Protocolo de eficiencia

Protocolo de eficiencia
Arbitraje doméstico e internacional
Índice
1.
INTRODUCCIÓN
2.
REUNIÓN INICIAL SOBRE GESTIÓN DEL CASO
CON EL CLIENTE
2.1
Estrategia procesal
2.2
Negociaciones paralelas y eventual
transacción
3.
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
3.1
Constitución del tribunal arbitral
3.2
Honorarios y gastos
4.
ORGANIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1
Conferencia inicial con el tribunal sobre
la organización del procedimiento
4.2
Reglas de conducta
4.3
Prueba
4.4
Audiencia
4.5
Conclusiones
PROTOCOLO DE EFICIENCIA
ARBITRAJE DOMÉSTICO E
INTERNACIONAL
1. INTRODUCCIÓN
Los procedimientos arbitrales son diferentes a los procesos judiciales. En el arbitraje no
existe un procedimiento prefijado por el legislador que las partes deban necesariamente
observar. El principio de base es la autonomía de las partes. Las partes pueden elegir tanto
el procedimiento que mejor conviene a su relación como los árbitros que resolverán sus
disputas. En el contexto internacional, las partes pueden, además, determinar la sede del
arbitraje y con ello su marco legal.
La flexibilidad y el carácter abierto del arbitraje son dos ventajas pues permiten adaptar el
mecanismo de solución de controversias a la enorme diversidad de los negocios en una
economía moderna, compleja y globalizada.
Ahora bien, como toda fórmula abierta a la iniciativa de las partes, es una ventaja que
requiere ser gobernada con conciencia de las alternativas y estrategias disponibles. Un
arbitraje eficiente en términos de costes y tiempos, que desemboque en una decisión justa y
razonable, es misión y responsabilidad de todos los participantes en el arbitraje.
Con esta finalidad, el Grupo de Arbitraje Internacional de Uría Menéndez ha adoptado,
siguiendo las mejores iniciativas internacionales, el siguiente Protocolo de Eficiencia, que
recoge propuestas y prácticas que, de acuerdo con nuestra propia experiencia, redundan
normalmente en un arbitraje mejor y más transparente.
Este Protocolo no está pensado para su aplicación mecánica sino para expresar nuestro
compromiso con la eficiencia y la transparencia del arbitraje y para servir de guía para
analizar, junto con nuestros clientes, la manera más adecuada de conducir su arbitraje y
resolver la controversia.
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2. 2.
REUNIÓN INICIAL SOBRE GESTIÓN DEL CASO CON EL CLIENTE
2.1. Estrategia procesal
Una vez que surge el conflicto, conviene recordar que el procedimiento arbitral sigue siendo
eminentemente consensual por lo que, no obstante las posiciones enfrentadas que han
generado la disputa, es en general razonable (y en absoluto una muestra de debilidad)
explorar las posibilidades de cooperar con los abogados de la contraparte para lograr una
organización eficiente del arbitraje.
1.
En esta reunión analizaremos objetivamente el caso y plantearemos las opciones más
aconsejables. Para ello se clarificarán y priorizarán los temas en discusión, se evaluará
la documentación disponible, las eventuales peticiones de exhibición de documentos y
el recurso a testigos y expertos.
2.
También se considerarán las eventuales medidas provisionales o cautelares, sea en
sede arbitral o judicial, que puedan solicitarse en apoyo del arbitraje o como defensa
frente a él.
3.
Con todos estos datos concretaremos la estrategia general a seguir y la organización
del procedimiento que se propondrá en el arbitraje.
2.2. Negociaciones paralelas y eventual transacción
Siempre analizaremos si el caso es susceptible de ser resuelto por acuerdo y los rangos de una
posible transacción, pues durante el transcurso del procedimiento arbitral se abren muchas
veces oportunidades en este sentido. También se analizará si la mediación, en caso de no estar
prevista ya como paso previo al arbitraje, es una opción aconsejable en las circunstancias.
1.
Aseguraremos la confidencialidad de las eventuales negociaciones y ofertas de
transacción, de forma que no puedan ser utilizadas en el arbitraje salvo que se llegue a
un acuerdo que ponga fin a la disputa o, en los casos apropiados, para decidir sobre las
costas del arbitraje.
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2.
En caso de tener éxito, según convenga a la solución definitiva de la disputa,
propondremos un acuerdo transaccional o un laudo por acuerdo de las partes.
3. INICIO DEL PROCEDIMIENTO
3.1. Constitución del tribunal arbitral
El arbitraje permite elegir los árbitros o establecer criterios comunes para su designación. El
árbitro debe comprometerse también con la eficiencia del procedimiento y por lo tanto hay
que buscar árbitros proactivos, que tengan disponibilidad de tiempo y capacidad de utilizar las
facultades de dirección del procedimiento para asegurar que el arbitraje se lleve, sin perjuicio
del debido proceso, de manera eficiente.
1.
Antes de designar árbitros pediremos que confirmen su disponibilidad para seguir un
calendario razonablemente expedito y su compromiso para dictar el laudo en un plazo
determinado tras la presentación de las conclusiones.
2.
En los casos apropiados abogaremos por el nombramiento de un solo árbitro.
3.2. Honorarios y gastos
1.
En los procedimientos ad hoc, pediremos que las fórmulas de remuneración del
tribunal se fijen de antemano y sean razonables.
4. ORGANIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1. Conferencia inicial con el tribunal
sobre la organización del
procedimiento
La experiencia demuestra que es importante que el tribunal conozca directamente de las
partes las razones de sus propuestas de organización y calendario. Siempre que sea posible,
solicitaremos que esa conferencia se desarrolle en persona o, cuando no sea posible, por
videoconferencia.
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1.
En esta conferencia pediremos que:
-
Las comunicaciones entre las partes y el tribunal y la presentación de escritos y
memoriales se haga en forma electrónica, descartando o minimizando las entregas
en papel.
-
Las fechas de los hitos procesales más importantes, incluida la Audiencia, queden ya
determinadas.
-
El procedimiento se ajuste al caso concreto y no se aplique sin más un
procedimiento estándar.
-
En su primer escrito de alegaciones cada parte exponga todos los argumentos y
aporte todos los elementos de prueba, de modo que el caso quede bien establecido
en una fase temprana del procedimiento.
2.
En los casos apropiados propondremos medidas que hagan más expedito el
procedimiento:
-
La bifurcación del procedimiento para que el tribunal decida cuanto antes sobre
cuestiones preliminares que condicionan el resultado de la controversia como, por
ejemplo, las disputas sobre la propia competencia del tribunal arbitral.
-
Aplicar procedimientos abreviados, con fechas fijas y límites al número y extensión
de los escritos.
3.
En todo caso, cuando no venga así previsto en el reglamento de arbitraje aplicable,
facultaremos al tribunal para que en su decisión sobre las costas del procedimiento
tenga en cuenta, como circunstancia relevante, la medida en que cada parte haya
conducido el arbitraje de forma expedita y eficaz en términos de costos de modo que el
planteamiento reiterado de incidentes, el incumplimiento del calendario y, en general,
tácticas dilatorias se pongan a cargo de la parte que las cause, desincentivándolas.
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4.2. Reglas de conducta
El avance del arbitraje en todo el mundo es un factor ciertamente positivo pero el aumento de
participantes dibuja un paisaje más incierto sobre las reglas deontológicas que deben seguirse
en un determinado arbitraje internacional: conflictos de interés, confidencialidad de las
comunicaciones, secreto profesional, deberes hacia el tribunal , por dar algunos ejemplos, son
más difíciles de concretar.
1.
Para asegurar un terreno de juego uniforme y un estándar adecuado, en los casos
apropiados
propondremos
la
incorporación
de
un
código
de
conducta
internacionalmente reconocido (e.g. el código de la CCBE) o la adopción de reglas
concretas en atención a la localización de la sede del arbitraje, las partes y sus
abogados.
4.3. Prueba
Este es un capítulo abierto en la mayor parte de los reglamentos de arbitraje que requiere ser
expresamente abordado al comienzo del arbitraje, pues condiciona el modo de presentar las
alegaciones y la propia audiencia.
1.
En el arbitraje internacional propondremos la incorporación de reglas generales
testadas en la práctica y que establezcan un equilibrio adecuado entre las partes, como
las Reglas de la IBA sobre la práctica de la prueba en el arbitraje internacional.
2.
Pediremos que cada parte aporte las pruebas, inclusive testimonios de testigos e
informes de expertos, con sus primeras alegaciones sobre los temas en discusión, de
modo que no se reserven tácticamente pruebas para escritos o fases posteriores.
3.
Además, propondremos reglas particulares que aseguren la transparencia y eficacia del
procedimiento, tales como:
-
Utilizar las declaraciones escritas de los testigos como testimonio directo.
-
Evitar testigos múltiples declarando sobre los mismos hechos.
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-
Circunscribir el contenido de las declaraciones de los testigos a los hechos
relevantes.
-
Limitar la aportación de documentos a aquellos que sean necesarios como medio
de prueba, evitando desbordar al tribunal con documentos sin transcendencia
sobre el resultado.
4.
No aportar documentos ya incluidos en el expediente arbitral por la otra parte.
Antes de la Audiencia pediremos una reunión de expertos para identificar los puntos de
acuerdo y desacuerdo entre ellos y poder delimitar y reducir los puntos controvertidos.
5.
En los casos apropiados plantearemos a la contraparte alternativas a la utilización por
cada parte de peritos expertos en valoraciones o cuestiones técnicas, tales como el
“expert teaming” o una determinación neutral por un panel de peritos expertos
vinculante para las partes.
6.
Las solicitudes de exhibición de documentos se han convertido en una de las causas del
incremento de costes en el arbitraje internacional por los volúmenes de
documentación manejados que, además, en muchos casos aumentan innecesariamente
la complejidad de los asuntos a decidir. En relación con la exhibición de documentos
propondremos, como complemento o alternativa a las Reglas de la IBA antes
señaladas:
-
Que como regla general sólo se permita una única solicitud de documentos.
-
Que las solicitudes de exhibición de documentos se limiten a lo verdaderamente
esencial, de forma que sólo puedan solicitarse documentos directamente
relacionados con la cuestión en discusión.
-
Que las solicitudes deban identificar de una forma suficientemente precisa los
documentos reclamados y que motiven su concreta relevancia para la decisión del
caso, excluyendo descripciones abiertas tales como “todos los documentos
directamente relacionados con...” o fórmulas equivalentes, así como justificaciones
genéricas sobre su relevancia.
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4.4. Audiencia
La Audiencia representa la oportunidad de exponer oralmente el caso al tribunal
y de
interrogar a testigos y peritos en su presencia.
1.
Antes de la Audiencia pediremos que el tribunal indique si hay algunos puntos de su
interés que deban ser específicamente tratados, lo que ayudará a centrar el debate y la
prueba.
2.
Propondremos que se celebre una sola audiencia con una duración razonablemente
limitada.
3.
Pediremos que se limite el número de testigos o expertos que se llamen a testificar en
la Audiencia.
4.
Propondremos que se utilice el sistema del reloj de ajedrez: tiempos fijos a distribuir
entre las partes entre sus testigos y expertos.
4.5. Conclusiones
Las conclusiones deben servir al tribunal para valorar los resultados de la Audiencia y tener
una visión ejecutiva del caso que le permita decidir sin riesgo de confusiones.
1.
Pediremos en todos los casos que, al acabar la Audiencia, el tribunal indique si hay
alguna cuestión que desea que sea específicamente tratada por las partes en sus
conclusiones.
2.
En general, propondremos que solo haya una ronda de conclusiones, de presentación
simultánea y con una extensión limitada.
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