Adiós a la factura de papel ya la evasión

Adiós a la factura de papel y a la evasión
VACIO | 4/14/2016 12:00:00 AM
La Dian puso en marcha el proceso
de masificación gradual del nuevo
esquema de facturación, que
cambiará radicalmente la historia de
las transacciones comerciales en el
país.
Después del primero de enero de
2018, cuando usted pida la cuenta
en un restaurante, el mesero se la
traerá en la pantalla de una tableta
en lugar del papel que hoy recibe.
“Envíela a mi correo” será su respuesta si está de acuerdo con el cobro.
A partir de esa fecha vence el plazo establecido por la Dian para que todos los negocios en el
país migren sus sistemas de facturación a la nueva tecnología.
No se trata del ya clásico software de facturación que la mayoría de empresas utiliza en el marco
de sus plataformas de gestión; ni de facturas generadas por un computador, las cuales de todos
modos deben imprimirse. En realidad es un marco normativo que brinda validez legal a un
nuevo tipo de factura que solo tiene vida en el mundo digital: la factura electrónica.
El ciclo de vida completo de este documento reside en el universo de los bytes. No habrá que
imprimirla –a menos que el cliente así lo exija– ni encargar a un mensajero en moto que la
entregue a los clientes ni almacenarla por cinco años en bodegas; porque se genera, distribuye
y almacena en medios electrónicos.
El decreto 2242 de noviembre de 2015 y la resolución 019 de febrero de 2016 pusieron en
marcha esta nueva era de la facturación en Colombia. Desde hace varios años existe algo
parecido a la facturación electrónica en el país, y actualmente 850 empresas generan casi un
millón de ellas al mes, pero a partir de ahora se homogeniza el sistema de facturación bajo el
estándar XML, se unifica un protocolo de seguridad bajo el esquema de firma electrónica
avanzada o firma digital y, sobre todo, la gran novedad es que se convierte en obligatorio y no
opcional para todos los contribuyentes. Desde la más grande compañía del sector industrial
hasta la Pyme y el profesional independiente obligado a facturar deberán emitir sus documentos
de respaldo de las operaciones comerciales ya no en papel sino en formato electrónico.
Para la mayoría de los contribuyentes la noticia no suena bien. ¿Un nuevo dolor de cabeza que
la Dian impone en los trámites tributarios? La Dian es consciente de esa percepción. “Por eso
adoptamos un esquema de implantación progresiva mediante un primer piloto que se aplica con
grandes contribuyentes y, de acuerdo con los resultados, se harán ajustes y se procederá
progresivamente a incorporar más contribuyentes hasta lograr la masificación total”, explica
Leonardo Sicard, director de fiscalización de la Dian y líder del proyecto. La meta de la Dian es
reducir la evasión en 50%, gracias a la facturación electrónica.
La factura electrónica trae consigo interesantes ventajas no solo para las arcas públicas. Los
operadores de telefonía móvil, pongamos por caso, que emiten más de doce millones de facturas
en papel cada mes para sus suscriptores de la modalidad postpago, y que deben además
almacenarlas por cinco años, encuentran en la facturación electrónica una oportunidad de
ahorro y eficiencia maravillosa.
Estimativos de la firma Seres, que ofrece servicios de facturación electrónica para las empresas,
indican que el ciclo de vida total de una factura en papel le cuesta a una compañía colombiana
$7.000. El costo de impresión, solamente, oscila entre $300 y $600, según el volumen, a lo que
se suman los costos de emitirla, hacer llegar una copia a los clientes (generalmente mediante
servicios de mensajería) y almacenarla en lugar seguro por cinco años, como establece la ley.
Con la factura electrónica el costo total de cada documento se reduce en 85%, según los cálculos
de este proveedor.
“La Dian nos va a hacer un favor a todos los colombianos, porque después de la facturación
electrónica vendrán el pedido electrónico y otros procesos que pueden ser más eficientes si se
realizan electrónicamente”, dice Carlos Velamazán, director para América de la firma española
Seres, uno de los jugadores que tiene una gran oportunidad en el nuevo esquema de facturación
establecido en Colombia.
Hasta ahora las empresas que habían entrado al mundo de la factura electrónica la producían
bajo estándares y tecnologías propias, cada cual con la tecnología que quisiera adoptar. A partir
de la nueva reglamentación, habrá operadores de facturación que las empresas deberán
contratar para dicho proceso. Estos operadores surtirán procesos de acreditación ante la Dian
para asegurar la homologación de sus sistemas y el cumplimiento del estándar de seguridad
digital, y habrá un mercado de operadores de facturación en funcionamiento en el país, que
prestarán sus servicios bajo el modelo de pago por consumo.
La buena noticia es que la Dian anunció que todas las Pyme (las cuales constituyen cerca de 85%
del número de empresas del país), recibirán el servicio de facturación electrónica de manera
gratuita, para lo cual la Dian habilitará un servicio vía web. “En lugar de contratar un operador,
accederán a un sistema provisto por la Dian”, explica Sicard.
Se avanza significativamente hacia la meta ambiental de cero papel, se obtienen ahorros y
eficiencias notables en los procesos de las empresas y, naturalmente, se controla con mayor
rigor el recaudo por parte del Estado. La Dian ya no tendrá que esperar hasta fin de mes para
conocer las transacciones que un contribuyente ha realizado. Será cuestión de minutos. Y,
probablemente, se reducirá la tasa de fraudes con facturas que en la actualidad existe. Casi 10%
de las facturas en papel desaparecen de los archivos, según estimativos de Certicámara, por
deterioro físico y por hurto al interior de las empresas. Para Héctor José García, presidente de
Certicámara, los pequeños y medianos contribuyentes que suelen acudir a sistemas informales
y callejeros de endoso de facturas, en donde deben someterse a tasas de usura, podrán ahora
acudir a los mercados regulares de factoring del sistema financiero, de donde en la actualidad
están prácticamente excluidos por el tamaño reducido de sus facturas. “Van a poder negociar
las facturas por medios electrónicos desde un computador, sin salir a la calle a tocar puertas a
los gota a gota”, explica.
El papel aguanta todo, pero el documento electrónico no. La firma digital es la garantía de
seguridad de la factura electrónica y de cualquier documento de este tipo. Una empresa A emite
factura a un cliente B. Un certificador de firma digital, como lo es Certicámara en Colombia,
agregará al archivo electrónico generado por A un sistema de cifrado seguro que hace inalterable
el documento. Y, al igual que una factura en papel, no puede tener tachones ni enmendaduras,
la factura electrónica está blindada ante cualquier intento de modificación. Un ataque de tipo
hacker que intente modificar el documento será detectado por el sistema. No es una promesa,
sino que así funcionan las firmas digitales en el mundo y ofrecen un margen de seguridad
superior al del documento impreso en papel. La era del documento electrónico ha comenzado
en Colombia.