Plataforma de Contenido Empresarial

FICHA DE REGISTRO DE TRABAJOS
Nombre del trabajo
Elija el tipo de participante
Categoría en la que
se inscribe el trabajo
Elija la temática en la
que participa el
trabajo
En el trabajo
participa(n)
Fecha de inicio de
instrumentación del
trabajo:
1. Objetivo del trabajo:
Institución pública
Federal
Mejora de servicios públicos
Una institución
Nombre de la Institución (sin siglas)
Especificar el nivel
Plataforma de Contenido Empresarial
Petróleos Mexicanos
Federal
2010-10-04
Contar con una Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y
Filiales, con un Modelo de Organización de la Información (MOI), único y universal, para la clasificación y catalogación
documental; un Marco de Gobierno de Gestión de CE y una arquitectura de servicios única, así como formar a un
grupo de especialistas internos en PEMEX en el manejo de la herramienta tecnológica, para estar en condiciones de
solventar la asociación del soporte de contenido a los procesos del negocio, en atención a sus áreas usuarias, de
manera efectiva y eficiente, para dar cumplimiento a las leyes y a la normatividad interna de PEMEX, de acceso a la
información, rendición de cuentas y protección de datos personales.
2. Sinopsis del trabajo (antes de llenar este campo, revise el campo 4.11), referente a los anexos:
Antecedentes
Petróleos Mexicanos, a través de la Dirección Corporativa de Tecnología de Información y
Procesos de Negocio (DCTIPN), desarrolló la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), para la
atención de los requerimientos de gestión de documentos electrónicos de Pemex (Petróleos
Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Filiales). Para ello, se ejecutó un proyecto que involucró a
las áreas normativas y consumidoras de información, para establecer un Modelo de Organización
de Información (MOI), Gobernabilidad y los servicios de ingesta y consulta.
Documentos anexos:

KickOff 201107071100.pdf
Alcance y desarrollo del Proyecto Plataforma de Contenido Empresarial (PCE)
Para asegurar el cumplimiento del Proyecto en sus alcances, se estableció una administración de
proyecto, que permitió dar seguimiento puntual al mismo. Considerando, asimismo, que el recurso
humano es uno de los más valiosos con los que cuenta Pemex, se estableció una estrategia para
la Gestión del Cambio, tanto en el equipo del proyecto (Pemex y proveedor), como con los
usuarios finales y el personal de las diferentes áreas de la DCTIPN, y así poder abarcar a toda la
Organización.
Documentos anexos:
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PCE Reporte Semanal.pdf
Invitacion Taller Vision y fortalecimiento.jpg
Invitacion Taller Generando Sinergia.jpg
Invitacion 1 desayuno _20110818.jpg
Invitacion 2 desayuno _20110913.jpg
Invitacion 3 desayuno _20111020.jpg
1 Centros con mensajes.jpg
2 Centros con mensajes.jpg
3 Centros con mensajes.pdf
Boletin Agosto 2011.jpg
Boletin Septiembre 2011.jpg
Boletin Octubre 2011.jpg
Boletin Noviembre 2011.jpg
Boletin Diciembre 2011.jpg
PCE_Planeacion_Matriz_Analisis_Actores_Involucrados_v1 0_20110608.pdf
PCE_Planeacion_WBS_v1.0_20110523.pdf
Servicios y productos de la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE)
Para cubrir las necesidades de la automatización de los procesos del negocio, y poder hacer
crecer la PCE de una manera ordenada y orquestada, reutilizando los documentos para generar la
administración del conocimiento (knowledge management, por su descripción en inglés), se
generaron los Servicios de Información, que son la interfase, tanto nativa como en su versión de
SOA, con los que las diferentes áreas de la DCTIPN podrán cubrir los requerimientos de los
usuarios de Pemex. La plataforma está apoyada en los productos de clasificación y catalogación
que ofrece el Modelo de Organización de la Información (MOI), garantizado con un Marco de
Gobierno de CE, para la atención y maduración de la herramienta.
Documentos anexos:
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Taller Entendimiento PCE.pdf
Resumen Elementos del MOI.pdf
PCE GUIA SERVICIO CONSULTA.pdf
Procedimiento para establecer la conexion a la consulta de PCE.pdf
XenAppWeb.zip
Guia de Operación de Ingesta.pdf
NOTA: Para realizar la consulta documental de la liga establecida en el punto 48.
http://lrb2s05.pemex.pmx.com:9080/citaad/, es necesario instalar el componente Citrix
XenApp, que se encuentra en el apartado de archivos anexos. Dentro de dicho apartado, se
encuentra el procedimiento para instalar el producto.
3. Resultados:
Petróleos Mexicanos, a través de la Dirección Corporativa de Tecnología de Información y Procesos de
Negocio (DCTIPN), desarrolló la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), administrada por la Gerencia
de Inteligencia de Negocio, para materializar los esfuerzos que ha venido haciendo para la automatización
del Sistema de Gestión por Procesos (SGP).
Para resolver los principios de transparencia y acceso a la información, en todas la áreas de la industria
petrolera nacional, a través de la administración documental, la DCTIPN, desarrolló e implementó, para
Petróleos Mexicanos, sus Organismos Subsidiarios y Filiales lo siguiente:

Modelo de Organización de la Información (MOI).
Bajo este modelo, se desarrollaron las herramientas para clasificar y catalogar los documentos, estableciendo las
bases para relacionar, compartir y evitar la duplicidad documental, para la ejecución de la Gerencia de Inteligencia de
Negocio, área administradora de la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), y así homologar y mantener el
crecimiento ordenado, del volumen de documentos, mediante:
Taxonomía Corporativa. Es la herramienta clasificatoria que agrupa información (documentos), de la industria
petrolera federal, conforme a sus características temáticas, favoreciendo la generación de conocimiento y permitiendo
la fácil localización de los documentos de la Organización.
Modelo de Catalogación Documental. Este instrumento presenta, mediante la creación de tipos documentales, las
distintas formas en que está plasmada la información. Los tipos documentales se derivan de los documentos que se
generan en las funciones desarrolladas por los órganos de la organización, mediante la determinación de los
elementos informativos, que permiten identificar un documento y a su vez establecer los puntos de acceso (opciones
de búsqueda) que van a permitir su recuperación.
Ciclo de Vida de la Información. Consiste en un conjunto de etapas por las que pasan los documentos y ayuda a
determinar qué información es importante y por cuánto tiempo lo es, manteniendo así la información crítica siempre
disponible. La característica esencial que hace que un documento pase de una etapa a otra, dentro de su ciclo de
vida, es su “valor de uso”, esto basado en reglas o políticas que definen el estado de la información. Este enfoque, es
desde el punto de vista de la administración de los documentos digitales como recursos informáticos, no desde lo
establecido para los expedientes y la Ley de Transparencia y la Ley de Archivos.

Marco de Gobierno de Contenido Empresarial (CE).
Al implementar un modelo para el gobierno de la plataforma de CE, en la Dirección Corporativa de Tecnología de
Información y Procesos de Negocio (DCTIPN) de Pemex, se garantiza el crecimiento ordenado de las herramientas
que atenderán las necesidades de servicios de información hacia la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), así
como la adecuada atención de los usuarios que accedan a la plataforma, mediante la orquestación de los roles
funcionales que tienen, por el ámbito de su competencia, las diferentes áreas de operativas de la DCTIPN. Por otro
lado, establece el proceso de maduración, tanto de la capa del modelo documental (MOI), como de la capa de
infraestructura tecnológica (core fundation). Con ello, la DCTIPN, puede administrar sus recursos, informáticos y
humanos, para evitar el surgimiento de iniciativas de naturaleza aislada, inconsistencias en las aplicaciones,
duplicidad de esfuerzo y disminución de la dependencia en recursos técnicos.

Plataforma base de Gestión de CE "Core Foundation".
Se diseñó e implementó la Arquitectura del Servicio, basada en la funcionalidad de EMC Documentum para
administrar y conservar los documentos u objetos electrónicos, generados o recibidos, que aseguran la identidad e
integridad de la información que se generan en el desarrollo de los procesos operativos del negocio. Establece una
Infraestructura Tecnológica ágil que promueve la reutilización a través de los principios de una Arquitectura Orientada
a Servicios (SOA, por sus siglas en inglés). Contiene las definiciones hechas en el Marco de Gobierno de CE, así
como en el Modelo Organización de la Información (MOI), dando como resultado una plataforma que da
aseguramiento en el cumplimiento de los requerimientos normativos y regulatorios, tanto internos como federales.
Utilizando las mejores prácticas internacionales en la administración de contenido empresarial, así como la
experiencia generada por los especialistas de la Organización, se diseñó una Arquitectura del Servicio, que permitirá
su crecimiento controlado, orquestado y regional, bajo un mismo modelo lógico.

Servicios de Información de CE.
Se diseñó e Implementó un esquema en una capa de servicios de interacción con la Plataforma de Contenido
Empresarial (PCE), que consiste en el uso de funcionalidad nativa del producto (EMC Documentum), así como los
desarrollados sobre una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA, por sus siglas en inglés), los que son utilizados
como base de gestión de Contenido Empresarial (CE). Los servicios SOA construidos, se basan en un modelo
escalable cuya premisa es la desagregación de la implementación de una o varias aplicaciones en servicios
independientes y reutilizables. Hace uso de diferentes protocolos y especificaciones, que son estándar en la industria
de TI y facilita la integración de sistemas en plataformas diferentes de la Organización. Contiene componentes que
encapsulan una función de administración de contenido (ingesta o consulta) y funcionan de manera autónoma. En
esta capa de servicios, se utilizaron metodologías, mejores prácticas y estándares de diseño, soportados en la capa
de infraestructura tecnológica, para ser explotados por las áreas de desarrollo de soluciones, de la Dirección
Corporativa de Tecnología de Información y Procesos de Negocio (DCTIPN), en coordinación con el área
administradora de la plataforma.

Estrategia de Gestión del Cambio.
Uno de los elementos que se ha establecido como diferencial de éxito, es la gestión del cambio, basado en una
estrategia que sensibilizó tanto a los miembros del proyecto durante su desarrollo, como a las diferentes áreas de la
DCTIPN en la prestación de los servicios y a los usuarios finales, consumidores de los servicios ofertados, acerca de
la necesidad del cambio, comunicando asiduamente el nuevo estado de las cosas, motivando a la acción,
consolidando el nuevo equilibrio y optimizando, hasta el momento, el periodo de adaptación a las nuevas formas de
trabajo de la organización, logrando minimizar la pérdida de la productividad y maximizando el aprovechamiento de
los recursos disponibles.
Alineación a los Objetivos Estratégicos de Petróleos Mexicanos.
La Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), a través de los servicios expuestos para permitir la clasificación,
catalogación y exposición y consulta documental, se encuentra alineada con los siguientes objetivos estratégicos de
PEMEX:








Maximizar el valor económico agregado.
Contribuir al desarrollo sustentable.
Satisfacer con calidad las necesidades del cliente.
Mantener la Plataforma de producción a costos competitivos.
Fortalecer la infraestructura para el suministro eficiente del mercado.
Maximizar el valor de la función comercial.
Incrementar eficiencia y mejorar la coordinación operativa.
Implementar un modelo de gestión orientado a procesos de negocios.

Cumple con la normatividad vigente, del Decreto de Austeridad.
La plataforma ha sentado las bases para institucionalmente dar respuesta oportuna a los requerimientos
documentales, que como sujeto obligado tiene Petróleos Mexicanos, así como sus Organismos
Subsidiarios y Filiales, a los requerimientos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental, la Ley de Protección de Datos Personales, Ley Federal de Archivos, Sarbanes
Oxley, Auditoría Superior de la Federación, Secretaría de la Función Pública, entre otros, ya que administra
los documentos que dan testimonio de los actos administrativos, y por lo tanto, los sujetos de revisión y
auditoría, así como cumplimiento a los programas del Gobierno Federal en materia de transparencia y
rendición de cuentas, en atención a los artículos 6º y 8º Constitucionales: Derecho a la información (que
genera o posee el gobierno); Derecho de petición (información contenida en documentos);
respectivamente.
Otros programas que se ven atendidos, son los de gobierno digital y ahorro de papel y consumibles
utilizados en la reproducción de documentos por impresión y copia.
Alineación a la estrategia de la DCTIPN.
Los servicios que surgen de la PCE, proporcionan soluciones en la gestión y administración documental, y están
completamente alineados a la estrategia de la DCTIPN, ya que esta solución está orientada en dar los servicios de TI
que sus clientes internos y externos están requiriendo y además lo hará de una manera en que se reducirán los
costos de Operación y de Administración.
Con esta acción, PEMEX tendrá los recursos estratégicos necesarios para sacar el máximo partido de las nuevas
aplicaciones de Contenido Empresarial, ya que:
 Contribuirán a maximizar el valor económico agregado de PEMEX.
 Habilitarán una arquitectura abierta basada en estándares que facilitaran un rápido desarrollo de nuevas
aplicaciones de negocio.
 Incrementarán la productividad de los empleados.
 Permitirán la gestión unificada de todos los Procesos del negocio de PEMEX.
 Simplificarán los recursos necesarios con la posibilidad de tener una única infraestructura para múltiples
aplicaciones.
 Aumentarán la integración de sitios remotos y sucursales con la posibilidad de utilizar todas las aplicaciones de
PEMEX sin tener que invertir en infraestructura adicional.
 Ofrecerán un servicio excepcional a los clientes de PEMEX.
Aplicaciones funcionales migradas
El alcance de la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), en su etapa de proyecto, abarcó la migración de dos
administradores documentales, que se encontraban en plataformas diferentes, con diferente clasificación y
catalogación, así como con funcionalidades que permitieron consumir los servicios de información nativos de la
herramienta electrónica (EMC Documentum), y los Servicios SOA, generando la experiencia suficiente en la
Organización para futuras implementaciones.
Iniciativa
Cantidad de documentos
Tamaño Promedio de documentos
Disco Duro usado
Seguridad
Iniciativa
Cantidad de documentos
Pemex Refinación, Sistema de Administración Documental
(CITAAD)
5.5 millones
48 KB
1.2 TB
Usuarios nombrados
534 usuarios de consulta
250 usuarios de ingesta
Pemex Exploración y Producción, Administración de Datos e
Información Técnica de Exploración y Producción, @DITEP
325,000
Tamaño Promedio de Documentos
Disco Duro usado
Seguridad
20 MB
4.06 TB
Directorio Activo (SSO)
844 usuarios de consulta
22 usuarios de carga
Los siguientes pasos para la plataforma, están encaminados a seguir migrando bases documentales,
catalogando y clasificando el contenido, conformar las nuevas versiones de la herramienta de control
archivístico, con una concepción global, proponiendo para ello el uso de la PCE en la administración de
expedientes y su automatización, así como hacer universal los servicios modelados de ingesta y consulta,
en la automatización de los procesos del negocio.
4. Contenido y estructura del trabajo (llene sólo los rubros que apliquen a su trabajo). En caso de que considere que algún rubro
no aplica a su trabajo, por favor escriba “No aplica”.
Requisitos
Descripción
Petróleos Mexicanos (PEMEX) definió desarrollar la iniciativa de la Plataforma
Tecnológica Base (PTB) para lograr la estandarización e integración de las
múltiples iniciativas ya implantadas de soluciones de Gestión de Contenido
Empresarial (CE) que operaban de forma aislada y en diferentes plataformas,
contemplando lineamientos metodológicos y técnicos heterogéneos para el
desarrollo y configuración de componentes de Gestión de CE.
Durante 2006 y 2007 se reorientó el Modelo de Administración por Procesos hacia un
enfoque centrado en los procesos principales de la industria, conocidos también como
Cadena de Valor, que permitiera generar economías en los procesos comunes a toda la
organización. A este esfuerzo se le denominó Sistema de Gestión por Procesos (SGP), con
tres estrategias fundamentales:
 Redefinir el Catálogo de Procesos, focalizando su atención en la Cadena de Valor del
Negocio y orientándolo a los Clientes.
 Aplicar un nuevo modelo de gobernabilidad de procesos mediante la creación de un
4.1. Diagnóstico (descripción Grupo Directivo y del Grupo de Gestión del Sistema de Gestión por Procesos.
de la situación original o
estado de la cuestión que
pretende transformar el
trabajo).
 Habilitar una Plataforma de Procesos PEMEX que soporte los procesos de la Cadena
de Valor del Negocio.
Actualmente existen múltiples iniciativas ya implantadas de aplicaciones de Gestión de CE
que operan de forma aislada. Estas aplicaciones no se encuentran homologadas, y si bien
existen coincidencias en las herramientas utilizadas, el universo de ellas es muy vasto, ya
que existen instalaciones de otras aplicaciones de Gestión de CE, inclusive desarrolladas
por PEMEX, lo que imposibilita a la Organización a especializar personal y mantener tantas
herramientas para resolver un problema común.
Derivado de lo mencionado, es que la Organización determinó homologar la herramienta de
uso de gestión de Contenido Empresarial (CE) y contar con una Plataforma de Gestión de
CE orientada a servicios de información, con una Taxonomía para la organización
documental y un Marco de Gobierno de Gestión de CE, así como formar a un grupo de
especialistas internos en PEMEX en el manejo de la herramienta, para estar en condiciones
de solventar la asociación del soporte de contenido basado en una sola herramienta
tecnológica, orientada a desarrollar los procesos del negocio, en atención a sus áreas
usuarias, de manera efectiva y eficiente, para dar cumplimiento a las leyes y a la
normatividad interna de PEMEX.
Problemática a Resolver
Como parte de la Plataforma Tecnológica Base (PTB) y la definición de las bases para la
estandarización e integración de las múltiples iniciativas ya implantadas de soluciones de
administración de contenido, que operan hoy día de forma aislada y en diferentes
plataformas, se integró el Marco General de Contenido Empresarial (CE) el cual contempla
la definición general de lineamientos metodológicos y técnicos para el desarrollo y
configuración de componentes de Administración de contenido. De igual forma, establece la
base general que se tomará como referencia para los esquemas y especificaciones
técnicas de soluciones generadas para la Administración de contenido.
En la primera fase del Proyecto de Implementación se identificaron las principales
problemáticas, a resolver con la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), alrededor de
una administración de contenido en un ambiente altamente heterogéneo:

Falta de gobernabilidad en el manejo de contenido. Esto ha fomentado el uso
indiscriminado e ineficiente de los medios o de los tipos de contenido, lo que se traduce en
poco aprovechamiento de los recursos de cómputo y almacenamiento.
Repositorios aislados – Múltiples aplicaciones con repositorios de contenido
“desconectados” en un ambiente altamente heterogéneo, operando de forma independiente
y aislada, lo que tiene impacto en la interoperabilidad para compartir su contenido.

Contenido repetido – Documentación o contenido repetido en cada organismo para
resolver las mismas actividades o tareas, y/o para crear la misma información.

Diversidad de medios y aplicaciones – Diversidad de medios, aplicaciones, bases de
datos y repositorios. Existen varias marcas operando y aunque en algunos casos sí es la
misma, ésta opera con diferentes versiones, lo que incrementa los costos de los servicios
de TI y reduciendo el tiempo de respuesta para atender solicitudes que requieren de
diferentes fuentes.

Información del Negocio en equipos de usuario – Información del negocio no
clasificada, residente en equipos de los usuarios finales, como discos duros locales y
servidores de archivos compartidos.

Aplicativos departamentales – Soluciones a nivel departamental de acuerdo a
necesidades específicas sin compartir experiencias y creando duplicidad de aplicaciones y
de contenido, que generalmente no pueden crecer de forma dinámica como lo requiere el
negocio.

Información no homologada – Información no homologada, ni totalmente validada,
frecuentemente desactualizada y desunificada en PEMEX por proceso de negocio.

No es posible la toma de decisiones corporativas efectivas y eficientes –
Información corporativa no está disponible para la toma de decisiones de forma efectiva y
eficiente.

Aplicaciones no alineadas a los procesos de negocio – Las aplicaciones actuales de
administración de contenidos no tienen una alineación adecuada a los procesos de negocio
que las gobiernan.

Así mismo se identificaron los componentes básicos para la creación y el establecimiento
de la práctica de Gestión de CE, de manera estandarizada dentro de PEMEX (Corporativo,
Organismos Subsidiarios y Filiales). Dichos componentes fundamentales se refieren a:

Definición de una Estrategia de CE.

Establecimiento de un Modelo de Gobierno.

Homologar la clasificación y catalogación documental

Sentar las bases para homologar y mejorar las prácticas de transparencia, acceso a la
información y rendición de cuentas.

Definición de una Plataforma Corporativa Única.

Establecimiento de mecanismos de transferencia de conocimiento.
 Definición de estándares metodológicos para generar el esquema de componentes que
serán configurados en la herramienta definida para la administración documental.
 Definición de las mejores prácticas para la Administración de la herramienta de
administración documental.
Máximo 6500 caracteres
La solución establece los primeros elementos de una buena gestión de contenido
no-estructurado. Permitirá generar un repositorio documental de la industria
petrolera nacional, organizando la información de una manera institucional y de
forma funcional, para dar respuesta oportuna a los requerimientos documentales
que como sujeto obligado tiene Petróleos Mexicanos, así como sus Organismos
Subsidiarios.
Los beneficiarios directos de esta plataforma documental (PCE) son:
•
Procesos con contenido asociado (registros). El personal que participa en las
automatizaciones de los procesos del negocio, a través de los elementos de la Plataforma
Tecnológica Base (PTB), mediante los elementos de Planificación de Recursos
Empresariales (ERP – SAP, por sus siglas en inglés), podrán contar con un servicio de
gestión documental ya desarrollado y único, esto es, podrán ver los documentos asociados
a las transacciones.
• La gestión archivística. El personal que realiza el registro de expedientes para su
control, así como la integración de documentos en los expedientes electrónicos, en
cumplimiento a la ley de Transparencia, sus reglamentos y lineamientos asociados, así
como la Ley de Archivos, podrá clasificar y catalogar los documentos de una manera
4.2. Público objetivo
homologada favoreciendo la glosa de documentos digitales a los expedientes electrónicos,
(segmento de la población a así como la reutilización de los documentos en diferentes aplicativos, procesos y
quien está dirigido el o los agrupaciones documentales.
beneficios del trabajo).
• Iniciativas basadas en contenido. Para la implementación de los procesos definidos
en la Organización (como Recursos Humanos, Finanzas, Suministros, etc.), se podrá contar
con una plataforma funcional orientada a servicios, reutilizable, para integrarlos con menos
riesgo y tiempo. Estos beneficios, serán de manera directa al personal de la DCTIPN, pero
con impacto a los tiempos de respuesta a los usuarios internos y externos. Por ejemplo:
servicios de digitalización, indexación, consulta, etc.
• Personal que atiende requerimientos documentales. Contarán con un recurso de
acceso único y rápido a los contenidos generados en los diferentes procesos del negocio,
con búsquedas oportunas para atención de requerimientos de información, desde cualquier
punto de la Organización o posición geográfica, ya que tiene a su disposición una
plataforma institucional que da respuesta oportuna sus requerimientos documentales, y con
ello dar cumplimiento a los requerimientos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental, la Ley de Protección de Datos Personales, Ley
Federal de Archivos, Sarbanes Oxley, Auditoría Superior de la Federación, Secretaría de la
Función Pública, entre otros, ya que administra los documentos que dan testimonio de los
actos administrativos, y por lo tanto, los sujetos de revisión y auditoría, así como
cumplimiento a los programas del Gobierno Federal en materia de transparencia y rendición
de cuentas, en atención a los artículos 6º y 8º Constitucionales: Derecho a la información
(que genera o posee el gobierno); Derecho de petición (información contenida en
documentos); respectivamente. Por ejemplo: Solicitudes de información IFAI, auditorías de
la Auditoría Superior de la Federación, certificaciones de la Ley Sarbanes Oxley (SOX),
documentación de demandas (Dirección Jurídica)
Máximo 6500 caracteres
Mediante la generación de la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), la
Dirección Corporativa de Tecnología de Información y Procesos de Negocio
(DCTIPN) de Petróleos Mexicanos, asegura el adecuado tratamiento documental,
de una manera homologada, ágil y oportuna, para que las diferentes instancias de
la organización, puedan operar sus documentos y de la misma forma, los grandes
consumidores de información, que son los encargados de atender los
requerimientos documentales de los requirentes sociales y oficiales.
La reciente Ley Federal de Archivos, contempla el tratamiento documental, así como la
organización y clasificación de los archivos. Para el primer caso, el reto de la Organización
está en la generación del conocimiento, que estriba en el reúso de los documentos y su
contenido, para ello debe estar descrito eficientemente para su fácil localización y
asociación, en los diferentes procesos del negocio, donde es testigo documental del mismo.
En el segundo caso, el reto de Petróleos Mexicanos, que está resolviendo a través de las
áreas coordinadores de archivos, donde la unidad de tratamiento documental es el
expediente, una agrupación de documentos asociados por un mismo asunto.
De la estrategia de Pemex para la sistematización de sus procesos, así como de la
normativa federal, se tienen los fundamentos para resolver los problemas de una
Organización del tamaño de Petróleos Mexicanos, sus Organismos Subsidiarios y
empresas Filiales.
Beneficios dentro de la Organización
La Organización cuenta hoy como beneficios:
4.3. Beneficios públicos o
sociales generados.
Un Modelo de Organización de Información (MOI), que permite que sus empleados puedan
catalogar y clasificar su información, de la misma manera sin importar Organismo o
proceso, para que sea fácilmente localizado por áreas como son los Comités de
Información, los Órganos Internos de Control, las Coordinaciones de Archivos, la Dirección
Jurídica, así como todas las áreas naturalmente consumidoras y encargadas de rendir
cuentas.
Un Marco de Gobierno que le permite orquestar tanto el mantenimiento de las
funcionalidades actuales de la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), como ejercer el
proceso de maduración de la misma, para que tenga un crecimiento firme y estable, ya que
no es condición de la herramienta informática, sino cuestión de planeación estratégica.
Servicios de Información, que son la oferta para ingresar documentos y recuperarlos, para
cualquier proceso y en todos los Organismos, de una manera estándar, ágil, oportuna y
orientada a los procesos del negocio, siendo la base de la generación de conocimiento,
debido a que propicia el reúso de información, para beneficio de la sociedad.
Beneficios públicos y sociales
Es la transparencia, la rendición de cuentas y la protección de los datos personales, la
obligación de los funcionarios públicos que laboran en las instancias federales. El día de
hoy, hacerlo con oportunidad y diligencia implica para Petróleos Mexicanos, sus
Organismos Subsidiarios y Filiales, gran esfuerzo el cumplir con la demanda de información
que la ciudadanía le plantea. A través de lo previsto por las leyes de transparencia, archivos
y datos personales, Pemex, por medio de la Dirección de Tecnología de Información y
Procesos de Negocio (DCTIPN), se ha planteado no solamente atender, como ya lo hace
en conjunto de la áreas Coordinadoras de Archivos, la administración de los “expedientes”
que conforman el quehacer operativo por asunto atendido, sino optimizar a través de la
administración de la unidad “documento”, el uso y reúso, de los mismos, bajando el costo
operativo de los recursos informáticos, mejorando la experiencia del usuario interno y
externo, y facilitando a las áreas que generan respuestas a demandas ciudadanas, la
búsqueda y recopilación documental, en beneficio de la ciudadanía.
Máximo 6500 caracteres
Para la medición de resultados del Proyecto “Plataforma de Contenido
Empresarial” (PCE), se realizó el Cronograma y la Estructura de Desglose de
Trabajo denominado “WBS”, por sus siglas en inglés “Work Breakdown Structure”,
que integró la información de los componentes del proyecto, en los cuales se
dividió para dar seguimiento y construcción de manera ordena y estructurada.
La administración del proyecto mediante el WBS permitió consultar la duración de tareas,
porcentaje de avances, número de WBS único, fechas de inicio y fin, así como la estructura
jerárquica del proyecto.
El WBS se manejó, esencialmente en dos niveles de profundidad en el detalle,
ayudándonos a comprender la dimensión global del proyecto.
La siguiente tabla enumera los principales hitos del proyecto.
Servicios técnicos especializados para la implementación de la
plataforma de gestión de contenido empresarial en Petróleos
Mexicanos y Organismos Subsidiarios con la herramienta
Documentum
1
Instalación, parametrización y personalización de la plataforma
de Gestión de CE en la herramienta EMC Documentum
4.4. Medición de Resultados
2
(descripción de la manera
en que se miden los
resultados del trabajo).
3
Construcción y puesta en marcha de los Servicios de
Información en la Plataforma de Gestión de CE.
Instalación, parametrización y personalización de los Servicios
de Ingesta en la Plataforma de Gestión de CE
4
Construcción del CITAAD y puesta en marcha sobre la
Plataforma de Gestión de CE
5
Migración del contenido del CITAAD y puesta en marcha sobre
la Plataforma de Gestión de CE.
6
Capacitación técnica A en los productos básicos de la
herramienta EMC Documentum
7
Capacitación técnica B en los productos básicos de la
herramienta EMC Documentum
8
Capacitación técnica C en los productos básicos de la
herramienta EMC Documentum
9
Capacitación técnica D en los productos básicos de la
herramienta EMC Documentum
Para lograr los Hitos contractuales antes mostrados, fue necesario seguir el cumplimiento
de más de 400 hitos, esto garantizó el cumplimiento de cada uno de las especificaciones
contempladas en el alcance del proyecto.
Máximo 6500 caracteres
4.5. Mecanismos de revisión Para la ejecución del Proyecto “Plataforma de Contenido Empresarial” (PCE), se
que permitan evaluar y en realizó la planeación detallada de cada una de las actividades y tiempos de
su caso corregir la
ejecución en la herramienta Proyect, dando una revisión semanal por parte del
implementación del trabajo. Grupo Directivo del PCE, teniendo como ventaja competitiva el poder reaccionar
con oportunidad y gestionar los posibles riesgos o problemas, minimizando y
resolviendo a favor del proyecto.
Para ello, se efectuaron reuniones para discutir un tema o un conjunto de temas
relevantes para llegar a un entendimiento o consenso sobre cualquier problema
que necesitaba atención. El líder de la reunión definió claramente los objetivos,
incluyendo un límite de tiempo para cada tema, determinó la frecuencia de cada
reunión y los asistentes.
Reunión
Objetivo/Propósito
Reunión
Diaria de
Trabajo
Nivel superior de
Administradores/Líder de equipo del
proyecto se reunieron brevemente a
diario en una reunión de "trabajo"
para confirmar los objetivos, las
cuestiones principales y las tareas
del día
Nivel superior de
Administradores/Líder de equipo del
proyecto se reunieron brevemente a
diario en una reunión de "trabajo"
para confirmar los objetivos, las
cuestiones principales y las tareas
del día
Reunión General para examinar el
estado del proyecto. El administrador
de la Reunión determinó la audiencia
y los asistentes de la reunión. Esta
reunión se centró en los siguientes
elementos:
 Progreso del Proyecto, y en
caso de desviaciones, lo que había
que hacer para llevar el proyecto de
regreso a lo programado
 Los riesgos y problemas así
como las estrategias de mitigación
 Las necesidades del personal
 Preocupaciones del cliente
Reunión
Diaria de
Trabajo
Reunión
Semanal
del estado
del
proyecto
Líder de la
Reunión
Audiencia
Administrador Equipo EMC
del Proyecto
EMC
Líder del
Proyecto
PEMEX
Equipo
PEMEX
Administrador Grupo de
del Proyecto
Administración
y Director del
Proyecto
Reunión
convocada
con
invitación
de mínimo
un día de
anticipación
para revisar
el estado
del
proyecto
Discutir, actualizar e intercambiar
información de estado del proyecto.
La agenda para la reunión de Estado
proyecto incluyó debates de:
 Plan de proyecto (programación)
 Cambios a los recursos clave
del proyecto (incluidas las personas,
herramientas, instalaciones y
materiales)
 Estado de cambios en el ámbito
de aplicación
 Funcional y las soluciones
técnicas
 Informe de problemas y riesgos
 Informe de calidad
Junta de
Revisar, rechazar y aceptar el
Revisión de intercambio de información en
Ingeniería a cuanto a la implementación técnica
solicitud de
PEMEX o
EMC
Junta de
Examinar, rechazar y aprobar todos
Control de
los productos identificados en el
Cambios a contrato en la programación
solicitud de
PEMEX o
EMC
Administrador Líderes del
del Proyecto
Equipo y
Administrador
del Proyecto
de PEMEX
Líder del
Equipo
Técnico
Líderes de
Equipo,
Administrador
del Proyecto
Líder de
Control de
Cambios
Líderes de
Equipo,
Administrador
del Proyecto
Reportes semanales de avances.- Resumen ejecutivo en el cual se reportaba:
 Porcentaje de avance en tiempo, comparando lo planeado contra lo real.
 Actividades y acciones clave para el proyecto indicando las que tenían un riesgo y
proponiendo las acciones a realizar para mitigarlos.
 Ruta Crítica, cronograma en el cual se mostraban los hitos.
 Gráfica de los posibles riesgos
Otro mecanismo fue la Estrategia de comunicaciones del proyecto PCE. La cual consistió
en crear conciencia, interés y confianza a lo largo de las fases del proyecto.
Los Métodos de Comunicación fueron:

Correo Electrónico.- Se utilizó para el envío de mensajes y archivos de manera
inmediata entre los miembros del proyecto PCE.

E-room.- En este repositorio se recopiló toda la documentación generada durante el
proyecto para consulta de los integrantes del equipo PCE.

Talleres.- Se realizarán 2 talleres para el fortalecimiento del equipo de Proyecto con la
finalidad de fomentar la confianza, comunicación efectiva y el trabajo en equipo para un
mejor desempeño dentro del equipo.
1. “Visión y fortalecimiento del equipo PCE”
2. “Generando Sinergia a través del Trabajo en Equipo”

Sesiones de Integración.-Se realizó un desayuno mensual para la integración del
equipo de proyecto PCE en donde se facilito la interacción de los líderes y la difusión de los
mensajes importantes para el mejor desempeño del equipo PCE. Se convocó de manera
electrónica.

Boletín.-Se elaboró un Boletín mensual que informó sobre los eventos y actividades
realizadas por el equipo, los logros del mismo y el anuncio de los próximos eventos.

Taller de formación para Impulsores del Cambio.-Se convocó de manera
electrónica y se generó una invitación que contenía el lugar, fecha y objetivo del taller y
una evaluación que ayudó a medir el cumplimiento del objetivo del taller.
Talleres de Transferencia de Conocimientos.-Se convocó de manera electrónica
y se generó una invitación que contenía el lugar, fecha y objetivo del taller y una
evaluación que ayudó a medir el cumplimiento del objetivo del taller.
Máximo 6500 caracteres
Los elementos que pueden realizarse en otros ámbitos para la administración de
Contenido Empresarial son:
Modelo de Organización de Información (MOI), que permite que sus empleados puedan
catalogar y clasificar su información, de la misma manera sin importar Organismo o
proceso, para que sea fácilmente localizado por áreas como son los Comités de
Información, los Órganos Internos de Control, las Coordinaciones de Archivos, la Dirección
Jurídica, así como todas las áreas naturalmente consumidoras y encargadas de rendir
cuentas. Lo anterior, porque cualquier Organización puede describirse funcionalmente o por
procesos, así como obtener sus tipos documentales, siguiendo la metodología establecida.
4.6. Elementos que
permitan determinar si el Marco de Gobierno que le permite orquestar tanto el mantenimiento de las funcionalidades
trabajo puede realizarse en actuales de la Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), como ejercer el proceso de
maduración de la misma, para que tenga un crecimiento firme y estable, ya que no es
otro(s) ámbito(s).
condición de la herramienta informática, sino cuestión de planeación estratégica.
Considerando que para todas las Organizaciones se tienen lineamientos y estándares de
uso y atención de recursos informáticos, que garantizan que dará el mismo nivel de
servicio, este puede ser plasmado en un lineamiento de gobierno.
Servicios de Información, que son la oferta para ingresar documentos y recuperarlos, para
cualquier proceso y en todos los Organismos, de una manera estándar, ágil, oportuna y
orientada a los procesos del negocio, siendo la base de la generación de conocimiento,
debido a que propicia el reúso de información, para beneficio de la sociedad. Sin depender
necesariamente de una herramienta informática, las Organizaciones pueden replicar el
modelo de Pemex y de su Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), determinando un
estándar para ingestar y consultar información.
Máximo 6500 caracteres
El personal que participó en el proyecto fue el siguiente:
Ing. Mauricio Abraham Galán
Ramirez
Ing. Carlos Mayorga Delgado
Ing. Francisco Acosta
Ing. Miguel Chío Solís
Ing. Salvador de la Mora Real
4.7. Personal involucrado
(incluir a todos los
participantes de todas las
instituciones en su caso).
Ing. Salvador Ocejo Moreno
Ing. Salomón Torres Alvarez
Ing. Jorge Gómez Montenegro
Lic. Heinz Cederborg Almeida
Lic. Carlos Figueroa Suárez
Ing. José Agustín Avelino
Toledo
Lic. Marisol Yáñez Vélez
América Méndez Arellano
Omar Altamirano Félix
Araceli Sales Martínez
Director Corporativo de Tecnología de
Información y Procesos de Negocio
Subdirector de Planeación e Inteligencia de
Negocios
Subdirección de Infraestructura Tecnológica
Subdirector Desarrollo y Procesos de Negocio
Gerente de Inteligencia del Negocio
Patrocinador y Director del Proyecto
Líder del Proyecto
Líder Técnico de Proyecto
Oficina de Administración de Proyectos
Oficina de Administración de Proyectos
Oficina de Administración de Proyectos
Oficina de Administración de Proyectos
Administrador del Proyecto
Oficina de Administración de Proyectos
Líder Técnico SOA / Webservices
Líder Técnico Arquitectura del Servicio
Jesús Manuel Ramos Alvarez
Jesús Manuel Sandoval Ortiz
Moisés Váldez Flores
Ma. Cristina Barrera Mora
Laura Ruíz Torres
Ma. De Lourdes Enríquez
Sánchez
Cuauhtémoc Cuevas Manzano
Patricia Flores Fuentes
Ing. Gerardo Toussaint
Ing. Eduardo Castellanos
Ing. Ricardo Ramírez
Ing. James Mc Cormick
Mauricio Arriaga Guajardo
Raúl Hernández Delgado
Fabián Luna Vicencio
Sergio Saúl Sánchez González
Miguel Flores Pérez
Luis Martínez Ramos
David Alonso Ramos Noguera
Mario Alvarez Ortiz
Héctor Mendoza López
Alberto Lemus Lemus
Adolfo Margáin Parra
Roberto Rosas León
Brenda Basurto Agüeros
Leticia López Guerrero
Mendoza
Arquitectura del Servicio
Arquitectura del Servicio
Líder Técnico Modelo de Gobierno
Líder Técnico Modelo de Organización de la
Información
Modelo de Organización de la Información
Líder Técnico Modelo de Ingesta
Líder Técnico Migración
Administrador Plan de Comunicaciones
Director General de México S.A. de C.V.
(EMC)
Director Ventas Gobierno (EMC)
Gerente de Cuenta (EMC)
Latino América Servicios/Patrocinador y
Director del Proyecto por EMC
Oficina de Administración de Proyectos (EMC)
Administrador de Proyecto (EMC)
Líder Técnico de Proyecto (EMC)
Asistente Técnico del Proyecto (EMC)
Líder Técnico SOA / Webservices (EMC)
Líder Técnico Arquitectura del Servicio (EMC)
Arquitectura del Servicio (EMC)
Líder Técnico Modelo de Gobierno (EMC)
Líder Técnico Modelo de Organización de la
Información (EMC)
Modelo de Organización de la Información
(EMC)
Líder Técnico Modelo de Ingesta (EMC)
Modelo de Ingesta (EMC)
Líder Técnico Migración (EMC)
Líder Gestión del Cambio (EMC)
Anexo:
PCE_Planeación_Matriz_Analisis_Actores_Involucrados_v1 0_20110608
4.8. Si el trabajo consiste o
contiene alguna aplicación http://lrb2s05.pemex.pmx.com:9080/citaad/
informática, debe
proporcionar el vínculo
Separe los vínculos con punto y coma (;)
electrónico donde pueda
verificarse su operación.
4.9. Si el trabajo consiste o
contiene alguna aplicación
informática, debe adjuntar
un documento que permita
comprender su
funcionalidad (Guía para el
usuario).
4.10. Si el trabajo consiste o
contiene alguna aplicación
informática, debe adjuntar
un demo que permita
comprobar su
funcionamiento sin
conexión a Internet (off
line), por ejemplo: videos,
imágenes, presentación en
PowerPoint, etc.
4.11. Anexos (favor de
incluir los documentos que
den soporte y comprueben
los resultados del trabajo:
video, imágenes, base de
datos, otros). Importante:
Los anexos que se incluyan
deberán estar referidos en
la sinopsis del trabajo (ver
campo 2 de este formato).
5. Relación del trabajo con la temática en la que concursa.
Máximo 6500 caracteres
La Plataforma de Contenido Empresarial (PCE), a través de sus componentes:




Modelo de Organización de la Información (MOI)
Marco de Gobierno de CE
Arquitectura del Servicio
Servicios de Información, arquitectura SOA
Siendo un importante paso dado en el rumbo trazado por la estrategia global del Sistema de
Gestión por Procesos (SGP) de Petróleos Mexicanos, así como la implementación funcional de la
Plataforma Tecnológica Base (PTB), homologa la operación en la gestión documental, así como la
catalogación y clasificación documental, que refuerza directamente la administración archivística.
Petróleos Mexicanos, utiliza asiduamente documentos digitales para compartir información y
agilizar sus procesos operativos y administrativos. Asimismo, al ofrecerle a la Organización que
sus documentos sean descritos conforme a sus funciones y procesos a los que pertenecen, estos
pueden ser glosados electrónicamente a un expediente o bien asociados a una transacción o
seguimiento de acuerdo, o inclusive como parte de una solicitud de información vía SISI.
Esta plataforma, establece de una manera institucional, la manera en la que serán administrados
los contenidos procurando la optimización de recursos informáticos y haciendo homóloga la forma
es todos sus sistemas de gestión y operación. Sienta las bases para la administración del
conocimiento, al hacer posible la búsqueda de documentos en un solo repositorio documental,
dispuesto funcionalmente para su explotación.
Al tener los funcionarios de la Organización estos servicios de información, le garantiza a la sociedad en el
ejercicio de sus derechos constitucionales, cumplir con los requerimientos de información, contenida dentro
de los documentos clasificados y catalogados universalmente, de manera expedita y puntual.
6. Aporte elementos que permitan determinar si el trabajo satisface algún(os) criterio(s) previstos en la Base Séptima.
Máximo 6500 caracteres
La Plataforma de Contenido Empresarial (PCE) cuenta con los siguientes elementos en el cumplimiento de los
criterios a ser evaluados:
·
Aportaciones a la consolidación de las políticas y prácticas de transparencia, acceso a la información y
rendición de cuentas.
La PCE ofrece a Pemex (Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Filiales), un modelo
único para la gestión documental, con gobernabilidad, taxonomía corporativa, tipos documentales
homologados, una herramienta tecnológica única y servicios de ingesta y consulta en diferentes
modalidades para ser integrados a las soluciones que la Dirección de Tecnología de Información y
Procesos de Negocio de Pemex, ofrece a sus clientes internos y externos.
Con el uso de una taxonomía corporativa, los usuarios de las diferentes instancias de Pemex,
podrán clasificar funcionalmente sus documentos para posterior glosa electrónica, tanto en
expedientes electrónicos, como asociados a otras herramientas o sistemas de gestión operativo o
administrativa.
En la generación de una cultura universal para la administración documental, los elementos de la
PCE, establecen el medio homologado para que sin importar el proceso ni la herramienta de
sistema que se use (sistema ERP, BI, sistema legado, etc.) su experiencia sea la misma.
· Beneficios públicos generados.
Con la posibilidad de clasificar por funciones todos los documentos de la Organización, aun y cuando las
áreas funcionales tengan su clasificación documental propia del uso y la costumbre o de la necesidad
operativa, siendo organizados los documentos conforme a una definición corporativa, esto permitirá que los
consumidores de información pueda hacer uso de los documentos para:
· Atender una solicitud de información del SISI
· Dar respuesta una auditoría
· Dar respuesta a los requerimientos de los Órganos Internos de Control
· Documentar una demanda o contrademanda en la Dirección Jurídica, entre otros
· Mejora y calidad de la gestión institucional.
Permitirá a la Organización la obtención de documentos y su asociación a los diferentes procesos del
negocio, reutilizando las imágenes generadas, optimizando los recursos informáticos y los tiempos de
respuesta en la generación de soluciones para los clientes internos y externos, reduciendo los tiempos de
respuesta y mejorando la calidad de las mismas.
· Sostenibilidad y aplicabilidad de la experiencia en otros ámbitos.
Siendo Petróleos Mexicanos una empresa federal descentralizada, y siendo generadora de soluciones para
resolver problemas inherentes a una Organización con más de 140 mil empleados y cientos de centros de
trabajo en prácticamente todo el país, ha establecido un modelo lo suficientemente robusto pero con una
lógica fácilmente adaptable a los requerimientos de cualquier organización que tenga la necesidad de
administrar documentos y establecer una sola manera de hacerlo.
Asimismo, la PCE impactará a la Organización mediante el ahorro de papel utilizado en la reproducción de
documentos por impresión y copia, ya que con el nuevo servicio se reduce la cantidad de papel que se
requiere para diferentes trámites. La solución permitirá dar respuesta oportuna a los requerimientos
documentales que como sujeto obligado tiene Petróleos Mexicanos, así como sus Organismos
Subsidiarios. Es el caso del programa de gobierno digital.
Finalmente, mediante el proyectado ahorro de consumibles utilizados en la reproducción de documentos
por impresión y copia, con el uso de la solución implementada en la PCE, se podrá tener un ahorro
considerable en el uso de los diferentes consumibles que se requieren para la impresión y copiado de
documentos. La solución permitirá dar respuesta oportuna a los requerimientos documentales que como
sujeto obligado tiene Petróleos Mexicanos, así como sus Organismos Subsidiarios. Es el caso del
programa de gobierno digital.
· Claridad en el desarrollo metodológico, coherencia y estructura.
Para el desarrollo del proyecto PCE, se estableció una administración por hitos, estableciendo entregables
con claros criterios de aceptación de los mismos, así como una estructura con recursos humanos que
cubrían los siguientes roles:
· Grupo Directivo
· Patrocinador y Director del Proyecto
· Líder del proyecto
· Administrador del Plan de Comunicación
· Administrador del proyecto
· Líder técnico del proyecto
· Líderes técnicos de servicio
Esta estructura existió tanto por parte de Pemex, como por parte del proveedor de los servicios para la
construcción y parametrización de las herramientas tecnológicas de la PCE.
· Utilidad de la experiencia en relación con el problema atendido.
Pemex (Petróleos Mexicanos, sus Organismos Subsidiarios y Filiales), hace más de 15 años que
ha generado experiencia en la utilización de herramientas, políticas y prácticas para la
administración de documentos digitales. Esta experiencia, ha sido capitalizada en la Plataforma de
Contenido Empresarial (PCE), ya que en ella han participado las áreas responsables del Control y
Gestión, las Coordinaciones de Archivos, el Archivo Histórico de Pemex, Organos Internos de
Control, la Gerencia de Procesos de Negocio, la Oficina del Abogado General, y usuarios de la
administración documental, que han aportado su conocimiento y experiencia.
Es así que la PCE es un producto que se establece como universal hacia Pemex, con beneficio en la
sociedad en su conjunto.