Departamento de Personal GESTIÓN HUMANA Investigación y Desarrollo Humano

Departamento de Personal
GESTIÓN HUMANA
Investigación y Desarrollo Humano
COORDINADOR DE ARCHIVO
NATURALEZA DEL TRABAJO
Coordinación, supervisión y ejecución, de las actividades administrativas, técnicas
variadas en una Unidad de Archivo.
TAREAS TÍPICAS
PODER
JUDICIAL

Coordinar, supervisar y asignar labores técnicas de archivo al personal de
menor nivel.

Recibir, conservar, clasificar, ordenar y describir documentos tales como: oficios,
actas, diligencias de actas, notas, legajos, expedientes, leyes, proyectos,
reglamentos, comunicaciones de orden administrativo y otros documentos.

Elaborar los roles de trabajo, descanso y cronogramas del personal a cargo en
los casos que proceda.

Elaborar tablas de plazos de conservación, preservación y eliminación para de la
documentación que ingresa a la Unidad de Archivo.

Diseñar, ejecutar y participar en investigaciones, proyectos, estudios y otras
actividades propias del área de su competencia.

Realizar y recopilar información relativa a la evaluación de servicios, a través de
entrevistas, encuestas, cuadros y gráficos.

Establecer nuevas formas de clasificación e instrumentos descriptivos.

Diseñar y ejecutar controles variados sobre la documentación de la unidad.

Brindar servicios a los usuarios como: búsquedas a través de internet, acceso a
la base de datos, transferencia de archivos, búsquedas de información
(bibliotecas, archivos, centros de documentación).

Realizar el préstamo, controlar la entrega y recuperación de la documentación
cedida en calidad de préstamo.

Suministrar la información requerida para la buena marcha del despacho, tal
como antecedentes, documentos y otros, dejando registro en el archivo.

Atender todo lo relacionado con los inventarios de los archivos a cargo y la
remisión de documentos.
Gestión Humana
APARTADO
POSTAL
80-1003
SAN JOSÉ,
COSTA RICA
TELÉFONOS
295-3591
295-3948
FAX
257-2967
221-8962
“Justicia: Un pilar del desarrollo”
Coordinador de Archivo
-2-
PODER
JUDICIAL
Gestión Humana
APARTADO
POSTAL
80-1003
SAN JOSÉ,
COSTA RICA
TELÉFONOS
295-3591
295-3948
FAX
257-2967
221-8962

Confeccionar recordatorios y memorándums indicando el adecuado tratamiento
de los documentos.

Organizar los archivos de cualquier otra oficina cuando así lo dispongan sus
superiores.

Hacer recomendaciones a sus superiores sobre nombramientos y otros
movimientos del personal técnico.

Atender y orientar usuarios internos y externos sobre los servicios de la unidad.

Asesorar y coordinar aspectos técnicos en materia de archivística en los
diferentes despachos.

Restaurar la documentación de una Unidad de Archivo.

Extraer información de acuerdos, Gacetas y Boletínes Judiciales y asignarles los
descriptores respectivos e incluir la información en los sistemas en uso.

Realizar periódicamente el respaldo de la base de datos.

Mantener al día los controles manuales y automáticos.

Asistir a reuniones con superiores y compañeros con el fin analizar problemas
que se desarrollan en las actividades y proponer cambios, ajustes y soluciones
diversas.

Efectuar estudios estadísticos y rendir reportes variados sobre asuntos que se
encuentran en trámite.

Velar por el mantenimiento, uso adecuado de los materiales, equipo y reportar
las fallas del mismo.

Realizar otras labores propias del cargo.
RESPONSABILIDADES Y OTRAS CONDICIONES
Trabaja siguiendo instrucciones generales, las normas, los procedimientos técnicos,
administrativos y legales que se dicten al efecto. Supervisa el trabajo de personal de
menor nivel. Debe observar discreción con respecto a los asuntos que se le encomienden
y mantenerse actualizado en los conocimientos y técnicas propias de su actividad. Su
labor es evaluada mediante la calidad de los resultados obtenidos.
“Justicia: Un pilar del desarrollo”
Coordinador de Archivo
-3-
REQUISITOS
 Bachiller en Educación Media.
 Tercer año aprobado en la carrera de Archivística.
 Requiere un mínimo de un año de experiencia en labores relacionadas con el
puesto.
 Requiere un mínimo de seis meses de experiencia en supervisión de personal.
PODER
JUDICIAL
 Manejo de paquetes informáticos básicos de uso institucional.
Gestión Humana
APARTADO
POSTAL
80-1003
SAN JOSÉ,
COSTA RICA
________
* Modificada en sesión del Consejo Superior Nº 56-09 celebrada el 26 de mayo del
2009, artículo LXX.
TELÉFONOS
295-3591
295-3948
FAX
257-2967
221-8962
“Justicia: Un pilar del desarrollo”