Diferencias entre gamas en la versión 2013

Diferencias entre gamas en la versión
2013
PHC CORPORATE vs PHC ADVANCED
Documento de diferencias entre las gamas
PHC Corporate y PHC Advanced en la versión
2013.
Gestión avanzada de PYMES
PHC Corporate está dirigido principalmente a pequeñas y
microempresas. Esta gama cuenta con las funcionalidades necesarias
para satisfacer las necesidades de este tipo de empresas.
PHC Advanced es una gama de productos destinada a la pequeña y
mediana empresa.
Su conjunto de funcionalidades permite personalizar el software de
forma que se adapte a la empresa y facilite medios de filtrado y
análisis de información que gestionará el usuario.
En este sentido, PHC Advanced cuenta con una serie de áreas que
permiten que se adapte a diferentes realidades de negocio, lo que la
convierte en una herramienta más completa y con mayor alcance que
PHC Corporate.
Este documento contiene las diferencias objetivas entre PHC Corporate
y PHC Advanced.
2
Índice
Análisis comparativo PHC Corporate/PHC Advanced .................................... 5
Configuraciones de menús .................................................................................... 5
Filtros de usuario ...................................................................................................... 5
Eventos ......................................................................................................................... 6
Paneles de información ........................................................................................... 6
Soporte para segundo monitor en TPV .............................................................. 7
Análisis avanzados ................................................................................................... 8
Opciones de navegación ......................................................................................... 9
Snapshots .................................................................................................................... 9
Opciones ...................................................................................................................... 9
Menú de opciones de pantalla: Objeto de esta pantalla............................. 10
Pantallas personalizadas: Objeto botón .......................................................... 11
Instalación de nuevos ejecutables ..................................................................... 11
Instrucciones internas ........................................................................................... 12
Panel central del software .................................................................................... 12
Importación de cambios vía ODBC .................................................................... 14
Procedimientos internos ....................................................................................... 14
Forma de acceder a las pantallas: ..................................................................... 14
Alteraciones en grupo en Excel .......................................................................... 15
Notificaciones .......................................................................................................... 16
Búsqueda inmediata............................................................................................... 16
Objeto campo en árbol ......................................................................................... 17
Monitor de trabajo .................................................................................................. 18
Workflow .................................................................................................................... 18
Integración con Outlook arranca Workflow .................................................... 19
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Workflow operacional ............................................................................................ 19
Valorización en valor de stock ............................................................................ 20
Documentos de facturación con dos clientes ................................................ 21
Facturación personalizada ................................................................................... 22
Importar gastos a partir de un fichero externo............................................. 22
Feedback.................................................................................................................... 23
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Análisis comparativo PHC Corporate/PHC Advanced
PHC Corporate
Tipo de Empresa
Pequeña
y
microempresa
Base de datos
SQL
Server
2005
Express/SQL
Server
2008 Express R2
Tamaño máximo de la 4 GB/ 10 GB
base de datos
Rendimiento
5 usuarios
optimizado para
PHC Advanced
Pequeña y mediana
empresa
SQL Server 2008
2 TB
Ilimitado
Configuraciones de menús
Esta opción, cuya activación se realiza por medio de un parámetro,
permite excluir o renombrar opciones de menú, al entrar en el
software.
Por ejemplo, la opción "Gestión de clientes", a través de esta
funcionalidad, puede ser renombrada fácilmente para "Consumidores".
Filtros de usuario
Esta opción permite al usuario crear sus propios filtros para varias
tablas de la aplicación. Para que esta opción esté activa es necesario
activar el parámetro "Usa filtros de usuario en el configuración
general".
Los filtros de usuario funcionan automáticamente en determinados
locales de la aplicación, por ejemplo:
•
•
•
•
Cualquier selección de registros en una pantalla principal
Listados definidos
Filtros
IDU
5
Esta opción está o no disponible en función del parámetro "Utiliza
filtros de usuario".
En el campo "Expresión del filtro", al hacer clic derecho con el ratón y
elegir la opción "introducir campos de tablas", abre la pantalla del
diccionario de datos situado en la tabla elegida en el registro.
En los análisis multidimensionales, en la pestaña Filtros, existe la
posibilidad de incluir filtros de usuario en el filtro que está asociado a
la tabla.
Eventos
Esta opción permite ejecutar reacciones a determinadas situaciones
que se dan al usar la aplicación. De esta forma, los eventos son:
•
E-mails enviados durante determinada situación
•
Envío de mensajes internos
•
Exportación de datos
•
Ejecución de una expresión en XBASE
•
Ejecución de un análisis avanzado o de un cuestionario
•
Ejecución de un programa externo
•
Actualización del panel de pantalla
•
Iniciar un workflow
Por ejemplo, si se emite una factura con valor superior a 1.000 euros,
se envía un mensaje al móvil del gerente o, si una cuenta queda con
saldo negativo, se envía un e-mail.
Los eventos se definen para las pantallas y se ejecutan en cuatro
situaciones: al eliminar, al introducir, al alterar y al consultar.
Paneles de información
Esta opción permite crear paneles con información a la medida del
usuario. Estos paneles, que puede personalizar totalmente, contienen
varios accesos identificando la información que el usuario considere
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importante para la actividad diaria de la empresa. El panel creado
puede estar siempre visible para que el usuario pueda trabajar
libremente en la aplicación y realizar varias actualizaciones de la
misma simultáneamente a lo largo del día, para actualizar la
información, obteniendo más rápidamente el control que desea.
Soporte para segundo monitor en TPV
Los paneles de información cuentan con una serie de posibilidades de
configuración si la opción:
"Este panel es exterior a la la aplicación" está activada. Las opciones
son:
- Abrir maximizado en un segundo monitor
- Se actualiza automáticamente durante las ventas del TPV
Opción: "Abrir maximizando en un segundo monitor" - Permite al
usuario indicar que un determinado panel de información se abre
maximizado en un segundo monitor, si el ordenador está configurado
para tener segundo monitor.
NOTA: El segundo monitor debe estar configurado a la derecha del
monitor principal.
Opción: "Se actualiza automáticamente durante las ventas del TPV" Solo está disponible para usar si están activos los siguientes módulos:
PHC TPV Back o TPV Front o PHC Hostelería.
Al activar esta opción también se puede seleccionar la tienda y el
terminal específico para usar este panel. Existen las siguientes
posibilidades de configuración de un panel de información:
- Si no hay definida ninguna tienda ni terminal, esta pantalla aparece
en todas las tiendas y terminales.
- Si hay una tienda definida pero no hay ningún terminal, esta pantalla
surge en todos los terminales de la tienda indicada.
- Si hay definida una tienda y un terminal, esta pantalla surge solo en la
tienda y en el terminal indicado.
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NOTA: Siempre que se altere, por ejemplo, una tienda, terminal o se
cierre la pantalla de facturación, los paneles de información activos y
asociados a esta configuración, se actualizan y/o se cierran según la
situación actual.
Análisis avanzados
Esta opción permite crear listados (análisis) personalizados, es decir,
análisis que no existen en la propia aplicación pero que son
importantes para el día a día de las empresas. Los análisis avanzados
no tienen límites, ya que se desarrollan en Transact SQL.
Para crear un análisis avanzado, puede recurrir a un asistente o
desarrollarlo de forma manual.
Los análisis se pueden ver a través de varios tipos de listado (normal,
con columnas fijas, listado html, en árbol, Map Point, solo IDU) y se
pueden ejecutar de forma automática al entrar en la aplicación para
todos o solo para algunos usuarios.
Estos análisis se pueden completar con gráficos construidos también
por el usuario, gráficos que pueden ilustrar solo una parte, o una
conclusión/resumen del análisis principal que se ve en el listado.
Los análisis avanzados pueden estar relacionados con las pantallas,
por lo que al hacer esta asociación, los análisis quedaron disponibles a
través de un botón que existe en la pantalla, con el que se ha realizado
la conexión. Al hacer clic en este botón se presentan todos los análisis
asociados a la pantalla respectiva. Después de asociar un análisis
avanzado del usuario a una determinada pantalla, este análisis se verá
en la pantalla a la que está asociada y dejará de aparecer en Análisis
avanzados del usuario, en el menú Análisis.
Estos análisis pueden tener un snapshot asociado, como un resumen
del mismo análisis. De esta forma, en el navegador, por ejemplo,
aparece una página que muestra los snapshots de los análisis
avanzados de usuario que estén así configurados, con la posibilidad de
ver el análisis completo.
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El usuario puede utilizar imágenes ya incluidos en la aplicación, puede
construir el análisis e incluir en HTML y TAGIMG.
Opciones de navegación
El objetivo principal del navegador es facilitar al usuario en acceso a las
funcionalidades del software PHC. Para ello, el navegador se compone
de varias páginas. En la gama PHC Advanced, además de las páginas
Navegador, Menú, Mensajes y Agenda, también existen los Snapshots y
Opciones.
Snapshots
En esta página, como ya se ha mencionado anteriormente, aparecen
los snapshots de los análisis avanzados de usuario que estén así
configurados. Es posible ver el análisis completo.
Opciones
Esta página solo está disponible si existe alguna opción para el
Navegador configurada (en el módulo Supervisor/Framework PHC) que
esté activa.
En esta página se mostrarán los resultados de esas "Opciones para el
Navegador".
Estas opciones se pueden mostrar de varias formas. Pueden determinar
la apertura de una pantalla, ejecutar una expresión XBASE y ejecutar un
programa externo.
También existe la posibilidad de definir una "Opción para el
navegador", que ejecute un análisis multidimensional, un análisis
avanzado de usuario, o un panel de información.
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En las opciones de navegación, en la página Reacción existe una
opción que permite definir la navegación sin reacción, es decir, solo se
muestra su valor en el Navegador y/o en el Panel central, sin que se
produzca ninguna reacción al hacer clic en la opción. Esta opción se
llama "Sin reacción".
En la página "Reacción" existe una opción llamada "Ejecuta una
búsqueda". Esta opción permite mostrar en el Panel central, en el
Navegador o en el Panel de pantalla, un objeto que realiza una
búsqueda a una o varias tablas de la aplicación por un valor
determinado por el usuario.
También puede asumir valores del tipo Búsqueda inmediata, una vez
realizada la búsqueda se muestra como búsqueda inmediata.
Menú de opciones de pantalla: Objeto de esta pantalla
En el menú de opciones de las pantallas existe una opción llamada
"Objetos de esta pantalla", al elegir esta opción el usuario (si es
administrador de sistema) tiene acceso a una lista con todos los
objetos que contiene la pantalla y con la información del tipo de objeto
que se trata. Si hace doble clic en un determinado objeto se ven las
propiedades de este.
También existen opciones de menú en todas las pantallas que estén
conectadas al Navegador, más propiamente a las opciones del
navegador.
La opción "Añadir la creación de un nuevo registro en esta pantalla en
las opciones del Navegador" permite la introducción rápida de una
opción para el Navegador, que al ser ejecutada (en la página
"Opciones", del Navegador) abrirá la pantalla en modo de introducción.
Al utilizar esta opción se abrirá la pantalla "Datos de la nueva opción
para el Navegador", donde se definen los usuarios y otros aspectos
importantes de la opción que se va a crear.
La opción "Añadir el acceso a este registro en las opciones del
Navegador" permite introducir rápidamente una opción al Navegador
que, al ejecutarla, abrirá la pantalla en modo de consulta, posicionado
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en el registro de pantalla, para el que se ha creado la "Opción para el
Navegador".
Pantallas personalizadas: Objeto botón
En las pantallas personalizadas el objeto "Botón" tiene, en esta gama,
dos propiedades que permiten que el botón abra, en un contexto
analítico, otros datos que existen en la aplicación. De esta forma, la
propiedad "Análisis del usuario" permite que, con un clic en el botón se
abra un análisis avanzado. La propiedad "Paneles de información"
permite abrir un panel de información.
En las personalizaciones de pantalla, en la propiedad "Acceso" de los
objetos, existe una opción en el acceso de introducir y una opción en
el acceso de alterar.
De esta forma es posible decir que el usuario "No tiene acceso de
introducir/alterar" determinado objeto. Estas opciones permiten definir
que el objeto queda automáticamente activo o inactivo en la
introducción o en la alteración, sin que sea necesario definir un tipo de
acceso específico para el objeto, por ejemplo, tener que definir que el
objeto solo tiene acceso al usuario X o acceso X a la tabla Y.
Resulta bastante útil, por ejemplo, en situaciones en las que existe un
campo en una pantalla que representa el número único de
identificación del registro y solo se pretende que el usuario defina ese
valor en la introducción y que después el campo quede inactivo para
que no se pueda alterar el valor guardado en el momento en que se
guardó el registro por primera vez.
Instalación de nuevos ejecutables
Cuando se realiza la instalación y mantenimiento para una
determinada tabla o se entra en una pantalla y el software detecta la
existencia de campos para añadir a la tabla, se ejecutan algunas
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rutinas internas de verificación. Esas rutinas permiten distinguir si es
necesario o no proceder a la actualización de los datos de la tabla.
Cuando es necesario actualizar los datos actuales de la tabla, la
aplicación realiza una copia de seguridad (back up) de esta con la
información de los datos antes de que se puedan actualizar en esta
operación automática.
En PHC Advanced, las copias de seguridad se realizan para la propia
base de datos en SQL.
Instrucciones internas
Esta opción permite crear instrucciones internas escritas por el usuario
para cada pantalla principal.
Por ejemplo, se puede crear un conjunto de reglas/instrucciones
internas propias de una empresa para que el usuario sea
alertado/avisado de esas reglas cuando se realiza determinada acción
en una determinada pantalla del software. En PHC Advanced es posible
definir una "Condición" que permite definir una expresión en XBASE
para que se hagan pruebas cuando la instrucción interna está lista para
mostrar al usuario. Así puede existir un mayor control sobre la
presentación de determinada instrucción.
Panel central del software
El Panel central al igual que el Navegador, permite ver snapshots y/o
opciones de navegación, dispuestas en columnas al fondo de la
pantalla principal de la aplicación, que no esté ocupada por el
navegador. Existe una categoría de parámetros generales con el título
"Panel central", donde podemos definir si esta funcionalidad se va a
usar o no, a través del parámetro "Usa Panel central". En caso de que se
use, el número de columnas del Panel central se define en el parámetro
"Número de columnas del Panel central".
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Los grupos a los que pertenece cada snapshot y cada opción de
navegación, forman parte de una tabla accesible tanto desde la opción
del Supervisor - "Grupos de opciones de navegación y snapshots".
Esta pantalla permite crear y definir los grupos que aparecerán tanto
en el Navegador como en el Panel central y su orden de visualización.
En la pantalla Opciones de navegación, en la página Datos principales,
existe el campo "Donde aparece esta opción" que permite definir
dónde se va a mostrar la opción, si en el Navegador o en el Panel
central o en ambos. También existen dos campos que permiten definir
la orden de visualización de la opción dentro del grupo. También en
esta pantalla, existe una funcionalidad que permite que una opción
que tenga un grid, pasa a tener también un gráfico asociado. Para ello
existe otra página con el título "Gráfico" donde puede definirlo. (Solo
en la gama Enterprise).
En la pantalla de Análisis avanzados del usuario, en la página
"Snapshots" también se puede definir dónde se va a mostrar el
snapshot y cuál es el orden de vista dentro del grupo respectivo.
El Panel central aparecerá si el parámetro "Usa Panel central" está
activo y el número de columnas especificado en el parámetro es mayor
que cero. Debe existir al menos un snapshot o una opción de
navegación configurada para acceder en el Panel central, cuyo grupo
tenga definido un número de columna válida para el Panel central. Se
puede cambiar el tamaño de las columnas del Panel central.
En los módulos TPV Front e Interop no existe Panel central.
En las opciones de menú, disponibles para todas las pantallas, existen
las siguientes opciones:
•
"Añadir la creación de un nuevo registro en esta pantalla del
Panel central"
•
"Retirar la creación de un nuevo registro en esta pantalla del
Panel central"
•
"Colocar el acceso a este registro en el Panel central"
•
"Eliminar el acceso a este registro en el Panel central"
Estas opciones solo están disponibles cuando el parámetro "Usa Panel
central" está activo.
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La pantalla "Datos de la nueva opción para el Navegador/Panel central"
además de permitir seleccionar la orden de vista de la otra opción
dentro del grupo elegido, permite al usuario crear un nuevo grupo.
Para ello, la pantalla "Grupos de opciones de navegación y snapshots"
se abre de forma automática y permite, entre otras funcionalidades,
relacionar el grupo a una columna del Panel central.
Importación de cambios vía ODBC
Posibilidad de importar la tabla de cambios a partir de ODBC, es decir,
importar valores de la tabla de tasas de conversión para euro (CB), por
ejemplo, a partir de un fichero Excel, vía ODBC.
Procedimientos internos
Existe una pantalla para registro de Procedimientos internos. Esta
pantalla es donde una empresa debe indicar sus procedimientos
internos, debidamente explicados. Existen dos pantallas para esta
funcionalidad:
.
Pantalla
de
mantenimiento
de
procedimientos
(procedimientos internos): que se utilizará para los
procedimientos.
internos
debidos
. Pantalla de monitor de procedimientos internos (monitor de
procedimientos internos): que se utilizará como monitor de búsqueda
de información.
Forma de acceder a las pantallas:
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.
Pantalla
de
mantenimiento
de
procedimientos
internos
(procedimientos internos): está disponible a partir del menú de tablas,
a través de Procedimientos internos, para cualquier usuario que tenga
acceso a la tabla respectiva.
. Pantalla de monitor de procedimientos internos (monitor de
procedimientos internos): Está disponible a partir del menú Análisis.
Debe tener acceso de consulta al respectivo monitor.
Alteraciones en grupo en Excel
En la pantalla de alteración de registros en grupo, la opción
seleccionada es "Alteración uno a uno", existen dos botones: uno para
importar y otro para exportar.
Estos botones permiten exportar a Excel los campos seleccionados
para realizar los cambios deseados y después volver a importar al
software esos cambios.
El botón de exportar abre Excel y exporta las líneas de la tabla y el
stamp del registro. Finalmente surge un mensaje para informar al
usuario de que puede realizar las alteraciones, guardar el fichero del
Excel, salir del Excel y a continuación, hacer clic en el botón de
importar del "Excel".
El botón de importar abre el fichero guardado en la exportación,
importa para la tabla los registros y avisa al usuario de que para
guardar las alteraciones tiene que hacer clic en el botón "Guardar los
cambios". En la importación se valida si el fichero existe y si tiene la
misma estructura que la tabla a la que se importará, porque después
de exportar el usuario puede cancelar y rehacer las selecciones, en
estos casos el fichero no se importa.
Al final, el fichero se elimina del disco.
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Notificaciones
En las opciones diversas de cada pantalla existen las siguientes
opciones: "Notificaciones para este registro" y "Notificaciones de
registros". Estas opciones están disponibles cuando el parámetro
"Utiliza notificaciones" está activo. La primera permite definir
(suscribir/anular) notificaciones para un determinado registro y la
segunda para todos los registros de una tabla. Para estas opciones
existe un acceso específico en cada tabla con la descripción
"Suscripciones de notificaciones".
Búsqueda inmediata
Tabla que archiva en formato HTML un conjunto de registros con
determinados campos de determinada tabla, con un enlace directo
para el registro respectivo, sobre el que se podrán realizar búsquedas
inmediatas integrando los resultados con el software PHC.
Con esta funcionalidad se puede crear una base de datos en formato
HTML de los datos que el usuario puede buscar. Archivar estos datos
en una tabla y permitir a los usuarios realizar búsquedas con un motor
de búsqueda PHC para que rápidamente encuentre la información que
busca.
En términos de seguridad de acceso a datos, se debe tener en cuenta
esa seguridad, la información, configurada por el usuario, que está en
los ficheros, debe ser información resumida, para que en caso de que
necesite obtener el resto de la información tenga que acceder al
software, donde ya existirá un control más estricto de acceso a la
información.
Por otro lado debe controlar qué usuarios pueden acceder a este motor
de búsqueda.
Para configurar este sistema debe, antes de nada, definir cuáles son los
registros y cuál es la información de cada uno. A continuación debe
configurar una alerta de servidor para actualizar esa información con la
regularidad que desee (si tiene la gama PHC Enterprise) o ejecutar la
rutina de actualización de datos regularmente (si tiene la gama PHC
Advanced).
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Para tener disponible esta funcionalidad en el software PHC debe
activar el parámetro llamado "Usa búsqueda inmediata".
Con este parámetro activo, aparecen en el menú de la Framework PHC
las tablas de configuración y datos para la búsqueda, en el menú de
análisis, la opción búsqueda instantánea y en la barra de herramientas
general una opción para acceder a la búsqueda inmediata.
Existe otro parámetro que indica qué registros están disponibles para
la búsqueda. Si está vacío se tendrán todos en cuenta. Si está cubierto,
solo los registros que tienen la misma clave serán objeto de búsqueda.
Este parámetro existe para que puedan existir otros registros para
búsqueda a través de PHC Digital que el usuario puede querer que no
estén disponibles en este lugar.
Objeto campo en árbol
Se pueden crear personalizaciones de pantallas y paneles de
información colocando el objeto llamado "Campo en árbol". Este objeto
permite ver la información organizada como si se tratase de ramas de
un árbol. Cada inicio de una rama se llama NODO y cada NODO podrá
tener varios ITEMS (líneas de formación) y/o más NODOS que serán
subnodos.
Puede cerrar y abrir los nodos que quiera para ver la información
organizada de varias formas. Este objeto también permite, al hacer
doble clic en un nodo o ítem, acceder a una pantalla del software que
esté relacionada con la información del nodo o el ítem respectivo.
Para construir este objeto existen dos propiedades principales,
"Expresión TSQL" y "Expresión XBASE". En la propiedad "Expresión
TSQL" puede escribir una expresión en TSQL que proporcionará un
cursor del servidor de datos con base en la información de ese cursor
(campos y registros) que construirá la lista de nodos y de ítems del
objeto.
Una vez definida la expresión responsable por la creación del cursor
con los datos para cubrir el objeto, tendrá que definir cómo va a crear
la estructura de nodos e ítems, es decir, definir qué campos del cursor
se utilizarán para cubrir cada uno de los respectivos niveles. La
propiedad que va a utilizar será: "Nodos & Ítems (Campos)".
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Otra propiedad de este objeto es "Recalcula valores", esta propiedad
indica si además de la primera vez en que el objeto se construye vuelve
a recalcular su contenido, es decir, si vuelve a reconstruir sus nodos e
ítems.
Monitor de trabajo
El monitor de trabajo es el lugar central de trabajo del usuario. Para
concentrar en esta pantalla todas las necesidades de información que
puede tener un usuario, puede añadir por ejemplo "Propuestas en
abierto", "Compras por aprobar", es decir, información pertinente para
el día a día del usuario.
El monitor de trabajo está disponible en todo el Software PHC.
Si tiene el módulo ControlDoc, este monitor también permite realizar la
gestión del sistema de workflow.
Workflow
El módulo ControlDoc tiene un sistema de workflow que permite
modelar, automatizar, gestionar, monitorizar y optimizar los procesos
que tiene la empresa. Hace que la empresa sea más rápida y ágil en su
reacción.
El Workflow PHC permite que la organización predefina cuáles son los
procesos internos que quiere ver automatizados, definir quién hará
qué y cuándo, y ayudar a los trabajadores a ejecutar rápidamente y con
acceso a toda la información necesaria, las acciones que le han sido
atribuidas.
Se pueden iniciar workflows desde las aplicaciones de la gama Digital.
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Integración con Outlook arranca Workflow
Apesar de que en la gama PHC Corporate existe integración con
Outlook, existen diferencias cuando estamos en la gama PHC
Advanced. A continuación se explican esas diferencias.
El botón Añadir e-mail(s) abre una pantalla para añadir los e-mails
seleccionados y que aún no se han añadido a los anexos del
ControlDoc del sistema PHC, en las gamas PHC Advanced y PHC
Enterprise y además se puede definir si el anexo/e-mail es privado y se
debe añadir a un workflow. En caso de que la última prerrogativa esté
cubierta, podrá seleccionar a qué workflow pertenece el anexo.
El botón a la derecha del registro abre una pantalla para elegir el
registro de workflow al que lo va a anexar.
Configuraciones para realizar en el software para anexar un e-mail a
workflow.
Para que se pueda utilizar un workflow en el Outlook tiene que existir
esta configuración, en la pantalla de Tipos de workflow, en la página
ControlDoc, a través de la opción "Está disponible en Microsoft
Outlook". Los workflows definifos para arrancar variables no tienen
esta funcionalidad.
Cuando se añade un e-mail a un workflow en PHC, en realidad la
aplicación anexará no solo un e-mail, sino dos. Anexará uno a la tabla
y al respectivo registro seleccionado en Outlook y otro a la tabla de
workflows conectado al workflow que desee. Así puede acceder al
anexo del e-mail a través del monitor de trabajo, cuando el usuario
esté situado en el respectivo workflow.
Workflow operacional
Solo está disponible cuando estén autorizados los módulos "Gestión",
"TPV", o "CRM Comercial".
A partir del menú "Supervisor", solo cuando el parámetro está activo,
los usuarios que tengan acceso de supervisión a la tabla de Workflow
operacional (WK), tienen disponible la opción "Workflow operacional".
A partir de esta opción, se pueden personalizar varias operaciones en
varias situaciones, relacionadas con listas de documentos internos,
documentos de compra y selección de artículos y servicios (STLOOK).
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Se puede configurar, por usuario, por perfil de acceso o por acceso
específico, cuáles son los documentos que se muestran en la lista,
cuáles son las columnas que se muestran el los grids y, además, qué
documentos y líneas respectivas se pueden mostrar en esos grids a
través de la definición de filtros de encabezados y líneas.
En el grid de las líneas de los documentos de facturación, documentos
internos, y documentos de compra, se pueden fijar columnas con el
botón derecho del ratón sobre el encabezado de la columna hasta
donde se quiere fijar. En ese momento surge un menú a través del que
el usuario puede elegir "Fijar hasta esta columna" o, en caso de que
existan columnas fijas, puede "Liberar las columnas fijas" - esta opción
es especialmente importante, ya que, después de fijar columnas, ya no
es posible fijar sus posiciones. De esta forma, en caso de que quiera
mover columnas, primero tendrá que liberarlas.
La aplicación guarda el número de columnas fijas por usuario y tipo de
documento.
Valorización en valor de stock
En la página "Configuración para compras y pagos" de la pantalla
Códigos de movimientos de cuenta corriente (menú Tablas/Gestión),
se pueden configurar códigos de cuenta corriente como "Registra
último valor en stocks por la diferencia para la entrada física, con el
código" (no se puede configurar simultáneamente un código con esta
opción activa y también la opción "Registra como valor en stocks con el
código").
La aplicación trata una situación que permite configurar, por ejemplo,
hojas de entrega o albaranes (incluso si se trata de documentos de
compra), para registrar en stock y que la copia de esos documentos a
un documento de compra configurado con la opción indicada en el
párrafo anterior (ATENCIÓN, que un código de cuenta corriente en esas
condiciones no debe estar configurado para crear movimientos de
stock), pueda resultar en un registro de valor en stock, por la
diferencia de precio con relación al valor que se había registrado por el
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movimiento de stock asociado a la hoja de entrega o albarán. Al copiar
líneas de documentos internos para compras, para decidir si pasa, o
no, la referencia de los artículos para las líneas de la compra, además
de verificar si el documento interno ya ha creado movimientos en
stock, también pasa a controlar si el documento de compra también
creará movimientos en stock; en ese caso, independientemente de lo
que el usuario indique en la opción sobre la copia "No pasa la
referencia de los artículos", nunca pasa la referencia; solo si uno de los
dos documentos no crea movimientos de stock se verifica esa opción;
anteriormente bastaba con que el documento interno ya hubiera
creado movimientos en stock para no pasar nunca la referencia de los
artículos.
Nota: En la copia de líneas de compra entre compras nunca controla si
los documentos de origen y de destino crean movimientos de stock,
para decidir si pasa o no las referencias; en ese caso, solo tiene en
cuenta la opción sobre la copia "No pasa las referencias de los
artículos".
Documentos de facturación con dos clientes
Posibilidad de configurar un tipo de documento de facturación que
permita al usuario realizar el documento para un cliente y registrar los
movimientos de cuenta corriente, regularizaciones e integraciones en
la contabilidad para un segundo cliente.
Para configurar este tipo de documento, basta realizar los siguientes
procedimientos: En la pantalla de "Configuración de documentos de
facturación", en la página Integración:
•
Activar la opción "registra los movimientos en el segundo
cliente".
•
Si el usuario desea no utilizar la descripción "segundo cliente"
solo tiene que cubrir el campo "Nombre del campo segundo cliente"
con la descripción deseada.
Al activar este tipo de documento, se guarda en el documento la
siguiente información relativa al segundo cliente:
•
Nombre
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•
•
•
•
•
•
•
Dirección
Localidad
Código postal
Número de cliente
Establecimiento
Número de identificación fiscal
País
Facturación personalizada
La facturación personalizada se traduce en la disposición de
expresiones en XBASE creadas para utilizar en la facturación.
Los registros creados se pondrán posteriormente a disposición del
usuario en la emisión automática de facturación, en la opción de
facturación personalizada, siempre que estén activos.
Por ejemplo, se pueden facturar contratos de asistencia técnica,
contratos de agua, etc. Solo se procesan los registros de facturación
personalizada que no provoquen errores.
Importar gastos a partir de un fichero externo
En el módulo flota es posible realizar la importación de gastos a partir
de un fichero externo.
De esta forma es posible realizar la importación del archivo Galp Flota.
En la pantalla de gastos existe una opción llamada "Importar gastos a
partir de un fichero externo", esta rutina importará el fichero externo.
Se muestra una pantalla con todos los registros disponibles en el
fichero externo, el usuario podrá elegir qué gastos quiere importar.
Para ello es necesario realizar las siguientes configuraciones.
Configurar el fichero externo:
Esta configuración debe tener los siguientes campos: fecha, matrícula y
refgt. Referencias de grupos y tipos de gastos:
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También existe una pantalla que permite realizar la conexión entre
artículos que muestran en el archivo Galp Flota y los grupos y tipos de
gastos de la aplicación. Se puede definir a qué grupo y tipo pertenece
una determinada referencia.
Ejemplo de la configuración de un fichero externo para importar el
archivo Galp Flota:
Nombre del
Software PHC
Fecha
Matrícula
Conductor
Cant.
Ett
Refgt.
Kms
Epu
campo
en
el Nombre del campo en la tabla
externa
Fecha
Matrícula
Conductor
Cant.
Valor
Artículo
Km
Cant. (este campo no existe en el
archivo que dispone Galp, por lo que
se debe configurar como valor fijo
en la función XBASE y escribir:
LPARAMETERS retval
Select fasctmp
retval= (fasctmp.valor / fasctmp.qt)
RETURN retval)
Feedback
El módulo ControlDoc tiene un sistema de Feedback. Este sistema
consiste en la posibilidad de definir reglas para procesar e-mails
procedentes de MS Outlook.
Con esta funcionalidad es posible realizar el proceso/respuesta de emails de forma rápida y automática.
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En Advanced con sistema de feedback es posible iniciar workflows,
añadir anexos a proyectos de TeamControl y emitir respuestas
automáticas con base en definición de reglas.
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