ADE-UPI-004-2014 - Dirección General de Servicio Civil

Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
PARA:
Lic. Olman Jiménez Corrales, MBA.
Director, Área de Desarrollo Estratégico
DE:
Lic. Luis Segura Segura
Analista, Unidad de Planificación Institucional
ASUNTO:
Seguimiento Autoevaluación del Sistema de Control Interno y
Valoración de Riesgos
FECHA:
Lunes, 03 de noviembre del 2014
1. CAUSA DEL ESTUDIO
Este estudio es motivado por solicitud de la Licda. Sandra Mª. Quirós Álvarez,
Directora de Desarrollo Estratégico, en atención a la necesidad de dar
seguimiento a los compromisos asumidos por la Dirección General de Servicio
Civil en respuesta a posibilidades de mejora identificadas producto de la
Autoevaluación de Control Interno y Valoración de Riesgos, esas inherentes a los
años 2012 y 2013, ello teniendo en consideración que, esas actividades no
pueden limitarse a la identificación de posibilidades de mejora ni a la propuesta
de medidas para impulsar cambios favorables, pues también deben implicar un
monitoreo o revisión del comportamiento de las situaciones detectadas así como
del grado de ejecución las medidas.
2. METODOLOGÍA
Para atender la solicitud y estructurar los fundamentos del dictamen que se
expondrá más adelante, se empleó como método de trabajo, la indagación de
matrices en las cuales registraron los resultados sustantivos de la Autoevaluación
del Sistema de Control Interno y los correspondientes a la Valoración de Riesgos
(identificación, análisis, evaluación, administración e incluso seguimiento),
enfatizando en las acciones de mejora pendientes de finalizar por parte de cada
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instancia organizativa o bien que estaban programadas para ejecutarse en el
transcurso del año 2014.
Sucesivamente mediante intimación del Director General, realizada mediante
Oficio DG-536-2014, se fijaron fechas (entre el 01 y 08 de setiembre del 2014) de
visitas de la Unidad de Planificación Institucional a cada instancia administrativa
para verificar el avance y evidencias de los compromisos, ello con apoyo de un
servidor que fungiese como enlace del Área a la cual perteneciese, proveyendo
información documental y oral, y eventualmente coordinarse con el Director del
Área y el resto de servidores, acciones que resultasen necesarias tras las
reuniones sostenidas.
La programación de reuniones en las cuales se hizo el seguimiento fue la
siguiente:
Programa de reuniones del seguimiento practicado por la Unidad de Planificación
Institucional en materia de Control Interno, setiembre 2014
1
Día
Área o instancia
Minuta
Lunes, 01 de Septiembre de 2014
Área de Asesoría Legal
ADE-UPI-012-2014
Área de Auditoria de la Gestión de
Lunes, 01 de Septiembre de 2014
ADE-UPI-011-2014
Recursos Humanos
Miércoles, 03 de Septiembre de
Área de Administración de Servicios
ADE-UPI-013-2014
2014
Institucionales
Jueves, 04 de Septiembre de 2014
Área de Carrera Docente
ADE-UPI-014-2014
Oficina de Gestión Institucional de
Viernes, 05 de Septiembre de 2014
ADE-UPI-018-2014
Recursos Humanos
Área de Reclutamiento y Selección de
Viernes, 05 de Septiembre de 2014
ADE-UPI-016-2014
Personal
Viernes, 05 de Septiembre de 2014
Centro de Capacitación y Desarrollo
ADE-UPI-017-2014
Lunes, 08 de Septiembre de 2014
Área de Gestión de Recursos Humanos
1
ADE-UPI-019-2014
En el caso de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos y el Despacho Dirección General,
las fechas la fecha de visita varió respecto a lo indicado en el Oficio DG-536-2014 debido a compromisos del
servidor que figuró como enlace, Luis Gutiérrez Cortés de la Oficina de Gestión de Institucional de Recursos
Humanos, y Marietta Brenes Bonilla e Ileana Sánchez Monge del Despacho de la Dirección General.
.
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Programa de reuniones del seguimiento practicado por la Unidad de Planificación
Institucional en materia de Control Interno, setiembre 2014
1
Día
Área o instancia
Minuta
Lunes, 08 de Septiembre de 2014
Jueves, 11 de Septiembre de 2014
Jueves, 04 de setiembre de 2014
Jueves, 25 de Septiembre de 2014
Área de Salarios e Incentivos
Contraloría de Servicios
Despacho Dirección General
ADE-UPI-20-2014
ADE-UPI-021-2014
ADE-UPI-015-2014
ADE-UPI-025-2014
2.1.Fuentes de consulta:

Escritas:
o
Oficio DG-536-2014, 20 de agosto del 2014, seguimiento de
acciones programada para el Control Interno el Sistema
Evaluación del Riesgo (sic) (CI y SEVRI-2012-2013).
o
Plan de Mejora Institucional 2014.
o
Informe ADE-UPI 003-2014, de octubre del 2014, Integración
Sistema Gestión de Calidad Sistema Control Interno y Sistema
Valoración del Riesgo y Autoevaluación SCI 2012-2013 (Sistema
De Control Interno).
o
Correo electrónico remitido por la Licda. Sandra Mª. Quirós
Álvarez, Directora del Área de Desarrollo Estratégico, del 19 de
febrero del 2014, relacionado con actividades de “Elaboración de
los Planes Operativos de cada una de las Áreas 2014”.
o
Matrices para el seguimiento de medidas para administrar el
riesgo 2012, actividades con finalización pendiente a diciembre
del 2013.
o
Ley General de Control Interno, Nº 8292.
o
Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento
del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional
(SEVRI), Nº D-3-2005-CO-DFOE.

Verbales:
o
Richard Fallas Arias, Área de Asesoría Legal.
o
Yolanda Campos Arce, Área de Gestión de Recursos Humanos.
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o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Annia Castro Navarro, Área de Administración de Servicios
Institucionales.
Luis Gutiérrez Cortés, Área de Administración de Servicios
Institucionales.
Vanessa González Meza, Centro de Capacitación y Desarrollo.
Augusto Sanarrusia Solano, Área de Carrera Docente.
Jennifer Calvo Matamoros, Área de Auditoria de la Gestión de
Recursos Humanos.
Karla Alejandra Carranza López, Contraloría de Servicio.
Marietta Brenes Bonilla, Despacho Dirección General.
Ileana Sánchez Monge, Despacho Dirección General.
Gabriela Mora Arce, Encargada de Cooperación Internacional.
Sergio Sandí Ramírez, Área de Salarios e Incentivos.
Alex Gutiérrez de la O, Área de Reclutamiento y Selección de
Personal.
Arnoldo Zambrano Madrigal, Área de Desarrollo Estratégico.
Irene Román Fuentes, Área de Desarrollo Estratégico.
3. Antecedentes
Como parte de las obligaciones impuestas mediante la Ley General de Control
Interno, en sus artículos 14, 17 y 18, y Directrices Generales para el
Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del
Riesgo Institucional (SEVRI); la Dirección General de Servicio Civil, debe realizar
al menos una autoevaluación anual del Sistema de Control Interno y valorar de
riesgos de la actividad funcional de la Institución, así como monitorear las
propuestas de mejora para el Sistema de Control Interno y revisar el nivel de
riesgo, factores asociados y grado de ejecución de las medidas para la
administración de riesgos. En consecuencia de lo anterior, la Dirección General
ha procurado cumplir con lo dictado en la legislación.
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Específicamente para el año 2012, en lo inherente a Valoración de Riesgos, la
Institución realizó las actividades de identificación, análisis y evaluación de
riesgos, en virtud de las cuales se propusieron una serie de medidas de
administración para los riesgos que se consideraron como inaceptables, las cuales
tendrían una ejecución inmediata o bien se programaron para ser realizadas en el
transcurso del año 2013. No obstante, mediante un seguimiento realizado por la
Unidad de Planificación Institucional en talleres de planificación realizados entre
diciembre del 2013 y febrero del 2014 (el detalle de los mismos puede
consultarse en el Informe ADE-UPI 003-2014, de octubre del 2014), se logró
identificar que varias de las acciones propuestas para la Administración de
Riesgos por parte de las diferentes instancias de la Dirección General de Servicio
Civil (ver listado completo en el anexo 1), no se ejecutaron a cabalidad en el
periodo referido, de tal manera, correspondía a los titulares subordinados
responsables y demás servidores, retomar las acciones en el año 2014 o bien
analizar modificaciones e incluso descartarlas en atención a las variaciones que
pudieron darse en la probabilidad e impacto de los riesgos afines o porque
paralelamente pudiesen haber alternativas encaminadas al mismo designio de
mejora.
Cabe referir que, es mediante correo electrónico del 19 de febrero del 2014,
remitido por la Licda. Sandra Mª. Quirós Álvarez en su calidad de Directora del
Área de Desarrollo Estratégico, el mecanismo formal por el cual se solicitó al
superior jerárquico, titulares subordinados y otros servidores, reprogramar las
acciones correspondientes a mejoras en materia de Control Interno, o bien
realizar la reuniones necesarias para derogar las medidas, dejando constancia de
ello con acuerdo de área en una minuta de trabajo.
Por otra parte, en los mismos talleres aludidos en el párrafo tras anterior,
mediando un cambio metodológico tendiente a integrar la Autoevaluación del
Sistema de Control Interno y la Valoración de Riesgos, según se detalla en el
Informe ADE-UPI 003-2014, se procedió identificar aspectos en los cuales el
Sistema de Control Interno requería mejoras y riesgos cuya materialización
comprometiese el cumplimiento de los objetivos institucionales. Producto de ese
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trabajo, se elaboró el Plan de Mejora Institucional 2014 (ver anexo 2), en el cual
se incluyeron las propuestas de acciones a ejecutarse para propiciar el avance en
el Sistema de Control Interno, posicionar a la Institución en un nivel de riesgo
aceptable y en consecuencia contribuir a establecer un seguridad razonable en la
consecución de los objetivos inherentes a la Institución. Las acciones propuestas
en ese último caso, se calendarizaron para ejecutarse en el año 2014.
En consecuencia, el seguimiento practicado, cuyos resultados se indican en los
siguientes apartados de éste informe, indagó la situación de las medidas de
mejora del Sistema de Control Interno y las de administración de riesgos, no
concretadas en el año 2013 (incluyendo para esas la corroboración de un cierre
adecuado cuando se hubiese considerado factible por parte de los titulares
subordinados y colaboradores) y también las propuestas para efectuarse en el
año en curso. Dicha gestión, de conformidad con la normativa referida, obedece
al Seguimiento del Sistema de Control Interno y a la Revisión Riesgos propia del
SEVRI.
4.
ANÁLISIS
4.1.Medidas para Administración de Riesgos inconclusas en el 2013:
Como se expuso previo, de la identificación, análisis y evaluación de riesgos
realizada en el año 2012, originó una serie de propuestas por parte de la Áreas
funcionales de la Dirección General de Servicio Civil para la Administración de
riesgos y aunque debían ejecutarse en el año 2013, varias acciones (treinta y una
en total abstraídas en el anexo 1) no se concretaron en ese periodo, en
consecuencia, se indagó el estado (cumplimiento, reprogramación,
desestimación, u otra acción) que esas mantenían al momento de efectuarse el
seguimiento descrito en éste informe.
En el siguiente gráfico se expone la cuantificación de las acciones según la
valoración realizada en relación al estado de cumplimiento.
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Acciones para Administración del Riesgos establecidas en el año
2012 y pospuestas para cumplimiento en el año 2014, según
estado de avance al momento del seguimiento practicado por la
Unidad de Planificación Institucional (setiembre 2014)
12
Cantidad de acciones
10
8
6
4
2
0
Total
Parcial con
Parcial con
reprogramacion minuta de cierre
Sin minuta de
cierre
Cumplimiento
Con minuta de
cierre
Incumplimiento
Del gráfico anterior se aprecia que, de las acciones valoradas como de ejecución
pendiente por no materializarse en el año 2013, solamente cinco de las treinta y
una (16%), al momento de realizar el seguimiento, mantenían una situación de
incumplimiento sin mediar un acuerdo justificando el cierre de la misma.
Una mayoría relativa de once acciones, equivalentes a un 35%, se cumplieron
cabalmente, situación corroborada mediante las evidencias presentados por los
enlaces de cada área según las responsabilidades inherentes. Otras seis acciones
(19%) se valoraron con un cumplimiento parcial, de las cuales dos fueron
derogadas formalmente por la instancia responsable2, las otras cuatro tienen un
avance parcial y de conformidad con lo expuesto por los enlaces, se espera su
finalización a final del presente año.
El Área de Salarios e Incentivos, a pesar de haber presentado un avance en las medidas 1) “Elaborar un
manual que ejemplifique la aplicación de los conceptos técnicos en temas de salarios” y 2) “Brindar
informes proceso de automatización del histórico de salarios”, determinó la derogación de las medidas según
consta en la Minuta Nº 04-2014, del 23 de enero del 2014.
2
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Por otra parte, nueve acciones, equivalentes a un 29% fueron desestimadas por
parte de los responsables, mediando un acuerdo formal de cierre. Sobre la
determinación para esos nueve casos así como la inherente a las dos acciones del
Área de Salarios e Incentivos que tuvieron un desarrollo parcial pero que igual se
excluyeron, es importante referir que, no se ahondó ni cuestionaron motivos por
los cuales los titulares subordinados y colaboradores decidieron la cancelación,
pues ello se dispuso a su libre albedrio, empero siembre con la persistente
responsabilidad por tales decisiones en virtud de las obligaciones impuestas por
los respectivos cargos que ocupan y del régimen de responsabilidad del Sistema
de Control Interno.
El detalle de las acciones que fueron cumplidas a cabalidad, así como sus
responsables y evidencias corroboradas, se muestra en el siguiente cuadro:
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización en el año 2014 y cuyo
cumplimiento fue constatando en el seguimiento realizado por la Unidad de Planificación Institucional
(setiembre 2014)
Área
Medida para la Administración del
Evidencia
Responsable
Riesgo
Confección y envío de un Oficio Circular
a todas las Áreas Técnicas y oficinas
desconcentradas de la DGSC, así como a
La medida tuvo abordaje en reuniones a lo
las instituciones y organismos cubiertos
interno del Área, ello según constan en las
Área de
por el Régimen Estatutario, mediante el
minutas 003-2014 y 004-2014.
Asesoría Legal cual se giren las instrucciones
Finalmente la acción se hizo efectiva mediante
necesarias sobre contenidos y plazos
Oficio AJ-002-2013, del 20 de marzo del 2013.
máximos que deben observarse en la
remisión de información oficial
requerida por esta Asesoría Jurídica.
Capacitación a los servidores en temas
Se hizo taller el 28 de noviembre del 2013, así
como ciclo de proyectos y otros
verificado en lista de asistencia e invitación
similares.
(agenda).
Despacho
Dirección
Informar a las áreas de la Dirección
La disposición para que todo oficio circular
General
General de Servicio Civil, mediante un
emitido por cualquier instancia de la dirección
oficio, que previo a la emisión de un
General de Servicio Civil, sea de previo
oficio circular con disposiciones
conocimiento del Área de Asesoría Legal, se
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Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización en el año 2014 y cuyo
cumplimiento fue constatando en el seguimiento realizado por la Unidad de Planificación Institucional
(setiembre 2014)
Área
Medida para la Administración del
Evidencia
Responsable
Riesgo
normativas de alcance general a todo el hizo a través del Oficio Circular DG-011-2013,
Régimen de Servicio Civil, deberá contar del 22 de agosto del 2013, suscrito por el Sr.
con el visto bueno de la Asesoría
José Joaquín Arguedas Herrera, Director
Jurídica.
General en ese momento.
La acción se planificó y ejecutó de conformidad
Crear un índice Excel que permita
con el plan de acción PAC-006-2012, no
identificar la información salarial y
obstante en reunión a lo interno de Área de 23
describa sucintamente el contenido de
de enero del 2014, se tomo la decisión de
la misma
cerrarla, ello según Minuta 04-2014.
Área de
Se pudo verificar que, los servidores (titular
Salarios e
subordinado, profesionales y apoyo secretarial)
Incentivos
Mantener respaldo del sistema de
del Área de Salarios e Incentivos realizaron
información donde se pueda encontrar
respaldos de la información contenida en sus
registro de los CD guardados
equipos de cómputo, sin embargo en la misma
reunión del 23 de enero del 2014 también se da
por cerrada la medida (ver minuta 04-2014).
Hacer una solicitud de compra e
A través de Licitación Abreviada 2013LAinstalación de planta eléctrica,
000024-02401 gestionada por la Proveeduría
señalando las características mínimas
Institucional de la Presidencia de la República se
de dicho equipo.
logró adquirir una planta eléctrica para la
Dirección General de Servicio Civil, gestión
Hacer un plan de mantenimiento
consolida con el Contrato para la Compra e
preventivo de todo el equipo de la
Instalación de Un generador de Electricidad,
DGSC, para asegurar su buen
Área de
Presidencia de la República y Fans de Costa Rica
funcionamiento después de los cortes
Desarrollo
S.A. Nº 2013-00024.
eléctricos.
Estratégico
Mediante Oficio Circular DG-008-2014, del 06
de marzo de 2014, suscrito por el entonces
Hacer una revisión y actualización anual Director General, Sr. José Joaquín Arguedas
de las Políticas de uso de Equipos
Herrera, se comunican disposiciones en relación
Informáticos Institucionales.
con la forma en que los servidores deben
operar los equipos de cómputo que se le han
asignado.
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Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización en el año 2014 y cuyo
cumplimiento fue constatando en el seguimiento realizado por la Unidad de Planificación Institucional
(setiembre 2014)
Área
Medida para la Administración del
Evidencia
Responsable
Riesgo
En relación con la atención de problemas
presentados conectividad a internet, la Unidad
de Tecnologías de Infocomunicación estableció
el instructivo TI_1_3_IT_001 (Proceso de
Elaborar un plan de revisión periódica
Solicitud de Soporte Técnico).
de los servicios de Intranet e Internet, y
correo interno.
Adicionalmente en el Oficio Circular DG-0082014 referido previamente, también se
establecieron pautas que deben ser acatadas
por los servidores en el uso del correo
institucional.
El plan encaminado al cumplimiento de ese
mecanismo de seguridad se estableció en plan
Recomendar un mecanismo de
de acción PAC-UTIC-009-2014 y la
seguridad para el acceso de personas
materialización de las acciones tomadas al
ajenas a la UTIC.
respecto (Cambios en acceso físico en UTIC)
yacen en el Oficio ADE-UTIC-026-2014, del 07
de julio de 2014.
Establecer un procedimiento de envío a
reparación -y seguimiento respectivo-,
El cumplimiento de esa propuesta de mejora, la
del equipo en mal estado o con
Unidad de Tecnologías de Infocomunicación
problemas de operación tal que asegure procedió confeccionar el instructivo del Proceso
su debida devolución a tiempo y con
de Solicitud de Soporte Técnico, TI_1_3_IT_001.
calidad.
Esta medida tiene relación directa con
mecanismo implementado para condicionar
Redactar una política de accesibilidad
acceso de personas ajenas a la Unidad de
al área física donde se realizan los
Tecnologías de Infocomunicación, e igualmente
trabajos informáticos sustanciales de la
su cumplimiento se comprueba en el
DGSC.
planteamiento del PAC-UTIC-009-2014 y Oficio
ADE-UTIC-026-2014, del 07 de julio de 2014.
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Sobre las cuatro actividades que se mantienen vigentes y con un avance parcial,
merecen indicarse algunas observaciones relacionadas con la evolución de las
mismas y condicionantes o aspectos identificados como pendientes para un
cumplimiento definitivo, esas se sintetizan en el siguiente cuadro:
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización en el año 2014 y que momento de
efectuarse el seguimiento por parte de la Unidad de Planificación Institucional (setiembre 2014)
presentaban un avance parcial
Área
Medida para la
Observación
Responsable
Administración del Riesgo
Se estableció un plan de acción identificado con el
consecutivo PAC-GA-001-14, el cual está propuesto
Establecer un cronograma
para finalizar el 12 de diciembre del 2014.
para la realización del
Por otra parte, debido a los movimientos de personal
inventario físico de los útiles y
acaecidos en toda la Institución, debe reprogramarse
materiales.
el inventariado, el cual se condiciona al momento en
el cual cesen los traslados masivos.
Área de
Administración
El plan de acción PAC-GA-008-14, contiene la
de Servicios
descripción de lo que se abordará en relación con esa
Institucionales
medida, no obstante merece una ajuste de fechas
Actualizar sistema informático
relacionadas con su finalización.
de registro y control de bienes
Adicionalmente, según consta en Minuta de Reunión
duraderos.
N° GA-010-14 del 13 junio, 2014, el Director Rafael
Ángel Soto Miranda ha dado seguimiento a esa
medida.
Oficina de
En relación con esa acción, el Sr. Luis Gutiérrez Cortés
Gestión
Revisión semestral del manual
expuso que la unidad que lidera confeccionó un
Institucional de
de políticas y procedimientos
instructivo el cual tiene pendiente la aprobación por
Recursos
de recursos humanos.
parte de la Gestoría de Calidad.
Humanos
Hacer una revisión general del La Unidad de Tecnologías de Infocomunicación
procedimiento para el
confeccionó el Instructivo TI_1_3_IT_001, vinculado al
Área de
mantenimiento de
Proceso de Solicitud de Soporte Técnico.
Desarrollo
computadoras y otros equipos
Estratégico
y accesorios de uso cotidiano
Adicionalmente y según consta en el plan de acción
por los servidores de la DGSC y PAC-UTIC-011-2014, se está trabajando en un plan de
recomendar los ajustes
mantenimiento de servidores y equipos de
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Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización en el año 2014 y que momento de
efectuarse el seguimiento por parte de la Unidad de Planificación Institucional (setiembre 2014)
presentaban un avance parcial
Área
Medida para la
Observación
Responsable
Administración del Riesgo
necesarios para garantizar la
comunicación.
eficiencia del uso de estos
medios informáticos.
Por otra parte, si bien no hubo un examen estricto de motivos por los cuales
algunas medidas fueron desestimadas y cerradas, sí se verificó que se hubiese
dejado constancia de ello para verificar la salvaguarda de una sana práctica
documental y de gestión, por lo cual a continuación se indican las referencias
documentales que exponen la cancelación:
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización en el año 2014 y que se
desestimaron mediando acuerdo del área responsable
Área
Área Responsable
Referencia de cierre
Responsable
Realizar al menos 4 reuniones de personal
al año, en cuya agenda se incluya el análisis
de expedientes en proceso de instrucción.
Área de Asesoría Como producto de estos encuentros, se
Minuta Nº 004-2014, del 04 de marzo del
Legal
elaborará un informe de las revisiones
2014.
semanales efectuadas hasta ese momento,
indicando las acciones correctivas y de
seguimiento a implementar.
Mediante Oficio AU-103-2014, del 15 de
mayo del 2014, se comunica al Área de
Área de Auditoria
Desarrollo Estratégico el cierre de la
de la Gestión de
Crear y aplicar un mecanismo de
acción mediante acuerdo indicado en
Recursos
corroboración documental
Minuta Nº 2-2014, del 11 de febrero del
Humanos
2014 (se cierran planea de acción PAC-172013, PAC-18-2013 y PAC-06-2014).
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de Recursos
Humanos
Área de
Desarrollo
Estratégico
Evaluar el cumplimiento del proyecto de
Políticas, Directrices y Lineamientos que
ordenen y establezcan las competencias
funcionales y de organización de los
componentes del Sistema de Gestión de
Recursos Humanos en el RSC.
Elaboración y procesamiento de un
instrumento (cuestionario) que permita
conocer necesidades de normativa nueva
o modificaciones a la existente, destinado
a los Jefes de las Oficinas de Gestión
Institucional de Recursos Humanos del
RSC.
Hacer un programa de monitoreo de las
resoluciones de aprobación o
desaprobación sobre proyectos de
investigación. 2. Ejecución del programa
mencionado.
Elaborar un plan anual de seguimiento y
evaluación de las investigaciones en
marcha. 4. Ejecución del plan indicado.
Hacer una solicitud de gestión de
cooperación técnica en desarrollo Web, a
la Unidad de Cooperación Técnica de la
DGSC
Estudiar y proponer un mecanismo
efectivo y ajustado a las posibilidades
presupuestarias institucionales que eviten
o atenúen los delitos o daños informáticos.
Crear un sistema de estimación de costos,
tanto de los productos operativos como
los estratégicos (MT). Elaborar un
presupuesto para las acciones estratégicas
y sus correspondientes acciones
operativas, comprometidas por la DGSC
ante el PND y el Ministerio de Hacienda.
Minuta Nº 07-2014, se acordó cerrar las
acciones en razón del traslado de
competencias. Sucesivamente, a través
de Oficio Nº Gestión 09-2014, del 14 de
febrero del 2014, dirigido al Director
Francisco Chang, se comunican aspectos
que deberían ser retomados por el Área
de Salarios e Incentivos, la cual está a
cargo ese titular subordinado.
A lo interno de la Unidad de Investigación
y Desarrollo se optó por establecer el
cierre de la acción, situación que consta
en la Minuta Nº UNIDE-002-2014, del 28
de enero del 2014.
Se cierran las acciones mediante acuerdo
de reunión indicado en la Minuta Nº ADEUTIC-014-2014, del 10 de octubre del
2014.
La gestión se excluye por acuerdos en
reuniones respaldados en minitas Nº
ADE-UPI-04-14, del 28 de febrero del
2014 y Nº ADE-UPI-005-14, del 28 de
marzo del mismo año.
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Un énfasis particular debe darse a las actividades cuyo avance al momento de
realizar el seguimiento era nulo, pues en caso de permanecer la relevancia de su
implementación deben reactivarse y ejecutarse, siendo necesaria una
exhortación adicional, por lo cual seguidamente se hará referencia al escenario
identificado en cada caso y a algunos acuerdos conexos dados en reuniones con
los servidores-enlace, descripción que ofrece un parámetro para revisiones
futuras o decisiones apremiantes subsecuentes:

Realizar sesiones de trabajo semestral para capacitación, actualización y
revisión de las normas y criterios en materia de análisis ocupacional:
Esa acción es responsabilidad de la Oficina de Gestión Institucional de
Recursos Humanos, sin embargo, el Sr. Luis Gutiérrez Cortés comunico que
no se ha hecho algo afín y tampoco se propuso una reprogramación o
alternativa, por lo cual se considera apropiado un nuevo acercamiento
para poner un finiquito a ese pendiente.

Redactar una guía que le indique a los distintos departamentos del
Ministerio de Educación Pública que brindan información al Área de
Sistematización y Análisis Ocupacional los diferentes datos que se
requieren para cada proceso o procedimiento. Revisar la Guía para el
Análisis Ocupacional emitida por el Área de Gestión de RH. Gestionar ante
el CTFI y el grupo de seguimiento del SAGETH, la instalación y consulta de
los diferentes módulos:
El Sr. Augusto Sanarrusia Solano, como representante-enlace del Área de
Carrera Docente, instancia responsable de ejecutar esa medida, invoca
como causa de incumplimiento, los masivos movimientos de personal
acaecidos desde marzo del 2014.
En razón de la situación, en la reunión sostenida con él y según se
consignó en la Minuta ADE-UPI-014-2014 del 04 de setiembre del 2014, se
instó al Sr. Sanarrusia Solano para que coordinase lo correspondiente con
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el fin de cumplir con la acción, ello con fecha limite al 02 de octubre del
2014, sin embargo no se recibió evidencia de consecución.

Diseño de mecanismos para mejorar la comunicación con las contrapartes:
La Encargada de Cooperación Internación de la Dirección General de
Servicio Civil, Sra. Gabriela Mora Arce, informó que, no recibió avance en
relación con esa acción por parte de quien estuvo a cargo de ese proceso
previo a su reincorporación en la Institución. No obstante, según consta en
la Minuta de Reunión N° ADE-UPI-025-2014, del 25 de setiembre del 2014,
la Sra. Mora Arce retomó el compromiso para consumarlo a más tardar el
31 de octubre del año en curso.

Implementar un sistema de análisis de convenios que permita determinar
el costo beneficio de los mismos:
Con argumento similar expuesto para la acción anterior, la Sra. Gabriela
Mora Arce indicó que no se le transfirió algún avance sobre el diseño de un
sistema de costos aplicable a los convenimos que pueda suscribir la
Dirección General de Servicio Civil. Adicionalmente indicó que, para los
convenios específicos sí factible hacer un modelo de costeo para la toma
de decisiones de los mismos, pero en el caso de convenios marco, no
existe un costo estricto.
Independientemente de lo que haya acontecido, la Sra. Mora Arce asumió
la gestión de definir una metodología para determinar costos de convenios
con municipalidades, eso en procura de satisfacer la medida que figura
con un estatus de incumplimiento. El acuerdo también consta en la Minuta
de Reunión N° ADE-UPI-025-2014, del 25 de setiembre del 2014.

Establecimiento de mecanismos de coordinación con el Área de Desarrollo
Estratégico con el objetivo de conocer las necesidades y prioridades
institucionales contenidas en el PEI vigente:
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Siendo el fondo de esa acción, un aspecto sensible para la adecuada
planificación institucional y que fue posible identificar alguna evidencia de
mejora al respecto, la Encargada de Cooperación Internación manifestó su
compromiso para participar activamente en la formulación de Plan
Estratégico Institucional 2015-2018 y coordinar mediante reuniones u otros
mecanismos la comunicación de convenios para establecer encadenarlos a
la planificación institucional. Ese acuerdo también quedó sustentado en la
Minuta de Reunión N° ADE-UPI-025-2014, del 25 de setiembre del 2014.
De manera general, una valoración del estado de cumplimiento, considerando la
totalidad de medidas para administración de riesgos aplazadas hasta el año 2014,
daría como resultado un estado de cumplimiento por debajo de la media, eso
sería un 35% u once medidas de las treinta y una registradas, situación que
evidentemente genera una apreciación adversa, incluso asumiendo el eventual
cumplimiento de las cuatro acciones que tienen un avance parcial y una
reprogramación en la fecha de cumplimiento definitivo. Esa situación se expone
en el siguiente gráfico, el cual cabe indicar, considera en la porción de
incumplimiento, las acciones en las que media una minuta de cierre, sea que
haya existido o no un avance parcial en su concreción y también las acciones en
las que no hay avance y tampoco una nueva proyección temporal para su
aplicación.
Distribución relativa de las acciones para Administración
del Riesgos establecidas en el año 2012 y pospuestas
para cumplimiento en el año 2014, según estado de
avance al momento del seguimiento practicado
(setiembre 2014)
Total
35%
Parcial con
reprogramación
52%
Incumplimiento
13%
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A pesar de lo anterior y tomando en cuenta que, las razones por la cuales se
desestimaron o cerraron, si bien no tuvieron un examen estricto de motivos por
los cuales algunas medidas fueron desestimadas y cerradas, esas ultimas se
excluyeron a efectos de hacer una análisis objetivo de las acciones establecidas y
que se han mantenido vigentes para administrar riesgos. En ese sentido, la
distribución de cumplimiento se aplicó a un total de veinte acciones y no a
treinta y una como se describió antes, el escenario resultante se resume en el
grafico sucesivo.
Distribución relativa de acciones para Administración del
Riesgos establecidas en el año 2012 y pospuestas para
cumplimiento en el año 2014, según estado de avance al
momento del seguimiento practicado (setiembre 2014), sin
desestimaciones justificadas
25%
Total
55%
Parcial con reprogramación
Incumplimiento
20%
A partir de esas condicionantes, puede aseverarse que, en realidad existe una
aceptabilidad en cuanto al nivel de cumplimiento o en las gestiones realizadas
para consumar los compromisos e instrucciones en administración de riesgos,
pues puede deducirse que solo en un 25% o en cinco acciones hay una situación
de incumplimiento. De esas cinco medidas, preliminarmente se intuye que
solamente en dos situaciones (atribuibles a la Oficina de Gestión Institucional de
Recursos Humanos y Área de Carrera Docente) podría ameritarse una acción
adicional, sea para encaminar al cumplimiento de los compromisos, dar
alternativas o argumentar una desestimación; en los otros tres casos, atribuidos
al Despacho de la Dirección General, conforme a lo indicado, hubo anuencia para
retomar el trabajo y concluirlo cuanto antes.
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Al respecto cabe indicar que, el papel de la Unidad de Planificación Institucional
en la materia que se versa, no implica una imposición unilateral de acciones,
pues realmente tiene un papel apoyo, facilitador y estimulador para que el
superior jerárquico, titulares subordinados y servidores propicien el
funcionamiento y mejora del Sistema de Control Interno en el cual se incluye el
Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, por lo cual, se debe
procurar que los titulares subordinados de esa unidad y área administrativa,
resuelvan el desenlace para las acciones que se muestran incumplidas, siempre
bajo responsabilidad de las consecuencias de sus decisiones y acciones.
4.2.Plan de Mejora Institucional 2014:
Previo a exponer los resultados del seguimiento practicado para conocer el
estado de ejecución de las acciones de fortalecimiento contenidas en el Plan de
Mejora Institucional 2014, es importante acotar que en consecuencia de la
integración de la Autoevaluación de Control Interno y la Valoración de Riesgos,
así como de la conformación de un plan institucional y no uno segregado por
áreas organizacionales tal como se trabajaba antes del 2013, la ejecución de las
medidas se distribuyeron de manera estratégica.
En ese caso, un aspecto considerado como sensible y común, relacionado con la
definición de información requerida para la toma de decisiones en diferentes
ámbitos funcionales, se determinó como algo que, de manera particular debía
ejecutarse por parte de todas las instancias organizacionales. Otros aspectos, se
distribuyeron en instancias específicas según el rol y margen de acción a lo
interno de la Institución. Las razones que impulsaron esa segregación de medidas
y responsabilidades, así como la metodología para lograrlo, están contenidas en
el Informe ADE-UPI 003-2014 de reiterada mención.
En consecuencia, la exposición de los resultados recabados en el seguimiento, se
expondrán en dos secciones, primero las acciones a las cuales se les estableció
solo un responsable y luego la acción en la cual figura una participación
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individualizada pero que debía ser ejecutada por todas las instancias
organizativas.
No obstante, antes de exponer los resultados obtenidos, resulta necesario
referiste a cambios en los responsables de las acciones incluidas en el Plan de
Mejora Institucional 2014. En razón del nuevo enfoque de organización para la
Dirección General de Servicio Civil, propuesto ante el Ministerio de Planificación
Nacional y Política Económica, el cual implicaba una estructura organizacional
basada en procesos; la asignación de responsabilidades se hizo previendo la
consolidación de ese planteamiento, atribuyéndolas a titulares subordinados y
servidores según su distribución en los eventuales procesos que demarcarían la
estructura.
No obstante la evaluación emitida por ese órgano, comunicada mediante Oficio
N° DM-132-14 del 04 de julio del 2014, contenía una serie de refutaciones, por lo
cual, se ha mantenido un enfoque organizativo funcional, siendo pertinente en
consecuencia que, las responsabilidades se ajustasen al modelo predominante (a
los titulares subordinados y demás colaboradores según su distribución en las
áreas funcionales y ya no en los procesos propuestos en el proyecto de
reorganización).
Seguidamente se muestran las acciones del Plan de Mejora Institucional 2014
para las cuales se estableció sólo un responsable:
Acciones establecidas en el Plan de Mejora Institucional 2014, según responsable y fecha de finalización propuesta
Finalización
Instancia responsable
Acción a ejecutar
propuesta
Ejecutar la iniciativa de reuniones mensuales de los
Marzo 2014
1 Despacho Dirección General
Directores Misionales
2
3
4
Oficina de Gestión Institucional de
Recursos Humanos
Efectiva implementación de la Reorganización
Consultar al personal acerca de si la nueva estructura
orgánica permite el cumplimiento de objetivos y metas
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(UNIDE)
Despacho Dirección General
Análisis de la utilidad de la herramienta y aplicar mejoras
(Encuesta)
Establecer (Diseño, operacionalización y socialización) una
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Diciembre 2014
Diciembre 2014
Mayo 2014
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Acciones establecidas en el Plan de Mejora Institucional 2014, según responsable y fecha de finalización propuesta
Finalización
Instancia responsable
Acción a ejecutar
propuesta
Política Institucional relacionada con la conservación de la
integridad humana e infraestructural de la DGSC
Área de Desarrollo Estratégico
Establecer (Diseño, operacionalización y socialización) una
Mayo 2014
5
(UTIC)
Política Institucional de Seguridad Informática
Mantener vigente las reuniones entre los equipos y la
programación de mejoras al Sistema.
Identificar los requerimientos de los usuarios en relación
Setiembre 2014
6 Contraloría de Servicios
al SAGETH con la finalidad de integrar las necesidades del
cliente interno con las del cliente externo (usuario) para
su oportuna resolución
Plan de Mejora de la Unidad Médica (manejo del stress)
Oficina de Gestión Institucional de
Febrero 2014
7
Continuar con la ejecución de lo establecido en la Matriz
Recursos Humanos
"Ambiente de Trabajo"
Asociar las causas de las quejas con los errores o
actuaciones negligentes del personal, generar
Marzo 2014
8 Contraloría de Servicios
mensualmente la respectiva estadística y recomendar las
acciones correctivas para aquellos casos recurrentes
Los resultados respecto a la verificación del avance en la ejecución de esas
acciones, se resumen en el siguiente gráfico:
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Acciones establecidas en el Plan de Mejora Institucional
2014, con resposable particular, según estado de avance
antes del seguimiento realizado por la Unidad de
Planificación Institucional (setiembre 2014)
Cantidad de acciones
5
4
3
2
1
0
Total
Parcial
Sin minuta de cierre
Cumplimiento
Con minuta de
cierre
Incumplimiento
Situación
Como puede deducirse, aunque de las ocho actividades indagadas, dos se
programaron para concluirse después de setiembre, mes en el cual se realizó la
auditoria de seguimiento, ninguna de las acciones se habían finalizado y de las
que presentaron un avance parcial, sólo una (“análisis de la utilidad de la
herramienta y aplicar mejoras”3) corresponde a las de finalización a final del
2014 (diciembre), empero, como se expondrá seguidamente, esa situación no
implica necesariamente que las acciones concretas en materia de Control Interno
se hayan desestimado estrictamente.
Las medidas 1) “Establecer (Diseño, operacionalización y socialización) una
Política Institucional de Seguridad Informática” y 2) «"Plan de Mejora de la
Unidad Médica (manejo del stress), continuar con la ejecución de lo establecido
3
Respecto a ese compromiso, el plan de acción está contenido en el PAC-ADE-UNIDE-009-2014 y en lo
concerniente a su avance, se corroboró la elaboración de una herramienta para organización de las gestiones
en las que trabajan las Áreas organizacionales y generación de estadísticas asociadas, ello con un enfoque
estandarizado; sin embargo, su entrada en rigor está suspendido hasta tanto se defina el papel que cumplirá así
como la continuidad o ajustes que se realicen al Sistema de Gestión de Calidad. En consecuencia, en estricto
apego a la holgura disponible, no cabe efectuar valoraciones adicionales, quedando el desenlace de la medida,
en parte, condicionado a la visión estratégica del nuevo superior jerárquico.
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en la Matriz "Ambiente de Trabajo"», son las que muestran avance parcial y
mantienen continuidad en su ejecución, empero debieron finalizarse antes de
setiembre (mayo y febrero del 2014 respectivamente). Al respecto, debe
rescatarse precisamente esa continuidad, pues lo principal en esos casos es que
la Administración no desestime las acciones salvo por causas justificantes y por el
contrario concrete las mejoras aunque ello implique ajustes en el programa, sea
por la complejidad y volumen de tareas, o bien como en los casos suscitados, por
variación en responsables e integralidad con la cual se ha pretendido abordar las
oportunidades de mejora.
En relación con la primera medida, debe indicarse que, se constituyeron las
comisiones Gerencial de Sistemas de Información y la Técnica Funcional de
SAGETH, las cuales mantendrán acciones permanentes orientadas al
ordenamiento y atención de aspectos sensibles en materia de tecnologías;
apegada a esas, también se formó una Subcomisión de Perfiles de Sistemas,
constituida de manera temporal para encargarse de lo relacionado con la gestión
de accesos de operación en los sistemas informáticos empleados en la
Institución, teniéndose a la fecha como producto, una Política de Perfiles de los
Sistemas Informático (aprobada el 13 de agosto del 2014 y dada a conocer
mediante Oficio Circular DG-014-2014, del 29 de agosto del presente año) y
quedando pendiente para el 30 de octubre la presentación de procedimientos
asociados, con lo cual habría un avance importante en materia de seguridad
informática.
Respecto a la segunda acción con avance parcial, consistente con lo adelantado,
se identificó una reprogramación, sin embargo la Oficina de Gestión Institucional
de Recursos Humanos con apoyo de la Dra. Ana Grettel Rodríguez Castrillo ha
trabajado en la difusión de consecuencias del estrés laboral y estudios
particulares según cuenta en las evidencias del PAC RH-02-2014, el cual será
finalizado el 19 de diciembre del 2014 tras realizar un taller para el manejo del
estrés y una medición de los efectos de los estudios particulares a nivel
gerencial.
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Por otra parte, el caso que presenta un incumplimiento total pero mediando una
manifestación de recisión en minuta de trabajo, yace en la acción “Ejecutar la
iniciativa de reuniones mensuales de los Directores Misionales”. Siendo que la
acción se encomendó a la intervención directa del Director General, tras el
cambio del titular, el nuevo Director planteó un enfoque diferente al momento
de apoyarse en consejos de directores, de tal manera, según se expuso en
reunión del 15 de julio del 2014 y constata el Acta 08-2014 del Consejo Directivo,
solo se harán convocarías de ese consejo para decidir aspectos de relevancia
especial, según criterio de necesidad definido por Director General, no obstante,
también se instó a los titulares subordinados a mantener fluidez en la
comunicación horizontal y vertical, igualmente hizo saber su apertura para versar
con cualquier servidor sobre temas que merezcan consideración en materia y
organizativa. En consecuencia, la acción de mejora en el término inicialmente
planteada quedó invalidada.
Las acciones valoradas como incumplidas y para las cuales no se disponía de un
acuerdo o evidencia física por parte del responsable que, comprendiera su
suspensión, reprogramación o recisión, fueron las siguientes:

"Efectiva implementación de la Reorganización. Consultar al personal
acerca de si la nueva estructura orgánica permite el cumplimiento de
objetivos y metas".
Sobre el particular, debe tenerse en cuenta que, la acción está asociada al
proyecto de reorganización que emprendió la Dirección General de
Servicio Civil, el cual, como se indicó antes, tuvo una serie de
observaciones (que demandan correcciones o justificaciones adicionales)
en la evaluación emitida por el Ministerio de Planificación Nacional y
Política Económica; consecuentemente, la acción encomendada a la
Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos puede presumirse
suspendida por su condición accesoria hasta tanto se presente con
contestación por parte de la Dirección General de Servicio Civil y se avale
la nueva organización.
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A pesar de esa situación, dicha instancia ha tenido un papel en el proyecto
mencionado y también en los movimientos de personal acaecidos en razón
de la nueva visión que procura implementar el Director General, ese
consistente con dar facilidades para que la rotación que responda a
necesidades institucionales, procurando que sea coordinada y gradual.
El 12 de setiembre del año en curso y vía correo electrónico, se instó a
remitir un oficio dejando evidencia de cualquier gestión relacionada y
considerada como relevante; como respuesta, el Sr. Luis Enrique Gutiérrez
Cortés, titular subordinado de la oficina responsable de cumplir con la
medida de aseguramiento, remitió Oficio RH-799-2014, del 21 de octubre
del 2014, en el cual expone los motivos por los cuales no ha sido posible
concluir la acción, siendo esos consistentes con lo mencionado
previamente. En el mismo documento, el Sr. Gutiérrez Cortés comunicó su
determinación de cerrar la medida debido a las observaciones hechas por
el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica contra el
informe del modelo de organización propuesto.
Aunque las gestiones para propulsar un cambio en la estructura
organizacional no han cesado definitivamente, se considera factible que la
medida en cuestión y atribuida a las competencias de la Oficina de Gestión
Institucional de Recursos Humanos, haya sido cerrada y sea reactivada, de
ser necesario, cuando haya seguridad razonable sobre el aval de la
reorganización, pues no es lógico mantenerla en una interrupción
indeterminada.

“Establecer (Diseño, operacionalización y socialización) una Política
Institucional relacionada con la conservación de la integridad humana e
infraestructural de la DGSC”.
Debido a las condiciones del edificio en el cual se alberga la Dirección
General de Servicio Civil, a nivel de Dirección General se está trabajando
para trasladar las instalaciones a una estructura apropiada, por lo cual, en
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reunión sostenida con servidoras de Despacho, Marietta Brenes Bonilla e
Ileana Sánchez Monge, se manifestó la preferencia de cancelar la acción
para de concentrar esfuerzos en soluciones definitivas y ya no en otras de
carácter paliativo como lo serían disposiciones para integridad humana en
el actual edificio actual (ver Minuta Nº ADE-UPI-025-2014, del 25 de
setiembre del 2014).

"Mantener vigente las reuniones entre los equipos y la programación de
mejoras al Sistema.
Identificar los requerimientos de los usuarios en relación al SAGETH con
la finalidad de integrar las necesidades del cliente interno con las del
cliente externo (usuario) para su oportuna resolución"
En el seguimiento practicado, no fue posible identificar evidencias
concretas sobre la ejecución de esta acción, al respecto la Contralora de
Servicios, a quien se le atribuyó la responsabilidad de esta acción,
argumentó que no hubo comunicación formal de los compromisos. Al
respecto debe indicarse como observación que, la Contralora de Servicios
fue partícipe en el taller en el cual se completó la matriz del Plan de
Mejora Institucional 2014 y donde también se instó a trabajar de
conformidad con pautas expuestas en el mismo y en pro de las medidas de
mejora propuestas, todo según las competencias que igualmente se
presentaron.
Por otra parte, como elemento compensatorio, debe rescatarse que,
inmersas en las labores encomendadas a la Comisión Técnica Funcional de
SAGETH mencionada anteriormente, están las de ordenar los
requerimientos de usuarios y a su vez mantener integralidad de los
mismos, por lo cual, existe una cambio tácito de responsabilidades y en la
forma en que se procurará garantizar que los sistemas informáticos
respondan a cabalidad a las necesidades de los usuarios.
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En ese sentido, la medida de mejora propuesta en su momento, deberá ser
valorada en el seno de las comisiones antes mocionadas, en apego a las
atribuciones de cada una.

“Asociar las causas de las quejas con los errores o actuaciones negligentes
del personal, generar mensualmente la respectiva estadística y
recomendar las acciones correctivas para aquellos casos recurrentes”.
Con similar argumento al brindado para la acción anterior, la Contralora
de Servicios, replicó que no hubo comunicación formal de los
compromisos, quedando varias inquietudes de su parte respecto a lo que
se propuso en el taller realizado para crear el Plan de Mejora Institucional
2014. Igualmente cabe indicar que, por la metodología de trabajo utilizada
para establecer la medidas de mejora, así como sus responsables y por el
tiempo transcurrido desde que finalizaron los talleres; hubiese sido
deseable y posible evacuar cualquier duda, y en derivación, evidenciar al
menos un avance parcial en la implementación de la acción.
Debido al nulo avance en esa mejora, se instó a la Contralora de Servicios,
mediante correo electrónico del 12 de septiembre de 2014, a retomar la
acción, estableciendo, según su criterio, el plan de acción pertinente en
procura de optimizar el sistema de gestión de quejas y las medidas para
mitigarlas.
En virtud de las conversaciones sostenidas con los servidores-enlace y la
declaración de posiciones respecto a la continuidad o improcedencia de las
acciones indagadas, el estado de cumplimiento concluyente al finalizar el
seguimiento se resume en el gráfico que se muestra a continuación:
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Cantidad de acciones
Acciones establecidas en el Plan de Mejora Institucional
2014, con resposable particular, según estado de avance al
concluir el seguimiento realizado por la Unidad de
Planificación Institucional (setiembre 2014)
5
4
3
2
1
0
Total
Parcial
Sin minuta de cierre
Cumplimiento
Con minuta de
cierre
Incumplimiento
Situación
La acción contenida en el Plan de Mejora Institucional 2014 y que debía ser
ejecutada por todas las instancias organizativas de manera individual a marzo del
2014 está definida como “Establecer, por escrito, los tipos y contenidos de
información necesarios para garantizar una efectiva toma de decisiones por
parte del responsable del proceso”. Los resultados en la ejecución de esa acción
se resumen en el gráfico sucesivo:
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Cantidad de instancias organizativas, según el avance en el
establecimiento de tipos de información necesarios para la efectiva
toma de decisiones , al momento del seguimiento practicado por la
Unidad de Planificación Institucional (setiembre 2014)
Cantidad de instancias
7
6
5
4
3
2
1
0
Total
Parcial
Sin minuta de cierre
Cumplimiento
Con minuta de cierre
Incumplimiento
Situación
A partir del gráfico anterior, puede deducirse un aplazamiento general en el
cumplimiento del la acción de mejora pues, sólo una (Área de Administración de
Servicios Institucionales) de las diez instancias principales de la Institución (Áreas
y Dirección General) expuso evidencias relacionadas con las acción; sin embargo,
más adelante se expondrán algunas valoraciones relacionadas con el trabajo
realizado por parte de esa área.
Adicionalmente, tres áreas (Área de Carrera Docente, Área de Reclutamiento y
Selección de Personal, y Área de Salarios e Incentivos), desplegaron evidencia
que apunta a un cumplimiento parcial en la tipificación y procesamiento de
información de gestión requerida para la toma de decisiones. Finalmente una
mayoría de seis áreas (Área de Auditoria de la Gestión de Recursos Humanos,
Área de Asesoría Legal, Despacho Dirección General, Centro de Capacitación y
Desarrollo, Área de Gestión de Recursos Humanos y Área de Desarrollo
Estratégico) presentaron un incumplimiento, no obstante como se expondrá más
adelante, se realizaron gestiones en procura de encaminar al cumplimiento del
compromiso.
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Respecto al trabajo realizado por el Área de Administración de Servicios
Institucionales, según indicó Annia Castro Navarro, tuvo un inició integral a partir
de acuerdo del área, constatado en la Minuta GA-022-14 del 02 de setiembre del
2014, debe considerarse que preliminarmente la acción debió finiquitarse en
marzo anterior, por lo cual se evidencia un rezago significativo, no obstante, se
rescata la iniciativa del Área por poner al día su compromiso.
El tipo de información estratégica considerada como relevante por el Área se
relaciona con gestiones de recursos humanos, contratación administrativa,
presupuesto y control mantenimiento y uso de vehículos.
Adicionalmente, aunque no hay una minuta de discusión, especificación y
asignación de responsables, se hizo una compilación de normativa comúnmente
utilizada en el Área. En éste caso se aprecia un intención del Área de
Administración de Servicios Institucionales por cumplir con el compromiso
establecido en el Plan de Mejora Institucional 2014, no obstante claramente se
puede apreciar que, la información propuesta para gestionarse a lo interno de
esa instancia, está relacionada con insumos que regulan o coaccionan el ejercicio
de las actividades (normativa), aspecto que es generalizado en cualquier
instancia de la Administración Pública y no consiste propiamente en datos
generados por la gestión del Área o bien que sean estrictamente variables para la
toma de decisiones en la misma.
Sobre eso ultimo, puede comentarse que, no medió suficiente consistencia en la
definición del compromiso y su interpretación, o bien, durante el taller en el
cual se conformó el Plan de Mejora Institucional 2014, la concientización debió
ser mas impetuosa, Esa situación se apreció de manera generalizada en el resto
de áreas en las cuales se dio seguimiento de esa acción de mejora.
El Área de Administración de Servicios Institucionales, en relación con la materia
de Control Interno, optó también por proponer un plan de mejora incluyendo la
efectuación de mensuales y encuestas. Se pudo corroborar la elaboración, al
menos, del PAC-GA-003-2014, del 03 de marzo del 2014, relacionado con la
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“Implementación de acciones bimensuales para el seguimiento a la consecución
de medidas de control interno; asignación de responsabilidades y capacitación al
personal en materia de Control Interno”.
Sobre las tres áreas que expusieron estándares de información requerida para la
toma de decisiones, pero que se calificó como una acción parcial por no haberse
establecido expresamente en algún documento que lo respalde o bien, no se
evidenció continuidad en el procesamiento de los datos requeridos, merece
reseñar lo siguiente:

Área de Carrera Docente:
A partir de cuadros de datos mostrados por el enlace Augusto Sanarrusia Solano,
se apreció que el Área de Carrera Docente hace un levantamiento de datos para
generar información relacionada con las gestiones más sensibles de Carrera
Docente, específicamente relacionada con la gestión de concursos externos
(reclutamiento, análisis, calificación y elaboración de propuestas de candidatos
para nombramiento en propiedad de personal en el Ministerio de Educación
Pública).
No obstante, no se mostró un documento formal en el cual se haya definido o
solicitado esa información, a lo cual indicó el Sr. Sanarrusia Solano que, la misma
se prepara conforme sea requerida por jefes o director, sin que haya
predefinición en procedimiento, minuta, plan de trabajo u otro.
Dada la situación, en el momento de la reunión y según se consignó en la Minuta
ADE-UPI-014-2014 del 04 de setiembre del 2014, se instó al Sr. Sanarrusia Solano
para que coordinase lo correspondiente con el fin de cumplir con la acción, ello a
mas tardar el 02 de octubre del 2014, así acordado. No obstante, a la fecha de
elaboración de éste informe, no se ha recibido evidencia que confirme el
cumplimiento.
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
Área de Reclutamiento y Selección de Personal:
Similar a lo identificado en el Área de Carrera Docente, la exposición dada por el
Sr, Alex Gutiérrez de la O respecto al área que dirige, evidenció que no se ha
definido expresamente estándares o tipos de información que esa área pueda
requerir en la toma de decisiones. Empero, el Sr. Gutiérrez de la O expuso que el
Área ha abogado por tener información relevante para su gestión, de lo cual
resultó el documento “Estudio de Cantidad de Elegibles del Registro Contra
Cantidad de Pedimentos de Personal por Clase y Especialidad del ARSP” del 28
de julio del 2014; además, se ha trabajado en una encuesta de opinión, trabajo
contenido en el plan de acción ARSP-PAC-001-2014.
Se estima adecuado instar para que se retome la acción de inventariar la
información que pueda requerir el Área para la atención de sus múltiples tareas,
pues si bien se ha trabajado en algunos aspectos, se considera que la información
que pueda obtenerse de esos, no cobija la totalidad de asuntos en los cuales
actúa, además sobre ello influye el rol sensible que tiene esa instancia frente a
usuario externo y por lo cual ha sido frecuente figurar en la palestra pública.

Área de Salarios e Incentivos:
El enlace del Área de Salarios e Incentivos, Sergio Sandí Ramírez expuso que,
para la captación de datos necesarios para la toma de decisiones en esa
instancia, en enero del año en curso se hicieron fichas técnicas de indicadores,
sin embargo los indicadores se utilizaron hasta marzo, ello según expone, por el
cambio organizativo. Además de esos indicadores o asociados a los mismos, no
hubo otro documento que evidenciara una estandarización de información
requerida por el Área para la toma de decisiones relacionadas con su gestión.
En ese caso, se considera pertinente una medida adicional para instar a retomar
la medida, exponiendo la relevancia de disponer información de esa índole y que
la misma esté debidamente inventariada.
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Finalmente, se hará referencia a la situación encontrada en las áreas que no
mostraron durante el seguimiento practicado, alguna evidencia que respaldara su
trabajo en torno a la tipificación u obtención de información que pueda ser
necesaria en la gestión respectiva. Empero, como se expondrá, durante el
seguimiento se hizo ver la necesidad de cumplir con el compromiso y en
consecuencia los enlaces de las áreas coordinaron lo pertinente para definir de
manera formal algunas pautas de información que son necesarias para tomar
decisiones y conocer la situación de la gestión realizada.

Área de Auditoria de la Gestión de Recursos Humanos:
Según contenido del Oficio AU-O-315-2014, del 08 de octubre del 2014, suscrito
por el MBA. Olman Luis Jiménez Corrales, Director del Área de Auditoria de la
Gestión de Recursos Humanos, se colige la reactivación del compromiso al
exponer mecanismos relacionados que se implementaron por esa área para
disponer de información relevante.

Área de Desarrollo Estratégico:
El Área de Desarrollo Estratégico por su parte, retomó el compromiso
concertando acuerdo en cual se enlista los tipos de información que deben
obtenerse en relación con la gestión realizada por el Área, ello consta en Minuta
Nº ADE-032-2014, del 06 de octubre del 2014.

Centro de Capacitación y Desarrollo:
En el caso del Centro de Capacitación y Desarrollo, en la reunión del 05 de
setiembre del 2014, en la cual se dio el seguimiento, se acordó con la Sra.
Vanessa González Meza, que coordinase con el director de área a efectos de
retomar la acción, estableciendo en ese momento como fecha límite el 19 de
setiembre del 2014, sin embargo, la gestión no se cumplió con oportunidad, en
parte motivada, según se hizo saber, por la salida del Sr. José Joaquín Arguedas
Herrera quien era director de esa área.
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Es hasta el 13 de octubre del 2014 cuando mediante correo electrónico, la Sra.
González Meza expone un detalle de la información que, es requerida para una
efectiva toma de decisiones y por ende sería recabada en adelante, mismo
contenido se consigna formalmente en Oficio CCD-O-441-2014, del 15 de octubre
del 2014, suscrito también por la Sra. Vanessa González Meza.

Área de Gestión de Recursos Humanos:
A través de correo electrónico del 02 de octubre del 2014, la Sra. Yolanda
Campos Arce enlace del Área de Gestión de Recursos Humanos, indicó que, esa
área fijó una lista de información requerida por esa área y consecuentemente
será recabada para apoyar la toma de decisiones. Ello se concretó en reunión del
23 de setiembre del 2014 según se corroboró en Minuta N° 045-2014, remitida
como archivo adjunto al correo electrónico.

Área de Asesoría Legal:
Mediante correo electrónico del 17 de setiembre del 2014, remitido por la Sra.
Oralia Torres Leytón, Directora del Área de Asesoría Legal, se comunica que esa
instancia fijó una plan de trabajo identificado en con el consecutivo PAC-0052014 para cumplir con la acción establecida en el Plan de Mejora Institucional
2014.
Si bien, en la reunión sostenida con el Sr. Richard Fallas Arias el 01 de setiembre
del año en curso, el compromiso se pacto para finalizarse el 08 del mismo mes,
así puede corroborarse en la Minuta Nº ADE-UPI-012-2014, la demora no fue
significativa al menos respecto a lo pactado en ese momento, por lo cual, no se
considera necesario hacer acotación adicional respecto al retraso; empero si se
expresa como necesidad generalizada, dar seguimiento a las acciones de
procesamiento de la información considerada como relevante para la toma de
decisiones y que fue tipificada por la diferentes áreas.
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
Despacho Dirección General:
A diferencia de los casos descritos anteriormente, en reunión sostenida el 25 de
setiembre de año en curso, tomada en Minuta ADE-UPI-025-2014, las
representantes del Despacho de la Dirección General, Marietta Brenes Bonilla e
Ileana Sánchez Monge, consensuaron en que por el tipo de gestión a nivel de la
Dirección General, se consideraba inviable establecer un sistema de indicadores
específico o estándares de información, por lo cual, se debía resolver eximiendo
a esa instancia, del cumplimiento de la acción definida en el Plan de Mejora
Institucional 2014.
Expuesta de manera amplia, la actuación ejercida por cada instancia y tras la
intimación realizada durante las reuniones sostenidas con los servidores que
fungen como enlaces, en el siguiente gráfico se muestra de manera resumida el
estado de cumplimiento resultante:
Cantidad de instancias organizativas, según el avance en el establecimiento
de tipos de información necesarios para la efectiva toma de decisiones, tras
el seguimiento practicado por la Unidad de Planificación Institucional
(setiembre 2014)
Cantidad de instancias
6
5
4
3
2
1
0
Total
Parcial
Sin minuta de cierre
Cumplimiento
Con minuta de cierre
Incumplimiento
Situación
En términos generales, en concordancia con lo referido en los párrafos
anteriores, puede alegarse que, en cuanto a la medida “Establecer, por escrito,
los tipos y contenidos de información necesarios para garantizar una efectiva
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toma de decisiones por parte del responsable del proceso”, se apreció una
demora significativa en su cumplimiento, pues inicialmente se pacto para marzo
del 2014 y las áreas mostraron alguna evidencia a partir de setiembre del año en
curso.
Una valoración del estado de cumplimiento, excluyendo la instancia (Dirección
General) que desestimó el compromiso mediando un acuerdo en minuta, permite
aseverar que, aun con esa condicionante, por la cantidad de medidas con un
avance parcial, no podría atribuirse una aceptabilidad en el nivel de
cumplimiento, por lo que será importante una incitación a las instancias que
muestran parcialidad y demora en su compromiso, en aras de alcanzar una
materialización absoluta de la iniciativa.
Cantidad de instancias organizativas, según el avance en el establecimiento
de tipos de información necesarios para la efectiva toma de decisiones, tras
el seguimiento practicado por la Unidad de Planificación Institucional
(setiembre 2014)
0%
Total
44%
Parcial
56%
Incumplimiento
Se considera que, en varios casos, debe darse mayor profundidad para identificar
los aspectos que merecen registrarse históricamente o bien cuantificarse, pero
eso deberá desarrollarse en otro momento mediante un mecanismo participativo
y reflexivo, eso en resguardo de un proceso de mejora continua. Además, al
momento de definir compromisos, es pertinente enfatizar o dejar plasmados
detalles para evitar ambigüedades o interpretaciones erradas, eso porque en la
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mayoría de las áreas, la tónica estuvo marcada por una dificultad para
interpretar la medida de mejora, aun cuando la misma se definió en un taller de
trabajo en el cual hubo participación por parte de representantes de todas las
instancias de la Institución y total apertura de los facilitadores incluyendo la de
los servidores de la Unidad de Planificación Institucional, para conciliar criterios
e interpretaciones.
Por otra parte y de conformidad indicado previamente, la medida de mejora en
discusión, yace básicamente en la definición o establecimiento de información
que resulta relevante para las instancias de la Dirección General de Servicio
Civil, pero el aspecto sustantivo es la obtención y uso adecuado de la misma. De
tal manera, además actuar para propiciar una mayor minuciosidad en la
determinación tipos de datos para recabar y procesar, como se refirió en el
párrafo precedente, es menester que los titulares subordinados y en general los
servidores, aseguren y mejoren la captura de datos y su análisis, a lo cual
también deberá dársele seguimiento que contribuya al progreso continuo y
permanente de la Institución.
Es importante indicar que, aunque la auditoria no estuvo enfocada en verificar el
cumplimiento y forma según la cual las áreas procesan de la información, fue
posible constatar que, al menos parte de esas, mantienen con alguna regularidad
la generación de estadísticas o registran en series históricas u otras datos
relacionados con su gestión, especialmente en el Área de Administración de
Servicios Institucionales y Área de Carrera Docente.
5. CONCLUSIONES
5.1.En todas las reuniones que comprendieron el seguimiento de acciones
encaminadas a perfeccionar el Sistema de Control Interno y administra
riegos, se aprecio disposición de colaboración por parte de los servidoresenlace para brindar información y en la mayoría de los casos también una
actitud de interés por programar la resolución de asuntos pendientes.
5.2.A pesar de lo anterior, se apreció dificultad para que los servidores de las
instancias sujetas al seguimiento realizado, precisaran el contenido y
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alcance de las acciones de mejora que les eran inherentes, fueran esas
las de administración de riesgos no cumplidas en el año 2013 y por ende
aplazadas para el año 2014, o bien y de manera más notoria, las
contenidas en el Plan de Mejora Institucional 2014.
5.3.En relación con las acciones para administración de riesgos identificadas
en el año 2012 y no finiquitadas en el 2013, existe una aceptabilidad
razonable pues, solamente dos de treinta y un acciones (6,5%) no
mostraron indicios de ejecución o justificación y acuerdo para
rescindirlas, y tampoco un planteamiento concreto de finiquito tras las
conversaciones sostenidas durante el seguimiento, en las cuales se
procuró exponer la necesidad de no dejar compromisos en suspenso.
Esas medidas son 1) “Realizar sesiones de trabajo semestral para
capacitación, actualización y revisión de las normas y criterios en
materia de análisis ocupacional” y 2) “Redactar una guía que le indique a
los distintos departamentos del Ministerio de Educación Pública que
brindan información al Área de Sistematización y Análisis Ocupacional los
diferentes datos que se requieren para cada proceso o procedimiento.
Revisar la Guía para el Análisis Ocupacional emitida por el Área de
Gestión de RH. Gestionar ante el CTFI y el grupo de seguimiento del
SAGETH, la instalación y consulta de los diferentes módulos”, y está son
competencia del los titulares subordinados de la Oficina de Gestión
Institucional de Recursos Humanos y Área de Carrera Docente,
respectivamente.
Aunque hubo tres situaciones más que, no presentaban evidencias de
avance o cierre, las cuales son atribución de la Encargada de Cooperación
Internacional, deben separarse de lo concluido previo pues, la Sra.
Gabriela Mora Arce acordó la culminación a más tardar el 31 de octubre
del año en curso, para lo cual solo sería necesario una corroboración
posterior a esa fecha y a partir de la consecución se sumarían a las once
acciones culminadas previo al seguimiento realizado y a las cuatros que
tienen avance parcial y termino en diciembre del 2014.
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Para el resto de acciones, fue posible verificar por medio de revisión
documental, el cierre formal de las acciones. En afinidad con esa
determinación, merece indicarse que, no se ahondó ni cuestionaron
motivos por los cuales los titulares subordinados y colaboradores
decidieron la cancelación, pues ello se dispuso a su libre albedrio, lo cual
en todo caso, mantiene el régimen de responsabilidad respecto del
Sistema de Control Interno y cargos que se ocupan.
Además es dable que, dadas las constantes variaciones a lo interno y
externo de las organizaciones, por un criterio de costo-beneficio,
oportunidad u otro, puedan descartarse medidas que previo se
consideraron imprescindibles, por lo cual, esos casos particulares no
pueden calificarse como algo estrictamente inadmisible.
5.4.En relación con las nueve medidas establecidas en el Plan de Mejora
Institucional 2014, de las cuales ocho tenían un responsable particular y
la otra implicaba una acción individualizada por parte de totas las áreas
de la organización (incluido el Despacho de Dirección), resalta la
dilatación en su cumplimiento por parte de las diferentes instancias
responsables.
Respeto a las ocho propuestas con responsable específico, solo dos se
propusieron inicialmente para cumplirse en el en último trimestre del
2014, empero, antes de iniciar el seguimiento, ninguna presentaba un
cumplimiento total y solo tres ostentaban un avance parcial. Ante esa
situación, en las reuniones de seguimiento, se conversó con los
servidores-enlace sobre criterios y medidas de continuidad o
improcedencia de las acciones indagadas, ello motivó decisiones que
dieron como resultado al final del seguimiento un cumplimiento parcial
en cuatro acciones, cierre mediante acuerdo en otras tres medidas y solo
una con un incumplimiento y sin una plan de acción definitivo (caso con
responsabilidad atribuida a la Contralora de Servicios).
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En cuanto a la medida de aplicación individualizada por todas las
instancias organizativas (“Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios
para garantizar una efectiva toma de
decisiones por parte del responsable del proceso”), hubo una demora
significativa en su cumplimiento, pues inicialmente se pacto para marzo
del 2014 y las áreas mostraron alguna evidencia a partir de setiembre del
año en curso.
Precisamente es tras la intimación realizada durante las reuniones
sostenidas con los servidores que fungen como enlaces, cuando las áreas
retoman esfuerzos para definir los tipos de información que pueden ser
necesarios en su gestión, de tal manera, al finalizar el seguimiento, cinco
áreas habían demostrado la tipificación que les es inherente; cuatro
mantuvieron un desarrollo parcial porque no habían inventariado los
estándares de información pero si mantenían registro de datos
relacionadas con su gestión o bien, en el caso del Área de Asesoría Legal,
se disponía de un plan de acción no finalizado, ; y solo una valoró como
inviable su cumplimiento.
La medida de mejora referida, yace básicamente en la definición o
establecimiento de información que resulta apremiante para las
decisiones en cada instancia de la Dirección General de Servicio Civil,
pero el aspecto sustantivo es la obtención y uso adecuado de la misma. En
consecuencia, si bien debe gestionarse para lograr mayor minuciosidad en
la determinación tipos de datos para recabar y procesar, también es
importante dar seguimiento al aseguramiento y mejora en la captura de
datos y su análisis.
6. RECOMENDACIONES
6.1.Mantener acción activa tendiente a la vinculación y motivación de los
servidores de la Dirección General de Servicio Civil en la proposición y
aplicación de mejoras al Sistema de Control Interno así como en controles
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para mitigar el impacto o probabilidad de eventos que atenten contra la
consecución de los objetivos institucionales.
6.2.Al momento de definir compromisos, es pertinente enfatizar o dejar
plasmados detalles para evitar ambigüedades o interpretaciones erradas,
y asegurar los resultados deseables en las acciones que se ejerzan.
6.3.Coordinar con los titulares subordinados de la Oficina de Gestión
Institucional de Recursos Humanos, Área de Carrera Docente y Contraloría
de Servicios a efectos de hacer un planteamiento de resolución para los
compromisos de mejora del Sistema de Control Interno y administración
de riesgos que son de su competencia y no tienen nivel de avance.
6.4.Dar seguimiento a las acciones propuestas para mejorar el Sistema de
Control Interno y administrar riesgos, y que presentan un avance parcial,
en aras obtener un cumplimiento definitivo o avance significativo durante
el año 2014, salvo que hayan elementos condicionantes que
indiscutiblemente lo impidan.
Los anexo 3 y 4 incluyen un resumen del estado de cumplimiento de las
acciones, los responsables y compromisos asumidos en algunos casos, el
cual sirve de apoyo para coordinar con los titulares subordinados y
realizar posteriores revisiones.
6.5.En relación con la acción “Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios
para garantizar una efectiva toma de
decisiones por parte del responsable del proceso”, se considera deseable
lograr mayor minuciosidad en la determinación tipos de datos para
recabar y procesar (principalmente en el caso del Área de Carrera
Docente, Área de Salarios e Incentivos y Área de Reclutamiento y
Selección de Personal, en las cuales se mostraron evidencias
documentales sobre tipos de información que se han gestionado, pero no
existe expresamente una tipificación de información requerida), y dar
seguimiento al aseguramiento y perfeccionamiento propiamente del
procesamiento de los datos.
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ANEXOS
Anexo 1
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014
Medida para la Administración del Riesgo
1
Establecer un cronograma para la realización del inventario físico de los útiles y
materiales.
2
Actualizar sistema informático de registro y control de bienes duraderos.
3
4
5
6
7
Revisión semestral del manual de políticas y procedimientos de recursos
humanos.
Realizar sesiones de trabajo semestral para capacitación, actualización y
revisión de las normas y criterios en materia de análisis ocupacional.
Confección y envío de un Oficio Circular a todas las Áreas Técnicas y oficinas
desconcentradas de la DGSC, así como a las instituciones y organismos
cubiertos por el Régimen Estatutario, mediante el cual se giren las instrucciones
necesarias sobre contenidos y plazos máximos que deben observarse en la
remisión de información oficial requerida por esta Asesoría Jurídica.
Realizar al menos 4 reuniones de personal al año, en cuya agenda se incluya el
análisis de expedientes en proceso de instrucción. Como producto de estos
encuentros, se elaborará un informe de las revisiones semanales efectuadas
hasta ese momento, indicando las acciones correctivas y de seguimiento a
implementar.
Crear y aplicar un mecanismo de corroboración documental
Redactar una guía que le indique a los distintos departamentos del Ministerio
de Educación Pública que brindan información al Área de Sistematización y
Análisis Ocupacional los diferentes datos que se requieren para cada proceso o
8
procedimiento. Revisar la Guía para el Análisis Ocupacional emitida por el Área
de Gestión de RH. Gestionar ante el CTFI y el grupo de seguimiento del SAGETH,
la instalación y consulta de los diferentes módulos.
9 Diseño de mecanismos para mejorar la comunicación con las contrapartes.
Implementar un sistema de análisis de convenios que permita determinar el
10
costo beneficio de los mismos.
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Fax: 2586-8343, Apartado Postal 3371-1000 San José
Área Responsable
Área de
Administración de
Servicios
Institucionales
Oficina de Gestión
Institucional de
Recursos Humanos
Área de Asesoría
Legal
Área de Auditoria de
la Gestión de
Recursos Humanos
Área de Carrera
Docente
Despacho Dirección
General
Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014
Medida para la Administración del Riesgo
Establecimiento de mecanismos de coordinación con el Área de Desarrollo
11 Estratégico con el objetivo de conocer las necesidades y prioridades
institucionales contenidas en el PEI vigente.
Capacitación a los servidores en temas como ciclo de proyectos y otros
12
similares.
Informar a las áreas de la Dirección General de Servicio Civil, mediante un
oficio, que previo a la emisión de un oficio circular con disposiciones
13
normativas de alcance general a todo el Régimen de Servicio Civil, deberá
contar con el visto bueno de la Asesoría Jurídica.
Evaluar el cumplimiento del proyecto de Políticas, Directrices y Lineamientos
14 que ordenen y establezcan las competencias funcionales y de organización de
los componentes del Sistema de Gestión de Recursos Humanos en el RSC.
Elaboración y procesamiento de un instrumento (cuestionario) que permita
conocer necesidades de normativa nueva o modificaciones a la existente,
15
destinado a los Jefes de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos
Humanos del RSC.
Elaborar un manual que ejemplifique la aplicación de los conceptos técnicos en
16
temas de salarios
Crear un índice Excel que permita identificar la información salarial y describa
17
sucintamente el contenido de la misma
Mantener respaldo del sistema de información donde se pueda encontrar
18
registro de los CD guardados
19 Brindar informes proceso de automatización del histórico de salarios.
Hacer un programa de monitoreo de las resoluciones de aprobación o
20 desaprobación sobre proyectos de investigación. 2. Ejecución del programa
mencionado.
Elaborar un plan anual de seguimiento y evaluación de las investigaciones en
21
marcha. 4. Ejecución del plan indicado.
Hacer una solicitud de compra e instalación de planta eléctrica, señalando las
características mínimas de dicho equipo.
22
Hacer un plan de mantenimiento preventivo de todo el equipo de la DGSC, para
asegurar su buen funcionamiento después de los cortes eléctricos.
Hacer una revisión y actualización anual de las Políticas de uso de Equipos
23
Informáticos Institucionales.
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Área Responsable
Área de Gestión de
Recursos Humanos
Área de Salarios e
Incentivos
Área de Desarrollo
Estratégico
Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014
Medida para la Administración del Riesgo
24
25
26
27
28
29
30
31
Elaborar un plan de revisión periódica de los servicios de Intranet e Internet, y
correo interno.
Recomendar un mecanismo de seguridad para el acceso de personas ajenas a la
UTIC.
Hacer una revisión general del procedimiento para el mantenimiento de
computadoras y otros equipos y accesorios de uso cotidiano por los servidores
de la DGSC y recomendar los ajustes necesarios para garantizar la eficiencia del
uso de estos medios informáticos.
Establecer un procedimiento de envío a reparación -y seguimiento respectivo-,
del equipo en mal estado o con problemas de operación tal que asegure su
debida devolución a tiempo y con calidad.
Hacer una solicitud de gestión de cooperación técnica en desarrollo Web, a la
Unidad de Cooperación Técnica de la DGSC
Estudiar y proponer un mecanismo efectivo y ajustado a las posibilidades
presupuestarias institucionales que eviten o atenúen los delitos o daños
informáticos.
Redactar una política de accesibilidad al área física donde se realizan los
trabajos informáticos sustanciales de la DGSC.
Crear un sistema de estimación de costos, tanto de los productos operativos
como los estratégicos (MT). Elaborar un presupuesto para las acciones
estratégicas y sus correspondientes acciones operativas, comprometidas por la
DGSC ante el PND y el Ministerio de Hacienda.
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Área Responsable
Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
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Anexo 2
Plan de Mejora Institucional 2014
Acciones de mejora
Ejecutar la iniciativa de reuniones mensuales de los Directores
Misionales
Efectiva implementación de la Reorganización
2 Consultar al personal acerca de si la nueva estructura orgánica permite
el cumplimiento de objetivos y metas
1
3 Análisis de la utilidad de la herramienta y aplicar mejoras (Encuesta)
4
5
6
7
8
9
Establecer (Diseño, operacionalización y socialización) una Política
Institucional relacionada con la conservación de la integridad humana e
infraestructural de la DGSC
Establecer (Diseño, operacionalización y socialización) una Política
Institucional de Seguridad Informática
Mantener vigente las reuniones entre los equipos y la programación de
mejoras al Sistema.
Identificar los requerimientos de los usuarios en relación al SAGETH con
la finalidad de integrar las necesidades del cliente interno con las del
cliente externo (usuario) para su oportuna resolución
Plan de Mejora de la Unidad Médica (manejo del stress)
Continuar con la ejecución de lo establecido en la Matriz "Ambiente de
Trabajo"
Asociar las causas de las quejas con los errores o actuaciones
negligentes del personal, generar mensualmente la respectiva
estadística y recomendar las acciones correctivas para aquellos casos
recurrentes
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos de información necesarios
para garantizar una efectiva toma de decisiones por parte del
responsable del proceso.
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Proceso
responsable
Político Estratégico
Fecha límite de
ejecución
RRHH
Diciembre 2014
Político Estratégico
Diciembre 2014
Político Estratégico
(Subdirección)
Infocomunicación
Marzo 2014
Mayo 2014
Mayo 2014
Evaluación de
la mejora
Setiembre 2014
RRHH
Febrero 2014
Evaluación de
la mejora
Marzo 2014
Todos
Marzo 2014
Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
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Anexo 3
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Medida de Administración del Riesgo
Estado de
cumplimiento
Nulo
Oficina de
Gestión
Institucional de
Recursos
Humanos
Realizar sesiones de trabajo semestral para
capacitación, actualización y revisión de las normas y
criterios en materia de análisis ocupacional.
Área de Carrera
Docente
Redactar una guía que le indique a los distintos
departamentos del Ministerio de Educación Pública
que brindan información al Área de Sistematización
y Análisis Ocupacional los diferentes datos que se
requieren para cada proceso o procedimiento.
Revisar la Guía para el Análisis Ocupacional emitida
por el Área de Gestión de RH. Gestionar ante el CTFI
y el grupo de seguimiento del SAGETH, la instalación
y consulta de los diferentes módulos.
Despacho
Dirección General
Diseño de mecanismos para mejorar la
comunicación con las contrapartes.
Parc.
Comp.
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si
El Sr. Luis Gutiérrez Cortés comunico que
se ha hecho algo afín y tampoco se


 no
propuso
una reprogramación.
 
 




 
 

Según Minuta ADE-UPI-014-2014, del 04 de
setiembre del 2014, se instó al Sr.
Sanarrusia Solano para que coordinase lo
correspondiente con el fin de cumplir con
la acción, ello con fecha límite al 02 de
octubre del 2014, sin embargo no se
recibió evidencia de consecución.



 
 

La Sra. Mora Arce retomó el compromiso
para consumarlo a más tardar el 31 de
octubre del año en curso. Minuta N° ADEUPI-025-2014, del 25 de setiembre del
2014.
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Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Medida de Administración del Riesgo
Estado de
cumplimiento
Nulo
Despacho
Dirección General
Implementar un sistema de análisis de convenios
que permita determinar el costo beneficio de los
mismos.
Despacho
Dirección General
Establecimiento de mecanismos de coordinación
con el Área de Desarrollo Estratégico con el objetivo
de conocer las necesidades y prioridades
institucionales contenidas en el PEI vigente.
Área de Auditoria
de la Gestión de
Recursos
Humanos
Crear y aplicar un mecanismo de corroboración
documental
Parc.
Comp.
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si



 
 

La Sra. Mora Arce retomó el compromiso
para consumarlo a más tardar el 31 de
octubre del año en curso. Minuta N° ADEUPI-025-2014, del 25 de setiembre del
2014.



 
 

Se asumirá el compromiso de participación
en PEI y coordinación vía reuniones y
comunicación de convenios para ligarlos a
la planificación. Minuta de Reunión N°
ADE-UPI-025-2014, del 25 de setiembre del
2014.
Mediante Oficio AU-103-2014, del 15 de
mayo del 2014, se comunica al Área de
Desarrollo Estratégico el cierre de la acción
mediante acuerdo indicado en Minuta Nº
2-2014, del 11 de febrero del 2014 (se
cierran planea de acción PAC-17-2013,
PAC-18-2013 y PAC-06-2014).




  
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Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Medida de Administración del Riesgo
Área de Asesoría
Legal
Realizar al menos 4 reuniones de personal al año, en
cuya agenda se incluya el análisis de expedientes en
proceso de instrucción. Como producto de estos
encuentros, se elaborará un informe de las
revisiones semanales efectuadas hasta ese
momento, indicando las acciones correctivas y de
seguimiento a implementar.
Estado de
cumplimiento
Nulo
Área de Gestión
de Recursos
Humanos
Evaluar el cumplimiento del proyecto de Políticas,
Directrices y Lineamientos que ordenen y
establezcan las competencias funcionales y de
organización de los componentes del Sistema de
Gestión de Recursos Humanos en el RSC.
Parc.
Comp.
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si
Minuta Nº 004-2014, del 04 de marzo del



 
     2014.
Minuta Nº 07-2014, se acordó cerrar las
acciones en razón del traslado de
competencias. Sucesivamente, a través de
Oficio Nº Gestión 09-2014, del 14 de
febrero del 2014, dirigido al Director
Francisco Chang, se comunican aspectos
que deberían ser retomados por el Área de
Salarios e Incentivos, la cual está a cargo
ese titular subordinado.



 
  
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Unidad de Planificación Institucional
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Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Medida de Administración del Riesgo
Estado de
cumplimiento
Nulo
Área de Gestión
de Recursos
Humanos
Área de
Desarrollo
Estratégico
Área de
Desarrollo
Estratégico
Área de
Desarrollo
Estratégico
Área de
Desarrollo
Estratégico
Elaboración y procesamiento de un instrumento
(cuestionario) que permita conocer necesidades de
normativa nueva o modificaciones a la existente,
destinado a los Jefes de las Oficinas de Gestión
Institucional de Recursos Humanos del RSC
Hacer un programa de monitoreo de las resoluciones
de aprobación o desaprobación sobre proyectos de
investigación. 2. Ejecución del programa
mencionado.
Elaborar un plan anual de seguimiento y evaluación
de las investigaciones en marcha. 4. Ejecución del
plan indicado.
Hacer una solicitud de gestión de cooperación
técnica en desarrollo Web, a la Unidad de
Cooperación Técnica de la DGSC
Estudiar y proponer un mecanismo efectivo y
ajustado a las posibilidades presupuestarias
institucionales que eviten o atenúen los delitos o
daños informáticos.
Parc.
Comp.
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si
Minuta Nº 07-2014, se acordó cerrar las
acciones en razón del traslado de
competencias. Sucesivamente, a través de
Oficio Nº Gestión 09-2014, del 14 de
febrero del 2014, dirigido al Director
Francisco Chang, se comunican aspectos
que deberían ser retomados por el Área de
Salarios e Incentivos, la cual está a cargo
ese titular subordinado.



 
  
Minuta Nº UNIDE-002-2014, del 28 de



 
     enero del 2014.
Minuta Nº UNIDE-002-2014, del 28 de



 
     enero del 2014.
Minuta Nº ADE-UTIC-014-2014, del 10 de



 
     octubre del 2014.
Minuta Nº ADE-UTIC-014-2014, del 10 de



 
     octubre del 2014.
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Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Medida de Administración del Riesgo
Estado de
cumplimiento
Nulo
Área de
Desarrollo
Estratégico
Crear un sistema de estimación de costos, tanto de
los productos operativos como los estratégicos
(MT). Elaborar un presupuesto para las acciones
estratégicas y sus correspondientes acciones
operativas, comprometidas por la DGSC ante el PND
y el Ministerio de Hacienda.
Área de Salarios e
Incentivos
Elaborar un manual que ejemplifique la aplicación de
los conceptos técnicos en temas de salarios
Área de Salarios e
Incentivos
Brindar informes proceso de automatización del
histórico de salarios.
Área de
Administración
de Servicios
Institucionales
Establecer un cronograma para la realización del
inventario físico de los útiles y materiales.
Área de
Administración
de Servicios
Institucionales
Actualizar sistema informático de registro y control
de bienes duraderos.
Parc.
Comp.
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si
Minitas Nº ADE-UPI-04-14, del 28 de
febrero del 2014 y Nº ADE-UPI-005-14, del



 
     28 de marzo del mismo año.
Minuta Nº 04-2014, del 23 de enero del




  
   2014.
Minuta Nº 04-2014, del 23 de enero del




  
   2014.



 
  


Plan de acción identificado con el
consecutivo PAC-GA-001-14, el cual está
propuesto para finalizar el 12 de diciembre
del 2014.

 
  


El plan de acción PAC-GA-008-14, contiene
la descripción de lo que se abordará en
relación con esa medida, no obstante
merece una ajuste de fechas relacionadas
con su finalización.
Adicionalmente, según consta en Minuta
de Reunión N° GA-010-14 del 13 junio,
2014, el Director Rafael Ángel Soto
Miranda ha dado seguimiento a esa
medida.
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Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Medida de Administración del Riesgo
Estado de
cumplimiento
Nulo
Oficina de
Gestión
Institucional de
Recursos
Humanos
Revisión semestral del manual de políticas y
procedimientos de recursos humanos.
Área de
Desarrollo
Estratégico
Hacer una revisión general del procedimiento para el
mantenimiento de computadoras y otros equipos y
accesorios de uso cotidiano por los servidores de la
DGSC y recomendar los ajustes necesarios para
garantizar la eficiencia del uso de estos medios
informáticos.
Área de Salarios e
Incentivos
Área de Salarios e
Incentivos
Área de Asesoría
Legal
Crear un índice Excel que permita identificar la
información salarial y describa sucintamente el
contenido de la misma
Mantener respaldo del sistema de información
donde se pueda encontrar registro de los cd
guardados
Confección y envío de un Oficio Circular a todas las
Áreas Técnicas y oficinas desconcentradas de la
DGSC, así como a las instituciones y organismos
cubiertos por el Régimen Estatutario, mediante el
cual se giren las instrucciones necesarias sobre
contenidos y plazos máximos que deben observarse
en la remisión de información oficial requerida por


Parc.
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
Comp.
N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si

 
  


En relación con esa acción, el Sr. Luis
Gutiérrez Cortés expuso que la unidad que
lidera confeccionó un instructivo el cual
tiene pendiente la aprobación por parte de
la Gestoría de Calidad.

 
  


Instructivo TI_1_3_IT_001, vinculado al
Proceso de Solicitud de Soporte Técnico.
Adicionalmente y según consta en el plan
de acción PAC-UTIC-011-2014, se está
trabajando en un plan de mantenimiento
de servidores y equipos.

Minuta 04-2014, 23 de enero del 2014.


 
 
 
Minuta 04-2014, 23 de enero del 2014.



 
 
 
 

Oficio AJ-002-2013, del 20 de marzo del


 
  2013.
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Fax: 2586-8343, Apartado Postal 3371-1000 San José
Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Medida de Administración del Riesgo
Estado de
cumplimiento
Nulo
Parc.
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Comp.
N/A
Si

así verificado en lista de asistencia e


 
  invitación (agenda).

Oficio Circular DG-011-2013, del 22 de


 
  agosto del 2013.
esta Asesoría Jurídica.
Despacho
Dirección General
Despacho
Dirección General
Área de
Desarrollo
Estratégico
Área de
Desarrollo
Estratégico
Capacitación a los servidores en temas como ciclo de
proyectos y otros similares.
Informar a las áreas de la Dirección General de
Servicio Civil, mediante un oficio, que previo a la
emisión de un oficio circular con disposiciones
normativas de alcance general a todo el Régimen de
Servicio Civil, deberá contar con el visto bueno de la
Asesoría Jurídica.
Hacer una solicitud de compra e instalación de
planta eléctrica, señalando las características
mínimas de dicho equipo.
Hacer un plan de mantenimiento preventivo de todo
el equipo de la DGSC, para asegurar su buen
funcionamiento después de los cortes eléctricos.
Hacer una revisión y actualización anual de las
Políticas de uso de Equipos Informáticos
Institucionales.
 
 
 
 


Se hizo taller el 28 de noviembre del 2013,
 
Oficio Circular DG-008-2014, 06 de marzo


 
  de 2014
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


Licitación Abreviada 2013LA-00002402401.
Contrato para la Compra e Instalación de
Un generador de Electricidad, Presidencia
de la República y Fans de Costa Rica S.A. Nº
2013-00024.
Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Medidas para la Administración del Riesgo aplazadas para finalización o desestimación en el año 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Medida de Administración del Riesgo
Estado de
cumplimiento
Nulo
Área de
Desarrollo
Estratégico
Área de
Desarrollo
Estratégico
Área de
Desarrollo
Estratégico
Área de
Desarrollo
Estratégico
Elaborar un plan de revisión periódica de los
servicios de Intranet e Internet, y correo interno.
Recomendar un mecanismo de seguridad para el
acceso de personas ajenas a la UTIC.
Establecer un procedimiento de envío a reparación y seguimiento respectivo-, del equipo en mal estado
o con problemas de operación tal que asegure su
debida devolución a tiempo y con calidad.
Redactar una política de accesibilidad al área física
donde se realizan los trabajos informáticos
sustanciales de la DGSC.
Parc.
 
 
 
 
N/A

de 2014


 
  Instructivo TI_1_3_IT_001

No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Comp.
Si
Oficio Circular DG-008-2014, 06 de marzo
 



Plan de acción PAC-UTIC-009-2014 y la
materialización de las acciones tomadas al
respecto (Cambios en acceso físico en
UTIC) yacen en el Oficio ADE-UTIC-0262014, del 07 de julio de 2014.

Instructivo del Proceso de Solicitud de


 
  Soporte Técnico, TI_1_3_IT_001.

PAC-UTIC-009-2014 y Oficio ADE-UTIC-026

 
  2014, del 07 de julio de 2014.
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Fax: 2586-8343, Apartado Postal 3371-1000 San José
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Anexo 4
Acciones del Plan de Mejora Institucional 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Acciones de mejora
Estado de
cumplimiento
Nulo
Contraloría de
Servicios
Asociar las causas de las quejas con los
errores o actuaciones negligentes del
personal, generar mensualmente la
respectiva estadística y recomendar las
acciones correctivas para aquellos casos
recurrentes
Despacho Dirección
General
Ejecutar la iniciativa de reuniones mensuales
de los Directores Misionales
Oficina de Gestión
Institucional de
Recursos Humanos
Despacho Dirección
General
Efectiva implementación de la
Reorganización
Consultar al personal acerca de si la nueva
estructura orgánica permite el cumplimiento
de objetivos y metas
Establecer (Diseño, operacionalización y
socialización) una Política Institucional
relacionada con la conservación de la
integridad humana e infraestructural de la
DGSC
Parc.


Comp.
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si
Se instó mediante correo electrónico del 12 de
de 2014, a retomar la acción, no se

 septiembre
recibió
plan
de acción.
 


 
Según Acta 08-2014 del Consejo Directivo, solo
se harán convocarías de ese consejo para decidir
aspectos de relevancia especial, según criterio
de necesidad definido por Director General.


 

Cierre según Oficio RH-799-2014, del 21 de


 
     octubre del 2014.

Cierre según Minuta Nº ADE-UPI-025-2014, del


 
     25 de setiembre del 2014.
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Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Acciones del Plan de Mejora Institucional 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Acciones de mejora
Estado de
cumplimiento
Nulo
Despacho Dirección
General
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.
Área de Desarrollo
Estratégico
Análisis de la utilidad de la herramienta y
aplicar mejoras (Encuesta)
Desarrollo
Estratégico
Establecer (Diseño, operacionalización y
socialización) una Política Institucional de
Seguridad Informática
Parc.



Comp.
 


N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si
Se consideró inviable establecer un sistema de
indicadores específico o estándares de
información, eso consignado en Minuta ADEUPI-025-2014, del 25 de setiembre del 2014.
PAC-ADE-UNIDE-009-2014 y en lo concerniente
a su avance, se corroboró la elaboración de una
herramienta para organización de las gestiones
en las que trabajan las Áreas organizacionales y
generación de estadísticas asociadas, ello con un
enfoque estandarizado; sin embargo, su entrada
en rigor está suspendido hasta tanto se defina el
papel que cumplirá así como la continuidad o
ajustes que se realicen al Sistema de Gestión de
Calidad.
Constitución de las comisiones Gerencial de
Sistemas de Información y la Técnica Funcional
de SAGETH.
Avance con una Política de Perfiles de los
Sistemas Informáticos dada a conocer mediante
Oficio Circular DG-014-2014, del 29 de agosto
del presente año) y quedando pendiente para el
30 de octubre la presentación de
procedimientos asociados.
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Fax: 2586-8343, Apartado Postal 3371-1000 San José
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
 




Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Acciones del Plan de Mejora Institucional 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Acciones de mejora
Estado de
cumplimiento
Nulo
Contraloría de
Servicios
Mantener vigente las reuniones entre los
equipos y la programación de mejoras al
Sistema.
Identificar los requerimientos de los
usuarios en relación al SAGETH con la
finalidad de integrar las necesidades del
cliente interno con las del cliente externo
(usuario) para su oportuna resolución
Oficina de Gestión
Institucional de
Recursos Humanos
Plan de Mejora de la Unidad Médica (manejo
del stress)
Continuar con la ejecución de lo establecido
en la Matriz "Ambiente de Trabajo"
Área de Asesoría
Legal
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.
Área de Carrera
Docente
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.




Parc.
Comp.




N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si
Debe analizarse en el seno de la Comisión
 
 

 Técnica Funcional de SAGETH.
 

Acción contenida en PAC RH-02-2014, el cual
será finalizado el 19 de diciembre del 2014

Se retoma la acción mediante PAC-005-2014,
establece como fecha de cumplimiento el 31 de
octubre del 2014.
 
 


Según se consignó en la Minuta ADE-UPI-0142014 del 04 de setiembre del 2014, se instó al Sr.
Sanarrusia Solano para que coordinase lo
correspondiente con el fin de cumplir con la
acción, ello a más tardar el 02 de octubre del
2014.

 
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Fax: 2586-8343, Apartado Postal 3371-1000 San José
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Acciones del Plan de Mejora Institucional 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Acciones de mejora
Estado de
cumplimiento
Nulo
Área de
Reclutamiento y
Selección de
Personal
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.
Área de Salarios e
Incentivos
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.
Área de Auditoria
de la Gestión de
Recursos Humanos
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.
Área de
Administración de
Servicios
Institucionales
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.


Parc.
Comp.
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
N/A
No
Parc.
Si
N/A
No
Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si
Se ha trabajado en una encuesta de opinión,
trabajo contenido en el plan de acción ARSPPAC-001-2014.
Informe “Estudio de Cantidad de Elegibles del
Registro Contra Cantidad de Pedimentos de
Personal por Clase y Especialidad del ARSP”, del
28 de julio del 2014.

 
 



Fichas técnicas de indicadores, sin embargo los
 
 

 indicadores se utilizaron hasta marzo.
 
 

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

Oficio AU-O-315-2014, del 08 de octubre del
2014.

Minuta GA-022-14, del 02 de setiembre del
2014.

Área de Desarrollo Estratégico
Unidad de Planificación Institucional
Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
ADE-UPI-004-2014
Acciones del Plan de Mejora Institucional 2014, por responsable, según estado de cumplimiento y referencias.
Instancia
organizacional
responsable
Acciones de mejora
Estado de
cumplimiento
Nulo
Centro de
Capacitación y
Desarrollo
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.
Área de Gestión de
Recursos Humanos
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.
Área de Desarrollo
Estratégico
Establecer, por escrito, los tipos y contenidos
de información necesarios para garantizar
una efectiva toma de decisiones por parte
del responsable del proceso.
Parc.
 
 
 
Comp.
N/A



No
Parc.
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Fax: 2586-8343, Apartado Postal 3371-1000 San José
¿Se disponen
minutas de
cierre de
compromisos?
Evidencia de
cumplimiento
Si
N/A
No



Observaciones: acciones para el cierre o
cumplimiento y su respectiva fecha.
Si
Oficio CCD-O-441-2014, del 15 de octubre del
2014.

Minuta N° 045-2014, del 23 de setiembre del
2014.

Minuta Nº ADE-032-2014, del 06 de octubre del
2014.
