Fecha Actualización Perfil: 12/09/2014 Fecha de Elaboración de

Fecha Actualización Perfil: 12/09/2014
Fecha de Elaboración de Convocatoria: 20/02/2015
Fecha de Actualización Convocatoria: 20/02/2015
CONVOCATORIA INTERNA
La Fundación Universidad Jorge Tadeo Lozano, convoca a las personas interesadas en
participar en el concurso para el cargo COORDINADOR ADMINISTRATIVO para LA
JEFATURA DE CONSULTORIA Y EMPRENDIMIENTO, con sede en Bogotá.
FUNCIONES DEL CARGO
 Acompañar permanentemente a los Directores y personal de las diferentes
consultorías, con el fin de gestionar los requerimientos que se presenten en la
ejecución de la consultoría (gestión de salas, material de enseñanza, procesos
administrativos internos de la UJTL, planeación, compras, ect.).
 Dar aprobación y hacer seguimiento a las solicitudes y procesos administrativos de
las consultorías centralizadas.
 Asesorar a personal de las diferentes facultades de pregrado y posgrado en
proceso de presentación de propuestas de proyectos de consultorías.
 Solicitar creación de centros de costos y cuentas bancarias de las consultorías para
asignación presupuestal de la consultoría.
 Solicitar anticipo presupuestal a la Dirección de Planeación y Finanzas de la
Universidad si la entidad externa no genera desembolso inicial.
 Apropiar presupuesto de la consultoría con excedentes y utilidad, según formato y
posterior envío a la Dirección de Planeación y Finanzas, según comprobante de
ingreso o anticipo presupuestal aprobado.
 Coordinar con el Gerente de cada Proyecto centralizado el tipo de contratación del
personal a contratar por honorarios, temporales, prestación de servicios (orden de
compra), según presupuesto aprobado.
 Documentar y publicar convocatorias de contratación y programar entrevistas,
según requerimientos de contratación por honorarios y temporales de los
proyectos
 Coordinar con el Departamento de Compras, Contabilidad, Gestión Humana y
Tesorería elaboración de órdenes de compra y forma de pago a consultores (según
contrato, revisando la asignación presupuestal aprobada para el año en vigencia).
 Coordinar la asignación de espacios a Desarrollo Físico con el fin de ubicar personal
que ingresará a los proyectos de consultoría, extensiones telefónicas y demás
requerimientos.
 Capacitar a Coordinadores Administrativos o Auxiliares de las diferentes
consultorías para ingreso de solicitudes internas en el sistema indicado, teniendo
en cuenta las necesidades y requisitos solicitados, realizando el debido proceso y
seguimiento. Capacitación en procesos administrativos, financieros y logísticos
 Programar, asistir e intervenir en reuniones con dependencias administrativas
(Dirección de Gestión Humana, Desarrollo Físico, Departamento de Compras,
Dirección Administrativa y Departamento de Compras), según requerimientos y
Fecha Actualización Perfil: 12/09/2014
Fecha de Elaboración de Convocatoria: 20/02/2015
Fecha de Actualización Convocatoria: 20/02/2015
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aclaración de procesos para las consultorías (ingresos de dineros de pagos
inscripciones por diplomados de proyectos, centros de costos, etc.).
Asesorar y acompañar permanentemente la jefatura en trámites administrativos y
financieros en proyectos descentralizados
Solicitar a la Coordinación de Tesorería y Cartera soportes de pagos efectuados a
proveedores y consultores de proyectos centralizados.
Revisar matriz de ejecución presupuestal por proyecto
Elaborar informes financieros de ejecución de las consultorías con todos los
soportes contables y gestión con el Departamento de Contabilidad para revisión,
firma y posterior envío a la entidad externa.
Solicitar, revisar y enviar a Dirección Jurídica actas de liquidación de las
consultorías
Hacer el seguimiento de las fechas de pagos programadas para los consultores.
Realizar informes de lecciones aprendidas de los proyectos culminados.
Solicitar cierre de centros de costos y cuentas bancarias de proyectos de
consultorías.
Actualizar resultados de indicadores de gestión del proceso.
Hacer el seguimiento y respectiva gestión a la creación o actualización de la UJTL
como proveedor de un cliente.
Solicitar facturación a clientes
Gestionar diplomas de proyectos de educación.
Elaborar informes de desempeño del proceso.
Representar a Consultoría y Emprendimiento en las instancias en las que sea
delegado dentro o fuera de la Universidad.
Apoyar al Jefe de la oficina de Consultoría y Emprendimiento en la elaboración del
presupuesto anual.
Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo
FORMACIÓN ACADÉMICA
 Profesional Especializado en carreras Económico – Administrativas.
EXPERIENCIA LABORAL:
 Tres (3) años de experiencia administrativa.
IDIOMAS
 Nivel A2 en comprensión - comunicación y escritura según el (MCERL) del idioma
Inglés.
Fecha Actualización Perfil: 12/09/2014
Fecha de Elaboración de Convocatoria: 20/02/2015
Fecha de Actualización Convocatoria: 20/02/2015
CONOCIMIENTOS
 Debe tener manejo en formulación y ejecución de proyectos de investigación.
 Nivel intermedio del paquete Office e Internet
COMPETENCIAS DEL CARGO
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Integridad
Iniciativa
Orientación al Cliente
Compromiso
Atención al Detalle
Credibilidad Técnica.
Orden y Organización.
Trabajo en Equipo.
ETAPAS DEL PROCESO
1. Inscripción o aplicación de la hoja de vida al proceso por parte de los interesados
2. Selección de hojas de vida de acuerdo con los requisitos académicos y de
experiencia.
3. Publicación de la relación de candidatos que son admitidos para continuar en el
proceso y relación de quienes no lo son por no cumplir los requisitos académicos y
de experiencia.
4. Citación y aplicación de prueba de conocimiento, pruebas psicotécnicas y
entrevista.
5. Publicación de resultados definitivos del proceso.
HORARIO DE TRABAJO
Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Sábados 8:00 a.m. a 1:00 pm.
Interesados deben enviar su hoja de vida hasta el 06 de Marzo de 2015, al correo
electrónico [email protected]. Y Próximamente por nuestra opción
TRABAJE CON NOSOTROS/CONVOCATORIAS INTERNAS.
Aprobado:
DOCTORA MARIA CRISTINA GARCIA PARRA
DIRECTORA DE GESTION HUMANA