Caracterización de Gestión de la Investigación Código HPI

v
Código
HPI-06 v.03
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Caracterización de Gestión de la Investigación
OBJETIVO DEL PROCESO
RESPONSABLE
Dinamizar el Sistema de Investigación de la Universidad de Pamplona, con la finalidad de consolidar el
interés científico y tecnológico entre la comunidad académica.
LIDER DEL PROCESO
ALCANCE
Inicia
Termina
Planificación de la investigación.
Evaluación, análisis y mejora del sistema de investigaciones
INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
EMISOR
ENTRADA
Direccionamiento
Estratégico
y
administración del
sistema Integrado
de gestión
Actores del sistema
de
investigación
(Investigadores,
docentes,
estudiantes
y
actores externos)
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Plan de
acción
Institucional
P
Revisión del Plan de acción.
Revisión de propuesta del
presupuesto (incluida en el plan
de acción)
Comité de
Investigaciones
(CIU)
grupo de
mejoramiento
VINCI
SALIDA
RECEPTOR
Plan de acción para
ejecutar
Direccionamiento
Presupuesto proyectado
Estratégico
para la investigación
(gestión
de
Gestión
convocatorias,
Presupuestal y
movilidades, apoyo a
Contable
proyectos
de
investigación, apoyo a Gestión Académica
grupos de investigación,
semilleros, eventos de Gestión de Recurso
investigación, seminario
Físico y Apoyo
permanente
de
Logístico
investigación y otros)
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Código
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Caracterización de Gestión de la Investigación
Política y objetivos
de
Calidad
y
Manual de Calidad
Información
registrada en el
FAC-23
“Planificación,
control
y
Seguimiento
al
Sistema de Gestión
de la Calidad
Normatividad
interna aplicable al
proceso
Directrices
(Proyecto
Institucional,
Reglamentos,
Estatutos,
Acuerdos 070 y
107, resoluciones y
Requisitos,
Normatividad
aplicable
al
proceso
Adquisición de
Bienes y Servicios
Revisión de la política y de los
objetivos de calidad
Proyección de la documentación
pertinente del proceso
Revisión de la normativa de la
Vicerrectoría
(acuerdo
070,
acuerdo 107)
Elaboración de Propuestas de
acuerdo de:
Comité de ética e impacto
ambiental.
Sello Editorial de la UP,
Propuesta de modificación al
acuerdo 107 en los artículos
relacionados a asignación horas
para investigación
Propuesta de modificación del
acuerdo 070,
Propuesta
de
propiedad
intelectual,
Propuesta de acuerdo de
creación
del
fondo
de
investigaciones,
Propuesta de planeación integral
y estructura organizacional de la
vicerrectoría.
Planeación Integral del
sistema de investigación
de la Universidad de
Pamplona
Plan de mejoramiento
para la proyección de la
documentación
del
proceso.
Propuestas
Consolidadas
de
acuerdo de:
Comité de ética e
impacto ambiental.
Sello editorial de la UP.
Propuesta de reforma
del acuerdo 107en los
artículos relacionados
con la asignación de
horas de investigación,
Propuesta de reforma al
070,
Propuesta de propiedad
intelectual,
Propuesta
de acuerdo de creación
del
fondo
de
investigaciones.
Planeación integral y
estructura
organizacional de la
vicerrectoría.
Gestión del Talento
Humano
Gestión Académica
v
Solicitudes
de
asignación
de
horas
de
dedicación
para
investigación
Verificación de la existencia del
proyecto para el cual solicita la
asignación de horas, verificación
de requisitos para la solicitud
Infraestructura
Logística
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Aprobación y asignación
de
horas
de
investigación.
Publicación
de
Convocatorias,
recepción
de
propuestas, verificación
de requisitos para la
participación
en
convocatorias,
solicitudes de movilidad
y otras, envío a pares
evaluadores, asignación
de puntajes y solicitud
de Recursos
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Identificación de necesidades
para convocatorias, seminario
permanente, participación en
eventos,
Semana
de
Investigación interna, semana
Binacional
e
investigación,
seminario
permanente
de
investigaciones, otros
Talento humano
Vicerrectoría
administrativa
financieraContratación
Código
Caracterización de Gestión de la Investigación
Solicitudes
de
asignación
de
y personal de apoyo
administrativo
al
proceso
Estudio de las necesidades de
personal
de
acuerdo
al
organigrama y a los procesos de
investigación.
Solicitudes
de
y Recursos físicos y
tecnológicos
adecuados
Elaboración
de
los
requerimientos de asignación de
espacio
físico
para
la
vicerrectoría de investigaciones
Requerimientos de adecuación
del espacio físico
Requerimiento de muebles y
equipos de oficina para el nuevo
espacio físico asignado a la
vicerrectoría
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Comité de
Investigaciones (CIU)
grupo de mejoramiento
VINCI
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Requerimientos
diligenciados
radicados
y
Direccionamiento
Estratégicovicerrectoría
administrativa y
financiera
Direccionamiento
Estratégicovicerrectoría
administrativa y
financieraPlaneación
institucionaladquisición de
bienes y serviciosinfraestructura y
logística
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EMISOR
ENTRADA
Direccionamiento
Estratégico
ACTIVIDADES
Gestión
de
investigación
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RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Plan de acción aprobado
Ejecución
Acción
Presupuesto aprobado
Gestión
Presupuestal
Contable
Código
Caracterización de Gestión de la Investigación
Plan
de
y
Asignación de recursos
la del
presupuesto
aprobado
Actores
del
sistema
de
investigación
(Investigadores,
docentes,
estudiantes
y
actores externos)
Recepción de
Inscripción
Actualización
Semillero
Investigación
FPI-06
o
de
de
Recepción de
Propuesta
Investigación
Semillero
FPI-07
de
de
Recepción de FPI -11
Propuesta
de
Investigación C+DT+I
Recepción de FPI 17
Publicación de resultados
de las convocatorias
Gestión
Convocatorias
de
Vicerrector(a) de
Investigaciones
H
Elaboración de actas
de
iniciación
de
proyectos con fechas
de ejecución y tiempo
de duración
Elaboración
de
requerimientos para
la
adquisición
y
compras
de
los
solicitado
en
el
proyecto
Asignación de recursos
según los lineamientos
establecidos
en
los
términos
de
la
convocatoria.
Acta firmada
Requerimientos
diligenciados
Gestión de la
investigación
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Código
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Caracterización de Gestión de la Investigación
Solicitud
Asignación
Horas
Dedicación
a
Investigación X Periodo
Académico
Seguimiento análisis
y control de los
informes finales del
proyecto
Resultados
del
seguimiento
Evaluación de pares de los
informes finales
Recepción de FPI-13
Informe
Tiempo
Dedicado a Investigación
por Periodo Académico
Remisión
de
los
informes finales a
pares evaluadores
Resultados
de
los
proyectos
de
investigación:
Patentes, artículos de
investigación,
Libro
o
Capitulo
de
libro,
Productos no patentables
o registrables, etc.
Recepción de FPI-18
Resumen del Informe
Parcial o
Final
de
Proyecto
de
Investigación
Recepción de FPI-12
Movilidad
de
Investigadores
Insumos necesarios para
Adquisición
de
la ejecución de
los
bienes y servicios
proyectos
Verificación de los
requisitos
para
acceder
a
la
movilidad
según
términos
de
la
convocatoria
y
remisión al CIU para
aprobación
Elaboración del acta
de
entrega
de
insumos y materiales
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Aprobación de la movilidad
por
parte
de
la
vicerrectoría y del CIU
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Acta
firmada
investigador
por
el Gestión
de
investigación
la
v
Código
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Caracterización de Gestión de la Investigación
Propuesta de Planeación
Integral del sistema de
investigación
de
la
Universidad
de
Pamplona
Propuestas
Consolidadas de:
Comité de ética
impacto ambiental.
e
Sello editorial de la UP.
Socialización de las
propuestas
a
los
actores del sistema
de investigación
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Listados de asistencia a Gestión
de
las socializaciones.
investigación
la
Propuesta de reforma del
acuerdo
107en
los
artículos
relacionados
con la asignación de
horas de investigación.
Entidades
e Publicación a través de
instituciones que la
web
de
las
fomentan
y convocatorias para el
financian
la fomento y financiación de
investigación,
la investigación, creación
creación
e e innovación a nivel
innovación a nivel mundial
mundial
Vigilancia tecnológica
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Listado de Convocatorias
en
las
cuales
los
Gestión
de
investigadores
pueden
investigación
aplicar
para
la
consecución de recursos
la
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Código
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Caracterización de Gestión de la Investigación
Listado y términos de
referencia Convocatorias
Externas
(Colciencias,
MADR -Ministerio de
Agricultura y Desarrollo
Entidades
Rural -, Universidades
externas
del
país,
Entidades
Financiadoras de nacionales
e
la Investigación
internacionales)
Recepción de las
solicitudes de aval y
propuestas
de
investigación
a
participar
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Concepto de aprobación o
no
del
Aval
del
Vicerrector(a)
de
investigaciones
para
Direccionamiento
aplicar a la convocatoria.
Estratégico
Evaluación de las
solicitudes de aval.
Solicitudes de aval para
aplicar
a
las
convocatorias
Direccionamiento
Estratégicovicerrectoría
administrativa
y
financiera
Gestión
del
Talento Humano
Aprobación de solicitud
de
personal
administrativo asignado,
OPS y/o por periodo de
apoyo al proceso de
gestión
de
la
investigación
Asignación
actividades
desarrollar
de
a
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Ejecución
y
Documentación
de
actividades realizadas por
el personal administrativo
asignado, OPS y/o por
periodo de apoyo al
proceso de gestión de la
investigación
Presentación de informes
de actividades mensuales
del personal OPS.
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Código
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Caracterización de Gestión de la Investigación
Ejecución del plan de
mejoramiento para la
proyección
de
la
documentación
del
proceso.
Lineamientos para la
elaboración, seguimiento
Sistema
de y
control
de
la
Gestión de Calidad documentación
y
registros del SGC.
Implementación
de
nuevos procedimiento
como prueba piloto
con el fin de evaluar
el impacto al interior
del proceso para su
eventual legalización
ante
el
sistema
integrado de gestión.
Vicerrector(a) de
Investigaciones
Plan de mejoramiento
ejecutado
Acta de reunión del grupo
de
mejoramiento
de
Gestión
de
socialización del plan de
investigación
mejoramiento ejecutado
Evaluación
de
los
procedimientos
piloto
implementados
la
Codificación de la
documentación
del
proceso.
Gestión
documental
Directrices
para
archivo
correspondencia
el
y
EMISOR
ENTRADA
Administración del
SIG
Plan de Auditorías
Internas
Solicitud de Planes de
mejoramiento producto
de auditorias
Control Interno
Archivo
de
documentos y manejo
de correspondencia
según
parámetros
establecidos
ACTIVIDADES
V
Ejecución de
Auditorias
Elaboración del plan
de mejoramiento
Vicerrector(a) de
Investigaciones
RESPONSABLE
Gestión de
Investigaciones
Organización
del proceso
documental Gestión
de
investigación
SALIDA
RECEPTOR
Informes de Auditorias
Plan de mejoramiento
aprobado
Control Interno
la
v
EMISOR
Administración del
SIG
Control Interno
Código
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Caracterización de Gestión de la Investigación
ENTRADA
ACTIVIDADES
Ejecución de
acciones correctivas
y preventivas
Solicitud de informes de
avance
Instrumento para
identificación de riesgos
(Mapa de riesgos del
proceso)
RESPONSABLE
A
Gestión de
Investigaciones
SALIDA
RECEPTOR
Control y seguimiento a la
efectividad de las acciones
correctivas y preventivas
Administración del
SIG
Control Interno
Seguimiento y
control a los riesgos
Identificados y
valorados
Riesgos actualizados y
controlados
CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
QUE SE CONTROLA
plan de acción
COMO SE
CONTROLA
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
Semestral
FAC 08 Acta de
reunión.
Según FAC23
Informe de auditorías
Plan de mejoramiento
de la auditoría.
Reuniones con
planeación
institucional
Auditorias
plan de auditorias
Direccionamiento
Estratégico-Planeación
institucional
Administración del
sistema integrado de
gestión.
Controles en las
entradas
Consultándola
periódicamente
la normatividad aplicable al
proceso
Socializando al
normatividad al
interior del
proceso
Gestión de la
investigación
Actas de socialización
de la normatividad
Semestral
v
Controles en las
actividades
Controles a las
salidas
Código
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Caracterización de Gestión de la Investigación
Verificación del cumplimiento de
los términos de Referencia de
las convocatorias antes de
Lista de chequeo
enviar las propuestas a pares
evaluadores y/o entidades
cofinanciadoras
Gestión de la
investigación
Hacer seguimiento a los
proyectos de investigación en
ejecución
Solicitud FPI13FPI18
Gestión de la
investigación
CIU
Según las fechas
establecidas por la
vicerrectoría para la
presentación de
informes
Hacer control y seguimiento a la
ejecución de recursos
gestionados
Revisión de la
ejecución del
plan de acción
Direccionamiento
Estratégico-Planeación
institucional
y Gestión de la
Investigación
Semestralmente
Seguimiento a los planes de
Reuniones de
mejoramiento
Control del SIG
Seguimiento a los resultados de
evaluación por parte de pares a Socializaciones
los informes finales de
de los resultados
proyectos
ante el CIU
SIG
CIU y gestión de la
investigación
Según los términos de
la convocatoria
Listas de chequeo
FPI13
FPI18
FAC 08
Según FAC23
FAC08
Cada que se genera
una evaluación por
pares
Acta del CIU
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Código
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Caracterización de Gestión de la Investigación
RECURSOS
TALENTO HUMANO
Vicerrector de Investigaciones
Asesores técnico-científicos del investigador
(2)
Coordinación de investigaciones en VR y
Cúcuta
Coordinador de Semilleros en Pamplona
Asistente administrativa
Asistente Contable
Asistente de Comités
Asistente de gestión documental
Asistente de gestión de proyectos
Asistente de Cienciometría
Coordinador del SIAI
Coordinador de Soporte Tecnológico
Técnico Soporte Tecnológico
Diseñador Gráfico
Auxiliares de soporte tecnológico
Auxiliar de SIAI
Auxiliar de asistencia administrativa
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE
TRABAJO
TECNOLOGICOS
Aplicativo IG
Página VINCI
Espacio Físico de la dependencia
Revistas Electrónicas
Hardware y Software
Video Beam
Televisor
Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet,
Spark, etc, twiter, facebook, correo
electrónico,emisora)
Base de Datos
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Caracterización de Gestión de la Investigación
REQUISITOS ASOCIADOS
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD
NTCGP 1000:2009 Norma técnica
de calidad en la gestión pública
NTC ISO 9000:2005 Sistema de
Gestión de la Calidad
4.2.3
4.2.4
7.1
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.5.1
7.5.3
7.5.4
8.2.1
8.2.3
8.2.4
8.3
8.4
8.5.1
8.5.2
8.5.3.
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
Según matriz de requisitos legales
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Caracterización de Gestión de la Investigación
DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
Según Listado Maestro de Documentos Internos
REGISTROS
Según listado maestro de registros
INDICADORES
Según Listado Maestro de Documentos Internos
RIESGOS
Ver FCI-10 “Mapa de Riesgos”
OBJETIVOS DE
CALIDAD
ASOCIADOS
1. Asegurar la excelencia e innovación en lo Académico y en la Gestión
2. Lograr la excelencia en servicios y en las tecnologías de la información y las comunicaciones
3. Garantizar la sustentabilidad y crecimiento institucional