la autoridad y la capturamos para incluirla en la catalogación Añadir una autoridad Si no existe la autoridad que buscamos, haremos clic en y seleccionaremos la forma en la que queremos catalogar la autoridad: Catalogación asistida o experta. experta Posteriormente, seleccionaremos en otro cuadro de diálogo, qué tipo de autoridad vamos a añadir (autor personal, entidad, congreso, etc) Añadir una autoridad Entraremos en un nuevo editor de catalogación, ésta vez se está situado en la base de datos AUTO, nos situaremos en el campo correcto e introducir la autoridad. Importante: normalización a la hora de catalogar una autoridad Campos MARC Autoridades Áreas Campos Encabezamiento autorizado 100, 110, 111, 130 Cita de referencia (véase) (variantes no aceptadas) 400, 410, 411, 430 Cita de referencia (véase además) (variantes relacionadas) 500, 510, 511, 530 Referencia compleja (véase además) 663 Fuentes consultadas con datos 670 Nota del catalogador (datos biográficos, históricos o administrativos) 678 Ejemplo. Autoridad de autor personal Campos AUTO. Nivel detallado Centro catalogador T040 La autoridad T100 Variantes no aceptadas T400 Variantes relacionadas T500 ó T510 (Biblioteca de Andalucía) Referencias complejas T663 (Biblioteca de Andalucía) Fuentes consultadas con datos T670 Datos biográficos 678 Ejemplo. Autoridad de entidad Ejemplo. Autoridad de congreso Ejemplo. Autoridad de título uniforme Encabezamientos secundarios de materias y nombres geográficos. T6XX ¾ En la Red Idea a diferencia de la RLPA, se diversifican los lenguajes documentales utilizados (listas de encabezamientos, tesauros, descriptores…) por lo que se tendrán que definir la metodología y los procedimientos para la gestión de estas autoridades de materia. Para las bibliotecas de la Red IDEA que utilicen listas de encabezamientos de materia: Sistema mixto: Precoordinación para las materias temáticas con subencabezamiento de materia Postcoordinación para las materias de nombres de personas, entidad, congresos y nombres geográficos, y para los subencabezamientos geográficos, cronológicos y de forma. Autoridades de materia y nombres geográficos Para capturar o crear encabezamientos de materia, la correspondencia entre los campos de CATA y de AUTO es: CATA AUTO 600 100 610 110 611 111 630 130 650 150 651 151 Autoridades de materia y nombres geográficos Los campos AUTO para los distintos subencabezamientos son: 180 subencabezamientos de materia ($x) 181 subencabezamientos geográficos ($z) 182 subencabezamientos cronológico ($y) 185 Subdivisión de forma ($j) Precoordinación – Postcordinación. Ejemplos Precoordinación: Encabezamiento de materia (término materia): 650 $a Alimentos 150 $a Alimentos Encabezamiento de materia + subencab. de materia CATA AUTO CATA AUTO 650 $a Energía mecánica$x transmisión 150 $a Energía mecánica$x transmisión Excepciones: Excepciones Historia de España e Iberoamérica / Diccionarios bilingües CATA AUTO 651 650 151 150 $a España$x Historia$y Prehistoria $a Lengua española $x Diccionarios $a España$x Historia$y Prehistoria $a Lengua española $x Diccionarios Precoordinación – Postcordinación. Ejemplos Postcoordinación Encabezamiento de materia (nombre de persona) + subencabezamiento de materia CATA AUTO 600 $aCaballero Bonald, José Manuel$x Crítica e interpretación 100 $aCaballero Bonald, José Manuel 180 $xCrítica e interpretación Encabezamiento de materia (nombre de entidad) + subencabezamiento de materia CATA AUTO 610 $aSevilla$b Ayuntamiento$x Personal 110 $aSevilla$b Ayuntamiento 180 $x Personal Postcordinación. Ejemplos Encabezamiento de materia (nombre de congreso) + subencabezamiento de materia CATA AUTO 611 $a Expo’92$c (Sevilla)$x Edificios 111 $a Expo’92$c (Sevilla) 180 $x Edificios Encabezamiento de materia (nombre geográfico) + suencabezamiento de materia CATA AUTO 651 $a Alcalá del Río (Sevilla)$x Descripción 151 $a Alcalá del Río (Sevilla) 180 $x Descripción Postcordinación. Ejemplos Encabezamiento secundario de materia + subdivisión geográfica CATA AUTO 650 $a Diseñadores de moda$z Andalucía 150 $a Diseñadores de moda 181 $z Andalucía Encabezamiento secundario de materia + subencabezamiento crononólogico CATA AUTO 650 650 182 182 $a Medicina$y S.XIX$y S.XX $a Medicina $y S.XIX $y S. XX Postcordinación. Ejemplos Encabezamiento secundario de materia + suencabezamiento de forma CATA AUTO 650 $a Fotografía artística$j Exposiciones 150 $a Fotografía artística 185 Sj Exposiciones Combinaciones de encabezamientos secundarios de materias + subdivisiones CATA AUTO 650 $a Mujeres $x Malos tratos $j Exposiciones 150 $a Mujeres $x Malos tratos 185 $j Exposiones CATA AUTO 650 150 181 182 $a Judios$x Civilización $z Córdoba $y S.X $a Judios$x Civilización $z Córdoba $y S.X Capturar la autoridad. Metodología Antes de crear una autoridad de materia, interrogaremos la Base de Datos de Autoridades de la Red IDEA para evitar duplicidades Se capturaran preferentemente las autoridades que hayan sido dadas válidas por la Biblioteca de Andalucía y que son aquellas que llevan las siglas CABA (Control de Autoridades de la Biblioteca de Andalucía) en el campo NULL. Los encabezamientos de materia temáticos admitidos llevan además una M identificativa de materia, mientras que los subencabezamientos llevan una palabra que identifica su tipología: CRONO (para cronológicos) GEO (para geográficos) FORMA (para formales), Precedidas de una D, que indica que se trata de un descriptor Si no existiera ninguna validada por la BA, se escogerá cualquier otra, si existe la que necesitamos y es correcta. Nos situamos en el campo correspondiente, hacemos clic en la parte del texto y aparecerá una ventana para que consultemos la base de datos de autoridades Buscamos nuestro encabezamiento de materia Encabezamiento de materia admitido: CABA M Capturar la autoridad. Metodología En el caso de las materias postcoordinadas, una vez capturada la materia principal, volveremos a hacer clic en la parte del texto y haremos una nueva búsqueda para capturar la subdivisión o subencabezamiento Para la captura e incorporación de encabezamientos y subencabezamientos cronológicos, geográficos, formales, interrogaremos al programa con las siguientes sentencias de búsquedas: m.null. geo y enc.null. geo y sub.null. crono y sub.null. forma y sub.null. Listado de materias temáticas. Listado de encabezamientos geográficos. Listado de subencabezamientos geográficos. Listado de descriptores cronológicos. Listado de descriptores formales. Capturamos un subencabezamientos de forma Visualizar la autoridad con los indicadores y códigos de subcampo Subencabezamiento de forma admitido: CABA D FORMA SUB Son dos autoridades independientes que se combinan Crear una Autoridad de materia Si una vez interrogada la Base de Datos de Autoridades, no encontramos nuestra materia, la crearemos. Los registros de autoridad constarán de los siguientes campos: T040 (Centro catalogador). T150 Autoridad. T450 Variantes no aceptadas. T550 Variantes relacionadas (Biblioteca de Andalucía). T670 Fuentes consultadas con datos. T680 Nota de alcance (Biblioteca de Andalucía). Encabezamiento temático + subencabezamiento temático ¾ Crear una Autoridad de materia geográfica Son un tipo especial de materias, para su redacción, nos ajustaremos a la normativa recogida en las páginas 64-69 y 72 de la obra elaborada por la Biblioteca Nacional: Encabezamientos de materia: normativa para su redacción (1991). Como norma general la autoridad de un nombre geográfico recaerá en la forma del nombre por el que comúnmente sea conocido en la lengua del centro catalogador, sino hubiese forma acuñada en dicha lengua, se opta por la lengua original y se utiliza el paréntesis para hacer alguna aclaración o resolver homonimias. Crear una Autoridad de materia geográfica Los registros de autoridad geográfica constarán de los siguientes campos: T040 (Centro catalogador). T151 Autoridad T451 (U.P.) Variantes no aceptadas. T551 (V.a.) Variantes relacionadas (Biblioteca de Andalucía). T670 Fuente de datos consultada. T678 Nota de información histórica (Biblioteca de Andalucía). T680 Nota de alcance (Biblioteca de Andalucía). T653 Término de indización – No controlado En este campo se recogerán los términos de la Lista de vocabulario controlado para obras de ficción de adultos y de la Lista de vocabulario controlado para las obras de Literatura infantil y juvenil de la Red de Lectura Pública de Andalucía. Este vocabulario está creado por la Fundación Germán Sánchez Ruipérez para los libros infantiles y juveniles, y por extensión se usarán para las obras de ficción para adultos. Puede consultarse en su página web: http://www.fundaciongsr.es Encabezamientos secundarios. T7XX Se sacarán secundarias de autores, coautores, editores literarios, entidades, lustradores infantiles, de títulos uniformes, etc. RCE 1999 (apartado 14.7) Prescindir de la mención de función (pr., ed. lit, trad. Correlaciones entre campos de CATA y AUTO: CATA 700 710 711 730 AUTO 100 110 111 130 Módulo de catalogación. Otras acciones Copiar un documento del catálogo Modificar un documento Enlazar documentos Transferir registros Borrar registros Búsquedas bibliográficas Asignar ejemplares a los registros bibliográficos. Otras acciones. Copiar un documento Cuando tengamos que añadir un documento muy parecido a otro que ya esté catalogado, se puede hacer una copia del documento original y cambiarle los datos que nos interesen. En este caso no estamos modificando el documento en sí, sino una copia. Hacemos clic en el botón .Buscamos en el documento que queremos capturar, escribiendo los términos de búsqueda y haciendo clic en Buscar Otras acciones. Modificar un documento No confundir con la acción anterior. En este caso vamos a modificar un documento bibliográfico, recordando siempre que de ese registro pueden colgar ejemplares no sólo de nuestra biblioteca sino también de otras bibliotecas de la red. Lo buscaremos en el catálogo activo, realizaremos pequeñas modificaciones y grabaremos los cambios. Recordar que: Nunca modificaremos un registro para ya existente para ajustarlo a nuestro ejemplar (cambiar edición, editorial...). Cuando encontremos un registro válido para colgar nuestros ejemplares, sólo se corregirán los errores evidentes (acentos, erratas...), se podrán completa el registro con una serie que falte, CDU, materias, etc., pero nunca borrar las asignadas por otra biblioteca. La idea del trabajo en común en esta Red es sumar no restar, no debiendo ningún centro modificar o corregir lo que hacen otros de otro ámbito. Otras acciones. Enlazar documentos AbsysNET nos ofrece la posibilidad de establecer vínculos entre el documento que estamos catalogando y otros documentos que existen en el catálogo. Vincular un documento a una búsqueda: Seleccionamos el término o términos que queremos enlazar con el documento y haremos clic en Seleccionamos la opción “A una búsqueda” Introducimos los términos de la búsqueda En el documento que acabamos de añadir, el término que hemos enlazado a la búsqueda aparecerá subrayado. Si hacemos clic sobre él, aparecerá una lista con todos los documentos que cumplan la condición de búsqueda Otras acciones. Enlazar documentos (2) Vincular a un documento: Seleccionamos el término o términos que queremos enlazar y hacemos clic en Seleccionamos enlazar ‘A un documento’ Introducimos los términos de búsqueda del documento que queremos localizar haciendo clic en Buscar. Visualizamos la lista de registros y nos aseguramos de seleccionar el documento correcto y hacemos clic en Capturar Ejemplos. Obras con material anejo Cuando busquemos el documento que terminamos de añadir, el término o términos que ha enlazado con la búsqueda elegida aparecerán en azul y subrayado. Si hacemos clic sobre el término, visualizaremos el documento con el que ha establecido el enlace. 597 Ejemplos. Obras publicadas en varios formatos 530 ¾ Otras acciones. Transferir títulos Utilidad de AbsysNET que nos permite transferir la información asociada de un título a otro, eliminando la catalogación del título trasferido. Especialmente útil para unificar el catálogo colectivo, eliminando catalogaciones duplicadas de un mismo registro bibliográfico y manteniendo sólo una de ellas. Hay que tener un especial cuidado, porque no podemos eliminar registros que contengan información bibliográfica de otras bibliotecas de la Red (notas, materias y otras autoridades, etc). Transferir títulos Transferir un título: Localizamos el título que queremos transferir en el catálogo Hacemos clic en o clic en y Transferir Títulos Buscamos el título al que queremos transferir los datos en la ventana de búsqueda y los capturamos. Transferir títulos en bloque: Buscamos los títulos que queremos transferir en el catálogo Hacemos clic en y luego en transferir títulos en bloque Transferir títulos Transferir títulos en bloque ¾ Aparecerá una ventana con la lista de los títulos localizados. Pinchamos en el recuadro del título que elegimos como válido y que va a sustituir a los títulos incorrectos Volvemos a repetir la operación esta vez con los títulos que queremos sustituir y hacemos clic en No válido. Una vez aceptada la trasferencia, estos títulos se eliminarán del catálogo y su información asociada se asignará al título válido Borrar un documento Para borrar un documento de forma definitiva, no puede tener ejemplares asignados. En casos de pérdida o deterioro de documentos es mejor recurrir a borrarlos temporalmente. La catalogación de esos documentos y la información de los ejemplares que tienen asignados, pasarán a la base de datos de cancelados (CANC). Para ello deberemos cambiar previamente la situación de los ejemplares a E (expurgo) o P (perdidos). Trabajamos en red por lo que antes de borrar ningún registro debemos asegurarnos que no tenga ejemplares de asociados en otra sucursal/biblioteca en circulación porque en este caso no nos dejará borrar el registro. Estadísticas. Módulo de catalogación Cada módulo de AbsysNet nos permite obtener datos estadísticos de las operaciones que se realizan en el mismo. Los datos estadísticos permanecerán en el sistema Absys que la biblioteca disponga. Cuando se produzca el cambio definitivo, se comenzarán a gestionar con AbsysNET. Por lo que hasta final del año 2010, habrá que consultar ambos sistemas para extraer los datos. Módulo de catalogación: Estadísticas de documentos catalogados en un período determinado Estadísticas de ejemplares asociados a una búsqueda bibliográfica Estadísticas de colecciones Para calcular el nº de fondos a 31 de Diciembre haremos una consulta en Catálogo>Ejemplares rellenando solo el campo Fecha de registro de la siguiente manera: Después haremos clic en Estadísticas y seleccionaremos la opción Estadísticas de ejemplares por código 1 Para calcular el nº de adquisiciones durante el año procederemos de la misma manera, con la diferencia de que en el campo Fecha de registro rellenaremos las dos casillas con el primer y el último día del año: Calcularemos las bajas durante el año también desde la pestaña Ejemplares del catálogo. Haremos una búsqueda seleccionando en Situación del ejemplar, Expurgado y rellenaremos con el primer y el último día del año la casilla Cambio de situación. Una vez que tengamos el resultado de la búsqueda, pinchando en el botón Estadística volveremos a elegir la opción Estadísticas de ejemplares por código 1. ABSYSNET. Red IDEA MÓDULO DE CATALOGACIÓN (nivel básico y avanzado) Carmen Cárdenas Rodríguez Asesora de Información Bibliográfica y Referencia BIBLIOTECA PÚBLICA DEL ESTADO-BIBLIOTECA PROVINCIAL DE SEVILLA
