001 control de consumo de combustible a-sad-pr-001

PROCESO
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
A-SAD-PR-001
VERSIÓN
01
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VIGENTE DESDE
26/12/2014
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
CONTROL DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE
1. OBJETIVO
Supervisar, verificar y controlar el consumo de combustible de los vehículos, maquinaria o proyectos del IDIPRON, con
el fin de obtener información necesaria para la realización de informes y análisis acerca de la ejecución de la contratación.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de consumo mensual de combustible a las diferentes áreas del Instituto, pasando por la generación
del informe y finaliza con el archivo de los documentos que están directamente involucrados en el control del suministro
del combustible
3. CONDICIONES GENERALES
3.1
El sistema de combustible está habilitado para el suministro de combustible al parque automotor del IDIPRON
los días lunes, miércoles y viernes cuando la semana no tenga ningún día festivo y martes y jueves para semanas
con lunes festivo.
3.2
Semanalmente todos los conductores del parque automotor del Instituto, deberán entregar los Comprobantes de
Suministro de Combustible al Profesional Universitario Encargado del Área de Transporte encargado de la
verificación del suministro de combustible, con el nombre claro de quien realizó el tanqueo y su respectivo número
de cédula.
3.3
Cada conductor debe verificar (inmediatamente después del suministro) en el comprobante de tanqueo, la fecha,
hora de tanqueo, los kilómetros reportados y galones suministrados; en caso de presentarse alguna irregularidad,
ésta debe ser reportada al área de transporte al Profesional Universitario Encargado.
3.4
El control de suministro de combustible del parque automotor debe ser realizado por el Profesional Universitario
encargado de verificar el suministro de combustible o Supervisor del contrato designado del Área de Transporte,
encargado de verificar el suministro de combustible, mediante los chips instalados en cada vehículo y/o el maestro
y los medios tecnológicos suministrados por el proveedor.
3.5
El Profesional Universitario encargado de verificar el suministro de combustible o el Supervisor del contrato debe
planear el consumo de combustible del parque automotor propio de la entidad, teniendo en cuenta recorridos del
parque automotor del Instituto.
3.6
Las unidades de protección integral, sedes, dependencias y proyectos deben confirmar vía correo electrónico el
recibo de satisfacción una vez se entregue el combustible.
3.7
Toda la información que se envié a través de correo electrónico debe hacerse por medio del correo institucional.
4. GLOSARIO

AUTONOMÍA: Capacidad máxima de un vehículo de efectuar un recorrido sin abastecimiento y/o autonomía.

CHIP: Circuito integrado montado sobre una placa de silicio que realiza varias funciones en los ordenadores y
dispositivos electrónicos.

EQUIPOS: Todos aquellos bienes semovientes que conforme a sus características garantizan el cumplimiento
de una función específica.

ESTACION DE SERVICIO: Establecimiento en que se provee de lo necesario para el vehículo como
combustible, agua, etc.

MAQUINARIA: Conjunto de máquinas para un fin determinado.

NECESIDADES DE COMBUSTIBLE: Planeación mensual que define conforme a cronograma la provisión
de combustible para maquinaria y equipos y para el parque automotor.
PARQUE AUTOMOTOR OPERATIVO: Vehículos que se encuentran en operación y pertenecen al
IDIPRON.

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PROCESO
PROCEDIMIENTO

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CONTROL DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE
SURTIDOR: Bomba para extraer el combustible de un depósito subterráneo.
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PROCESO
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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
INICIO
Solicitar mensualmente a través de
correo electrónico a las respectivas
áreas y proyectos la consolidación de
las necesidades de combustible.
1. Solicitar
información sobre
consumo
combustible
2. ¿El combustible
que se requiere es
para maquinaria y
equipos?
NO
7
SI
3. Diligenciar y
remitir formato al
área de Transporte
4. Recibir y
consolidar consumo
mensual combustible
maquinaria
5. Coordinar
envío de
combustible
6. Enviar el formato
consolidado de las
necesidades de
combustible
Área de
Transporte
Verificar si el combustible requerido
es para maquinaria, equipos o
proyectos utilizados en el Instituto.
Si el combustible es para maquinaria,
equipos o convenios siga con la
siguiente actividad, de lo contrario
siga con la Nº7.
Diligenciar el formato respectivo y
remitirlo vía correo electrónico
institucional la última semana del mes
al Área de Transporte.
Recibir el formato y consolidar los
datos de las necesidades de
combustible mensual, teniendo en
cuenta la unidad, placa de inventario
del equipo, producto (Tipo de
combustible), cantidad de galones
(Gal) y el histórico de consumo e
informar al Responsable del Área.
Coordinar con el área de Almacén y/o
Transporte la fecha de envío del
combustible, teniendo en cuenta el
manejo de este tipo de sustancia de
acuerdo con los lineamientos del
Instructivo Transporte de combustible
código A-SAD-IN-001.
Enviar el formato consolidado con las
necesidades de combustible, vía
correo electrónico a las Áreas
solicitantes, informando fecha de
entrega.
Área de
Transporte
Todas las sedes,
unidades, áreas y
dependencias que
conforman la
estructura
orgánica de la
entidad.
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Max:
10minuto
Profesional
s
Universitario
Correo
(encargado)
Min:5mi
electrónico
y/o
nutos
Supervisor
Prom:7.5
del contrato
minutos
Profesional
Universitario
(encargado)
y/o
Supervisor
del contrato
1
 Para maquinaria, equipos y/o
convenios: Programar el Chip Maestro
de acuerdo a las cantidades solicitadas y
en las fechas programadas y entregarlo
al conductor designado.
 Para Parque Automotor: Programar
las cantidades de combustible en los
días autorizados conforme a las rutas de
transporte proyectadas.
Min: 3
minutos
Prom:4
minutos
Max: 15
Minutos
Responsable
de Sede,
Unidad y/o
Área
Formato
“Solicitud
Min: 5
Consumo de
Minutos
Combustible”
A-SAD-FT-004
Prom: 4
Minutos
Max:
días
Área de
Transporte
Área de
Transporte
Área de
Transporte
Área de
Transporte
2
Profesional
Formato
Universitario
“Solicitud
Min: 1
(encargado)
Consumo de
día
y/o
Combustible”
Supervisor A-SAD-FT-004
Prom:1.5
del contrato
días
Max: 2
días
Profesional
Instructivo
Universitario
“Transporte de Min: 1
(encargado)
combustible” día
y/o
A-SAD-IN-001.
Supervisor
Prom:1.5
del contrato
días
Formato
Profesional
Max: 2
“Solicitud
Universitario
días
Consumo de
(encargado)
Min: 1
Combustible”Ay/o
día
SAD-FT-004,
Supervisor
Prom: 1.5
Correo
del contrato
días
Electrónico
Autorizar a través de la plataforma del
proveedor las necesidades de
combustible a utilizar, así:
7. Autorizar en
plataforma las
cantidades de
combustible
Max: 5
minutos
Profesional
Universitario
(encargado)
y/o
Supervisor
del contrato
Max: 20
minutos
Min: 3
minutos
Prom:
11.5
minutos
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PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
CONTROL DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE
DESCRIPCIÓN
Solicitar al operador de la estación de
servicio autorizada el suministro de
combustible:
 Para maquinaria, equipo y/o
convenios: debe tenerse en cuenta
las normas de seguridad en el
manejo de este tipo de sustancia de
acuerdo con los lineamientos del
Instructivo Transporte de combustible
1
8. Solicitar el
suministro de
combustible
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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Max:
horas
Área de
Transporte
Conductor
Autorizado
Instructivo
“Transporte de
Min:
combustible”
hora
A-SAD-IN-001.
9. Recibir
comprobante de
tanqueo
NO
10. ¿El
Combustible se
traslada a las
unidades?
16
SI
11. Transportar
combustible
12. Entregar
combustible en la
unidad
2
Max: 5
minutos
Área de
Transporte
Conductor
Autorizado
Comprobante
de Suministro
(Boucher)
Transportar combustible a las
unidades o áreas del IDIPRON,
teniendo en cuenta las medidas de
seguridad para el desplazamiento de
este tipo de sustancia de acuerdo con
los lineamientos del Instructivo
Transporte de Combustible código ASAD-IN-001.
Entregar en la unidad de protección el
combustible
solicitado,
dejando
soporte de ello en el respectivo
formato.
En este formato también se anotan las
novedades, faltantes o excedentes que
puedan presentarse en la entrega y
debe quedar firma de ello por las
partes
Min: 3
minutos
Prom: 4
minutos
Verificar si el combustible debe ser
trasladado a las unidades de
protección.
En caso que se deba trasladar a las
unidades siga con la siguiente
actividad, de lo contrario siga con la
No 16.
1
Prom:1.5
horas
código A-SAD-IN-001.
 Para el parque automotor: se
debe informar el dato actual del
kilometraje del vehículo.
Recibir de parte del operador de la
estación de servicio el comprobante de
suministro
(Boucher)
como
constancia del servicio entregado,
teniendo en cuenta los siguientes
controles:
 Para maquinaria, equipo y/o
convenios: Verificar la cantidad de
galones surtidos.
 Para el parque automotor:
Verificar que el Kilometraje
concuerde con el dato suministrado,
la cantidad de galones surtidos y el
número de la placa.
2
Max: 10
Minutos
Área de
Transporte
Conductor
Autorizado
Min: 5
Minutos
Prom: 7.5
Minutos
Área de
Transporte
Área de
Transporte
Conductor
Autorizado
Conductor
Autorizado
Instructivo
“Transporte de
combustible”
A-SAD-IN001.
Formato:
Entrega de
elementos de
consumo y
consumo
controlado a
servidores.
A-ABI-FT-033
Max:
horas
8
Min:
hora
1
Prom:4.5
horas
Max:
horas
2
Min:
hora
1
Prom:1.5
horas
Vr. 04; 21/08/2014
PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
CÓDIGO
A-SAD-PR-001
VERSIÓN
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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
CONTROL DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
2
Verificar que las cantidades recibidas
coincidan con las solicitadas.
SI
Si las cantidades recibidas no
coinciden con las solicitadas siga con
la siguiente actividad, de lo contrario
siga con la Nº 15.
13. ¿Las cantidades
recibidas coinciden
con las solicitadas?
Unidad de
protección
Integral
Formato:
Entrega de
elementos de
Responsable
consumo y
de Unidad
consumo
controlado a
servidores.
A-ABI-FT-033
Max:
horas
2
Min:
hora
1
Formato:
Entrega de
elementos de
Responsable
consumo y
de Unidad
consumo
controlado a
servidores.
A-ABI-FT-033
Max:
horas
2
Min:
hora
1
Prom:1.5
horas
NO
Proyectar y enviar al área de
Transportes un informe donde registre
las discrepancias y/o novedades en la
recepción del combustible.
14. Informar al
área de transporte
Unidad de
protección
Integral
16
15. Confirmar
recibo a
satisfacción de
combustible
Confirmar vía correo electrónico el
recibo a satisfacción del combustible.
16. Entregar los
comprobantes de
suministro
(Boucher)
17. ¿La
información de los
comprobantes vs.
plataforma es
correcta?
NO
18. Solicitar
corrección
información de
comprobantes
SI
Entregar semanalmente al Profesional
Universitario encargado o Supervisor
del contrato del Área de Transporte
los Comprobantes de Suministro
(Boucher), previamente en éstos
comprobantes se debe registrar el
nombre y el número del documento de
identificación del conductor.
Recibir
los
comprobantes
de
suministro (Boucher) y verificar que
la información consignada concuerde
con el reporte emitido por
la
plataforma del proveedor, así como el
nombre y documento de identificación
del conductor.
Unidad de
protección
Integral
Área de
Transporte
19. Consolidar
informe mensual de
consumo de
combustible
3
2
Min:
hora
1
Conductor
Autorizado
Comprobantes
de Suministro
(Boucher)
Min: 5
minutos
Prom:7.5
minutos
Área de
Transporte
Área de
Transporte
16
Consolidar el informe mensual de
combustible, teniendo en cuenta las
variaciones de los kilómetros
recorridos, consumo, las condiciones
similares del cilindraje de los
vehículos y modelo.
Correo
electrónico
Max:
horas
Prom:1.5
horas
Max: 10
minutos
Si los datos no coinciden continúe con
la siguiente actividad, de lo contrario
continúe con la No 19.
Solicitar al proveedor o al conductor
la corrección de la información
reportada en el comprobante de
suministro (Boucher).
Responsable
de Unidad
Prom:1.5
horas
Área de
Transporte
Profesional
Universitario
(encargado)
y/o
Supervisor
del contrato
Profesional
Universitario
(encargado)
y/o
supervisor
del contrato
Profesional
Universitario
(encargado)
y/o
supervisor
del contrato
Max: 10
minutos
Comprobantes
de Suministro
(Boucher)
Min: 5
minutos
Prom:7.5
minutos
Comprobantes
de Suministro
(Boucher)
Max:
días
5
Min:
días
3
Prom: 4
días
Informe
mensual de
consumo
Max:
días
5
Min:
días
3
Prom: 4
días
Vr. 04; 21/08/2014
PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
CONTROL DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE
DESCRIPCIÓN
3
NO
22
A-SAD-PR-001
VERSIÓN
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VIGENTE DESDE
26/12/2014
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
Verificar las variaciones consolidadas
en el informe para cada uno de los
vehículos de acuerdo al análisis de los
datos mensuales.
20. ¿Los indicadores
de consumos son
anormales?
CÓDIGO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Si se encuentran consumos anormales
de combustible continúe con la
siguiente actividad, de lo contrario
continúe a la No. 22.
Área de
Transporte
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Max:
días
Profesional
Universitario
(encargado)
y/o
supervisor
del contrato
5
Min:3
días
Prom: 4
días
SI
21. Formular plan de
Mejoramiento y
aplicar acciones de
mejora
22. Presentar
informe de
consumo
23. Archivar
documentos
FIN
Formular plan de mejoramiento y
aplicar acciones de mejora de acuerdo
a los resultados obtenidos en el
análisis de la información, teniendo
en cuenta los lineamientos del
procedimiento respectivo.
Proyectar y presentar el informe de
consumo de combustible de la entidad
y el plan de mejoramiento (si aplica) a
la
Subdirección
Técnica
Administrativa y Financiera.
Archivar tanto en medio físico como
en magnético (Carpeta oficial del
Área), todos los formatos, y demás
documentos generados durante el
procedimiento,
cumpliendo
los
lineamientos del instructivo de gestión
documental
Área de
Transporte
Formato
Profesional
E-MEJ-FTUniversitario
005;
(encargado)
Procedimiento
y/o
Mejoramiento
supervisor
Institucional
del contrato
E-MEJ-PR-004
Max: 5
días
Min:3
días
Prom: 4
días
Área de
Transporte
Profesional
Universitario
(encargado)
y/o
supervisor
del contrato
Informe
mensual de
consumo
Max: 4
Horas
Min: 3
Horas
Prom: 7.5
Horas
Área de
Transporte
Profesional
Universitario
(encargado)
y/o
supervisor
del contrato
Instructivo:
Organización
de archivo de
Gestión. Cód.:
A-GDO-IN001
Max: 5
días
Min: 2
días
Prom: 3.5
días
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
01
El procedimiento surtió los siguientes cambios:
1. Se modificó a la nueva plantilla y se traslado al
proceso “Servicios Administrativos” según la nueva
versión del mapa de procesos, en versión 01, ya que
anteriormente se encontraba en el proceso
“Administración de bienes e infraestructura” con
código: A-ABI-PR-012 en versión 02 y vigente desde
el 07 de Julio de 2011.
2. Se actualizó el objetivo del procedimiento, el cual
apunto a generar controles sobre el suministro de
combustible a vehículos y a otras series de equipos
que requieren dicho recurso.
3. Se actualizó el alcance del procedimiento,
conforme a los ajustes surtidos
4. Se actualizó las condiciones generales según los
ajustes requeridos
5. Se actualizó el glosario según los nuevos conceptos
y terminologías incluidas en el procedimiento
6. Se actualizaron las actividades según las acciones
que se realizan en la actualidad, teniendo en cuenta el
traslado de combustible entre otras.
FECHA
(DD/MM/AÑO)
ELABORO
FIRMA EN ORIGINAL
DIANA LORENA SOTO
CAMACHO
(Profesional U.– Área de Transporte)
10/08/2014
FIRMA EN ORIGINAL
PAULA ALEJANDRA
MARTÍNEZ CALDERÓN
(Profesional U.- Subdirección
Técnica, Administrativa y Financiera)
FIRMA EN ORIGINAL
CLARA INÉS MÉNDEZ
NÁRVAEZ.
(Profesional U. Contratista Oficina
Asesora de Planeación)
Vr. 04; 21/08/2014
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
A-SAD-PR-001
VERSIÓN
01
PÁGINA
7 de 7
VIGENTE DESDE
26/12/2014
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
CONTROL DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE
7. REVISIÓN Y APROBACIÓN
REVISÓ
APROBACIÓN
LIDER DE
PROCESO
NOMBRE
CARGO
FECHA
LUIS FERNANDO CORREAL
NUÑEZ
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
CÓDIGO 219
GRADO 10
26/12/2014
ROBERTO ANTONIO
CONTRERAS MORA
SUBDIRECTOR
TÉCNICO,
26/12/2014
ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO
FIRMA
FIRMA EN ORIGINAL
FIRMA EN ORIGINAL
Vr. 04; 21/08/2014