[SSF] Manual de uso MEMORANDO V2

Proceso
MEMORANDO
Título
Manual de uso
Realizado por
UNION TEMPORAL inDenovaGSE
Dirigido a
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO
FAMILIAR
Fecha
26/09/2014
Versión
2.0
1 TAREAS GESTOR (PARTE 1) ....................................................................... 3
1.1
INICIO MEMORANDO ..................................................................................................... 3
1.2
INTRODUCIR DATOS DE MEMORANDO....................................................................... 6
1.3
PROYECTAR MEMORANDO .......................................................................................... 7
1.4
REEMPLAZAR MEMORANDO ........................................................................................ 9
2 TAREAS FIRMANTE .................................................................................... 11
2.1
APROBACIÓN MEMORANDO ...................................................................................... 11
3 TAREAS SUPERINTENDENTE ................................................................... 12
3.1
AUTORIZACIÓN Y FIRMA DEL MEMORANDO ............................................................ 12
4 TAREAS GESTOR (PARTE 2) ..................................................................... 14
4.1
ENVIAR A USUARIO O DEPENDENCIA DESTINO ...................................................... 14
4.2
ENVIAR A DEPENDENCIAS DESTINO ........................................................................ 16
4.3
INFORMACIÓN AUTORIZADA POR COMISIÓN DE SERVICIOS................................ 17
5 TAREAS RESPONSABLE COMUNICACIÓN OFICIAL DEPENDENCIA ..... 18
5.1
ASIGNAR GESTOR MEMORANDO DE RESPUESTA ................................................. 18
6 TAREAS RESPONSABLE PROYECTAR RESPUESTA .............................. 19
6.1
ENCARGADO DE DAR RESPUESTA AL MEMORANDO ............................................. 19
6.2
MEMORANDO RESPUESTA......................................................................................... 20
7 TAREAS GESTOR (PARTE 3) ..................................................................... 21
7.1
REVISAR MEMORANDO RECIBIDO ............................................................................ 21
7.2
MEMORANDO DE RESPUESTA................................................................................... 21
Manual de uso del proceso Memorando
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1 TAREAS GESTOR (PARTE 1)
1.1 INICIO MEMORANDO
Un memorando puede iniciarse de diferentes formas:
A) Desde Expedientes – Memorando – Iniciar Memorando
B) Creando una nueva acción desde las tareas de Gestión de expedientes
que tenga habilitada la acción “Memorando”. Para ello presione el
botón “Nueva acción”, se abrirá una ventana para introducir los datos
de la nueva acción, seleccione la acción Memorando del desplegable.
Digite los campos requeridos y presione en “Aceptar”.
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Una vez creada la acción a realizar:
•
En caso de que el usuario que inicia el expediente sea el mismo que
el que crea la acción; seleccione dicha acción y presione el botón
“Ver” para iniciar el Memorando.
•
En caso contrario, es decir, el usuario que inicia el expediente es
distinto al usuario que crea la acción; vaya a “Mis tareas
pendientes”, filtre por el servicio Memorando y se mostrarán todas
sus tareas pendientes para dicho servicio. Puede realizarse también
desde cualquier tarea en la que se encuentre, oprimiendo el botón
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“Ir a tareas pendientes”. Una vez aquí, seleccione el expediente
correspondiente y haga doble clic u presione el botón “Abrir”.
-Escritorio Mis tareas.
Si tiene configurado el acceso directo a Mis tareas en el escritorio,
presione dos veces sobre el icono
tareas.
y accederá a la vista Inicio-Tareas-Mis
Acceso directo
vista Mis Tareas
Seleccione la tarea que desea abrir y presione dos veces sobre la misma
para acceder al expediente.
-Inicio Tareas Pendientes
Desde esta vista podemos filtrar las tareas por fecha, tipo y servicio.
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1.2 INTRODUCIR DATOS DE MEMORANDO
El usuario recibirá como tarea pendiente “Introducir datos de memorando”.
Una vez acceda al expediente, se le mostrará la siguiente pantalla donde
el usuario debe diligenciar los datos requeridos:
Los campos con asterisco son campos obligatorios por lo que es necesario
diligenciarlos para poder avanzar de tarea.
En primer lugar, en el formulario establecido al efecto, deberá indicar el
tipo del Memorando. Existen tres tipos de memorando: Autorización por Comisión
de Servicios, Informativo y Memorando que requiere respuesta.
En segundo lugar, deberá indicar si el gestor actuará como firmante del
memorando.
En tercer lugar, deberá indicar el nombre del destinatario del Memorando.
Una vez seleccionado el usuario, automáticamente se diligenciará el cargo del
mismo.
En cuarto lugar podremos indicar el contenido del Memorando en el área
de texto enriquecida, de forma que el contenido de ésta se plasmará en el
documento con el mismo formato que haya indicado el gestor.
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Finalmente, deberá seleccionar a los usuarios que firmarán el memorando.
Para ello, comience a digitar en el campo “Usuario”, el nombre del usuario que
debe firmar el documento y, tras encontrar al usuario que corresponda,
selecciónelo y presione en el botón “Añadir usuario”. Seleccione a los usuarios en
el orden en que éstos deban firmar el Memorando.
Además, en esta tarea se le mostrará el formulario “Observaciones”
únicamente cuando el procedimiento haya vuelto a la tarea de introducir datos
tras una revisión negativa. En este formulario, el usuario firmante, habrá
diligenciado los comentarios oportunos para que rectifique y vuelva a proyectar
correctamente el Memorando.
Una vez diligenciados todos los campos, presione "Siguiente (F8)" para
avanzar el procedimiento.
1.3 PROYECTAR MEMORANDO
En esta tarea se genera el documento Memorando.
Se le mostrará la siguiente imagen:
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Tarea en la que se genera el documento Memorando con el contenido
introducido en el área de texto enriquecida de la anterior tarea (ver punto 1.2
Introducir datos memorando).
Puede modificar su contenido, para ello presione el botón "Editar" (1) y
siga las siguientes instrucciones:
1) Presione el botón "Editar" que aparece junto al documento. O bien,
desde la pestaña documentos, seleccione el documento a proyectar y
presione el botón "Editar".
2) Se abrirá el programa eSigna DocSecure.
3) Para abrir el documento presione sobre el nombre del mismo, o
selecciónelo y presione "Abrir Documento".
4) Una vez abierto el documento, proyéctelo, guárdelo y cierre.
5) A continuación presione "Subir documento".
IMPORTANTE: Los documentos deben subirse después de su
proyección, ya que cuando se proyecta un documento se bloquea el acceso del
mismo y únicamente la persona que lo elabora tiene acceso a él.
Recordad, que también tiene disponible el documento desde la pestaña
"Documentos".
Una vez proyectado el Memorando presione el botón "Siguiente (F8)" para
avanzar de tarea.
Para el caso en el que se requiera la proyección del memorando fuera de
la plataforma, se podrá reservar número de consecutivo para dicho documento.
Para ello, el usuario con el rol gestor que, además, tenga asignado el Rol
reserva de numero-MEM, mediante el botón
, disponible en la
barra de tareas, podrá hacer efectiva la reserva de consecutivo. Presione dicho
botón y automáticamente avanzará de tarea reservando el número de
consecutivo.
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1.4 REEMPLAZAR MEMORANDO
Tarea que tendrá disponible el Gestor en caso de haberse realizado la
reserva de número de consecutivo.
En esta tarea puede reemplazar el Memorando proyectado en la plataforma
por el Memorando proyectado fuera de ella. Para ello, debe acudir a la pestaña
“Documentos”, seleccionar el Memorando proyectado en la plataforma y
reemplazarlo por el que posea en su PC.
En esta tarea, se habrá asignado número consecutivo de Memorando que
podrá consultar tanto en la información general de la tarea como en el documento
de Memorando proyectado en la plataforma.
El número de consecutivo asignado al Memorando tendrá el formato 3-AÑONº CONSECUTIVO; por ejemplo, 3-2014-150.
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Una vez reemplazado el Memorando, presione “Siguiente (F8)” para
avanzar.
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2 TAREAS FIRMANTE
2.1
APROBACIÓN MEMORANDO
Tarea que tendrán disponible todos los usuarios que se hayan seleccionado
previamente como Firmantes.
Al usuario se le mostrará el documento del memorando proyectado para su
revisión:
1
2
Presione el botón “Ver” (2) para consultar y revisar el documento e
indique en el formulario (1) el sentido de la revisión: Si está de acuerdo con el
Memorando proyectado, seleccione “Sí” y presione el botón “Siguiente” (F8)
para avanzar. Si no está de acuerdo con el documento, seleccione la opción “No”
y automáticamente aparecerá el campo “Observaciones” donde podrá digitar lo
que estime oportuno para que el usuario redactor rectifique el memorando.
Tras finalizar la revisión presione el botón “Siguiente (F8)” para avanzar.
Cabe destacar, que esta tarea puede finalizarse de forma múltiple. Esto
permite a un usuario que tiene varias tareas pendientes, seleccionar y finalizar
todas ellas de forma múltiple sin acceder a cada uno de los expedientes. Para
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ello desde la vista Inicio-Tareas-Mis Tareas, filtrar por tareas finalizables. Una vez
filtradas, seleccione las que desee finalizar y presione el botón
Es importante mencionar que el usuario puede finalizar de forma múltiple
varias tareas aunque éstas pertenezcan a procedimientos distintos.
3 TAREAS SUPERINTENDENTE
3.1 AUTORIZACIÓN Y FIRMA DEL MEMORANDO
Tendrá esta tarea como pendiente sólo en el caso de tratarse de un de
un Memorando de Autorización por Comisión de Servicios.
Revise y firme el memorando proyectado.
Puede consultar el documento a revisar y firmar, pinchando sobre el
enlace "Visualizar documento".
Una vez haya consultado el documento, indique, en el formulario
establecido al efecto, el sentido de la revisión:
- Si no está de acuerdo con el Memorando proyectado seleccione No
como respuesta a la pregunta “¿Autoriza el Memorando por Comisión de
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Servicios?" y diligencie el campo "Motivo por el que no se autoriza" con sus
comentarios acerca del memorando diligenciado.
- Si está de acuerdo con el memorando proyectado seleccione Sí como
respuesta a la pregunta "¿Es correcto el Memorando?".
Para firmar efectivamente el documento presione el botón "Firmar". Se le
abrirá una ventana en la que deberá seleccionar el certificado digital con el que
desea firmar el documento. Al seleccionar el certificado digital, el documento se
firmará de forma automática.
RECUERDE que si presiona sobre el icono "Siguiente (F8)" sin haber
firmado previamente, el documento NO se habrá firmado.
DURANTE EL PROCESO DE FIRMA NO CIERRE EL NAVEGADOR.
Cabe destacar, que esta tarea puede finalizarse de forma múltiple. Esto
permite a un usuario que tiene varias tareas pendientes, seleccionar y finalizar
todas ellas de forma múltiple sin acceder a cada uno de los expedientes. Para
ello desde la vista Inicio-Tareas-Mis Tareas, filtrar por tareas de firma. Una vez
filtradas, seleccione las que desee finalizar y presione el botón
.
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Es importante mencionar que el usuario puede finalizar de forma múltiple
varias tareas aunque éstas pertenezcan a procedimientos distintos.
4 TAREAS GESTOR (PARTE 2)
4.1 ENVIAR A USUARIO O DEPENDENCIA DESTINO
Tendrá esta tarea como pendiente sólo en el caso de tratarse de un
Memorando Informativo.
Para remitir el Memorando a la Dependencia destinataria, se debe acudir a
la pestaña "Documentos", seleccionar el documento a enviar y presionar el botón
"Avisos".
Le aparecerá el siguiente aviso:
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Presione “Aceptar” y se mostrará la siguiente ventana:
Diligencie los siguientes campos:
- Visibilidad. El usuario podrá indicar si el aviso es privado, de grupo o
público.
- Tipo de aviso. Seleccione la opción de "Información" e indique a los grupos
o los usuarios a los que va dirigido. Para añadir a un usuario/s o a un
grupo/s, se deberá oprimir el botón "Añadir" y, en ese momento, se abrirá
una nueva ventana en la que podrán seleccionarse:
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- Grupo/s. Posicionarse encima del grupo al que se le desea enviar el aviso
y oprimir el botón "Seleccionar". Si se desea seleccionar otro grupo se debe
seguir el mismo procedimiento. En este caso los grupos aparecerán en el
cuadro de la izquierda de la pantalla.
- Usuario/s. En primer lugar se deberá localizar el grupo organizativo al que
pertenecen los usuarios a los que se le desea enviar el aviso; una vez
localizado, se oprimirá el botón "Usuarios" y aparecerá una lista con los
usuarios que se encuentren dentro de dicho grupo. Para seleccionar a uno
de ellos, se deberá posicionar sobre el mismo y oprimir el botón
"Seleccionar". Si se desea seleccionar a varios usuarios deberá seguirse el
mismo procedimiento. En este caso los grupos aparecerán en el cuadro de
la derecha de la pantalla.
Mencionar que es posible eliminar a grupos y usuarios, seleccionándolos
y oprimiendo el botón "Borrar".
Introducir la fecha estimada para la revisión y los comentarios pertinentes si
lo desea. Si, además del aviso quiere que se envíe un correo electrónico, deberá
marcar la casilla que aparece al lado de la etiqueta "Envío de correo electrónico".
Para enviar efectivamente el aviso configurado se deberá presionar el botón
"Enviar".
Una vez enviado el Aviso, presione “Siguiente (F8)” para finalizar el
expediente.
4.2 ENVIAR A DEPENDENCIAS DESTINO
Tendrá esta tarea como pendiente sólo en el caso de tratarse de un
Memorando que requiere respuesta.
Seleccione la Dependencia a la que desea trasladar el expediente en el
formulario establecido al efecto.
1
2
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El usuario debe seleccionar la dependencia responsable de gestionar el
Memorando de respuesta. Para ello, presione sobre la lupa (1) y se abrirá una
ventana en la que se mostrará el árbol organizativo. Una vez haya localizado la
dependencia competente, selecciónela presionando sobre la misma.
A continuación digite las instrucciones (2) que deberá seguir el usuario
encargado de gestionar la respuesta.
Indique la fecha de vencimiento para que el usuario Responsable de
dependencia y el usuario encargado de proyectar la respuesta puedan
consultarla.
Diligencie el campo de Motivo alerta si es necesario.
Presione el botón "Siguiente (F8)" para avanzar el procedimiento.
4.3 INFORMACIÓN
SERVICIOS
AUTORIZADA
POR
COMISIÓN
DE
Tendrá esta tarea como pendiente sólo en el caso de tratarse de un
Memorando de Autorización por Comisión de Servicios.
Tarea informativa en la que podrá consultar si el Superintendente ha
autorizado o no el Memorando por Comisión de Servicios.
Dependiendo de si el Superintendente ha autorizado o no el Memorando, se
le mostrará una información u otra en la tarea:
• En caso de que el Superintendente haya autorizado el Memorando se
le mostrará la siguiente información:
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•
En caso de que el Superintendente no haya autorizado el
Memorando se le mostrará la siguiente información:
El campo “Motivo por el que no se autoriza” es un campo de sólo
lectura lo que significa que no puede diligenciar y/o modificar el texto
del mismo, únicamente puede consultar los comentarios realizados
por el Superintendente sobre la no autorización del Memorando.
Una vez consultada la información, presione “Siguiente (F8)” para finalizar el
expediente.
5 TAREAS RESPONSABLE COMUNICACIÓN
OFICIAL DEPENDENCIA
5.1 ASIGNAR GESTOR MEMORANDO DE RESPUESTA
Tendrá esta tarea como pendiente sólo en el caso de tratarse de un
Memorando que requiere respuesta.
En esta tarea debe seleccionar el nombre del usuario responsable que se
encargará de gestionar el Memorando respuesta.
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Debe diligenciar las instrucciones a seguir para la correcta gestión del
memorando respuesta y la fecha de vencimiento del mismo.
Además debe seleccionar al usuario gestor encargado de proyectar el
memorando de respuesta. Para ello, digite en el campo al menos 3 letras del
nombre para agilizar la búsqueda. Tras encontrar al usuario que corresponda
selecciónelo presionando sobre el nombre.
Una vez haya diligenciado los campos, presione “Siguiente (F8)” para
avanzar.
6 TAREAS
RESPONSABLE
RESPUESTA
PROYECTAR
6.1 ENCARGADO DE DAR RESPUESTA AL MEMORANDO
Tendrá esta tarea como pendiente sólo en el caso de tratarse de un
Memorando que requiere respuesta.
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En esta tarea se muestra la fecha de vencimiento y el campo Instrucciones
gestor con las instrucciones que debe de seguir el usuario en la gestión del
memorando respuesta.
Una vez consultadas las instrucciones, presione “Siguiente (F8)” para
avanzar de estado.
6.2 MEMORANDO RESPUESTA
En esta tarea se inicia un nuevo procedimiento de memorando para la
elaboración del memorando de respuesta.
Se trata del mismo proceso, con la excepción de que no se muestra el
formulario “Tipo de memorando” de la tarea “Introducir datos memorando”. Esto
hace que una vez firmado, finalice el subproceso Memorando respuesta y pueda
avanzar a la tarea “Revisar memorando recibido” presionando “Volver al
expediente padre”, para continuar con el procedimiento.
Consulte los puntos 1 y 4 del presente manual para la realización de las
tareas del nuevo procedimiento, ya que realiza las tareas del Gestor en el
presente memorando.
Una vez finalizado el subproceso, la siguiente tarea es Revisar Memorando
recibido.
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7 TAREAS GESTOR (PARTE 3)
7.1 REVISAR MEMORANDO RECIBIDO
Para revisar el Memorando respuesta, debe acudir a la pestaña
“Documentos”, seleccionar el documento del subproceso Memorando (que
corresponderá al Memorando de respuesta solicitado) y presionar el botón “Ver”.
Dependiendo del sentido de la revisión, se deberá indicar una cosa u otra en
el formulario establecido al efecto:
- Si el memorando de respuesta recibido no es satisfactorio y se requiere
una nueva respuesta, seleccione “Sí” como respuesta a la pregunta "¿Requiere
respuesta?".
- Si el memorando de respuesta recibido es satisfactorio y no requiere una
nueva respuesta, seleccione “No” como respuesta a la pregunta "¿Requiere
respuesta?.
En todos los casos, para avanzar el procedimiento, presione el botón
“Siguiente (F8)”.
7.2 MEMORANDO DE RESPUESTA
En esta tarea se inicia un nuevo procedimiento de memorando para la
elaboración del memorando de respuesta. Consulte los puntos 1 y 4 del presente
manual.
Una vez finalizado el subproceso finalizará el expediente.
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