Gestor Documental TIEDOT

Gestor Documental TIEDOT
Descripción general
Se requiere un software de Gestión Documental (con la imagen corporativa adjunta), que cumpla con la función de
cargar y disponer de los documentos electrónicos de una compañía, alojados en un servidor local, web, intranet o
por lan.
Este software traerá los documentos electrónicos por medio de un proceso de búsqueda en el servidor. Dicho
proceso se facilitará por medio de una indexación previa de los documentos que reposan en el servidor, para ello el
cliente solicitará al software documentos alojados en el disco duro del servidor a partir de categorías previamente
organizadas dentro del disco duro. El software como respuesta debe mostrar el documento digitalizado en pantalla
con la opción de descarga.
Adicionalmente este software debe ser capaz de integrase con documentos (desde office, plataforma de correo e
imagen capturada por digitalización) para luego ubicarlos y alojarlos en un servidor local, web, intranet o por lan,
previa inclusión de índices, a partir de las categorías previamente organizadas. Esto para disponer de las mismas en
el proceso de búsqueda.
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El Gestor Documental TIEDOT deberá tener un usuario único autorizado para modificar la siguiente
información:
o Tiempo de permanencia de los documentos según TRD (antes de este tiempo, ningún documento
identificado con la serie y sub-serie del menú, podrá ser eliminado). Solo este usuario tendrá
permiso de hacerlo extemporáneamente.
o Agregar o eliminar índices que identifiquen los documentos.
 Este usuario será el encargado de eliminar los documentos que cumplan con el tiempo de
retención que indica la tabla, pero al hacerlo es indispensable que introduzca el número de
acta de eliminación que permite ejecutar dicha acción.
o Permisos de otros usuarios para acceder (ver y/o descargar) a los documentos de determinado tipo.
o Hacer el Backup de la información.
El software automáticamente asignará1:
o La fecha y hora de la radicación del documento o cargue de la imagen
o La foliación consecutiva según la categoría que le asigne el usuario
o La identificación de la serie y sub-serie según el tipo de documento que designe el usuario radicador
del documento. Es esta clasificación la que entrará a interactuar con los valores de retención de los
documentos en la base de datos.
o PC de origen que realizó la radicación
El Gestor Documental TIEDOT funcionará inicialmente con los siguiente índices2:
o RANGO DE FECHAS
o NIP
o RAZON SOCIAL
o No. EXPEDIENTE
o TIPO DE documento
 Contables
 Comprobantes de Egreso
 Comprobantes de Ingreso
 Facturas
Estas asignaciones no podrán ser modificadas por ningún usuario, serán fijas para dicho documento.
El software debe tener una librería de mantenimiento donde estos índices puedan ser fácilmente editables, crear y eliminar
según las necesidades.
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 Declaraciones fiscales
 Nómina
 Recursos Humanos
 Correos electrónicos
 Actividad del Software
El Gestor Documental TIEDOT también deberá generar mensualmente un registro de la actividad en el
software, dicho registro debe ser guardado en la base de datos del cliente, mostrando:
o Los usuarios, fechas y documentos que han:
 Cargado
 Buscado
 Descargado
o El registro de los documentos que han sido eliminados con los detalles de dicha eliminación (usuario
responsable, fecha y acta de eliminación que justifica el acto).
Interfaces
Radicador
Este radicador se presenta como una ventana que hace interfaz con Office, permitiendo desde la generación del
documento digital, llegar al Gestor Documental TIEDOT y radicar allí el documento en PDF protegido, con la opción
de ingresar la identificación necesaria del documento para su posterior consulta.
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El documento deberá subirse como PDF con la protección necesaria para que no pueda ser editado,
reemplazado, eliminado, entre otras posibles acciones que alteren la integridad del documento.
El software deberá ofrecer un menú que le permita al usuario asignar los valores de los índices con los cuales
va realizar su posterior búsqueda.
o Índices: NIP, RAZON SOCIAL, EXPEDIENTE, TIPO DE DOCUMENTO (submenú ya establecido, es decir
solo puede seleccionar la casilla a la que pertenece el documento)
o Nombre del responsable de la radicación
Este radicador deberá ser compatible con la plataforma de correo electrónico, para radicar de la misma forma los
correos electrónicos que se consideren primordiales para el archivo de la compañía.
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Este radicador debe brindar la posibilidad de cargar la imagen escaneada, a la base de datos como PDF
protegido y radicar de la misma forma dicha imagen.
Buscador
Este buscador deberá acceder a un repositorio de datos e imagen de los documentos de la base datos, ingresando un
usuario y clave de acceso, el cliente solicitará los documentos electrónicos, según la(s) referencia(s) dada(s) –
índices.
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El software debe permitir buscar los documentos haciendo filtro por medio de uno o varios índices
simultáneamente.
El buscador mostrará todos los documentos de la base de datos que cumple con las condiciones de
búsqueda
Al hacer clic sobre el documento se debe mostrar la opción de Ver en Línea o Descargar:
o Si el usuario selecciona Ver en Línea, se deberá mostrar el documento en el visor de imágenes.
o Si el usuario selecciona Descargar, se deberá mostrar dos opciones de descarga:
 Archivo original en PDF3
 Archivo en formato original editable4
Este archivo PDF deberá estar protegido completamente, ni siquiera se debe poder copiar el texto del documento.
ENTRADAS
Acceso Directo
Ingreso
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Esto en caso que el usuario funcionario de la compañía, requiera un texto extenso para un nuevo documento.
Radicador
Buscador
SALIDAS
Radicador
Buscador
USUSARIOS
1. Un administrador.
2. Un numero indefinido de usuarios de consulta
CAPACITADAD DOCUMENTAL
1. Para una capacidad de guardar 1000.000 expedientes.
2. Para una capacidad de folios de 200 millones de imágenes (entendiendo que cada expediente puede
tener mas de una capeta y cada carpeta un promedio de 200 folios.