Documento 868551

DESARROLLO DE ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS
Código: FOR-GA-83/Versión 2
IDENTIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD PEDAGÓGICA
PROGRAMA DE FORMACIÓN
UNIDAD DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD
OBJETIVOS
SECRETARIADO GERENCIAL - ASISTENTE ADMINISTRATIVO II-A
TECNICAS DE OFICINA Y ARCHIVO
ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS. SISTEMAS DE ARCHIVOS. NUMÉRICO/ GEOGRÁFICO/
CRONOLÓGICO.

Conocer la administración y archivo de documentos dentro un sistema, su continuidad y registro
de acuerdo a la clasificación de archivos numérico, geográfico, cronológico.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
ACTIVIDAD TEORICA
SISTEMAS DE ARCHIVOS. NUMÉRICO/ GEOGRÁFICO/ CRONOLÓGICO.
Consiste en asignar un número a cada persona, entidad o asunto que genera documentos de interés para la empresa. Dicho número
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ARCHIVO NUMÉRICO
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identifica la carpeta donde se archivan en orden cronológico todo el documento relativo a esa persona, entidad o asunto.
Ventajas
Ø
Identificación rápida en secuencia de los documentos; esto permite localizar más rápidamente los documentos codificados.
Ø
Evita la duplicación, pues todas las carpetas tienen unos números diferentes.
Ø
Permite la expansión permanente del archivo, añadiendo números adicionales.
Ø
Su carácter es ilimitado.
Ø
Lectura rápida.
Ø
Exactitud.
Ø
Carencia de dudas o errores.
Ø
La falla de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.
Desventaja
Ø
La localización del documento clasificado resulta difícil si no se reconoce el número.
Ø
Es necesaria una guía de confección de localización.
Ø
Necesita un índice.
Ø Posibilidades de intercambiar números.
Ø
Obliga a conocer la fecha del documento.
Ø
Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.
Organización
Sistema numérico es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión.
Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
Ø El tarjetero índice.
Ø El registro de números asignados.
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Ø El archivo alfanumérico misceláneo.
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Ø Al archivo principal.
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En el archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos.
Ejemplo: Carpeta 25 José Torre.
1ª. UNIDAD
2ª. UNIDAD
3ª. UNIDAD
25
JOSE
TORRE
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De igual manera, se pueden combinar varios sistemas de archivo. Ejemplo:
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ARCHIVO GEOGRÁFICO
Consiste en la ordenación de todos los documentos por grupos que corresponden a las zonas geográficas.
Dentro de cada grupo se sigue, entonces, el orden alfabético.
Ventajas
Ø Permite ordenar la documentación en grandes grupos de acuerdo con las zonas geográficas, lo que hace manejable el archivo muy
extenso.
Ø Disminuye la posibilidad de errores
Ø Facilita la localización de documentos.
Ø Método sencillo
Ø La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables, de acuerdo con la población, provincia y comunidad.
Ø No necesita ni índices ni fichas complementarias.
Ø Es muy útil para las empresas que disponen de una organización geográfica o por zonas.
Desventaja
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Ø Puede combinarse con otros criterios como el numérico o cronológico.
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Ø Es un método abierto que permite la ampliación.
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Ø Además del nombre se debe trabajar con un dato extra.
Ø Requiere el uso de un tarjetero de ordenación alfabética.
Ø Como está derivado del alfabético hay que designar la ordenación para los nombres compuestos, y requiere que se deje una marca
cuando se toman los documentos.
Ø No resulta adecuado para archivos voluminosos.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS
Todo archivo geográfico consta de tres elementos importantes:
1) Un archivo principal:
Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas.
b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas.
2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a) Auxiliar:
Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal:
(1) La GUIA ALFABETICA
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3) Un mapa, una guía, un visocontrol, etc:
Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.
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También encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes
organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han
organizado geográficamente.
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(2) La GUIA DEL PAIS
(3) La SUBGUIA DE CIUDAD
(4) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE
(5) La CARPETA DE VARIOS
el índice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organización, para determinar la primera y la ultima letra del índice.
2) organización del tarjetero auxiliar
Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabético, sin tener en cuenta las ciudades o piases, como si se estuviera
organizando un archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve para ubicar la clientela.
Departamento, estado o provincia, ciudad y nombres: esta subdivisión se organiza así:
Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guia principal, que puede ser en Colombia. el departamento de:
BOLIVAR
enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDAES o pueblos. En Colombia, en el departamento de Bolívar, la capital es CARTAGENA.
luego viene la CARPETA INDIVUDUAL del cliente, donde se depositen los documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabético,
por ejemplo
c) Ciudad o pueblo y nombres: es la subdivisión mas sencilla de este grupo porque solo consta de:
Página
finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MICELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes
que no justifiquen la apertura de carpeta individual.
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UMAIMA HADRA & HNOS. LTDA
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GUIA DE CIUDAD o pueblo o guía principal
CARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes.
CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Dentro de esta se ubican, en estricto orden alfabético orden alfabético, los documentos de los
clientes que no justifican apertura de una carpeta individual, dentro de los documentos de cada cliente debe existir un orden cronológico.
El índice será el nombre del departamento, estado o provincia, de acuerdo con la división política correspondiente.
d. Distribuir
Distribuya los documentos o las tarjetas por países y ciudades y pueblos, y forme grupos.
Dentro de cada país o estado agrupe las tarjetas o los documentos por ciudades o pueblos, y dentro de cada ciudad ordénelos por su nombre
de acuerdo con la palabra subrayada o clave.
e. Archivar
Organice alfabéticamente los documentos y las tarjetas y ubíquelos detrás de las subguías correspondientes.
Legajo
Americana de eventos
5. NORMAS PARA CONSULTAR EL ARCHIVO
La búsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los objetivos básicos del archivo. Para que ella resulte fácil,
siga estas sencillas normas:
Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:
a. Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre del cliente:
d. Busque la carpeta individual del cliente o la tarjeta solicitada:
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c.Localice la subguía de la ciudad correspondiente:
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b. Localice la guía del país al cual pertenece:
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e. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una guía de Afuera o Sustitución.
SISTEMAS DE ARCHIVO CRONOLÓGICO
El control cronológico o Auxiliar de Vencimientos, es un sistema que consiste en ordenar los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de
sus fechas.
La finalidad de este control es la de emplear las fechas como guías en el manejo de cierta clase de asuntos, a través de la combinación de
nombres (meses) y números (fechas). Puede aplicarse independientemente del sistema de archivo que se tenga en la empresa.
Para aquellos documentos que se controlan por fechas como:
Las letras, pagarés, cuentas de cobro, para el caso de departamentos de crédito o cartera, la base de ordenamiento en este archivo es la
fecha teniendo en cuenta años, mes, día.
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En casos especiales se puede programar con base en quinquenios (5 años), cuatrienios (4 años) y bienio (2años). En estos casos la guía
será la mayor unidad de tiempo.
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ARCHIVADOR Y TARJETERO
Según las necesidades de la empresa el archivador cronológico puede estar compuesto de:
o
Un archivador y su tarjetero
o
Un clasificador de fuelle y su tarjetero
GAVETA ORGANIZADA PARA CONTROL CRONOLOGICO
Los meses constituyen las guías principales y las fechas subguías.
Una vez vencida la fecha deben cambiar de posición, así:
1. terminado junio esta guía pasa al final de la gaveta detrás de mayo.
2. Vencido el primero, esta subguías pasa detrás del 31.
3. En esta forma, las guías y subguías quedan ordenadas para el mes siguiente.
4. Detrás de cada subguías se coloca la carpeta con los documentos que vencen en dicha fecha, sin tener en cuenta el nombre del
cliente. Lo que interesa es la fecha en que se debe recordar el cumplimiento de una obligación: pagos, cobros, etc.
CARPETA Y LEGAJO
La carpeta va marcada en la pestaña con la fecha de vencimiento: día, mes, año.
o
La forma acostumbrada para escribir las fechas es el números arábigos, indicando primero el día, luego el mes y por ultimo el año.
Ejemplo: Si el vencimiento es en enero 20 de 1985, se escribe: 20.01.85
El legajo se marca con el nombre o nombres de los clientes cuyos documentos contenga, y la fecha de vencimiento.
ORGANIZACIÓN
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o
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Siempre deben escribirse dos dígitos para cada división de la fecha.
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El proceso para organizar un archivo cronológico es el siguiente:
o
Colocar guía principal (mes) en tercera posición
o
Colocar subguías en diferentes posiciones. Si las subguías corresponden a las fechas (del 1° al 31), habrá una carpeta para cada
fecha y se pueden colocar escalonadas.
o
Cada mes vencido va al final de la gaveta
o
Cada día vencido pasa al mes siguiente, siempre detrás del anterior
CLASIFICADOR DE FUELLE Y SU TARJETERO
El archivador de fuelle o Acordeón por su fácil manejo es muy utilizado para el control de vencimientos. Consta de dos tapas de cartón
resistentes, divisiones de cartulina unidas por la base con tela plegable que abre en forma de acordeón. Puesto que en cada archivador o
fuelle solo se puede controlar los documentos de un mes deberá marcarse en la tapa con el nombre del mes.
Para su utilización, realice los siguientes pasos
o
Con una etiqueta marque el clasificador con el nombre del mes.
o
Coloque en los compartimientos del clasificador, marcados con las fechas del mes, los documentos en las respectivas fechas de
vencimiento.
o
Elabore el fichero para cada cliente, en la misma forma que se hacen para el archivo Auxiliar de Vencimientos.
PROCEDIMIENTO Y CONSULTA PROCEDIMIENTO EN UN CONTROL DE VENCIMIENTOS
Para llevar un control de vencimientos proceda en el siguiente orden:
Subrayar o escribir a la derecha en la parte superior del documento la fecha de vencimiento.
o
DISTRIBUIR: separar los documentos en grupos y por fechas de vencimiento.
o
ARCHIVAR: colocar los documentos en las carpetas con las fechas respectivas.
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o
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MARCAR
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o
INSPECCIONAR: con la debida anticipación, tomar del archivo los documentos para gestionar su cobro, su pago, préstamo o
cualquier otro cumplimiento.
CONSULTA EN UN CONTROL DE VENCIMIENTO
a. Localizar el nombre en el tarjetero detrás dela guía alfabética si se pregunta por fechas de documentos de determinado cliente.
b. En el archivador o clasificador de fuelle:

Detrás de la guía principal en primer plano, localizar la subguías correspondiente a la fecha.

Localizar la carpeta detrás de la subguías

Localizar el documento dentro de la carpeta

Sacar el documento
PROCEDIMIENTO PARA MANEJAR UN CONTROL DE VENCIMIENTO
Teniendo en cuenta el sistema de administración que tenga establecido la empresa para el control de esta clase de compromisos se toman
del archivo los datos o documentos requeridos con la debida anticipación para ejecutar las acciones pertinentes.
En esta forma, los vencimientos a favor de la empresa pueden recordarse a los clientes con algunos días de anticipación. Algunas empresas
envían a sus clientes notas de cobro por correo lo que requiere hacer este trámite con varios días de anticipación al vencimiento de sus
obligaciones. Igualmente las obligaciones a cargo de la empresa pueden gestionarse con uno o dos días de anticipación para su pago en la
fecha oportuna.
ACTIVIDAD
Análisis y discusión sobre temas preestablecidos.
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Práctica
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Conceptualización, generalización y/o definición.
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TALLER - EJERCICIO.
Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres;
Granero los 3 postes, carpeta 16 de Carlos Gutiérrez, Almacén 3 colores, Ferretería los 2 hermanos, carpeta 10 de Pablo
Gómez.
RECURSOS Y EQUIPOS REQUERIDOS
TABLERO MARCADOR BORRADOR VIDEO BEAM COMPUTADOR ARCHIVADORES MUEBLES DE ARCHIVOS
BIBLIOGRAFIA
http://www.slideshare.net/ProfesoresdeEdcComercial/archivos-4723865
http://www.slideshare.net/johanaDEgiraldo/diapositivas-archivo-sistema-cronologico
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http://geographyfiling.blogspot.com/