guia para la elaboracion y aplicacion del presupuesto como una

CAPÍTULO 111
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y
APLICACION DEL PRESUPUESTO
COMO UNA HERRAMIENTA DEL
CONTROL PARA LA PEQUEÑA
EMPRESA EN EL SECTOR
FERRETERO DEL AREA
METROPOLITANA DE SAN
SALVADOR.
GUIA PARA LA ELABORACION Y APLICACION DEL PRESUPUESTO
Objetivo de la guía.
Ambito de aplicación de la guía.
Participación de la Gerencia.
Instructivo para el uso de la guía.
Proceso para la elaboración de los presupuestos.
-
Planeación.
-
Formulación.
-
Aprobación.
Ejecución y Coordinación.
Control.
Pasos a seguir para la elaboración de los presupuestos.
Clases de presupuestos.
-
-
Presupuesto de ventas.
Presupuesto de compras.
Presupuesto de gastos de operaciin.
-
Presupuesto de efectivo.
-
Estado de resultado proyectado.
-
Balance general proyectado.
seguimiento y evaluación.
Elaboración del informe de control presupuestario para
la toma de decisiones.
Implantación de la guía.
1.
OBJETIVO D E LA GUIA
Presentar de una manera clara y sencilla la secuencia
lógica que permita tener un conocimiento más objetivo de la
forma
en
que
puede
llevarse acabo,
la
elaboración y
aplicación del presupuesto brindando un marco de referencia
para la acertada toma de decisiones financieras, actuales y
futuras.
2.
AMBITO D E APLICACION D E LA GUIA
El ámbito de aplicación de la guía, en las empresas
distribuidoras de materiales de construcción de tipo pesado
se orienta a las diferentes areas funcionales que operan
dentro de la misma.
La actividad principal de las empresas ferreteras es la
canpra y venta de materiales de construcción, la guía para la
elaboración y aplicación de los presupuestos se desarrollará
a
través de
un plan
sustantivo y
un plan
financiero,
elaborando los presupuestos siguientes: ventas, compras,
gastos de administración, gastos de ventas, de efectivo y
estados financieros proyectados.
Cabe aclarar que los presupuestos de producción, materia
prima, mano de obra directa y el de gasto indirectos de
fabricación; son utilizados en empresas industriales, por lo
que no se elaboran en este trabajo.
3.
PARTICIPACIONDE LAGERENCIA
Una
guía
para
la elaboración del
conteniendo
los
elementos
financieros
adecuados,
como
tecnicos,
presupuesto
adminlstrativos
herramienta
financiera,
aún
y
es
determinante en el desarrollo de los negocios, actualmente no
podría llevarse a cabo un resultado satisfactorio sin la
participación y apoyo de la gercncia y los empresarios, en
razón de que estos ejecutivos son los que en última instancia
van a poner en marcha y a medir los resultados en los
diferentes períodos que los llevará a tomar las medidas
correctivas necesarias a efecto de lograr las metas trazadas.
4.
INSTRUCTIVOS PZilU EL USO DE LA G U I A
La guía para la aplicación y elaboración del presupuesto
en las empresas distribuidoras de materiales de construcción
del área metropolitana de San Salvador, está diseñada para
ser utilizada en las dlterentes áreas tuncionales de las
mismas.
Es indispensable que cada responsable de área posea un
copia de la guía y esté enterado de cuando y como hará uso de
ella.
La guía será de utilidad desde el
comienzo de la
planeación presupuesta1 del ejercicio fiscal siguiente, año
a año la guía servirá a los responsables de área para
orientarlos sobre la manera como realizar las estimaciones y
elaborar los presupuestos; así como el procedimiento para su
aprobación e implantación.
5.
PROCESO PARA LA ELABORACIOB DE LOS PRESUPUESTOS
Toda formulación de presupuestos requiere previamente la
ccnsideración de ciertas etapas que básicamente deben tomarse
en
cuenta
en
todo
proceso,
estas
son:
Planeación,
Formulación, Aprobación, Ejecución y Coordinación, Control.
5.1 PLANEACION
Para la elaboración del presupuesto la planeación es la
selección racional de objetivos, metas y de los medios
necesarios para alcanzarlos,
racionalidad, pues al
la idea
fundamental es
la
existir al ternativas de acción se
tienen que elegir los mejores para el logro de los objetivos
y
metas
atendiendo
además
a
los
medios
y
recursos
disponibles, por tanto se dice que en esta etapa la empresa
prepara los recursos humanos y materiales, hace acopio de
datos históricos, prevee y organiza todos aquellos elementos
necesarios para
llevar a
cabo la
elaboración del
plan
presupuestario.
5.2
FORHULACION
Luego
de haber efectuado
la
planificación de
los
presupuestos, se procede a la tormulación tomando en cuenta
todas las áreas funcionales de la empresa y los instrumentos
a utilizar para alcanzar los objetivos trazados.
5.3
APROBACION
Después de haber formulado el presupuesto, se procede a
su respectiva aprobación, es aquí donde se decide si s e pone
en marcha tal como está o si se harán modificaciones.
Esta aprobación tiene por objetivo lograr el apoyo y la
cooperación consciente de todo el personal, así como su
afinación y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo a
ejercer.
5.4
EJECUCION Y COORDINACION
Cuando el proyecto ha sido aprobado s e procede a ponerlo
en marcha, cuyo trabajo es de todo el personal desde los
obreros bajo las órdenes de su jefe hasta los funcionarios de
las mas altas jerarquías, por lo que es necesario formular
manuales especlficos de labores coordinas de procedimientos
y
metodos,
de
la
misma
forma
como
se
hace
para
las
instalaciones de cualquier sistema administrativo.
5.5
CONTROL
El
control
presupuestario
funciones encaminadas a
comprende
una
serie
de
la observación y vigilancia del
ejercicio del presupuesto.
El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto
es
localizar actitudes perjudiciales
en
el momento
que
aparecen para evitar que ocacionen momentos críticos o de
mayor importancia negativa.
6.
PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO
ENCARGADO
ACTIVIDAD
Informe de los encargados de GERENTE O ADMINISTRADOR
cada unidad sobre las políticas
y objetivos de la empresa, que
estaran vigentes durante el
periodo presupuestado.
Elaboración del Plan de Trabajo ENCARGADO DE PRESUPUESTO
que permita la elaboración del
presupuesto.
Discusión del Plan de Trabajo, ENCARGADO DE PRESUPUESTO
con el personal, involucrado
para obtener sus opiniones y
emisión de instructivos.
Reunián de los encargados de la GERENTE O ADMINISTRADOR
unidad para conocer políticas y
objetivos
Elaboración y
revisión de ENCARGADO DE PRESUPUESTO
estimaciones
presupuesta1 es
tentativas de cada unidad
Elaboración del Presupuesto.
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
presentación del presupuesto ENCARGADO DE PRESUPUESTO
tentativos al gerente para su
revisión y estudio previo a la
aprobación final.
Devolución
del
presupuesto GERENTE
tentativo con observaciones
para su corrección
Hacer correcciones sugeridas al ENCARGADO DE PRESUPUESTO
presupuesto y llevar a cabo la
elaboración definitiva.
Se inicia el proceso
control presupuestal
del ENCARGADO DE UNIDAD
7.
CLASES DE PRESUPUESTOS
7.1
PRESUPUESTO DE VENTAS
Para efectos de la guia y del caso practico que se
presenta y después de un análisis detenido de los métodos m6s
utilizados para presupuestar llegamos a la conclusión de
utilizar el método estadístico de mínimos cuadrados para el
pronóstico de las ventas de la empresa XYZ, debldo a que
tiene mejor aplicación al tipo de empresa en estudio y además
por ser los mas confiables y los más comúnmente usados, dado
que se dispone de la información de ventas de
períodos
anteriores y por ser de iácil aplicación, el método de
mínimos cuadrados se basa en la ecuación matematica de la
linea recta; Y = A + BX, donde "Y" es igual a las ventas.y es
considerada una variable dependiente; "X"
se refiere al
tienpo y constituye la variable independiente, los parámetros
A
y B se denominan coeficientes de regresión y son los que
permiten calcular el valor de la variable "X" y "N" que es
igual al número de aiios, para determinar los valores se hace
uso de las ecuaciones que a continuación se presentan y que
canplanentan la utilización de la ecuación Y =
ecuaciones son:
A t EX
dichas
La aplicación y desarrollo de este método se ilustra en
el cálculo de pronóstico de ventas del caso práctico que se
presenta en la implementación de la guia.
Conocidas las cantidades resultantes de la aplicación de
este mhtodo se determina el presupuesto de venta en unidades
y valores; las cantidades y valores se calculan multiplicando
las cantidades de unidades a vender en el periodo por el
precio de venta unitario, esta información se registra en el
formulario disefiado para este tipo de presupuesto.
Instrucciones para utilizar el tormulario; antes de
hacer
mención
del
proceso
para
llenar
el
cuadro,
es
importante conocer la estructura del mismo.
El formulario consta de un encabezado en el cual se debe
expresar el nombre de la empresa, el tipo de presupuesto al
cual se hace referencia, el período presupuestario y las
unidades o valores a utilizar (cabe mencionar que el tipo de
encabezado expresado siempre
será igual
cuadros a utilizar en los presupuestos).
para todos los
En el formato o cuadro, el período presupuestario está
ccmtenplado anualmente y se divide al mismo tiempo en periodo
intermedios, trimestrales y mensuales para los cuales existe
una cadena donde se totalizan los trimestres y otros que
contienen la suma total anual, a la izquierda del cuadro la
colisnna inicial esta reservada para anotar los nombres de los
diferentes
productos
y
conceptos
que
contienen
los
presupuestos a utilizar.
PROCESO PARA LLENAR EL CUADRO PRONOSTICO DE VENTAS
Paso No. 1
Llenar encabezado
(nombre de
la
empresa,
período, etc.)
Paso No. 2
En la columna de concepto se anota el nombre
de cada producto.
Paso No. 3
Conocidas las unidades estimadas a vender
(métodos mínimos cuzdrados) para el período,
se procede a registrar las cantidades para
cada período (mes, trimestre, ano).
PROCESO PARA LLENAR EL PRESUPUESTO DE VENTAS
Paso No. 1
Llenar encabezado
Paso No. 2
Anotar el nombre del producto y el precio de
venta.
Paso No. 3
Registrar las unidades a vender en el periodo
que
multiplicando
por
el
precio
daran las cantidades en valores.
de venta
EMPRESA MODELO'XYZ'
PRONOSTICO DE VENTAS
DE
ENERO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X
DEL 01
COMTO
PRIMER TRIMESTRE
tt
FER
M4R
ISTR
EMPRESA MODELO 'XY;T'
PRESUPUESTO DE VENTAS
DEL 01 DE ENEROAL 31 DE DiCIEMBRE DE 199X
PRIMER TWMGSTRE
M
FEB
MAR
IaTRlM
*BR
o
o
o
o
o
LlNEAYl
WID. AVENDERX
-0
UNIT. VENTAS
VNlD AVENDERX
PREaO UNIT. VENTAS
LINEAY)
VMD. AVENCERX
-0
UWT. VENTAS
7.2
PRESUPUESTO DE COMPRA.
Establece las cantidades de materiales que deberá de
comprarse durante el año presupuestado, para hacer frente a
la distribución según el programa de ventas y conservar el
inventario final presupuestado.
Este presupuesto permite elaborar la programaclbn de
compra que en cierta medida dependerá de las políticas de
inventario establecidos por la administración.
Para calcular el total de unidades a comprar se procede
de la siguiente manera:
-
Al
total de unidades a
distribuir s e
le suma
el
inventario final menos el inventario inicial lo que nos
da las unidades a comprar.
Esto mltiplicado por el precio permite conocer el valor
monetario de los materiales a comprar. Hay que aclarar
que
este proceso
se realiza
por
cada
uno de
los
materiales, para poder así al tina1 agrupar en un solo
cuadro
las cantidades
productos.
totales
para
los diferentes
Para e s t a b l e c e r l a s compras n e c e s a r i a s de m a t e r i a l e s s e
debe proceder de l a s i g u i e n t e forma:
-
Llenar e l encabezado d e l cuadro
Poner e l nombre d e l producto
En l a s columnas r e s t a n t e s s e colocaran l a s cantidades
por rubros de unidades a comprar, p r e c i o de compra y
total.
7.3
PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACION
Este
presupuesto
determina
el
total
de
gastos
de
operación, que deberán cargarse como gastos administrativos,
venta, financieros, para cada uno de estos gastos se realiza
un presupuesto y se refleja en el presupuesto de gastos de
operación y determina así un total de gastos.
Proceso
para
determinar
el
presupuesto
de
gastos
operación:
-
Determinar los presupuestos de gastos de administración,
ventas y financieros.
-
Consolidar los valores totales de cada presupuesto en un
solo cuadro cuya sumatoria es igual al presupuesto de
gastos de operación.
Proceso para efectuar el registro de datos:
-
Llenar encabezado
-
En la primera columna del lado izquierdo del cuadro
anotar los rubros que interviene en cada presupuesto.
-
En el resto de las columnas anotar los valores del gasto
respectivo durante cada periodo.
-
Totalizar los valores.
-
Los valores totales de los presupuesto se agrupan y
registran en un solo cuadro.
EMPRESA MODELO ''XYZ'
PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERAClChrl
DEL 01 DE ENEROAL 31 DE DICIEMBRE DE 199X
7.4
PRESUPUESTO DE EFECTIVO.
Este presupuesto se conoce también como presupuesto de
caja y comprende la proyección de entradas y salidas de
efectivo,
también
puede
incluir
las
necesidades
de
financiamiento durante un período determinado, las entradas
de efectivo se conforman con 1;s
ventas al contada, cuentas
por cobrar, así como otros productos, por el lado de las
salidas estos principalmente comprenden las compras y gastos
de operación.
El
presupuesto
de
efectivo
esta
relacionado
estrechamente con el presupuesto de ventas de gastos y de
inversión de capital en un período determinado.
Procedimiento para formular el presupuesto de efectivo:
-
Tomar el saldo inicial del balance
Sumar los ingresos por ventas al contado. al crédito y
otros ingresos si los hubiere.
-
Al
total ae los ingresos restarle los egresos por
concepto de: gastos de adm;nistración, gasto de venta,
otros egresos.
-
Al efectuar la resta de los ingresos y los egresos
totales se obtiene el saldo tlnal del período.
Proceso
para
el
reglstro
de
datos
en
el
cuadro
respectivo:
-
Llenar el encabezado
En la primer columna del lado izquierdo del cuadro se
debe anotar los nombres de los diferentes conceptos que
intervienen
en
la
formulación
del
presupuesto
de
efectivo.
-
En las columnas restantes se deben anotar los valores
que corresponden a cada uno de los conceptos.
-
Es importante mencionar que el saldo final de cada
periodo se convierte en el saldo inicial del período
siguiente.
"m'
EMPRESA MODELO
PRESUPUESTO DE EFECTNO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X
---
-
rnMESrRE
' er
JUN
TRI Ifl
TCTA.
2"
TRlM
o
3
o
O
o
o
IffiRE5X3.S
(-) EGRESOS
JUL
?e
TPJM
7.5
ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
El estado de resultados muestra el nivel de utilidades
que la empresa proyecta o estima obtener después de ejecutar
el plan anual de las operaciones.
En la preparación del estado de resultado los rubros
principales a utilizar son:
-
El ingreso por ventas
-
Costo del producto vendido
-
El impuesto sobre la renta.
Los gastos de operación
Proceso para
elaboración
del
estado de
resultados
proyectado:
-
A las ventas totales se les resta el costo de ventas
total obteniendo una utilidad bruta.
-
A la utilidad bruta se le restan los gastos de operación
(gastos de venta, gastos de administración y gastos
financieros si los hubieren) obteniéndose una utilidad
después de operación.
-
A
la utilidad después de gastos de operación se le
aplica la tasa impositiva sobre la renta obteniendo así
la utilidad neta del ejercicio.
Proceso para el registro de datos.
-
Llenar el encabezado
En la prlmera columna del lado izquierdo del cuadro,
anotar los nombres de los conceptos que conforman el
estado de resultados.
-
El resto de las columnas deben llenarse con los valores
respectivos en cada rubro.
7.6
BALANCE GENERAL PROYECTADO.
El
balance general proyectado refleja la situación
financiera de la empresa al final de la ejecución del periodo
presupuestado, esto significa que muestra el efecto del plan
de operaciones sobre las cuentas de activo, pasivo y capital.
Procedimiento
para
determinar
el
balance
general
proyectado:
-
Disponer de la intormación del Balance General Inicial.
-
Elaborar la hoja de integración de saldos del balance al
31 de diciembre del afio proyectado, esta hoja de los
diferentes rubros que componen el balance.
-
Con los valores de los rubros que han tenido movimiento
y (si los hublere), y con los nuevos valores retlejados
en la hoja de integración de saldos, s e conforma el
nuevo balance general del periodo proyectado,
EMPRESA MODELO XYZ
E3AlANCE GENERAL PROYECTAD=)
AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X
ACTIVO
CIRCUIANTE
Caja y Bancos
Cuentas por Cobrar
lnventarios
0.00
Mobiliario y Equipo
(-1 Depreación Acumulada
TOTAL ACTIVO
CIRCULANTE
Proveedores
0.00
0.00
0.00
FIJO
0.00
0.00
0.00
PASIVO
0.00
PATRIMONIO
Capital Social Pagado
Reserva Laboral
Reserva Legal
Utilidades a Distribuir
0.00 TOTAL PASNO Y CAPITAL
0.00
000
0.00
000
0.00
-
-
0.00
8.
SEGUIMIENTOY EVALUACION
El
proceso de seguimiento y
evaluación
cosiste en
comparar lo planeado con lo realizado, ya que este es un
proceso mediante el cual a medida que se va ejecutando el
presupuesto se va llevando controles del mismo para poder así
establecer diferencias si es que las hay o no, y a su vez
detectar donde esta el problema y hacer las correcciones
necesarias.
Para llevar a cabo el proceso de control, este se hace
mediante
el
uso
de
ciertos
elementos
que
sirvan
de
comparación entre lo planeado y lo real, para lo cual se
establece la siguiente mecánica; una vez que el departamento
o &ea
de contabilidad ha cerrado las operaciones del mes en
curso, cuenta con un sistema completo para poder comparar los
resultados de la operación con lo planeado y poder así hacer
un análisis de
las variaciones sean estas negativas o
positivas, procediendo después a preparar el informe de estas
variaciones.
Ventajas
de
darle
seguimiento
y
evaluación
y
de
continuar evaluando la ejecución de la guía:
a.
Permite determinar que área de la organización no esta
trabajando adecuadamente, con las funciones que se le
asignaron y cuales están cumpliendo normalmente.
S e pueden d e t e c t a r a t i e m p o l o s e r r o r e s y h a c e r
las
correcciones necesarias.
Permite
elaborar
un
análisis
porcentual
de
las
variaciones.
L i m i t a c i o n e s d e l no u s o d e un s e g u i m i e n t o y e v a l u a c i ó n :
No
descubrir
a
tiempo
en
una
errores,
para
dar
medidas
por
parte
correctivas.
Se
incurrirá
incapacidad
de
la
d i r e c c i ó n p a r a comprender l o s m o t i v o s d e l a s v a r i a c i o n e s
e n t r e l o planeado y l o r e a l .
Produce d e s a j u s t e e n t r e productos y mercado.
ELABORACION DEL INFORME DE CONTROL PRESUPUESTARIO PARA
TONA DE DECISIONES.
Esta etapa e s importante para
l a toma d e d e c i s i o n e s ,
p o r q u e t i e n e como o b j e t i v o v e r i f i c a r p o r medio d e e l e m e n t o s
de
control
comparativos,
si
l o planeado
s e ha
realizado
d u r a n t e e l p r o c e s o , t a l como e s e s t a b l e c i d o e n e l p e r í o d o
presupuestario,
se
hace
necesario
dar
un
seguimiento
y
e v a l u a c i ó n d e c a d a uno d e l o s p r e s u p u e s t o s q u e s e a p l i q u e n
d u r a n t e un p e r í o d o .
ANALISIS DE L A S VARIACIONES:
-
Lo i m p o r t a n t e d e l a v a r i a c i ó n es d e t e r m i n a r l a s c a u s a s
que l a provocan.
-
Se dan variaciones por error de
los empleados que
registran los datos contables,
-
Variaciones por disposiciones administrativas con el fin
de mantener el normal desarrollo de las actividades de
la empresa. Ej.: Incremento salarial complementario al
designado en los presupuestos con el fin de mantener
-
salarios acorde a la situación economicz del país.
Variaciones por factores externos incontrolables. Ej.:
Retrazo en los embarques de la mercadería importada
provocando una disminución de pedidos y por consiguiente
una baja en las ventas del período analizado.
CUADRO ILUSTRATIVO DE LAS VARIACIONES.
Las variaciones deben presentarse en valores absolutos
y procentuales.
Ejemplo:
1
2
3
4
REAL
PRESUPUESTADO
VARIACION EN
IHF'ORTE ( 1 - 2 )
PORCENTAJE DE W
VARIACIONES AL PLAN (312)
CONCEPTO
VENTAS
W T O S DE VENTAS
606.364
53.460
551,240
48.600
1.
Resultados Reales
2.
cantidad Presupuestada.
55,124
4.860
10%
10%
3.
Diferencia Positiva o Negativa:
Las ventas excedieron a lo presupuestado en ¢55,124, lo
cual es favorable y los gastos excedieron en ¢4,860 lo
cual es desfavorable.
4.
Las ventas excedieron a lo presupuestado en 10% lo cual
es favorable y los gastos excedieron a lo presupuestado
en 10% lo cual es desfavorable.
En sintesis, podemos decir que las diferencias son
razonables ya que un incremento en las ventas de un 10% con
respecto a lo presupuestado, le corresponde un incremento a
los gastos de venta en un porcentaje igual.
Un incremento en las ventas podría ser por compradores
eventuales,
aumento
en
los
pedidos
de
los
clientes
habituales.
El ejemplo del análisis de las variaciones presentado
anteriormente es la base fundamental del empresario para
tomar las decisiones justas y oportunas.
10.
IMPLANTACION D E LA GUIA.
La implantación de la guía no es mas que la aplicación
práctica del mismo, razón por la que en esta parte del
trabajo se presenta al lector, mediante la elaboración de un
caso práctico la forma de proceder para operativizar los
distintos presupuestos que conforman la guía y lo que esta
facilita para el desarrollo de los mismos.
El
caso práctico
esta
desarrollado
en base
a
lo
presentado en la guía, tanto en su contenido como en el orden
de presentación de los presupuestos.
CASO PRACTICO
Este caso se ha desarrollado tomando en cuenta los
lineamientos presentados en la guía.
NOMBRE Y DATOS GENERALES
NOMBRE DE LA EMPRESA
La empresa utilizada para el caso tiene el nomb;e
de
empresa "XYZ".
DATOS GENERALES
Entre los datos generales se tienen:
LOCALIZACION DE LA EMPRESA
Se encuentra ubicada en el área metropolitana de San
Salvador.
ACTIVIDAD ECONOMICA
La
empresa
se
dedica
a
la
distribución
y
comercialización de materiales de construcción de tipo
pesado.
PRODUCTO QUE COMERCIALIZA
La empresa se dedica a la comercialización de hierro.
TAMANO DE LA EMPRESA
La pequeña empresa se consideró en base al número de
empleados, de acuerdo al
criterio de
la Dirección
General de Estadística y Censos.
ORIGEN DEL CAPITAL
El capital proviene de la aportación única de los socios
que conforman la empresa.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La empresa carece de una estructura organizativa
PERIODO PRESUPUESTARIO
El período considerado es de un año en base al cual se
han formulado presupuestos.
PERIODO DEL EJERCICIO ECONOMICO
El periodo considerado es un año calendario es decir que
va del lQ de Enero al 31 de Diciembre.