Ing. Guillermo Ruiz Castro 31 de mayo, 2001

DIVISION DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES
Al contestar refiérase
al oficio Nº
05902
31 de mayo, 2001
DI-AA-1480
Ingeniero
Guillermo Ruiz Castro
Presidente Ejecutivo
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico
Estimado señor:
Asunto: Consulta sobre la Facultad del Gerente General para la suscripción de documentos
contractuales
No sin antes ofrecer disculpas por la dilación en la presente respuesta, nos referimos al
oficio No P.E-68- 2000, por medio del cual nos solicita criterio sobre la facultad con que
cuenta el Gerente General para firmar contratos y sobre la validez de los mismos.
Señala en su nota, que el Gerente General del Instituto Costarricense de Puertos del
Pacífico (INCOP), ostenta un poder general al tenor del numeral 16 de su Ley Orgánica,
además que el día 12 de setiembre de 1994, la Junta Directiva de esta institución tomó un
acuerdo en la sesión número 2370, en el cual expresamente se señala que:
“(...)Todo tipo de contrato que suscriba la institución, de cualquier origen
y concepto incluyendo los de dedicación exclusiva, deben llevar la firma
del Presidente Ejecutivo para su vigencia”. (El resaltado en negrilla no
es del original).
Sin embargo, el Gerente General, durante un lapso firmó contratos institucionales contando
únicamente con poder general y sin que el acuerdo transcrito se modificara. Por lo anterior
surge la duda sobre la facultad de este funcionario para firmar contratos y de la validez de
los documentos suscritos en estas condiciones.
En virtud de la complejidad de la materia, y por cuanto lo consultado se encuentra
intrínsecamente relacionado con la estructura organizacional y administrativa del INCOP,
estimamos necesario realizar de manera preliminar un análisis sobre la naturaleza del poder
otorgado al Gerente General, el cual constituye la base esencial para la delimitación del
alcance de las facultades del mismo.
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I. Particularidades del Poder General:
La doctrina ha entendido el “poder” como una facultad que se le otorga a una persona con
el fin de realizar una serie de actos a su nombre o por cuenta del poderdante.
Así, Guillermo Cabanellas lo conceptualiza como:
“Aquella facultad que una persona da a otra para que obre en su
nombre y por su cuenta o facultad o potestad para hacer o abstenerse o
para mandar algo”. Guillermo Cabanellas de Torres. Diccionario
Jurídico Elemental, Editorial Heliasta S.R.L, Buenos Aires Argentina,
1979, p247.
En este sentido, siendo que las funciones del mandatario se contraen al desempeño de
negocios ajenos por encargo de su dueño, es su obligación ceñirse en cuanto fuere posible a
las instrucciones que de él reciba, obrar dentro de los límites del poder, y conducirse en
todo como mejor convenga a los intereses del poderdante.
Se han diferenciado varios poderes, con el objeto de delimitar las facultades que cada uno
de ellos enmarca, de tal manera que dependiendo del poder conferido, el mandatario
encuentra restringido su ámbito de actuación. Lo anterior cobra vital importancia, por
cuanto, es obligación del mandatario ajustarse cabalmente a las instrucciones que del
mandante reciba y ejecutar los actos dentro de los límite del poder. Entre los poderes que
podemos señalar se encuentran el especial, especialísimo, general y generalísimo.
Se denomina general el que se da para todos, alguno, o algunos negocios, confiriéndose al
apoderado respecto a la especie que se trate, la posibilidad de realizar los actos a que se
refiere el numeral 1255 del Código Civil, cuales son:
“1.- Celebrar los convenios y ejecutar los actos necesarios para la
conservación o explotación de los bienes.
2.- Intentar sostener judicialmente las acciones posesorias y las que
fueren necesarias para interrumpir la prescripción respecto de las cosas
que comprende el mandato.
3.- Alquilar o arrendar bienes muebles hasta por un año; pero si el poder
se limita a cierto tiempo, el período del arrendamiento no debe exceder de
ese plazo. Para arrendar bienes inmuebles, se requiere poder
Generalísimo o Especial.
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4.- Vender los frutos así como los demás bienes muebles que por su
naturaleza están destinados a ser vendidos o se hallan expuestos a
perderse o deteriorarse.
5.- Exigir judicial y extrajudicialmente el pago de los créditos y dar los
correspondientes recibos.
6.- Ejecutar todos los actos jurídicos que según la naturaleza del negocio,
se encuentren virtualmente comprendidos en él como medios de
ejecución o como consecuencias necesarias del mandato.”
Por su parte, el poder generalísimo integra todos los negocios de una persona, el
mandatario puede de cualquier modo enajenar o gravar toda clase de bienes, celebrar toda
clase de contratos y ejecutar todos los demás actos jurídicos que podría hacer el
poderdante, excepto los que conforme la ley deben ser ejecutados por el mismo dueño en
persona y los actos para los cuales la ley exige expresamente poder especialísimo.
De tal forma que:
“El poder general se limita a los actos de pura administración, al paso que
el generalísimo a más de estos, comprende los de disposición, en
condiciones de mayor amplitud”.(Alberto Brenes Córdoba, Tratado de las
Obligaciones y Contratos. Imprenta Trejos Hermanos, San José, Costa
Rica, 1923, pp 479-481).
Al respecto es importante señalar la diferencia existente entre los alcances del poder
general y del generalísimo, la cual radica en que el primero comprende todo acto que no
tenga como efecto el aumento o disminución patrimonial (Art. 1255 del Código Civil), por
lo que necesariamente excluye lo referente al ejercicio de las potestades de disposición como lo son la venta, hipoteca o cualquier otro modo de enajenar bienes, la aceptación o
negación de herencias, gestionar judicialmente, celebrar toda clase de contratos (artículo
1253 del Código Civil) las cuales son propias del poder generalísimo.
II. Sobre el Caso Particular
Conforme lo preceptuado por el numeral 32 de la Ley de Contratación Administrativa,
32.1 y 32.4 de su reglamento, se estimará válido aquel contrato administrativo que sea
sustancialmente conforme al ordenamiento jurídico.
El artículo 32 del Reglamento mencionado en lo que interesa dispone que:
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“Artículo 32.- Validez, perfeccionamiento y formalización del
contrato.
32.1. Será válido el contrato administrativo sustancialmente conforme al
ordenamiento jurídico, particularmente cuando en su trámite se observan
las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa, el presente
reglamento y demás instrumentos jurídicos sobre la materia”.
De tal manera que al constituir la capacidad jurídica de las partes contratantes, un elemento
esencial para la validez de las obligaciones que se comprometen al momento de establecer
una relación contractual, cualquier acto o contrato que realice la Administración deberá ser
suscrito por el funcionario que se encuentra legalmente facultado.
Esto ha sido estipulado por el artículo 129 en concordancia con los numerales 59 y 111 de
la Ley General de la Administración Pública, los cuales respectivamente enuncian que:
“Artículo 129.
El acto deberá dictarse por el órgano competente y por el servidor
regularmente designado al momento de dictarlo, previo cumplimiento
de todos los trámites sustanciales previstos al efecto y de los requisitos
indispensables para el ejercicio de la competencia.
Artículo 111.
1. Es servidor público la persona que presta servicios a la
Administración o a nombre y por cuenta de ésta, como parte de su
organización, en virtud de un acto válido y eficaz de investidura,
con entera independencia del carácter imperativo, representativo,
remunerado, permanente o público de la actividad respectiva.
Artículo 59.
1. La competencia será regula por ley siempre que contenga la atribución
de potestad de imperio.”
Desprendiéndose de las normas transcritas, que cualquier funcionario público deberá
ostentar, de manera previa a la emisión de un acto administrativo la competencia para tal
efecto, la cual es otorgada por el ordenamiento jurídico.
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En este sentido, del análisis de la Ley Orgánica del INCOP, se desprende que el ejercicio de
la dirección recae exclusivamente en la Junta Directiva (Articulos 2 y 5), siendo arrogada al
Gerente General la facultad de administración.
Así, en el artículo 16 de la normativa citada, se dispone que el Gerente General gozará de
facultades suficientes para:
“a) Ejercer la representación administrativa, legal, jurídica y extrajudicial
de la institución como apoderado general.”(El destacado no es del
original)
Ahora bien, tal y como indicamos en el apartado anterior y de conformidad con los
artículos mencionados, los contratos que suscriba el Gerente General, que no se
encuentren expresamente plasmados en el enunciado 1255 del Código Civil, serán válidos
siempre y cuando cuenten con la autorización previa de la Junta Directiva.
En caso contrario, el documento contractual que se ha suscrito sin la autorización
mencionada se encontrará viciado con nulidad relativa, al carecer de un requisito no
sustancial, en los términos de los artículos 166, 167 y 176 a 179 de la Ley General de la
Administración Pública, reservándose a la Junta Directiva de INCOP la posibilidad de
subsanarlo al amparo del artículo 188 de la Ley de mérito, la cual reza:
“Artículo 188.1. Cuando el vicio del acto relativamente nulo consista en la ausencia de
una formalidad sustancial, como una autorización obligatoria, (...) éstos
podrán darse después del acto, acompañados por una expresa
manifestación de conformidad con todos sus extremos.”
En lo que respecta al INCOP, ya esta Contraloría General ha señalado la necesidad de que
los contratos o convenios que sean suscritos por su Gerente General, requieran, previo a su
formalización, de un acuerdo de la Junta Directiva, en el que se le delegue en el caso
concreto, la facultad de firmar en nombre de la Institución.
Así por ejemplo, en el oficio número 12544-98 del día 4 de noviembre 1998 emitido por
nuestra anterior Dirección General de Asuntos Jurídicos se objetó la capacidad del señor
Mario Medina Martínez – en calidad de Gerente General – para suscribir contratos a
nombre del INCOP, por cuanto los acuerdos de la Junta Directiva que lo facultaban para
ello fueron otorgados de manera posterior a la formalización del contrato. En esta
oportunidad se estipuló lo siguiente:
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“En efecto, se tiene que la Junta Directiva del INCOP, en sesión 2785
celebrada el 21 de octubre del en curso autorizó al señor Medina a
firmar el referido Addendum, y que en sesión 2782 celebrada el 07 de
octubre lo autorizan para firmar aquellos convenios o contratos mientras
se registra ante el Registro Público el Poder General del señor Franklin
Suárez como Gerente General siendo ambos acuerdos posteriores a la
formalización del convenio, que se llevó a cabo el 05 de octubre de
1998.”(El subrayado no es del original).
D. Conclusión
Acorde con lo expuesto, el Gerente General únicamente contará con la facultad de suscribir
contratos a nombre de INCOP, en los supuestos y límites por el artículo 1255 del Código
Civil. No obstante, para efectuar aquellos actos que no se encuentren estipulados en dicho
cuerpo normativo, deberá contar con una autorización expresa para esos efectos emitida
por la Junta Directiva.
De esta manera, si el Gerente General efectúo actos de naturaleza contractual sin la
aquiescencia de la Junta Directiva en los términos descritos, éstos se encuentran viciados de
nulidad relativa, que podría eventualmente ser subsanada por dicho órgano.
No se debe dejar de lado, que cada administración tiene la responsabilidad de velar por el
fiel cumplimiento de la ley y en consecuencia, que los actos administrativos que se efectúen
en su sede cuenten con las formalidades necesarias para su validez, como lo es la
verificación de que el funcionario que los suscriba cuente con plenas facultades legales
para ello.
Atentamente,
Lic. Elías Delgado Aiza
Subdirector General
CMH/hcha
ci Archivo Central
Ni: 1187

Contratos
Cynthia Morales Herra
Fiscalizadora Asociada