Manual Fondo de Estudios Final 27

Manual de Procedimientos del Fondo de Estudios y Consultorías
2009
Manual de Procedimientos
del Fondo de Estudios y
Consultorías
A la atención de los ministerios o instituciones públicas y
semi-públicas aplicantes
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Manual de Procedimientos del Fondo de Estudios y Consultorías
2009
SECCIÓN 1: Características
Generales del Fondo
1. PROPÓSITO DEL MANUAL
El presente Manual tiene como propósito, orientar a entidades y organismos postulantes sobre el procedimiento para
la presentación, ejecución, gestión y seguimiento de proyectos que accedan al Fondo de Estudios y Consultorías de
la Cooperación Belga.
2.
CARACTERÍSTICAS DEL FONDO
El Manual se basa en el Convenio Específico entre el Reino de Bélgica y la República del Ecuador sobre el “Fondo
de Estudios y de Consultorías belga ecuatoriano” firmado el 14 de julio del 2003.
2.1. ¿Qué es el Fondo de Estudios y Consultorías?
Es una herramienta ágil de cooperación al desarrollo que permite acceder a financiamiento de estudios y
consultorías especializadas.
2.2 Objetivo del Fondo
El objetivo del Fondo es financiar, todo o parte de:
-
-
-
Estudios para la definición, implementación y socialización de políticas de Estado.
Estudios en relación a las entidades públicas:

Que aporten al fortalecimiento de la administración pública: reestructuración, normativa y temáticas
relacionadas con su labor.
Estudios en relación a programas y proyectos de cooperación:

Para la identificación de proyectos y programas de cooperación;

Acciones vinculadas y complementarias a los programas en ejecución.
Seminarios y talleres vinculados a los temas antes mencionados
Los estudios aplicantes al Fondo, relacionados con la definición, implementación y socialización de proyectos y
programas deberán orientarse a la consolidación del Plan Nacional de Desarrollo. Así también, para los casos que
amerite, deberán estar articulados a las propuestas contempladas en el Plan Anual de Inversiones (PAI) de las
entidades públicas.
El financiamiento de un estudio o consultoría a través del Fondo no compromete de ninguna manera a las Partes
para la financiación de las acciones consecuentes de dicho estudio o consultoría.
2.3 Área de intervención geográfica
El Fondo es aplicable para las siguientes áreas:
-
A nivel Nacional: Cuando los temas están relacionados a temas de política pública y/o el fortalecimiento de
instancias de nivel nacional.
-
A nivel Regional: Cuando los temas están relacionados a la replicabilidad de políticas, metodologías y acciones
-
Área de intervención de la cooperación bilateral belga:1, cuando las acciones son de aplicación concreta.
2.4 Aplicantes al Fondo de Estudios y Consultorías
1
En el Programa Indicativo de Cooperación (PIC) actual, las áreas de intervención son las provincias de Manabí,
Esmeraldas, Carchi, Imbabura y el norte de Pichincha (cantones de Pedro Moncayo y Cayambe)
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Manual de Procedimientos del Fondo de Estudios y Consultorías
2009
Pueden acceder al Fondo los ministerios u otras instituciones gubernamentales del nivel central y desconcentradas,
siempre y cuando se relacionen con sectores y temas de la cooperación belga (incluidos en el punto 2.5: “Sectores o
temas prioritarios de aplicación”), así como, los gobiernos locales y sus formas organizativas de representación
(CONCOPE, AME, CONAJUPARE).
2.5 Sectores o temas prioritarios de aplicación
En orden de prioridad, estos sectores y temas incluyen:
a. Desarrollo Rural y Salud (sectores de concentración actual PIC)
b. Educación
c. Infraestructura básica
d. Prevención de conflictos
e. Temas transversales: descentralización, VIH/SIDA, género, medio ambiente, derechos de los niños,
interculturalidad, pueblos indígenas y comunidades afroecuatorianas
Los rubros a ser financiados consideran exclusivamente estudios o consultorías específicas a los temas señalados.
2.5 Montos aplicables
Monto máximo de financiamiento
62.500 euros
Más de 62.500 euros
3.
Lugar de Análisis del Estudio
presentado para aprobación
En Ecuador
En Bélgica
FECHAS PARA PRESENTACIÓN DE ESTUDIOS AL FONDO
Para la presentación de propuestas de estudios o consultorías al Fondo, las entidades aplicantes deberán remitir las
mismas hasta la primera quincena de los meses de: marzo, junio, septiembre y diciembre de cada año.
4.
PROCEDIMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTUDIOS O CONSULTORÍAS
Las propuestas para la realización de estudios o consultorías son presentadas por un ministerio, una institución
gubernamental ecuatoriana, un gobierno local o sus formas organizativas de representación. Cualquier solicitud de
financiamiento deberá ser enviada al Presidente de la Estructura Mixta de Concertación Local (EMCL) –la AGECImediante comunicación oficial suscrita por el representante de la entidad solicitante; y deberá contener la siguiente
información, en un documento cuya extensión no deberá exceder máximo de 6 páginas:
I.
La identificación de la institución:
o Nombre de la entidad solicitante
o Responsable de la presentación del estudio
o Dirección
o Teléfono
o Correo Electrónico
II.
Antecedentes: (Debe recoger uno o algunos de siguientes puntos)
o Explicación del origen de la solicitud, y/o
o Articulación del estudio a otros proyectos ejecutados o en ejecución, y/o
o Un listado de otros estudios y proyectos (ejecutados o en ejecución) relacionados con el tema, y/o;
o Explicación de cómo el estudio solicitado se relaciona con los objetivos del Plan Nacional de
Desarrollo.
III.
Contexto de la intervención (Específico para Estudios/Consultorías que impliquen la elaboración de
proyectos):
o Socioeconómica general
o Análisis general del sector de intervención.
IV.
Justificación:
o Descripción de la problemática
o Pertinencia del estudio
o Apoyo de la autoridad nacional o local.
V.
Objetivos del estudio propuesto:
o General
o Específicos
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Manual de Procedimientos del Fondo de Estudios y Consultorías
VI.
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Perfil de los profesionales
VII. Producto/s esperado/s
VIII. Metodología de trabajo
o Mecanismos de implementación (si aplica)
IX.
Información financiera:
o Cuadro de Contrapartes (Presupuesto solicitado)
o Cronograma de actividades valorado
5. PROCEDIMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN DE FINANCIAMIENTO DE TALLERES O SEMINARIOS
Las propuestas para la realización de talleres o seminarios deberán ser presentadas por un ministerio, una
institución gubernamental ecuatoriana, un gobierno local o sus formas organizativas de representación. Cualquier
solicitud de financiamiento deberá ser enviada al Presidente de la EMCL –la AGECI- y deberá contener la siguiente
información:
I.
La identificación de la institución.
o Nombre de la entidad solicitante
o Responsable (s) de la organización del taller y/o seminario
o Dirección
o Teléfono
o Correo Electrónico
II.
Antecedentes
o Explicación del origen y contexto de la solicitud.
° Articulación del taller y/o seminario a otras iniciativas sobre el tema si es el caso
° Explicación de cómo el taller y/o seminario se relaciona con los objetivos del Plan Nacional de
Desarrollo
III.
Objetivos del taller y/o seminario
o General
o Específicos
IV.
Resultados esperado/s
V.
Metodología y Agenda/Programa Indicativo
VI.
Presupuesto solicitado (con indicación de la contraparte)
VII. Perfil(es) de moderador y/o expositor(es) en caso de ser aplicable
VIII.
Lista tentativa de instituciones invitadas
Dentro del financiamiento de talleres o seminarios, el FEE otorga recursos únicamente para:
- Honorarios de moderador y/o expositor
- Alquiler de instalaciones para la realización del evento
- Transporte terrestre para los participantes
- Alimentación
- Papelería
- Memorias y publicaciones
Para la contratación de moderador y/o expositor la entidad aplicará los procedimientos descritos en el artículo 10 del
presente manual.
Para el alquiler de instalaciones, transporte y alimentación el organizador deberá solicitar cotizaciones y
seleccionará de entre un mínimo de tres propuestas.
A la finalización del evento la entidad responsable del taller y/ o seminario deberá enviar a la EMCL el informe final
del mismo, con los documentos justificativos correspondientes, incluyendo el listado de asistentes al evento.
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En el caso de existir memorias y publicaciones se deberá respetar lo establecido en el Art. 7.7
La entrega de recursos se hará conforme a lo estipulado igualmente en el Art. 7 del presente manual.
6. PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN DE ESTUDIOS
Una vez presentadas las propuestas a la AGECI, se inicia un proceso de análisis y revisión de las mismas, acorde a
los lineamientos del Fondo de Estudios y a la disponibilidad de recursos existentes; este procedimiento contempla en
su etapa final la revisión de todas las propuestas presentadas por parte de la instancia responsable del Fondo de
Estudios, - la Estructura Mixta de Concertación Local – (EMCL) representada por:



El Director/a de la AGECI o su delegado(a), entidad responsable de la gestión del Fondo.
El Agregado de Cooperación de la Embajada (DGCD), entidad administrativa a cargo de la contribución
belga.
El Representante de la Cooperación Técnica Belga (CTB); entidad de seguimiento y control administrativo,
contable y técnico del Fondo.
Este procedimiento en caso de Estudios y Consultorías tiene una duración aproximada de un mes y medio (45 días);
luego de lo cual se informa oficialmente por parte de la AGECI, las entidades que han calificado para acceder a los
recursos del fondo. En el caso de seminarios y talleres la duración aproximada es de tres semanas (21 días).
7. PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE LOS RECURSOS

La CTB en base a la información recibida de parte de la entidad aplicante y de forma previa a la transferencia
del primer desembolso, elaborará una CARTA DE COMPROMISO a ser firmada por las partes (La CTB y la
entidad aplicante), en donde se considere la siguiente información:











Instituciones Responsables del Estudio
Objetivo del Estudio
Nombre del Supervisor (Designado por la entidad solicitante)
Monto asignado
Tiempo estipulado para la elaboración del Estudio
Cronograma de desembolsos
Procedimiento previo a la entrega de los siguientes desembolsos.
Reglas para la socialización y difusión de los resultados del Estudio
Compromisos de la contraparte y medidas en caso de no cumplimiento
Los siguientes anexos:
o Términos de referencia del estudio
o Contrato.
Los fondos serán transferidos por la CTB a una cuenta bancaria que la entidad solicitante indique, o según los
mecanismos definidos por el Gobierno Ecuatoriano para la administración de los recursos económicos
provenientes de la Cooperación Internacional, de la siguiente manera:

Primer desembolso: 30%, junto a la firma de la CARTA DE COMPROMISO.

Segundo desembolso: 30%, a la entrega del Informe de avance de los estudios, en base al cronograma
definido en la CARTA DE COMPROMISO.

Tercer desembolso: 40%, a la entrega de los productos esperados, junto a un informe técnico y
financiero (con documentos soporte) elaborado por la entidad solicitante y remitidos oficialmente por el
Representante de la entidad, indicando la conformidad con los productos; a la AGECI y a la CTB. Toda
la documentación indicada será analizada para la entrega del tercer desembolso.
7.1 Del manejo administrativo y financiero de un estudio o consultoría

El Supervisor y la CTB (o el experto técnico designado por ésta), están a cargo del manejo administrativo,
presupuestario y contable de los estudios y consultorías. Ellos verificarán cada documento oficial relativo a la
ejecución de estos, entre otros aquellos relativos al procedimiento de licitación. Tendrán acceso a cualquier
documento administrativo, financiero o técnico relativo a los aportes ecuatorianos y belgas. Serán invitados a
participar en cualquier reunión relativa a la ejecución de los estudios y las consultorías, organizada por las
estructuras de tutela para emitir una opinión técnica sobre los temas tratados.
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
El supervisor verifica que las facturas o las declaraciones de gastos y sus documentos justificativos presentados
sean conformes a los términos de referencia, al cumplimiento de las condiciones de los contratos y a la realidad
de las prestaciones. Éste firma las facturas presentadas con la mención « Por servicios prestados ». Dado el
caso, añadirá sus comentarios dirigidos a la AGECI y a la CTB.

Todo intercambio oficial de correspondencia con el experto o firma consultora será transmitido, por el
Supervisor, tanto a la AGECI y a la CTB.

El supervisor proveerá copias de todos los informes elaborados como parte del contrato de estudio o consultoría
tanto a la AGECI, a la DGCD y a la CTB.

El Supervisor designado por la entidad solicitante, deberá presentar a la AGECI y CTB, al finalizar la consultoría
los productos de la misma en formato físico y digital, un informe técnico y financiero (con documentos soporte)
junto a una comunicación oficial del Representante de la entidad, indicando la conformidad con los productos.
7.2 De los procedimientos administrativos por parte de la Institución Beneficiaria

Los procedimientos administrativos por parte de la Institución aplicante serán aquellos que correspondan
oficialmente a su gestión institucional.

La AGECI y la CTB autorizan el pago de las facturas firmando bajo la mención « Visto y aprobado ».

El informe de la Institución aplicante financiero contemplará la siguiente información:
o
o
o
Resumen de ingresos y egresos de la ejecución de los fondos.
Copia de los estados de cuenta
Copia de las facturas
7.3 De los fondos remanentes de estudios y consultorías

En el caso de que existan saldos de los estudios o consultorías realizadas, los mismos deberán regresar al
Fondo de Estudios. Esta gestión se coordinará conjuntamente entre AGECI y la CTB.
7.4 De los informes de avance y final

Como se contempla en el presente manual, el segundo y tercer desembolso serán realizados luego de la
presentación y aprobación de los informes de avance y final del Estudio, respectivamente. Para ello el
supervisor de la Institución aplicante, enviará la documentación respectiva (técnica y financiera) con quince días
de anticipación a la fecha prevista para el desembolso.

Para la aprobación de los informes, si la AGECI y la CTB lo consideran estrictamente necesario, se puede
obtener la asistencia de un experto técnico especializado en el tema del Estudio, quien emitirá sus criterios en
un plazo máximo de ocho (8) días previo a la reunión de la EMCL. Actividad que será financiada con recursos
del fondo y/o aportes de las instituciones que integran el EMCL.
7.5 De las prórrogas

En caso de fuerza mayor o eventos externos a la institución aplicante, deberá solicitar de forma argumentada,
por escrito y en un plazo mínimo de quince días a la fecha previos a la fecha de finalización del Estudio, la
prórroga respectiva; en donde además se señalará el tiempo requerido para cumplir con lo contractuado. La
Carta estará dirigida a la AGECI, con copia a la CTB, y se anexará documentos que apoyen la solicitud de
prórroga.
7.6 De la presentación de los resultados finales

Previo a la entrega del informe final por parte de institución solicitante se organizará la socialización de los
resultados de la propuesta, la cual, deberá contar con la participación de funcionarios de la Institución aplicante
y funcionarios de otras instituciones vinculados a la temática de la misma; la AGECI, la DGCD y la CTB.

En la socialización de resultados deberá mencionarse claramente el origen de los fondos y la visualización de
los respectivos logos de identificación de las entidades y cooperantes participantes en el financiamiento del
Estudio.
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Manual de Procedimientos del Fondo de Estudios y Consultorías
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7.7 De las publicaciones

Si la propuesta financiada por el Fondo involucra la publicación de los resultados, el Supervisor de la institución
solicitante comunicará a la AGECI de este particular, adjuntando copia de la versión final y editada a ser
publicada.

La AGECI en un plazo máximo de quince 15 días laborables emitirá por escrito un visto bueno para la
publicación, una vez revisado que el documento señale con claridad la participación del Fondo de Estudios
Belga e incluya los logotipos de las Instituciones Responsables: AGECI, DGCD, CTB.

En caso de un evento público de lanzamiento, se mencionará claramente el origen de los fondos y se
visualizarán los respectivos logos de identificación.

Así también, deberá remitirse copias físicas y digitalizadas de las publicaciones tanto a la AGECI, como a la
CTB.
7.8 Del cierre del Estudio

8.
Una vez aprobado el estudio y los documentos de respaldo, la EMCL conjuntamente con la Institución aplicante
procederán a la firma de una CARTA DE CIERRE que dará cuenta de que el proceso ha concluido y los
objetivos del estudio han sido alcanzados o de las razones de fuerza mayor que obligan al cierre sin que los
objetivos hayan sido cumplidos.
DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
Los estudios financiados en marco del Convenio específico del Fondo de Estudios Belga, pertenecen a la Parte
ecuatoriana.
En ningún caso los resultados del estudio o de la consultoría a cargo del Fondo de Estudios se pueden revender o
ceder sin el acuerdo previo y escrito de la DGCD y AGECI. En toda utilización posterior de estos estudios o
consultorías se mencionará el origen del financiamiento.
9.
DE LAS COMUNICACIONES
Todas las comunicaciones relativas a las solicitudes de los estudios, consultorías, talleres y seminarios tienen que
dirigirse al:
Director/a del Fondo de Estudios y Consultorías Belgo - Ecuatoriano
Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional - AGECI
Avenida 6 de Diciembre N 31-89, entre Whymper y Alpallana. Edificio COSIDECO, Piso 3. Quito, Ecuador
A su vez es Director del Fondo, remitirá las copias respectivas de la información inherente a las propuestas de
estudios e informes, a los miembros de EMCL.
10. PROCEDIMIENTO Y CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS Y LA ADJUDICACIÓN DE
CONTRATOS
La selección y la adjudicación de los contratos se harán de acuerdo a la legislación ecuatoriana de contratación
pública.
10.1 Procedimiento para la convocatoria de los candidatos
El procedimiento de selección de un experto o de una consultoría y de adjudicación de un contrato de prestación de
servicios para un estudio o una consultoría se realiza de la siguiente manera:

La AGECI y la instancia de seguimiento del Fondo (CTB), o el experto técnico (designado por la CTB), preparan
este procedimiento conjuntamente y en concertación con la institución solicitante:
a)
b)
c)
El procedimiento de licitación.
Los términos de referencia aplicables al procedimiento de licitación.
Las condiciones administrativas incluyendo los criterios de adjudicación.
6
Manual de Procedimientos del Fondo de Estudios y Consultorías
d)
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Según el modo de licitación, una lista corta de consultores o firmas consultoras, eventualmente precedida
por una invitación a concurso.

Cualquiera que sea la forma de licitación elegida, un mínimo de 3 postulantes tendrán que ser consultados. No
podrán participar como postulantes aquellas personas que, de acuerdo a la legislación ecuatoriana vigente,
tengan algún tipo de impedimento para contratar con el Estado.

En el caso de ser consultores nacionales, los mismos deberán estar registrado en el Registro Único de
Proveedores del Ministerio de Industrias y Competitividad.

Antes del inicio del procedimiento, estos documentos serán sometidos al análisis de la AGECI y la CTB.

En concertación con la AGECI y la CTB, el Supervisor procederá al inicio del trámite de convocatoria.

Los gastos que se generen como consecuencia de la invitación a los candidatos y la publicación del aviso de
convocatoria serán cubiertos con los recursos del Fondo.

La institución solicitante realizará una invitación directa, pública o según los procedimientos que establezca la
Ley, a participar en la elaboración de la consultoría.
10.2 Procedimiento para la selección del candidato
El supervisor, en concertación con la AGECI y CTB, deberá seguir los siguientes pasos:
a)
b)
c)
d)
e)
Recibir las ofertas.
Analizar las ofertas.
Seleccionar a los consultores o firmas consultoras.
Preparar las cartas a fin de informar a los consultores o firmas consultoras seleccionadas e invitarlos a
participar a las eventuales negociaciones.
Preparar el contrato con el adjudicatario escogido.
10.3 Procedimiento para la contratación del adjudicatario seleccionado

Todas las cartas relacionadas a la adjudicación de contratos así como todos los contratos deberán ser
sometidos a consideración de la AGECI y la CTB, quienes deberán aprobarlas dentro de los 30 (treinta) días
calendarios siguientes a su recepción. La institución solicitante firmará entonces los contratos aprobados.

Los contratos aprobados deberán ser suscritos entre el adjudicatario seleccionado y la entidad solicitante
directamente, contemplando los que indica la ley ecuatoriana para el efecto.

En todos los contratos suscritos con los consultores deberá incluirse la siguiente cláusula: « Es obligación del
consultor cumplir con la declaración de la contratación del estudio o consultoría y pagar todos los tributos
determinados por la Ley».

Dado el caso, el contrato podrá prever el pago de un anticipo de 30% (treinta por ciento) del monto total del
contrato con presentación de una factura; otro pago de 30% podrá realizarse sobre presentación de las facturas
respectivas, completando así, previo culminación del estudio o consultoría, un anticipo total de máximo 60%
(sesenta por ciento) del monto total del contrato.

Todas las decisiones relacionadas con la selección de expertos o firmas consultoras, así como con la
adjudicación de contratos, serán tomadas de común acuerdo entre la AGECI y la CTB. Si tal acuerdo se revela
imposible, el contrato no será financiado por el Fondo. La DGCD será informado de este hecho y la decisión de
financiar el estudio o consultoría será cancelada.

La entidad solicitante proveerá de una copia de los contratos firmados a la AGECI, y este a su vez remitirá
copias de la documentación a los miembros de la EMCL.
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Manual de Procedimientos del Fondo de Estudios y Consultorías
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SECCIÓN 2: Procedimientos
de Gestión Interna del Fondo
1.
ADMINISTRACIÓN DEL FONDO
1.1 LA ESTRUCTURA MIXTA DE CONCERTACIÓN LOCAL – (EMCL)
Es la instancia que gestiona y concede mediante un proceso competitivo de las propuestas presentadas los recursos
del Fondo de Estudios. La EMCL, está conformada por el director del Fondo (Presidente), que representa a la
AGECI, el agregado de la cooperación al desarrollo representante de DGCD y del codirector del Fondo que es parte
de la CTB.
Esta instancia de coordinación, se reúne cada 3 meses (abril, julio, octubre y enero), para la revisión de los estudios
propuestos por las entidades respectivas; y las decisiones de aprobación o negación de las propuestas son
adoptadas por consenso entre los miembros de la EMCL.
Durante el mes de enero, se lleva a cabo también una reunión para determinar el avance del Fondo de Estudios y
los resultados alcanzados durante el periodo respectivo.
1.2 Responsabilidad Ecuatoriana de la Gestión del Fondo: la AGECI
La Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional, en adelante denominado « la AGECI», es la entidad
ecuatoriana responsable de la gestión del Fondo. La AGECI designa a su Director Ejecutivo, en adelante
denominado el “director”, como Responsable2 nacional, a cargo de las operaciones administrativas y contables
relativas a las intervenciones del Fondo y como coordinador de las instancias ecuatorianas.3
1.3 Responsabilidad belga de la administración del Fondo: la DGCD
La Parte belga designa a la Dirección General de Cooperación para el Desarrollo del Servicio público federal
Relaciones Exteriores, Comercio Exterior y Cooperación al Desarrollo, en adelante denominada la “DGCD”, como la
entidad belga administrativa a cargo de su contribución. La DGCD está representada en el Ecuador por el Agregado
de Cooperación al Desarrollo en Quito.
1.4 Responsabilidad del seguimiento y control administrativo, contable y de gestión.
La Parte belga designa a la Cooperación Técnica Belga, en adelante denominada la “CTB”, sociedad anónima de
derecho público con fines sociales, como el órgano responsable del seguimiento y del control administrativo,
contable y de la gestión de su contribución.
La CTB designa a su Representante residente en el Ecuador como Corresponsable 4 belga del Fondo, encargado del
seguimiento del proceso de adjudicación y de la gestión para la ejecución de los estudios y de las consultorías así
como de la aprobación de los gastos del Fondo, en adelante denominado el “codirector”.
1.4.1. Asistencia de un experto técnico
El Representante Residente puede obtener asistencia en sus responsabilidades por un experto técnico encargado
específicamente de dar una opinión técnica sobre los términos de referencia, así como sobre todos los documentos
o informes redactados en el marco del estudio o de una consultoría.
2.
PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN DE ESTUDIOS

Una vez recibida la propuesta por la AGECI, en concertación con la DGCD en un plazo de 15 días laborables,
analizarán las mismas basados en la disponibilidad de recursos y lineamientos del Fondo; definiendo:

La propuesta está dentro de los lineamientos del FONDO, cumple con los requisitos, la propuesta es
clara y viable.
2
« Responsable » equivale en francés y en neerlandés a « Ordonnateur ».
Convenio Específico entre el Reino de Bélgica y la República del Ecuador sobre el “Fondo de Estudios y de Consultorías belga
ecuatoriano” firmado el 14 de julio del 2003.
4
« Coresponsable » equivale en francés y en neerlandés a « Coordonnateur ».
3
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Manual de Procedimientos del Fondo de Estudios y Consultorías
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
La propuesta no cumple con los lineamientos y requisitos del FONDO, por lo tanto es negada.

La propuesta requiere ajustes y precisiones en algunos de los aspectos; y debe ser reformulada.
En caso de que la propuesta requiera ser reformulada, la AGECI informará por escrito a la institución
aplicante, para que en un plazo máximo de 15 días laborables realice los ajustes necesarios; de no
cumplir con la entrega en el plazo indicado, la propuesta podrá ser entregada para la siguiente fecha
de recepción de estudios o consultorías del Fondo.

Previo a la aprobación de las propuestas la AGECI preparará y presentará, ocho (8) días laborables previos a la
reunión de la EMCL, la siguiente información:

Sobre la disponibilidad de los recursos financieros.

Un informe general de las propuestas presentadas y su estado: rechazadas, aceptadas, en proceso de
ajustes.

Un resumen general y una recomendación para su aprobación por parte de la EMCL de aquellas
propuestas que califican bajo los lineamientos del FONDO.

En un plazo máximo de 45 días calendarios a partir del cierre de la recepción de propuestas, la EMCL, en
reunión ordinaria, decide de forma unánime sobre la aprobación o negación de las propuestas recibidas.

La AGECI, con copia a los otros miembros del EMCL, comunica a la entidad aplicante la decisión de la EMCL
de financiar la propuesta y solicita lo siguiente:

En el plazo máximo de 10 días laborables después de ser notificada la entidad solicitante, debe
presentar el nombramiento por escrito de un supervisor del estudio, quien debe ser funcionario de
carrera de la institución y tendrá como responsabilidad coordinar las acciones que garanticen el
cumplimiento de los objetivos de la propuesta y una buena administración de los recursos; así también,
la Hoja de Vida del supervisor con los anexos que justifican su idoneidad y experiencia en relación al
tema de estudio.

La definición de la cuenta a la cual serán transferidos los recursos económicos o según como el
Gobierno Ecuatoriano defina los procedimientos para el manejo de los recursos provenientes de la
Cooperación Internacional.

Colateralmente, la entidad solicitante luego de ser notificada, debe iniciar el proceso de apertura de
cuenta, a la cual serán transferidos los recursos del Fondo aprobados respectivamente.

Una vez recibida la respuesta, la AGECI informa por escrito a la DGCD y a la CTB, el nombre del Supervisor
designado para un estudio o consultoría, anexando la información de respaldo que provea la institución
aplicante.
3.
PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DEL FONDO POR PARTE DE LOS MIEMBROS DE LA EMCL
3.1 De la transparencia en la gestión del FONDO


Todas las acciones relacionadas a la gestión del FONDO serán públicas y se facilitarán las condiciones para su
conocimiento en caso de requerirlas por personas o instituciones interesadas en el tema.
Para garantizar el conocimiento permanente y actualizado sobre la gestión del FONDO, la AGECI y la CTB,
levantarán y organizarán toda la información relacionada al Fondo: total de estudios (aprobados, rechazados,
en marcha), recursos económicos aplicados, los resultados de los estudios, y aquella información que se
considere pertinente. Está información será colocada en las páginas web de las Instituciones Responsables del
Fondo.
3.2 De la difusión del FONDO

La AGECI y la CTB estarán a cargo de la coordinación la elaboración de la estrategia de comunicación para la
difusión del mismo, la cual será realizada con recursos provenientes del Fondo.
3.3 Del seguimiento de la EMCL a la gestión del Fondo

Entendemos como gestión el proceso que permite coordinar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos
estipulados en el Convenio Específico y los de la Institución aplicante.
Por lo tanto, se consideran los
siguientes ámbitos en la gestión del Fondo:
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Manual de Procedimientos del Fondo de Estudios y Consultorías





2009
En relación a los objetivos del FONDO
En relación a la ejecución presupuestaria del FONDO en el marco del tiempo estipulado en el
Convenio.
En relación a la administración del FONDO
En relación al cumplimiento de los objetivos de los estudios o consultorías.
En relación a los resultados e impactos de los estudios o consultorías

El supervisor y el codirector del Fondo o el experto técnico designados por él harán un seguimiento permanente
de la gestión del fondo por parte del beneficiario con el fin de reconocer y aprobar su accionar; o detectar
limitantes que afecten el cumplimiento de los objetivos del estudio y aportar en la búsqueda de soluciones.

En caso de la evidencia de problemas graves que comprometan seriamente el cumplimiento de los objetivos
serán comunicados a la EMCL para que a su interior se tome una decisión al respecto.
10