COPIA NO CONTROLADA

PROCESO GESTION DOCUMENTAL
ALCANCE
Fecha Aprobación
29/06/2016
Versión
1
Página
1
Establecer los pasos y actividades requeridas para la
distribución equitativa de la carga de radicación de
documentos (fallos nuevos y eventos) del grupo SIRI
Este instructivo abarca las actividades y pasos requeridos para
la distribución equitativa de la carga de radicación de
documentos (fallos nuevos y eventos) del grupo SIRI.
1. ETAPAS DEL
RADICACIÓN
PROCESO
TR
O
OBJETIVO
23/05/2016
LA
DA
SUBPROCESO REGISTRO DE SANCIONES Y CAUSAS
DE INHABILIDAD
INSTRUCTIVO DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE
RADICACIÓN
INS-GD-SI-002
Fecha Revisión
DE
DISTRIBUCIÓN
DE
CARGAS
DE
El proceso distribución de cargas de radicación consiste en cuatro (4) pasos
fundamentales a saber:
Recibir Documentos Objeto de Registro en sistema SIRI.
Separar los Documentos Objeto de Registro Por Módulo.
Asignar Radicador Sistema SIRI.
CO
N
i.
ii.
iii.
2. DESARROLLO DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE
RADICACIÓN
Recibir Documentos Objeto de Registro en sistema SIRI
i.
NO
El Radicador pivote del sistema SIRI recibe la documentación objeto de registro en
el Sistema SIRI, proveniente de la etapa de preclasificación, para posteriormente
organizarlos para el proceso de radicación de fallos nuevos y eventos en el
Sistema SIRI.
ii.
Separar los Documentos Objeto de Registro Por Módulo.
•
Una subcategoría denominada “Documentos Módulo Penal”, en la cual se
ubican los documentos (fallos nuevos y eventos) penales.
Una subcategoría denominada “Documentos Otros Módulos”, en la cual se
ubican los documentos (fallos nuevos y eventos) correspondientes a los
módulos de registro disciplinario, fiscal y contractual.
CO
•
PIA
Una vez el Radicador Pivote del Sistema SIRI recibe la documentación
proveniente de la actividad de preclasificación, separa los documentos por módulo
de la siguiente manera:
Esta clasificación se hace debido a la relación de volumen de entrada de
documentos del módulo penal respecto a los demás módulos.
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
iii.
23/05/2016
Fecha Aprobación
29/06/2016
LA
DA
SUBPROCESO REGISTRO DE SANCIONES Y CAUSAS
DE INHABILIDAD
INSTRUCTIVO DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE
RADICACIÓN
INS-GD-SI-002
Fecha Revisión
Asignar Radicador Sistema SIRI.
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Se dividirá entre el número de radicadores el total de documentos recibidos
para realizar una asignación equitativa de los mismos. Para esto debe
tenerse en cuenta los siguientes criterios:
a. Los documentos clasificados como “Documentos Otros Módulos”
serán asignados al Radicador pivote.
b. En caso de que los “Documentos Otros Módulos” sean menores en
número que la cantidad determinada en la división del total de
documentos para asignar Radicador, dicha cantidad faltante debe
completarse con documentos del grupo “Documentos Módulo Penal”
y así de esta forma balancear el proceso de asignación.
c. En caso de que los “Documentos Otros Módulos” sean mayores en
número que la cantidad determinada en la división del total de
documentos para asignar Radicador, dicha cantidad sobrante debe
asignarse a otro Radicador del grupo “Documentos Módulo Penal” y
así de esta forma balancear el proceso de asignación.
NO
CO
N
•
TR
O
Semanalmente se asigna un Radicador pivote que recibe, organiza y distribuye la
documentación recibida. En primera instancia se debe contar la totalidad de los
documentos recibidos para el proceso de asignación de radicadores sistema SIRI.
Una vez conocido el número total de documentos recibidos para radicar se
procede a realizar la asignación de radicadores de la siguiente manera:
CO
PIA
Este proceso de asignación del Radicador Pivote a los “Documentos Otros
Módulos se realizará semanalmente y se turnarán entre todos los radicadores del
sistema SIRI dicho rol por semana.