Descargar INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

La Tola Nariño enero de 2014 de 2013
Señor:
FAUSTINO SILVA MORENO
Alcalde Municipal de La Tola Nariño
Asunto: presentación del tercer informe pormenorizado de control interno (Ley
1474 Estatuto anticorrupción)
Cordial saludo
Por medo del presente oficio me permito presentarle el informe pormenorizado de
control interno correspondiente al tercer cuatrimestre del periodo 2013, este
informe se presenta para darle cumplimiento a los lineamientos establecidos en la
ley 1474 Estatuto anticorrupción, en donde se evidencias lo avances y dificultades
del sistema de control interno de la alcaldía municipal en cada uno de sus
subsistemas, de igual forma se formulan unas recomendaciones que de ser
tenidas en cuenta pueden mejorar el sistema de control interno de la entidad y con
ello su gestión administrativa. Por ultimo le recuerdo que para darle cumplimiento
a las políticas de comunicación e información contenidas en la ley antes citada el
informe debe publicarse en la página web de la entidad.
Gracias por la atención prestada quedo atento a cualquier sugerencia u
observación al respecto.
Atentamente,
_____________________________
ESTIBEN IZQUIERDO SOLIS
Jefe de la Oficina de Control Interno
Alcaldía Municipal de La Tola Nariño
DANDO CUMPLIMIENTO A LA LEY 1474 DE 2011 ESTATUTO
ANTICORRUPCIÓN LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO DE
LA TOLA NARIÑO, HACE PÚBLICO EL INFORME PORMENORIZADO DE
CONTROL INTERNO, CORRESPONDIENTE AL TERCER CUATRIMESTRE
DEL PERIODO 2013.
En cumplimento al artículo 9° de la Ley 1474 (Estatuto Anticorrupción), “El jefe de
la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses
en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control
interno de dicha entidad” La Oficina de Control Interno del Municipio de La TolaNariño, presenta el informe pormenorizado a la opinión pública y comunidad en
general, este informe contiene los avances y dificultades en el desarrollo de cada
uno de los subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno.
La Oficina de
Control Interno, dentro de sus responsabilidades resalta la de coordinar las
acciones que reflejan el fomento de la cultura del autocontrol, e igualmente las
actividades que requiere el proceso administrativo en las áreas de gestión
administrativa, financiera y del talento humano, en el cumplimiento de los planes y
programas adoptados por la entidad. Todos estos componentes son los que
permiten establecer los objetivos y metas institucionales, los canales de
comunicación, las formas de presentación de informes ante la ciudadanía y los
procedimientos que permiten ejecutar las actividades día a día. Con el presente
informe, se busca consolidar la cultura de la rendición de cuentas, el buen
gobierno y la transparencia de la Administración pública local.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO:
AVANCES:
En el subsistema de control estratégico en el tercer cuatrimestre del periodo 2013
se presentaron los siguientes avances:

La alta dirección de la entidad municipal manifestó su interés, disposición y
compromiso con propuestas que tiendan a mejorar de la calidad de los
servicios que presta la entidad a la comunidad Toleña.

Se encuentra publicado en un lugar notorio y de fácil visibilidad para el
personal, el Código de Ética, la Misión, y los Objetivos de la entidad.

Se facilitaron salidas a capacitaciones a los trabajadores de la entidad las
cuales fueron orientadas a promover capacidades de gestión, para mejorar
el servicio al cliente.

Se promovieron y apoyaron iniciativas deportivas y culturales de los
empleados de la administración municipal.
DIFICULTADES
En el subsistema de control estratégico en el tercer cuatrimestre del periodo 2013
se presentaron las siguientes dificultades:

El personal de la administración no materializa en el desarrollo de sus
funciones el principio institucional del autocontrol.

Se requiere un replanteamiento del compromiso de la alta dirección y de los
líderesde procesos con el desarrollo y operatividad del sistema de control
interno.

Se requiere implementar un modelo de operaciones por proceso que sea
eficiente, especialmente en las áreas de Tesorería, contable y contratación.

Se requiere acciones concretas por parte del comité de control interno,
orientadas a una mejora continua del sistema de control interno de la
entidad.

Se requiere que el accionar de cada una de las dependencias sean sujetos
a los planes y programas que se proyectan para la vigencia.

Se requiere replantear la estructura organizacional de la entidad de manera
que se pueda observar con claridad los niveles de jerarquía.

Se requiere reformular el mapa de riesgo de la entidad, de manera
queminuciosamente se detecten riesgos y se establezcan controles para los
mismos, especialmente en las áreas de contabilidad, contratación y
tesorería.

Se requiere implementar un plan de inducción y capacitación al personal
que ingresa a laborar a la entidad de manera que sean concientizado de las
funciones y responsabilidades de los cargos que van a desempeñar.

Se requiere mejorar el ambiente de control de la entidad de manera que
sea el propicio para que la gestión de la entidad sea efectiva.

El direccionamiento estratégico, es decir, la forma como se programa y se
orienta el accionar de la entidad, requiere ser organizado de manera que el
equipo de la entidad se articule y trabaje compenetrado para lograr de
manera equilibrada el desarrollo de sus proyectos y el cumplimiento del
objeto de la entidad.

Los riesgos inmersos al desarrollo administrativo de la entidad deben ser
identificados, analizados, valorados y por ultimo establecer políticas para
disminuir la probabilidad de que se presenten, en este contexto la entidad
en su accionar encuentra riesgos a los cuales no se les da la importancia
que se requiere y mucho menos se tienen en cuenta las observaciones que
se hacen para evitar que se materialicen o para disminuir su impacto
negativo a la entidad.

Los líderes de los procesos no han establecido políticas de administración
de los riesgos inmersos a sus funciones.

La probabilidad de que un evento negativo se materialice y cause efectos
nocivos a la entidad es alta.

Los responsables de los procesos no definen ni documentan los
procedimientos inmersos a sus procesos.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION.
AVANCES:
En el subsistema de control de gestión en el tercer cuatrimestre del periodo 2013
se presentaron los siguientes avances:

Se mejoraron los sistemas de información designando a la dependencia de
Desarrollo Comunitario para que reciba quejas y reclamos por parte de la
ciudadanía en general.

Se mejoró la comunicación informativa con la ciudadanía a través de la
publicación constante de hechos noticiosos en la página web institucional.

Se proyectaron unos indicadores de gestión a través de los planes de
acción por dependencias los cuales se amarraron al plan de desarrollo
municipal.

El Municipio tiene buen manejo de la página web que le permite a los
ciudadanos
estar
administración,
informados
continuamente
e
interactuar
con
la

Se cuenta con una gran herramienta de comunicación informativa, la cual
es la emisora comunitaria Tola estéreo, a través de la cual el personal
administrativo y de gestión de la entidad está autorizado para difundir
información de su gestión de manera que la comunidad esté enterada de
los servicios y beneficios que hay en la comunidad para ellos.
DIFICULTADES:
En el subsistema de control de gestión en el tercer cuatrimestre del periodo 2013
se presentaron las siguientes dificultades:

la entidad no cuenta con unas políticas de operación por proceso
claramente definidas.

los manuales de procedimientos no se encuentran claramente definidos lo
cual incrementa el riesgo de que eventos negativos se presenten.

Los controles establecidos en la organización carecen de eficiencia debido
a la falta de manuales de procedimientos claros.

Los manuales de funciones no se encuentra claramente definidos y
adoptados.

Los manuales de operaciones para áreas como contratación, tesorería y
contabilidad no se encuentran claramente definidos y adoptados lo cual
incrementa la probabilidad de que eventos negativos se presenten en el
desarrollo de las tareas de esas áreas.

Los sistemas de información de la entidad deben ser rediseñados de
manera que la comunicación en la entidad fluya en todos los sentidos.

se debe buscar mecanismos de comunicación con la comunidad, que sean
más directos de manera que se evidencie el deseo comunicativo de la
entidad y sobre todo su transparencia en la gestión.

La entidad debe fortalecer la cultura de la rendición de cuenta ya que en
este aspecto no se evidencia acciones concretas.

La alta dirección debe dotar de herramientas a la oficina encargada de las
quejas y reclamos de la entidad.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION.
AVANCES:
En el subsistema de control de evaluación en el tercer cuatrimestre del periodo
2013 se presentaron los siguientes avances:

la oficina de control interno en su función evaluadora del sistema de control
interno comunica a las dependencias su responsabilidad y función para que
estos conozcan el accionar de la jefatura y su relación con las demás áreas
de la entidad.

La oficina de control interno realiza una revisión superficial del cumplimiento
de los planes de la entidad contenidos en el plan de desarrollo
especialmente en el plan plurianual de inversión vigencia 2013.

se logran ejecutar algunas acciones de auditoria interna a algunas áreas de
la entidad en donde se analizó el cumplimiento de las misiones y los
obstáculos que han impedido que las dependencias cumplan con sus
objetivos.

Se proyectó y presento un cronograma de auditoria para cada una de las
áreas de la entidad, el cual pretendía evaluar el desarrollo de los planes de
gestión y el cumplimiento de la misión de las dependencias y áreas de la
entidad

Se interactuó y colaboro en suministro de información para las auditorias de
que las entidades de control realizaron a la Alcaldía Municipal.
DIFICULTADES:
En el subsistema de control de evaluación en el tercer cuatrimestre del periodo
2013 se presentaron las siguientes dificultades:

las auditorías internas no se realizan a profundidad debido a la falta de
criterios para auditar.

Algunas dependencias y áreas no facilitan el proceso auditor ya que no
presentan la información que se solicita para el desarrollo de las auditorias.

La falta de manuales de operación, manuales de funciones y competencia y
el direccionamiento del accionar de algunas dependencias le resta
eficiencia a la función evaluadora de la oficina de control interno.

Los planes de mejoramiento institucional no son ejecutados a satisfacción.

No se presentan planes de mejoramiento por dependencias, ni individuales.

No se materializan las observaciones que realiza la oficina de control
interno.

La información solicitada para el desarrollo de las auditorias no es
presentada de manera oportuna

Los responsables de los procesos no presentan planes de mejoramiento
individuales o por proceso lo cual impide que se puedan hacer seguimiento
a estos elementos de sistema de control interno
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La implementación del sistema de control interno en la Alcaldía Municipal de La
Tola Nariño, bajo el modelo estándar de control interno MECI que abarca en su
totalidad los subsistemas, componentes y elementos del mismo, la sostenibilidad
y operatividad del sistema, muestra un indicador de implementación muy
bajo,cabe resaltar que la administración municipal durante la vigencia 2013 ha
avanzado a pasos demasiados lentos en adoptar la cultura del modelo estándar
de control interno.
Como recomendación la oficina de control interno insiste y repercute en que Hace
falta y es necesario que el personal administrativo de la entidad en especial la alta
dirección se concientice de la importancia de la del control interno para la gestión
de la entidad y que se comprometa con el rediseño, implementación y mejora
continua del sistema de control interno de manera que se promueva y provean los
recursos necesarios, para hacer más eficiente la herramienta de gestión. Dada la
circunstancia y los resultados que muestra el presente informe sobre los niveles
de implementación del sistema de control interno de la Alcaldía Municipal de La
Tola Nariño, es muy amplia la probabilidad de que en la entidad se presenten
eventos negativos que generen grandes impactos nocivos para la Administración
Municipal, por lo tanto se recomienda al representante legal tomar acciones
prontas y concisas encaminadas a la mejora del MECI de la entidad.
Siguiendo el lineamiento establecido en la ley 87 de 1993 en donde se reza que el
representante legal de la entidad pública es el responsable del control interno de la
misma y que la función del jefe de la oficina de control interno es ejecutara
acciones de asesoría y evaluación del sistema de control para mejorar el accionar
de la entidad, a través del presente informe se efectúa el resumen de la
evaluación independiente del sistema de control interno, donde se evidencia que
este no es eficiente, ni eficaz y mucho menos económicos, ya que dada la
situación del sistema de control interno, es alto el riesgo de que se pueden
ocasionar grandes detrimentos patrimoniales a la entidad pública.Por lo tanto se
presenta nuevamente la recomendación realizada en el informe anterior, de que
se contrate a una firma de consultores para que ajuste el sistema de control
interno en donde se realice un estudio de campo y se identifique las verdaderas
necesidades que tiene la entidad en cada uno de los subsistemas, realizando un
diagnóstico concienzudo y procedan a mejorar los productos básico que se
requieren para incrementar la efectividad del sistema. Por otra parte cabe recordar
que el sistema de control interno más que un conjunto de documentos es una
cultura de administración a través de la cual los entes públicos mejoran su gestión
logrando sus objetivos y cumpliendo la ley, por lo cual es responsabilidad de todo
el personal de la entidad e adoptar esa cultura de control para que la gestión de la
entidad sea eficiente y eficaz.
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ESTIBEN IZQUIERDO SOLIS
Jefe de la Oficina de Control Interno
Alcaldía Municipal de La Tola Nariño