1. Objetivo 2 2. Alcance

PROCESO
CONSTRUCCIÓN
DOCUMENTO
MANEJO DE ARCHIVO DE OBRA
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Objetivo
Alcance
Definiciones
Generalidades
Descripción de Actividades
Anexos
Tabla de Control de Actualización de Documentos
Código: CON-I-1
Versión: 2
Pág.
2
2
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3
5
5
5
1. Objetivo
Organizar la documentación de la obra garantizando un acceso efectivo a la información.
2. Alcance
Desde que se genera o se recibe un documento en obra hasta que este sea enviado a
Archivo Muerto.
3. Definiciones
3.1. Archivo
Se refiere a la conservación de documentos en diferentes medios y áreas de tal forma
que se facilite el acceso a la información.
3.2. Protección
Se refiere a la conservación de documentos en gabinetes de archivo, en bóvedas
especiales o en sistemas computadorizados debidamente protegidos de modo que se
proteja su integridad y se puedan localizar rápidamente cuando se necesitan.
3.3. Transferencia
Es el traspaso de documentos de archivos activos a archivos inactivos para hacer mejor
uso del espacio.
3.4. Disposición
Es la destrucción o disposición de los documentos cuando ya no tienen ningún valor para
la empresa.
3.5. Comunicaciones externas
Son los documentos que se reciben y/o envían a personas naturales o jurídicas externas
a Grupo Provivienda.
3.6. Memorandos
Son los documentos que se envían entre las diferentes áreas de Grupo Provivienda.
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Versión: 2
4. Generalidades
4.1. Los documentos a archivar deberán ser clasificados según su tipo, en orden alfabético
y en carpetas individuales, ubicadas en archivadores, localizados en la oficina de la
secretaria y el almacenista.
4.2. Cada gaveta de los archivadores deberá tener su debida identificación según el tipo
de documento que contiene, e indicando el listado de las carpetas existentes en
orden alfabético o cronológico, según sea el caso.
4.3. En caso de anexar una nueva carpeta al archivo deberá ser modificado el listado.
4.4. No será requisito ocupar una gaveta por cada tipo de documento, pero sí lo será
conservar el orden de acuerdo con la siguiente clasificación:
4.4.1. Tipo de documento









Contratos de Personal (cuando amerite)
Documentos legales de Proyecto
Contratos de Obra
Facturas y Cuentas de Cobro
Cotizaciones
Comunicaciones externas
Memorandos
Controles de Obra
Obras Adicionales
A cada carpeta se irán anexando documentos tales como planillas, cortes de obra, facturas,
cuentas de cobro y/o memorandos que deberán ser archivados donde se encontró el
documento inicial. En el caso de que un contratista tenga varios contratos, éstos serán
archivados en una sola carpeta, divididos por separadores que deberán estar marcados con
el número de la obra a la que corresponden los documentos.

Almacén
- Órdenes de compra
- Recibo de Almacen
- Vale de Consumo o Prevale
- Controles del Almacen
Los documentos del almacén serán archivados por el almacenista en carpetas individuales.

Planos
- Actualizados
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- Obsoletos
Una copia de cada uno de los planos actualizados será ubicada en la planoteca y se realizará
la transferencia de los planos obsoletos al archivo inactivo (Oficina en departamento de
Diseño) una vez sean marcados con el sello “OBSOLETO”.
Se hará la disposición de todo aquel plano que no tenga ningún uso.

Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y Ambiente
- Personal de contratistas
- Controles de SISO
- Informes de Seguridad Industrial
5. Descripción de Actividades
Actividad
¿Qué se hace?
1.
Entrega de
documento en la
obra
2.
Recibir y
sellar los
documentos y
distribuir al
destinatario
3.
Revisar,
aprobar y
gestionar
Descripción
¿Cómo se hace?
El proveedor o contratista se acerca
a la obra a hacer entrega del
documento
Se deberá sellar cada documento
que llegue a obra para garantizar su
trámite
Responsable
¿Quién lo hace?
Documento
Portador del
documento
Secretaria de
Obra
Residente de
De acuerdo con el tipo de documento
obra/ Almacenista/
se codifica, se revisa, tramita, se
Secretaria de
responde, se divulga o se archiva.
Obra
6. Anexos
No aplica
7. Tabla de Control de Actualización de Documentos
Descripción del Cambio
Se modificaron los memorandos internos en el punto
3.6 por memorando
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Versión: 2
Fecha
25-11-08
Nueva Versión
02