Excel I

Manual para el participante
Excel I
Curso de _Excel I
USO DE LOS LIBROS DE TRABAJO..............................................................................4
Descripción de los elementos de la ventana de Excel..................................................4
Concepto de libro de trabajo ........................................................................................9
Insertar y eliminar hojas de cálculo ............................................................................10
Dar nombre a hojas de cálculo...................................................................................11
ABRIR Y GUARDAR LIBROS DE TRABAJO ................................................................14
Abrir y buscar archivos...............................................................................................14
Guardar y Guardar Como ..........................................................................................14
ESCRIBIR FORMULAS Y USAR FUNCIONES .............................................................18
Operadores y precedencia de operadores. ................................................................18
Paleta de Fórmulas ......................................................................................18
Operadores Aritméticos................................................................................18
Operadores de Comparación .......................................................................19
Orden de ejecución de Operaciones en Fórmulas .......................................19
Referencias absolutas, relativas, mixtas y tridimensionales .......................................20
Estilo de referencia A1 .................................................................................20
Estilo de referencia F1C1.............................................................................21
Referencias absolutas..................................................................................21
Referencias relativas....................................................................................22
Referencias Mixtas.......................................................................................22
Referencias tridimensionales. ......................................................................23
Uso del asistente de funciones. .................................................................................24
EDITAR HOJAS DE CALCULO .....................................................................................30
Copiar ........................................................................................................................30
Mover.........................................................................................................................35
Pegado especial ........................................................................................................35
Eliminar Hojas, Filas Columnas y Celdas..................................................................36
Borrar todo, Formatos, Contenido y Notas .................................................................40
Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas.................................................................41
Ir a... ..........................................................................................................................43
Buscar .......................................................................................................................45
Reemplazar ...............................................................................................................46
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Curso de _Excel I
Autocorrección y Ortografía. ......................................................................................46
DAR PRESENTACIÓN AL CONTENIDO DE LOS LIBROS DE TRABAJO....................50
Formato de Celdas ....................................................................................................50
Formato de Filas ........................................................................................................56
Formato de columnas ................................................................................................56
Formato de hoja de cálculo. .......................................................................................58
Autoformatos .............................................................................................................61
INSERTAR ELEMENTOS DE LAS HOJAS DE CALCULO ............................................63
Filas, celdas y columnas ............................................................................................63
Nombres ....................................................................................................................64
Comentarios ..............................................................................................................64
CREAR Y DAR PRESENTACIÓN A GRAFICOS...........................................................66
Creación de gráficos ..................................................................................................66
Formato de gráficos ..................................................................................................73
Selección del Gráfico .................................................................................................74
Configurar página ......................................................................................................76
Imprimir hoja ..............................................................................................................82
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Curso de _Excel I
USO DE LOS LIBROS DE TRABAJO
Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán el uso de
los libros de trabajo.
Descripción de los elementos de la ventana de Excel
Iniciar Microsoft Excel 2000
Para iniciar Excel 2000 haga clic en el botón Inicio, seleccione Programas,
busque Microsoft Excel, otra opción es utilizar el icono de acceso directo,
ubicado en el escritorio de Windows.
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Curso de _Excel I
Ventana Principal de Excel 2000
Cuando inicie Excel 2000, se muestra en la pantalla un documento en blanco,
como se observa en la siguiente figura.
Cuadro
de
Nombres
Barra de
Menús
Nombre de la
Ventana
Barra de
Herramientas
Celda activa
Botones de
control
Barra de
Formulas
Titulo o
encabezado
de Columna
Titulo o
encabezado
de Fila
Ayudante
de Office
Botones de
Desplazamiento de
las etiquetas de hoja
Barras de
Desplazamiento
Etiquetas
de hojas
Barra de
Dibujo
Barra de
Estado
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Curso de _Excel I
Menús y Barra de Menús
Los menús se encuentran organizados por grupos, subgrupos y dispuestos en
una barra en la parte superior de la pantalla.
Un menú muestra una lista de comandos que incluyen imágenes para asociar
rápidamente su función.
Conjunto de Menús
Barras de herramientas
Situadas en la parte superior de la ventana de la aplicación. Una barra de
herramientas puede contener botones con imágenes, menús o una combinación
de ambos, los cuales permiten un acceso rápido a los comandos de Excel.
Barra de
Herramientas
Estándar
Barra de
Herramientas
Formato
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Curso de _Excel I
Active o desactive las barras de herramientas utilizando el menú Ver, comando
Barras de Herramientas, como se muestra en la siguiente figura:
Barras de
herramientas
Barra de fórmulas
Situada en la parte superior de le ventana, esta formada por:
Cuadro de Nombres: que presenta la referencia o el nombre de la celda activa
(aquella en que está posicionado el cursor)
Barra de fórmulas: Muestra el valor constante o formula utilizada en la celda
activa, permite escribir o modificar valores o fórmulas.
Cuadro de Nombres
Barra de Formulas
Encabezado de columna y fila
Identifica las columnas por medio de letra y las columnas por un número
consecutivo, permitiendo a su vez, la ubicación de cada celda dentro del plano
de coordenadas columna-fila.
Encabezado de Fila
Encabezado de Columna
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Curso de _Excel I
Botón Seleccionar todo
Rectángulo gris de la esquina superior izquierda de una hoja de cálculo donde se
encuentran los encabezados de filas y columnas.
Botón seleccionar todo
Etiquetas de Hojas y Botones de desplazamiento
Las etiquetas son identificadores para cada hoja de cálculo.
Los Botones de desplazamiento permiten moverse rápido a través de las hojas
de un libro.
Barras de Desplazamiento
Barras situadas en el lado derecho y en la parte inferior de una ventana, se
emplean para desplazamientos verticales y horizontales dentro de la hoja de
cálculo a otra parte del archivo.
Barra de Estado
Situada en la parte inferior de la pantalla muestra información del estado de
algunas funciones de teclado y del comando en curso.
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Curso de _Excel I
Concepto de libro de trabajo
¿Qué es Excel?
Excel es un programa que permite trabajar con hojas o planillas de cálculo, las
cuales se pueden asimilar a una hoja de cuaderno cuadriculado, en que las filas
tienen identificación numérica de uno en uno, mientras que las columnas se
identifican por letras.
Un cuadrado de esta planilla se denomina celda y se la referencia por la columna
y fila a la que pertenece. Así, la celda C10 es la que está en la intersección de la
columna C con la fila 10 de la planilla.
Los archivos se llaman libros de trabajo, en ellos se puede guardar varias hojas
de cálculo, hojas de gráfico y módulos de Visual Basic. Contiene plantillas que
pueden ser fórmulas, formatos, textos y macros, además de proporcionar las
herramientas comerciales automatizadas necesarias para el análisis de datos,
mantenimiento de listas y realización de cálculos.
Libros de Trabajo
Libro: Es el archivo en el se trabaja y almacenan los datos. Un libro contiene
una o varias hojas de cálculo y/o gráficos.
Titulo del libro
Hojas de cálculo
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Curso de _Excel I
Hojas de cálculo : Se utilizan para capturar, procesar y analizar datos. Pueden
introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y
pueden ejecutar operaciones basadas en los datos de varias hojas. Si se crea un
gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos
correspondientes o en una hoja de gráfico.
La hoja esta compuesta por 65.536 filas y 256 columnas.
Hoja de gráficos : Hoja de un libro que contiene únicamente un gráfico. Las
hojas de gráfico están vinculadas a los datos de la hoja de cálculo y se
actualizarán cuando cambien los datos de ésta. Un grafico puede ser pegado en
una hoja de cálculo.
Manejo de Archivos
En Excel los documentos o archivos son llamados libros.
Cuando inicia Excel, de manera predeterminada abre un libro nuevo.
Para abrir un libro basado en una plantilla, realice lo siguiente:
En el menú Archivo, ejecute Nuevo.
En la ficha Soluciones de hoja de cálculo.
Haga clic en la plantilla del tipo de hoja de cálculo que desee crear.
Insertar y eliminar hojas de cálculo
INSERTAR
Para insertar una hoja de cálculo deberá posicionar su cursor en cualquier parte
de la hoja a insertar y con el menú contextual elegir el comando “Insertar”,
automáticamente la hoja se insertará y proporcionará el número consecutivo de
su última hoja activa.
ELIMINAR
Hojas
Elimina permanentemente la hoja o las hojas seleccionadas del libro de trabajo.
Antes de eliminar las hojas seleccionadas, Microsoft Excel pedirá que se
confirme la eliminación.
Procedimiento:
10
Curso de _Excel I
•
Seleccionar la hoja u hojas que se desea eliminar.
•
En el menú Edición, elige Eliminar hoja.
•
Este comando no se puede deshacer.
Dar nombre a hojas de cálculo
Puede proporcionar un nombre a una hoja de cálculo, el procedimiento es el
siguiente:
1. Posicione su cursor en la hoja .que desea cambiar
2. Pulse el botón derecho del mouse para ver el menú contextual
3. De clic en el comando Cambiar nombre
4. El nombre actual de la hoja activa se seleccionará como se observa en la
gráfica siguiente:
11
Curso de _Excel I
5. Capture el nombre deseado para esta hoja.
12
Curso de _Excel I
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Curso de _Excel I
ABRIR Y GUARDAR LIBROS DE
TRABAJO
Abrir y buscar archivos
Abrir
Para abrir un archivo ya existente, solo siga una de las siguientes opciones:
Utilizando la Barra de Herramientas Estándar.
1. Haga clic en Abrir
.
2. En la lista Buscar en, localice la unidad, la carpeta, que contenga el
archivo que desee abrir.
3. Seleccione el archivo, haga doble clic sobre el nombre o presione el botón
Abrir.
Utilizando el comando Abrir menú Archivo.
1. Haga clic en el Menú Archivo, comando Abrir
2. En la lista Buscar en, localice la unidad, la carpeta, que contenga el
archivo que
3. desee abrir.
4. Seleccione el archivo, haga doble clic sobre el nombre o presione el botón
Abrir.
Guardar y Guardar Como
Guardar
Para guardar un documento activo con el nombre de archivo, ubicación y formato
actuales, sólo ejecute alguna de las dos siguientes opciones:
1. Haga clic en el botón Guardar
Estándar.
2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
14
de la Barra de Herramientas
Curso de _Excel I
Guardar como
Cuando se guarda un libro por primera vez, se le asigna un nombre de archivo y
se indica el lugar en que desea almacenarse en el disco duro del equipo o en
otra ubicación.
Para guardar un archivo realice lo siguiente:
1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En la lista Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta en la cual desee
almacenar el libro.
3. Para guardar el libro en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva
carpeta
.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nuevo nombre para el libro.
5. Pueden utilizarse nombres de archivos largos y descriptivos para
simplificar la búsqueda de los libros.
6. Haga clic en Guardar.
NOTA: Los nombres de archivo largos y descriptivos, contienen la ruta de
acceso completa del archivo, incluida la letra de unidad, el nombre del servidor,
la ruta de acceso a la carpeta, el nombre del archivo y la extensión del nombre
de archivo de tres caracteres teniendo como máximo 218 caracteres.
Cerrar
En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Para cerrar todos los libros abiertos sin salir del programa, mantenga presionada
la tecla MAYÚS y haga clic en Cerrar todo en el menú Archivo.
Salir de Excel
Cierra este programa tras solicitar que guarde todos los archivos que no haya
guardado.
Para salir de Excel siga uno de los siguientes pasos:
1. Ejecute el comando Salir del Menú Archivo.
15
Curso de _Excel I
2. Haga clic en el icono
ventana.
, que se encuentra en la parte superior de la
En ambos casos si se hicieron modificaciones al documento presente, Excel
preguntará si desea guardar los cambios, si hace clic en el botón NO cierra
automáticamente el documento .
Si presiona el botón Cancelar continúa en el documento activo sin salir.
Si presiona el botón SI aparece la ventana guardar como, donde pedirá el
nombre que llevará su documento así como la ubicación donde se almacenará
(Siempre y cuando sea un documento nuevo, de lo contrario guardará los
cambios en el documento activo).
Para cerrar todos los documentos abiertos sin salir del programa, mantenga
presionada la tecla SHIFT y haga clic en Cerrar todo del menú Archivo.
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Curso de _Excel I
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Curso de _Excel I
ESCRIBIR FORMULAS Y USAR
FUNCIONES
Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán como usar
fórmulas y funciones para realizar cálculos matemáticos.
Operadores y precedencia de operadores.
Operadores de Cálculo de las Fórmulas
Una fórmula es un conjunto de operandos, (valores, referencias de celda o
rango, cadenas, nombres, funciones y aritméticos, nombres de funciones, etc.),
que generan un valor nuevo como resultado de operaciones aritméticas de
modelos complejos de números.
Paleta de Fórmulas
Referencia
de Celda
Constante
numérica
Introducir
Fórmula
Cuadro de
funciones
Función de la
hoja de
cálculo
Cancelar
Fórmula
Referencia
del rango
Operador
de Suma
Operador
de división
La Paleta de fórmula se encuentra integrada por: Un cuadro de funciones, área
de edición, botón para introducir fórmula, botón para cancelar fórmula.
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los
elementos de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores
de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
Operadores Aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, decisión
o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos.
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Curso de _Excel I
Operador aritmético
Significado
Ejemplo
+ (signo más)
Suma
3+3
- (signo menos)
Resta
Negación
3-1
-1
* (asterisco)
Multiplicación
3*3
/ (barra oblicua)
División
3/3
% (signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo)
Exponente
3^2
(el mismo
que 3*3)
Operadores de Comparación
Permiten cotejar dos valores dentro de una condición a fin de determinar si el
resultado es VERDADERO o FALSO.
Operador de comparación
Significado
Ejemplo
= (igual)
Igual a
A1=B1
> (mayor que)
Mayor que
A1>B1
< (menor que)
Menor que
A1<B1
>= (mayor o igual que)
Mayor o igual que
A1>=B1
<= (menor o igual que)
Menor o igual que
A1<=B1
<> (distinto)
Distinto de
A1<>B1
Orden de ejecución de Operaciones en Fórmulas
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel
ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a
continuación.
Operador
: (dos puntos)
(un espacio)
, (coma)
Descripción
Operadores de referencia
-
Negación (como en -1)
%
Porcentaje
^
Exponente
*y/
Multiplicación y división
+y-
Suma y resta
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Curso de _Excel I
Operador
&
= < > <= >= <>
Descripción
Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
Comparación
Referencias absolutas, relativas, mixtas y
tridimensionales
Una fórmula puede hacer referencia a valores constantes o bien a valores
contenidos en otras celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda
dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas.
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo
e indica a Excel la ubicación de los valores que desea utilizar en una fórmula. En
las referencias se pueden utilizar datos de la misma hoja de cálculo, otras hojas
del mismo libro o bien de otros libros (referencias externas).
Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a
columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con
números (del 1 al 65536).
Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para
hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número
de fila. Para hacer referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de
la celda en la esquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a
continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.
Para hacer referencia a
La celda de la columna A y la fila 10
Utilice
A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la
A10:A20
20.
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.
B15:E15
Todas las celdas de la fila 5
5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10.
5:10
Todas las celdas de la columna H
H:H
Todas las celdas de las columnas H a la J
H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20
20
Curso de _Excel I
Estilo de referencia F1C1
En el estilo de referencia F1C1, se numeran tanto las filas como las columnas de
la hoja de cálculo Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de
un número de fila y una "C" seguida de un número de columna. El estilo de
referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros.
Referencia
Significado
F[-2]C
Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba,
en la misma columna.
F[2]C[2]
Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo,
dos columnas hacia la derecha.
F2C2
Una referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la
segunda columna.
F[-1]
Una referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
R
Una referencia absoluta a la fila actual
Referencias absolutas.
En una fórmula, especifica la dirección exacta de una celda, independientemente
de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia absoluta de
celda tiene la forma $A$1, $B$1, etc. Una referencia absoluta de fila toma la
forma A$1, B$1, etc. Una referencia absoluta de columna tiene la forma $A1,
$B1, etc. A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no se
ajustan automáticamente cuando se copian fórmulas en varias filas o columnas.
Ejemplo.
En el siguiente ejemplo usamos referencias absolutas; para sacar el total
vendido por día multiplicamos el total de litros vendidos diario por el precio de la
gasolina que se encuentra en B1, la fórmula que estamos viendo es =B7*$B$1 el
signo de pesos es para que nuestra referencia se quede fija al momento de tener
que copiar la fórmula, en cambio la referencia B7 se incrementará a medida que
se copia la fórmula.
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Curso de _Excel I
Referencias relativas.
Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango
se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En
el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la fórmula =A5; Excel buscará el valor
una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este método se
denomina referencias relativas.
Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustará
automáticamente las referencias en la fórmula pegada para hacer referencia a
diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula. En el ejemplo, la fórmula
en la celda B6, =A5, que corresponde a una celda por encima y a la izquierda de
B6, se ha copiado en la celda B7. Excel ha ajustado la fórmula en la celda B7 a
=A6, que hace referencia a la celda que está una celda por encima y a la
izquierda de la celda B7.
Referencias Mixtas.
Una referencia mixta contiene una parte relativa y otra absoluta. Al copiarse,
Excel ajustará automáticamente la parte relativa, manteniendo la parte absoluta.
Para mantener como posición absoluta se debe anteponer el signo de pesos ($)
al título de la columna o de la fila; así, en la referencia $A1, la parte que se
mantendrá sin cambio al ser copiada será la correspondiente a la columna. En
cambio, en la referencia A$1, la parte que se mantendrá será la correspondiente
a la fila, al momento de copiarse a otra celda.
22
Curso de _Excel I
Referencias tridimensionales.
Este tipo de referencias sirve para realizar cálculos con datos que se encuentran
en hojas de cálculo diferentes. Para escribir una fórmula tridimensional o 3D,
siga el procedimiento que se describe a continuación:
1. Haga clic en la celda en la que desee introducir la función.
2. Escriba un signo igual (=) o escriba el nombre de la función y un
paréntesis de apertura.
3. Haga clic en la ficha de la primera hoja de cálculo a la que va a
hacerse referencia.
4. Seleccione la celda o el rango de celdas al que va a hacerse
referencia.
5. En caso de ser necesario, escriba el operador de la fórmula.
6. Haga clic en la ficha de la última hoja de cálculo a la que va a hacerse
referencia.
7. Seleccione la celda o el rango de celdas al que va a hacerse
referencia.
8. Complete la fórmula.
Ejemplo.
En la hoja 3, se obtendrá la sumatoria de los valores contenidos en las celdas A1
de las hojas 1 y 2 de un libro de trabajo. Para ello siga el procedimiento que se
describe a continuación:
1. En la hoja 1 de un libro de trabajo, escriba 123 en la celda A1.
2. En la hoja 2 de un libro de trabajo, escriba 25 en la celda A1.
3. Haga clic en la celda A1 de la hoja 3.
4. Escriba el signo igual (=).
5. Haga clic en la ficha de la hoja 1.
6. Haga clic en la celda A1. En la barra de fórmulas deberá aparecer el
siguiente texto: =Hoja1!A1
7. Escriba el signo más (+).
8. Haga clic en la ficha de la hoja 2.
9. Haga clic en la celda A1. En la barra de fórmulas deberá aparecer el
siguiente texto: =Hoja1!A1+ Hoja2!A1.
10. Pulse la tecla Enter para finalizar. En la hoja 3 deberá aparecer el
resultado de la fórmula en la celda A1.
También puede escribir directamente la fórmula anteponiendo el nombre de
la hoja de cálculo con el signo de admiración (!) a las celdas o rangos que
intervienen en la fórmula.
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Curso de _Excel I
Uso del asistente de funciones.
El asistente para funciones nos permite realizar cálculos automáticos con
referencias de las hojas, o bien se capturan las operaciones directamente en el
asistente.
Para activar el asistente de funciones :haga lo siguiente:
Elija el comando función del Menú Insertar
El Asistente se activa , y usted elige la categoría y nombre de la función que
necesita
24
Curso de _Excel I
Dé clic en el botón “Aceptar” .y obtendrá el siguiente cuadro
25
Curso de _Excel I
26
Curso de _Excel I
27
Curso de _Excel I
Elabore la función que se especifica a continuación :
Capture en las celdas los siguientes números en el orden que observa y, en las
celdas que se especifican.
La celda activa ubíquela en la columna A renglón 4
Siga los pasos
Paleta de fórmulas para introducir y modificar fórmulas
Introducir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, la
Paleta de fórmulas le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A
medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá
mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una
descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y
el resultado actual de toda la fórmula. Para que aparezca la paleta de fórmulas,
haga clic en Modificar fórmula
en la barra de fórmulas.
28
Curso de _Excel I
En este ejemplo, la función anidada SUMA se modifica utilizando la paleta de
fórmulas. El rango K10:K19 es el único argumento de la función y aparece en el
cuadro de edición Número1. El valor en cada celda del rango aparece a la
derecha del cuadro de edición. El resultado de la función SUMA (935) aparece
debajo de la lista de argumentos. El resultado de la fórmula completa se muestra
en la parte inferior; como la suma del rango K10:K19 no es igual o superior a
5.000, el resultado es 0.05 ó 5%.
Modificar fórmulas Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las
funciones en las fórmulas. Seleccione una celda que contenga una fórmula y, a
continuación, haga clic en Modificar fórmula
para que aparezca la paleta
de fórmulas. En la paleta aparecerán la primera función de la fórmula y cada uno
de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función
de la misma fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición
dentro de la función.
29
Curso de _Excel I
EDITAR HOJAS DE CALCULO
Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán los
procedimientos para editar el contenido de las hojas de cálculo.
Copiar
Al elegir el comando copiar, después de seleccionar uno o más rangos, una
celda, toda la hoja, etc., la información se duplica y se coloca en el portapapeles,
esperando a que usted indique el lugar en el que pegará dichos elementos.
Esta información se puede pegar en la misma hoja de cálculo o en cualquier
otra, dentro del mismo libro de trabajo o en uno nuevo.
Cuando se copian celdas, Excel copia su contenido, formato y cualquier
comentario adjunto a las mismas; por lo que posteriormente, usted podrá pegarlo
usando cualquiera de las opciones a continuación indicadas.
Barra de herramientas:
Puede auxiliarse con la barra de herramientas para copiar y pegar información.
1. Seleccione el rango o rangos que desea copiar
PEGA
2. Elija el botón “copiar” de la barra de herramientas
3. Coloque el cursor en el área en que desea pegar la
información
4. haga clic en el botón “pegar”
COPIA
Ejemplo:
Suponga que el rango A1:A6
tiene que ser copiado al rango
B1:B6 seleccione usted la
información como se observa en
la figura y haga clic al botón
copiar
de
la
barra
de
herramientas.
30
Curso de _Excel I
Coloque el cursor en la celda
B1 y haga clic al botón pegar
de la barra de herramientas.
Observe cómo se duplicó la
información.
Nota: Si existe información en el área
automáticamente.
de pegado, ésta será reemplazada
Arrastrando una selección:
Para copiar celdas arrastrando:
− Seleccione la celda o celdas que desee copiar.
− Coloque el puntero del “ratón” sobre el borde. El puntero cambiará a una
flecha.
− Presione la tecla CTRL y sin soltarla, arrastre la selección hacia donde desea
pegar la información.
− Primero suelte el botón del ratón y posteriormente la tecla Ctrl.
− Si el área de pegado está fuera de la posición visible de la hoja de cálculo,
arrastre la selección hasta el extremo de la ventana para desplazarse a
través de la hoja de cálculo.
Copiar y Pegar desde el menú edición o menú contextual
1. Seleccione la celda o las
celdas que desee copiar.
2. Elija Copiar en el menú
Edición o en el menú
contextual.
3. Seleccione la celda superior
izquierda del área de pegado
o seleccione toda el área de
pegado.
31
Curso de _Excel I
4. Elija Pegar del menú Edición o del menú contextual.
5. Para copiar las mismas celdas en otro lugar, repita los pasos 3 y 4.
6. Para cancelar el borde en movimiento después de terminar de copiar,
haga clic en la barra de fórmulas, elija un comando o presione la tecla
ESC.
Copiar e insertar celdas entre otras ya existentes
1. Seleccione la cela o celdas que desee copiar
2. Elija copiar del menú contextual, barra de herramientas, menú edición,
presione las teclas Ctrl C, etc
3. Coloque el cursor en la celda en que se insertará la información
4. Vaya al Menú insertar, y seleccione el comando “celdas copiadas”
5. Elija de la caja de diálogo la forma en que desea se desplacen las celdas
vecinas.
Si
elige
esta
opción el 45 se
insertará entre el
25 y el 30
Reunir y pegar varios elementos
Podrá copiar hasta doce elementos y mantenerlos en el portapapeles de office
para posteriormente pegar uno a uno o todos al mismo tiempo.
Si el portapapeles no está disponible, localícelo en el menú ver, barras de
herramientas, o bien si utiliza el comando copiar dos veces consecutivas,
automáticamente éste se presentará.
•
Cuando usa el Portapapeles para copiar y pegar una fórmula en Excel,
solo se pega el valor, no la fórmula.
•
Si copia varios elementos en Excel y, a continuación, hace clic en el botón
Pegar todo, éstos se pegan en una columna, de arriba abajo.
32
Curso de _Excel I
Para copiar y pegar utilizando el portapapeles:
1. Seleccione el valor, dibujo o gráfico que desee copiar.
2. En la barra de herramientas del Portapapeles, haga clic en el icono
“Copiar”
3. Si el siguiente elemento que va a copiar está en otro programa (Word,
Power Point, etc.), pase a ese programa.
4. Seleccione cada uno de los elementos que desea copiar y repita el paso
dos. Recuerde que solo podrá pegar 12 elementos como máximo, si
excede esa cantidad, se comenzarán a reemplazar los ya existentes,
según el orden en que fueron copiados.
5. Haga clic en el punto en que pegará los elementos y seleccione de la
barra de herramientas “portapapeles” el que desea pegar.
6. Para pegarlos todos, de clic en el icono “Pegar todo” de la misma barra
de herramientas.
Debido a que se
copiaron imágenes, la
opción “pegar todo”
no está disponible y
sólo podrá pegarlos
uno a uno.
Nota: Aunque no activara el portapapeles de Office, los elementos que copie se
reunirán automáticamente en el mismo.
Copiar hojas a otro libro
Además de poder copiar hojas (con toda la información que contenga) dentro del
mismo libro, también puede copiarlas de un libro a otro.
Para copiar hojas dentro del mismo libro:
Seleccione la etiqueta de la hoja que desea copiar
Presione la tecla Ctrl y sin soltarla arrastre la hoja que copiará hacia la posición
en que desea colocarla.
Mientras arrastra la hoja, este triángulo
le irá indicando la posición en que
33
quedaría la hoja si soltara el botón del
ratón y la tecla Crl.
Curso de _Excel I
Si necesita mover la hoja y no duplicarla, solamente de un clic a la etiqueta de la
hoja
y arrástrela hacia la posición deseada.
Cómo copiar hojas a otro libro:
Si desea copiar hojas a otro libro, éste deberá abrirse antes de copiar las hojas.
Seleccione la hoja que desea copiar
Active el menú contextual y elija el comando “mover o copiar”, o del menú
edición seleccione el comando “mover o copiar hoja”
Al seleccionar cualquiera de los comandos antes mencionados se activará la
siguiente caja de diálogo:
1. En el cuadro Al libro, seleccione el libro en que colocará las hojas
copiadas.
Para copiar las hojas seleccionadas en un libro nuevo, haga clic en
“nuevo libro”.
2. En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la cual
desea insertar las hojas copiadas.
3. La casilla de verificación “Crear una copia” deberá activarse, pues de lo
contrario la hoja u hojas seleccionadas se moverán en lugar de copiarse.
Cuando termine con la elección haga clic en aceptar y su hoja se copiará o
moverá al lugar que usted indicó.
Nota: También podrá copiar o mover hojas de un libro a otro, arrastrándolas con
el ratón, siempre y cuando ambos estén visibles.
34
Curso de _Excel I
Recuerde que si desea copiar la hoja y no moverla, deberá mantener pulsada la
tecla Ctrl mientras la arrastra.
Mover
Al igual que con “Copiar” para utilizar la opción “Mover” podrá elegir de entre
varias opciones, entre ellas: menú edición, barra de herramientas, arrastre del
mouse, etc.
Después de seleccionar uno o más rangos, una celda, toda la hoja, etc., la
información se corta y se coloca en el portapapeles, esperando a que usted
indique el lugar en el que la pegará .
Cómo Mover información:
1.
Seleccione la información que desea mover
2.
Seleccione el icono
de la barra de herramientas, o vaya al menú
edición y seleccione la opción “cortar”; también puede utilizar la
combinación de teclas Ctrl + X, o bien active el menú contextual y
seleccione la opción cortar.
3.
Coloque el cursor en el punto al que quiere llevar la información
cortada y péguela utilizando el icono
, Ctrl + V, etc.
Arrastrando una selección:
Para mover celdas arrastrando:
− Seleccione la celda o celdas que desee mover.
− Coloque el puntero del “ratón” sobre el borde. El puntero cambiará a una
flecha.
− Arrastre la selección hacia donde desea colocar la información (no necesita
presionar ninguna otra tecla).
− Si mueve la selección hacia un área que contenga información, ésta se
reemplazará.
Pegado especial
En algunas ocasiones deseamos copiar solo determinado contenido de las
celdas; por ejemplo, el valor que resulta de una fórmula sin copiar la fórmula, el
formato , los comentarios, etc., por lo que resulta necesario utilizar el comando
Pegado Especial del menú Edición.
35
Curso de _Excel I
Con este comando podremos elegir entre pegar todos o sólo uno de los atributos
de la información copiada (fórmulas, valores, formatos, etc).
Esta imagen muestra algunas
de las opciones que presenta
la caja de diálogo: pegado
especial.
El procedimiento a seguir es el mismo:
1.
Seleccionar la información, ya sean valores, fórmulas, texto, etc.
2.
Utilizar cualquiera de las opciones que tenemos para copiar
3.
Ir al menú edición y seleccionar la opción “Pegado Especial”
4.
Activar la opción que desea utilizar:
-
Todo
Pega el contenido de la celda (fórmulas,
formato que le haya dado.
-
valores, texto) con el
Fórmulas
Pega la fórmula y no el resultado, dependiendo del lugar en que se
pegue, será el resultado que se obtendrá.
Valores
-
Si lo que está pegando es el resultado de una operación, solo se
pegará el valor y no la fórmula utilizada para obtenerlo.
Formatos
-
Pega el formato de la información contenida en la celda copiada,
por ejemplo: color del texto, color de relleno, fuentes, bordes, etc.,
Eliminar Hojas, Filas Columnas y Celdas.
Excel permite suprimir filas, columnas, celdas u hojas completas de un libro de
trabajo, a continuación se indica el procedimiento a seguir.
Es importante considerar que al eliminar filas, columnas, etc., automáticamente
se borrará la información contenida en las mismas, incluyendo formatos,
comentarios, etc.
36
Curso de _Excel I
Hojas
Cuando desee eliminar permanentemente la hoja o las hojas seleccionadas del
libro de trabajo,
deberá llevar a cabo cualquiera de los siguientes
procedimientos:
!"Podrá eliminarla desde el Menú Edición, donde deberá seleccionar la
opción “eliminar hoja”
!"O bien, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la
hoja y al activarse el menú contextual, seleccione la opción “eliminar”
Para su seguridad, después de utilizar cualquiera de las opciones anteriores, se
presentará la siguiente caja de diálogo, solicitando que se confirme la
eliminación.
Nota: Si previo a la elección de este comando había seleccionado un grupo de
hojas, todas serán eliminadas.
Este comando no se puede deshacer.
Filas
¿Qué ocurre cuando se elimina una fila?
Se elimina el contenido de esa fila y los datos de la fila siguiente son
desplazados hacia arriba y por lo tanto, ocupan el espacio liberado.
Es importante mencionar que el número de filas de la hoja, no disminuye.
Haga clic sobre el encabezado de la fila que desea eliminar, si desea eliminar
varias filas a la vez, deberá seleccionarlas y elegir cualquiera de los siguientes
procedimientos.
!"Con el botón derecho del ratón active el menú contextual y seleccione el
comando “eliminar”.
!"En el menú edición, haga clic en el comando “eliminar”.
37
Curso de _Excel I
Encabezad
o de filas
Esta imagen muestra cómo las filas 4 y 5 serán eliminadas permanentemente.
Columnas
Para eliminar una columna puede seleccionar el encabezado de la columna o
columnas a eliminar, activar el menú contextual y seleccionar la opción
“eliminar”.
También puede colocar el cursor en cualquier celda de la columna que desea
eliminar , ir al menú edición “eliminar”.
Encabezado de
columna
Si pretende eliminar una fila o columna y activa la opción “eliminar” del menú
“edición” sin haber seleccionado el encabezado de cualquiera de éstas, será
necesario indicar la acción que desea realizar, tal como se muestra en la
siguiente imagen, en esta deberá indicar si desea eliminar toda la fila o toda la
columna.
38
Curso de _Excel I
Celdas
¿Cuándo deberá utilizar las primeras dos opciones que muestra la caja de
diálogo anterior?
Desplazar las celdas hacia la izquierda:
Deberá seleccionar esta opción cuando necesite que el contenido de las celdas
de la derecha se recorra hacia la izquierda.
Observe cómo estos
valores se recorren
hacia la izquierda,
tal como se muestra
en
la
siguiente
imagen.
Desplazar las celdas hacia arriba:
El contenido de las celdas que se encuentran después del cursor, se recorrerán
hacia arriba, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Antes de indicar
que las celdas
se desplazarán
hacia arriba
Las celdas ya se han
desplazado hacia
arriba y ahora el rango
que ocupa la
información es menor.
39
Curso de _Excel I
Borrar todo, Formatos, Contenido y Notas
Para borrar el contenido de una celda, basta con seleccionarla y oprimir la tecla
SUPR; sin embargo, solo se borrará la información pero no el relleno de la celda,
los comentarios, etc., si es que los presenta.
Si desea borrar el contenido junto con el formato y los comentarios, proceda
como sigue:
1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar.
2. En el menú Edición, seleccione Borrar; enseguida se presentará la
siguiente caja de diálogo:
3. Elija cualquiera de las siguientes opciones:
Todo
Se borrará la información junto con los comentarios y el
formato.
Formatos
Con esta opción se borrará el formato, pero el contenido
y los comentarios no se afectan. La celda vuelve a
presentar el formato “general”
Contenido
La información se borra, pero el formato continúa al igual
que los comentarios. Esta opción equivale a utilizar la
tecla SUPR.
Comentarios:
Elimina los comentarios (notas) asociados a la celda,
pero deja el contenido y el formato intactos.
40
Curso de _Excel I
Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas.
Rellenar
Excel permite rellenar rangos con números, texto o fechas de forma automática.
El contenido de la primera celda de la selección se utiliza como valor inicial de
las series.
El siguiente procedimiento nos muestra cómo se puede rellenar una serie de
números lineales
1. Introduzca un valor en la primera celda (A1) del rango que desee rellenar .
En la celda siguiente (A2) introduzca el segundo valor.
La diferencia entre el primer y el segundo valor indicará el incremento o
decremento que tendrá la serie.
2. Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales (A1:A2).
3. Arrastre hacia abajo (también puede ser hacia la derecha) el “controlador
de relleno” hasta llegar a la celda “A9”.
Así quedará
cuando
se
suelte
el
ratón.
Haga clic
en el
cuadro de
llenado y
arrástrelo
hacia abajo
Nota: Arrastre el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha para
rellenar ascendentemente.
Para rellenar en orden descendente, deberá arrastrarlo hacia arriba o
hacia la izquierda.
41
Curso de _Excel I
Si va a rellenar con el mismo valor pruebe los siguiente métodos:
a)
1. Capture el valor
1. Selecciónelo, incluyendo el rango a rellenar
2. Vaya al menú Edición “rellenar”
3. Seleccione “hacia abajo”
b)
1. Capture el valor
2. Arrastre el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha
Series
Si desea llenar un rango con una serie de valores, puede utilizar el menú edición
“Series” teclee los valores iniciales para cada serie que necesite crear.
Series en
Deberá indicar el modo en que desea se presente la serie, ya sea
horizontalmente (Filas) o verticalmente (Columnas)
Incremento
En este espacio se indica la cantidad en que aumentará o disminuirá una serie.
Un número positivo hace que la serie aumente y uno negativo hace que
disminuya.
Tipo
Lineal:
El incremento se suma al valor inicial y, a continuación, a cada
valor posterior.
42
Curso de _Excel I
Geométrica
El valor inicial se multiplica por el incremento indicado. El
producto resultante y cada producto posterior se multiplican, a
su vez, por dicho incremento.
Límite
Escriba el valor en el que finalizará la serie. Este cuadro puede dejarse en
blanco solamente si usted seleccionó el rango a llenar antes de entrar a esta
opción.
Ejemplo:
1. Seleccione la celda en donde iniciará la serie y capture el número 10
2. Vaya al menú Edición, rellenar, series
3. En el espacio “series en” elija “columna”
4. En “Tipo” elija “Lineal”
5. En incremento escriba 20
6. En límite escriba 150
7. Haga clic en el botón aceptar
El resultado se presenta en la siguiente imagen:
Menú Contextual:
También puede hacer uso del menú contextual para rellenar series;
solamente capture el primer valor, arrastre el controlador de relleno con el
botón derecho del ratón sobre el rango a rellenar y, a continuación, haga clic
en el comando deseado. Si el valor inicial es una fecha, podrá optar por
llenar con días, meses o años.
Ir a...
Las teclas de dirección desplazan el cursor hacia arriba, abajo, a la izquierda y a
la derecha respectivamente. Sin embargo, si necesitara ir a la Celda AZ3000,
imagínese cuánto tiempo gastaría para poder llegar a ella.
El comando “Ir a”, permite desplazar el cursor a través de la hoja de cálculo y
seleccionar las celdas o los rangos especificados, sin importar su posición.
Para activar este comando podrá pulsar la Tecla F5 o entrar al menú Edición y
seleccionar "Ir a", con lo que se presentará la siguiente caja de diálogo.
43
Curso de _Excel I
En el cuadro de texto "Referencia", deberá indicar la celda a la que desea
desplazarse, por ejemplo si quiere ir a la Columna Z, Fila 2000, deberá indicar
Z2000; después de hacer clic sobre el botón aceptar, el cursor se posicionará
inmediatamente en esa celda.
Cada vez que usted utiliza esta opción, Excel guarda la dirección de donde partió
y del lugar al que se trasladó, por lo que podrá regresar fácilmente a ellas, si es
necesario.
Referencia
En este espacio deberá especificar la celda o el rango a donde desea
trasladarse.
Si previamente definió un nombre a una celda o a un rango (Menú Insertar,
Nombre, Definir), la caja de diálogo presentará los nombres definidos; por lo que
podrá elegir el que desee y al hacer clic sobre el botón "aceptar", Excel
seleccionará la celda o el rango correspondiente.
Nombres
definidos
Especial
Muestra el cuadro de diálogo Especial, que permite seleccionar las celdas que
cumplan con alguno de los siguientes criterios.
44
Curso de _Excel I
Debe
seleccionar la
casilla
de
verificación
La selección determina las celdas que Excel buscará, por ejemplo:
Comentarios
Si activa esta casilla de verificación, Excel seleccionará todas las celdas que
contienen un comentario.
Constantes
Selecciona todas las celdas cuyos valores no empiezan con el signo igual.
Celdas con Fórmulas
Selecciona todas las celdas que contienen fórmulas, según las casillas de
verificación seleccionadas.
Buscar
Se puede buscar un determinado dato dentro de la hoja de cálculo y
reemplazarlo por otro.
Se puede buscar información por filas o columnas como lo muestra la figura
anterior.
45
Curso de _Excel I
“Buscar dentro de”…
Esta barra desplegable nos permite buscar dentro de fórmulas, valores o
comentarios.
Reemplazar
Este cuadro busca y reemplaza caracteres en las celdas seleccionadas o en
toda la hoja de cálculo.
A menos que seleccione un rango de celdas, el comando Reemplazar hace una
búsqueda en toda la hoja de cálculo.
Si se selecciona un grupo de hojas, el comando Reemplazar buscará en todas
las hojas del grupo, excepto en los módulos de Visual Basic.
El comando Reemplazar mostrará un mensaje si no encuentra los caracteres
que coinciden.
Los caracteres buscados y los de reemplazo pueden incluir texto, números y
fórmulas o parte de las mismas.
Autocorrección y Ortografía.
Verificar ortografia
Excel cuenta con una herramienta que le permite revisar el texto capturado en
sus hojas de cálculo, incluyendo aquel que se encuentra en los encabezados y
pies de página, comentarios, cuadros de texto, etc.
Si desea revisar el contenido de un rango, deberá seleccionarlo antes de activar
la caja de diálogo “ortografía”. Si lo que desea es revisar toda la hoja, basta con
hacer clic en cualquier celda y utilizar cualquiera de las siguientes opciones:
46
Curso de _Excel I
1. Barra de herramientas estándar, botón
2. Ir al menú Herramientas, ortografía
3. Presionar la tecla F7
Si selecciona más de una hoja, entonces se verifica el contenido de todas las
hojas seleccionadas, incluyendo las celdas ocultas.
Cambiar por
Si dentro de la selección que hizo se encuentran errores ortográficos o bien
palabras que para Excel sean desconocidas, le indicará que esa palabra no se
encuentra en el diccionario y le sugerirá que la cambie por la que considere
apropiada.
Si la palabra que le presenta en “Cambiar por”: no le parece la adecuada, puede
elegir alguna otra de las que se encuentran en el espacio de “sugerencias”, o
bien corregirla usted mismo sin salir de la caja de diálogo y posteriormente
deberá elegir el botón cambiar o bien cambiar todas si esta palabra se
encuentra varias veces dentro de su hoja.
Agregar palabra a
Seleccione el diccionario en el cual desee agregar las palabras que están bien
escritas pero que no se encuentran en el diccionario principal. La primera vez
que usa el comando Ortografía, aparece el diccionario PERSONAL.DIC en la
lista "Agregar palabra a". Este diccionario estará vacío hasta que le agregue
palabras.
47
Curso de _Excel I
Omitir
Cuando usted considera que la palabra es correcta, aunque no sea reconocida
por el diccionario de Excel, puede hacer clic en Omitir para que ésta no sea
modificada.
Omitir todas
Cuando Excel le marque un error en una palabra que se encuentra varias veces
en su hoja y desea que se mantenga tal como está, es recomendable utilizar
esta opción para que la ignore cada vez que la encuentre al hacer una revisión
ortográfica.
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Curso de _Excel I
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Curso de _Excel I
DAR PRESENTACIÓN AL CONTENIDO DE
LOS LIBROS DE TRABAJO
Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán las
herramientas para dar presentación al contenido de los libros de trabajo.
Formato de Celdas
Aplicar formato de celdas
Al aplicar formato el usuario cambia las características de los datos modificando
la presentación de números (distintas categorías), de texto (fuente, estilo,
tamaño, etc), alineación, bordes, tramas (sombreado de celda) y protección de
celdas.
Para aplicar formato a una celda o rango de ellas realice lo siguiente:
1. Seleccione la
celda o rango de
ellas.
2. En el menú
Formato seleccione
Celdas.
50
Curso de _Excel I
Elementos de la ficha Número
3. En la ventana
formato de celdas
seleccione la ficha
4. Cambie los
parámetros
deseados
5. Presione
Aceptar
Categoría
Descripción
General
El formato de número General es el formato predeterminado. En la
mayoría de los casos los datos se muestran tal como son capturados .
Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar
todo el número, el formato General redondea los números con
posiciones decimales y utiliza la notación científica para números
grandes.
Número
Presentación de números en general, permite elegir el número de
decimales, la forma en que se presentaran los números negativo.
Moneda
Define el tipo de moneda (peso, dollar, peseta, libra, etc), presentación
de los números negativos, y numero de dígitos que se van a mostrar a
la derecha del signo decimal.
Contabilidad
Coloca símbolos de moneda, puntos y comas.
Fecha y Hora
Ambos presentan números que representan la fecha y hora en
diferentes formatos.
Porcentaje
Los datos del porcentaje multiplican el valor de la celda por 100 y
muestran el resultado con un símbolo porcentual
Fracciones
Muestra el número de dígitos que necesita representar en fracciones.
Notación científica
Texto
Las celdas de formato de texto son tratadas como tal, aun cuando se
encuentre un número en la celda.
Especiales
Son útiles para hacer un seguimiento de valores de listas en bases de
datos, representa números como código postal, telefónico, del Seguro
51
Curso de _Excel I
Social .
Personalizados
Permite crear formatos, tomado en cuenta el código de formato,
utilizando uno de los ya existentes.
Ficha Alineación
Elementos de la ficha alineación
Alineación del Texto
Horizontal
Cambiar la alineación horizontal del contenido de la celda. De manera
predeterminada, Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y los
valores de error y lógicos en el centro.
Vertical
Cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas. De manera
predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda.
Sangría
Aplica una sangría al contenido de las celdas en el lado izquierdo. Cada incremento
en el cuadro Sangría es equivalente al ancho de un carácter.
Orientación
Establece la proporción de giro de texto en la celda seleccionada. Utilice un número
positivo en el cuadro Grado para girar el texto seleccionado de la parte inferior
izquierda a la parte superior derecha en la celda. Utilice grados negativos para girar
el texto de la parte superior izquierda a la parte inferior derecha en la celda
seleccionada.
Control del Texto
Ajustar
Texto
Reducir
hasta
Ajustar
Ajusta el texto en la celda en varias líneas. El número de líneas ajustadas depende
del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.
Reduce el tamaño de los caracteres de la fuente de forma que todos los datos de la
celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamaño del carácter se ajusta de
forma automática si cambia el ancho de la columna. El tamaño de fuente aplicado
permanece inalterado.
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Curso de _Excel I
Combinar
Celdas
Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola. La referencia de celda de una
celda combinada es la celda de la parte superior derecha del rango originalmente
seleccionado.
Ficha Fuente
Elementos de la ficha Fuente
Opción
Descripción
Fuente
Opción para seleccionar un tipo de fuente o de escritura.
Estilo de Fuente
Cambia el estilo de fuente del texto seleccionado.
Tamaño
Cambia el tamaño del texto seleccionado. Los tamaños disponibles
dependen de la impresora y de la fuente seleccionadas.
Subrayado
Seleccione subrayado para dar formato de subrayado al texto
seleccionado.
Color
Seleccione un color de la lista para cambiar el del texto u objeto
seleccionado.
Fuente
Seleccione la casilla de verificación Fuente normal para establecer el tipo
de fuente, el tamaño y los efectos del estilo Normal.
Normal
Efectos
Seleccione la casilla de verificación Tachado, superíndice o subíndice
para dar formato de al texto o a los números seleccionados.
Vista Previa
Muestra el aspecto que tendrá el contenido de las celdas con las
opciones seleccionadas.
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Curso de _Excel I
Ficha Bordes
Elementos de la ficha Bordes
Opciones
Descripción
Preestablecidos
Conjunto de bordes preestablecidos para formato rápido.
Borde
Conjunto de líneas para personalizar los bordes. Haga clic en un estilo de
línea en el cuadro Estilo y, a continuación, haga clic en los botones
situados abajo y a la izquierda.
Línea
Opción Estilo para especificar el tamaño y el estilo de la línea del borde.
Color
Presenta una gama de colores para el borde.
Ficha Tramas
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Curso de _Excel I
Elementos de la ficha Tramas
Opción
Descripción
Color
Cambia el color del fondo de la selección.
Trama
Cambia el nivel de tejido o solidez del color.
Muestra
Vista preliminar de la apariencia del documento con las opciones
seleccionadas.
Ficha Proteger
Elementos de la ficha Proteger
Opción
Descripción
Bloqueada
Evita que las celdas sean modificadas, desplazadas, cambiadas de tamaño
o eliminadas.
El bloqueo de las celdas no será efectivo a menos que se proteja la hoja.
Oculta
Oculta una fórmula en una celda de manera que no aparezca en la barra de
fórmulas al seleccionar la celda.
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Curso de _Excel I
Formato de Filas
Este comando cambia el alto de las filas seleccionadas,. Es necesario tener la
selección de una fila para que automáticamente este cambio se refleje en las
líneas elegidas.
A continuación las gráficas que se observan le indicará el procedimiento a
seguir:
Seleccione la fila que va a modificar
Seleccione el comando Fila del
Menú formato.
El cuadro de dialogo que a continuación se observa indica que pueden cambiar
la opción del alto de fila..
Formato de columnas
El formato de columnas le permite tener las opciones necesarias para la mejor
vista, distribución y mejor manejo de la información. Dentro del menú Formato
columnas tenemos las siguientes opciones.
56
Curso de _Excel I
Formato Columnas Ancho:
Esta opción cambia el ancho de las columnas seleccionadas, solo es necesario
elegir una celda de una columna, para cambiar el ancho de toda la misma. En
Excel este comando no está disponible si la hoja esta protegida.
.
Formato Columnas Autoajustar a la Selección.
Ajusta automáticamente el ancho de columna con el valor mínimo necesario,
para que se muestre el contenido de las celdas seleccionadas, si posteriormente
se cambia el contenido de la celda se deberá volver a ajustar la selección, es
posible que este comando no este disponible si la hoja se encuentra protegida.
Formato Columnas Ocultar.
Oculta las filas o columnas seleccionadas, este comando no las elimina.
Formato Columnas Mostrar.
Una vez que alguna fila o columna se haya ocultado con este comando volverá a
mostrar lo oculto, se tiene que seleccionar la primera y la última columna visible
para poder mostrar la que está oculta.
Formato Columnas Ancho Estandar.
Definir el ancho de columna predeterminado
1.
Para definir el ancho de columna predeterminado de todas las hojas
de cálculo de un libro, seleccione todas las hojas de cálculo.
2. En el menú Formato, elija Columna y, a continuación, haga clic en
Ancho estándar.
3. Introduzca una nueva medida.
El número que aparece en el cuadro Ancho estándar de columna es el
promedio de dígitos 0-9 de la fuente estándar que cabe en una celda.
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Curso de _Excel I
Formato de hoja de cálculo.
Este comando le permite opciones de formato para su hoja de cálculo tales
como: cambiar el nombre de su hoja e insertar imágenes como fondo.
Formato Hoja Cambiar Nombre.
Este comando le permite cambiar el nombre de la hoja activa, el procedimiento
es el siguiente:
1. Elija con un clic la hoja que desea cambiar el nombre
2. De clic en el comando Cambiar Nombre del menú Formato
3. Cuando el nombre actual de la hoja elegida se seleccione capture el
nuevo nombre para esta hoja.
En la siguiente gráfica le indicará el procedimiento:
Esta es la hoja
De clic en
comando
el
La hoja se
y
selecciona
está lista para
capturar
el
Formato Hoja Ocultar
comando.
Formato Hoja Mostrar
Una vez que se haya ocultado alguna hoja, este comando la(s) vuelve a mostrar.
Pasos que debe seguir para mostrar una hoja oculta
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Curso de _Excel I
1. Elija la hoja que desea ocultar de la pantalla, esta se ocultará
automáticamente cuando elija el comando ocultar del menú formato.
2. Cuando ya no se observe la hoja en el libro activo, De clic en el comando
Mostrar del menú Formato. Y este ejecutará el siguiente cuadro de
diálogo.
3. El cuadro que observa le muestra la(s) hoja(s) oculta(s) que tenga en ese
libro.
4. Tiene que dar clic en la hoja que desea mostrar y dé Aceptar, la hoja
oculta se verá nuevamente en el libro activo.
Formato Hoja Fondo.
Este comando le permite crear una hoja de cálculo con imágenes de fondo para
su hoja.
Siga los siguientes pasos:
1. En la hoja activa De clic en el comando Fondo del menú Formato.
59
Curso de _Excel I
2. En el cuadro que observa a continuación busque algún archivo de
imagen.
3. Una vez localizada la imagen que desea poner de fondo en su hoja, dé
clic en el botón Insertar. La imagen ocupará el fondo de la hoja como
objeto independiente de las celdas, ya que podrá capturar toda la
información en la hoja sin que las imágenes se pierdan.
Si desea eliminar el fondo que usted insertó, solo vuelva a elegir el comando
Fondo del Menú Formato hoja, este comando se convierte automáticamente en
Eliminar fondo.
60
Curso de _Excel I
Autoformatos
Este comando le permite al usuario disponer de formatos establecidos por Excel,
pero es necesario contar con información en la hoja para ejecutar este comando.
Los pasos a seguir son:
Abra su libro de trabajo con la información que desea darle un formato
predeterminado de Excel.
61
Curso de _Excel I
Dé clic en el comando Autoformatos del menú Formato. Le proporcionará el
siguiente cuadro de opciones.
Elija la opción mas adecuada a su documento.
Cuando tome la decisión dé clic en el recuadro que haya elegido y después
oprima el botón Aceptar.
En su documento se reflejará los cambios que usted eligió.
62
Curso de _Excel I
INSERTAR ELEMENTOS DE LAS HOJAS
DE CALCULO
Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán los
procedimientos para insertar elementos en las hojas de cálculo.
Filas, celdas y columnas
Este comando Inserta el número de celdas, filas o
seleccionen.
columnas que se
El procedimiento es el siguiente:
Para insertar toda una fila, columna o celda.
4. Elija el número de fila o columna o celda que desee insertar, la selección
puede ser desde el encabezado de la fila o de la columna o si lo prefiere
desde el área de trabajo
Se debe elegir
desde aquí.
Para el caso de
5. Elija el comando
Insertar.
Si lo prefiere
puede
seleccionar
fila columna o celda según sea el caso del menú
Automáticamente las filas, columnas o celdas seleccionadas se insertarán
desplazando las filas o columnas: para las columnas será el desplazamiento
hacia un lado o hacia abajo en caso de la fila.
Si se ha elegido la fila entonces la columna permanecerá inactiva dentro del
menú hasta que las filas se inserten, lo mismo en caso de que sean las
columnas las elegidas para insertar entonces las filas quedarán inactivas en el
menú.
63
Curso de _Excel I
Nombres
Crea un nombre para una celda, rango, constante o valor calculado que puede
utilizarse para hacer referencia a ellos.
Los nombres sirven para representar un valor o constante que identifique la
secuencia de una función.
Comentarios
Este comando inserta un comentario alusivo en el punto de inserción.
Procedimiento:
Elija la celda en la cual usted quiere hacer referencia a algún comentario de la
misma
Elija el comando comentario del menú Insertar
64
Curso de _Excel I
Se crea un cuadro de texto en el cual se debe capturar la información.
Cuando damos un clic en cualquier parte de la hoja, fuera del comentario que se
estipuló, la celda en donde se encuentra el comentario insertado se define por
una pequeña flecha roja ésta se muestra en el borde superior derecho
Esta es la
flecha roja
que
se
observa
nos indica
en donde
está
el
comentario
65
Curso de _Excel I
CREAR Y DAR PRESENTACIÓN A
GRAFICOS
Objetivo particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán la forma de
crear y dar presentación a los gráficos.
Creación de gráficos
¿Qué es un Gráfico?
Es la representación gráfica de la información de una hoja de cálculo, son
visualmente llamativos y facilitan a los usuarios de comparar, tramas y
tendencias de los datos.
Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en otra. Así
como también, puede publicarlo en una página Web.
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se
generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.
Partes de un Gráfico
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Curso de _Excel I
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se
generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.
Escala de los ejes
Excel genera la escala de los ejes a partir de los datos de las series. Observe en
el ejemplo anterior n el rango va de 0 a 140000, abarcando desde el valor
mínimo y el máximo de las series. Salvo que indique lo contrario, Excel utiliza el
formato de la celda superior izquierda del rango de valores como formato de
número para el eje.
Nombres de categoría
Excel utiliza los encabezados de las columnas o de las filas de la hoja de cálculo
para asignar nombres y valores a los ejes de las categorías.
Nombres de series de datos del gráfico
Excel también usa los encabezados de las columnas o de las filas de los datos
de la hoja de cálculo para los nombres de las series. Estos nombres se muestran
en la leyenda del gráfico.
Marcadores de datos
Los marcadores de datos que tengan la misma trama representan una serie de
datos. Cada marcador de datos representa un número de la hoja de cálculo.
Asistente para gráficos
El Asistente para gráficos crea un gráfico nuevo a través de una serie de cuadros
de diálogo que le permiten definir las características básicas del gráfico
.
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Tipos de gráficos
Los gráficos de Microsoft Excel se basan en 14 tipos estándar, los cuales son:
Área
Barras
Columna
Líneas
Circular
Anillo
Radial
XY (Dispersión)
Superficie
Burbujas
Cotizaciones
Cono, Cilindro y Pirámide
Cada uno de ellos tiene al menos un subtipo como variantes del tipo original. De
esta forma, se puede elegir el más adecuado para la presentación de los datos.
Gráficos incrustados
Los gráficos incrustados se crean como un objeto más en una hoja de cálculo,
utilice gráficos incrustados con informes y otros documentos en los que conviene
presentarlo junto con los datos de la hoja de cálculo.
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Si desea mostrar un gráfico separado de los datos a los que está asociado,
ubíquelo en otra hoja. Esto resulta útil cuando desea utilizar trasparencias de sus
gráficos como parte de una presentación.
Procedimiento para crear un gráfico
1. Seleccione las celdas que contienen los datos.
2. Haga clic
en el icono
del
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3. En el paso 1 del asistente para gráficos seleccione el tipo y subtipo de gráfico
de la ficha estándar, o bien uno de la ficha de tipos personalizados. Haga clic en
siguiente.
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4. Especifique las celdas de la hoja de cálculo que contiene los datos para las
series y los rótulos, Pulse siguiente.
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5. Modifique las opciones del gráfico.
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6. En este paso, decidirá el destino del gráfico. Puede colocar el gráfico como
objeto en una hoja de cálculo o bien en una hoja de gráfico nueva.
7. Finalice el proceso.
Formato de gráficos
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Formato al texto
Es posible cambiar la fuente predeterminada del texto en el gráfico, para esto se
debe realizar lo siguiente:
Seleccione su gráfico
Los cambios realizados se aplican a todo el texto del gráfico.
Para dar formato al texto en un elemento del gráfico, haga doble clic en el
elemento y efectúe los cambios en la ficha Fuentes.
También puede utilizar los botones de la barra de Formato para cambiar el texto
de un gráfico, el tamaño de la fuente, el color de la fuente, la alineación del texto
etc.
Para cambiar la alineación de un texto, por ejemplo para colocar el título del eje
Y verticalmente en lugar de horizontalmente, haga doble clic en el elemento para
que parezca el cuadro de diálogo, seleccione la ficha Alineación y efectúe los
cambios deseados.
Agregar rótulos de datos, títulos y otros elementos a un gráfico
Selección del Gráfico
Usted puede dar diferentes efectos, cambio de fuentes, colores, líneas etc. a su
gráfico seleccionándolo y con doble clic en el gráfico seleccionado las
posibilidades de cambio aparecerán mediante cuadros de opciones en donde
usted podrá darle el formato que desee o bien cambiar el gráfico de su
apariencia totalmente.
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Curso de _Excel I
Procedimiento:
Después de realizar el gráfico sólo debe dar clic en cualquier borde del gráfico y
este se seleccionará para que haga los cambios deseados.
Para agregar o modificar elementos a un gráfico realice lo siguiente:
1.-
Haga clic en
el gráfico.
2.-
Haga clic en Opciones
de gráficos del menú
Gráfico
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3.- Elija la ficha que desee
Opciones de gráfico, realice
cambios y haga clic en aceptar.
de
sus
Curso de _Excel I
Configurar página
Esta opción se aplica a hojas individuales dentro de un libro de trabajo. Cuando
esté trabajando con un grupo de hojas seleccionadas, cualquier cambio que
haga mediante el cuadro de diálogo Configurar página afectará sólo a las hojas
seleccionadas que son del mismo tipo que la hoja activa. Por ejemplo, si es una
hoja de gráfico, los cambios afectarían sólo a las incluidas en el grupo de hojas
seleccionadas.
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Para ver este cuadro de diálogo necesita realizar lo siguiente:
En el menú
Archivo
seleccione
C fi
Se
muestra
el
cuadro de diálogo
Configurar página
Este cuadro de diálogo contiene fichas con las cuales puede preparar las hojas
que desea imprimir, y son las siguientes:
Página: Controla la orientación de la página, la escala, el tamaño del papel, la
calidad de impresión y el número de la primera página.
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Márgenes: Controla los márgenes de las páginas, de los encabezados, de los
pies de página, el centrado vertical y horizontal.
Encabezado y pie de página: Seleccione un encabezado o un pie de página
entre los incorporados. También puede personalizar los encabezados y pies de
página.
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Hoja: Controla el área y los títulos de impresión, el orden de las páginas, la
impresión en blanco y negro, la calidad de borrador, la impresión de notas de
celdas, líneas de división de celdas, así como los encabezados de filas y
columnas. La ficha Hoja se muestra si la hoja activa es una hoja de cálculo o una
de macros.
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Gráfico: Controla el tamaño, el color y la calidad final de los gráficos impresos.
La ficha Gráfico aparece solamente si la hoja activa es una hoja de gráficos.
Vista preliminar
Presenta cada página de la manera como se verá cuando esté impresa. La barra
de estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla muestra el número
de página actual y el número total de páginas de la hoja seleccionada.
Para tener una Vista preliminar de un grupo de hojas lo puede hacer de dos
formas, las cuales son:
1.- Haga clic en el
botón
Vista
preliminar
de
la
2.- En el menú Archivo
seleccione
Vista preliminar
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Curso de _Excel I
La forma en que las páginas aparecen en la ventana de presentación preliminar
puede variar dependiendo de las fuentes disponibles, la resolución de la
impresora y los colores disponibles.
Si la hoja de cálculo contiene un gráfico incrustado, la Presentación preliminar
mostrará tanto la hoja de cálculo como el gráfico. Antes de usar la presentación
preliminar, puede mover o ajustar el tamaño del gráfico arrastrándolo.
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La vista preliminar de una hoja se muestra con las siguientes opciones:
Siguiente: Muestra la siguiente página. También utilice las barras de
desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de las páginas
preliminares mientras se encuentre en presentación de página completa.
Anterior: Muestra la página anterior. También puede usar las barras de
desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de las páginas
anteriores mientras se encuentre en presentación de página completa.
Zoom: Alterna entre una vista ampliada y una vista de página completa. El zoom
no afecta el tamaño de impresión. Hacer clic con el botón del mouse en
cualquiera de las hojas es equivalente a elegir el botón “Zoom”. Use las barras
de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de la
página en presentación de página completa.
Si desea trabajar con una hoja seleccionada en una escala diferente de
ampliación, pero no en la ventana preliminar, elija el comando Zoom del menú
Ver y seleccione un porcentaje. Esto no afectará el tamaño de la página impresa.
Imprimir hoja
Imprimir: Al hacer clic en este botón se muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
Si elige el botón “Vista previa” del cuadro de diálogo Imprimir, se imprimen las
páginas en presentación preliminar.
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Configurar: Al hacer clic en este botón se muestra el cuadro de diálogo
Configurar página, el cual ya vimos anteriormente.
Márgenes: Activa o desactiva los cuadros para los márgenes de página,
encabezados y pies de página, ancho de columnas. Arrastrar los cuadros es una
forma fácil de ajustar los márgenes o los anchos de las columnas. Si el
controlador de la impresora no permite que se imprima en el borde de la página,
es posible que no pueda mover los cuadros a dicho lugar. Cuando arrastra un
cuadro, la dimensión de dicho elemento se muestra en la barra de estado.
Notas:
Si usted mantiene presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras hace clic en el
botón Preliminar, funciona como el botón Imprimir.
Para ver determinadas páginas, elija el comando Imprimir, especifique el rango
de impresión en los cuadros Desde y Hasta, luego elija el botón Preliminar.
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