Informe de Gestión 2015 - Archivo General de la Nación

INFORME
Versión: 06
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Bogotá D.C., Enero 31 de 2016
INFORME DE GESTION
VIGENCIA 2015
INDICE
LISTA DE TABLAS.................................................................................................................................. 2
1.
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 3
2.
OBJETO DEL INFORME ................................................................................................................ 3
3.
MARCO ESTRATEGICO ................................................................................................................ 3
4.
METODOLOGIA DE CONSOLIDACION ......................................................................................... 4
4.1. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN DEL PAI (PLAN DE ACCION POR
INVERSION). .................................................................................................................................... 4
4.2. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN DEL PAD (PLAN DE ACCION POR
DEPENDENCIAS). ............................................................................................................................. 4
5.
ALCANCE ..................................................................................................................................... 4
6.
RESULTADOS............................................................................................................................... 5
7.
6.1
CUMPLIMIENTO DE PRIORIDADES ESTRATEGICAS ............................................................. 5
6.2.
CUMPLIMIENTO DE META FISICA (PLAN DE ACCION) ......................................................... 9
6.3.
REPROGRAMACIONES ADELANTADAS .............................................................................. 15
6.4.
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - VIGENCIA 2015 ................................................................... 15
6.4.1.
Reducción presupuestal ............................................................................................ 17
6.4.2.
Cumplimiento proyectos de inversión (presupuestal y de metas). .......................... 17
CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 18
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Ejes estratégicos y retos para el cuatrienio .......................................................................... 3
Tabla 2 Avance de las prioridades estratégicos en el 2015 ................................................................ 5
Tabla 3. Reglaje de semaforización ..................................................................................................... 9
Tabla 4 Cumplimiento por subdirecciones de la meta física ............................................................ 10
Tabla 5 Resumen reprogramaciones PAI – PAD año 2015 ............................................................... 15
Tabla 6 Ejecución Presupuestal (en Millones de pesos) ................................................................... 16
Tabla 7. Recursos reducidos del presupuesto ................................................................................... 17
Tabla 8 Cumplimiento presupuestal por subdirección ..................................................................... 17
Tabla 9 Ejecución de los proyectos ................................................................................................... 17
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INFORME DE GESTION
VIGENCIA 2015
1. INTRODUCCIÓN
El presente documento está estructurado así: objeto del informe, marco estratégico que contiene
los 23 retos propuestos, metodología de la consolidación de la información, alcance y resultados
obtenidos para la vigencia 2015.
2. OBJETO DEL INFORME
Dar a conocer el nivel de cumplimiento del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en
la ejecución de: retos del Plan Estratégico, Plan de Acción Institucional, presupuesto asignado y la
meta física, para la vigencia 2015.
3. MARCO ESTRATEGICO
El Archivo General de la Nación en el marco de la Planeación Estratégica 2015 - 2018 tiene
formulados 23 retos o prioridades estratégicas agrupadas para cuatro ejes y desarrollados en los
planes de acción.
Tabla 1. Ejes estratégicos y retos para el cuatrienio
EJES
ESTRATEGICOS
PRIORIDAD ESTRATEGICA - RETO
Modernizar y adecuar la política archivística a las exigencias de la sociedad
actual y a los avances de las tecnologías de la información.
Modernización Implementar el banco terminológico de series y tipos documentales para las
entidades del nivel central, nacionales, departamentales, distritales y
de Archivos
municipales (1.300 entidades).(Prioridad 1)
Públicos
Impulsar Tablas de retención documental en 1.300 entidades (Prioridad 2).
PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades (Prioridad 3).
Lograr transferencias secundarias de 10.000 metros lineales de nuevos fondos
documentales, a razón de 2.500 metros lineales por año (Prioridad 4).
Digitalizar 20 millones de imágenes, incrementando la meta cuatrienal en un
390% (Prioridad 5).
Intervenir 8 millones de documentos, incrementando la meta cuatrienal en un
390% (Prioridad 6).
Gestión del
Describir 40 fondos del acervo histórico (Prioridad 7).
Patrimonio
Documental Implementar sistema de autenticación electrónica de Archivos Notariales
(Prioridad 8).
Desarrollo de aplicaciones móviles para el acceso a fondos documentales
(Prioridad 9).
Implementación de servicios para población con enfoque diferencial (Prioridad
10).
Modernizar el laboratorio de conservación (Prioridad 11)
Dotación de la infraestructura tecnológica para el Archivo Nacional Digital
(Prioridad 12).
Modernización y SISNA y SINAE implementados al final del cuatrienio (Prioridad 13 y 14)
homogenización Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio (Prioridad 15)
del SNA
Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden
nacional, departamental y municipal (Prioridad 16)
Implementación de plataforma virtual de capacitación (Prioridad 17)
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EJES
ESTRATEGICOS
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PRIORIDAD ESTRATEGICA - RETO
Sistema de información de Archivos Étnicos y de Derechos Humanos. (Prioridad
Ley de Víctimas y 18)
Archivos Étnicos
Implementación de la política de archivos de DDHH (Prioridad 19)
Construcción del Archivo Intermedio de la Administración Pública. (Prioridad 20)
Fortalecimiento Arrendamiento bodega gestión de proyectos. (Prioridad 21)
Institucional Terminar restauración casa anexa (Prioridad 22)
Planta temporal para gestión de proyectos (Prioridad 23)
Nota: El número de Prioridad se registra para facilitar la consulta de la misma en los informes detallados del Plan de Acción
El seguimiento al cumplimiento de la ejecución del Plan Estratégico del AGN 2015-2018 se adelanta
a través de la información consolidada en el PAD (Plan Anual por Dependencias) y el PAI (Plan Anual
de Inversión), componentes del Plan de Acción de la vigencia para la Entidad.
4. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION
La información presentada ha sido tomada de las herramientas dispuestas para las áreas del AGN,
en las cuales se registran los datos de ejecución del Plan de Acción y sus actividades y donde algunas
de ellas aportan al cumplimiento de las prioridades definidas en el plan estratégico AGN. Para
efectos de la programación y control se utilizan tres estructuras que recogen la información del Plan
de Acción.
La información de ejecución presupuestal es tomada de los informes del aplicativo SIIF – Nación y
se agrupa por Subdirección y por cada Grupo.
4.1. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN DEL PAI (PLAN DE ACCION POR
INVERSION).
El AGN cuenta con el aplicativo “SIG para la toma de decisiones” dentro del cual se encuentra
definido el Plan de Inversión en su totalidad, este Aplicativo además de administrar los procesos de
contratación permite recopilar el seguimiento de dicha contratación (la cual es incorporada por las
áreas responsables) tomándose de aquí la información de seguimiento (en archivos de Excel)
4.2. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN DEL PAD (PLAN DE ACCION POR
DEPENDENCIAS).
La información dentro del PAD ha sido recopilada a través de la Plataforma documental GESDOC,
aplicativo que permite a los responsables designados por Grupo incorporar los archivos “XLS” con
la información de las actividades que fueron seleccionadas para hacer seguimiento y los cuales se
consolidan mes a mes. Cada uno de los archivos en Excel mantiene la misma estructura de
información para cada Grupo. Lo anterior conforme a lo establecido en el Procedimiento GES-P-09
GESTION DEL PAD
Consolidada la información reportada por cada uno de los Grupos (por parte de la Oficina Asesora
de Planeación) se obtienen resultados de cumplimiento porcentual por trimestre para cada una de
las Subdirecciones.
5. ALCANCE
La información contenida en el presente informe recoge lo ejecutado entre el 01 de enero y el 31
de diciembre del año 2015 para la totalidad de las áreas del AGN.
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6. RESULTADOS
6.1
CUMPLIMIENTO DE PRIORIDADES ESTRATEGICAS
En la siguiente tabla se presenta el avance que se tiene en las prioridades estratégicas del AGN que se han programado para el año 2015.
Tabla 2 Avance de las prioridades estratégicos en el 2015
PRIORIDAD ESTRATÉGICA
(1) Implementar el banco terminológico de series y
tipos documentales para las entidades del nivel
central, nacionales, departamentales, distritales y
municipales (1.300 entidades).
SUBDIRECCION
RESPONSABLE
SUBDIRECCION TIADE
UNIVERSO
LINEA BASE
11.656
0
META 2015
AVANCE LOGRADO (Cumplimiento %)
Modelado y Creación del Banco
Terminológico
de
series, Cuarta versión del documento lineamientos para la
subseries
y
tipologías formulación del banco terminológico. (100%)
documentales. (40%)
839 Entidades atendidas en capacitaciones con
componente de Asistencia Técnica (104%).
(2) Promover la implementación de Tablas de
retención documental en 1.300 entidades. (*1)
SUBDIRECCION ATPA
SUBDIRECCION SNA
11.656
589
(3) Promover el desarrollo del PGD en nivel 3 de
madurez en 1.300 entidades. (*1)
SUBDIRECCION ATPA
11.656
0
Total 800 entidades (*2)
839 Entidades atendidas en Talleres con
componente de Asistencia Técnica, dados con el
SNA (104%).
(4) Lograr transferencias secundarias de 10.000
metros lineales de nuevos fondos documentales, a
razón de 2.500 metros lineales por año.
SUBDIRECCION GPD
Entidad ejecutivas
del orden nacional
323
40
2.000 metros lineales
2.123 metros lineales. (106%)
(5) Digitalizar 20 millones de imágenes,
incrementando la meta cuatrienal en un 390%.
SUBDIRECCION GPD
62.000.000
5.847.840
(6) Intervenir 8 millones de documentos,
incrementando la meta cuatrienal en un 390%.
SUBDIRECCION GPD
62.000.000
12.343.371 2.500.000 documentos
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Total 800 entidades (*2)
Nota 1: Adicionalmente se adelantaron jornadas a 18 entidades
privadas
Adecuación de espacios
4.947.867 imágenes. (123%)
4.000.000 de imágenes
2.789.349 (111%)
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SUBDIRECCION
RESPONSABLE
PRIORIDAD ESTRATÉGICA
(7) Describir 40 fondos del acervo histórico.
(8) Implementar sistema de
electrónica de Archivos Notariales.
LINEA BASE
417
203
META 2015
10 fondos
1
0
Estudios de
diagnóstico
(9) Desarrollo de aplicaciones móviles para el
acceso a fondos documentales.
SUBDIRECCION TIADE
4
1
Estudio y desarrollo 1
(10) Implementación de servicios para población
con enfoque diferencial.
SUBDIRECCION GPD
2
0
(11) Modernizar el laboratorio de conservación
SUBDIRECCION GPD
1
0
Estudio
(12) Dotación de la infraestructura tecnológica para
el Archivo Nacional Digital.
SUBDIRECCION TIADE
1
0
Estudio y diseño de
arquitectura tecnológica
(13) SISNA implementados al final del cuatrienio
SUBDIRECCION SNA
1
0
(14) SINAE implementados al final del cuatrienio
SUBDIRECCION TIADE
Y SNA
1
0
(15) Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final
del cuatrienio.
SNA
11.656
1.466
Entidades
nuevas
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AVANCE LOGRADO (Cumplimiento %)
9 fondos Terminados. (90%)
SUBDIRECCION TIADE
Proceso: Gestión Documental
autenticación
SUBDIRECCION GPD
UNIVERSO
mercado
Elaboración del procedimiento consulta electrónica de
protocolos
notariales.
y
En definición estructura de los campos de información
en la plataforma (Arquitectura de datos).
Se obtuvo oferta económica de la solución
Aplicación ArchiApp para dispositivos móviles tomando
la data e información residente en ARCHIGES y
ARCHIDOC. (100%).
SIN META PARA 2015
Diagnóstico y propuesta de modernización del
laboratorio de conservación y restauración del AGN.
(100%)
Documento propuesta de arquitectura de información
la
repositorio digital AGN. Manual de Arquitectura
Empresarial del AGN (100%)
Se realizó la actualización de 353 entidades del Orden
Rama Ejecutiva orden nacional
Nacional en el SGDEA y que hacen parte de la Rama
323
Ejecutiva (109%)
Documentos: (i) guía de producción de documentos
electrónicos, (ii) guía de preservación a largo plazo y (iii)
Definición de estrategia final para implementación
Adecuación normativa
definitiva del micrositio del Observatorio del SNA. (iv)
Infografía del PINAR e Infografía “Diagnóstico integral de
Archivos“. (100%)
220 Entidades nuevas
Se realizó atención a 272 Entidades nuevas (123%)
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SUBDIRECCION
RESPONSABLE
PRIORIDAD ESTRATÉGICA
(16) Censo Nacional de Archivos implementado
para 1.300 archivos del orden nacional,
departamental y municipal
SUBDIRECCION
SNA
(17) Implementación de plataforma virtual de
capacitación
SNA
UNIVERSO
GPD
LINEA BASE
11.656
3.600
2
1
META 2015
AVANCE LOGRADO (Cumplimiento %)
Municipios Categoría 1 -4,(72)
Distritos
(5),
311 entidades (de todo tipo) con difusión y
Departamentos(32),
Entidades descentralizadas del solicitud del censo nacional de archivos. (116%)
orden
nacional
157
Total 266
Estudios de
diagnóstico
mercado
y
Entrega del licenciamiento para la capacitación
virtual. Estudio de Mercado y Diagnóstico
adelantados. (100%)
Desarrollo e implementación del plan de registro y
Estructuración del sistema de base de datos de 16 comunidades (se solicita
información
reformular la meta dado el alcance a un Sistema de
Información). (50%)
Emisión del Acuerdo 004 de 2015. Ámbito de
Adopción de la política
aplicación de la Ley 594 de 2000. (100%)
(18) Sistema de información de Archivos Étnicos y
de Derechos Humanos.
SNA
1
0
(19) Implementación de la política de archivos de
DDHH
SNA
1
0
(20) Construcción del Archivo Intermedio de la
Administración Pública.
Secretaria General
1
0
Contratación de consultoría
Como resultado no es viable adecuar Bodega
Santander. (96,5%)
(21) Arrendamiento bodega gestión de proyectos.
Secretaria
Sub
de
Jurídica
1
0
Contratación
Arrendamiento y aspectos de seguridad de la
Bodega. (100%)
(22) Terminar restauración casa anexa
Secretaria General
1
0
Contratación
Meta cumplida en función a los recursos
aprobados. (98,4%)
1
0
Aprobación de la planta y Se adelantaron los trámites ante las autoridades
vinculación de personal
competentes y se aplazado para la vigencia 2016.
(23) Planta temporal para gestión de proyectos
General
ATPA
Secretaria General
(*1) Redefinición de la prioridad estratégica “Tablas de Retención Documental implementadas en 1.300 entidades” por “Promover la implementación de Tablas de retención documental en 1.300 entidades” y de la prioridad estratégica
“PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades” por “Promover el desarrollo del PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades”: La meta de 800 entidades para el año 2015 no es acumulativa.
(*2) Se refiere a 800 entidades acumuladas entre TRD y PGD
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Para dimensionar el alcance dado a algunos retos del plan estratégico ampliamos la información
referente al impacto que generan, así:

(2 y 3) Promover la implementación de tablas de retención documental y el Plan de
Gestión Documental – PGD en el nivel 3 de madurez en 1300 entidades.
Se hicieron 15 jornadas a nivel nacional “Archivos para la transparencia” en conjunto con el Sistema
Nacional de Archivos, donde se brindaron horas de asistencia técnica y cursos taller que permitieron
aumentar la cobertura en un 434%, respecto a la vigencia 2014, y se establecieron 1528
compromisos a los que se les hará seguimiento durante la vigencia 2016 para impulsar su
cumplimiento.

(4) Lograr transferencias secundarias de 10.000 metros lineales de nuevos fondos
documentales, a razón de 2.500 metros lineales por año.
Teniendo presente el comportamiento histórico de la Entidad hasta el 2014, el logro de la vigencia
2015m fue sobresaliente (2,123 metros lineales), como se evidencia en el siguiente gráfico:

(5) Digitalizar 20 millones de imágenes, incrementando la meta cuatrienal en un 390%.
Hasta el año 2009, se habían digitalizado aproximadamente
1.255.869 imágenes (2% del total del acervo documental del
AGN) y entre las vigencias 2010 y 2014 se digitalizaron un total
de 5.143.967 imágenes (8%). En la vigencia 2015 se
digitalizaron un total de 4.947.867 imágenes, superando no
solo las cifras históricas, sino también la meta anual
proyectada, en un 23%.
Es importante aquí resaltar el impacto de la alianza estratégica
AGN-Family Search, una alianza público privada, que tiene
como objeto aunar esfuerzos para la digitalización del acervo
documental del AGN.

(6) Intervenir 8 millones de documentos, incrementando la meta cuatrienal en un 390%.
Hasta el año 2009 se habían reportado 9.647.284 documentos intervenidos (folios, planos y mapas)
y entre el cuatrienio 2010-2014: 2.696.087 (4,35%). Por lo tanto, la intervención en una sola vigencia
de 2.789.349, superando la meta trazada inicialmente en un 11%, constituye un hito histórico para
el AGN.

(15) Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio
Se revisó el TÍTULO VIII del Decreto 1080 de 2015 (antes Decreto 106 de 2015) y se actualizó el
procedimiento de Inspección y Vigilancia así como los formatos necesarios para el ejercicio de dicha
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función. En la vigencia 2015 se realizaron 143 inspecciones: a entidades del Orden Nacional (22),
Orden Departamental (13), Municipal (103) y Distrital (5).

(16) Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden nacional,
departamental y municipal
Esta labor en su primera fase tenía proyectada una cobertura de 266 entidades (Municipios
Categoría1-4,(72), Distritos (5), Departamentos(32), entidades descentralizadas del orden nacional
157), sin embargo, al iniciar las labores de envío y socialización de formularios, se estableció como
política alcanzar una mayor cobertura, logrando alcanzar más de 311 entidades que hicieron entrega
de su actualización.
6.2. CUMPLIMIENTO DE META FISICA (PLAN DE ACCION)
El cumplimiento global de la meta física anual, de lo acumulado en el año 2015 hasta el mes de
Diciembre se resume en la siguiente tabla de acuerdo al siguiente reglaje de semaforización1 de
resultados:
Tabla 3. Reglaje de semaforización
CALIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN
Cumplimiento en nivel superior al 90% para el acumulado del
trimestre respecto a la Meta anual.
Cumplimiento en nivel entre el 60% y el 89.9% para el acumulado del
trimestre respecto a la meta anual
Cumplimiento en nivel inferior al 60% para el acumulado del
trimestre respecto a la meta anual
Para el efecto del indicador por semáforos, se toma como supuesto una programación lineal de la
meta.
1
DAFP Guía para el Diseño de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión
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Tabla 4 Cumplimiento por subdirecciones de la meta física
Meta(%) mes de Diciembre
DEPENDENCIAS
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
DIRECCION GENERAL
SUBD DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
SUBD TIADE
SUBD DE GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
SUBD SATPA
SECRETARIA GENERAL
100,00%
100,00%
100,00%
CONS
PAD
PAI *
96,2%
96,9%
93,4%
100,0%
92,4%
94,9%
98,8%
94,6%
93,7%
95,0%
100,0%
89,4%
90,9%
98,6%
97,7%
100,0%
91,7%
100,0%
95,4%
98,9%
99,0%
* Promedio Ponderado según peso del Ppto de Sub Dirección sobre total Ppto
El nivel de cumplimiento total para el AGN fue 96,2%, estos niveles de cumplimiento nos
permitieron tener otros logros que si bien no estaban en el plan estratégico son desarrollos
importantes para el AGN.

Proyectos de cooperación internacional
La cooperación internacional es un instrumento de la política exterior de un país para la promoción
e intercambio de conocimientos y experiencias entre países en desarrollo.
El AGN, participó en la XVII reunión del Comité Intergubernamental de Iberarchivos - programa ADAI
- junio de 2015 en Quito – Ecuador, donde presentó la valoración realizada por el Archivo General a
los dieciocho (18) proyectos nacionales postulados en la convocatoria vigente 2014-2015 y de los
cuales sólo 4 proyectos fueron avalados. En relación a los proyectos aprobados, en el año 2015
Colombia aportó una cuota al programa de 8.500 euros y tuvo un retorno de 24.000 euros en
subvenciones para la ejecución de proyectos relacionados con archivos, frente a 20.000 euros que
tuvo en el año anterior en otros cuatro proyectos.
En la Asamblea de la Asociación Latinoamericana de Archivos y el 9° Seminario Internacional de
Archivos de Tradición Ibérica -SIATI- del 28 al 29 de junio de 2015 en la Ciudad de Quito – Ecuador.
Con la estrategia de difusión denominada “Sinergia ALA”, ha permitido mayor visibilidad de las
actividades, noticias y patrimonio documental que conservan los Archivos que la conforman.
En virtud de la reciente adhesión de Colombia al Programa RADI, se logró la finalización del proceso
de adhesión de nuestro país al programa y la participación de Colombia por primera vez en las
convocatorias de ayudas a proyectos de archivos diplomáticas en la vigencia 2016, que se hará en
Colombia en Septiembre.
Se efectuó el primer “Seminario Regional del Tráfico Ilícito del Patrimonio Documental en
Iberoamérica” en la ciudad de Bogotá los días 16-18 de septiembre de 2015 contó con la
participación de representantes de 16 países y cerca de 300 asistentes. Este evento se originó a
través del Programa de Participación de la UNESCO, con el apoyo de ALA, y la colaboración de los
Ministerios de Cultura y Relaciones Exteriores; entre los compromisos pactados por los
representantes de Archivos Generales (Base de la Carta de Bogotá), se estableció que cada entidad
encargada de la custodia de patrimonio documental debe avanzar en el inventario de su
documentación.
Las Comisiones Mixtas de Cooperación Técnica y Científica, creadas en los convenios marcos
bilaterales de Cooperación suscritos por Colombia, estamos participando en ocho (8), con: Bolivia,
Chile, China, Ecuador, India, Jamaica, México y Venezuela
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INFORME

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Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos
El Archivo General de la Nación estableció mediante
Resolución Número 784 de 2015, el Registro Nacional de
Archivos
Históricos
Colombianos-ReNAHC,
como
instrumento de acreditación y registro de los archivos
poseedores de documentación con significación histórica.
Se otorgó registro a 12 archivos históricos. El propósito es
estimular la protección del patrimonio documental y
reconocer el papel que han desempeñado en esta ardua
labor los archivos históricos regionales.

Recuperación del acervo documental del AGN para destacar.
Sellado de documentos: se adelantó el proceso de sellado de un total de 2,5 millones de
documentos que han ingresado al AGN a través de transferencias secundarias, es un avance
significativo en la labor de preservación de este acervo.
Microfilmación: En la historia del Archivo General de la Nación es la primera vez que se entregan a
la Sala de Investigación, en un mismo año, más de dos mil (2000) rollos para consulta del público.

Registro Único de Series Documentales (RUSD) los datos requeridos para la inscripción.
El RUSD es el instrumento mediante el cual se lleva el control de las Tablas de Retención Documental
y Tablas de Valoración Documental aprobadas, evaluadas y convalidadas; en la vigencia 2015 se
logró la inscripción de las primeras quince (15) Tablas de Retención Documental de algunas
entidades públicas del orden departamental, municipal y distrital.

Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano
Desde la vigencia 2012, el AGN ha participado regularmente en casi la totalidad de jornadas. Durante
la vigencia 2015, durante las diferentes versiones realizadas en los municipios de Arjona, Acacías,
Buenaventura y La Virginia se atendieron aproximadamente 200 personas.

ARCHIDOC
La implementación de mejoras tecnológicas en el aplicativo permitió brindar un mejor servicio que
se evidencia en el incremento de las consultas, como se observa en el siguiente gráfico.
 Archiapp
La nueva aplicación para dispositivos móviles –ARCHIAPP está disponible en plataformas
IOS y Android, a finales del mes de diciembre se hizo su lanzamiento. Esta aplicación es
un producto del trabajo de varias dependencias de la Entidad en aras de la preservación
del patrimonio documental.
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
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Medición Clima Laboral
Se realizó la medición de clima laboral a través de la contratación de una firma experta
generando la primera fase del Plan de Intervención en Clima Laboral para la vigencia 2016 a
partir de mediciones objetivas.

Mejora de la competitividad funcionarios AGN
Ampliación del Plan de Incentivos, el cual permitió el otorgamiento de un número mayor de
becas y apoyos educativos, las cuales para la vigencia 2015 ascendieron a: seis (6) becas y doce
(12) apoyos educativos.

Política pública relacionada con la gestión y administración de los archivos de derechos
humanos y memoria histórica
Se inició la Implementación del Acuerdo 04 de 2015 AGN con capacitaciones en siete (7)
regiones; se avanzó en la articulación con el centro regional de memoria en el plan de registro
obligado por la ley 1448 de víctimas y se visitaron 10 entidades pertenecientes al Sistema
Nacional de reparación integral a las víctimas – SNARIV.

Acompañamiento a los grupos étnicos, en el registro, la conformación y la protección de
sus archivos.
Inicio de la elaboración de una propuesta de política sobre Archivos étnicos, y su
implementación para las comunidades del País. Se realizó el seguimiento y capacitación a seis
(6) comunidades de grupos étnicos identificados. Para la vigencia 2015 se estructuro y se inició
la alimentación y traducción de información para los micros sitios de grupos étnicos.

Diseño e implementación política pública relacionada con la gestión y administración de
los archivos sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales
Se tienen para revisión interna del AGN y del Comité Asesor del SNA (Comité de Archivos
Audiovisuales Sonoros y Fotográficos) dos (2) propuestas normativas: Un (1) decreto y una (1)
guía. Se realizaron visitas a 10 entidades, en Bogotá y en las regiones, para terminar con el
diagnóstico del tema de patrimonio audiovisual colombiano y así proyectar las acciones del
2016.

Becas Programa Nacional de Estímulos:
Beca Archivos Sonoros de Colombia: El proyecto ganador de la beca fue la colección de la
profesora Rocío Londoño sobre la vida y obra de Juan de la Cruz Varela, cuyos contenidos fueron
digitalizados y descritos.
Beca Archivos Fotográficos: El proyecto ganador de la beca fue la colección de Foto López
ubicado en Santa Rosa de Cabal – Risaralda que fue gestionada en cuanto a digitalización,
elaboración de inventarios, clasificación y ordenación. Esta colección contiene materiales desde
1940 hasta 1990.
Beca Archivos y Derechos Humanos: El proyecto ganador de la beca corresponde a un archivo
de derechos humanos de una organización ubicada en Barrancabermeja y que ha realizado
proyectos relacionados con la historia del Magdalena Medio. Se gestionó la documentación
digital y electrónica y se realizó el alistamiento para su divulgación de la página WEB de la
organización.

Presentación y puesta en marcha del observatorio del SNA
En cumplimiento del decreto 1080 de 2015 el AGN implementó el observatorio del SNA, con el
fin de recopilar, analizar, interpretar, monitorear y difundir información sobre el cumplimiento
de la normatividad archivística colombiana y realizar estudios e investigaciones sobre el impacto
de la gestión documental en las entidades que integran el Sistema Nacional de Archivos;
http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/. El Observatorio del SNA es un sistema de
Información para el desarrollo de la gestión documental en Colombia, que facilita el seguimiento
e impacto del cumplimiento de la política archivística

Archivos para la transparencia.
Desarrollamos quince (15) jornadas de sensibilización, capacitación y asistencia técnica en el
marco de la implementación de la ley de transparencia, donde participaron 1142 entidades
Proceso: Gestión Documental
Código: GDO-F-03
INFORME
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impactadas y asistencia de 2963 participantes. Se hicieron 32 eventos de capacitación con un
total de 1471 participantes.

Fortalecimiento del Laboratorio de Innovación Digital
El Laboratorio de Innovación Digital Archivística – LIDA (lida.archivogeneral.gov.co), busca
fortalecer y dar difusión de buenas prácticas en gestión documental a través de monitoreo y
valoración de herramientas o aplicaciones de código abierto disponibles en el mercado,
susceptibles de aportar a los procesos asociados a la función archivística en materia de gestión
documental.
Durante la puesta en marcha de la página se han registrado 6.879 visitas y un total de 18.810
lecturas, donde los usuarios encuentran:

Instalación de alternativas de software libre, con sus respectivas guías de instalación,
uso de administración y de usuario, así como la creación de sus grupos colaborativos.
HERRAMIENTA
DSPACE 5.1
XENA
OCSINVENTORY
MANIFEST
MAKER
CKESUM


DESCRIPCION
Es un software de código abierto que provee
herramientas para la administración de colecciones
digitales, y comúnmente es usada como solución de
repositorio institucional.
Xena intenta evitar la obsolescencia digital
convirtiendo archivos a un formato especificado
abiertamente, como ODF o PNG.
Es un software gratuito que permite a los usuarios
automáticamente el inventario de sus activos de TI.
OCS - NG recopila información sobre el hardware y
software de las máquinas conectadas en red que
ejecutan el programa cliente OCS ("Agente OCS
Inventory")
Es un software de código abierto creado por el
Archivo Nacional de Australia (NAA – National
Archives of Australia), para su preservación digital.
Es un programa libre, para la preservación digital de
archivos, que capta los elementos esenciales de los
documentos digitales, permite recuperar los en
cualquier momento, soporta la transferencia de
documentos digitales, mediante la producción de un
archivo de “manifiesto” que cumple los requisitos
para una transferencia digital y comprueba
continuamente la integridad de los archivos digitales.
LINK DE CONSULTA
http://lida.archivogeneral.g
ov.co/d-space/
http://lida.archivogeneral.g
ov.co/xena/
http://bit.ly/1mZBBK4
http://bit.ly/1VGPqcl
http://bit.ly/1VGQbCd
Tres (3) Artículos publicados en http://lida.archivogeneral.gov.co/blog/, así: (i) Tips para
los documentos electrónicos en un repositorio digital, (ii) experiencia - Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA y (iii) presentación de
resultados Open Data Readiness Assessment Colombia 2015
Realización de la Semana de Innovación.
El evento tuvo como el fin de promover y modernizar los archivos públicos del país por
medio del desarrollo de la innovación tecnológica y la aplicación de estrategias y actividades
que propendan por una administración pública transparente, eficiente y eficaz; se
desarrollaron 3 espacios:
Forum, tuvimos diez (10) ponentes nacionales y dos (2) internacionales
Showroom, con una participación de 16 empresas
Workshop, participaron la Cancillería, Ministerio de las tecnologías y el Banco de la
Republica.
Asistencia total 276
Los cuales se detallan en el Micrositio del evento: http://innovacion.archivogeneral.gov.co/
Número de visitas, durante la transmisión del Streaming, de la Semana de Innovación, con un total de
1.193 visitas.
Proceso: Gestión Documental
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INFORME

Seguimiento a la estrategia de Gobierno en
Línea
Durante la vigencia 2015, se realizó el
seguimiento para el cumplimiento de la
estrategia GEL, a través de reuniones con las
áreas y con funcionarios de MINTIC, como
orientación al cumplimiento de este fin.
Finalizando la vigencia se presentaron los
siguientes datos estadísticos:

Adquisición y puesta en funcionamiento de office 365 y comunicaciones unificadas
durante la vigencia 2015
Con esta nueva plataforma mejoramos la productividad de la entidad porque les permite a los
funcionarios tener los documentos e información disponible siete (7) por veinticuatro (24);
asimismo, se ampliaron extensiones telefónicas para que cada trabajador pueda estar
comunicado desde cualquier lugar mediante un dispositivo con acceso a internet.

Mayor velocidad y mejor seguridad en la red de datos.
Se realizó mantenimiento a la red de datos del Archivo General de la Nación cambiando switches
y firewall segmentación lógica, impactando en la transmisión de datos a 10 GB permitiendo
ampliar los puntos en las salas de capacitación, Access point para la conexión vía wi-fi con el fin
de lograr mayor cobertura de la red.

Mantenimientos Archivo Santander
En desarrollo del plan de mantenimiento a sedes, mejoro la canalización de las aguas lluvias, se
reemplazaron de redes eléctricas de fuerza e iluminación, cambio de lámparas T8 y T12
fluorescentes a tecnología de iluminación LED, e impactando en la seguridad de los
documentos que custodia de las entidades financieras públicas liquidadas y el ahorro
energético, más amigable con el medio ambiente.

Sistematización de las comunicaciones oficiales recibidas de asuntos AGN
Con la sistematización de las comunicaciones implementamos la herramienta de controlcontrol al día y solución clic, mejoramos el control y la oportunidad en las respuestas a los
usuarios del AGN.

Generación de recursos propios.
Los ingresos de los recursos propios por venta de proyectos fue de $8.227,9 MM; algunos
Proyectos ejecutados en la Vigencia:
Aseguramiento de calidad al proceso de digitalización de los Planos que recibió el MINISTERIO
DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO de la extinta entidad: Instituto de Crédito Territorial y del
INCORA, los cuales ingresan al Archivo General de la Nación por transferencia secundaria
Diagnósticos Integrales: GOBERNACIÓN DEL CASANARE, DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y
ADUANAS NACIONALES DIAN (25 SECCIONALES), INSTITUTO DE CASAS FISCALES; se entregó la
evaluación de aspectos críticos, matriz DOFA, y la ruta de acción, como herramientas para
mejorar los procesos de gestión documental y como insumo para elaborar el PINAR, PGD y SIC.
Procesos de limpieza y desinfección de 39.282 folios y 7.438 microfichas, del liquidado
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES, relacionados con Historias Laborales.
Organización Documental del Archivo de Gestión de LA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS
DERECHOS HUMANOS, con un proceso de clasificación complejo toda vez que las unidades
documentales estaban distribuidas sin una debida clasificación en 989 cajas x-100.
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6.3. REPROGRAMACIONES ADELANTADAS
Resultado de las revisiones adelantadas por las Subdirecciones y sus Grupos al avance de ejecución
del Plan de Acción, se adelantaron ajustes y reprogramaciones, ver detalle en el anexo 2.


Las reprogramaciones del PAI en su mayoría corresponden a traslado de recursos entre
actividades.
Las reprogramaciones de PAD, hacen referencias a las metas físicas, donde fuimos
acompañados por control interno.
Tabla 5 Resumen reprogramaciones PAI – PAD año 2015
DEPENDENCIA
Dirección
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos - SSNA
Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y
Documento Electrónico - STIADE
Subdirección de Gestión Patrimonio Documental – SGPD
Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos
Secretaría General
TOTAL
PAI
0
25
PAD
3
1
13
57
96
48
1
10
5
18
239
38
6.4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - VIGENCIA 2015
En la siguiente tabla mostramos la ejecución presupuestal al 31 de Diciembre de 2015 desde el
compromiso fue de $29.381 Millones equivalentes a un 99,05% del presupuesto
Proceso: Gestión Documental
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INFORME
Tabla 6 Ejecución Presupuestal (en Millones de pesos)
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION SECCION 3304
INFORME DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO CONSOLIDADO - VIGENCIA 2015
Fecha de Corte:
31 de Diciembre de 2015 - IV
DEPENDENCIA
NOMBRE
RUBRO PRESUPUESTAL
NOMBRE
APROPIA
CION
VIGENTE
CDP
% CDP FRENTE
A LA APRO
SALDO
DE
APROPIA
CION SIN
CDP
COMPRO
(EJECUCION REGISTROS
CONTRATOS Y
ACTOS
ADMINISTRATI
% EJECUCION
REAL
(COMPROM/AP
ROP)
SALDO
DE CDP
OBLIGACI
SIN
ONES
COMPRO
METER
% OBLIGAC
ACUMULADAS /
APROPIACION
VIGENTE
% OBLIGAC
ACUMULADAS /
COMPROMISO
ACUMUL
% POR EJECUTAR
(SIN CDP Y SIN
COMPROM)
PAGOS
ACUMULA
DOS
% DE
PAGOS /
APROP
% DE
PAGOS /
EJEC
FUNCIONAMIENTO
GESTION HUMANA
GASTOS DE PERSONAL
$
6.832
$
6.805
99,60%
$
27
$
6.804
99,60%
$
0
$
6.803
99,58%
99,98%
0,40%
$
6.787
99,35%
99,75%
TODAS LAS AREAS
GASTOS GENERALES
$
1.915
$
1.901
99,26%
$
14
$
1.884
98,35%
$
18
$
1.877
97,99%
99,64%
1,65%
$
1.776
92,72%
94,28%
$
179
$
137
76,55%
$
42
$
137
76,55%
$
$
8.926
$
8.843
99,07%
$
83
$
8.825
98,87%
$
DIRECCION TRANSFERENCIAS
GESTION FINANCIERA CORRIENTES (*1)
TOTAL FUNCIONAMIENTO
-
$
137
76,55%
100,00%
23,45%
$
137
76,55%
100,00%
18
$
8.817
98,78%
99,91%
1,13%
$
8.700
97,47%
98,58%
INVERSION
RECURSOS FISICOS
REMODELACION Y ADQUISICION DEL
INMUEBLE ALEDANO AL EDIFICIO DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
$
906
$
903
99,66%
$
3
$
903
99,66%
$
-
$
877
96,79%
97,12%
0,34%
$
527
58,16%
58,36%
RECURSOS FISICOS
MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE LAS
INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE
LA NACION
$
2.488
$
2.487
99,94%
$
1
$
2.487
99,94%
$
-
$
2.427
97,53%
97,59%
0,06%
$
1.576
63,34%
63,38%
RECURSOS FISICOS
MEJORAMIENTO, DOTACION Y ADECUACION
DEL INMUEBLE PARA LA CREACION Y
PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO
INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES
FINANCIERAS PUBLICAS LIQUIDADAS.
REGION BOGOTA D.C.
$
693
$
690
99,60%
$
3
$
690
99,60%
$
-
$
591
85,32%
85,66%
0,40%
$
313
45,20%
45,38%
SISTEMAS
RENOVACION E IMPLEMENTACION DE
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN EL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
$
2.349
$
2.332
99,25%
$
18
$
2.331
99,21%
$
1
$
2.331
99,21%
100,00%
0,79%
$
1.676
71,33%
71,89%
SUBDIRECCION
SISTEMA NACIONAL
DE ARCHIVOS
IMPLANTACION DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS EN COLOMBIA.
$
11.638
$
11.599
99,67%
$
39
$
11.554
99,28%
$
45
$
10.765
92,50%
93,17%
0,72%
$
8.973
77,10%
77,66%
PRESERVACION DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL COLOMBIANO.
$
2.448
$
2.410
98,46%
$
38
$
2.401
98,10%
$
9
$
2.393
97,77%
99,67%
1,90%
$
2.296
93,79%
95,61%
$
214
$
191
89,32%
$
23
$
190
88,96%
$
1
$
190
88,96%
100,00%
11,04%
$
149
69,75%
78,40%
$ 20.612
99,40%
$
124
$ 20.557
99,13%
$
56
$ 19.575
94,40%
95,22%
0,87%
$ 15.510
74,80%
75,45%
$ 28.391
95,71%
96,63%
0,95%
$ 24.210
81,62%
82,40%
SUBDIRECCION
GESTION DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
SUBDIRECCION
TECNOLOGIAS DE LA
INFORMACION
APLICACION SISTEMA INTEGRAL NACIONAL
DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS NACIONAL
ARCHIVISTICA Y
DOCUMENTO
ELECTRONICO
TOTAL INVERSION
$ 20.737
TOTAL INVERSION Y FUNCIONAMIENTO
TOTAL INVERSION Y FUNCIONAMIENTO
$ 29.663
$ 29.455
99,30%
$
207
$ 29.381
Cifras en Millones de pesos
Proceso: Gestión Documental
Código: GDO-F-03
99,05%
$
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INFORME
La ejecución presupuestal al 31 de Diciembre de 2015 el cual fue de 99,05%, desde el punto de vista
del compromiso, de un presupuesto $29.381,4 Millones; después de la reducción de $ 4.670,3
millones de pesos, discriminados así:
6.4.1.Reducción presupuestal
Tabla 7. Recursos reducidos del presupuesto
Nombre
Nación
Millones
Propios
Millones
Total
Funcionamiento
Inversión
(i) Implantación sistema nacional de archivos
(ii) Preservación del patrimonio documental colombiano.
677,6
316,2
993,8
2.770,0
0
904,4
2,1
3.674,4
2,1
TOTAL
$3.447,6
$1.222,7
4.670,3
A nivel de cada subdirección el cumplimiento se muestra en la siguiente tabla:
Tabla 8 Cumplimiento presupuestal por subdirección
DEPENDENCIA
Apropiación
Dirección
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos - SSNA
Subdirección de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - STIADE
Subdirección de Gestión Patrimonio Documental – SGPD
Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos
Archivísticos
Secretaría General
TOTAL
Ejecución
%
Cumplim.
648
2.009
604
1.988
93,17
99,00
504
480
95,28
2.572
2.534
98,53
9.026
14.905
29.664
9.008
14.840
29.454
99,81|
99,57
99,30
Nota. La distribución presupuestal se hizo teniendo en cuenta la distribución acordada según lo dispuesto en un comité administrativo
donde la dirección asignó responsables por cada rubro y la responsabilidad que tiene cada líder de proyecto y las actividades que ejecuta
cada grupo en los siete (7) proyectos inscritos ante el DNP.
La ejecución presupuestal desde el punto de vista de la obligación fue del 96,71% y del flujo de caja
fue del 81,02%.
6.4.2. Cumplimiento proyectos de inversión (presupuestal y de metas).
El Plan de Acción por Inversión se ejecuta con siete (7) proyectos inscritos ante el Departamento
Nacional de Planeación - DNP, con corte a Diciembre 31 de 2015 arroja los siguientes resultados:
Tabla 9 Ejecución de los proyectos
Proyecto / Actividad
METAS
Implantación Sistema Nacional de Archivos en
Colombia
Mantenimiento y Adecuación de las
instalaciones del AGN
Preservación del Patrimonio Documental
Colombiano
Renovación e Implementación de Tecnologías
de la Información en el AGN
Remodelación y Adquisición del Inmueble
aledaño al Edificio del AGN
Mejoramiento, dotación y adecuación del
inmueble para la creación y puesta en
Proceso: Gestión Documental
Ejecución presupuestal
Compromiso
Obligación
100%
94,40%
99.3%
92.5%
Presupuesto
Millones de
pesos
11.638,4
Avance
Físico
de metas
94,7%
99.9%
97.5%
2.488,2
98,9%
98.1%
97,8%
2.447,9
95,8%
99,2%
99,2%
2.349,4
96,0%
99,7%
96,8%
905,7
98,4%
99,6%
85,3
693,0
96,5%
Código: GDO-F-03
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INFORME
Proyecto / Actividad
funcionamiento del Archivo Intermedio de las
Entidades Financieras Publicas Liquidadas
Aplicación Sistema Integral Nacional de
Archivos Electrónicos Nacional - SINAE
TOTAL
Ejecución presupuestal
Compromiso
Obligación
Presupuesto
Millones de
Avance
Físico
93,8%
89,0%
89,0%
214,0
99,3%
94,4%
20.736,6
La meta acumulada establecida para al mes de Diciembre en Compromiso es del 99,3% y en meta
física del 94,4%.
7. CONCLUSIONES
El plan de acción lo dividimos en dos partes, aquel que es financiado con recursos de Gastos de
Inversión y el de gasto de Funcionamiento, ambos van encaminados al alcance de plan estratégico,
donde la ejecución presupuestal alcanzó el 95,71% desde el punto de vista de la obligación y de
meta física del 99,40%. Después de haber hecho reprogramaciones en el PAI 239 y 38 en PAD.
En el año 2015 el AGN recorto su presupuesto en $4.670,3 millones de pesos de recursos, de
funcionamiento $ 993,8 millones y de inversión $3.676,5.
Para la entidad es muy importante el nivel de cumplimiento de la información de ejecución
presupuestal (en inversiones - PAI) como el nivel de cumplimiento de las actividades de
funcionamiento registradas como el PAD, por tal efecto para el año 2016 hemos aplicado iniciativas
de mejora en los planes de acción como parámetro para las definiciones para la vigencia 2016 y
logar así mejorar el control y consolidación de la información.
Es así como a fin de darle aún más relevancia al diseño y ejecución de las actividades del Plan de
Acción, la oficina Asesora de Planeación incorporará líneas de control estadístico para las
Subdirecciones o Grupos que administran información de las actividades misionales del AGN o
aquellas que son reportadas por cualquier medio interno o de Gobierno.
ELABORADO POR: Edgar Ramiro Serrano R.
Cargo y Dependencia: Jefe - Oficina Asesora de Planeación
Fecha de aprobación: 31 de Enero de 2016
Proceso: Gestión Documental
Código: GDO-F-03