mejora y actualización tecnológica del sistema operativo de control

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTIA
CONVENIO FUNDAMETAL - UNEG (PRUFAI)
EMPRESA SODICA, C.A.
MEJORA Y ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA DEL SISTEMA
OPERATIVO DE CONTROL DE INVENTARIO, EN LA
ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCÍA QUE GARANTICE LA
CONCORDANCIA DE LA DISPONIBILIDAD EXISTENTE DE
MERCANCÍA CON LOS REPORTES ADMINISTRATIVOS
Para optar al Título de Licenciada en Administración de Empresas
Lcdo. Miguel Gómez
Tutor Industrial
Autora:
TSU. Yanelys Rojas
V-15.909.863
Lcdo. Luis Figueroa
Tutor Académico
Puerto Ordaz, noviembre de 2011
INDICE GENERAL
INDICE DE GRÁFICAS ...............................................................................................i INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 1 CAPÍTULO I................................................................................................................. 4 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................ 4 1.1 Descripción ......................................................................................................... 4 1.2. Ubicación Geográfica ........................................................................................ 4 1.3. Misión ................................................................................................................ 5 1.4. Visión ................................................................................................................. 5 1.5. Organigrama de Gerencia de Recursos Financieros, SODICA, C.A................. 5 1.6. Descripción de la Unidad donde fue ejecutada la Pasantía................................ 6 CAPÍTULO II ............................................................................................................... 7 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 7 2.1 Antecedentes ....................................................................................................... 7 2.2. Delimitación del Problema............................................................................... 11 2.3. Formulación del Problema ............................................................................... 11 2.4. Justificación e Importancia ............................................................................. 12 CAPÍTULO III ........................................................................................................... 14 OBJETIVOS Y EXPLICACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ................................. 14 3.1. Objetivo General .............................................................................................. 14 3.2. Objetivos Específicos....................................................................................... 14 3.3. Explicación del plan de Trabajo....................................................................... 15 CAPÍTULO IV............................................................................................................ 19 4.1. Resultados del plan de Trabajo ........................................................................ 19 CAPÍTULO V ............................................................................................................. 30 FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS ...................................... 30 5.1. Facilidades y Dificultades encontradas durante el desarrollo de la pasantía ... 30 5.2. Aportes a la Organización................................................................................ 30 CONCLUSIONES ...................................................................................................... 33 RECOMENDACIONES ............................................................................................. 35 BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................ 36 ANEXOS .................................................................................................................... 38 INDICE DE GRÁFICAS
Gráfico
Grafica № 1: Definición de Inventario
Pág.
29
Grafica № 2: Control Físico de Inventario
30
Grafica № 3: Importancia del Inventario
31
Grafica № 4: Herramientas tecnológicas adecuadas
32
Grafica № 5: Políticas de Inventario
32
Grafica № 6: Control y Vigilancia de los Inventarios
33
i
INTRODUCCIÓN
La contabilidad, definida como la ciencia social que se encarga de estudiar, medir
y analizar el patrimonio de las empresas y de los individuos -entre sus tantas
funciones- también nos permite llevar a cabo un control de inventario en todas y cada
una de las empresas que así lo requieran. Es por ello que los inventarios son aquel
conjunto de bienes, tanto muebles como inmuebles, con los que cuenta una empresa
para comercializar. De este modo, con los elementos del inventario es posible realizar
transacciones, tanto de compra como de venta, así como también es posible
someterlos a ciertos procesos de elaboración o modificación antes de comercializar
con ellos; éstos tienen un papel fundamental en la economía. Desde el punto de vista
de la empresa, los inventarios representan una inversión de gran importancia, porque
con ellos no sólo se cumplen objetivos, metas y planes propuestos, sino que también
se pueden elaborar modelos y procesos de control para cada una de las áreas de la
empresa (entre ellos, el control de inventarios).
SODICA C.A., es un empresa cuya razón social es la distribución de consumo
masivo de productos reconocidos, tales como: Colgate Palmolive, Johnson &
Johnson, Nestlé entre otros productos de primera calidad. Debido al crecimiento que
ha tenido la empresa y la expansión de su mercado, se ha visto en la necesidad de
alinear sus políticas de funcionamiento, objetivos generales y departamentales, en
especial del Departamento de Contabilidad, que es el encargado de mantener
información oportuna del estado financiero de la empresa para la ejecución de planes
tanto administrativos como operativos.
1
Sin embargo, en la empresa SODICA, C.A. surgen problemas al momento de
solicitar la información mensualmente (como un aspecto esencial del inventario) ya
que el reporte administrativo arroja una cantidad específica de un producto
determinado y al momento de buscar en el almacén no existe esa cantidad que dice el
reporte. Por lo tanto no es una información fiable y hay que proceder a contar tantas
veces sea necesario para determinar cuál es la cantidad verdadera de la cual se
dispone.
Por consiguiente, la investigación que se presenta se basó especialmente en la
recopilación de información bajo distintas estrategias metodológicas como lo son: la
revisión documental, observación directa y las entrevistas no estructuradas, lo que
permitió obtener la información necesaria para identificar las debilidades del
Departamento de Almacén.
Como fin último, el desarrollo de la investigación tuvo como propósito diseñar
un sistema de control inventario de la Empresa SODICA, CA., el cual permitió
demostrar la cantidad de materiales existentes dentro de la empresa, para corroborar
que éstos productos estén en existencia y sean los mismos que se hallan en los
Departamentos de Gerencia Administrativo y a la vez controlar su entrada y salida. El
contenido del mencionado estudio se presenta en cinco capítulos, que indican la
secuencia del trabajo de la siguiente manera:
• Capítulo I: Descripción de la Empresa (misión, visión, ubicación)
• Capítulo II: Planteamiento del problema. Antecedentes. Justificación E
importancia.
2
• Capítulo III: Objetivo General. Objetivos específicos. Explicación del
plan de trabajo.
• Capítulo IV: Logros del Plan de Trabajo.
• Capitulo V: Facilidades y dificultades encontradas. Aportes dados a la
Organización
• Capítulo
VI:
Apreciación
sobre
Conclusiones y Recomendaciones.
3
los
conocimientos
adquiridos.
CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
1.1 Descripción
En Mayo del 2000 es constituida en la ciudad de Puerto Ordaz, Edo.
Bolívar, SODICA Sur-Oriental. La empresa SODICA, C.A., se dedica a la compra y
venta de mercancía. Es de resaltar la génesis cronológica del grupo empresarial que a
continuación detallamos:
SODICA Andina y SODICA Zuliana son constituidas en las ciudades de San
Cristóbal (1988) y Maracaibo (1989), respectivamente. El 30 de enero de 1997, es
fundada en Barquisimeto, SODICA Lara. A mediados del año 1998, nace SODICA
Central en la ciudad de Maracay, Estado Aragua. A fines de ese mismo año (1998), se
pone en marcha DATA PROMPT de Venezuela, C.A. En Agosto de 1999 se crea
VEGGIES & FRUITS Corp. en la ciudad de Miramar, Florida, U.S.A. En noviembre
de 1999, abre la empresa Distribuciones MOGOSA. En febrero del 2000 nace
Transportes MOSANCA, empresa de transporte propio.
1.2. Ubicación Geográfica
Desde el punto de vista geográfico, la empresa SODICA, Sur-Oriental C.A. se
encuentra ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz, en el Edo. Bolívar. Calle Ipire,
Galpón Sarca Nª. S/N zona Industrial Unare. II.
4
1.3. Misión
Según el portal web www.sodicaonline.com/ la empresa SODICA, C.A. tiene
como misión convertirse en la mejor distribuidora del país, ofreciendo un servicio de
altísima calidad, aprovisionamiento confiable y asesoría de negocios para cada uno de
sus clientes, con la ayuda del capital más valioso: trabajadores y proveedores.
1.4. Visión
En información sustraída del portal web www.sodicaonline.com/ menciona
que la visión de SODICA, C.A. está en el cliente ya que es “la razón de ser de
nuestro negocio, nuestro propósito es darle un servicio de primera calidad; por ello
vemos a nuestra organización como la empresa a ser considerada por nuestros
clientes, al momento de cubrir sus necesidades de forma satisfactoria”.
1.5. Organigrama de Gerencia de Recursos Financieros, SODICA, C.A.
5
1.6. Descripción de la Unidad donde fue ejecutada la Pasantía
El proceso de ejecución de pasantías comienza con el ingreso de mercancía a
la organización, para luego los vendedores cargar sus pedido que le solicitados los
clientes para ser facturada.
La importancia de esta oficina radica en el volumen de información que se
encuentra contenida en la misma, en la que se destacan en facturación - recepción de
mercancía, despacho y tener un buen inventario de mercancía de la empresa, los
productos son reconocidos se lleva a cabo la distribución de las marcas Colgate,
Nestlé , Johnson & Johnson, entre otros.
Otro detalle que se puede destacar de esta dependencia es la alta calidad del
servicio que presta a esta empresa en los diferentes departamentos, además de la
rapidez y precisión con que se ejecutan las tareas de desarrollo de servicio.
6
CAPÍTULO II
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1 Antecedentes
Toda organización con el objetivo de cumplir sus objetivos, metas,
planes propuestos, elabora modelos de control para cada una de las áreas tal es el caso
del control del inventario, el cual desde hace muchos años ha sido clave para la
rentabilidad. La ausencia de controles imposibilita cuestionar resultados, es por esto
que día a día se utilizan con mayor frecuencia este tipo de modelos.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios
para su posterior comercialización, estos incluyen, además de las mercancías para la
venta.
La base de toda empresa comercial, es la compra y venta de bienes o
servicios, es de aquí que nace la importancia del manejo de un buen inventario por
parte de la misma. Este manejo contable permite a las empresas mantener un control
oportunamente, así como también conocer al final de cada periodo contable un
estado confiable de la situación económica de la empresa.
7
El inventario de mercancía forma parte de los activos que posee una empresa,
las cuales están listas para la venta; es decir, toda aquella mercancía que posee una
empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para su venta.
Es oportuno mencionar la Norma Internacional de Contabilidad 2 (NIC 2),
que establece: el costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de
compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables
posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros
costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o
los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se
deducirán para determinar el costo de adquisición.
El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable de los
inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad
de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los
ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta norma suministra una guía práctica
para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento
como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el
importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las
fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.
Es por ello que es de suma importancia, establecer un control de inventarios
que vaya en concordancia con el objetivo primordial de toda empresa, como es el
mantenerse estable en el mercado y ser líder en el grupo de la comercialización.
8
En las organizaciones la obtención de las utilidades está relacionada en gran
parte con las ventas, ya que este es el motor para ofrecer y distribuir los productos o
mercancías a los consumidores, por consiguiente que se debe tener un stock de
inventario suficiente sin fallas para que opere con efectividad, de lo contrario traerá
como consecuencia que el cliente se sienta inconforme de no obtener un determinado
producto por falta de existencia y para la empresa pierde la oportunidad de obtener
utilidades, es decir sin inventarios no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la
micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros
fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero
tediosa tarea. En todos los giros, resulta de vital importancia el control de inventarios,
dado que con este se disminuirá no sólo al hurto mínimo de productos, sino también a
mermas y desperdicios, que pudieran causar un fuerte impacto sobre las utilidades.
Actualmente la empresa SODICA, C.A. específicamente el Departamento de
Almacén carece de veracidad en su inventario en existencia, ya que, la cantidad de
ciertos productos al momento de realizarse un despacho no coincide con lo mostrado
en el inventario que se obtiene de los reportes periódicos hechos por la empresa, lo
que ocasiona que no se despache el producto solicitado según factura o en tal efecto
que no se abastezca el almacén según el plan de ventas de la empresa. Dentro de las
fallas encontradas que originan la falta de veracidad del inventario se encuentran:
inadecuada codificación del producto, carencia de un registro exacto de la descripción
del producto (nombre). También incluimos otros factores de la fallas de mercancía la
sustracción indebida (mermas), la manera incorrecta de la elaboración de las notas de
crédito por devolución de mercancía en buen estado y mal estado.
9
Es por esto que es necesario que la empresa realice un nuevo procedimiento
para llevar a cabo el control del inventario, así mismo velar que el mismo sea
conocido por todas las personas que intervienen en el proceso de control de inventario
Hoy en día todas las empresas el mercado buscan garantizar su permanencia en
el mismo ofreciendo no solo gran cantidad de productos o servicios sino los mismos
de una manera eficiente, efectiva y eficaz, para las empresas de comercialización.
Esto se obtiene a través de la veracidad del inventario en existencia que garantice una
excelente planeación de ventas y el compromiso vendedor-consumidor, ya que, su
base es la compra y venta de bienes o servicios.
Las empresas, en su búsqueda de garantizar la venta de los productos a sus
consumidores, elaboran métodos para el control de inventarios que arrojen exactitud
en la entrada y salida del mismo, esto permite que se precisen las ventas y que se
realicen pedidos oportunos de los productos agotados, con el objetivo de garantizar
siempre los productos a sus consumidores y por tanto la venta de la empresa.
SODICA, C.A. es una empresa dedicada a la comercialización de productos de
consumo masivo, lo que significa que su inventario tiene un alto índice de rotación,
es por esto que se estudió su método de control con el objetivo de identificar la
existencia de fallas y proponer un sistema de control adecuado que garantice
información veraz de los productos en existencia y de la salida de los mismos. Este
manejo contable permite a las empresas mantener un control oportuno, así como
también conocer al final de cada periodo contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa.
10
2.2. Delimitación del Problema
Por lo anterior expuesto el alcance de la investigación se enfocará en el
proceso administrativo y contable del control de inventario que realiza el
Departamento de Almacén. A fin de concretar en el tiempo y el espacio de los
inventarios, se seleccionó una unidad piloto: SODICA, C.A, ubicada en Ciudad
Guayana.
2.3. Formulación del Problema
Con base a los hechos acontecidos, narrados y presenciados la empresa
SODICA, C.A., encargada de la compra y venta de bienes, presenta debilidades y
fallas con su control de inventario, como lo son: diferencias de mercancía entre lo
teórico con respecto al físico, la desactualización en los procedimientos en cuanto el
control de entrada y salida de la mercancía. Se puede determinar que el problema
consiste: en que la ausencia de un sistema operativo de control de inventario, trae
como consecuencia pérdidas económicas significativas para la empresa y desventajas
comerciales para competir en el mercado.
En este orden de ideas, para el desarrollo de esta investigación surgieron las
siguientes interrogantes:
9 ¿Qué está haciendo la empresa para subsanar este problema?
11
9 ¿Cuáles son las previsiones que esta implementado SODICA, C.A para
evitar las fallas?
9 ¿De qué forma se puede minimizar las debilidades en el sistema de control
de inventario?
9 ¿El personal que labora en el almacén, ejecuta correctamente su funciones
de recepción, entrada y salida de mercancía.
9 ¿El personal cuenta con las herramientas técnicas y tecnológicas de punta,
para la ejecución sus labores diarias?
Estas y otras interrogantes se formularon con el fin de plantear alternativas
para darle pronta solución a la situación de la empresa.
2.4. Justificación e Importancia
Ante la realidad económica y financiera que hoy impactan al crecimiento
y desarrollo de sus operaciones en términos de control competitividad y calidad, la
presente investigación se justifica porque permitirá obtener datos e informaciones
acerca del comportamiento que se realiza en los inventarios, y su influencia en el
nivel de pérdida o ganancia en la empresa SODICA, C.A., en Puerto Ordaz, Estado
Bolívar, a los fines de ofrecer una alternativa viable que permita mejorar sus niveles
de venta a través del conocimiento de este comportamiento.
12
Mediante un modelo adecuado de control de Inventario que garantice la
concordancia de la disponibilidad existente de mercancía con los reportes
administrativos, SODICA, C.A, logrará mejorar el ambiente económico haciéndolo
atractivo para sus compradores, crear condiciones propicias para el crecimiento de las
empresas y facilitar el acceso al crédito.
Esta investigación, al tratarse de un estudio individual, constituye un aporte personal
y profesional valioso de su Autora, en razón de que es una contribución al área de
control de inventario y sus procedimientos, éste estudio permite tener una visión más
amplia de este proceso, a través del conocimiento de una realidad latente, como lo es
la empresa SODICA, C.A. Desde el momento en que se inició este proceso
investigativo estimuló en la Autora una actitud de búsqueda y curiosidad por el
conocimiento, utilizando técnicas y procedimientos propios de la investigación
científica y el proceso contable. Se mantuvo siempre, por parte de ésta, de una actitud
investigadora, interesada en acrecentar el conocimiento disciplinario y el de áreas de
interés profesional.
13
CAPÍTULO III
OBJETIVOS Y EXPLICACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
3.1. Objetivo General
Proponer una mejora y actualización tecnológica del sistema operativo de control de
inventario, en la entrada y salida de mercancía que garantice la concordancia de la
disponibilidad existente de mercancía con los reportes administrativos.
3.2. Objetivos Específicos
Diagnosticar las debilidades y fallas del sistema operativo de control de inventario.
Investigar la situación del control de inventario y de las políticas y normas de la
empresa, con el fin de determinar las condiciones en que se encuentra, para adecuarse
a las exigencias técnicas y tecnológicas requeridas en un mercado competitivo como
el actual.
Evaluar las competencias del personal que labora en el almacén, referente al manejo e
importancia del sistema operativo del control de inventario para la empresa y sus
empleados en general.
Proponer estrategias para optimizar el sistema operativo de control de inventario.
14
3.3. Explicación del plan de Trabajo
El plan de trabajo abarca desde el conocimiento y familiarización con la
empresa y su sistema de trabajo hasta el análisis y proposición de acciones correctivas
enfocadas en el proceso de la mercancía. A continuación se desglosan cada uno de los
puntos propuestos en el plan inicial de trabajo.
Presentación y Reconocimiento del Área operativa
Al iniciar la pasantía, el Tutor Industrial, me brindó una descripción completa,
de los diversos departamentos que integran la empresa SODICA, C.A. Una vez
finalizada la presentación, se procedió a realizar la descripción general del proceso
administrativo y proceso llevado a cabo en el mismo, que abarca desde el pedido de
la compra hasta el despacho de la mercancía, también me presento como está
distribuido las actividades del departamento de almacén el personal que labora entre
muchas otras.
Conocimiento y familiarización del sistema utilizado en la empresa
El departamento de almacén de la empresa utiliza el sistema SIGECO.
15
Revisión de los reportes emitidos por el sistema
Las herramientas del sistema SIGECO le facilita al usuario la emisión de
diversos reportes de acuerdo al requerimiento demandado, entre los cuales destacan
por su mayor utilización en el departamento: notas de débitos y créditos, maestro de
clientes, cuentas por cobrar, mayor analítico, entre otros, el cual le permite al analista
a cargo revisar de manera detallada la consolidación de cada registro u operación
realizada.
Análisis de la situación actual de las operaciones
Se ejecutó una investigación detallada acerca de los procedimientos llevados a
cabo por el personal que labora en el departamento de almacén, ante el registro de
cualquier operación.
Luego, se procedió a documentar la información obtenida por cada actividad,
para así estudiar la información obtenida y referir las actividades que estarían sujetas
porque había muchas devoluciones de mercancía por parte de los clientes.
Recopilación de la información
16
Se aplicó la herramienta de la observación directa y se realizaron entrevistas no
estructuradas para recopilar información interna aplicada a las personas del
departamento, para evaluar procedimientos de existentes.
Análisis de la información recopilada
Una vez recopilada la información se realizó un análisis exhaustivo de la misma
para determinar el problema que se viene presentando en el departamento de almacén
ya que hay muchas devoluciones faltantes de mercancía y errores en la codificación
de código.
Procedimiento implementado por la empresa era el adecuado para que la misma
lograra el cumplimiento de sus metas y objetivos.
Planteamiento de la problemática existente
Se
corroboró
que
los
procedimientos
utilizados
para
los
procesos
administrativos y contables de la empresa son cada vez menos rigurosos y a su vez
menos complejos, si bien se rigen por el mismo, por lo que hasta ahora se ha
evidenciado que si se siguen haciendo las actividades de la misma manera errada por
el mal procedimiento al introducir La mercancía al sistema, seguirán las fallas
existentes en la empresa.
17
En la actualidad la empresa SODICA, C.A., ha crecido y se ha estado
fortaleciendo con el pasar de los años. Por su volumen de facturación ha sido
nombrada por el SENIAT contribuyentes especiales, lo que ha
consecuencia la necesidad de tener un buen
atraído como
control de inventario tanto en las
compras, como en las ventas, las retenciones, declaraciones de IVA e ISLR entre
otros. También está latente la situación en que el personal que ingresa (nuevo) no
tiene los conocimientos adecuados y desconoce el proceso las posibles dificultades
que podría tener la empresa al momento de las ventas generándole a la empresa
descontrol en el inventario.
Creación de una propuesta para la solución del problema
Teniendo bien establecido el enfoque del problema sus causas y consecuencias,
se procedió a crear una serie de propuestas que facilitarán el proceso de un buen
inventario, se debe
mandar a curso y procedimiento al personal encargado de
procesar las compras, recepción de mercancía, despacho, entre otras cosas.
18
CAPÍTULO IV
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
4.1. Resultados del plan de Trabajo
Se presenta a continuación los resultados obtenidos por objetivo específico, esto
con el fin de sistematizar cada uno de ellos. Es importante comentar que cada
objetivo específico, por su naturaleza, presenta una serie de situaciones que están
directamente relacionadas con la empresa en estudio. Al final de la presentación
también se adjuntan una serie de gráficas correspondientes a la aplicación del
instrumento de recolección de datos.
Objetivo 1: Diagnosticar las debilidades y fallas del sistema operativo de control
de inventario.
De los resultados del diagnóstico, se determina que SODICA, C.A., por ser
una empresa de servicio, depende exclusivamente de sus clientes y proveedores y por
tanto que un estudio continuo de su proceso de control de inventario, es necesario
mantenerlo supervisado igualmente cada una de sus etapas de su desarrollo.
De acuerdo al procedimiento de observación, cuando se verifica si las
responsabilidades están fijadas para realizar un eficiente control de inventarios, se
nota que no existe una relación real entre los planes de acción o normas y la actuación
19
de los trabajadores. Un preliminar necesario, a todas las actividades de una empresa,
es una declaración clara y completa del fin de las actividades formuladas, como un
plan de trabajo o serie de instrucciones o reglas.
También se evidencio el continuo faltante de mercancía en pequeñas
cantidades y de manera continua, lo que dificulta un conteo exacto del inventario. El
acceso a las existencias, no está limitado sólo a personal autorizado; de este modo no
se cumplen las reglas establecidas para la seguridad del control de inventarios.
En otro orden de ideas, los documentos utilizados para el control de inventario
no poseen la información necesaria para cumplir con exactitud de detalles de los
registros para realizar el conteo de inventario.
Es de hacer notar que la supervisión y vigilancia del control de inventario y
por consiguiente el almacén no es constante, lo cual debería ser permanente, para
evitar posibles sustracciones de productos.
En la empresa SODICA, C. A., el conteo exacto de los artículos con que se
cuenta, no se puede lograr por falta de información. No se da suficiente instrucción a
los encargados del control de los inventarios.
Una vez diagnosticado el proceso operativo de control de inventario, se
observo que deben identificarse y normarse lo elementos básicos que implica la
20
realización de un eficiente control de inventario tales como: definir políticas, la
actualización de los manuales de procedimientos, entre otros.
Objetivo 2: Investigar la situación del control de inventario y de las
políticas y normas de la empresa, para el logro de una determinación de las
condiciones en que se encuentra y así adecuarse a las exigencias técnicas y
tecnológicas requeridas en un mercado competitivo como el actual.
De acuerdo a los resultados obtenidos de la situación actual de control de
inventario, se constató que la empresa posee deficiencias en cuanto a la realización
de dicho mecanismo, considerando los requisitos básicos y elementales que se
requieren para su elaboración. Aunado a esto la ausencia de políticas y
procedimientos documentados establecidos para el conteo de inventario, que han de
especificar una descripción de la interacción entre los procesos de la empresa.
En el almacén se observó que no está claramente explicita una separación de
las funciones tales como: conteo, supervisión, gestiones de adquisición, entre otros.
Sobre todo que no existe una comunicación directa con la contabilidad. Ello implica
que no se han establecido las subdivisiones lógicas en la línea de trabajo de esas
funciones, para que no se junten o choquen y de modo que ningún individuo reciba
órdenes directas, de más de una persona.
Se observó que existe alguna confusión en los conceptos de administración,
dirección y organización, control, entre otros, por parte del personal que coordina el
almacén, produciéndose discrepancias entre los departamentos de contabilidad,
21
compra, en consecuencia en todo el proceso contable administrativo y normal
funcionamiento de la organización.
El rezago tecnológico de punta es notorio, no se cuenta con equipos de
primera generación electrónica, como lector óptico de barra, para la descripción de la
mercancía, la adquisición de este dispositivo por parte de la empresa, sería un paso
gigantesco hacia la eficiencia para una gestión integral de inventario.
Objetivo 3: Capacitar al personal que labora en el almacén, referente al
manejo e importancia del sistema operativo del control de inventario para la
empresa y sus empleados en general.
Uno de los puntos más frágil del personal que tiene responsabilidades y
deberes en el almacén, es el poco y deficiente conocimiento que domina sobre
manejo de inventario; conceptos y teorías como que los inventarios son vitales para la
salud de la empresa, por lo tanto su función es vital ya que: ayuda a la independencia
de la relación operación continuidad de las variaciones de demanda. Determina
condiciones económicas de aprovisionamiento. Determina las óptimas secuencias de
operaciones. Hace uso óptimo de la capacidad productiva. El uso de estos paradigmas
es ajeno a la conducta de los trabajadores.
Ante este panorama la empresa está en la necesidad perentoria de hacer del
conocimiento en toda la estructura organizativa que la gestión de almacén e
inventario adquieren una gran
importancia dentro de la red logística ya que
constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura de los costos y
22
servicios del sistema logístico de una empresa. Esto debe estar enmarcado en un
proceso de aprendizaje, capacitación
y mejoramiento profesional continuo del
personal, para hacerle frente a el impacto de factores tales como la globalización de
los mercados, el incremento acelerado de los avances científicos, técnicos, la
aceptación acelerada del justo a tiempo y el surgimiento de nuevas necesidades como
brindar servicios que agreguen valor al producto que comercializamos y distribuimos,
haciendo énfasis en el adecuado manejo de inventarios que ha llegado a la cumbre de
los problemas de la administración de empresas debido a que es un componente
fundamental de principal actividad como los la comercialización y distribución de
productos masivos.
Es pertinente precisar que si se mantienen inventarios demasiado altos, el
costo podría llevar a una empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto
ocurre porque un inventario parado inmoviliza recursos que podrían ser mejor
utilizados en funciones más productivas de la organización. Además, el inventario
parado tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse.
Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no atenderse a
los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reducción de ganancias y pérdida de
mercado, al no afirmar la confiabilidad de los clientes en la capacidad de reacción de
la empresa, ante las fluctuaciones del mercado.
Objetivo 4: Proponer estrategias para la optimización del sistema
operativo de control de inventario.
Los trabajadores de la empresa SODICA, C.A., conocen las limitaciones al
momento de realizar sus labores cotidianas en la optimización del sistema operativo
23
de control de inventario, es por eso que las repuestas estuvieron centradas en la
importancia y urgencia de proponer estrategias que se identifiquen con realidad y
actualidad de la empresa, las cuales detallamos a continuación:
•
Cerrar la brecha tecnológica existente en los equipos y mecanismo
para la optimización de la gestión de inventario.
•
Incentivar al personal mediante premios en metálico y primas que
recompensen su excelente labor.
•
Creación de una unidad dedicada únicamente a la supervisión, conteo
de inventario.
•
Capacitación y actualización tecnológica del personal que cumple sus
labores diarias en el almacén.
•
Cursos y mejoramiento profesional para el recurso humano de los
departamentos de contabilidad, almacén y compras, entre otros.
Se presentan a continuación los diferentes resultados que evidencian de forma
descriptiva las situaciones suscitadas en la empresa, al igual que complementan los
resultados anteriores,
en función de las respuestas emitidas por las personas
encuestadas y que fueron los sujetos estudiados al momento de llevar a cabo la
investigación.
24
1. Defina que es un inventario para usted
De las repuestas obtenidas se observó que el 90 por ciento de los encuestados
no tiene una definición exacta de lo que es un inventario, lo cual representa una
debilidad muy grave para la compañía, mientras un 10 por ciento contesto
correctamente.
Grafica № 1:
Definición de Inventario
Defina que es un inventario para usted
NO TIENE DEFINICION
EXACTA
40%
60%
RESPODIERON
CORRECTAMENTE
2.- ¿Qué es un control físico de inventario?
El 30 por ciento, respondió adecuadamente inclusive dando ejemplos; y un 70 por
ciento, fueron evasivos y contradictorios.
25
Grafica № 2
Control Físico de Inventario Qué es un control físico de inventario
30%
FUERON EVASIVOS Y
CONTRADICTORIOS
RESPODIERON
CORRECTAMENTE
70%
3.- ¿Qué importancia tiene los inventarios para la empresa?
En el cuadro se puede observar que el 90 por ciento de las respuestas
obtenidas, el personal tiene una mínima noción de la importancia de los inventarios
para la empresa. El 10 por ciento indico que los inventarios para toda organización
son la base fundamental de su creación y desarrollo.
26
Grafica № 3
Importancia del Inventario
Qué importancia tiene los inventarios para la empresa
10%
SI ES IMPORTANTE
NO SE QUE TAN
IMPORTANTE ES
90%
4.- ¿El personal que trabaja en el almacén cuenta con las herramientas
adecuadas tecnológicamente para realizar un efectivo control de inventarios?
El cien por ciento de los encuestados coincidió, en que la falta de herramientas
y adecuación tecnológicas en el almacén, son vitales para un eficaz y exacto control
de inventario.
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Grafica № 4
Herramientas tecnológicas adecuadas
El personal que trabaja en el almacén cuenta con las
herramientas adecuadas tecnológicamente para realizar
un efectivo control de inventarios
0%
NO TIENEN LOS
IMPLEMENTOS
ADECUADOS
SI TIENE LOS
IMPLEMENTOS
ADECUADOS
100%
5.- ¿Planifican y revisan políticas de inventario?
El grafico demuestra una deficiencia en cuanto a la planificación y revisión de
políticas de los inventarios, el cincuenta por ciento de estas se aplican, mientras el
otro cincuenta por ciento se obvia, aduciendo mucho trabajo y falta de tiempo.
Grafica № 5
Políticas de Inventario
Planifican y revisan políticas de inventario
SI SE APLICAN LAS
POLITICAS DE INVENTARIO
50%
50%
28
NO SE APLICAN LAS
POLITICAS DE INVENTARIO
6.- ¿Existe un personal dedicado exclusivamente al control y vigilancia de los
inventarios?
El personal que labora en el almacén, no está a tiempo completo asignado al
control y vigilancia de los inventarios, en un noventa por ciento, el cual es rotado y
destinado en algunos casos a otras áreas de la compañía; dejando esta importante y
vital responsabilidad a un diez por ciento de los empleados.
Grafica № 6
Control y Vigilancia de los Inventarios
Existe un personal dedicado exclusivamente al control y
vigilancia de los inventarios
10%
ESTAN A TIEMPO
COMPLETO ASIGNADOS
AL CONTROL Y VIGILANCIA
DEL INVENTARIO
NO ESTAN A TIEMPO
COMPLETO ASIGNADOS
AL CONTROL Y VIGILANCIA
DEL INVENTARIO
90%
29
CAPÍTULO V
FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS
5.1. Facilidades y Dificultades encontradas durante el desarrollo de la pasantía
•
El personal a cargo de los departamentos administrativos y contables de la
organización siempre estuvieron la mayor de las disposiciones para
suministrar la información requerida, esto permitió detectar con facilidad el
punto exacto de la problemática encontrada en la organización.
• Las herramientas otorgadas por el sistema SIGECO en sus diversos módulos y
la ayuda de las personas encargada del Departamento de almacén permitieron
el enfoque en la situación actual de la empresa.
5.2. Aportes a la Organización
Los conocimientos y recomendaciones aportadas a la empresa deben seguir al
momento de La codificación o al ingresar el productos para que al momento de
facturar a los clientes y no tener devoluciones de mercancía ya que el personal
administrativo deben tener conocimiento de inventario de productos y codificación de
código es informar al personal, respecto a lo que hay que hacer, así como quien,
cómo y cuándo habrá que hacerlo. Para que todo se desarrolle debidamente
30
necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores
de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
5.1. Apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de
Pasantía
La realización de la Pasantía permitió obtener una serie de conocimientos de
tipo práctico, los cuales fueron complementados con los conocimientos de tipo
teórico recibidos durante la formación académico-profesional en la Universidad
Nacional Experimental de Guayana.
Durante el proceso de pasantías, se tomó en consideración a todos los actores
involucrados en la empresa SODICA, C.A. Durante dicho proceso no sólo se me
permitió involucrarme con el área a la que fui asignada, sino que también me
mostraron la ejecución de toda su operatividad.
El hecho de realizar una Pasantía permite, a quien la ejecuta cabalmente,
conocer el proceso contable de la empresa o institución, al igual que preparar al
pasante próximo a insertarse en el campo laboral. Todas las anteriores afirmaciones
31
fueron las que tomaron forma y sentido durante mi proceso y paso por la empresa
SODICA, C.A. Las acciones llevadas a cabo se pudieran resumir en las siguientes
apreciaciones: complemento de los conocimientos ya adquiridos, fortalecimiento de
la formación profesional y aportes significativos a la institución donde se llevó a cabo
la pasantía.
32
CONCLUSIONES
Finalizada la investigación, cumplidos los objetivos y obtenidos los resultados
en función a la aplicación de las técnicas e instrumentos de recolección de datos, se
concluye lo siguiente:
• El inventario es el mayor de los activos circulantes.
• Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas.
• Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las
quiebras de los negocios.
• Si la empresa mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento
adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas.
• La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la
buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como
premisas sus objetivos generales.
• El personal de almacén no tiene el conocimiento adecuado sobre los
inventarios.
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34
RECOMENDACIONES
Después de haber realizado el proceso de pasantía en la Empresa SODICA,
C.A., se llegó a las siguientes recomendaciones; para ello, es de suma importancia
que se involucren todas las personas que forman parte de los procesos que se llevan a
cabo en dicha área y así poder lograr con feliz término las siguientes
recomendaciones:
•
Adecuación tecnológica de los equipos y dispositivo del área de almacén.
•
Revisar la política y objetivos de gestión de inventario.
•
Adecuar y actualizar procedimientos administrativos y operativos con
base a las exigencias y realidad de la empresa.
•
Establecer la información que inicialmente deben contener los
documentos que utilicen los responsables del control de inventario;
identificar quién o quiénes son los usuarios de la información.
•
Actualización y adiestramiento del personal que controla el inventario.
35
BIBLIOGRAFIA
• Alford, L. P. (2002); Manual de Producción. México. Unión Tipográfica
Hispanoamericana. (7ª ed.).
• García, M. (1998); Propuesta de un Sistema de Control Interno de los Costos de
Inventarios para el Departamento de Almacén de Repuestos Americanos,
Puerto Ordaz. Trabajo Especial de Grado. Universidad Nacional Abierta
(UNA). Ciudad Bolívar. Sin Publicar.
• Méndez, C. (2001); Metodología. Bogotá, Colombia. Editorial Norma.
• Pérez, I. (2000); Control de Producción a Través del Computador. Caracas.
Seminario de Ingeniería de Software. Universidad Central de Venezuela.
Facultad de Administración.
• Rojas, R. (2000); Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes de
Investigación. Unexpo. Puerto Ordaz, República Bolivariana de Venezuela.
• Sabino, C. (2002); Cómo Elaborar una Tesis. Editorial Vadel Hermanos.
Caracas. República Bolivariana de Venezuela.
36
• Sánchez, I. (1999); Métodos de Investigación Científica. Madrid. Ediciones El
Cid.
• Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2005); Manual de Trabajos
de Grado y de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. Caracas.
Fedeupel.
37
ANEXOS
CUESTIONARIO
Propósito: Recolectar información para mejorar y actualizar tecnológicamente
el sistema de control de inventario de la empresa SODICA, C.A.
Dirigido a: Personal que labora en el almacén y áreas involucradas, en el
sistema de control de inventario de la empresa SODICA, C.A., en Ciudad
Guayana.
Instrucciones para responder el cuestionario
A continuación usted encontrara 06 (seis) preguntas, las cuales debe
responder, tomando en cuenta las siguientes instrucciones:
1.-
Lea detenidamente cada una de la preguntas antes de responder y
desea emita comentario.
2.-
No deje preguntas sin contestar.
3.-
Identifíquese si lo cree conveniente.
4.-
Indique profesión, ocupación, nivel de instrucción.
5.
Si tiene alguna duda, consulte con el encuestador.
6.
La información es de carácter estrictamente confidencial, la misma
será utilizada solamente para los resultados de la investigación.
Gracias por la colaboración prestada.
La Investigadora
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PREGUNTAS
Variable 1: Control de Inventarios
1.- ¿Defina que es inventarios para usted?
_____________________________________________________________
____
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
______________
2.- ¿Qué es un control físico de inventarios?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________
3.- ¿Qué importancia tiene los inventarios para la empresa?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________
Variable 2: Mejoras y Actualización del Control de Inventarios
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4.- ¿El personal que trabaja en el almacén cuenta con las herramientas
adecuadas tecnológicamente para realizar un efectivo control de inventarios?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________
5.- ¿Planifican y revisan políticas de inventarios?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________
6.- ¿Existe un personal dedicado exclusivamente al control y vigilancia de los
inventarios?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________
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