CARACTERIZACION Y LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO

CARACTERIZACION Y LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO
Nombre del proceso origen:
ADMINISTRACION DE RECURSOS
FISICOS
Código: PROD-APY-GRF-1-01
Nombre del procedimiento:
INGRESO DE BIENES
Vigente desde: Julio/2008
Versión: 01
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OBJETIVO
Realizar el ingreso al almacén de los elementos necesarios ( bienes muebles o inmuebles) que se han adquirido y se
requieren para el normal funcionamiento de la unidad y para los planes programas y políticas de acuerdo a sus necesidades.
ALCANCE
Para todos los elementos que han sido adquiridos por la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos
DEFINICIONES
Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales
han de suministrarse a las dependencias que conforman una Entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos.
Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro
de los bienes de una Entidad.
Almacenamiento: Labor de registro de los artículos y su distribución física desde que ingresan o se adquieren hasta que se
requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna.
Bien: Se define como artículo inventariable o activo de cualquie r clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y
artículos en proceso de producción .
Sistema PCT: Sistema de información administrativo y financiero gráfico integrado modular
PRODUCTO O SERVICIO
Ingreso de bienes objeto del contrato de compr aventa o suministro
NORMATIVIDAD
Resolución 001 de 2001. Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y
Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.
RECURSOS
Recurso Humano
Equipo de computo
Conexión a red
Microsoft Office
Aplicativo de PCT
Bodega
Profesional Universitario Almacenista
Elaboró: Andrés Barbosa/Equipo de Calidad
Revisó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya
Aprobó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya
Cargo: Almacenista
Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa
Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa
CARACTERIZACION Y LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO
Nombre del proceso origen:
ADMINISTRACION DE RECURSOS
FISICOS
Código: PROD-APY-GRF-1-01
Nombre del procedimiento:
INGRESO DE BIENES
Vigente desde: Julio/2008
Nº
Actividad
Cargo
responsable
1
Informar al almacenista mediante
memorando con copia del
contrato el ingreso de los bienes
Supervisor
del contrato
Coordinar la fecha de entrega de
los bienes
Supervisor
contrato,
proveedor y
Almacenista
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Recibir y verificar los documentos
soporte para la entrada de
Almacén.
Verificar que los elementos
cumplan con las características y
cantidades especificadas en el
contrato
Ingresar los bienes a la bodega,
previa aprobación del supervisor
Firmar el Acta de Recibo a
Satisfacción y entregarla al
almacenista
Ingresar datos al sistema PCT
junto con los documentos
relacionados en el punto 3 y el
acta de recibo a satisfacción .
Definir en este punto si los bienes
son de consumo o devolutivos.
Generar, imprimir y firmar la
entrada a almacén. Si el bien es
de carácter devolutivo continúe, si
el bien es de consumo pase a la
actividad 11.
Generar la placa del bien
devolutivo
Colocar la placa en el bien .
Almacenista
Punto
de
Control
Versión: 01
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Formato
Lugar, hora y fecha de entrega.
Las entradas de almacén se
realizarán los Lunes-Martes ó
Martes y Miércoles (Cuando es
festivo)
Copia contrato, copia factura,
parafiscales proveedor.
X
Supervisor
del contrato
y
Almacenista
Se verifica con los documentos
soporte
Almacenista
Supervisor
del contrato
Acta de recibo a
satisfacción
FOR-APY-GCJ-2-01-20
No. Contrato y fecha, No.
Factura y fecha, NIT proveedor,
clasificación del bien (Ítems
PCT), cantidades, valor.
Almacenista
Almacenista
Formato aplicativo PCT
Almacenista
Escribir con marcador acrílico el
número de la placa, esto con el
fin si la placa se llegase a
perder.
Almacenista
Remitir copia de la entrada de
almacén al supervisor.
Remitir entrada de almacén al
área financiera y al área de
seguros para incorporación.
Entregar documentos al área
financiera para realizar el pago.
Archivar la entrada
Finalizar
Observaciones
Almacenista
Almacenista
Almacenista
Para los pagos respectivos
Almacenista
ACLARACIONES ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
Elaboró: Andrés Barbosa/Equipo de Calidad
Revisó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya
Aprobó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya
Cargo: Almacenista
Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa
Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa
CARACTERIZACION Y LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO
Nombre del proceso origen:
ADMINISTRACION DE RECURSOS
FISICOS
Código: PROD-APY-GRF-1-01
Nombre del procedimiento:
INGRESO DE BIENES
Vigente desde: Julio/2008
Versión: 01
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PROCESOS QUE GENERAN INGRESO AL ALMACEN:
1. Compras Generales
2. Compras por Caja Menor
3. Compras a través de Out sourcing
4. Compras al extranjero (Importaciones)
5. Ingreso de partes por aprovechamiento a partir del desmantelamiento
6. Ingreso de productor elaborados o terminados
7. Ingreso por recuperación de bienes
8. Ingreso por sobrantes
9. Ingreso por nacimiento de semovientes
10. Ingreso a partir de compensaciones
11. Ingresos por reposición
12. Ingreso de manera provisional o en demostración
13. Ingreso por bienes recibidos en préstamo
14. Ingreso por comodato
15. Ingreso por operaciones interinstitucionales, traslado o traspaso
16. Ingreso por donaciones recibidas
Elaboró: Andrés Barbosa/Equipo de Calidad
Revisó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya
Aprobó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya
Cargo: Almacenista
Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa
Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa
CARACTERIZACION Y LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO
Nombre del proceso origen:
ADMINISTRACION DE RECURSOS
FISICOS
Código: PROD-APY-GRF-1-01
Nombre del procedimiento:
INGRESO DE BIENES
Vigente desde: Julio/2008
Elaboró: Andrés Barbosa/Equipo de Calidad
Revisó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya
Aprobó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya
Versión: 01
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Cargo: Almacenista
Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa
Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa