Precisiones envío de archivo

Precisiones para el envío del archivo con la información
de los alumnos inscritos y reinscritos a través del
Programa de Administración y Control Escolar
México, D. F., a 18 de octubre de 2012
DIRECTORES Y DIRECTORAS DE ESCUELAS
PREPARATORIAS PARTICULARES INCORPORADAS.
Con referencia al oficio número DOF/3369 de fecha 21 de septiembre de 2012, y derivado de las
diversas consultas que se han recibido en el Departamento de Control Escolar referentes al envío
del archivo con la información de los alumnos inscritos y reinscritos a través del Programa de
Administración y Control Escolar (PACE), por parte de las instituciones educativas que cuentan con
un sistema propio de control escolar, se hacen de su conocimiento las siguientes precisiones:
1. Registrar en el archivo sólo los datos requeridos en el Layout establecido, no asentar
información que no se especifique en el mismo y respetar la longitud máxima del tipo de dato
solicitado.
2. Registrar el número del acuerdo de incorporación (RVOE) que se encuentra vigente, y que
ampara la inscripción de los alumnos registrados.
3. En el campo número 2 “Ciclo escolar”, registrar el año de inicio del ciclo escolar de la
información que se reporta, en el caso del ciclo escolar 2012 – 2013, únicamente se debe
asentar 2012.
4. En el campo número 3 “Subciclo escolar”, se debe registrar el número de semestre,
cuatrimestre o trimestre según corresponda, por ejemplo, si el plantel imparte el plan de
estudios de forma cuatrimestral, el número de cuatrimestre que corresponde es 1, toda vez
que a lo largo del ciclo escolar lleva a cabo 3 procesos de inscripción y reinscripción, en el
siguiente esquema se verifica lo anterior.
Organización
Curricular
Número de Subciclos en el Ciclo Escolar
Semestral
1
Cuatrimestral
Trimestral
2
1
1
2
2
3
3
4
5. Verificar que no existan CURPs duplicadas, toda vez que al momento de enviar el archivo
por el PACE, éste las detectará y no permitirá la recepción de la información.
6. Las CURPs de los educandos deben registrarse a dieciocho dígitos, cuando el educando no
cuente con la CURP, deberá registrarse una provisional.
7. En los campos “Fecha de inscripción” y “Fecha de nacimiento”, se debe registrar la fecha en
el formato dd/mm/aaaa, por ejemplo: si el alumno nació el 4 de mayo de 1992 deberá
registrarse 04/05/1992.
Precisiones para el envío del archivo con la información
de los alumnos inscritos y reinscritos a través del
Programa de Administración y Control Escolar
8. Para los educandos a los que no se les otorgó beca, en el campo “Porcentaje de Beca” se
deberá registrar 0 (cero).
9. En el supuesto de que el archivo se genere a partir de Excel:
a) No dejar celdas en blanco.
b) Una vez concluido el registro de la información que se establece en el Layout, borrar
el encabezado, asimismo verificar que todas las celdas tengan el formato de “Texto”.
c) En caso de modificación o integración de nueva información, realizar los cambios en
el archivo original y verificar que todas las celdas tengan el formato de “Texto”.
d) Guardar el archivo con la extensión *.csv, seleccionando la opción “delimitado por
comas”.
e) Se adjunta al presente un ejemplo de como debe quedar registrada la información en
el archivo en Excel, para crear el archivo con la extensión *.csv.
Las observaciones, dudas o comentarios deberán enviarse vía correo electrónico a la cuenta
[email protected].
Sin más por el momento, aprovecho la ocasión para enviarles un cordial saludo.
ATENTAMENTE
DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR
Precisiones para el envío del archivo con la información
de los alumnos inscritos y reinscritos a través del
Programa de Administración y Control Escolar
Ejemplo de registro de la información en el archivo en Excel.
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PEREZ
PIDAL
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PINTO
POLA
POSADA
PONCE
POZA
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JUAN
LUIS
JOSE
HUGO
MANUEL
ANDRES
CARLOS
JORGE
JAIME
ADAN
ADRIAN
HUGO
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20/09/1993
03/10/1995
15/12/1993
30/06/1990
28/07/1994
06/03/1999
23/08/1997
17/01/1995
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