P-CAL-06 Acciones correctivas y preventivas

Acciones Correctivas y Preventivas
Código
P-CAL-06
Requerimiento
8.5
No. Revisión
04
Fecha de Emisión
03/11/2011
No. Hoja
1 de 5
I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para determinar y aplicar acciones correctivas (AC) y preventivas (AP), derivadas
de desviaciones al Sistema de Calidad y Ambiental, reclamaciones o áreas de oportunidad que permitan al
ITST mantener su posición competitiva.
II. ALCANCE
Acciones correctivas y preventivas producto de Quejas de Clientes, Resultados de Auditorias, Monitoreo del
Proceso, Resultados de Revisión de la Dirección, Análisis de Indicadores, Desviaciones del Sistema, Ambiente
de trabajo y afectaciones al Medio Ambiente.
Aplica a todas las áreas del Instituto Tecnológico Superior de Teziutlán.
III. POLÍTICAS
Generales
Este procedimiento puede ser aplicado en cualquier etapa de los procesos debido a la existencia de
desviaciones al cumplimiento de los objetivos de los Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental, así como
quejas de clientes y partes externas interesadas.
El Personal del ITST puede solicitar en cualquier momento una AC/AP, identificada por el mismo o por
personal de su área.
El Personal del ITST puede hacer la identificación y corrección de las no conformidades e implementar
las acciones para mitigar sus impactos ambientales.
El Personal del ITST puede hacer la investigación de las no conformidades, determinando sus causas
y tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir.
El Personal del ITST puede hacer la evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no
conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia.
El Personal del ITST deberá hacer el registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones
correctivas tomadas; y
El R.D. de los Sistemas de gestión y el Auditor Líder harán la revisión de la eficacia de las acciones
preventivas y acciones correctivas tomadas.
El Comité de los Sistemas de Gestión revisaran que las acciones tomadas deben ser las apropiadas
en relación a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados.
Las Acciones Correctivas y Preventivas documentadas en una auditoria externa o interna, Revisiones
de la Dirección, Quejas y Sugerencias, Desempeño de metas y objetivos, deberán ser documentadas
ante el Sistema de Gestión en un plazo máximo de 10 días después de la fecha de emisión del reporte
de auditoria o de su observancia.
Detección de no conformidades
Las no conformidades, son detectadas de:
Puesto
Fecha
Firma
R04/08/2012
Elaboró:
R. D. del S.G.C.
14 Agosto 2012
Revisó:
Subdirección de P. P. P.
14 Agosto 2012
Autorizó:
Auditor Líder
14 Agosto 2012
F-CAL-01
Acciones Correctivas y Preventivas
Código
P-CAL-06
Requerimiento
8.5
No. Revisión
04
Fecha de Emisión
03/11/2011
No. Hoja
2 de 5
Para el Sistema de Gestión de Calidad:
Análisis de la eficacia de los procesos
Seguimiento y Evaluación del desempeño de los Sistemas de Gestión de Calidad
No cumplimiento de metas de objetivos de calidad e indicadores.
Análisis de quejas y/o sugerencias de los clientes internos y externos
Identificación de producto no conforme
Auditorias internas
Auditorias Externas
Auditorias de servicio
Para el Sistema de Gestión Ambiental:
Análisis de la eficacia de los procesos
Seguimiento y Evaluación del desempeño del Sistema de Gestión Ambiental
No cumplimiento de metas de objetivos e indicadores.
Análisis de quejas y/o sugerencias de los clientes internos y externos
Auditorias internas
auditorias Externas
Auditorias ambientales de terceras partes
Evaluación del cumplimiento legal y otros requisitos
De la retroalimentación recibida de las partes interesadas.
De accidentes e incidentes ocurridos en la institución
Por el mal uso de Energéticos y recursos
Por el desempeño de Controles Operacionales
Por Incumplimiento Legal
Por falta de identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales.
De incidentes ambientales:
o Incumplimiento del manejo de residuos sólidos peligrosos
o Incumplimiento del manejo de residuos sólidos no peligrosos
o Contaminación de agua
o Contaminación de aire
Sobre la determinación de causas raíz y definición de acciones
El responsable de atender una solicitud de AC/AP podrá utilizar cualquiera de las herramientas de calidad y
ambiental para determinar la causa raíz y definir las acciones. Deberá indicar en el apartado de observaciones
del formato de Solicitud de AC/AP (F-CAL-15) las herramientas que se utilizaron.
Cuando se detecten no conformidades, quejas de clientes, problemas de efectividad de los Sistemas se
deberá investigar la causa raíz de éstos y registrar los resultados de la investigación para proceder a la
determinación de la acción necesaria que permita la eliminación, anticipación de la causa de desviación o de
mejora.
R04/08/2012
F-CAL-02
Acciones Correctivas y Preventivas
Código
P-CAL-06
Requerimiento
8.5
No. Revisión
04
Fecha de Emisión
03/11/2011
No. Hoja
3 de 5
Cualquier acción correctiva tomada para eliminar las causas de no conformidades actuales o potenciales debe
ser adecuada a la magnitud de los problemas y proporcional a los riesgos encontrados.
IV. DIAGRAMA
Responsables de Áreas
Directores de Áreas y
Jefaturas de
Departamento
Representante de la
Dirección y Comité de
SGC y SGA
Dirección y
Representante de
Dirección
Inicio
1
1
2
Identifica las desviaciones del proceso o las No Conformidades
y realiza análisis causa raíz
3
2
3
Evalúa la implantación de Acción Correctiva y envía
solicitud y análisis Causa Raíz a R.D.
4
Implanta Acción
Correctiva
Registra la solicitud en la
lista maestra de AC/AP
4
5
5
Evalúa eficacia de las
acciones correctivas
6
Revisa efectividad de las acciones tomadas y verifica
cumplimiento
6
7
8
NO
¿Elimina la
Causa de la
NC?
SI
7
Registra y Cierra la
Acción Correctiva y
elabora informe
8
Recibe informe
9
Fin
R04/08/2012
F-CAL-02
Acciones Correctivas y Preventivas
Código
P-CAL-06
Requerimiento
8.5
No. Revisión
04
Fecha de Emisión
03/11/2011
No. Hoja
4 de 5
V. RESPONSABILIDADES
Secuencia
Responsables
1.
Identifica las desviaciones del proceso o las No Conformidades y
realiza análisis causa raíz y la registra en el formato F-CAL-13
Identifica la oportunidad de mejora.
Dichas desviaciones pueden ser ocasionadas por:
Identifica las
desviaciones del
proceso o las No
Conformidades y
realiza análisis
causa raíz.
Responsables de
áreas.
2.
3.
Evalúa
la
implantación
de
Acción Correctiva
y envía solicitud y
análisis
Causa
Raíz a R.D.
Registra
la
solicitud en la lista
maestra
de
AC/AP
4. Implanta Acción
Correctiva.
5.
Evalúa eficacia de
las
acciones
correctivas
R04/08/2012
Actividades
Análisis de la eficacia de los procesos
Seguimiento y Evaluación del desempeño de los Sistemas de
Gestión de Calidad y Ambiental
No cumplimiento de metas de objetivos de calidad e indicadores.
Análisis de quejas y/o sugerencias de los clientes internos y
externos
Identificación de producto no conforme
Auditorias internas
auditorias Externas
Auditorias de servicio
desempeño de Controles Operacionales
Incumplimiento Legal
falta de identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales.
Directores de
Áreas y Jefaturas
de Departamento.
Responsables de
áreas.
Evalúa la implantación de Acción Correctiva una vez hecho el análisis
Causa Raíz, llena el formato F-CAL-15 y envía solicitud y análisis Causa
Raíz F-CAL-13 a Representante de la Dirección.
Representante de
la Dirección y
Comité de SGC y
SGA
Se debe recibir la solicitud F-CAL-15 junto con el formato F-CAL13, para que pueda asignarse un folio y se registre en la lista
maestra F-CAL-14.
Directores de
Áreas y Jefaturas
de Departamento.
Responsables de
áreas.
Implanta acciones con la finalidad de prevenir que aparezcan No
Conformidades tomando en cuenta los siguientes aspectos:
Para correcciones evaluar la acción para prevenir su ocurrencia.
Para su implementación verificar que acciones sean las
apropiadas a los efectos de las No conformidades.
Para el seguimiento, supervisar que las acciones establecidas se
hayan implementado.
Para el registro se consideran los resultados de las acciones
tomadas y se informara al R.D. sobre los resultados obtenidos.
Directores de  Registra resultados de las acciones implantadas y hace llegar al
Áreas y Jefaturas R.D. y al Comité un reporte de desempeño para revisar su
de Departamento. efectividad.
F-CAL-02
Acciones Correctivas y Preventivas
Código
P-CAL-06
Requerimiento
8.5
Secuencia
Fecha de Emisión
03/11/2011
No. Hoja
5 de 5
Responsables
Actividades
Revisan la efectividad de las Acciones correctivas implantadas e informan
al Representante de la Dirección.
SI son efectivas y eliminan la causa raíz informar al R. D. para que
registre avance y/o cierre en el RAC.
6.
Revisa efectividad
de las acciones
tomadas y verifica
cumplimiento.
Directores de
Áreas y Jefaturas
de Departamento.
Representante de
la Dirección
7.
Registra y Cierra la
Acción Correctiva y
elabora informe
Representante de
la Dirección
Recibe informe
Dirección
8.
No. Revisión
04
Si se detecta que NO son efectivas regresarse a la actividad 2.
Registra el avance de las acciones implementadas y cuando se
evidencie su cumplimiento al 100%, se cierra la acción correctiva
en el formato F-CAL-14, anotando la fecha de cierre.
Recibe el informe del estado de las Acciones Correctivas e
implanta acciones de mejora para el sistema.
Termino.
VI. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
M-CAL-01
M-SGA-01
P-CAL-01
P-CAL-02
Documentos
Manual de la Calidad del SGC ISO-9001:2008
Manual de la Calidad del SGA ISO-14001:2004
Elaboración de Documentos
Control de Documentos
VII. REGISTROS
Tiempo de
conservación
Responsable de
Conservarlo
Lugar de
Almacenamiento
Análisis de las causas raíz de la
F-CAL-13
no conformidad
1 año
Responsable
designado de acuerdo
a la matriz de
responsabilidades
Lugar de trabajo
Lista Maestra de Seguimiento a
la Implantación de AC/AP
1 año
Código
F-CAL-14
Registros
F-CAL-15 Solicitud de AC/AP
1 año
Representante de la
Dirección
Representante de la
Dirección
Lugar de trabajo
Lugar de trabajo
VIII.GLOSARIO
No Conformidad: Cuando el grado de implantación de un requisito establecido en el Sistema de Calidad es
insatisfactorio, es decir, el incumplimiento de un requisito establecido en el Sistema de Calidad.
AC/AP: Acciones correctivas o preventivas para eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales.
Acciones Correctivas: Acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.
Acciones Preventivas: Acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial.
R04/08/2012
F-CAL-02
Acciones Correctivas y Preventivas
Código
P-CAL-06
Requerimiento
8.5
No. Revisión
04
Fecha de Emisión
03/11/2011
No. Hoja
6 de 5
Causa Raíz: Se considera como la causa principal que dio origen a una no conformidad y que al corregirla es
posible que no vuelva a aparecer.
R04/08/2012
F-CAL-02