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FICHA PARA IDENTIFICACIÓN DEL ORGANISMO PRODUCTOR
Realizado por:
Fecha:
1
Organismo
Productor
Nombre oficial de la unidad productora. Indicar entre paréntesis
las iniciales.
El nombre deberá especificarse de manera normalizada de
acuerdo con la norma ISAAR (CPF).
Ejemplo: Archivo Universitario Rafael Obregón Loría
(AUROL)
Otras formas del nombre: se indican otros nombres por los que
pueda ser conocida la unidad.
2
Fechas de
creación
3
Estatuto jurídico
4
Historia
(antecedente y
sucesor, cuando
aplique)
5
Dependencia
jerárquica
(de quién
Ejemplo: Archivo Universitario
Datación inicial del organismo productor, de acuerdo con la
Norma ISAAR (CPF).
Se debe indicar el año completo, el mes con dos dígitos y el día
con dos dígitos separados por guiones, de contar con este dato, si
no solo se consigna el año.
Ejemplo 1: 2004-09-04
Ejemplo 2: 2004
De haberse extinguido el organismo, es necesario indicar que es
un subfondo cerrado, en estos casos se debe indicar la fecha de
creación y final del subfondo.
Ejemplo: 2004-09-04 / 2011-03-17
Se registra la naturaleza jurídica de la unidad.
Ejemplos:
Oficina Administrativa (ver Reglamento General de las
Oficinas Administrativas)
Sede Regional (ver Estatuto Orgánico)
Unidad Académica (ver Estatuto Orgánico artículo 97)
Unidad Académica de Investigación (ver Estatuto
Orgánico artículo 124)
Se registra de forma narrativa o cronológica datos sobre el
origen, evolución, desarrollo y trabajo de la unidad.
Se debe indicar la fuente de donde se extrae la información de
acuerdo con el sistema APA. (cita)
Nombre de productor, Título, año, página.
Depende de: Indicar de quien depende.
Ejemplo:
Vicerrectoría de Administración
depende/quiénes
dependen de él)
6
7
8
9
Dependen de él: Indicar cuales instancias dependen de su
unidad.
Ejemplo:
Vicerrectoría de Administración
Dependen de ella:
Oficina de Administración Financiera
Oficina de Recursos Humanos
Oficina de Servicios Generales
Oficina de Suministros
Se debe consignar toda la normativa relacionada con los procesos
Normativa
que lleva a cabo el órgano productor, y especificar artículos.
Se debe colocar el nombre completo y oficial de la normativa,
seguido por el número en caso de tenerlo.
Indicar las funciones que realiza la unidad, en caso de contar con
Funciones
normativa las funciones deben de extraerse de la misma.
Se debe desglosar la estructura interna del órgano productor,
Estructura
indicando todas las áreas que lo integran.
interna
En caso de contar con organigrama el mismo se debe adjuntar.
Análisis Funcional: Buscar agrupar todos los procesos que se ponen en marcha para
conseguir un objetivo específico y concreto de una organización. Muestra las
relaciones entre las funciones, procesos y operaciones que tienen consecuencias en la
gestión de documentos. (ISO/TR 26122:2008)
Macroprocesos
Procesos
Operación/Subproceso Series
documentales
Indicar
el Indicar el proceso Indicar la (las)
Indicar la Serie
macroproceso de que constituye la operaciones que realiza resultado
del
la
institución agrupación de la la unidad para ejecutar
proceso.
según el objeto de función operativa el proceso.
análisis.
y administrativa
Ejemplo:
Investigación
10
Depende de: Rectoría
Observaciones
Ejemplo:
Ejemplo:
Promoción de la Proyectos de
investigación
investigación
Ejemplo:
Expedientes de
proyectos
de
investigación.
Cualquier información que se considere necesaria y que no está
mencionada en los puntos anteriores.
EJEMPLO: FICHA PARA IDENTIFICACIÓN DEL ORGANISMO PRODUCTOR
Realizado por: Cindy González González
Fecha: 2012
1
2
3
4
Organismo
Productor
Fechas de
creación
Estatuto jurídico
Historia
(antecedente y
sucesor, cuando
aplique)
Rectoría
1941-08-29
Oficina administrativa de la Administración Superior de la UCR.
La Ley orgánica N° 362 (Publicada en la Gaceta Oficial No. 191,
del 29 de agosto de 1940) que crea la Universidad de Costa Rica,
indica que el gobierno y dirección de ésta institución de
educación superior estará a cargo de tres importantes instancias
que son: la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y el
Rector.
Por lo tanto la figura del Rector (a) está presente desde sus inicios
(1940) y con sus respectivas funciones, las cuales se amplían en
el Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica aprobado
en marzo de 1974.
Las instancias ejecutivas de la universidad están dirigidas por el
(la) Rector (a) quién es electo (a) democráticamente por períodos
de cuatro años y ejerce la representación judicial y extrajudicial
de la institución. Por lo anterior el Rector conforma un equipo de
trabajo el cual le permite realizar sus distintas funciones y que
integran la Rectoría como unidad administrativa.
Consecuentemente es la Rectoría la responsable de la orientación,
dirección y evaluación de las actividades de la institución; las
tareas de ejecución de esta oficina son adicionalmente
coadyuvadas por otras instancias de apoyo como son las oficinas:
Jurídica, Asuntos Internacionales y Cooperación Externa,
Planificación Universitaria, Ejecutora del Programa de
Inversiones, el Centro de Informática y mas recientemente el
Archivo Universitario.
Desde su fundación, la Universidad de Costa Rica ha tenido trece
Rectores (as), los cuales han sido:

Lic. Alejandro Alvarado Quirós (1941-1944)












5
Dependencia
jerárquica
(de quién
depende/quiénes
dependen de él)
Dr. José Joaquín Núñez (1944-1946)
Lic. Fernando Baudrit Solera (1946-1952)
Lic. Rodrigo Facio Brenes (1952-1961)
Ing. Fabio Baudrit Morera (1961)
Prof. Carlos Monge Alfaro (1961-1970)
Lic. Eugenio Rodríguez Vega (1970-1974)
Dr. Claudio Gutiérrez Carranza (1974-1981)
Dr. Fernando Durán Ayanegui (1981-1988)
Dr. Luis Garita Bonilla (1988-1996)
Dr. Gabriel Macaya Trejos (1996-2004)
Dra. Yamileth González García (2004-2012)
Dr. Henning Jensen Pennington (2012-2016)
La estructura orgánica interna de la Rectoría, representa una parte
fundamental para el cumplimiento de sus funciones, el eje
principal es el Rector (a) y la Dirección Ejecutiva, luego en
relación directa está la Secretaría del Rector (a), la parte de
asesoría en distintos campos; el apoyo logístico, el área de
presupuesto y las unidades de Archivo y gestión de proyectos.
Además, como parte de la estructura jerárquica de la institución,
la Rectoría tiene a su cargo también las Sedes Regionales:
Occidente, Guanacaste, Atlántico, Limón y Pacífico.
Depende de:
Asamblea Universitaria
Consejo Universitario
Dependen de la Rectoría las siguientes oficinas coadyuvantes:
-
6
Normativa
Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL).
Centro de Informática (CI).
Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación
Externa (OAICE).
- Oficina de Planificación Universitaria (OPLAU).
- Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones (OEPI).
- Oficina Jurídica (OJ).
- Sedes Regionales y sus recintos.
General
-
Constitución Política de la República de Costa Rica.
Ley de Protección al Ciudadano de los Excesos de
Requisitos y Trámites Administrativos Nº 8220.
Ley General de las Administración Pública N° 6227.
Ley General de Control Interno N° 8292.
Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública N° 8422.
Ley de Certificados, firmas digitales y documentos
electrónicos N° 8454.
Institucional
-
-
Ley Orgánica de la Universidad de Costa Rica
Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica,
capítulo IV.
Reglamentos del Régimen de beneficios para el
mejoramiento académico en el exterior para el personal
docente y administrativo en servicio.
Reglamento General de las Oficinas Administrativas.
Reglamento para la asignación de recursos al personal
universitario que participe en eventos internacionales.
Normas para la firma y divulgación de convenios y
acuerdos con otras instituciones.
Normas que regulan el Régimen de Dedicación Exclusiva
en la Universidad de Costa Rica.
Especifica sobre Gestión Documental
-
7
Funciones
Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios.
Directrices y políticas del Comité Técnico del Sistema de
Archivos Universitarios.
- Directrices de la Comisión Universitaria de Selección y
Eliminación de Documentos.
- Norma Internacional General de Descripción Archivística
(ISAD-G).
- Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familia
(ISAAR CPF).
- Norma Internacional para la Descripción de Funciones
(ISDF).
- Norma
UNE-ISO-15489-1.
Información
y
Documentación. Gestión de Documentos.
Según el Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica
Artículo 14:
a) Presidir la Asamblea Colegiada Representativa.
Artículo 40:
a) Ejercer la representación judicial y extrajudicial de la
Universidad de Costa Rica. La representación podrá ser otorgada
también, por resolución del Consejo Universitario, a los abogados
de la Oficina Jurídica, con carácter de apoderados generales y
especiales.
b) Concurrir a las sesiones del Consejo Universitario con voz y
voto y ejecutar los acuerdos de dicho Consejo, asesorado, cuando
lo juzgue necesario, por el Consejo de Rectoría.
c) Llevar a cabo el control y la evaluación de las actividades de
la Universidad de Costa Rica.
ch) Velar por los intereses, armonía y buen desempeño de las
diversas dependencias y servicios universitarios.
d) Presidir las sesiones de las Asambleas de unidades académicas
cuando lo considere oportuno.
e) Firmar conjuntamente con el Decano o el Director de la Sede
Regional correspondiente los títulos y grados académicos que
expida la Universidad de Costa Rica.
e bis) Autorizar la entrega de certificados y diplomas a propuesta
de los Consejos Asesores de Facultad.
f)
Canalizar hacia los diversos órganos y autoridades
universitarias los asuntos que les competan y servir como medio
obligado de comunicación de todos ellos, con el Consejo
Universitario.
g) Dilucidar los conflictos de competencia que puedan surgir
entre los diversos órganos universitarios.
h) Hacer los nombramientos no reservados a la Asamblea,
Consejo Universitario, otros cuerpos colegiados o al Vicerrector
de Docencia.
h bis) Nombrar y remover a los Vicerrectores, informando de ello
al Consejo Universitario.
i) Aprobar y promulgar los reglamentos que sometan a su
consideración las Vicerrectorías y que no sean de competencia
del Consejo Universitario.
j) Publicar anualmente un informe sobre la marcha de la
Universidad de Costa Rica en el que se indicará, entre otras
cosas, como se han ejecutado los acuerdos de la Asamblea y del
Consejo Universitario.
k) Presidir la Junta Administradora del Fondo de Ahorro y
Préstamo de la Universidad de Costa Rica.
l) Actuar como superior jerárquico administrativo inmediato de
la Oficina Jurídica y de la Oficina de Planificación Universitaria
y de aquellas otras oficinas administrativas que el Consejo
Universitario no adscrita específicamente a una Vicerrectoría.
I) bis) Velar por la recopilación, conservación, actualización y
divulgación de la normativa específica, las resoluciones y los
documentos, todo producto de su gestión.
ll) Ejercer las otras funciones que le otorga este Estatuto y las
que sean necesarias para el buen desempeño de su cargo.
m)
Resolver en última instancia sobre las sanciones
disciplinarias, nombramientos, remociones, traslados, ascensos,
despidos, o cualquier otro asunto de orden laboral relativo a
funcionarios de la Universidad.
n) Decidir sobre las apelaciones relativas a clasificación y
valoración establecidas por el Reglamento de Carrera
Administrativa.
ñ) Firmar, previa consulta a las unidades afectadas, convenios y
tratados con instituciones nacionales o extranjeras, cuando estos
se ajustan a las normas fijadas por el Consejo Universitario.
Mantener un registro de los convenios y acuerdos vigentes, así
como la actualización de la información en la red electrónica
institucional (Disposición N° 21 según las Normas Generales
para la firma y divulgación de convenios y acuerdos con otras
instituciones).
o)
Nombrar y remover, a los jefes de las Oficinas
Administrativas, excepto al Contralor de la Universidad de Costa
Rica, e informar de ello al Consejo Universitario.
Artículo 44 Funciones del Consejo de Rectoría: Ejerce una
función asesora para:
a) Determinar, conforme la indicación del Rector, la forma de
llevar a cabo en los respectivos campos, los acuerdos tomados
por la Asamblea Universitaria o por el Consejo, en su caso.
b) Coordinar las actividades de los Vicerrectores.
c) Tratar los otros asuntos que el Rector someta a su
conocimiento y verter su parecer.
d) Conocer el Calendario estudiantil universitario.
Según el Reglamento de la Asamblea Colegiada Representativa
Artículo 11
La Rectoría debe facilitar a la Presidencia de la Asamblea los
recursos humanos y la plataforma tecnológica para las
votaciones. Para el caso del conteo electrónico debe garantizar la
exactitud y veracidad de los resultados de cada votación, así
como la identificación de votante y opción escogida en forma
pública, excepto para aquellas votaciones que por decisión de la
Asamblea sean declaradas secretas.
Según el Reglamento para la asignación de recursos al
personal universitario que participe en eventos internacionales
Artículo 3
Corresponderá a la Rectoría,
como autoridad superior
administrativa,
aprobar las solicitudes de apoyo financiero iguales o menores al
monto máximo establecido, siempre que cumplan con los
requisitos señalados en el artículo 9 de este reglamento, y deberá
elevar al Consejo Universitario, para su ratificación, aquellas que
requieran levantamiento de requisitos o cuyo monto sea superior
al máximo fijado institucionalmente. Una vez aprobadas y
ratificadas, todas las
solicitudes de apoyo financiero deben ser publicadas en La
Gaceta Universitaria.
Artículo 23
8
Estructura
interna
9
Análisis Funcional
Macroproceso
Administrativo
- Mantener una base de datos actualizada relacionada con las
personas que participen en actividades internacionales con aporte
financiero o sin este, así como el control presupuestario de las
partidas destinadas a con dicho aporte y la información detallada
de cada solicitud aprobada durante el año.
- Difundir los informes presentados por las personas que
participan en actividades internacionales, en la comunidad
universitaria.
- Velar porque los funcionarios y las funcionarias utilicen el
pasaporte de servicio establecido en la Ley Reguladora del
Otorgamiento de Pasaportes Diplomáticos y Servicio, Ley N.°
7411.
Apoyo Logístico (recursos humanos, comunicados y seguimiento
de acuerdos del Consejo Universitario, viáticos, convenios y
contratos).
Asesoría (Consejo de Rectoría, legal, administrativa).
Dirección Ejecutiva
Dirección Financiera
Secretaría del Rector
Servicios de Apoyo (recepción, mensajería, transporte y
limpieza).
Tecnologías de la Información
Unidad de Archivo
Unidad de Proyecto Informáticos
Procesos
Proceso
financieropresupuestario
Operación/Subprocesos
- Planeación del uso del
presupuesto de Rectoría.
- Ejecución de gastos
superiores al monto
establecido para caja
chica.
- Gestión de Caja Chica.
- Gestión de
Series
documentales
- Expediente de
apoyo a
académicos
visitantes.
- Expediente de
apoyo
presupuestario
para plazas.
transferencias y
movimientos entre
partidas presupuestarias.
- Control y evaluación
del uso de partidas
presupuestadas.
Macroproceso
Proceso
- Expediente de
conciliaciones
bancarias.
- Expediente de
fondo de trabajo y
caja chicha.
- Expediente de
formulación y
ejecución de
presupuesto de
Rectoría.
- Expediente del
Plan Operativo
Institucional
(formulación,
evaluación,
ejecución).
- Expediente de
solicitudes de
apoyo
presupuestario.
- Expediente de
solicitudes de
gastos de viaje y
transporte fuera
del país
(viáticos).
- Expediente de
solicitudes de
pago de órdenes
de servicio.
- Expediente de
solicitudes de
Operación/subprocesos
Series
documentales
Estratégico
Proceso jurídico
- Gestión de contratos,
convenios y
resoluciones.
- Emisión y aprobación
de permisos.
- Realización de otros
trámites de carácter
jurídico.
- Circulares
enviadas.
- Contratos de
arrendamiento, de
servicios técnicos y
profesionales, de
formalización de
relación laboral, de
beneficios laborales
adicionales, de
beneficios
académicos a
funcionarios.
- Convenios
- Expediente de
adjudicación de
becas.
- Expedientes de
autenticación de
títulos o
relacionados.
- Expediente de
Contratos.
- Expedientes de
convenios.
- Expediente de
asuntos
estudiantiles.
- Expedientes de
casos de
reconocimiento de
anualidades.
Macroproceso
Proceso
Operación/subprocesos
Series
documentales
10
Estratégico
Proceso político
- Ejecución de funciones
dadas por el Estatuto
Orgánico al Rector.
- Rendición de cuentas.
- Expediente de
Comisiones
Institucionales.
- Expediente de
comisiones de
Rectoría.
- Expediente de
correspondencia
con Colegios
Profesionales de
Costa Rica.
- Expediente de
correspondencia
con Embajadas
extranjeras en
Costa Rica.
- Expediente de
correspondencia
con organismos
extranjeros y
organismos
nacionales que no
pertenecen al
Gobierno Central.
Observaciones
*De acuerdo al mapeo y al trabajo de investigación realizado
algunos procesos no cuentan con subprocesos (Proceso de Apoyo
logístico y mantenimiento, Proceso de Actividades de
secretariado, Proceso de Gestión de Recursos Humanos, Proceso
de Gestión Documental, Proceso Gestión de Proyectos sobre
Sistemas de Información y de alcance institucional).
*Las series documentales se encuentran en orden alfabético.
FICHA PARA IDENTIFICACIÓN
DE SERIES DOCUMENTALES
I.
1.1
No.
Orden
IDENTIFICACIÓN
Serie documental
Nombre normalizado de la serie.
Sujeto productor + Función + tipo documental
Denominaciones anteriores: Nombre por el que se ha
identificado anteriormente a la serie objeto del estudio.
1.2
Definición de la serie
Ejemplo:
Cartas enviadas de Extensión Docente (Vicerrectoría de
Acción Social)
Expedientes de proyectos de investigación del Centro de
Investigaciones Agronómicas. (fracción)
Expedientes de activos fijos de la Oficina Jurídica.
Finalidades por la que ha sido creada la serie.
Describir brevemente la finalidad administrativa específica que
cumple la serie.
En el caso de que la documentación estudiada constituya una
fracción de la serie (adscrita a otra unidad) se habrá de señalar
qué parte del procedimiento constituye esta serie subordinada
que se estudia.
1.3
Contenido
Ejemplo: Expediente de personal docente (fracción)
Refleja la relación laboral administrativa y académica
del docente con la unidad académica en la que labora.
Series documentales compuestas:
Se debe anotar los tipos documentales que conforman la serie
documental, de forma ordenada de acuerdo con las función o
procedimiento, además se debe indicar la existencia y
localización de originales o copias
Ejemplo:
Expedientes de Sesiones de Consejo Asesor
Contenido:
 Convocatorias, Original/ copia miembros del Consejo
 Agendas, original
 Listas de Asistencia, original
 Correspondencia, original y copia
 Documentos de trabajo, original/ copia miembros del
Consejo
 Actas, original /borradores miembros del Consejo
Justificación de ausencias, original
Series documentales simples
En caso de series simples se explica cuál es la información que
suministra la serie.
Ejemplo:
Actas de Órganos colegiados
Contenido: Registro por escrito de lo sucedido tratado y
acordado en las sesiones de los diferentes cuerpos
colegiados.
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
Original
Copia
¿Cuáles otras oficinas tienen
original?
¿Cuáles otras oficinas tienen
copia?
¿El documento o la información
está automatizada?
Reservación de espacio físico
Contenido: Formulario normalizado de la ORI para
gestionar las reservaciones extraordinarias de aulas en el
periodo de exámenes finales.
Sí / No
Sí / No
Nombre de las instancias, personas u organismos que tengan un
ejemplar del original.
Nombre de las instancias, personas u organismos que tengan
copias.
Sí / No
Indicar si la información se puede acceder a través de una base
de datos: Nombre de la base, en que plataforma -software-,
desde que año, si es referencia o de texto completo –formato
del documento, características específicas de cómo se almacena
el documento-, quienes-unidades- utilizan el sistema y si se
hace respaldo –dondeEjemplo:
Referencial:
Sí, Sistema General de Consulta, en SQL, referencial,
desde 1998 a la fecha. Todos los funcionarios de la
Vicerrectoría de Acción Social tiene acceso a través de
un clave personalizada, se hacen respaldos semanales en
los servidores de la Vicerrectoría.
A texto completo:
Sí, Gestión de Correspondencia Institucional (GCI),
Lotus Notes, a texto completo, en PDF, TIFF, JPG,
Docx.; desde 2002 a la fecha, tienen acceso a esta base
los funcionarios de las unidades donde está instalado, se
accede a través de un nombre de usuario y clave. Se
hacen respaldos en la Rectoría, Vicerrectoría de
Administración y en el Centro de Informática.
Sí, Expediente único de personal –Módulo de
vacaciones-, JAVA, texto completo, en HTML; desde
2010 a la fecha, tienen acceso a esta base todos los
funcionarios de la Institución, se accede por medio del
usuario y clave del portal web de la UCR, se respalda en
la Oficina de Recursos Humanos diariamente y con todas
las medidas de contingencia del caso como el uso de
servidores externos, etcétera.
1.9
Fechas extremas
Otro caso en que los documentos están automatizados es
cuando el documento se ha dejado de producir en soporte papel.
Expediente Vacaciones
Indicar las fechas extremas de la serie, de acuerdo con la
Norma ISAAR (CPF).
Se debe indicar el año completo, el mes con dos dígitos y el día
con dos dígitos separados por guiones, de contar con este dato,
si no solo se consigna el año.
Ejemplo 1: 2004-09-24
Ejemplo 2: 2004
De ser una serie continua y vigente se anotara después de la
datación inicial: hasta la fecha
Ejemplo: 2004 hasta la fecha
1.10 Clase documental/Soporte
1.11 Cantidad en metros lineales
De ser serie documental cerrada se debe indicar la fecha de
creación y final de la misma.
Ejemplo: 1978-01-08 hasta 2000-10-06
Se debe identificar la clase documental y el soporte en el cuál
se plasma la información en estudio: textual, audiovisual,
cartográfica, papel, electrónica.
En caso de existir diversas clases es importante anotar a partir
de qué fecha se crearon
Ejemplo:
textual-papel (2005-2006),
electrónico (2007 a la fecha) cassettes.
Indicar la cantidad en metros lineales de documentación.
Ejemplo: 7.5 m.l
En caso de clases documentales que no sean en papel, anotar la
cantidad que se posee.
Ejemplo:
48 cassettes
1.12 Clasificación
Tipo de clasificación que se le da a la serie documental.
Cómo se encuentran estructuradas las series documentales de
acuerdo con: la estructura orgánica; orgánica funcional,
funcional, universal, por asuntos…
debe reflejar en
observaciones cualquier característica en la clasificación que
sea importante destacar.
1.13 Ordenación
Si en la clasificación consta el código este debe ser anotado.
Tipo de ordenación de las unidades documentales que
componen la serie.
Indicación del tipo de ordenación que se le da a la serie
analizada,
Ejemplo: Numérico
1.14 Instrumentos descriptivos
1.15 Acceso
Observaciones: La serie documentos contables de Intervención
ha variado en el tiempo la forma de ordenación en oficinas: por
nº de documento contable, por nº de aplicación presupuestaria,
por nº de índices.
Se debe identificar cualquier tipo de instrumento descriptivo
relativo a la unidad de descripción, si la información está
dispuesta en inventarios manuales o automatizados o cualquier
otro instrumento que proporcione información relativa al
contexto y contenido de la unidad de descripción.
Ejemplo: Inventario, Bases de Datos
Se debe anotar si la documentación tiene acceso:
Público
Restringido
Informar sobre la situación jurídica y cualquier otra normativa
que restrinja o afecte el acceso a la serie.
Especificar la legislación o la situación jurídica, los convenios,
regulaciones o cualquier tipo de decisión que afecte el acceso a
la unidad de descripción. Cuando la documentación es de
acceso restringido se indicará el período de tiempo de
restricción y la fecha en que estará disponible al público.
Asimismo, si tiene condiciones de reproducción, identificar
cualquier tipo de restricción relativa a la reproducción de la
unidad de descripción, se informará sobre el medio de
reproducción autorizado, los procedimientos y el derecho de
propiedad intelectual que regula la reproducción. Si se
desconocen tales condiciones se consignará ese hecho.
1.16 Series documentales relacionadas Nombre de las series documentales que por contenido o
tramitación incluyan información complementaria a la serie
objeto de identificación.
Identificar las unidades de descripción relacionadas. Informar
sobre las unidades de descripción que se encuentran en el
mismo archivo o en otro lugar y que tengan relación con la
unidad de descripción.
Nombre de las series documentales que por su contenido o por
su tramitación incluyan información idéntica, parcial,
complementaria o recopilatoria a la serie objeto.
SERIES
ANTECEDENTES :
Series
documentales
cronológicamente anteriores a la serie que es objeto de estudio.
SERIES
DESCENDENTES :
Series
documentales
cronológicamente posteriores a la serie que es objeto de
estudio.
SERIES RELACIONADAS: Series documentales que
contienen información complementaria de la serie que es objeto
de estudio.
SERIES RECAPITULATIVAS: Series documentales que
contienen la misma información resumida o la esencial de
manera más global de la serie que es objeto de estudio.
Series duplicadas: Identificar series iguales en distintas
unidades.
Ejemplo:
Acciones de personal (Formulario P-8): Unidad base del
funcionario, Oficina de Recursos Humanos.
Series Subordinadas: Documentos que constituyen parte del
procedimiento, pero que en su unidad de origen son series.
II.
2.1
FUNCIONES Y TRÁMITE (Diagrama de flujo)
Función:
Proceso de tramitación administrativa que determina la creación o incorporación de los documentos
que conforman la serie.
Conjunto de actividades y tareas principales interrelacionadas en la gestión administrativa de la serie
documental en estudio.
Ejemplo: Informes de fin de gestión
La autoridad universitaria saliente informa a su sucesor los asuntos y recursos de la unidad.
La Oficina de Contraloría mantiene un registro actualizado con las fechas de fin de periodo de
los encargados de las Unidades Académicas y Administrativas, para ello se retroalimenta de los
sistemas y la información que emite la administración.
La Oficina de Contraloría envía el recordatorio de la confección del Informe a la autoridad
saliente con la sufí ciente antelación y se remiten los instrumentos (formularios y guías) para su
llenado.
Las Unidades completan la información solicitada en los formularios preimpresos y
confeccionan el acta administrativa.
2.2
Por último, el Director saliente entrega el Informe a la nueva autoridad de la Unidad y se remite
copia del mismo a la Oficina de Contraloría. La coordinación del proceso está a cargo de la
Oficina de Contraloría y los responsables por la confección y entrega son los directores salientes.
Diagrama de Flujo: (Trazabilidad)
Se debe identificar el origen, la ubicación y la trayectoria de la serie documental en las diferentes
etapas por las que se ve tramitada, a través de un diagrama de flujo (representación gráfica del
proceso). La descripción de las tareas debe de escribirse en presente y señalar exactamente quién es
el que lo hace, de acuerdo con el formato del ejemplo.
Ejemplo:
2.3
Marco jurídico: (Normativa relacionada)
Normativa específica que afecta a la producción de la serie, se identifica la normativa en la que está
basada la serie documental.
Se consignarán las referencias bibliográficas de las publicaciones que trate o esté basada en el uso,
estudio o análisis de la serie documental, siguiendo las normas de la Asociación Americana de
Psicología (APA). Disposiciones normativas (incluyendo normas internas) de carácter general y
específica que afecten directamente al procedimiento. Se atenderá principalmente a la normativa
específica. Las disposiciones de carácter general se referirán siempre a aquellas que se hayan de
aplicar en algunos procedimientos en ausencia de normativas específicas.
III.
3.1
VALORACIÓN
Vigencia administrativalegal/
Se establece el valor primario de la serie documental. Tomar en
cuenta:
-Continuidad administrativa de la serie. -uso-Asuntos financieros.
-Normativa.
Se debe inscribir la vigencia en números arábigos más la palabra
años, semestre, entre otro.
Ejemplos: 5 años, 1 semestre
3.2
3.3
Archivo Central de la
Unidad
Conservación en el
Archivo Universitario
En caso de que serie documental presente alguna particularidad esta
se debe señalar un “*” a la par de la vigencia y colocar la
observación en el campo 3.4 Observaciones la referencia.
Se establece el momento en que las oficinas remiten al Archivo
Central la documentación.
Se establece el valor segundario de la serie documental.
Ejemplo: Permanente;
Permanente (sujeto a expurgo), en estos casos se debe especificar
en el campo 3.4 Observaciones los criterios a tener en cuenta para
realizar el expurgo y a cargo de quién se sugiere realizar el
proceso.
En caso de series documentales que no contengan valor segundario se
debe indicar de acuerdo con el ejemplo.
Ejemplo: Se puede eliminar cuando caduque su vigencia
administrativa-legal
3.4
Observaciones:
Valor científico cultural (Si/No)
Conservación (parcial/total)
Muestreo (Si/No/criterio)
Aprobación por CISED
Versión 004
No. de sesión:
Informe de valoración
Observaciones:
Fecha:
FORMULARIO DE ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE
SERIES
AREA
AREA DE IDENTIFICACIÓN
ÍTEM
a.a- Código de identificación
a.b- Denominación
formal
de
la
serie
la
serie
documental
a.c-
Denominación
atribuida
de
documental
a.d- Fechas extremas
a.e-
Soporte
a.f-
Tradición documental
a.f.1.a.i.
Originales S / N
a.f.1.a.ii.
Copias: S / N
a.f.1.a.ii.1.
AREA DE CONTEXTO
Justificación
a- Productor
a.i.1.a.i.
Nombre
de
la
unidad
productora
a.i.1.a.ii. Dependencia
jerárquica
/
institución
a.i.1.a.iii. Funciones
generales
de
la
unidad productora
AREA DE CONTENIDO
a- Función de la serie documental
b- Tramitación o descripción del procedimiento
administrativo
c- Tipos documentales que integran la serie
documental
d- Breve descripción del contenido informativo
de la serie documental
AREA DE DOCUMENTACIÓN
a- Series documentales antecedentes
ASOCIADA
b- Series documentales descendentes
c- Series documentales relacionadas
d- Series documentales recapitulativas
AREA DE VALORACIÓN
a- Marco legal de la actividad
b- Informe de sector productor: S / N
a. Se adjunta: S / N
c- Vigencia administrativa:
a.i.
Base legal o normativa:
d- Plazo precaucional:
a.i.
Base legal o normativa:
e- Valor secundario S / N
a.i.
AREA DE DISPOSICIÓN FINAL
Justificación
a- Eliminación
i.
ii.
Total S / N
Parcial S / N
Tipo de muestreo
b- Plazo de retención:
c- Conservación permanente S / N
AREA DE RESPONSABILIDAD
a- De custodia
a.i.
Nombre y cargo del responsable
administrativo
a.ii.
Dependencia jerárquica
a.iii.
Motivos de la responsabilidad
b- De la propuesta de valoración
a.i.
Nombre y cargo
a.ii.
Firma y sello
a.iii.
Fecha de entrega
c- Recepción
de
la
propuesta
Autoridad de Valoración
a.i.
Nombre y cargo
a.ii.
Firma/s y sello/s
a.iii.
Fecha de recepción
por
la
AREA DE RESOLUCIÓN DE LA
a- Propuesta de Valoración
PROPUESTA DE VALORACIÓN
a.i.
Aprobada sin observaciones S / N
(a completar exclusivamente por
a.ii.
Observaciones incorporadas S / N
la Autoridad de Valoración)
b- Sesión de aprobación
c- Acto dispositivo de aprobación
d- Publicación
AREA DE OBSERVACIONES
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO DE ACTIVIDADES DE VALORACIÓN
1- AREA DE IDENTIFICACIÓN
a-
Código de identificación:
Objetivo: Reconocer de modo único e inequívoco la serie (eventualmente el documento)
que se valora.
Regla: Consignar los elementos de identificación utilizados en el cuadro de clasificación
Ejemplos: * 129 (Órdenes de Pago)

SAD-521 (Expedientes de viáticos)
* CR-UCR-SE-2.3.3 (Actas de juramentados)
b-
Denominación formal de la serie documental:
Objetivo: Indicar el nombre normalizado de la serie (eventualmente el documento) que se
valora.
Reglas: Se entiende por título o denominación formal el que aparece de manera clara en los
documentos y que identifica la serie. Este nombre puede relacionarse con el tipo
documental o con la función, proceso o actividad que dio origen a la serie.
Asentar el título formal en forma literal y completa; deben desarrollarse las
abreviaturas.
Ejemplos: * Órdenes de Pago
* Decretos
* Expedientes de viáticos
* Actas de juramentados
c-
Denominación atribuida de la serie documental:
Objetivo: Identificar la serie, cuando es conocida con un nombre distinto de la
denominación formal.
Reglas: Se entiende por título o denominación atribuida cuando es el archivero o la oficina
productora quien lo crea. Esto puede ocurrir cuando el título formal es muy largo o no
se corresponde con el contenido de la serie.
Asentar el título atribuido en forma breve.
Ejemplos: * Demoliciones (el título formal de la serie es: “Solicitudes de autorización de
demoliciones de inmuebles particulares urbanos”)
*Sistema Desconcentrado de Matrícula SDM-C-02 (el título formal de la serie es:
Fórmula de Autorización de Matrícula)
*Formulario IC-4 (el título formal de la serie es: Fórmula de Reingreso en el recinto
y en la Carrera)
d-
Fechas extremas:
Objetivo: Identificar la(s) fecha(s) de la unidad que se valora.
Reglas: Consignar, según los casos, una fecha o un intervalo de fechas. Un intervalo de
fechas debe entenderse siempre como inclusive. Precisar el tipo de fecha de acuerdo
con las normas nacionales.
Ejemplos:
* 1990 a la fecha
* 1999-2012
* Marzo 1990 - Diciembre 2002
e-
Soporte:
Objetivo: Identificar el soporte de los documentos.
Reglas: Consignar el medio físico en que está registrada la información. De ser necesario,
indicar el formato, es decir, las dimensiones, proporciones y otras características
relativas al soporte.
Ejemplos:
* Papel.
* DVD
* Microfilm
* Electrónico
f-
Tradición documental:
i.
Originales S / N
ii.
Copias: S / N
1.
Justificación:
Objetivo: Reconocer si se trata de una serie original o si se trata de copias y, en este caso,
explicar los motivos de su existencia en la institución.
Reglas: Responder por SI o por NO, anulando la opción que no corresponde.
Si se trata de copias, indicar la existencia, localización y disponibilidad del/de los
originales, así como la/s razón/es por la/s cual/es no se encuentra/n en la Institución.
Si se trata de originales múltiples y existen otros originales disponibles, indicar su
localización.
Ejemplos: * (Copia del Decreto que establece la Villa Pueblo Morteros): Copia certificada.
El original se encuentra en el Archivo Histórico de la Provincia de Córdoba. Es una
prueba de la aprobación de la Municipalidad.
*Actas de notas (Original en: Oficina de Registro e Información, Copia en:
Posgrado)
2-
AREA DE CONTEXTO
a-
Productor
Objetivo: Identificar el o los productores de la serie.
Reglas: Especificar de manera precisa el nombre de la institución o persona responsable de
la producción de la serie. Si la institución ha tenido varias denominaciones a lo largo
de su historia, consignar la que corresponde a la serie que se está valorando. En caso
de que la serie comprenda más de una denominación, indicar la última. Si se trata de
una persona física, seguir las reglas de la norma ISAAR (CPF).
Ejemplos: * Secretaría de Gobierno
a.i.1.a.i.

Instituto de Investigaciones sobre la Universidad y la Educación (de la serie
expedientes de viáticos)

Universidad de Costa Rica
Nombre de la unidad productora
Objetivo: Identificar el departamento o área administrativa que produjo la serie que se
valora.
Reglas: Consignar la denominación oficial del departamento, sección, subsección u oficina
productora.
Ejemplos: * Departamento de Cementerios
* Oficina de Catastro
* Departamento de Presupuesto y contabilidad (de la serie expedientes de viáticos)
* Sistema de Estudios de Posgrado
a.i.1.a.ii.
Dependencia jerárquica / institución
Objetivo: Identificar el área de la que depende institucionalmente la unidad productora.
Reglas: Indicar la dependencia orgánica de la cual está subordinada jerárquicamente la
unidad productora.
Ejemplos: * Dirección de Registro Civil y Cementerios (del Departamento de Cementerios)
* Departamento de Obras Privadas (de la Oficina de Catastro)
* Secretaría Administrativa (de la serie expedientes de viáticos)
* Vicerrectoría de Investigación
a.i.1.a.iii.
Funciones generales de la unidad productora
Objetivo: Identificar las funciones y actividades realizadas por la unidad productora.
Reglas: Registrar las funciones y actividades que realiza la entidad productora de la serie
que se valora.
Ejemplos: * (de la oficina de catastro): Recepción, tramitación y aprobación de solicitudes
de subdivisión, de construcción, de ampliación y de demolición de inmuebles;
otorgamiento de certificados de final de obra.
* (del Departamento de Presupuesto y Contabilidad): Controlar y registrar los
recursos financieros que son asignados a la dependencia y los ingresos que
recibe.
* El Sistema de Estudios de Posgrado de la Universidad de Costa Rica organiza, orienta,
impulsa y administra sus programas de estudio.1
3-
AREA DE CONTENIDO
a-
Función de la serie documental
Objetivo: Identificar la función concreta que representa o se plasma en la serie documental
y, si fuere el caso, el contexto funcional de producción.
Reglas: Proporcionar información sobre la finalidad y utilidad concreta que justifican la
producción de la serie documental
Ejemplos: * (serie demoliciones) Tramitación de autorización de las solicitudes de
demolición de inmuebles.
* (serie expedientes de viáticos) Control y registro de los recursos financieros que son
asignados a la dependencia y los ingresos que recibe.
1
Reglamento General del Sistema de Estudios de Posgrado.
* Actas de notas: Registrar los promedios finales obtenidos por los estudiantes en los
cursos matriculados en un semestre.
b-
Tramitación o descripción del procedimiento administrativo
Objetivo: Identificar el proceso y el procedimiento administrativo que dio origen a la serie
que se valora.
Reglas: Describir los pasos que incluye la tramitación.
Ejemplos: * (para la serie expedientes de viáticos):
- Recibir el formato de solicitud de viáticos autorizado
- Gestionar la orden de pago
o
registrar el número de orden de pago
o
Realizar depósito bancario
o
Expedir el cheque u orden de pago
o
Entrega y recepción de la copia de la orden de pago(deberá ser firmada por el
solicitante al momento de su entrega)
- Entrega de facturas o comprobantes de gastos (por quien solicito los viáticos)
* (para la serie demoliciones):
- presentación de la solicitud
- verificación e informe del área técnica
- Dictamen del Departamento Jurídico
- autorización o denegación del permiso
*Estudios para la asignación de becas: La Comisión del Programa de Posgrado solicita al
SEP que se le de apoyo financiero a los Estudiantes que ellos no pueden becar. Para asistir
a actividades académicas debe presentar la solicitud del estudiante, la invitación a la
actividad, el acuerdo de la Comisión del Programa de Posgrado, el aval del tutor del
estudiante, el presupuesto provisional de la actividad y el tema de relevancia social o
académica. Para la adquisición de reactivos debe presentar la solicitud del estudiante, las
proformas de reactivos, el acuerdo de la Comisión del Programa de Posgrado al que
pertenece el estudiante y el aval del tutor. El SEP utiliza El fondo 082 para ayudar a estos
estudiantes.
c-
Tipos documentales que integran la serie documental
Objetivo: Conocer los tipos documentales que forman parte de la serie que se valora.
Reglas: Si se trata de documentos simples, indicar el tipo documental.
Si se trata de documentos compuestos, consignar los tipos documentales que básicamente,
integran cada documento.
Ejemplos: * Decreto.
* (de la serie demoliciones) Solicitud, Informe técnico, Informe del Departamento
Jurídico, Resolución.
* (de la serie expedientes de viáticos): Solicitud, copias de cheques u órdenes de
pago, facturas o comprobantes de gastos
* Expedientes de creación o modificación de Programas de Posgrado: Propuesta
de apertura de posgrado, Modificaciones, Dictámenes de CONARE, Evaluaciones
quinquenales, Correspondencia.
d-
Breve descripción del contenido informativo de la serie documental
Objetivo: Describir la serie documental desde la perspectiva del contenido informativo de
los documentos.
Reglas: Especificar el tipo de información directa o indirecta que aporta la serie
documental: tipo de datos (personales, emplazamientos, actividades, etc.), su alcance
cronológico (expedientes por curso académico, registros anuales, etc.), estabilidad o
variaciones a lo largo del tiempo, etc.
Ejemplo/s: * (de la serie demoliciones) Nombre del propietario del inmueble y del
profesional actuante; ubicación del inmueble, designación catastral, características
técnicas del edificio (plano), razones por las que se solicita su demolición, Informe
técnico y jurídico, autorización o denegación del permiso.
*Plan de estudios: Es un documento académico, en el que se seleccionan, organizan
y ordenan, para fines del proceso enseñanza-aprendizaje, todos los aspectos
curriculares de una carrera que se consideran social y culturalmente necesarios. En
el Plan de estudios, entre otros elementos, se establece un orden gradual y armónico
de cursos con sus respectivas características (sigla, nombre, definición, naturaliza
del curso, ciclo, requisitos, correquisitos, horas y créditos) que corresponden a una
carrera universitaria conducente a la obtención de un título universitario.
4-
AREA DE SERIES DOCUMENTALES ASOCIADAS
a-
Series documentales antecedentes
Objetivo: Identificar las series documentales producto de la misma función administrativa
cronológicamente anteriores a la serie que se valora.
Reglas: Consignar las series producidas en el contexto de la misma función administrativa
que la serie que se valora, anteriores a ella.
Ejemplos: * (de la serie Recibos de sueldo): Fichas de control de ingreso, Expedientes de
licencias, etc.
* (de la serie expedientes de viáticos): Programa del presupuesto por partida, Estados
financieros.
b-
Series documentales descendentes
Objetivo: Identificar las series documentales cronológicamente posteriores a la serie que es
objeto de estudio, relacionadas con la misma función o proceso.
Reglas: Consignar las series producidas en el contexto de la misma función o proceso
administrativo, derivadas de la serie que se valora.
Ejemplos: * (de la serie Recibos de sueldo): Planilla de aportes a la Caja de Jubilaciones, a
la obra social y al sindicato.
c-
Series documentales relacionadas
Objetivo: Identificar las series documentales que contienen información complementaria de
la serie objeto de estudio.
Reglas: Consignar las series documentales que contienen información complementaria
adicional de la serie que se valora.
Ejemplos: * (de la serie Recibos de sueldo): Ordenes de Pago – Legajos de Personal
d-
Series documentales recapitulativas
Objetivo: Identificar las series documentales que contienen la misma información resumida
o la esencial de manera más global de la serie que es objeto de estudio.
Reglas: Consignar las series documentales que contienen la misma información resumida o
la esencial de manera más global de la serie que se valora.
Ejemplos: * (de la serie Recibos de sueldo): Planillas de Sueldos y Jornales.
* (de la serie Expedientes de viáticos): Expedientes sobre gastos por partida
presupuestal.
* (Informe de Labores de Oficinas Coadyuvantes) Informe de Rectoría.
5-
AREA DE VALORACIÓN
a-
Marco legal de la actividad
Objetivo: Proporcionar información sobre la legislación que establece el procedimiento y,
en general, que afecten la serie.
Reglas: Indicar la legislación y la normativa general o específica que regula el
procedimiento administrativo que dio origen a la serie o que se relacione con ella.
Ejemplos: * Ley de Procedimiento Administrativo.
* (de la serie expedientes de viáticos): Manual de Organización del Instituto de
Investigaciones sobre la Universidad y la Educación.
* Reglamento del Régimen Académico Estudiantil.
b-
Informe de sector productor: S / N
a.i.
Se adjunta: S / N
Objetivo: Conocer la apreciación de la unidad productora acerca de la utilidad de la serie
que se analiza.
Reglas: Responder por SI o por NO, anulando la opción que no corresponde. Si
corresponde se adjuntará el Informe de la Unidad productora.
c-
Vigencia administrativa:
a.i.
Base legal o normativa:
Objetivo: Establecer el período durante el cual la serie que se valora mantiene su capacidad
para garantizar jurídicamente un derecho o una obligación.
Reglas: Consignar el plazo de vigencia administrativa en términos absolutos; indicar la
fecha a partir de la cual se cuenta dicho período y asentar el instrumento legal que lo
ha determinado.
Ejemplos: * 5 años al 31 de diciembre del año de cierre del Expte. – Decreto Nº 123/99.
* 10 años de la cancelación de la deuda – Res.Nº 325/2005.
* 10 años después del último trámite (Fórmula de Autorización de Matrícula).
d-
Plazo precaucional:
a.i.
Base legal o normativa:
Objetivo: Establecer el período durante el cual la serie que se valora debe conservarse,
antes de ser transferida o eliminada, con sus correspondientes fundamentos legales.
Reglas: Consignar el plazo precaucional en términos absolutos; indicar la fecha a partir de
la cual se cuenta dicho término y asentar el instrumento legal que lo ha determinado.
Ejemplos: * 5 años de concluida la vigencia administrativa – Decreto Nº 123/99.
e-
Valor secundario S / N
a.i.
Justificación:
Objetivo: Establecer si la serie tiene cualidades diferentes de aquellas para las que fue
creada, que permitirán su uso para la organización o para la comunidad, una vez
extinta su vigencia administrativa y prescrita su capacidad como instrumento de
control contable, fiscal y legal o jurídico, y justificar esa calificación.
Reglas: Responder por SI o por NO, anulando la opción que no corresponde. Fundamentar
la respuesta.
Ejemplos: * NO – La información que contiene está incluida en el plano de construcción.
* SI – Los datos que contiene permiten investigar acerca de la evolución,
movimientos y tendencias de la sociedad local.
* Sí
6-
AREA DE DISPOSICIÓN FINAL
a-
Eliminación
a.i.
Total S / N
a.ii. Parcial S / N
a.ii.1. Tipo de muestreo
Objetivo: Dejar constancia de la decisión de eliminación adoptada, si ésta debe ser total o
parcial, así como del tipo de muestreo que se realizará.
Reglas: Responder por SI o por NO, anulando la opción que no corresponde.
Indicar el método de muestreo que se aplicará y, si corresponde, el tamaño de la muestra.
Ejemplos: * SI parcial – Muestreo sistemático cronológico de un mes por año calendario.
b-
Plazo de retención:
Objetivo: Dejar constancia del tiempo que se conservará la serie antes de ejecutar la
decisión de disposición final adoptada.
Reglas: Consignar en términos absolutos el tiempo que se conservará la serie en la
institución; si corresponde, indicar la fecha a partir de la cual se cuenta dicho plazo.
Ejemplos:
* 5 años de la conclusión del trámite.
* Permanente
c-
Conservación permanente S / N
Objetivo: Dejar constancia de la decisión de conservación permanente adoptada.
Reglas: Responder por SI o por NO, anulando la opción que no corresponde.
* Sí
7-
AREA DE RESPONSABILIDAD
a-
De custodia
a.i.
Nombre y cargo del responsable administrativo
Objetivo: Identificar la persona responsable administrativa de la custodia de la unidad que
se valora.
Reglas: Consignar el nombre completo y el cargo del responsable administrativo de la
custodia de la serie que se valora.
Ejemplos: * Juan Rodríguez – Jefe de sección
* Dr. Jorge Murillo Medrano, Decano del Sistema de Estudios de Posgrado.
a.ii. Dependencia jerárquica
Objetivo: Identificar el área jerárquica de la cual depende el responsable administrativo de
custodia de la serie.
Reglas: Consignar el nombre de la dependencia jerárquica de la cual depende el
responsable administrativo de custodia de la serie.
Ejemplos: * Dirección de Catastro
* Sistema de Estudios de Posgrado.
a.iii. Motivos de la responsabilidad
Objetivo: Dar a conocer las razones por las cuales el área es responsable de la custodia de
la serie, si no se trata de la unidad productora.
Reglas: Consignar las razones por las cuales es responsable de la custodia de la serie
(traslado, desaparición física de la entidad productora, etc.)
* Es la unidad productora.
Ejemplos: * Es la unidad productora
* La serie fue derivada a esta área, por cambio de la estructura orgánica de la
repartición.
b-
De la propuesta de Valoración
a.i.
Nombre y cargo
Objetivo: Identificar el profesional archivístico responsable de la propuesta de valoración y
destino final de la unidad que se valora.
Reglas: Indicar el nombre completo y cargo del profesional archivístico responsable de la
propuesta de valoración confeccionada. Si la propuesta la hace una Comisión, indicar
el nombre y cargo de la autoridad de la Comisión.
Ejemplos: * Alicia Martínez – Directora del Archivo Central – Presidente de la Comisión
de Evaluación de Documentos.
* Ana Lucila Jaén – Profesional de la Unidad de Identificación y Valoración
Documental, Archivo Universitario.
a.ii. Firma y sello
Objetivo: Certificar la información consignada en el formulario.
Reglas: Firma y sello de la persona citada en el punto anterior (nombre y cargo).
a.iii. Fecha de entrega
Objetivo: Identificar la fecha de formalización de la entrega de la propuesta por el
responsable o la Comisión de Evaluación de Documentos a la autoridad
correspondiente.
Reglas: Consignar la fecha exacta en formato día / mes / año.
Ejemplos: * 21/09/2012
*14/10/2008
c-
Recepción de la propuesta por la Autoridad de Valoración
a.i.
Nombre y cargo
Objetivo: Identificar la persona de la Autoridad de Valoración que recibe la propuesta de
valoración
Reglas: Indicar el nombre completo y cargo de la autoridad de valoración que recibe la
propuesta.
Ejemplos: * Juan García
Secretario de la Comisión de Valoración de Documentos
* Licda Katya Enamorado Salazar – Presidenta de la Comisión Universitaria
de Selección y Eliminación de Documentos.
a.ii. Firma/s y sello/s
Objetivo: Certificar la recepción de la propuesta.
Reglas: Firma y sello de la persona citada en el punto anterior (nombre y cargo).
a.iii. Fecha de recepción
Objetivo: Identificar la fecha de recepción de la propuesta de valoración y destino final de
la serie.
Reglas: Consignar la fecha exacta en formato día / mes / año.
Ejemplos: * 24/09/2012
8-
AREA DE RESOLUCIÓN DE LA PROPUESTA DE VALORACIÓN
a-
Propuesta de Valoración
a.i.
Aprobada sin observaciones S / N
Objetivo: Dejar constancia de la aprobación de la propuesta, tal como fue enviada por la
Comisión de Evaluación de Documentos.
Reglas: Responder por SI o por NO, anulando la opción que no corresponde.
Ejemplos: * SI, aprobada sin observaciones
* Sí. Aprobada con observaciones.
a.ii. Observaciones incorporadas S / N
Objetivo: Dejar constancia de las observaciones incorporadas por la Autoridad de
Valoración, de existir.
Reglas: Responder por SI o por NO, anulando la opción que no corresponde. Especificar
las observaciones realizadas.
Ejemplos:
* Observados los puntos 1 y 3 de la propuesta

Resolución aprobada definitivamente condicionada a la
presentación de la propuesta de valoración del
documento recapitulativo de la serie documental
valorada.
* Sí. Ver informe de Valoración.
b-
Sesión de aprobación
Objetivo: Identificar la sesión en que se aprueba el formulario de valoración.
Reglas: Consignar la fecha y número, de existir, de la sesión de aprobación del formulario
de valoración.
Ejemplos: * Acta Nº 23, 28/09/2012.
*Sesión 3, artículo 4 del 21 de noviembre de 2008.
c-
Acto dispositivo de aprobación
Objetivo: Identificar, si lo hay, el acto dispositivo que aprueba el formulario de valoración.
Reglas: Consignar el tipo de acto administrativo, la fecha y, si lo hubiere, el número de
registro que lo identifica.
Ejemplos: * Decreto del Departamento Ejecutivo, 28/09/2012.
d-
Publicación
Objetivo: Identificar la fecha y lugar de publicación del formulario de valoración aprobado.
Reglas: Consignar el nombre, fecha/s y página de la publicación oficial por la que se
difunde la aprobación del formulario de valoración aprobado.
Ejemplos: * Boletín Oficial Municipal, 30/09/2012, pág.3.
9-
AREA DE OBSERVACIONES
Objetivo: Aportar información que no se haya podido incluir adecuadamente en ninguno de
los otros elementos.
Reglas: Consignar las consideraciones especiales y toda información que no se haya podido
incluir en los elementos anteriores y se consideren de interés.
Ejemplos: * Se presentó y resolvió la propuesta de valoración del documento recapitulativo
de la serie documental valorada en sesión de la Comisión de fecha 19 de octubre de
2012.
* La propuesta finalmente aprobada tiene como precedente una propuesta previa
presentada y debatida en la Comisión en fecha 15 de enero de 2012, que fue devuelta
acompañada de los requisitos necesarios para su aprobación.